Environnement Numérique de Travail Documentation pour le menu Administration de l étudiant

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1 Environnement Numérique de Travail Documentation pour le menu Administration de l étudiant Le menu Administration de l ENT permet à l étudiant l accès à différents services administratifs en ligne. Certains services sont annuels, d autres seront mis à disposition dans le courant de l année universitaire, pour une période donnée, par les secrétariats pédagogiques des composantes. Bon nombre de démarches administratives sont ainsi proposées, certaines passant obligatoirement par l ENT. Il est donc recommandé de consulter cet espace régulièrement, tout au long de l année universitaire, pour suivre les différentes étapes de votre cursus. Certains documents ont au format PDF, vous devez donc disposer sur votre ordinateur d un lecteur de ce type de fichier, comme Acrobat Reader 7. Vous devez également configurer votre navigateur (Mozilla Firefox, Internet Explorer, etc.) pour qu il autorise les «pop up» (fenêtre de dialogue). Services proposés Pré-inscription aux UE d ouverture et aux Activités sportives et culturelles... 2 Informations émanant de la composante... 3 Fiche d'inscription administrative, changement de coordonnées... 3 Certificats de scolarité... 3 Fiche d'inscription pédagogique... 4 Suivi de l inscription pédagogique... 4 Emploi du temps... 4 Calendrier d examen... 4 Numéro d anonymat... 4 Résultats aux examens... 5 Demande de stage... 5 Réinscription en 2 ème session d examen (licence)... 6 Demandes préalables à l inscription administrative... 6 Réinscription administrative... 6 Soutenance de thèse (doctorat)

2 Pré-inscription aux UE d ouverture et aux Activités sportives et culturelles Cette procédure est proposée à chaque début de semestre. Elle permet de réserver sa place pour une inscription dans des enseignements à effectif limité. Choisir la catégorie de pré-inscription souhaitée en cliquant sur la flèche correspondante : UEO, activité sportive ou activité culturelle. Unités d enseignement d ouverture (réservé licence): Dans le cadre de la licence LMD, en plus des enseignements regroupés au sein des UE fondamentales et complémentaires, les parcours comprennent un nombre déterminé de crédits attribués à des enseignements ou des activités au choix : ce sont des UE d'ouverture dont la liste est proposée par l université. Sur l ensemble de la licence, 18 crédits d ouverture sont à valider, soient 3 crédits=1 UEO par semestre. La pré-inscription permet de réserver vos places pour une inscription pédagogique dans les UE d'ouverture. Elle sera validée par le secrétariat pédagogique de votre composante. Vous avez une semaine pour revenir sur votre choix avant inscription effective. Pour plus de renseignements sur le contenu des enseignements, consulter l'information sur les UEO. N'oubliez pas de reporter les UEO choisies sur la fiche d'inscription pédagogique semestrielle que vous complèterez. Cocher l UEO choisie (ou les UEO, 3 maximum, si vous avez des crédits UEO de retard) dans la liste correspondant à votre semestre d inscription, puis cliquer sur le bouton valider. La coche est accessible tant qu il reste des places. Penser à contrôler, dans le courant du semestre, l'ensemble de vos inscriptions aux UE validées par le secrétariat pédagogique, sous la rubrique "Le suivi de votre inscription pédagogique" de votre ENT. Attention, si vous choisissez une UE sport ou activité culturelle, vous devez impérativement choisir l activité et l horaire par l étape ci-dessous. Activité sportive ou culturelle (toutes filières) : Les activités sportives sont offertes par le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives. Les activités culturelles sont offertes par la Mission Culture. La pré-inscription permet de réserver votre place pour une inscription à l'activité de votre choix. Cette pré-inscription sera validée par le service concerné. Vous avez une semaine pour revenir sur votre choix avant inscription effective. Une seule inscription est autorisée. Pour choisir une activité secondaire, voir directement avec le service. Cocher l activité et l horaire choisis, puis cliquer sur le bouton valider. Si la mention accès limité : consulter les conditions apparaît en observation, cliquer sur ce lien pour voir si votre formation permet l inscription à ce créneau. 2

3 ATTENTION, si vous souhaitez bénéficier de crédits d'ouverture validant cette activité (licence), vous devez IMPERATIVEMENT vous pré-inscrire également à l'ue d'ouverture sport ou culture, correspondant à votre semestre d'inscription (voir étape précédente). SUAPS : Pour valider définitivement votre inscription au sport, vous devez vous présenter au secrétariat du SUAPS, quand votre inscription administrative sera validée, muni(e) de votre carte d'étudiant et du certificat de non contre-indication à la pratique des sports, complété par votre médecin traitant. Ce certificat, à télécharger en cliquant sur ce lien, devra être présenté à l'enseignant lors du premier cours. Informations émanant de la composante Le secrétariat pédagogique de votre formation, peut mettre à disposition dans cet espace, un certain nombre d informations utiles voire indispensables. Consulter régulièrement cette rubrique pour être tenu au courant des dernières procédures et suivre les différentes étapes de votre année universitaire. Certaines infos sont dispensées au niveau de l UFR ou l Institut tout entier, d autres vous seront plus particulièrement adressées en fonction de votre filière de formation. Fiche d'inscription administrative, changement de coordonnées Cette rubrique vous permet de consulter votre fiche d inscription administrative telle que vous l avez complétée pour le Service des Etudes et de la Scolarité. Elle fait apparaître vos données personnelles et votre cursus d études. Sous la rubrique adresses, en cliquant sur le bouton modifier, vous pouvez accéder à la modification de vos adresses personnelles, téléphones, courriel. Effectuer alors les modifications dans le formulaire puis cliquer sur le bouton valider pour enregistrer la modification ou quitter pour l abandonner. IMPORTANT courriel : Votre adresse électronique permettra tout au long de l année d être informé par l administration et l équipe pédagogique. Certaines filières peuvent même utiliser ce type de diffusion comme outil pédagogique. Il est donc nécessaire d avoir un courriel personnel. Le cas échéant, l Université pourra vous fournir un courriel par l intermédiaire du bureau virtuel. Certificats de scolarité Afin de justifier de votre poursuite d études en université, vous pouvez tout au long de l année éditer un certificat officiel de scolarité, identique à ceux fournis lors de la remise de votre carte d étudiant. 3

4 Fiche d'inscription pédagogique Les fiches sont à télécharger ici au début de chaque semestre d inscription, à compléter manuellement et à remettre au secrétariat pédagogique de votre filière d inscription, avant la date limite qu il aura indiquée. Elles devront être validées par le responsable pédagogique. Pour tout renseignement sur l organisation de l inscription pédagogique, contacter le secrétariat pédagogique. Les fiches qui vous sont proposées sont celles de tous les parcours de votre formation, par semestre. Pour les licences, ne pas oublier de reporter les UE d ouverture auxquelles vous vous êtes préinscrits en ligne. Suivi de l inscription pédagogique Cette option vous permet de visualiser et vérifier votre fiche d inscription pédagogique, après enregistrement de celle-ci par l administration. Choisir le semestre que vous souhaitez visualiser. Il vous appartient de signaler au secrétariat pédagogique toute anomalie avant le début des examens, pour que vos relevés de notes puissent comprendre l ensemble de vos résultats. En particulier, prière de bien vérifier que votre choix d UEO a été pris en compte. Emploi du temps Une fois votre inscription pédagogique enregistrée, vous pourrez visualiser l emploi du temps des cours correspondant aux unités d enseignement choisies. Si votre inscription n est pas validée, vous pouvez consulter les emplois du temps généraux sur le site de l UAPV, en cliquant sur le lien correspondant. Vous pouvez alors faire une recherche par cours, salle, enseignant ou filière. La rubrique emploi de temps est accessible sur le site UAPV par l onglet Formation. Calendrier d examen Pour chaque semestre, une fois le calendrier d examen fixé, le secrétariat pédagogique de votre filière d inscription vous donnera l accès à la consultation des dates et horaires d examen. Attention, seuls les examens terminaux seront affichés. Les épreuves relevant du contrôle continu, vous seront indiquées tout au long du semestre (voir avec l enseignant ). Si votre secrétariat pédagogique n utilise pas cette option numérique, consulter les panneaux d affichage. Numéro d anonymat Ce numéro qui vous est attribué devra être reporté sur toutes les copies d'examens et intercalaires que vous utiliserez au cours d'une même année universitaire y compris les sessions de rattrapage. 4

5 Ce numéro est obligatoire. En son absence sur les copies, l'anonymat n'est plus garanti. Il est donc de votre responsabilité de ne pas l'égarer et de l'avoir sur vous au moment de chacune de vos épreuves. Vous pouvez tout au long de l année, après validation de votre inscription administrative, visualiser et éditer votre numéro d anonymat. Cette option peut vous permettre de retrouver rapidement cette info, avant un examen par exemple. Résultats aux examens Le secrétariat pédagogique donne l accès à vos résultats personnels, après réunion des jurys d examen. Vous avez alors la possibilité d éditer les relevés de notes des semestres déjà étudiés en jury, ainsi que, dans le cadre du LMD, un récapitulatif des résultats sur l ensemble des semestres du diplôme. Ce récapitulatif n est pas figé, il pourra évoluer en fonction de vos résultats, jusqu à validation définitive du diplôme. Chaque récapitulatif annule et remplace le précédent. Si un semestre ou niveau n est pas en ligne, c est que le secrétariat pédagogique est encore en attente d un résultat ou d une intervention du jury. ATTENTION, ce relevé de notes est provisoire et ne peut être considéré qu à titre indicatif. La validation définitive de vos résultats vous sera transmise sur papier, sous la forme d un relevé de notes, «en conformité avec le procès verbal de jury d examen». C est ce document officiel qu il faudra fournir pour justifier de vos résultats. Demande de stage Seuls les étudiants de l UFR Sciences et Langages appliqués sont pour le moment concernés par la procédure de demande de stage en ligne, les autres trouveront dans cette rubrique, les différents documents vierges à télécharger et à compléter. Dans tous les cas, faire parvenir 4 exemplaires au bureau des stages, signés préalablement par vous-même (ou votre représentant légal si mineur) et l'organisme d'accueil (signature ET cachet obligatoire). Tous les étudiants devant effectuer un stage (obligatoire ou volontaire) doivent impérativement fournir une attestation d'assurance responsabilité civile valable pour toute l'année universitaire au bureau des stages (à souscrire auprès des mutuelles étudiantes). Pour les départs à l'étranger, il faut en plus la carte européenne d'assurance maladie et pour les séjours hors Europe, une assurance supplémentaire précisant le lieu et la durée du stage. Sans ces éléments, aucune convention de stage ne pourra être signée. Procédure en ligne pour UFR SLA : Il s agit de compléter en ligne la demande, avant de l imprimer et de la soumettre à la signature des différentes parties. La demande doit être intégralement saisie sur ce site pour pouvoir imprimer une convention. Aucune mention manuscrite ne doit figurer sur cette convention sauf date et signature. Il faut donc établir la demande de stage en concertation avec l'organisme d'accueil, puis saisir l'ensemble des informations recueillies avant de pouvoir imprimer la convention à signer. Pour tout renseignement, s adresser par courriel au Bureau des Stages à l adresse électronique indiquée. Compléter l ensemble des zones avant de cliquer sur le bouton valider. Vous pouvez laisser certaines zones, en attente, à blanc mais l édition de la convention ne pourra se faire qu après 5

6 saisie de des zones obligatoires. En particulier, vérifier que vos coordonnées fournies lors de votre inscription à l Université sont toujours valides (adresse, téléphone et courriel obligatoire). Pour un stage à l étranger, un certain nombre de langues vous sont proposées pour la convention. Un fois votre demande saisie, vous pourrez revenir sur les informations fournies et rééditer la convention, tant que la demande n a pas été validée par le Bureau des Stages. Réinscription en 2 ème session d examen (licence) Pour les inscrits en licence, une session de rattrapage est proposée à ceux qui ont échoué. Pour chaque semestre de parcours, quelques UE font l objet d un examen terminal de 2 ème session. Vous ne pouvez vous réinscrire qu aux UE proposées. Choisir le semestre et parcours puis cocher les UE que vous souhaitez repasser. Vous ne pouvez repasser que les UE non obtenues dans les semestres non obtenus. Si vous ne vous réinscrivez pas, la note de première session sera conservée. Cliquer sur le bouton valider pour enregistrer votre inscription. Demandes préalables à l inscription administrative Cette option vous permet d accéder directement, sur le site de l UAPV, à la procédure de préinscription administrative. Il s agit d effectuer la demande préalable à l inscription de l année universitaire prochaine, dans le cadre d une réorientation, d une inscription dans une filière soumise à l étude d un dossier de candidatures, d une inscription en thèse, etc. Lire attentivement les informations explicitant les différents cas de figure. Réinscription administrative Si vous souhaitez vous réinscrire pour l année universitaire prochaine à l Université, cette procédure est ouverte à partir de juillet. Renseignez-vous bien avant cette date sur les éventuelles demandes préalables nécessaires (voir rubrique ci-dessus). Vous devez compléter puis éditer la demande et l'envoyer au Service des Etudes et de la Scolarité, à l'adresse indiquée sur la demande, accompagnée de l'ensemble des pièces à fournir, avant la date indiquée. Télécharger préalablement la notice explicative et lire attentivement la totalité du document. Soutenance de thèse (doctorat) Si vous êtes inscrit en doctorat, afin de préparer votre soutenance de thèse, vous devez compléter les annexes A et B obligatoires à la soutenance et les déposer dûment signés à l adresse indiquée, avant les délais figurant sur les documents. Cliquer sur le bouton compléter, remplir le formulaire puis cliquer sur imprimer pour éditer le document. 6

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