CHARTE DU CENTRE DE RESSOURCES BIOLOGIQUES DE L ICM

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1 CHARTE DU CENTRE DE RESSOURCES BIOLOGIQUES DE L ICM

2 Page : 1/14 SOMMAIRE PREAMBULE Enjeux du CRB-ICM Objectifs généraux du CRB-ICM Objectifs de la charte MISSIONS DU CENTRE DE RESSOURCES BIOLOGIQUES DE L ICM Collecte, préparation et conservation d'éléments et produits du corps humain Les bénéficiaires Origine des prélèvements OBLIGATIONS LEGALES REGLEMENTAIRES ET ETHIQUES Règles relatives aux formalités de déclaration et autorisation Règles relatives à l information et au consentement du patient Régles relatives à la collecte et au traitement des données associées aux échantillons Règles relatives à la conservation des échantillons, des documents d information et de consentement Dispositions générales pour le transport des échantillons ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU CRB-ICM Les instances Le Comité de gestion du CRB-ICM Composition Rôle et missions spécifiques Réunions Le COmité de Recherche Translationnelle : CORT Composition Missions Réunions Prestation du CRB-ICM Tumorothèque Contacts pour la demande d'échantillons Caractères généraux des échantillons Echantillons disponibles procédures de cession Biothèque Contacts pour la demande d'échantillons Caractéres généraux des échantillons Echantillons disponibles Procédures de cession Règles générales de fonctionnement du CRB-ICM Déclaration des activités Droits et obligations des différents partenaires Le CRB-ICM Les déposants Les utilisateurs Dépôt et constitution de collections au CRB-ICM Mise à disposition et cession des échantillons Utilisation de logiciels dédiés Information et recueil du consentement... 14

3 Page : 2/14 1. PREAMBULE 1.1 Enjeux du CRB-ICM Les ressources biologiques d origine humaine représentent un véritable patrimoine scientifique pouvant être à l origine de formidables avancées pour la recherche médicale, l innovation thérapeutique, Ces ressources doivent être conservées et transférées dans des conditions de qualité, de sécurité et de traçabilité optimales. C est dans cette optique que les laboratoires de Biologie Spécialisée et d Anatomie Pathologique de l ICM, ont initié la mise en place d'une structure dédiée aux activités de conservation, de préparation et de mise à disposition d échantillons d origine humaine. Le centre de ressources biologiques dispose actuellement de plusieurs familles de collections : tumeurs, liquides biologiques et ses dérivés. Pour le recueil des prélèvements, le CRB-ICM est ouvert à l'ensemble des pôles d'activités médicales de l ICM et des structures médicales extérieures à l Etablissement (réseau de collecte d échantillons). Pour les activités de recherche nécessitant des ressources biologiques, le CRB-ICM est ouvert à des entités extérieures (industrie, laboratoires, établissements publics de santé) par le biais de conventions de collaboration de recherche, de contrats de cession d échantillons, établis avec la Direction Générale de l ICM. 1.2 Objectifs généraux du CRB-ICM Le CRB-ICM se positionne à l interface entre la recherche et le soin, avec comme principal objectif de permettre aux équipes de l ICM ou aux équipes de recherche extérieures ou associées et/ou aux industriels menant des programmes de recherche scientifique de disposer de ressources biologiques de qualité en structurant et fédérant les activités de collections du CRB-ICM, en mutualisant les outils et compétences pour assurer la gestion de ces ressources biologiques Cet objectif se traduit par : Un engagement dans la démarche de certification selon la norme NF S en relation avec les réseaux nationaux des CRB. Un renforcement de la capacité des collections d'échantillons biologiques de l ICM, à contribuer aux programmes de recherche scientifique à l'échelle régionale et inter-régionale, nationale, européenne et internationale. L établissement de conditions favorables au développement des programmes partenariaux public-privé et des innovations. La conduite de ces missions dans le respect des droits du patient, de l éthique et de la réglementation nationale et internationale, en vigueur. 1.3 Objectifs de la charte La présente charte a pour objet de rappeler les principales obligations légales, réglementaires et éthiques, et les principaux aspects organisationnels du CRB-ICM. Le CRB-ICM assure une veille juridique et réglementaire sur l ensemble des recommandations et bonnes pratiques. La charte pourra être modifiée en fonction : des modifications législatives et réglementaires des recommandations d origine diverses de l adoption de règles de bonnes pratiques soit par adjonction d annexes, soit par réédition en cas de modification significative. La charte précise également les principes relatifs aux conventions de collaboration et de mise à disposition des échantillons.

4 Page : 3/14 2. MISSIONS DU CENTRE DE RESSOURCES BIOLOGIQUES DE L ICM 2.1 Collecte, préparation et conservation d éléments et produits du corps humain Le CRB-ICM assure le conditionnement, la conservation et la transformation, à des fins scientifiques, des tissus, liquides biologiques et ses produits dérivés, afin de les mettre à la disposition des équipes de recherche. Ces activités incluent la constitution et l'utilisation de collections d'échantillons biologiques entendues comme "la réunion, à des fins scientifiques, de prélèvements biologiques effectués sur un groupe de personnes identifiées et sélectionnées en fonction des caractéristiques cliniques ou biologiques d'un ou plusieurs membres du groupe, ainsi que de dérivés de ces prélèvements" 1. La gestion des collections par le CRB-ICM selon les normes d assurance qualité, et de traçabilité, permet de les valoriser dans des programmes scientifiques. 2.2 Les bénéficiaires Ces activités sont menées dans le cadre de programmes de recherche scientifique par : des équipes de recherche de l ICM (programmes internes à l établissement), des équipes de recherche de l ICM associées à un ou plusieurs organisme(s), institutionnel(s), privé(s) (programme particulier) ou des équipes pluri institutionnelles (programme partenarial par destination ou par nature), des entités externes à l ICM (autre établissement de santé, industrie pharmaceutique, sociétés privées, associations, fondations, ). 2.3 Origine des prélèvements Les collections du CRB-ICM sont constituées principalement: de prélèvements sanguins ou tissulaires à visée diagnostique et requalifiés de prélèvements sanguins ou tissulaires réalisés dans le but de constituer directement une collection d'échantillons biologiques dans le cadre d une recherche médicale 3. OBLIGATIONS LEGALES REGLEMENTAIRES ET ETHIQUES 3.1 Règles relatives aux formalités de déclaration et autorisation L utilisation de ces échantillons est soumise aux formalités de déclaration et autorisation Si l'organisme conserve ou prépare des éléments du corps humain pour les besoins de ses propres programmes de recherche, il adresse une déclaration au ministre chargé de la recherche et au directeur de l'agence régionale de la santé de rattachement de l'établissement (pour les hôpitaux) et concomitamment au CPP. Si l'organisme conserve ou prépare des éléments du corps humain en vue de leur cession pour un usage scientifique (à titre gratuit ou non), il adresse une demande d'autorisation au ministre chargé de la recherche et au directeur de l'agence régionale de la santé de rattachement de l'établissement et concomitamment au CPP. L autorisation est accordée pour une période de cinq ans. La dispense d autorisation pour la conservation des échantillons à visée sanitaire, ne vaut cependant que si les échantillons : ne sont utilisés que pour ce seul usage diagnostique, ne feront jamais l objet de recherches ou de cession, à titre gratuit ou à titre onéreux, seront logiquement détruits dès qu ils ne présenteront plus d intérêt diagnostique, et notamment en cas de décès du patient. Les articles et du Code de la Santé Publique, obligent les organismes assurant des activités de conservation, de préparation et d'utilisation des éléments et produits du corps humain à des fins scientifiques, avec constitution de collections d'échantillons biologiques, à se soumettre: à un régime de déclaration dès lors que ces activités sont exercées pour les besoins de leurs programmes de recherche, 1 Article du code de la santé publique

5 Page : 4/14 à un régime d'autorisation dès lors que ces éléments et produits sont conservés à fin de cession. Ces autorisations sont accordées pour une durée de cinq ans. Les projets de déclaration ou d'autorisation doivent être soumis conjointement au Ministère de la Recherche et à l'agence Régionale de la Santé (A.R.S.) pour les établissements de santé, ainsi que concomitamment pour avis, au Comité de Protection des Personnes, lequel s'assure de la qualité de l'information donnée aux patients donneurs, des modalités de recueil du consentement et de la pertinence éthique du projet. L organisme déclarant doit également informer le Ministère de la recherche et le cas échéant l Agence Régionale de la Santé des modifications substantielles dans les conditions d exercice des activités déclarées ou autorisées. Domaines généraux d application Les règles s'appliquent aux activités de recherche impliquant des collections ou des produits du corps humains, même isolés, et non aux collections proprement dites. Conséquences pratiques : les formalités doivent être accomplies même si l'activité de recherche ne porte que sur un nombre réduit d échantillons et non sur la constitution d une collection au sens de la Loi (groupement d échantillons de personnes non identifiées ou non, et sélectionnées en fonction de caractéristiques cliniques ou biologiques). la conservation de plusieurs collections réunies dans une même finalité de recherche, par le même organisme, et dans des conditions d exercice identiques à celles déclarées ou autorisées, ne nécessitera pas un nouvel avis du Comité de Protection des personnes et ne nécessitera pas plusieurs déclarations ou demandes d autorisation. en cas de changement substantiel de finalité de la recherche, la nouvelle activité devra obligatoirement faire l objet d un nouvel avis favorable du Comité de Protection des Personnes (art , CSP). La mise à disposition d échantillons dans le cadre de projets de recherche collaboratifs au profit de ou des organismes partenaires n est pas considérée comme une cession et ne nécessite pas une demande d autorisation. Il en va de même en cas de recours à un prestataire de service ou à un sous-traitant (les contrats de prestation de service ou de sous-traitance devront être joints au dossier de déclaration). Cas particuliers : prélèvements sanguins effectués pour constituer directement une collection destinée à la recherche En application de l'article L du code de la santé publique: - les prélèvements sanguins effectués pour constituer directement une collection destinée à la recherche, ne doivent comporter que des risques négligeables. - les conséquences dommageables éventuelles pour les patients de ces prélèvements donnent lieu à indemnisation dans les conditions qui s appliquent aux recherches biomédicales. - l établissement responsable de la recherche a une obligation d assurance (art. L , CSP). - en cas de prélèvements effectués sur certaines catégories de patients, le Comité de Protection des Personnes (CPP) consulté pour la recherche, doit s assurer que la collection est destinée à des recherches qui ne pourraient pas être effectuées sur une autre catégorie de la population avec une efficacité comparable. Sont concernés les femmes enceintes, les parturientes et les femmes qui allaitent, les mineurs et les majeurs faisant l objet d une mesure de protection légale ou hors d état d exprimer leur consentement, les personnes privées de liberté, les personnes hospitalisées sans leur consentement, les personnes admises dans un établissement sanitaire ou social a d autres fins que la recherche. 3.2 Règles relatives à l information et au consentement du patient Information et consentement préalable La loi a établi deux principes essentiels : - l'article 16-3 du code civil stipule qu'"il ne peut être porté atteinte à l'intégrité du corps humain qu'en cas de nécessité médicale pour la personne ou à titre exceptionnel dans l'intérêt thérapeutique d'autrui et que le consentement de l'intéressé doit être recueilli préalablement hors le cas où son état rend nécessaire une intervention thérapeutique à laquelle il n'est pas à même de consentir». - l article L du Code de la Santé Publique précise : un prélèvement d éléments du corps humain ou la collecte de produits humains sur une personne ne peut être pratiqué(e) sans le consentem ent préalable de celle-ci et ce consentement est révocable à tout moment. L article L du code de la Santé Publique rappelle et détaille deux principes généraux, applicables à l information et au consentement des patients.

6 Page : 5/14 Premier principe: exigence d'un consentement préalable Le consentement préalable du donneur est requis pour tout prélèvement d éléments du corps humain ou collecte de ses produits. Ce consentement est révocable à tout moment. Second principe : non-opposition en cas d'utilisation secondaire L utilisation des éléments ou produits du corps humain à des fins médicales ou scientifiques autres que celles pour laquelle a été effectué ce prélèvement ou cette collecte, est possible (requalification). Deux conditions cumulatives doivent être réunies pour cette requalification: obligation d information préalable du donneur quant à cette autre utilisation absence d opposition exprimée de ce donneur Pour les personnes protégées (mineurs ou majeurs sous tutelle), le droit d opposition est exercé par les titulaires de l autorité parentale ou le tuteur. Deux exceptions permettent de déroger à ces conditions : impossibilité de retrouver la personne concernée (en pratique il faudra démontrer qu il a été impossible de retrouver cette personnes : décès, déménagement, ) exemption par le Comité de Protection des Personnes, n estimant pas cette information nécessaire. Procédures d information Prélèvements réalisés dans un but «sanitaire» : Il convient d informer le patient et de s assurer d une absence d opposition. Cette information peut avoir lieu avant le prélèvement. Il revient à l équipe médicale de juger du moment opportun (lors de la consultation précédant l intervention, au cours du séjour du patient, après l intervention ou lors de la sortie). Cette information doit être délivrée par un médecin, en mesure d apporter les explications nécessaires. En principe, la signature du patient n est pas nécessaire. Prélèvement sanitaires «requalifiés» pour la recherche : La loi du 6 Août 2004 a simplifié les formalités de recueil du consentement, pour la requalification des prélèvements «sanitaires» pour la recherche. En principe, l information et la non opposition, sont suffisantes et le recueil d un consentement écrit n est pas nécessaire. Toutefois, l absence d opposition ne vaut que si le patient est «suffisamment informé», des nouvelles finalités de la conservation et de l utilisation. Aussi, afin d éviter tout litige, sur la précision de cette information, il est proposé de recueillir le plus souvent possible le consentement éclairé écrit et signé. Cette demande de consentement peut être faite très à distance du prélèvement initial. Prélèvements destinés à un «usage direct», pour la recherche, avec un protocole déterminé : La même procédure d information et de vérification d une absence d opposition est appliquée. Information et consentement préalable, renforcés pour certains types de prélèvements Prélèvements d échantillons avec examen des caractéristiques génétiques Aux termes de l article du Code Civil : «L examen des caractéristiques génétiques d une personne ne peut être entrepris qu à des fins médicales ou de recherche scientifique. Le consentement exprès de la personne doit être recueilli par écrit, préalablement à la réalisation de l examen, après qu elle ait été dûment informée de sa nature et de sa finalité». Les praticiens pratiquant l examen des caractéristiques génétiques à des fins médicales doivent être agréés par l Agence de la Biomédecine (art. L , CSP). Prélèvements de sang et autres liquides biologiques, effectués en vue de constituer directement une collection d'échantillons Les prélèvements de sang et autres liquides biologiques, réalisés dans le but de constituer directement une collection, requièrent l'information et le consentement écrit des patients (Art. L , CSP). Dispositions relatives aux brevets des inventions biotechnologiques La brevetabilité du vivant (séquences de gènes, protéines, etc.) est réglementée par de nombreuses dispositions légales (Directive communautaire 98/44, accords ADPIC, accords de Rio sur la biodiversité, code de la propriété intellectuelle). La Directive 98/44 du Code des Brevets Européens prévoit spécifiquement que si une invention porte sur une matière biologique d'origine humaine ou utilise une telle matière, dans le cadre du dépôt d'une

7 Page : 6/14 demande de brevet, la personne sur laquelle le prélèvement est effectué doit avoir eu l'occasion d'exprimer son consentement éclairé et libre à celui-ci, conformément au droit national. Une information du patient et un consentement sont donc requis. Les formulaires d'information, de consentement et ou de non opposition mentionneront donc que les recherches sur les échantillons du patient pourront donner lieu à dépôt de brevet. 3.3 Règles relatives à la collecte et au traitement des données associées aux échantillons Le traitement d'informations nominatives doit respecter: - les dispositions de la Loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, qui définit les règles relatives à la collecte, la conservation et la transmission des données à caractère personnel. - les dispositions de la Directive Européenne 95/46/CE du Parlement et du Conseil Européen, qui exigent que le responsable du traitement informatisé prenne les mesures techniques et d'organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel, contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés, ainsi que contre toute forme de traitement illicite. Dispositions pratiques Lorsque des fichiers informatisés sont constitués pour la gestion des échantillons et qu ils contiennent des données personnelles sur les patients, les dispositions de la loi Informatique et Libertés sont applicables. Les précautions utiles doivent être prises pour préserver la sécurité des données, et notamment, empêcher qu elles soient déformées, endommagées, ou qu elles soient accessibles à des tiers non autorisés. Les données liées aux échantillons biologiques, ayant pour but le suivi thérapeutique ou médical individuel des patients, ainsi que les traitements de ces données pour diverses études, doivent faire l objet d une déclaration à la CNIL. Les traitements de données à caractère personnel ayant pour but la recherche dans le domaine de la santé, sont soumis à autorisation de la CNIL. Chaque demande de traitement nécessite également l avis préalable du Comité Consultatif sur le traitement de l information en matière de recherche dans le domaine de la santé. Dans le cas où la recherche nécessite le recueil de prélèvements biologiques identifiants, les personnes concernées doivent être individuellement informées de la nature des informations transmises, de la finalité du traitement de données, des personnes destinataires des données, de leur droit d accès et de rectification, ainsi que de leurs droits d opposition. Après cette information, le consentement éclairé des personnes concernées doit impérativement être obtenu avant la mise en œuvre du traitement de données. Ces conditions sont clairement exprimées sur le formulaire d'information et de consentement/non opposition, soumis aux donneurs éventuels. En revanche, les informations concernant les personnes décédées peuvent faire l objet d un traitement de données, dès lors que l intéressé n a pas, de son vivant, exprimé son refus par écrit. Le transfert des données à caractère personnel, associées aux collections est possible, sous certaines conditions : - il ne peut être effectuée que par le professionnel de santé détenteur des données, - il doit se faire dans le respect du secret professionnel et être limité aux besoins de la recherche, - les personnes concernées doivent en être individuellement informées, avant le début du traitement des données. Lorsque ces données permettent l'identification des personnes, elles doivent être anonymisées avant leur transmission. 3.4 Règles relatives à la conservation des échantillons, des documents d information et de consentement La conservation de prélèvements doit s effectuer dans le respect des principes de bioéthique, énoncés par le code civil et par le code de la santé publique. dans les conditions de sécurité, de traçabilité et de confidentialité des données, telles que prescrites notamment par la Directive européenne n du 31 mars 2004, relative à l établissement de normes de qualité et de sécurité pour le don, l obtention, le contrôle, la transformation, la conservation, le stockage et la distribution des tissus et cellules humaines.

8 Page : 7/14 Pour les tumorothèques, la conservation est faite selon les critères de la Charte de 2006 de l INCa, des tumorothèques à visée sanitaire et des recommandations de l ANAES HAS, relatives à la cryopréservation de cellules et tissus tumoraux, dans le but de réaliser des analyses moléculaires (2000) Pour les analyses de biologie médicale, la conservation suit le Guide de Bonne Exécution des Analyses de Biologie Médiale (GBEA, arrêtés ministériels du 26 nov.1996 et du 26/04/2002). Dans les établissements publics de santé ou privés participant au service public hospitalier, la conservation est soumise à obligation trentenaire. A défaut de dispositions spécifiques, il est souvent considéré que ces lames et blocs constituent des «informations médicales» dans le sens de la loi du 4 mars 2002, sur les droits des malades et la qualité du système de santé, à savoir «des informations détenues par l établissement, concernant la santé des patients, contribuant à l élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d une action de prévention» (art. L , CSP). Durée de conservation des échantillons- Visée recherche Cette conservation doit cesser à l issue du programme de recherche qui a justifié la constitution de la collection. Le décret et l arrêté pris en application des lois de bioéthiques prévoient toutefois quatre possibilités pour le devenir des échantillons à l issue du projet de recherche : la conservation sur site (programme de recherche de longue durée) le transfert à une autre équipe de recherche appartenant au même organisme à la même institution le transfert à un autre organisme de recherche à une société pour les projets de recherche de cet organisme (industrie). la destruction*. * La destruction relève des dispositions réglementaires applicables aux déchets hospitaliers (art. R à R , CSP), soit : l incinération des déchets d activités de soins la crémation des pièces anatomiques. Durée de conservation des documents d information et de consentement Rappel des délais de conservation (art. R , CSP) des documents composant le dossier médical: conservation pendant une durée de 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l établissement ou de la dernière consultation externe en son sein Cas particuliers : - Pour les compte-rendus d analyse de biologie médicale et leurs commentaires relatifs aux examens des caractéristiques génétiques: conservation pendant une durée de 30 ans (article R CSP) - En matière de recherche biomédicale : durée de conservation d au moins 15 ans (Arr. du 8 nov. 2006) Ce statut d «informations médicales» ouvre le droit aux patients concernés, ou le cas échéant à leurs ayants droit, d en obtenir communication. 3.5 Dispositions générales pour le transport des échantillons Sont notamment applicables les dispositions s'appliquant au transport des échantillons biologiques humains par la route: accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route du 30 septembre 1957, arrêté du 24 avril 2002 portant homologation du règlement relatif aux bonnes pratiques de transport des prélèvements produits et échantillons issus du sang humain. Ce transport est soumis à des précautions spécifiques prévues par l arrêté du 22 décembre 2006, relatif au transport des marchandises dangereuses par route (dit arrêté ADR). Les échantillons humains qui présentent un risque minimal de contenir des agents pathogènes (cf. liste de l arrêté) ne sont pas soumis à l ADR, s ils sont transportés dans un emballage conçu pour éviter toute fuite et portant la mention «Echantillon humain exempté» ou «Echantillon animal exempté», selon le cas. L emballage est réputé conforme, s il satisfait aux conditions suivantes : a) il est constitué de trois éléments : - un ou plusieurs récipients primaires étanches - un emballage secondaire étanche

9 Page : 8/14 - un emballage extérieur suffisamment robuste compte tenu de sa contenance, de sa masse et de l utilisation à laquelle il est destiné, et dont une face au moins, mesure au minimum 100 mm x 100 mm. b) dans le cas de liquides, - du matériau absorbant en quantité suffisante pour pouvoir absorber la totalité du contenu, est placé entre le ou les récipients primaires et l emballage secondaire, de sorte que, pendant le transport, tout écoulement ou fuite de liquide n atteigne pas l emballage extérieur et ne nuise pas à l intégrité du matériau de rembourrage. c) dans le cas de récipients primaires fragiles multiples - ils sont placés dans un emballage secondaire simple, ceux-ci sont, soit emballés individuellement, soit séparés pour éviter tout contact entre eux. 4. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU CRB-ICM 4.1 Les instances : COMITE DE GESTION DU CRB, CORT Le Comité de gestion du CRB-ICM Composition Le Comité de gestion est l organe de gestion médicotechnique du CRB-ICM. Il est constitué des responsables et représentants des collections actuelles : Tumorothèque, Acides Nucléiques Biothèque Coordonnateur du CORT Directeur de l URCTT 2 Le comité de gestion peut associer le responsable opérationnel. Le Comité de gestion désigne un coordonnateur parmi les responsables de la Tumorothèque et de la Biothèque Rôle et missions spécifiques 1)- Le Comité de gestion assure la gestion technique optimale des échantillons la rédaction et l application des procédures, selon les critères de la Norme S , spécifique des CRB la traçabilité et le renseignement des échantillons la garantie de qualité des échantillons. 2)- Le Comité de gestion veille au respect des droits des patients, en particulier à la vérification de l information, et du consentement des donneurs. 3)- Les collections sont gérées dans le respect des «droits et obligations des participants». 4)- Le Comité de gestion valide techniquement les nouvelles collections. 5)- Le Comité de gestion assure une veille réglementaire technique, pour la mise à jour périodique des procédures et de la Charte, afin d intégrer les nouvelles données réglementaires. 6)- Le comité de gestion veille à l application de la Charte 7)- Le comité de gestion évalue et fixe le coût des cessions Réunions Le Comité de gestion se réunit mensuellement et dès que nécessaire, sur demande du Coordonnateur du CRB-ICM, qui fixe l'ordre du jour. 2 URCTT : Unité de Recherche Clinique Translationnelle et Technologique

10 Page : 9/ Le COmité de Recherche Translationnelle : CORT Composition L ICM a mis en place en 2009, un CORT, chargé de développer la recherche translationnelle à partir des études cliniques ouvertes dans notre centre ou à partir des demandes impliquant des Ressources Biologiques venant de chercheurs, médecins ou organismes publics et privés. Le CORT est composé de Membres décisionnels : Médecin coordonnateur du CORT Directeur scientifique Directeur de l URCTT Responsable de la Biologie Spécialisée ou un membre désigné par lui même Responsable de l Anatomie Pathologique ou un membre désigné par lui même Responsable de la pharmacologie clinique ou un membre désigné par lui même Représentant de la chirurgie Représentant de l oncologie médicale Représentant de la radiothérapie Directeur Général de l IRCM 3 Directeur Général Adjoint de l IRCM Président de la CME 4 Représentant du Département de Biostatistiques Membres consultatifs : Ils ont pour mission d apporter les éléments de faisabilité technique des projets et de proposer un échéancier. Responsable opérationnel du CRB Responsable opérationnel de l URT Missions 1)- Missions d ordre général Le CORT a pour mission de valider toutes les demandes de projet de recherche translationnelle émanant des médecins de l ICM, des chercheurs de l IRCM, d organismes publics ou privés et de les prioriser. La validation comprend trois volets : intérêt scientifique, faisabilité technique et ressources financières. d assurer le suivi des projets validés. 2)- Missions ciblées CRB : Le CORT a pour mission de valider les demandes de création de nouvelles collections et les demandes de transfert ou de cession de matériel biologique, après examen des projets scientifiques. de veiller à la conformité et au respect de la veille réglementaire Réunions Le CORT se réunit au minimum tous les trimestres. 4.2 Prestations du CRB-ICM Dr P.J. Lamy Coordonnateur du CRB Responsable du Laboratoire de Biologie Spécialisée ICM Parc Euromédecine 208, rue des Apothicaires Montpellier cedex 5 Tel : Mail : 3 IRCM : Institut de Recherche en Cancérologie de Montpellier 4 CME : Commission Médicale d Etablissement

11 4.2.1 Tumorothèque Charte du Page : 10/ Contacts pour la demande d échantillons Dr F. Bibeau Responsable du Service d Anatomie et Cytologie Pathologiques Laboratoire d'anatomie et Cytologie Pathologique ICM- Parc Euromédecine 208, rue des Apothicaires Montpellier cedex 5 Tel : Mail : Site CRB-ICM (en préparation) Caractères généraux des échantillons Echantillons tumoraux ou dérivés de tumeurs, conservés en azote ou en congélateurs -80 C. Toutes les tumeurs sont associées à un compte-rendu d anatomie pathologique. Les données techniques et de traçabilité de chaque échantillon, sont recueillies dans le logiciel «Tumorotek». Chaque échantillon reçoit un code ADICAP. Tous les éléments du dossier médical du patient, sont accessibles sous conditions (identifiant et mot de passe), par le réseau de l ICM, dans le logiciel «Crossway» Echantillons disponibles 1)- Principaux domaines pour lesquels des collections sont en cours de constitution : Cancer colorectal Cancer du sein Cancer de l ovaire Mélanomes Tumeurs des tissus mous 2)- Nature du matériel disponible pour cessions Fragments tumoraux congelés et ses dérivés (ADN ARN et protéines) Procédures de cession : Voir paragraphe ci-dessous Les demandes sont établies avec les formulaires spécifiques et accompagnées du projet scientifique Biothèque Contacts pour la demande d échantillons Dr P.J. Lamy Responsable du Laboratoire de Biologie Spécialisée ICM Parc Euromédecine 208, rue des Apothicaires Montpellier cedex 5 Tel : Mail : Site CRB-ICM (en préparation) Caractères généraux des échantillons Fluides biologiques conservés en congélateurs -20 ou -80 C. Les données techniques et de traçabilité de chaque échantillon, sont recueillies dans le logiciel «Databiotek». Tous les éléments du dossier médical du patient, sont accessibles sous conditions (identifiant et mot de passe), par le réseau de l ICM, dans le logiciel «Crossway».

12 Echantillons disponibles Charte du Page : 11/14 1)- Principaux domaines pour lesquels des collections sont en cours de constitution : Cancer du sein Cancer colorectal Cancer de la prostate Cancer de l ovaire Cancer thyroïdiens Cancer du poumon 2)- Nature du matériel disponible pour cessions : Sang total, Plasma, Sérum, Urines, LCR, et leurs dérivés Procédures de cession : Voir paragraphe ci-dessous Les demandes sont établies avec les formulaires spécifiques et accompagnées du projet scientifique. 4.3 Règles générales de fonctionnement du CRB-ICM Les règles de fonctionnement adoptées par le CRB-ICM et définies dans la présente Charte, constituent la référence en matière de fonctionnement, que tous les partenaires s engagent à respecter Déclaration des activités Pour l ICM les formalités de déclaration et demande d autorisation, incombent à celui qui assure la conservation des échantillons, même s il n est pas à l origine directe du recueil des échantillons, sous la signature du Directeur Général. Dossiers de déclaration et demandes d autorisations : Les déclarations réglementaires de toutes les collections et les demandes d autorisations de cessions, sont faites par le CRB-ICM, et engagent la responsabilité du Directeur Général. Vérification de la conformité : Elle relève du CPP, du Ministère de la Recherche et de l'ars. Déclaration auprès de la CNIL, avis CCTIRS : Elle est assurée par le Service Informatique. Suivi et mise à jour des formalités collections : Un recensement est effectué une fois par an, par le CRB-ICM. Valorisation des collections : Le suivi des publications, communications, est assuré par le responsable opérationnel du CRB. Rapport de l INCa Ce rapport demandé par l INCa regroupe l activité recherche et diagnostique pour la «tumorothèque» (banque de tumeurs rassemblant des échantillons de cancers). Il est rédigé tous les deux ans par le CRB-ICM. Rapport GSO Ce rapport demandé par le Cancéropole Grand-Sud-Ouest, regroupe l activité recherche clinique et translationnelle pour les ressources biologiques. Il est rempli par le CRB-ICM. Rapport quinquennal d activité des collections : Ce rapport indispensable pour le renouvellement règlementaire des déclarations et/ ou des demandes d autorisation est rédigé par le CRB-ICM Droits et obligations des différents partenaires Sont définis comme partenaires, le CRB-ICM en tant que structure de gestion des collections, les déposants de nouvelles collections ou échantillons et les utilisateurs, bénéficiaires des cessions.

13 Le CRB-ICM Charte du Page : 12/14 Obligations du CRB-ICM 1)- Mettre en place une démarche de qualité, garantissant la sécurité biologique et la qualité technique des échantillons. 2)- Respecter la prestation technique prévue par contrat avec les déposants et les utilisateurs (nombre d échantillons cessibles, transformations, extractions ) 3)- Garantir les droits du donneur et veiller à l application des règles de confidentialité, d information des patients et de recueil des consentements. Droits du CRB-ICM 1)- Mentionner dans un catalogue, accessible sur Internet, en vue de leur cession, toutes les collections déposées au CRB-ICM. Ce catalogue sera mis à la disposition, de toutes les équipes de l ICM développant des programmes de recherche, seules ou en partenariat, et des organismes de recherche, entreprises et sociétés extérieurs, exerçant des activités de recherche en biologie humaine. 2)- Mettre les collections à la disposition des chercheurs selon les conditions définies dans le contrat initial avec les déposants. 3)- Fixer le coût des cessions selon les tarifs de la grille du GSO. 4)- Valoriser les collections, en faisant état dans ses bilans d activité et en mentionnant les auteurs, des résultats, brevets, incidences thérapeutiques, obtenus dans les différents protocoles, pour lesquels il aura fourni du matériel biologique Les déposants Obligations des déposants Le principe de «non patrimonialité» ou «d indisponibilité», s applique aux dérivés du corps humain. La structure qui constitue la collection n en est pas propriétaire. 1)- Garantir les droits du donneur, avec des droits d utilisation particuliers pour ses propres recherches. Par principe, les collections ou échantillons déposés au CRB-ICM, sont destinés à être mis à la disposition de la communauté médico-scientifique, dans les conditions de limitation d utilisation, définies dans le contrat initial, passé entre le CRB-ICM et le déposant. 2)- Garantir le respect des règles d éthique, d information et de recueil du consentement des patients, lors des prélèvements. 3)- Signaler les risques infectieux liés aux prélèvements. 4)- Annoter et anonymiser les collections ou échantillons. 5)- Notifier au CRB-ICM, l «abandon» des collections en fin de protocoles. Afin de les remettre à la disposition de la communauté médico-scientifique. Droits des déposants 1)- Bénéficier des infrastructures et du savoir-faire technique du CRB-ICM, pour la conservation, le traitement et les cessions d'échantillons, dans des conditions optimales. 2)- Demander l intégration d une collection ou d échantillons, au CRB-ICM, sur la base d un contrat individuel, établi entre le déposant, considéré a priori, comme l investigateur principal et le responsable de la structure. Ce contrat doit prévoir les modalités d utilisation et en particulier : la durée de la période d embargo, pendant laquelle l utilisation du matériel est strictement réservée au déposant, pour ses propres programme de recherche.

14 Page : 13/14 les oppositions ciblées, définissant les partenaires, les priorités d utilisation, les limitations de cessions. la prestation technique attendue : conservation simple, transformation, extractions, et le nombre de prélèvements à gérer. les modalités et conditions de publication ainsi que la propriété intellectuelle des résultats Les utilisateurs Les utilisateurs potentiels, sont les équipes de l ICM, qui développent des programmes de recherche, seules ou en partenariat, les organismes de recherche, entreprises et sociétés extérieures, développant des programmes de recherche en biologie humaine. Obligations des utilisateurs 1)- Pour les équipes de recherche de l ICM et leurs partenaires, les cessions ne peuvent être réalisées que sur la base d un projet scientifique validé par le CORT. 2)- Pour les équipes de recherche extérieures, la cession de matériel biologique passe par l établissement d une convention, passée avec le CRB-ICM. Un projet scientifique sera élaboré et devra être validé par le CORT. 3)- Dans tous les cas, les utilisateurs s engagent à ne pas transmettre le matériel biologique, sous sa forme initiale ou transformé, à un tiers non prévu dans le projet scientifique. 4)- La nature des prestations attendues du CRB-ICM, (nombre d échantillons cédés, transformations éventuelles, importation, exportation ), doit être définie avec précision. Aucun échantillon ne peut être dévié du protocole initial. 5)- Respecter les règles déontologiques de publication. Toute publication doit mentionner le CRB- ICM comme fournisseur des échantillons, le nom des contributeurs historiques impliqués dans la création des collections, les responsables des données cliniques et le type de prestation effectuée. Les modalités de citations seront précisées dans le contrat de session des échantillons. En l absence de précision dans le contrat, la publication devra citer comme auteurs les contributeurs historiques de la collection. 6)- Informer le CRB-ICM, des résultats, brevets, incidences thérapeutiques, obtenus afin de valoriser les collections 7)- Retourner le matériel biologique non utilisé au CRB-ICM, en fin de protocole scientifique, afin de le remettre à la disposition de la communauté médico-scientifique. Détruire ce matériel s il ne peut être réutilisé, et en informer le CRB-ICM. Droits des utilisateurs 1)- Utiliser des échantillons selon les règles préférentielles de priorité définies dans le contrat initial. 2)- Disposer d échantillons dont la qualité technique, la traçabilité et la précision des annotations, sont garantis par le CRB-ICM. 3)- Droits à publication et propriété intellectuelle des résultats garantis par le CRB-ICM Dépôt et constitution de collections au CRB-ICM L intégration d une collection ou d échantillons au CRB-ICM, se fait par une demande adressée au CORT, à l aide d une fiche projet. La demande accompagnée du projet scientifique est soumise au CORT, pour validation scientifique et technique. La collection passe sous la responsabilité technique du coordonnateur du CRB-ICM.

15 4.3.4 Mise à disposition et cession des échantillons Page : 14/14 Les programmes de recherche nécessitant l utilisation de ressources biologiques peuvent être : des projets de recherche propres aux équipes de recherche de l ICM des projets de recherche menés en partenariat avec d autres organismes, publics ou privés: institutionnels, industrie pharmaceutique, entreprises de biotechnologies, des projets de recherche menés hors collaboration avec l ICM par des entités habilitées, souhaitant bénéficier pour leurs propres programmes de recherche d éléments biologiques hautement qualifiés. Projets de recherche de l ICM et de ses partenaires Les demandes de cession ou de mise à disposition, sont établies avec la même fiche projet que pour la demande de constitution d une collection. Ces demandes sont transmises au CORT, avec le projet scientifique, pour validation. Le CRB-ICM assure la cession du matériel biologique. Projets de recherche hors ICM Lorsque les projets de recherche impliquent un ou plusieurs organismes tiers, hors ICM, des conventions de collaboration de recherche ou de transfert d échantillons, ou des contrats de transfert ou de cession, sont établis pour permettre de structurer les relations et d énoncer les droits et obligations de chacun des établissements et organismes signataires. Les conventions et contrats comprennent une clause financière portant sur l utilisation des ressources biologiques, et/ou une clause de valorisation scientifique et/ou économique des résultats obtenus grâce à l utilisation des ressources biologiques et des données associées. Ces contrats sont établis par le coordonnateur du CRB, et sont négociés avec la partie contractante. Ils sont signés par les représentants dûment habilités des établissements ou organismes, sous la responsabilité desquels les intervenants exercent leurs missions Utilisation de logiciels dédiés Le CRB-ICM utilise les logiciels dédiés Tumorotek et Databiotek pour la traçabilité des échantillons et des produits dérivés (prélèvements, stockage, cession, ) Information et recueil du consentement des patients Un document d'information et un formulaire d opposition satisfaisant aux exigences légales et éthique en matière d'information des patients sont remis au patient, lors de sa consultation. L information porte sur les objectifs poursuivis, l intérêt scientifique de la démarche, les résultats qui peuvent être espérés et sur la possibilité de valoriser les résultats éventuellement obtenus. Ce document précise au patient que la conservation de l échantillon peut lui être utile ultérieurement dans la suite de son traitement, et qu il peut revenir sur sa décision à tout moment. Il rappelle également les principes réglementaires d accès aux données informatiques. Ce document mentionne en particulier : l usage qui est envisagé, sans qu il soit nécessaire d entrer dans le détail du ou des programmes de recherche. le lieu de conservation dans l établissement et le nom du responsable de la collection qui assure cette conservation. Des informations orales sont données ultérieurement au patient par l'équipe médicale. Procédure de non opposition Le formulaire d opposition est récupéré par l équipe soignante et scanné dans le dossier médical, Une copie est remise au patient et l original est transmis au CRB pour enregistrement dans les logiciels de gestion des ressources biologiques et archivage.

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