SSIAD des deux cantons de VIENNE PLAN DE TRAVAIL

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1 SSIAD des deux cantons de VIENNE PLAN DE TRAVAIL

2 interne Phase 1 Phase 2 Définition du cadre évaluatif Recueil d informations Analyse des informations Phase 3 1- Appréciation réalisation objectifs 2 - Elaboration plan d amélioration Phase 4 Mise en oeuvre du plan d amélioration

3 PHASE 1 Définition du cadre évaluatif Engagement dirigeants Constitution Comité pilotage Rédiger un document de présentation de la démarche d'évaluation ( les enjeux, le déroulement, les moyens à mettre en place ) Informer la Direction, les Président Vice Président Conseil d Administration pour lancement de la démarche Par mail, courrier, réunion, conseil administration etc Obtenir le consentement pour la mise en place de l évaluation interne Obtenir les moyens financiers et de temps supplémentaire pour le personnel ( évaluation interne très chronophage, doit prévoir au budget financement des heures de réunion, etc ) Faire le choix de la mise en place Qui est référent chef de projet? Choix d une formation éventuelle pour le chef de projet? Aide avec prestataire extérieur? Choix référentiel d auto évaluation du service Organiser Réunion de service Informer et expliquer le déroulement de l'évaluation interne au personnel Informer et solliciter volontaires pour participer au COPIL et aux groupes de travail Déterminer Représentant du personnel AS IDE Secrétaire au COPIL Informer les professionnels, partenaires extérieurs et personnes pouvant participer au COPIL Par mail courrier, téléphone Identifier les usagers ou aidants susceptibles de participer au COPIL Informer et solliciter les patients et aidants pour représenter usagers ou aidants au COPIL Courrier, téléphone, etc.. 3

4 (Suite PHASE 1 ) Organisation et Animation 1er COPIL Prévoir et réserver salle de réunion Ordre du jour à rédiger, envoyer convocation aux participants Prévoir document précis d information sur le déroulement de l évaluation interne, présentation du référentiel Présenter la démarche d' E.I. (enjeux, principes, cadre évaluatif, organisation, principe de cotation, calendrier.) Pré identifier les indicateurs du référentiel à retenir Proposer l'attribution des cotations des différents axes du référentiel en fonction des groupes de travail Proposer d'un calendrier prévisionnel Faire compléter liste émargement Rédiger compte rendu après la séance à adresser tous les participants Elaborer du calendrier des réunion du COPIL RETROPLANNING A ETABLIR pour 2ème réunion COPIL (validation cotations ) 3ème réunion COPIL (récapitulatif résultats validation des plans d'actions priorisation des actions) 4ème réunion COPIL (validation du rapport de l'e.i.) Désignation Chef de projet Désigné par la Direction, validé par le COPIL 4

5 PHASE 2 Recueil d informations Point sur la base documentaire Recenser les documents existants Classer des documents : outils loi protocoles, procédures, etc Prévoir dossier récapitulatif des documents essentiels pour groupe de travail Définir les modalités d'organisation Planifier les groupes de cotation du personnel : temps de réunion Organisation et mise en place des groupes de cotation sur les indicateurs Désigner des rapporteurs du SSIAD au COPIL Préparer les animateurs à animer les groupes de travail Rapporteurs de groupes et participants reçoivent la même information (présentation des supports de cotation, du principe de cotation(exercice), des règles organisationnelles et éthiques des groupes de travail, rappels sur les enjeux et objectifs de l'e.i.) Organisation des réunions des groupes de cotation Préparer les supports de cotation avec répartition. Groupe de travail soignant N 1 /N 2/N 3 Groupe de travail administratif Solliciter les personnes ressources (RH, Finances, CCAS) Suivre les animateurs des groupes de travail 5

6 PHASE 3 Analyse des résultats / Elaboration fiches actions à améliorer / Rédaction du rapport Appréciation des résultats Identification des axes d amélioration et des actions Elaboration fiches actions Rédaction partie 1 du rapport Présentation du service, gestionnaire, organigramme, capacité d accueil, historique, secteur d intervention Activités du service sur au moins 5 années, Caractérisation de la population accompagnée : âge; sexe, conditions de vie, GIR, pathologies, téléalarme, etc Sur 5 années Durée de prises en charge, évolution significative constatée Composition et répartition du personnel Conventions partenariat et coordination autres les autres professionnels Spécification des objectifs du service selon 4 axes Rédaction partie 2 du rapport Descriptif du déroulement de l évaluation interne Rédaction partie 3 du rapport Présentation des résultats, principaux constats de l évaluation interne et le plan d amélioration Comprendre et interpréter les constats Identifier les écarts entre les effets attendus et les effets constatés. Identifier les points forts et les changements à mener Proposer pistes d amélioration priorisation des actions calendrier de déploiement Définir pour chaque action : les objectifs à atteindre au vu de l existant, décrire l action Définir le responsable du projet, le groupe projet, les Moyens humains, matériels et financiers à mettre en œuvre Définir indicateurs de suivi et échéancier prévisionnel Recenser les documents et informations utiles Présentation/ objectifs/méthode 6

7 PHASE 4 Piloter les suites de l évaluation Communication sur l évaluation interne Faire valider le rapport par le COPIL, par le Conseil Administration Mettre en place plan de communication au personnel, aux partenaires, aux usagers ( objectifs? quand?) Transmettre le rapport ARS Mise en place les actions Suivant le détail des fiches actions et suivant le calendrier de déploiement des actions Recherche du prestataire pour l évaluation extérieure Elaborer cahier des charges, demander devis et faire comparatif avec plusieurs évaluateurs externes, provisionner au budget Suivi des actions Organiser le suivi du plan d amélioration, mettre en place Comité de suivi, indicateurs de suivi 7

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