Premières res certifications des comptes. universités. étude organisée e par. l Association des agents comptables d universitd

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1 Premières res certifications es comptes universités Journée e é étue organisée e par l Association es agents comptables universit universités et la Compagnie Nationale es Commissaires aux Comptes Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

2 Retour enquête sur l avancement es universités s vers la qualité comptable Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

3 Enquête u CBCM relative à la qualité comptable ans les EPSCP Journée étue u 8 octobre 2010

4 Questionnaire envoyé en juillet via l association es ACU à ses membres 51 réponses

5 Appui comptable au basculement RCE Non = 44 Oui = 7 Par qui : MAZARS : 2 ERNST & YOUNG : 2 SCACCHI : 1 KPMG : 1 AMUE : 1

6 Certification 2009 Quels étaient les certificateurs : MAZARS : 7 PWC : 4 SCACCHI : 2 KPMG : 2

7 Certification 2009 Résultats e la certification Certifications : 12 Refus : 0 Réserves 12 sur 12 Nombre e réserves 3 réserves : 4 4 réserves : 3 5 réserves : 5

8 Patrimoine Avez-vous évalué votre patrimoine? Oui : 46 Non : 3 Pas e réponse : 2 Degré évaluation Complète : 14 En cours : 13 Difficultés : 28 (y compris en cours) Quelle nature e ifficultés? Méthoologie FD : 27 Autres : 1

9 Contrôle interne ACIDUES : 20 Autres : 28 A noter : plusieurs EPSCP ont à la fois mis en place ACIDUES et es ispositifs propres e CI.

10 Dettes et créances réciproques EPSCP - ETAT Existence Oui : 31 Non : 18 Accor Oui : 16 Non : 11 Ne sait pas : 4

11 Existence e l inventaire comptable Inventaire immobilier : 36 Inventaire mobilier : 33 Réalisé En interne : 28 En externe : 11

12 Liste es réservesr Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

13 Rappel contexte : 18 universités autonomes au 1er janvier universités ont les comptes annuels ont été certifiés par un commissaire aux comptes 1 université pour laquelle l auit est en cours Nature es opinions : certifications avec réserves pour les 17 universités Comptes consoliés : 1 seul rapport émis àce jour Liste es réserves rapport reprenant les réserves émises au titre es comptes annuels Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

14 Opinion auit : Normes exercice professionnel NEP 700. Rapport u commissaire aux comptes sur les comptes annuels et consoliés 3 types opinion : Certification sans réserve Certification avec réserve Réserve pour ésaccor Réserve pour limitation Refus e certifier Refus pour ésaccor Refus pour limitation Refus pour incertitues Certification sans réserve : Liste es réserves Assurance raisonnable que les comptes, pris ans leur ensemble, ne comportent pas anomalies significatives Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

15 Certification avec réserve r : Désaccor anomalies significatives non corrigées inciences sur les comptes es anomalies significatives clairement circonscrites et formulation e la réserve suffisante pour permettre à l utilisateur es comptes e foner son jugement en connaissance e cause Limitation Liste es réserves impossibilité e mettre en oeuvre toutes les procéures auit nécessaires pour foner son opinion sur les comptes inciences sur les comptes es limitations aux travaux u commissaire aux comptes clairement circonscrites et formulation e la réserve suffisante pour permettre à l utilisateur es comptes e foner son jugement en connaissance e cause Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

16 Refus e certifier : Désaccor anomalies significatives non corrigées ET soit inciences sur les comptes es anomalies significatives ne peuvent être clairement circonscrites soit formulation une réserve n est pas suffisantepour permettre àl utilisateur es comptes e foner son jugement en connaissance e cause Limitation impossibilité e mettre en oeuvre toutes les procéures auit nécessaires pour foner son opinion sur les comptes ET soit inciences sur les comptes es limitations à ses travaux ne peuvent être clairement circonscrites soit formulation une réserve n est pas suffisantepour permettre àl utilisateur es comptes e foner son jugement en connaissance e cause Incertitues Liste es réserves impossibilité exprimer une opinion en raison e multiples incertitues et inciences sur les comptes ne peuvent être clairement circonscrites Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

17 Corrections erreurs Comptabilisation es corrections erreurs sur exercices antérieurs par imputation irecte sur capitaux propres et non par le compte e résultat Patrimoine immobilier mis àisposition Evaluations France Domaine non reçues ou reçues tarivement => aucun montant comptabilisé au bilan Evaluations France Domaine reçues, patrimoine comptabilisé, mais le rapport e France Domaine : ne précise pas les méthoes retenues pour effectuer les évaluations ne istingue pas les terrains, les bâtiments et les ifférents composants es bâtiments En cas e comptabilisation u patrimoine : travaux e rénovation es immobilisations non sortis e l actif absence e mise en œuvre e l approche par composant absence amortissements pratiqués Immobilisations corporelles autres que patrimoine immobilier mis àisposition Inventaire physique non réalisé ou partiellement Liste es réserves Incapacité pour l université e justifier la valeur es amortissements cumulés présentés au bilan et la otation aux amortissements constatée au titre e l exercice Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

18 Immobilisations en cours : non justifiées Amortissements Non homogénéitées urées amortissement Pas e moification prospective es plans amortissement en cas e changement es urées amortissement pour les anciennes immobilisations Amortissements incomplets notamment u fait e mises en service tarives Provisions pour grosses réparations r : ne réponant r pas aux critères res e comptabilisation Subventions investissement Liste es réserves Non fléchage es subventions => Non reprise e la subvention sur la même urée et au même rythme que l amortissement e la valeur e l immobilisation acquise ou créée au moyen e la subvention Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

19 Paie àfaçon Liste es réserves Aucun élément à isposition e l université permettant e justifier que les paiements es cotisations aux organismes sociaux ont été effectués Passifs sociaux Absence ou insuffisance e provisions pour congés payés pour les personnels e roit privé et contractuels e roit public : incapacité pour l université estimer et onc e comptabiliser le montant es inemnités e roits à congés éjà acquises ainsi que les charges sociales et fiscales y afférentes Absence ou insuffisance e provisions pour Compte Epargne Temps «CET»: iem Provisions heures supplémentaires et complémentaires : iem Absence e prise en compte es régularisations e paie intervenues postérieurement à la clôture Mauvais traitement comptable es évènements postérieurs àla clôture Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

20 Recherche et éveloppement Comptabilisation es prouits liés au contrat e recherche à l encaissement et non à l avancement Non exhaustivité es épenses et recettes afférents aux contrats e recherche Mauvaise transcription comptable es conventions liant l université et ses filiales Immobilisations acquises ans le care e projets e recherche non activées Comptabilisation es prouits Comptabilisation e subventions non acquises Liste es réserves Séparation es exercices Au-elà es passifs sociaux, problèmes ientifiés pour les charges et prouits, notamment en ce qui concerne : les contrats e recherche les roits e scolarité les charges non rattachées sur la base u services fait la formation continue,. Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

21 Liste es réserves Non apurement es comptes attente : par exemple, autres recettes àclasser Provisions risques et charges : non fonées Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

22 Prouits pluriannuels Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

23 Prouits pluriannuels Les contrats pluriannuels Retour sur les certifications 2009 : Points auit Recommanations La comptabilisation es contrats pluriannuels Pratiques e comptabilisation es contrats pluriannuels ans autres environnements Pistes e réflexionr Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

24 Prouits pluriannuels Retour sur les certifications 2009 Les auits 2009 ont conuit à es remarques ayant parfois fait l objet l e réserves r ans les rapports es CAC sur les comptes annuels : Respect e la césure es exercices et efficacité u contrôle interne lié: roits e scolarité, prestations e formation continue, autres prestations e services iverses Principes appliqués en matière e comptabilisation e prouits Existence e comptes e recettes à classer au passif non comptabilisées en classe 7 Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

25 Prouits pluriannuels Retour sur les certifications 2009 Ces constats amènent à es recommanations : Recouvrabilité es fons et au reversement es fons perçus : Préciser et ocumenter les règles e reconnaissance e revenus Mettre en place es procéures e suivi es contrats Ientifier les risques liés à l exécution es contrats pouvant avoir es conséquences financières (contrôle interne pour le respect es obligations par exemple) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

26 Prouits pluriannuels Retour sur les certifications 2009 Suivi e l antériorité e certaines créances et risques liés à leur recouvrabilité: Développer une application permettant extraire une balance âgée Procéer à la revue e l antériorité es créances clients Mettre en place une procéure e relances régulières Respect u principe e séparation es exercices : Mettre en place es procéures permettant e respecter le principe comptable e séparation es exercices Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

27 La comptabilisation es contrats pluriannuels Prouits pluriannuels Un préalable : le respect u principe es roits constatés s pour la comptabilisation es prouits s : Sont imputés en recettes bugétaires, le montant es titres e recettes émis par le ou les oronnateurs concernant l exercice intéressé et pris en charge par l'agent comptable, et non pas le montant es encaissements effectivement réalisés Le principe e constatation es prouits es prestations est la ate ach achèvement e celles-ci ci (service fait) En pratique, ans un certain nombre e situations, les prestations restent en cours à la clôture (contrats pluriannuels) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

28 La comptabilisation es contrats pluriannuels Les moes e comptabilisation constatés s pour les contrats pluriannuels posent es ifficultés s : La comptabilisation à réception es encaissements est contraire au principe es roits constatés La comptabilisation en roits constatés peut introuire es écalages sur le résultat un contrat/ une convention (prouits sur un exercice et charges sur un autre) Le mécanisme e comptabilisation en ressources affectées (instruction M3 u 18 mai 1993) présente es imperfections : Information financière ifficilement lisible Difficultés e suivi es contrats et e maîtrise es risques Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit Prouits pluriannuels

29 Pratiques e comptabilisation es contrats pluriannuels Les ifférentes méthoes possibles selon le PCG : Prouits pluriannuels Dégagement u résultat Dégagement u chiffre affaires Conition utilisations e la méthoe Comptabilisation (si le résultat r est éterminable e façon fiable) Méthoe àl avancement (préférentielle) rentielle) À l avancement À l avancement -Inventaire -Acceptation par le co contractant -Documents comptables prévisionnels Bénéfice : résultat r àl avancement = résultat àterminaison x % avancement Si perte : constatation par voie e provision sous éuction uction e la perte à l avancement éjà constatée Méthoe à l achèvement À l achèvement À l achèvement - - Si perte : constatation éclatée e en épréciation es travaux en cours et en provision pour risques Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

30 Pratiques e comptabilisation es contrats pluriannuels Le CNRS a mis en place epuis 2008 une comptabilisation à l avancement : Pour les opérations à obligation e moyen qui s exécutent auelà e l exercice comptable, le fait générateur est le egré avancement e l exécution u contrat à la ate e la clôture Méthoe à l avancement : en fin e périoe (arrêtés trimestriels), le calcul es prouits à l avancement permet ajuster les prouits à hauteur e l avancement réel e l opération financée Des prouits constatés avance/prouits à recevoir sont ainsi comptabilisés pour les subventions à chaque clôture La méthoe à l avancement nécessite : Un suivi àjour es onnées bugétaires es contrats Un suivi iniviualisé(par OTP) es contrats subventionnés Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit Prouits pluriannuels

31 Pistes e réflexionr Clarifier et homogénéiser les règles r comptables en matière e comptabilisation es prouits pluriannuels au sein es universités Analyser la situation au regar es pratiques existantes au sein es partenaires es universités s (organismes e recherche, secteur privé) Disposer un contrôle interne permettant e maîtriser les risques liés à la recouvrabilité es prouits comptabilisés s et au remboursement es fons perçus Sincérit rité comptable au service e l él équilibre économique es contrats/conventions subventionnées es A terme : une information comptable et financière au service e la écision e gestion pour les contrats subventionnés Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit Prouits pluriannuels

32 Patrimoine: Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

33 Plan intervention Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Périmètre es actifs immobiliers : notion e contrôle et e potentiel e services Valeur inscription au bilan : France Domaine ou coût t historique? Comptabilisation es actifs et es amortissements : ifficultés s application Témoignage : Agent comptable Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

34 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Périmètre es actifs : textes applicables Instruction M9-3 3 : Biens mis à isposition (otation ou affectation), istinguant selon que l établissement supporte ou non la charge e renouvellement Biens remis en pleine propriété (subventions en espèces ou ons) ont la charge e renouvellement incombe à l établissement Biens acquis à titre onéreux : acquisition sur fons propres Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

35 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Périmètre es actifs : textes applicables Instruction u 23 janvier 2006 (mise àjour es M9) : Précise le critère e reconnaissance un actif sur la base e la notion e contrôle e la ressource (utilisation) et les avantages économiques futurs / potentiel e services (utilité sociale corresponant à l objet ou à la mission e l établissement) En conséquence, tous les actifs immobiliers utilisés s par l établissement conformément ment à sa mission à l exception es biens faisant l objet l une location commerciale oivent être inscrits au bilan, nonobstant les critères res juriiques (roit e propriété) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

36 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Périmètre es actifs : recensement Sources information : Actes juriiques e mise à isposition et e évolution, actes acquisition Tableau e suivi es services u patrimoine es établissements Fichiers transmis pour la mise àjour u TGPE Au regar e la iscorance entre les ifférentes onnées, il est nécessaire n effectuer un rapprochement entre les ifférentes sources Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

37 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Périmètre es actifs : recensement Points e vigilance : Qualification quant à l utilisation es biens Exhaustivité, notamment au regar u moe e mise à isposition (biens mis à isposition e fait) Mises à isposition provisoire Cas es biens partagés entre plusieurs utilisateurs Constructions en cours Biens en location Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

38 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Valeur inscription au bilan Principes : Biens acquis à titre onéreux : application u coût acquisition Biens acquis à titre gratuit, apportés ou mis à isposition (otation ou affectation) : valeur vénale (valeur vénale en l état usage point à confirmer avec France Domaine ) à la ate entrée ans le patrimoine En pratique, peu universit universités s ont été en mesure appliquer ces principes en l absence l é évaluation à la ate entr entrée e ans le patrimoine Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

39 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Valeur inscription au bilan Moalités s e régularisation r : (irectives relatives à la régularisation r es omissions portant sur les biens immobiliers 10/2009) Position DGFiP : valeur vénale, à la ate e régularisation, telle qu établie par France Domaine, venant en substitution es montants comptabilisés à l actif Solution pragmatique au regar u écalage important entre la ate entrée ans le patrimoine et la ate évaluation Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

40 Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Valeur inscription au bilan Points e vigilance : Fiabilité u périmètre à évaluer Répartition entre le foncier et le bâti Cohérence e la valeur vénale servant e base aux régularisations avec les évaluations antérieures e France Domaine ou autres évaluateurs Date e l évaluation Prise en compte es spécificités es biens Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

41 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Traitement es régularisation r es omissions : Rappel u principe général : les corrections erreurs ou omissions oivent être comptabilisées ans le résultat e l exercice où la régularisation intervient Position DGFiP (irective précitée 10/2009) : traitement e l ensemble es régularisations liées à l immobilier, quelle que soit leur nature, ans les capitaux propres sans transiter par le résultat Les éveloppements ci-après se basent sur cette position Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

42 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Biens non comptabilisés s ou partiellement comptabilisés s : Comptabilisation sur la base e la valeur vénale «fiabilisée», en substitution es montants comptabilisés à l actif se rattachant aux biens faisant l objet e l inscription au bilan Comptabilisation e l actif par contrepartie es comptes e capitaux propres «Biens remis en otation» ou «Biens remis en pleine propriété»selon les cas Retrait es montants éjà comptabilisés (valeur brute/amortissement/subvention) par contrepartie es capitaux propres Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

43 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Biens non comptabilisés s ou partiellement comptabilisés s : Calcul es amortissements à compter e la ate inscription u bien Plan amortissement établi sur la base es valeurs vénales, e manière prospective, prenant en consiération les urées probables utilisation ifférenciées selon les sites/immeubles et l existence e composants Application u principe e neutralisation es amortissements pour les biens pour lesquels la charge e renouvellement n incombe pas à l établissement Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

44 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Biens non comptabilisés s ou partiellement comptabilisés s : Points e vigilance ientification par immeuble es coûts et travaux éjàcomptabilisés (valeur brute / amortissement / subvention équipement) à exclure u bilan fixation es urées probables utilisation par rapport à la ate entrée ans le patrimoine Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

45 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Biens acquis àtitre onéreux : Points e vigilance Critères inscription es épenses à l actif (entretien, maintenance, mise en sécurité) Mise à jour e l inventaire comptable Calcul es amortissements : ates réelles e mise en service (versus 1 er /01/N+1), application systématique es plans amortissement ans le temps, trauction es moifications e plans amortissement éciées par le conseil aministration Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

46 Comptabilisation es actifs et es amortissements Patrimoine : Recensement, valorisation et comptabilisation es actifs immobiliers Mise en œuvre e la méthoe m es composants : (selon instruction M9 u 23/01/2006) trouve à s appliquer prioritairement sur les biens immobiliers (versus matériels) sa mise en œuvre est emanée par la irective DGFiP ès lors qu il est ientifié es éléments à urée e vie ifférente au sein es biens consiste en la ventilation e la valeur es biens entre un nombre limité e composants (en fonction e onnées techniques ou e comparables) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

47 Patrimoine: Immobilisation et subventions investissement Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

48 Introuction: : les attentes u commissaire aux comptes Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement Le commissaire aux comptes met en œuvre es iligences lui permettant obtenir l assurance l raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas anomalie significative Dans le care e sa mission, le commissaire aux comptes est amenéà: Evaluer l environnement e contrôle interne e l université Conuire es tests substantifs En matière immobilisations et e subventions investissement, les risques ientifiés s sont les suivants : Absence autorisation e l investissement Absence existence physique es biens Inexactitue e la valeur es immobilisations enregistrées (valeur brute et amortissements) Absence exhaustivité es subventions investissement enregistrées Inexactitue e la valeur es subventions investissement virées au compte e résultat Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

49 Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement S assurer e l existence l es biens Contrôles attenus par le CAC Difficultés rencontrées par l Agent Comptable Quelques solutions envisagées Tenue un inventaire comptable es immobilisations Réalisation un inventaire physique régulièrement Application e procéures e contrôle sur l entrée et la sortie es biens Historique e suivi es immobilisations parfois incomplet générant une ifférence entre le fichier es immobilisations et le montant comptabilisé Suivi e la réalisation es inventaires physiques ans les composantes. Dans le système, le moule inventaire physique e SIFAC sera opérationnel ès 2011 Peu e pratique es procéures e sortie es biens ans les services gestionnaires es composantes Pour corriger le passé, aligner le bilan sur le fichier étaillées immobilisations corresponant aux fiches immobilisations existantes Prenre un prestataire externe pour réaliser un inventaire physique es biens immobilisés Faire valier au moins une fois par an le listing es immobilisations par les responsables e composantes Sensibiliser les services gestionnaires es composantes au processus e sortie es biens Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

50 S assurer e l exactitue l e la valeur immobilisée e au bilan Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement Contrôles attenus par le CAC Difficultés rencontrées par l Agent Comptable Quelques solutions envisagées Application e procéures e contrôle lors e la saisie u bien ans le système Application e procéures e contrôle lors e la sortie u bien u système Vérification régulière u calcul es amortissements Par le passé, les immobilisations n ont pas toujours été amorties à leur ate acquisition Le calcul es amortissements epuis l origine met en évience une insuffisance amortissement cumulé aux comptes e bilan Automatisation es calculs amortissement par le logiciel informatique (SIFAC) Contrôle es informations sur les fiches e saisie es immobilisations par l agence comptable Rapprocher au moins une fois an le listing étaillées immobilisations es comptes e bilan Comptabiliser un rattrapage es amortissements passés par un compte e réserve Avec SIFAC, penser àopter pour le prorata temporis(lins et non LIN1) et amortir epuis l origine Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

51 Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement S assurer e l exhaustivitl exhaustivitées subventions investissement enregistrées es au bilan Contrôles attenus par le CAC Difficultés rencontrées par l Agent Comptable Quelques solutions envisagées Tenue un inventaire comptable es subventions investissement Rapprochement u fichier étaillé es subventions avec les comptes e bilan corresponants Les subventions investissement n étaient pas toujours suivies e manière exhaustive Le étail es subventions n était que rarement rapprochées comptes e bilan Corriger l historique par un compte e réserve Rapprocher le étail es subventions es comptes e bilan et corriger la ifférence si besoin pour aligner les comptes e bilan sur le fichier étaillé Préparer l avenir Tenir un tableau e suivi es subventions investissement reçues Rapprocher le tableau e suivi es subventions investissement reçues es comptes e bilan corresponants Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

52 Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement S assurer e l exactitue l e la valeur es subventions investissement enregistrées es au bilan et virées au compte e résultatr Contrôles attenus par le CAC Difficultés rencontrées par l Agent Comptable Quelques solutions envisagées Réalisation une réconciliation entre les subventions et les immobilisations financées Application e procéures e contrôle sur les amortissements es subventions Par le passé, les origines e financement n ont pas toujours été renseignées Les origines e financement iniquées étaient parfois erronées Corriger l historique par un compte e réserve Ientifier les immobilisations subventionnées iniviuellement OU Réaliser un travail e cohérence sur le rattachement es subventions en calculant le % immobilisations financées actuel et en vérifiant la valiité e ce % sur l historique (en cohérence avec le bilan) Préparer l avenir Vérifier la corresponance entre les immobilisations et les subventions avec SIFAC, la corresponance est obligatoire S assurer que l origine e financement est renseignée ès la création e la fiche immobilisation Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

53 Une bonne préparation paration àla certification oit être anticipée e et bien planifiée Etape 1 : corriger le passé Patrimoine : Immobilisation et subventions investissement S assurer que les amortissements es immobilisations non pratiqués ont été comptabilisés ans les comptes Vérifier la concorance entre les subventions et les immobilisations financées (valeur brute et amortissements / quote-part virée au compte e résultat) Procéer àes contrôles physiques sur les immobilisations Etape 2 : mettre en place es procéures e contrôle interne sur le processus S assurer que les investissements sont autorisés par la personne compétente Contrôler la saisie es fiches immobilisation Etape 3 : mettre en place es contrôles spécifiques lors e la clôture annuelle Procéer à une circularisation es composantes pour s assurer e l exhaustivité es sorties inventaire Rapprocher les listings étaillés immobilisations et e subventions aux comptes e bilan Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

54 Paie: Contrôle interne, engagements sociaux Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

55 Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Plan intervention Enjeux Procéures auit mises en œuvre sur le cycle paie Retour exp expérience sur le cycle paie Points e recommanation sur le contrôle interne e la paie Témoignage : Agent comptable Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

56 Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Enjeux Paie = Processus majeur Après accession à l autonomie, les charges e personnel représentent en moyenne 80% es charges e fonctionnement Convention e paie à façon avec les Trésoreries Générales ou RGF Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

57 Procéures auit mises en œuvre sur le cycle paie Paie : Contrôle interne, engagements sociaux L auit e la procéure paie, réalisr alisé à partir entretiens et e tests, abore : La collecte es informations générales (effectif, législation, conventions applicables Les paies (préparation, établissement, acomptes, comptabilisation, règlement, ) Les autres charges e personnel (primes, heures complémentaires, congés, ) Les charges sociales (calcul, éclaration, comptabilisation, règlement, ) Les travaux périoiques (justification es comptes, évaluation es provisions, ) => Le périmp rimètre e la procéure paie s és éten onc aux aspects sociaux et législatifs l ainsi que comptables et financiers Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

58 Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Retour exp expérience sur le cycle e paie Rapport es commissaires aux comptes : Rapports avec réserves Parmi les sujets e réserve : la paie non respect es règles comptables en termes e comptabilisation es congés non pris et es éléments variables, i.e. rappels sur salaires, heures supplémentaires, primes traçabilité es reversements es cotisations sociales aux organismes sociaux Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

59 Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Retour exp expérience sur le cycle e paie Exemples e ifficultés s rencontrées es ans le care e l auit : L outil PAIE utiliséne permet pas l éition états e synthèse annuels : livre e paie, états e charges, Les TG aressent mensuellement les borereaux récapitulatifs es cotisations versées à l URSSAF et au Pôle Emploi. En revanche, pour les autres organismes sociaux (Pensions civiles, Ircantec) aucun élément n est mis à la isposition es universités par les TG pour leur permettre e s assurer et e ocumenter que les reversements e cotisations ont bien été opérés Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

60 Retour exp expérience sur le cycle e paie Exemples e ifficultés s rencontrées es ans le care e l auit (suite): Absence e contrôle es bases éclarées aux organismes sociaux DADS aressée tarivement aux universités (juin) et qui ne présente pas e cumul annuel (ifficulté pour recouper avec les états comptables) Formalisation es procéures inégale Cloisonnement es services Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Activités e contrôles insuffisamment ou non formalisées Des interfaces perfectibles entre les applications paie Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

61 Points e recommanation sur le contrôle interne e la paie Données échangées avec la TG : Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Renforcer les activités e contrôles sur les états statutaires es agents qui éterminent les cotisations sociales Renforcer et formaliser les procéures e contrôle sur les onnées e paie retournées par la TG Justifier et ocumenter les écarts éventuels entre les ocuments envoyés à la TG et les onnées e paie Procéer au rapprochement DADS / paie / comptabilité Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

62 Points e recommanation sur le contrôle interne e la paie Données échangées avec la TG : Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Demaner systématiquement les justificatifs pour procéer à comptabilisation et au paiement es notes e frais Justifier et ocumenter les reversements aux organismes sociaux es cotisations sociales Renforcer les contrôles sur l exactitue es périoes e rattachement es éléments variables e paie (année courante, année antérieure, mois courant) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

63 Paie : Contrôle interne, engagements sociaux Points e recommanation sur la comptabilisation et le suivi es engagements sociaux Passifs sociaux : Stabiliser les règles et méthoes comptables liées aux passifs sociaux (congés non pris, CET, ) Rattacher les heures complémentaires, les primes, les rappels e salaire au bon exercice Mettre en place un suivi es CP pour les personnels e roit privé, les contractuels e roit public et les fonctionnaires non enseignant chercheurs, en lien avec un suivi effectif es temps e travail es agents Justifier et ocumenter l exhaustivité es engagements comptabilisés envers le personnel (rentes écès) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

64 Consoliation Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

65 Introuction Des comptes consoliés s : comment? Consoliation Définition e l environnement établissement es comptes consoliés Définition es principes et options comptables, transmission aux établissements consoliés. Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

66 Analyses préalables àla prouction es comptes consoliés Définition e l environnement l é établissement es comptes Consoliation Care réglementaire: r Instruction N N M9 u 3 avril Les comptes consoliés s ans les établissements publics nationaux Mise en place e la première consoliation : Présence ou non es compétences en interne Anticipation nécessaire Démarche es CAC àintégrer Rétro planning précis nécessaire Non aéquation es élais e clôture e la filiale et e l universitl université=> nécessite n une aaptation e la filiale Analyse u moe e gouvernance es filiales: L universitl université exerce t-elle une supervision financière suffisante e ses filiales? Systèmes information non intégr grés s et non aaptés Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

67 Analyses préalables àla prouction es comptes consoliés Analyse u périmp rimètre e consoliation Analyses es titres e participation et appréciation u niveau e contrôle Connaissance précise u compte e titres e participation : Vérification e l exactitue et e l exhaustivité Détermination es pourcentages e contrôle et intérêt L appréciation u niveau e contrôle étermine le moe e comptabilisation e la participation étenue : Contrôle exclusif => Intégration globale Contrôle conjoint => Intégration proportionnelle Influence notable => Mise en équivalence Consoliation irecte ou par palier Consoliation Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

68 Analyses préalables àla prouction es comptes consoliés Définition es principes et options comptables Consoliation Revue es règles r et méthoes m comptables : Revue es règles et méthoes comptables e chaque entité consoliée Détermination es règles et méthoes comptables u groupe Retraitements homogénéisation afin e respecter les règles u groupe Etablissement u bilan ouverture : Nécessité e présenter un bilan comparatif N-1N Possibilité e retraiter les situations nettes ouverture es entités consoliées lors e la 1 ère consoliation (prise en compte es corrections erreur erreur ) Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

69 Prouction es onnées consoliées Relation avec les filiales Consoliation Transmission es instructions aux filiales Note fixant les élais et précisant les ocuments et informations à fournir par la filiale Lettre u Présient conseillée Care juriique e la relation Université Filiale Analyse u contrat Analyse es méthoes e comptabilisation es opérations entre l Université et la filiale Procéure e rapprochement es opérations réciproques r (périoicit rioicité,, moe e rapprochement, règles r e résolution) r Ientification es ettes et créances réciproques Inentification es flux achats/ventes réciproques Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

70 Prouction es onnées consoliées Gestion es principaux retraitements Consoliation Subventions investissements Elimination e l incience l es provisions à caractère re fiscal Homogénéisation es plans amortissement Comptabilisation une provision pour inemnité e épart à la retraite pour le personnel à statut privé ans les filiales Impôts ifférés s filiales éventuellement Retraitements u créit bail Analyse étaill taillée e u résultat r exceptionnel Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

71 Finalisation et valiation Diligences es commissaires aux comptes Le rôle u commissaire aux comptes (ci-apr après s CAC) Les CAC certifient la régularité, la sincérité, et l image fièle es comptes consoliés Le CAC effectue les vérifications spécifiques (annexe, rapport activité, etc.) Principe e Co-Cac Cac En France, les entités astreintes à publier es comptes consoliés oivent ésigner au moins eux CAC Responsabilité es CAC Les CAC e l entitéconsoliante ont l entière responsabilitée la certification es comptes consoliés, qu ils soient ou non CAC es entités consoliées. Ils éfinissent et cooronnent les travaux e revue e l ensemble es entités consoliées Pouvoir investigation Consoliation Les CAC e l entité consoliante isposent, pour l ensemble es filiales consoliées, es mêmes pouvoirs investigation qu au sein e l entité consoliante Secret professionnel Entre Co-CAC : pas e secret professionnel Les CAC es établissements consoliés sont libérés u secret professionnel à l égar es CAC e l entité consoliante Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

72 Finalisation et valiation Diligences es commissaires aux comptes (suite) Consoliation Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

73 Finalisation et valiation Elaboration es états financiers e synthèse se Consoliation Les comptes consoliés s comprennent sous Excel / Wor généralement Le bilan Le compte e résultat Le tableau e flux e trésorerie Le tableau e variation es capitaux propres L annexe consoliée Le «Rapport e gestion» sur les comptes consoliés La lettre affirmation Le rapport u commissaire aux comptes Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

74 Premiers bilans e l accor l care Journée e é étue «Premières res certifications es comptes universit

75 Accor care relatif à la certification es comptes es universités et es établissements publics e l enseignement supérieur (A3C)

76 Objectifs e l accor care A3C Economiser u temps et e l argent par la mutualisation e la procéure S é m i n a i r e Amoinrir les coûts grâce à un effet e volume Faire émerger un vivier e commissaires aux comptes experts es EPSCP

77 L accor care A3C S é m i n a i r e Accor care multi attributaire 6 titulaires: BAKER TILLY ERNST AND YOUNG KPMG MAZARS PRICE WATERHOUSE COOPERS SCACCHI ASSOCIES Durée e l accor care e quatre ans Marché subséquent conclus par les ahérents après remise en concurrence es titulaires pour une urée e six ans Recours à l accor care facultatif

78 La procéure e nomination es CAC S é m i n a i r e Préparation u marché Personnalisation u marché subséquent Consultation es six titulaires Désignation es CAC Proposition pour nomination au ministre chargé e l économie es CAC Nomination ou refus e nomination par le ministre chargé e l économie après avis e la irection es affaires juriiques

79 L accor care A3C un an après S é m i n a i r e 16 établissements sur les 18 autonomes au 1 er janvier 2009 ont choisi e passer par l A3C pour la nomination e leurs CAC. En septembre 2010: 42 établissements ahérents à l Amue ont eu recours à l A3C pour la nomination e leurs CAC.

80 Les principales interrogations Le moment e rejet es offres S é m i n a i r e Les inications à préciser ans la élibération u CA La notification e l acceptation e l offre aux caniats retenus Contenu u ossier e nomination Les élais e nomination es CAC.

81 Le constat S é m i n a i r e Remontées principalement pour la passation es marchés subséquents Questions émanant principalement es services marchés Collaboration étroite entre les services marchés et les agents comptables Relation étroite avec la DAJ u MINEFE pour sécuriser les procéures e nos ahérents

82 Les suites Rapprochement avec la DAJ pour la mise à jour es moes opératoires Réunir les six titulaires pour resser un premier bilan S é m i n a i r e