Appel d offre Outil informatique de gestion logistique des collections (OLIMP) Partie I Cahier des Clauses Administratives Particulières

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1 Appel d offre Outil informatique de gestion logistique des collections (OLIMP) Partie I Cahier des Clauses Administratives Particulières Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC)

2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES LE PROJET PRESENTATION DE LA BULAC ENJEUX ET OBJECTIFS OBJET DU MARCHÉ INTRODUCTION LES OBJECTIFS GENERAUX MODE DE PASSATION DU MARCHE ALLOTISSEMENT OPTIONS ET VARIANTES PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ DELAIS DUREE DU MARCHE DUREE D'EXECUTION DU MARCHE DELAI DE VALIDITE DES OFFRES MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX ET DE REGLEMENTS PRIX MODALITES DE PAIEMENT CLAUSES DE FINANCEMENT GARANTIE ET MAINTENANCE LA PERIODE DE GARANTIE Définition et contraintes Délais d'intervention OPERATIONS DE VERIFICATION ET ADMISSION VERIFICATIONS ET ADMISSION VERIFICATION D APTITUDE VERIFICATION DE SERVICE REGULIER PRESTATIONS ATTENDUES PROPRIETE ET USAGE DROITS DE PROPRIETE EXIGENCES EN TERME D'USAGE OPERATIONS DE VERIFICATION ET ADMISSION OBLIGATION DE RESULTAT OBLIGATION DE MOYENS OBLIGATION D'INFORMATIONS ET DE CONSEIL CONFIDENTIALITE SANCTIONS CLAUSES DE SURETE PENALITES DE RETARD RESILIATION DU MARCHE, REFACTION CHANGEMENT AFFECTANT LE TITULAIRE LANGUE DU MARCHE BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 2/12

3 1. LE PROJET 1.1. Présentation de la BULAC La vocation de la Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC) qui ouvrira en 2011 est de réunir en un lieu unique les collections de près de 25 bibliothèques d études ou de recherche dispersées, à l heure actuelle, sur plus de 15 sites dans Paris et sa toute proche banlieue. Ce nouvel établissement regroupera environ 1,5 millions d ouvrages dans un bâtiment neuf comprenant environ 67 km linéaires de rayonnages. Les collections seront réparties entre les magasins et le libre-accès : dans les magasins environ 60 km linéaires de rayonnages dont 40 km linéaires de collections. Toutes ces collections devront être regroupées dans les nouveaux magasins selon un ordre qui n est pas forcément celui dans lequel elles se présentent sur les sites de départ. dans ses salles de libre-accès, environ 7 km linéaires de rayonnages dont 5 km linéaires de collections. Ce marché concerne la fourniture d un outil logiciel de gestion de la logistique et de l implantation des documents formant les collections (OLIMP) de la bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC) Enjeux et objectifs Il est commun de croire que le cœur du quotidien des bibliothèques se trouve dans des choix intellectuels de contenu ; pourtant, accumuler des centaines de milliers de livres confronte de plus en plus les professionnels des bibliothèques à des questions d organisation, d optimisation d espace, de traçabilité, de flux des documents... La création d un nouvel établissement de l envergure de la BULAC semble l occasion d essayer de répondre à ces problèmes souvent jusque-là résolus de manière «artisanale». Dans le cadre de la préparation du transfert de ces collections, du suivi de leur déménagement il est envisagé d avoir recours à un outil informatique développé sous licence logicielle libre pour assister et faciliter la gestion des mouvements de collections. L outil de gestion logistique et d implantation des collections (OLIMP) servira notamment : à préparer le déménagement en permettant de simuler l occupation des étagères et de comparer différents scénarios, à suivre l implantation des collections, à mettre à jour quotidiennement l occupation réelle et simuler l occupation restante, à localiser des lots et visualiser l occupation du mobilier. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 3/12

4 2.1. Introduction 2. OBJET DU MARCHÉ Ce marché concerne la fourniture d un outil logiciel de gestion de la logistique et de l implantation des documents formant les collections (OLIMP) de la bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC). Les fonctionnalités attendues du logiciel OLIMP correspondent à des besoins récurrents dans les bibliothèques ; la BULAC souhaite donc y répondre par une application sous licence libre, afin que l outil puisse être utilisé par d autres établissements, évoluer et être enrichi par une communauté d utilisateurs ayant des besoins communs. Le nouveau logiciel a potentiellement vocation de pouvoir être utilisé par d autres établissements que la BULAC. En outre, les besoins de réutilisation des données utilisées par le logiciel et produites par celui-ci, notamment pour la mise à jour d autres bases de données de gestion dont la BULAC pourrait se doter, imposent l utilisation de formats de données ouverts Les objectifs généraux L outil logistique doit permettre : de préparer l implantation fine des documents ou de groupe de documents aussi bien dans les magasins d arrivée que dans les futures salles libre-accès, de donner pour chaque groupe de documents une adresse d arrivée (magasin, travées, armoire, étagère), de faciliter la discussion et la communication grâce à une visualisation des lots de documents implantés et des tableaux récapitulatifs très lisibles, de calculer l occupation des zones (magasins ou libre-accès) (nombre de mètres linéaires occupés, liste des lots, nombre de mètres linéaires libres...) lorsqu une simulation d implantation des lots est effectuée, au responsable de la BULAC chargé de ce dossier d avoir une grande autonomie d utilisation de l outil Mode de passation du marché Le présent marché est passé dans le cadre de la procédure adaptée de l article 28 du Code des marchés publics Allotissement Le présent marché n est pas alloti Options et variantes Le marché ne comporte pas d options. La présentation de variantes n est pas autorisée. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 4/12

5 3. PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ Le présent marché inclut comme pièces constitutives : le présent cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui constitue la Partie I ; le règlement de consultation (Partie II) ; le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), Partie III ; et le cadre de réponse (Partie IV) Durée du marché 4. DELAIS Le délai estimé du marché est de 21 mois à compter de la date de notification. Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par la personne publique dans les conditions stipulées dans le C.C.A.G.-PI Durée d'exécution du marché Le calendrier ci-dessous fixe la durée d'exécution du marché. La date de début de réalisation des prestations sera fixée lors de la notification du marché. Etape du projet Echéance Initialisation du projet Conception et maquettage Réalisation et livraison Début recette VA Mise en production VSR Garantie T0 T0 + 2 mois T0 + 5 mois T1 T1 + 1 mois T2 T2 + 3 mois T mois 4.3. Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 5/12

6 5. MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX ET DE REGLEMENTS 5.1. Prix Le marché est conclu sous la forme de prix forfaitaires, au contenu et au total inscrit dans le bordereau de prix annexé au cadre de réponse. Les prestations ne feront l'objet d'aucune réévaluation, même en cas d'autorisation de prolongation du marché par le pouvoir adjudicateur Modalités de paiement Les conditions de paiement seront pour chaque étape du projet : Etapes % du prix Conception 20 % Livraison réalisation 40 % Vérification d aptitude 20 % Vérification de service 15 % Garantie 5 % Total 100 % Les sommes dues au(x) titulaire(s) et au(x) sous-traitant(s) éventuel(s), seront payées dans un délai global de 35 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. Le taux des intérêts moratoires sera celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires auront commencé à courir, augmenté de deux points. 6. CLAUSES DE FINANCEMENT Il n'est prévu aucune avance forfaitaire ou retenue de garantie dans le cadre du marché. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 6/12

7 7. GARANTIE ET MAINTENANCE 7.1. La période de garantie Définition et contraintes La période de garantie est destinée à vérifier en vraie grandeur la bonne conception du produit et sa parfaite adéquation au cahier des charges. Elle aura une durée d'un an. Son point de départ se situe à la signature de la Vérification de Service Régulier. Pendant cette période, le titulaire met à disposition de la BULAC une assistance téléphonique et gardera en état de fonctionnement permanent une plate-forme qui lui permettra de reproduire et de corriger les erreurs signalées et du personnel formé pouvant intervenir en toute connaissance de cause. Il devra corriger les dysfonctionnements qui pourraient survenir, livrer les exécutables et les sources modifiés, mettre à jour et livrer la documentation au format électronique. Il mettra en place les dispositifs techniques qui lui permettront, s'il le souhaite, d'intervenir depuis ses propres installations, en accord avec les informaticiens de la BULAC. Pendant la garantie, les interventions du titulaire sont entièrement à sa charge. Au terme de cette période, la BULAC deviendra responsable de la maintenance du système livré Délais d'intervention Les dysfonctionnements constatés font l'objet d'une fiche d'incident qui sera transmise au titulaire, accompagnée de tous les éléments permettant de le définir avec précision. Quel que soit le mode de communication choisi (téléphone, courriel, fax, prise de main à distance, etc.), le titulaire dispose de deux heures ouvrées pour prendre l'appel en compte et le qualifier en accord avec la BULAC pour déterminer le délai de correction : Incident bloquant : le titulaire transmet, dans un délai de 8 heures ouvrées, la solution corrective ou, à défaut, une solution de contournement permettant de débloquer provisoirement la situation. Incident majeur non bloquant : le titulaire dispose de trois jours ouvrés pour apporter une solution corrective. Incident mineur non bloquant : le titulaire dispose de huit jours ouvrés pour apporter une solution corrective. 8. OPERATIONS DE VERIFICATION ET ADMISSION 8.1. Vérifications et admission Les opérations de vérification et d admission comprennent deux étapes que sont la vérification d aptitude et la vérification de service régulier qui s effectuent conformément aux modalités écrites cidessous. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 7/12

8 8.2. Vérification d Aptitude Le titulaire livrera un produit intégré et testé en ses locaux pour que la BULAC puisse effectuer les tests de validation au niveau du service informatique puis de certification dans les services utilisateurs. Pour la phase de VA, la BULAC fournira un ensemble de nouveaux fichiers (mobilier et groupes/lots). Le titulaire proposera un système permettant le suivi des dysfonctionnements rencontrés au cours de ces phases. Un suivi hebdomadaire permettra de contrôler l'avancement de la mise au point du système. Toute correction donnera lieu à une livraison unitaire ou groupée, selon la configuration. Suivant l'importance des mises à jour, la livraison sera accompagnée d'un nouveau support. La documentation et l'aide en ligne seront mises à jour en conséquence. La durée de la vérification d aptitude commence à compter de la mise en ordre de marche de la prestation fournie. Cette durée est à fixer entre la BULAC et le candidat et sera précisée sur le Bon de Commande correspondant à la prestation attendue. A l issue de cette période, si la vérification est positive, la BULAC établit un procès verbal de constat d aptitude et procède ensuite à la vérification de service régulier. Si la vérification d aptitude est négative, la BULAC prend une décision d ajournement ou de rejet. La vérification d aptitude est jugée négative s il existe des anomalies bloquantes non corrigées. Les anomalies non bloquantes non corrigées sont inscrites en réserve et devront être corrigées pendant l étape de VSR. L environnement de VA est mis à disposition du titulaire par la BULAC sous forme de machine (virtuelle ou pas) avec système d exploitation (Linux) et SGBD (en fonction proposition du titulaire) Vérification de Service Régulier La durée de vérification du service régulier commence après la vérification d aptitude. La durée est à fixer entre la BULAC et le candidat et sera précisée sur le bon de commande correspondant à la prestation attendue. Les réserves de la vérification d aptitude devront avoir été levées. Le titulaire procèdera alors à la mise en production. Il décrira le scénario de cette phase et préconisera les scénarios possibles de démarrage. Après avoir informé la BULAC des avantages et inconvénients de chaque scénario, la décision d'opter pour l'un ou l'autre sera prise en commun accord. La mise en production permet d'ouvrir la phase de Vérification de Service Régulier. Cette phase a pour but de constater que la prestation fournie est capable d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation pour remplir les fonctions visées. Le service est réputé régulier s il n existe plus aucune anomalie bloquante ou non bloquante. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 8/12

9 9. PRESTATIONS ATTENDUES Les prestations attendues par la BULAC de la part de l entreprise consiste en : la réalisation de la conception (fonctionnelle et technique), la réalisation de l application elle-même, la formation des utilisateurs le transfert de compétence sur l application et le soutien technique lors des phases de VA et VSR. Ces prestations doivent être conformes aux spécificités techniques décrites dans la Partie III du marché - Cahier des clauses techniques particulières 10. PROPRIETE ET USAGE Droits de propriété Le titulaire cède au pouvoir adjudicateur à titre non exclusif les droits d'utilisation, de reproduction, y compris la diffusion sur tous supports, représentation, adaptation et traduction, sur les résultats, pour toute la durée de leur protection par les droits d'auteur et sur tous territoires. Le titulaire s engage à remettre au pouvoir adjudicateur les codes sources du logiciel réalisé. Le pouvoir adjudicateur, après la réception des prestations, autorise le titulaire à utiliser les résultats issus du marché à des fins commerciales Exigences en terme d'usage Dans les cas où les composants logiciels livrés dans le cadre de ce marché sont couverts par des licences, elles devront être indiquées très précisément et autoriser : 1. L'usage sans restriction du composant logiciel ; en particulier sans limite relativement, au nombre de postes déployés, au nombre d'utilisateurs simultanés, au nombre de processeurs hébergeant le service, au nombre de sites, au nombre de dossiers traités etc. 2. L'étude du fonctionnement du composant logiciel, en permettant l'accès au code source, cela afin d'assurer une interopérabilité parfaite avec les autres systèmes. 3. Les corrections et améliorations du logiciel par l'administration ou des tiers afin de ne pas réserver de manière exclusive l'accès au marché de maintenance applicative consécutif. Le code source devra être fourni. 4. La redistribution de copies à l'identique ou modifiées du logiciel, assorties des mêmes droits afin que l'argent public ne paie qu'une fois. Chaque composant logiciel fourni devra être accompagné de l'ensemble des fichiers sources permettant de le produire. Le soumissionnaire devra montrer en quoi sa proposition est conforme avec les principes énoncés cidessus, en identifiant pour chaque composant logiciel qu'il souhaite intégrer, son nom, la version pressentie, la licence qui le gouverne (lien vers une version en ligne de la licence sur les sites de l'osi ou de la FSF), les détenteurs des copyrights, l'url depuis lequel le composant est diffusé. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 9/12

10 Ce document sera complété tout le long du marché par le titulaire et donnera lieu à la livraison d'un rapport de conformité à l'issue du marché qui devra de manière exhaustive recenser l'ensemble des composants réutilisés et ceux spécifiquement développés pour les besoins du marché. Si la licence pour certains composants livrés est plus restrictive sur certains des 4 points cités, le soumissionnaire devra motiver sérieusement ses choix et garantir la compatibilité de l'ensemble. 11. OPERATIONS DE VERIFICATION ET ADMISSION Obligation de résultat Le titulaire a une obligation de résultat en termes de prise en compte des spécificités de l'acheteur public. Il lui incombe également d'avoir un taux de réponse et un délai de mise en oeuvre satisfaisants Obligation de moyens Il appartient à l'attributaire du marché de mettre en œuvre tous les moyens techniques, financiers et humains nécessaires à la réalisation des prestations demandées Obligation d'informations et de conseil Le prestataire est tenu d'apporter conseil à la personne publique, ainsi qu'à tout agent la représentant. Il devra également signaler tout élément lui paraissant de nature à compromettre la bonne exécution du marché Confidentialité L entreprise prendra les mesures nécessaires pour maintenir la confidentialité des informations sur lesquelles elle pourra être amenée à travailler, et ne les communiquer à aucune personne non autorisée. L entreprise s engage à sensibiliser ses collaborateurs aux exigences de cette confidentialité. L entreprise s engage à détruire l ensemble des informations, développements et supports qu elle aura conservé au plus tard 1 an après le prononcé de la VSR ou sur simple sollicitation du directeur de la BULAC. Cette obligation vaut avant la notification du marché, pendant et après son exécution Sanctions Le non respect de tout ou partie des obligations mentionnées ci-dessus, sans préjudice des sanctions pénales, fait encourir au titulaire l'exposition à des mesures de résiliation du marché à ses torts exclusifs. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 10/12

11 12. CLAUSES DE SURETE Pénalités de retard Lorsque le délai contractuel d exécution ou de livraison est dépassé, par le fait du titulaire, celui-ci encourt, sans mise en demeure préalable des pénalités fixées selon la formule ci-dessous : VxR P = 300 Dans laquelle : P = montant de la pénalité ; V = valeur des prestations en retard ou de l'ensemble des prestations si le retard d'exécution rend l'application inutilisable ; R = nombre de jours de retard. Les jours indiqués sont des jours calendaires. Les dates retenues pour l application des pénalités sont les dates de vérification d aptitude et de service régulier définies entre la région et le candidat. La révision du planning en cours de projet, du fait du titulaire, ne remettent pas en cause ces 2 dates, sauf si le compte rendu le mentionne de manière expresse avec l accord de la BULAC Résiliation du marché, réfaction Les stipulations du C.C.A.G.- P.I., relatives à la résiliation du marché, sont applicables. De plus la BULAC se réserve le droit de résilier le marché pour tout retard supérieur à 30 jours calendaires au délai prévu pour la vérification d aptitude et sans mise en demeure préalable. La personne publique peut prononcer une réfaction quand elle juge que les prestations peuvent être admises en l'état, mais ne satisfont pas totalement aux exigences du marché. Quand, malgré cette clause de réfaction, le pouvoir adjudicateur estime impossible de prononcer l'admission en l'état, le rejet partiel ou total est notifié au prestataire Changement affectant le titulaire Durant la période de validité du présent marché, le titulaire est tenu de communiquer toute modification ayant une incidence sur le statut juridique, administratif ou économique de l'entreprise. En conséquence, le titulaire ne pourra pas tenir la personne publique responsable de tout retard de paiement dû à des modifications qu il aura omis de transmettre. BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 11/12

12 13. LANGUE DU MARCHE Le français est la langue utilisée dans le cadre du marché. Cependant, pour l'exécution du paragraphe 6.9 du chapitre 6 «PRINCIPES GENERAUX», le fichier de changement des constantes textuelles devra permettre une traduction dans une autre langue. Les traductions n'entrent pas dans le cadre de ce marché. La société, La personne publique, Date : Date : Nom : Nom : Signature : Signature : BULAC Appel d offre OLIMP CCAP - Partie I 12/12