LIVRET D UTILISATION PACK IBS

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1 LIVRET D UTILISATION PACK IBS Connectez-vous sur et entrez votre login et mot de passe. Tous les menus qui concernent IBS sont disponibles sur l interface via le menu «Stock IBS» dans le Menu «1 Gestion quotidienne» en haut à gauche. * * * * * * * * * * * * * * * SOMMAIRE I/ Console de distribution IBS Page 2 II/ Statut IBS Optimum Page 3 III/ Stock pour le Pack IBS Page 4 IV/ Réservations IBS Page 7 V/ Contrat Pack IBS Page 10 VI/ Statistiques vente Page 10 Livret actualisé le 16 mai /11

2 I/ Console distribution IBS : Ce menu vous permet d activer ou désactiver les canaux de distribution du Pack IBS : c est-à-dire les partenaires avec lesquels vous souhaitez travailler. Dans ce tableau, vous y trouverez les caractéristiques de chaque canal : le distributeur, son taux de commission, les contrats nécessaires, les portails et affiliés Pour activer un distributeur, il suffit de cocher le canal dans la 1 ère colonne, et de valider en cliquant sur le «OK» qui clignote en orange. 2/11

3 II/ Statut IBS Optimum : Pour être éligible et activer le statut IBS Optimum, vous devez respecter les conditions suivantes : - Garantir un stock minimum de 14 semaines Sur deux locations minimum Sur la période du 06/07 au 24/08/ Respecter la date de rétrocession fixée au 15 avril Si ces conditions sont respectées, vous pouvez activer ce statut en cliquant sur le bouton «Activer» : Si les conditions du Statut Optimum ne sont pas respectées, vous trouverez la raison dans le module «Statut IBS Optimum» : - Pas assez d hébergements : vous n avez pas alloté un minimum de deux locations différentes. - Pas assez de semaines couvertes : toutes les semaines du 06/07 au 24/08 ne sont pas allotées. Quels sont les avantages à activer le Statut Optimum? Le statut IBS Optimum est visible par les distributeurs et leur permettra de focaliser leurs mises en ligne sur les établissements leur garantissant un minimum de stock. Ces mêmes distributeurs mettront les établissements IBS Optimum en meilleure position sur l ensemble des requêtes, haute comme basse saison. Vous pourrez être sollicités en priorité sur des opérations spéciales, des ventes privées 3/11

4 III/ Stock pour le Pack IBS Important : Préalablement à toute création de stock, vous devez créer vos hébergements et les tarifs correspondants dans le système Secureholiday. Les allotements fonctionnent comme une place de marché : les partenaires se partagent le même stock. Vous n avez pas besoin de gérer un allotement différent pour chaque partenaire. A - Créer un stock sur un hébergement Dans le module «IBS Place de marché», vous retrouvez la liste des hébergements saisis dans Secureholiday. Si vous n avez pas encore crée de stock, votre hébergement apparaît grisé. Dans «Hébergements Non-Allotés», choisissez un hébergement, et cliquez sur «Créer». Pour ajouter une période de stock : - Entrez le jour / mois / année de début et de fin de la période (le système fonctionne en nuitées) NB : saisir la date sous le format 01/05/2012 (bien mettre tous les chiffres) - Indiquez dans le menu déroulant «Combien» le nombre de stock pour cet hébergement (une ligne = un stock). - Cliquez sur «Ajouter». L allotement est créé. Exemple : Dans ce cas-là : on a 2 allotements de créés pour l emplacement du 9 avril au 2 juillet /11

5 B - Modifier un stock sur un hébergement Dans le module «IBS Place de marché», puis «Allotements Actifs», vous retrouvez les hébergements sur lesquels des stocks ont été créés. Vous pouvez les modifier en cliquant sur «Modifier / Voir», puis sur sélectionner la période concernée. pour Pour ajouter des stocks supplémentaires, indiquez le nombre à ajouter dans «Ajouter des lignes» et les dates et «Sauver». Vous pouvez : - Réalloter sur toute la période OU - Réalloter sur les périodes de votre choix en indiquant une date de début et une date de fin. Pour supprimer une ou plusieurs lignes de stock sur l ensemble de la période, cochez une ou plusieurs lignes et cliquez sur «Supprimer». NB : Une ligne correspond à un stock. Quand vous enregistrez vos stocks, le système remet à jour vos offres sur tous les partenaires qui diffusent vos hébergements. 5/11

6 C Gérer les plannings de stock IBS C1 Avec le Statut IBS Optimum Les plannings de disponibilité classique (que vous gérez manuellement ou à l aide de la passerelle PMS) et l allotement IBS seront toujours liés, sauf pour la période du 06/07 au 23/08/2013 : - Toute fermeture de disponibilité sur le planning freebooking sur une période avant le 06/07 ou après le 23/08 affectera le planning IBS et le fermera. - Toute fermeture de disponibilité sur le planning freebooking sur la période comprise entre le 06/07 et le 23/08 n aura pas d effet sur le planning IBS et ceci jusqu à la date de rétrocession (15/04/2013). AVANT LE 15 AVRIL : Vous devez laisser au minimum 14 semaines sur deux types d hébergements différents. Si vous avez alloté beaucoup plus d hébergements et de semaines que le minimum exigé, vous pourrez reprendre du stock avant le 15/04, à condition de laisser les 14 semaines minimum exigées. APRES LE 15 AVRIL : Vous pourrez reprendre tout ou partie de votre stock. C2 Sans le Statut IBS Optimum Les plannings de disponibilité classique (que vous gérez manuellement ou à l aide de la passerelle PMS) et l allotement IBS sont liés : - Si vous fermez vos plannings classiques dans Secureholiday (Menu Hébergements > Disponibilités), l allotement que vous offrez au Pack IBS Place de marché se fermera automatiquement. Vous recevrez un mail qui vous en informera. - Si vous ouvrez de nouveau des dates sur votre planning classique, l allotement que vous offrez au Pack IBS ne se ré-ouvrira pas automatiquement. ATTENTION : Si vous avez créé des offres de dernière minute / offre flash (ventes fermes), ces offres seront aussi diffusées sur les sites partenaires IBS. Vous garantissez donc l allotement pour ces offres ET pour les stocks créés pour IBS. Si vous créez ce type d offre, pensez à les supprimer ou les désactiver si vous êtes complets sur une période. Si aucun allotement IBS n est créé, MAIS si vous créez des offres de dernière minute / offre flash et que vous les affectez au Pack IBS, les offres seront visibles sur les sites partenaires IBS. 6/11

7 IV/ Réservation IBS : Toutes les réservations IBS sont des réservations FERMES. Vous ne pouvez pas les refuser. Si une réservation IBS est faite via Secureholiday, les plannings se fermeront automatiquement (couleur bleue sur le planning). En survolant la réservation, vous connaitrez le numéro de réservation correspondant : Le système optimise le remplissage de vos hébergements en insérant la réservation sur la ligne qui permet la meilleure occupation. A chaque réservation, vous recevez un de confirmation qui résume la réservation. Cet est automatiquement envoyé par le système Secureholiday.net. Vous devez confirmer que vous avez vu cette réservation : - soit à partir de l de confirmation en cliquant sur «CHECK». - soit sur votre interface Secureholiday.net, dans le menu à gauche dans «Réservation ferme en cours» en cliquant sur «CHECK». 7/11

8 Si le dernier allotement a été réservé, un mail vous sera envoyé automatiquement pour vous proposer de réalloter cette même période. Vous retrouverez toutes les réservations IBS dans le menu «Etat des Ventes». 8/11

9 Réservation IBS Comment ça marche? Vos stocks sont diffusés sur les sites de nos partenaires que vous avez choisit sur votre interface d administration en cochant les canaux de diffusion. Les réservations se font en ligne et/ ou par les centres d appels des partenaires qui le proposent. Le client reçoit un bon d échange Inter Booking Service ou du partenaire. A son arrivée, il vous le présente pour justifier de sa réservation et du paiement des prestations réservées. En cas de non-présentation de ce bon d échange : Vous devez vérifier la réservation reçue de notre part par et dans la rubrique «Etat des ventes» de votre interface Secureholiday, Si des changements interviennent sur la réservation (modification ou annulation) : Inter Booking Service ou le partenaire vous informe par et par téléphone afin de valider les changements. Les documents remis aux clients font figurer les changements effectués. Comment obtenir le règlement des séjours passés sur un des sites partenaires d'ibs? ** Pour les réservations faites sur Travel Factory, Locasun, CampingAvenue, Camping and Co, Rent a Tent, Neo- Camping, All in France, vous devez envoyer la facture à Interbooking Service. ** Pour les réservations faites sur le site de la France du Nord au Sud, vous devez envoyer la facture au partenaire directement. 9/11

10 V/ Contrats Pack IBS : La diffusion de vos hébergements sur certains canaux du Pack IBS est soumise à la signature de contrats particuliers (France du Nord au Sud + différents territoires : CDT Jura, OT Gerardmer, OT Hyères ). Ce menu permet de télécharger les contrats en format PDF et de nous les retourner par fax. Les contrats nécessaires pour chaque canal sont spécifiés dans le menu «Console distribution IBS», dans la colonne «Contrat nécessaire». VI/ Statistiques ventes IBS : Vous pouvez consulter le nombre de réservations que vous avez reçu via le Pack IBS dans le menu «Statistiques (n 6)» depuis l interface Secureholiday (Menu Réservation). Sélectionnez dans les filtres automatiques «Pack IBS / TO», puis sur «Générer Statistiques». Vous pouvez connaître le nombre de résas par : - mois - moteur (partenaire IBS) - pays - hébergement Vous pouvez également faire un export sur Excel de vos statistiques. Vos contacts : Equipe commerciale Pack IBS : Nathalie Meneau / Laurent Garcia Equipe production / hotline Pack IBS : Lydie Jeandau / Cindy Julia Responsable facturation : Sandrine Berdeil 10/11

11 Messages d erreur les plus communs Le problème : Vous essayez de créer une période pour gérer vos stocks sur une période déjà passée au moment où vous voulez la créer OU la date de fin de période est inférieure à la date de début. La solution : Changez vos dates pour créer une période correcte. * * * * * * Le problème : Vous essayez de créer une période pour gérer vos stocks et vous voulez l enregistrer mais vous n avez pas attribué de stock sur cette période. La solution : Attribuez au minimum un stock sur cette période puis cliquez sur «Ajouter». * * * * * * Le problème : Vous essayez de créer une nouvelle période sur une période déjà créée qui comporte en partie ou totalité les dates que vous désirez créer. La solution : Modifiez vos dates pour créer une période qui ne comporte aucune date dans une période déjà existante. 11/11

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