ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SPF FEDICT

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 37 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SPF FEDICT DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2008 par Sébastien SOYEZ Bruxelles 2009

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3 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SPF FEDICT DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2008 par Sébastien SOYEZ Bruxelles 2009

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5 REMERCIEMENTS La préparation et la conception d un tableau de tri pour l ensemble des directions et des services du Service public fédéral Technologie de l Information et de la Communication (SPF-Fedict) ainsi que pour l asbl e-gov a pu aboutir grâce à l appui total des membres impliqués, et plus particulièrement à celui de Katrien Steurtewagen en coordonnant l aspect pratique tant au cours de l enquête que lors de mes visites d inspection. Conscient de la problématique de l archivage et de son importance, notre démarche a pu s inscrire dans un réel esprit collaboratif en nous appuyant sur des agents soucieux des objectifs de notre mission et disposés à mettre en application nos éventuelles recommandations. Nous tenons également à remercier tout particulièrement Rolande Depoortere, chef de la section «Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection» aux Archives de l État, pour ses conseils avisés, sa disponibilité et son professionnalisme ainsi que les membres de cette même section pour la mutualisation des savoirs et des bonnes pratiques. Sven Forster, directeur de la DG Gestion de l Information, pour son travail de coordination et de relais. Et bien sûr tous les autres membres du personnel du SPF-Fedict et de l asbl e-gov rencontrés lors de nos visites d inspection pour leur disponibilité et leur coopération. Nous espérons que ce tableau de tri deviendra un outil qui facilitera le travail quotidien de l ensemble des agents de cette administration et pourra notamment servir de base à la conception d un système de gestion de leurs connaissances. 5

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7 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE...11 LISTE DES ACRONYMES ET DES ABRÉVIATIONS...13 INTRODUCTION...15 Qu est-ce qu un tableau de tri?...15 Le contexte de la publication...15 La mise en application d un outil de management...15 Les étapes de la réalisation...16 CADRE HISTORIQUE ET ORGANISATIONNEL...17 Histoire du producteur d archives...17 Compétences et activités du producteur...17 Organisation et fonctionnement du producteur...21 ORGANIGRAMMES...29 PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES...35 I. Situation générale de la production d archives...35 I.1. Le classement des archives...37 I.2. La gestion, la conservation et le stockage physique des archives...37 II. La sélection des archives...39 II.1. Principes généraux...39 II.2. Gestion, conservation et principes spécifiques de la sélection par direction / service...40 III. La problématique des archives électroniques...51 III.1 Les s...51 III.2 Les bases de données...52 III.3 Les tableurs graphiques...53 III.4 Les documents textuels...53 III.5 Les sites internet...53 IV. Le concept de la documentation au sein des archives

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9 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE SOURCES IMPRIMÉES Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la Capitale du Royaume, Bruxelles Documents parlementaires de Belgique. Chambre des Représentants. Guide des ministères, Bruxelles, 1951Moniteur belge, Bruxelles, (et Moniteur belge, Londres, ). Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique, Bruxelles, Rapport d activités du SPF-Fedict, Bruxelles, Rapport d activités 2006 du SPF-Fedict, Bruxelles, Rapport d activités 2007 du SPF-Fedict, Bruxelles, Répertoire des actes du ministère de l Intérieur et de la Fonction publique / Repertorium van de handelingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Openbaar Ambt, Vade-mecum du SPF-Fedict (document interne du SPF-Fedict), BIBLIOGRAPHIE COPPENS H., DESMAELE B., SCHOUPS I., THÉRY L., Directives pour l étude des ministères belges considérés comme des formateurs d archives (Miscellanea Archivistica. Manuale, 10), Bruxelles, Archives Générales du Royaume, Guide de l administration fédérale : Tome 1 : Les Ministères fédéraux, Bruxelles : Service fédéral d information, MAST A., ALEN A. et DUJARDIN J., Précis de droit administratif belge, Bruxelles, PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H., NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l État en Belgique : I : Gestion des Archives (Miscellanea Archivistica. Manuale, 16), Bruxelles, Archives générales du Royaume, VAN DEN EECKHOUT P., VANTHEMSCHE G. et VELLE K., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België 19e-20e eeuw, Bruxelles, Vubpress,

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11 LISTE DES ACRONYMES ET DES ABRÉVIATIONS A-L Arrêté-Loi AAJB Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique AM Arrêté Ministériel AR Arrêté Royal BPR Business Process Reengineering BSC Balanced Scorecard CM Circulaire ministérielle DG Direction générale DIRCOM Comité de Direction FOD Federale Openbare Dienst FSO Fedict Support Office GM Guide des ministères ICT Information & Communication Technologies (souvent utilisé pour dénommer le service informatique d un département, d une DG ou d un SPF) INFOSEC Information Security Management KPI Key Performance Indicators (Indicateurs clés de performance) MARCOM Marketing & Communication MB Moniteur belge MPM Moderniseringsprojecten / Projets de modernisation OPERA Pasin. Opportunity and Portfolio Evaluation and Recommendation of Actions (= Comité de Direction opérationnel) Personnel & Organisation (souvent utilisé pour dénommer le service du personnel d un département, d une DG ou d un SPF) Pasinomie SPF Service public fédéral SPF-Fedict Service public fédéral - Technologie de l Information et de la Communication P&O 11

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13 INTRODUCTION QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est un instrument de gestion qui présente une nomenclature systématique des catégories d archives produites par une institution et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive, autrement dit un outil indiquant quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu ils auront perdu toute utilité administrative. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION Cet instrument est réalisé à l instigation des Archives de l État mais est l aboutissement d une requête lancée en 2004 par le président du SPF-Fedict, Jan Deprest, relayée par Katrien Steurtewagen. Les premières inspections remontent à 2005 quand l archiviste Baudouin D Hoore a établi un rapport sur la situation des archives. Ce dernier mettait en évidence la très bonne organisation de la gestion et de l archivage des documents papier et recommandait la rédaction d un tableau de tri systématique présentant une situation globale des archives du SPF-Fedict, tant sur support papier que sur support électronique. Le présent tableau de tri est la concrétisation de ce projet. LA MISE EN APPLICATION D UN OUTIL DE MANAGEMENT La réalisation d un tableau de tri pour un service public fédéral tel que le SPF-Fedict ne doit pas seulement être un outil de gestion utile au transfert futur des archives destinées à être conservées. Il doit également et surtout être un outil de bonne gestion documentaire au sein d une administration fédérale et, dans ce cadre, devenir un outil essentiel de la gestion de toute l information pertinente (records management), donc de gestion des connaissances (knowledge management). Nous espérons que cet outil de management de l information que représente le présent tableau de tri pourra contribuer au développement d une gestion efficace et globale des documents d archives du SPF-Fedict. Il peut en effet fournir autant d arguments pertinents pour les décideurs, les responsables de tout niveau dans l attribution de moyens humains et matériels adaptés en vue d assurer un meilleur contrôle du cycle de vie des documents d archives, de la production à la conservation. Ce tableau de tri constituera assurément une étape importante dans la perspective de mise en place future d un système (électronique) de records management intégré et global au niveau du SPF-Fedict mais pourra le cas échéant servir de banc d essai (test-bed) dans une gestion moderne des archives pour l ensemble des directions et des services puisqu il offre une vue d ensemble véritable cartographie générale des processus de travail du SPF-Fedict et donc de ses documents (d archives) produits et reçus. 13

14 LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION Après concertation avec la responsable de la Section «Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection» des Archives de l État, un premier courrier officiel a été transmis fin novembre 2007 au président du SPF-Fedict. Une première séance d information générale destinée à l ensemble des directions de la DG a été organisée le 9 janvier 2008 où notre plan de travail fut exposé. Il avait été convenu de procéder de la manière suivante : 1) une première enquête écrite sur base de formulaire (électronique) envoyé à chaque direction / service / cellule ; 2) une visite d inspection (de contrôle) systématique auprès de chaque direction, service et cellule ; et 3) la rédaction finale du tableau de tri au terme des deux premières étapes. Enquête (de janvier à février 2008) Les formulaires d enquête ont été envoyés dès le 10 janvier Il avait été convenu que chaque personne désignée par le SPF nous transmette le formulaire complété au plus tard à la mi-février. Sur base du résultat de l enquête (certains formulaires d enquêtes nous ont été transmis lors de nos visites d inspection), un premier descriptif a été établi par direction et par cellule/service. La plupart des formulaires transmis présentaient une bonne description tant de la partie concernant la présentation du service que de la partie concernant la gestion des archives. Par contre, les informations relatives à la production des archives (en particulier la description des séries d archives) étaient souvent incomplètes, ce qui rendait nos visites d inspection indispensables. Visites d inspections (de mars à avril 2008) Les visites de contrôle se sont déroulées de début mars à mi-avril. Plus de 20 demi-journées ont été nécessaires aux visites proprement dites et une journée pour le contrôle des archives conservées au 4ème étage du bâtiment du SPF (rue Marie-Thérèse 1/3). Après chaque visite, une ébauche de tableau de tri a été envoyée aux personnes de contact afin de compléter, si nécessaire, les éléments décrits. Élaboration du tableau de tri du SPF-Fedict et de l asbl e-gov (d avril à juillet 2008) Dès le mois de mars, nous avons partiellement entamé la rédaction des tableaux de tri, en ce compris la partie introductive. Nous avons également élaboré les tableaux stricto sensu au fur et à mesure de nos visites. Une première version a été finalisée le 28 juin 2008 pour laquelle une demande de vérification a été introduite le 30 juin Toutes les personnes rencontrées lors de nos visites, par l intermédiaire de notre personne de contact au sein du SPF, Katrien Steurtewagen, se sont vues demander de vérifier les données décrites dans les tableaux et d apporter le cas échéant des éclaircissements sur les derniers détails manquants. Un ultime complément d information a été nécessaire pour certains services notamment les directions générales qui ne disposent pas d un secrétariat spécifique. Ainsi entièrement revus et adaptés, les deux tableaux de tri présenteront l ensemble des données relatives aux séries d archives dans une version entièrement validée par les Archives de l État et le Service public fédéral Technologie de l Information et de la Communication (SPF-Fedict) et l asbl e-gov. 14

15 CADRE HISTORIQUE ET ORGANISATIONNEL HISTOIRE DU PRODUCTEUR D ARCHIVES La création du Service public fédéral Technologie de l'information et de la Communication (SPF-Fedict) est instituée par l arrêté royal du 11 mai Dans le contexte de la réforme de l administration fédérale (réforme «Copernic»), la refonte des anciens ministères en services publics fédéraux constitue le point de départ de l existence de ce nouveau département créé sur base des activités en lien avec l informatisation et le développement d applications en matière d administration électronique (e-government). Les activités présentes actuellement au sein du SPF-Fedict étaient anciennement gérées par le Ministère de la Fonction publique (et de la Modernisation de l administration) dès Elles étaient organisées autour d une cellule de gestion. Dissout après la réforme Copernic, ce ministère allait donner naissance à plusieurs nouvelles entités : le SPF Personnel & Organisation, pour ce qui relevait de l organisation et de la gestion du personnel à l échelon fédéral, le SPF Budget & Contrôle de la gestion, pour ce qui avait trait à la gestion budgétaire et financière, et enfin le SPF-Fedict pour ce qui concernait l e-government et les technologies de l information et de la communication. Même si l arrêté de création date de mai 2001, le début effectif du SPF-Fedict est réalisé par la publication de l arrêté ministériel du 1 er février mettant en exécution l arrêté royal du 11 mai A partir de cette date, cette nouvelle structure reprend l ensemble des activités des services de l ancien Ministère de la Fonction publique chargés des missions du SPFFedict ainsi que le service «FEDENET»3 des Services du Premier Ministre à l exception de la partie reprise par le SPF Chancellerie et Services généraux (cf. compétences infra). Suite à la modification survenue lors de la publication de l arrêté royal du 15 mars , le SPF-Fedict est placé sous l autorité du Secrétaire d État à l Informatisation de l État. Depuis fin 2007, ces attributions sont passées dans les mains du Ministre de l Entreprise et de la Simplification. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR L arrêté royal de création du SPF-Fedict daté du 11 mai délimite clairement son champ d activités. Placé dans un premier temps sous l autorité du ministre qui a la fonction publique dans ses attributions6, le rôle du SPF-Fedict est d assurer un certain nombre de missions dans le domaine de l e-government et des technologies de l information et de la communication. Pour atteindre ces objectifs, il est chargé de : 1 Moniteur belge du 15 mai Moniteur belge du 8 février FEDENET constitue une forme d intranet des autorités fédérales. Son développement (cf. ciculaire FEDENET - Moniteur belge du 3 mars 1998) décide la mise en place d un réseau permettant l échange d informations au sein de l autorité fédérale (fonction Mail) et offre à l autorité fédérale la possibilité de consulter des données de manière systématique dans les banques de données disponibles et de mettre elle-même à la disposition de ce réseau des données d intérêt politique général (fonction banque de données). 4 Moniteur belge du 16 avril Moniteur belge du 15 mai Cf. le tableau évolutif ci-après montrant l évolution des Ministres et des Secrétaires d Etat ayant eu les SPF-Fedict dans leurs attributions. 2 15

16 - développer une stratégie commune en matière d e-government et d en surveiller le respect ; promouvoir et de développer l homogénéité et la cohérence de la politique à l aide de cette stratégie commune ; assister les services publics fédéraux lors de la mise en œuvre de cette stratégie commune ; développer les normes, les standards et l architecture de base nécessaires pour une mise en œuvre efficace de la technologie de l information et de la communication à l appui de cette stratégie, et en surveiller le respect ; développer des projets et des services qui englobent potentiellement l ensemble des services publics fédéraux et qui soutiennent cette stratégie commune ; gérer la collaboration avec les autres autorités en matière d e-government et de technologie de l information et de la communication 7. A la date du 1er février 20028, le SPF-Fedict reprend l ensemble des activités des services du Ministère de la Fonction publique chargés des missions en matière d administration électronique ainsi que le service FEDENET (intranet des autorités fédérales) qui dépend à ce moment des Services du Premier Ministre 9. La circulaire des Services du Premier Ministre qui introduisait le service FEDENET 10 prévoyait un accès pour les administrations fédérales suivantes : les ministères fédéraux, les organismes d intérêt public, toutes les autres institutions de la Fonction publique administrative fédérale et le Pouvoir judiciaire. Le service FEDENET est né de la modernisation de l ancien système BISTEL en place depuis le milieu des années quatre-vingts11. Décidé le 31 mars 1995 en Conseil des Ministres, c est en décembre 1996 qu un contrat est attribué et ouvre la voie vers ce nouveau système baptisé FEDENET. Son objectif pour l autorité fédérale est double : mettre en place un réseau permettant l échange d informations (fonction Mail), offrir la possibilité de consulter des données de manière systématique dans les banques de données disponibles et permettre la mise à disposition de ce réseau des données d intérêt politique général (fonction banque de données). Même si le choix s est porté sur la technologie Internet, le service FEDENET est toutefois un réseau interne12. Dans les services prévus, on retrouve l application «Banques de données» qui comprend Belga, les Agences de presse étrangères (UPI, Reuter, AFP), les archives Belga (Belgadoc) à partir de 1984 et le Moniteur belge. 7 Arrêté royal du 11 mai 2001 (Moniteur belge du 15 mai). Moniteur belge du 8 février A l exception de la partie reprise par le SPF Chancellerie et Services généraux (cf. tableau de tri des archives du SPF Chancellerie du Premier Ministre, prochainement publié par les Archives de l Etat). 10 Moniteur belge du 3 mars BISTEL (Belgian Information System By Telephone) est un système informatique électronique qui d'une part procurait un accès à des bases de données et, d'autre part, assurait la communication entre les différents cabinets de l'autorité fédérale belge au moyen d'un service postal (cf. circulaire du Premier ministre du 12 juillet 1985, Moniteur belge du 25 juillet 1985)

17 TABLEAU ÉVOLUTIF DES MINISTÈRES AYANT EXERCÉS DES COMPÉTENCES EN MATIÈRE DE «GESTION FÉDÉRALE DE LA TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION» : Dates Organe responsable Base légale (création / modification / abrogation) Compétences / Décisions SERVICES DU PREMIER MINISTRE (ATTRIBUTIONS CONFIÉES AU PREMIER MINISTRE) 1998 Services du Premier Ministre Circulaire des Services du Premier Ministre (MB du 3 mars 1998) Le système Bistel est progressivement remplacé par le système Fédénet (1998) MINISTÈRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA MODERNISATION DE L ADMINISTRATION (ATTRIBUTIONS CONFIÉES AU MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE) Cellulle de l informatisation de l administration fédérale Circulaire sur l organisation du ministère13 Une cellule en charge de l informatisation de l administration fédérale est progressivement mise en place au sein du Ministère de la Fonction publique. Une partie des compétences est maintenue au sein des services du Premier ministre. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la Capitale du Royaume, Bruxelles, 1999,

18 Dates Organe responsable Base légale (création / modification / abrogation) 2001 SPF-Fedict AR du 11 mai 2001 (MB du 15 mai 2001) Compétences / Décisions L arrêté royal porte la création du Service public fédéral Technologie de l'information et de la Communication AUJ SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (SPF-FEDICT) 2002 SPF-Fedict + Fedenet AM du 1er février 2002 (MB du 8 février 2002) Cet arrêté ministériel met en exécution l'arrêté royal du 11 mai 2001 portant création du Service public fédéral Technologie de l'information et de la Communication. Ce SPF reprend le personnel des services ou parties des services suivantes : 1) les parties des services du Ministère de la Fonction publique chargé des missions du Service public fédéral Technologie de l'information et de la Communication et 2) le service FEDENET des Services du Premier Ministre à l'exception de la partie reprise par le Service public fédéral Chancellerie et Services généraux SPF-Fedict AR du 15 mars 2004 (MB du 16 avril 2004) Cet arrêté royal place le Service public fédéral Technologie de l'information et de la Communication sous l autorité du Secrétaire d État à l Informatisation de l État SPF-Fedict - Depuis fin 2007, le SPF-Fedict est placé sous l autorité du Ministre pour l Entreprise et la Simplification 18

19 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR En se référant à la situation existante en 2007, le Service public fédéral - Technologie de l Information et de la Communication14 (SPF-Fedict) est organisé de la manière suivante (cf. également les organigrammes présentant l évolution organisationnelle de ce SPF en fin de partie) : comité de direction (sous la responsabilité du président) ; 4 directions générales : la direction générale de la Gestion des programmes et des projets, la direction générale de la Gestion des services, la direction générale des Standards et de l architecture du système et la direction générale de la Gestion de l information ; 3 services d encadrement : le service de l ICT et de la Logistique, le service du Budget et du Contrôle de la gestion et l Economat et le service du Personnel et de l Organisation (en ce compris le Secrétariat et le support de facilitation) ; et 6 services de support : le service «Marcom» (Marketing et Communication) et de la traduction, le service «Infosec» (Information Security Management), le service «FSO» (Fedict Support Office), le service juridique, le service des Marchés publics et le service des Relations avec les autorités. Le SPF-Fedict comptait en 2007 entre 80 et 100 collaborateurs. Il disposait en 2006 d un budget annuel de près de 26 MEUR (millions d euros)15. La particularité dans le fonctionnement du SPF-Fedict est qu il est centré sur la synergie entre ses différentes composantes. Dans le but de réaliser la politique du gouvernement en matière d e-government, ce SPF est responsable de la mise en œuvre des programmes qui permettront le développement de projets spécifiques (par l entremise de la direction générale «Gestion de programmes et de projets» avec le soutien opérationnel des directions générales «Gestion de l information» et «Standards et Architecture du système» ainsi que, le cas échéant, des services de support concernés). Le résultat de ces projets donne parfois lieu à la mise sur pied de services. Le SPF-Fedict (notamment par le biais de sa direction générale «Gestion des services») est ensuite chargé de gérer la panoplie de ces services offerts en garantissant leur maintenance et leur éventuel développement ultérieur. Citons-en quelques-uns : le portail fédéral, l ensemble des applications de l e-id, le module Tax-on-Web, le portail de la police fédérale (Police-on-web). Le Service de la Présidence Le service est articulé autour du Président et de son comité de direction. Ce dernier, outre son président, est composé des directeurs des quatre directions générales et des directeurs de trois services d encadrement. Le secrétariat de la présidence est assuré par le service d encadrement «P&O, Secrétariat et Support de facilitation» (cf. ci-après) qui gère dans la pratique le pôle des secrétaires (assistant management), tant au niveau de la présidence qu au niveau des directions générales. Il n existe donc pas de service de secrétariat traditionnel au sein de chaque entité (présidence, directions générales et services) mais bien un pôle de secrétariat repris dans le service d encadrement précité offrant un soutien administratif transversal suivant les besoins. Outre le comité de direction, il existe également un comité de direction opérationnel (OPERA16) qui constitue la force motrice de la collaboration entre les services. Il s agit d une réunion de «sponsors» de programmes relatifs à l ICT et à l e14 Suivant la présentation organisationnelle du dernier rapport d activités pour l année Les données reproduites ici sont extraites du Rapport d activités de 2006 du SPF Fedict. 16 Opportunity and Portfolio Evaluation and Recommendation of Actions

20 government. Ces sponsors traduisent la vision stratégique du Comité de direction en activités opérationnelles, qu ils confient ensuite à un gestionnaire de programmes et à une équipe de gestionnaires de projets, de gestionnaires de services et d architectes de projets. Chaque sponsor veille à ce que les ressources humaines et financières suffisantes soient disponibles pour l exécution de son programme, et assure le suivi des activités du gestionnaire de programme ainsi que de son équipe (cf. schémas présentés en fin de partie). Les Directions générales Les quatre directions générales constituent les services opérationnels du SPF-Fedict : la «Direction générale de la Gestion des programmes et des projets», la «Direction générale de la Gestion des services», la «Direction générale des Standards et de l architecture du système» et la «Direction générale de la Gestion de l information». La «Direction générale de la Gestion des programmes et des projets» est chargée d élaborer des applications et des services dans le domaine de l ICT, de l e-government et de l e-society, en partenariat avec les services publics fédéraux qui deviendront les gestionnaires de ces applications et de services développés. Elle met également en place un centre de compétence et d expertise en gestion des projets et de programmes pour l ensemble des acteurs du domaine. L organisation de la direction générale s articule autour des gestionnaires de programmes et de projets et du project management office. Sa mission principale est donc d assurer la réalisation des projets du SPF-Fedict en développant non seulement la gestion de ses programmes et de ses projets mais également les produits et services dans le cadre de la prestation de services de Fedict et les projets d e-government auprès des institutions demanderesse. Afin de réaliser ses objectifs, la direction générale est responsable du développement des compétences, des processus et des modèles de gestion professionnelle des projets en matière d e-government et d ICT. Elle est en outre responsable de la sélection et du processus de gestion des programmes et des projets ainsi que du transfert des résultats (produits et services) vers le responsable du service concerné (qu il soit interne au SPF-Fedict ou externe chez un partenaire). La «Direction générale de la Gestion des services» offre quant à elle des services spécifiques à des groupes cibles identifiés. Ceux-ci concernent principalement l ensemble des services publics fédéraux et leurs utilisateurs finaux (en d autres mots les utilisateurs des services). Le support offert aux différents services publics permet une gestion autonome des applications développées. Elle met également en place un centre de compétence et d expertise en gestion des services. Afin de réaliser ses objectifs, la direction générale organise son activité autour de l IT Transition Management, responsable de la gestion de la transition entre projet et service et de la présentation du catalogue de services, du Service Delivery, qui est chargé de la livraison effective du service aux bénéficiaires et le Service Support, chargé du support aux utilisateurs finaux. L objectif de cette direction est multiple : - assurer la gestion des services en matière d e-government et ICT communs en développant des compétences, des processus et des modèles de la gestion de services, en établissant une organisation de service professionnelle (support aux utilisateurs finaux, livraison aux clients, gestion des infrastructures et gestion des applications) et en gérant le catalogue des services offerts par le SPF-Fedict) ; - assurer les relations avec les fournisseurs du SPF-Fedict (ceux qui fournissent une prestation lors de développement de service) dès la phase d acquisition dans le cadre de la loi sur les marchés publics ; assurer un service ability (facilité de service) de tous les développements du SPF-Fedict, en participant dès le départ à la définition de service avec le client, en définissant les impératifs de niveau de service et en dirigeant la réception des services, le tout en support du chef de projet (projets internes au SPF-Fedict et externes dans le cadre de certains développements) ; - encadrer au niveau logistique la mise en œuvre opérationnelle des services e-government tant pour les gestionnaires de systèmes que pour les utilisateurs (supporter l acquisition des compétences et capacités nécessaires et transfert de l exploitation des services), mettre sur 20

21 pied des centres d expertise dans les domaines du service management, de la sécurité de l information et de la légistique et surveiller la qualité des services en appliquant des contrats de garantie de service (service level agreements - SLA). Cette direction était également à l origine active dans la mise en place d une gestion de la sécurité de l information, tant au niveau des besoins du SPF-Fedict que pour les systèmes d information externes17. La «Direction générale des Standards et de l architecture du système» définit l architecture technique de base nécessaire à l utilisation de services de base de l e-government par les services publics fédéraux. Elle définit également les normes et règles correspondantes afin d assurer une collaboration technique entre les services publics concernés. En d autres mots, elle est chargée de mettre en œuvre des synergies dans le domaine ICT, en particulier pour ce qui est des applications développées dans le cadre d initiatives e-government. C est cette direction qui se voit également confier le soin d analyser les évolutions techniques/technologiques et de manière sous-jacente les directives, les normes et les standards qui en découlent dans le but d assurer une interopérabilité des systèmes et des documents au sein de l administration fédérale. Elle est responsable de la mise en place d un centre de compétence et d expertise en technologie informatique. La direction générale organise son activité et entretient son expertise autour de matières liées à l architecture de réseau, l architecture d intégration, l architecture d applications, l architecture de sécurité et la problématique de l interopérabilité (des systèmes et des services). La mise en place d une architecture de base pour l ICT et l e-government destiné à l ensemble des acteurs fédéraux, est réalisée grâce aux moyens suivants : la définition et la réalisation de l architecture en question, le support à la réalisation des versions successives de cette architecture et la définition et la promotion des standards d architecture. Son rôle est donc d assurer le développement des compétences, des processus et des modèles relatifs aux architectures techniques, de définir des standards d architecture, une architecture technique de base pour l e-government, de réaliser cette architecture via les programmes mis en œuvre par le SPFFedict (cf. supra), de fournir une expertise technique spécifique au niveau des projets et des programmes et de réaliser l architecture conçue pour les autres services publics fédéraux. La «Direction générale de la Gestion de l information» analyse et améliore les flux d informations qui existent au sein de l administration fédérale. Afin de permettre l échange d informations, la direction générale définit des sources authentiques d informations, en les rendant accessibles aux services publics fédéraux et aux institutions publiques. Elle est chargée de la mise en place d un centre de compétence et d expertise dans le domaine de la gestion de l information. La direction générale organise son activité autour de son directeur général, d un expert en gestion de l information et d un business process analyst. Afin d optimiser la circulation de l information au sein de l administration fédérale, cette direction générale a donc comme objectif de normaliser les éléments d information et les flux d information concernés, de normaliser le support des échanges d information et la modélisation du processus métier, des sous-processus et des activités ainsi que de communiquer sur les éléments d information et de processus et sur l activité disponible et réutilisable. Dans ce cadre, elle vient en support des autres directions générales en particulier de la direction générale des Standards et de l Architecture du système dans le cadre du développement de standards pour les instruments d échange d information. Les Services d encadrement Le SPF-Fedict présente trois services d encadrement qui sont partagés (shared services) avec trois autres services publics fédéraux (le SPF Chancellerie du Premier Ministre, le SPF Personnel & Organisation et le SPF Budget & Contrôle de la Gestion) : le service ICT, le 17 Depuis 2004, cette tâche est assurée par un service spécifique au sein du SPF-Fedict : le service de support Information Security Management Infosec - cf. infra. 21

22 service Budget et contrôle de la gestion et de l économat et le service Personnel et organisation. Le Service ICT (shared service) est responsable des activités, des applications et de l infrastructure internes en matière d ICT des quatre services publics fédéraux précités. C est aussi ce service d encadrement qui se charge des services ICT de base tels que la gestion du travail mobile (télétravail), du courrier électronique, du service de fichier et d impression et de l accès à l Internet. Tous les clients de ce shared service ICT ont leurs propres exigences spécifiques. Le service est centralisé au sein du SPF-Fedict mais possède un relais au sein de chaque SPF géré par un coordinateur local. Chaque département local peut, pour son fonctionnement, faire appel au département central ainsi qu aux autres départements locaux. Cette façon de procéder permet de partager du personnel et des ressources financières et de ne pas devoir disposer de toutes les compétences dans chaque département. Par ailleurs, cette cellule fournit des services de téléphonie et de déplacement d infrastructure ICT en cas de déménagement. Le service partagé ICT a aussi développé plusieurs applications simplifiant la gestion interne des SPF (applications générales ou spécifiques à un SPF). La cellule ICT offre donc à l ensemble de ses départements locaux des garanties de qualité sur le plan de la disponibilité, de la sécurité, de la performance, de la transparence et de la flexibilité. Depuis 2006, le SPF-Fedict a procédé, en collaboration avec BELNET 18, à la rénovation du réseau informatique FedMAN19. Ce dernier relie les administrations fédérales entre elles ainsi qu'avec le citoyen, les applications d e-government et Internet. Grâce à ce nouveau réseau, les services prestés par les pouvoirs publics et l'efficacité des échanges de données entre services publics bénéficieront d'une nouvelle amélioration. Le nouveau FedMAN II est accessible à tous les fonctionnaires fédéraux de Bruxelles, soit environ personnes travaillant sur 24 sites. Le réseau permet d assurer une connexion rapide et sécurisée vers la plupart des applications d'e-gouvernment, telles par exemple le portail fédéral la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS), Tax-on-Web, la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), ou le télétravail des fonctionnaires. Le Service du Budget et du Contrôle de la gestion et de l Économat est l antenne locale du shared service Budget & Contrôle localisé au SPF Budget. Cette antenne au sein du SPFFedict est responsable du planning financier, du budget ainsi que du suivi et du contrôle interne. Concrètement, la cellule élabore des instruments afin de pouvoir, sur la base des objectifs stratégiques et opérationnels de chaque SPF, planifier, exécuter et évaluer le budget. Cela permet à chaque SPF bénéficiant de ce service partagé, de gérer de manière optimale les moyens qui leur sont octroyés. Bien entendu, le service B&CG soutient aussi la direction de chaque SPF dans le cadre de l optimisation des différents processus. Au sein du SPF-Fedict, le service B&CG est également chargé du facility management et de l économat. Le Service Personnel et Organisation est responsable, en étroite collaboration avec les responsables du management des services publics fédéraux, du recrutement, de l accueil, de la formation et du développement du personnel. Le service se charge aussi de l administration du personnel et du suivi des conditions de travail. Une autre mission de ce service d encadrement est le support de facilitation, pris en charge par le chauffeur et le personnel d entretien. Les assistants du management et la responsable de l accueil se chargent quant à eux du support administratif et assurent un pôle de secrétariat au service des directions générales. La partie du service en charge de la gestion du personnel constitue un service d'encadrement qui englobe les services d'encadrement Personnel & Organisation des quatre SPF précités. Il est responsable du développement de l organisation ainsi que de l apport et du développement des bonnes compétences au sein de ces SPF. Concrètement, P&O se charge du planning, du recrutement, de l accueil, de la formation et du développement du personnel 18 Service d état à gestion séparée du SPP-Politique scientifique fédérale. FedMAN : Federal Metropolitan Area Network ; le développement de ce projet est réalisé en collaboration avec la direction générale des Standards et de l Architecture du système

23 et ce, toujours en étroite collaboration avec le management des SPF. Le service se charge aussi de l administration du personnel et du suivi des conditions de travail. Chez Fedict, la cellule P&O s est vue attribuer une mission supplémentaire hors du champ de compétences du service d encadrement, il s agit de l office support management. Cette cellule est constituée de plusieurs personnes qui apportent un soutien administratif et des services spécifiques aux membres du personnel du SPF-Fedict. Tout d abord le pôle d assistants du management qui sont chargés d apporter un soutien aux managers et aux collaborateurs de l équipe dont ils font partie. Ils collaborent avec les autres services d'encadrement, les membres des différentes équipes de projets pour les missions qui leur sont confiées, ainsi qu avec les clients, fournisseurs et autres personnes de contact au sein de l administration. Ils offrent un support sur le plan organisationnel et administratif. Pour illustrer cette activité, ils sont chargés du suivi et du traitement du courrier entrant et sortant et de toute autre communication, ainsi que de l organisation, du suivi et de la préparation de réunions, de la rédaction de rapports, de la gestion des agendas et de la coordination administrative de dossiers. Ils ne sont pas affectés strictement à un service en particulier. En cas d absence, ils sont chargés de se remplacer mutuellement, et quand le travail l exige, travaillent de concert. Nous pouvons également citer les autres composantes de cet office support management : le responsable de l accueil, le chauffeur et les collaboratrices d entretien. Les Services de support Le SPF-Fedict dispose de six services dits de support : le service Marcom ( Marketing & Communication) et de la traduction, le service Infosec (Information Security Management), le service FSO (Fedict Support Office), le service juridique, le service des Marchés publics et le service des Relations avec les autres autorités. Le Service «Marcom» met sur pied des actions de communication afin d informer les autres services publics fédéraux, mais aussi les entreprises et le grand public, des activités et missions du SPF-Fedict. Par ailleurs, ce service veille également à informer les collaborateurs internes du SPF-Fedict et coordonne le volet «Communication» des projets d e-society. Une cellule de ce service s occupe en particulier des traductions à réaliser pour l ensemble du SPF et, suivant les besoins, pour d autres acteurs externes notamment les autres services publics fédéraux. Le service Marcom s occupe de la communication externe et interne du SPF-Fedict. L objectif principal en matière de communication interne est la diffusion d informations liées à l organisation. Le Service «Infosec» veille à la sécurisation des informations lors de transactions liées à l ICT et à l e-government. Il s agit tant des données privées des citoyens que des informations classifiées. Cela concerne tant les besoins spécifiques du SPF-Fedict que l aspect de gestion des systèmes d information qui lui sont confiés. Dans le cadre de la promotion et du support de la sécurité de l information, ce service est responsable de la mise sur pied d un forum spécialement dédié à ce sujet (forum «Infosec»). Il rassemble les conseillers en sécurité de l ensemble des SPF. Le but est d y coordonner la gestion de la sécurité de l information. Le service «Infosec» est également le représentant aux groupes de travail liés à la gestion de la sécurité de l information et assure par ailleurs le secrétariat de la plate-forme de concertation sur la sécurité de l information. Dans ce cadre particulier, le SPF-Fedict, par le biais de son service «Infosec», est amené à traiter les aspects technologiques et organisationnels de la sécurité de l information. La plate-forme réunit tous les acteurs concernés par la sécurité des informations de l administration. Dans le cadre de la gestion des risques au sein des différents SPF et de la problématique de la continuité de service, il est également chargé de rassembler, d analyser et de préparer toute l information nécessaire pouvant être utile aux acteurs concernés. Il est enfin chargé de mettre en place une procédure de certification et d homologation pour les systèmes gérants pour des informations classifiées. 23

24 Le Service Fedict Support Office (FSO) maintient un aperçu de l ensemble des études, des programmes, des projets et des services en cours au sein du SPF-Fedict. L initiative du lancement du service «FSO» a été prise en septembre 2006 et a été concrétisée par le comité de direction opérationnel d avril A l aide du système d évaluation Balanced Scorecard, ce service dresse également un aperçu mensuel précis permettant de savoir où le SPF-Fedict en est dans la réalisation de ses objectifs stratégiques. Le Fedict Support Office gère et maintient l aperçu de l ensemble des études, programmes, projets et services en cours. Cet aperçu comprend des informations sur la progression et la gestion de chacune de ces activités. Ces informations de management permettent au comité de direction opérationnel (OPERA) de diriger correctement les différents programmes et d engager de manière optimale des ressources humaines et financières. Le Service juridique offre une expertise dans des domaines liés à l ICT, comme le droit de l informatique, l e-commerce et la propriété intellectuelle. Ce service est mis à la disposition des autres services publics fédéraux. Le service juridique du SPF-Fedict travaille également en collaboration avec des centres juridiques et des cabinets d avocats spécialisés dans les matières ICT. Le service juridique de Fedict est chargé de fournir plusieurs types de consultance : de la consultance juridique relative aux projets, de la consultance juridique relative aux marchés publics et aux contrats, de la consultance juridique relative à la gestion des informations, en matière de technique législative (soutien consultatif), d aide en cas de différends et de gestion des connaissances (élaborer une base de documentation juridique). Le Service des Marchés publics met à la disposition l expérience que le SPF-Fedict possède dans les domaines de l adjudication, de l attribution et du suivi des marchés publics (tant en interne que vers les autres services publics). Ce service est chargé de la gestion opérationnelle en matière de sélection des fournisseurs et sous-traitants, de l élaboration des contrats et du suivi des dossiers d achat. Le Service des Relations avec les autres autorités entretient les contacts avec les autres autorités belges, européennes et internationales. Ce service assure le suivi des initiatives d e-government au niveau régional et/ou international afin d identifier celles auxquelles le SPF-Fedict doit chercher à participer. Il fait office de lobbying dans l adoption des normes et des services offerts par le SPF-Fedict par la communauté internationale, notamment l Union européenne et y défend les intérêts de la Belgique. Au niveau belge, il est chargé des relations avec les autres autorités fédérées (régions et communautés), ainsi que les villes et communes. Sa mission couvre aussi le networking, l organisation de visites de délégations étrangères en Belgique et la présentation des réalisations du SPF-Fedict en vue de l octroi de récompenses internationales et européennes. Ce service participe activement à l International Council for Information Technology in Government Administration (ICA) qui est une organisation internationale sans but lucratif érigée en 1968 dont la mission est d entretenir un échange informel d idées, de connaissances et d expérience concernant la gestion, l impact organisationnel et l utilisation des technologies de l information. La vice-présidence de ce conseil est actuellement assurée (pour une période de 2 ans) par le représentant des Relations avec les autorités du SPF-Fedict. L événement principal de l ICA est son congrès annuel, lors duquel des groupes d étude présentent à huis clos les résultats et recommandations de leurs études effectuées pour le compte de l ICA. Dans son rôle de vice-président, le représentant de ce service sera le bras droit du président de l ICA et sera chargé de gérer tous les groupes d étude, de rechercher de nouveaux membres pour le réseau des représentants nationaux et d assurer la responsabilité du nouveau site web. 24

25 Mode de fonctionnement du SPF-Fedict (de la politique du ministre à la vision stratégique) La mise en œuvre des programmes d activités du SPF-Fedict nécessite une structure adaptée et spécifique articulée en trois niveaux de décision : le niveau stratégique, le niveau opérationnel et la gestion concrète des programmes. Le Comité de direction du SPF-Fedict est chargé d appliquer la politique du Ministre (et de la Cellule stratégique) et de la transcrire en objectifs stratégiques. Ces objectifs conduisent à proposer un catalogue de services. Le schéma ci-dessous permet de visualiser ce fonctionnement particulier. (Schéma extrait du Rapport d activités du SPF-Fedict, p.33) Structure spécifique de collaboration au sein du SPF-Fedict Afin de permettre le développement de produits et de services ICT dans le cadre des programmes mis en œuvre, il est nécessaire que les directions générales mettent à disposition leurs compétences spécifiques afin de garantir la bonne réalisation des objectifs des projets. Pour chaque programme, trois personnes sont identifiées pour assurer un contrôle centralisé : le programme manager, le service manager et le project architect. Le programme manager et son équipe de project managers, service managers et project architects se chargent de la gestion opérationnelle des programmes avec le soutien d un sponsor. Ce dernier est chargé de la mise à disposition de ressources (humaines et budgétaires) nécessaire à la bonne réalisation des programmes (cf. schéma ci-dessous). (Schéma extrait du Rapport d activités du SPF-Fedict, p.32) 25

26 Organigrammes du Service public fédéral Technologie de la Communication et de l Information (SPF-Fedict) Les organigrammes du SPF-Fedict présentés ci-après reprennent l évolution organisationnelle de l institution depuis 2002 (même si le SPF-Fedict est institué en 2001 cf. supra). Comme indiqué précédemment, nous signalons qu une cellule de gestion existait au sein de l ancien Ministère de la Fonction publique, premier embryon de ce qui allait donner naissance au futur SPF-Fedict. Pour l élaboration de ces organigrammes, nous nous sommes basés sur les sources officielles20 et, en particulier pour les dernières années, sur les sources internes du SPF-Fedict Principalement l Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique et le Guide des Ministères (cf. la Liste des sources et bibliographie). 21 Les rapports annuels ainsi que des organigrammes diffusés au sein du SPF-Fedict. 26

27 ORGANIGRAMMES 27

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33 asbl E-GOV Tableau de tri PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES Comme indiqué dans la partie introductive, le SPF-Fedict ne dispose pas d un service spécifiquement chargé de la gestion des archives. Même si cette dernière est formellement placée sous la responsabilité du secrétariat de la présidence, chaque direction et chaque service sont dans la pratique responsables de la production, de la gestion et de la sélection de ses archives. Présentons en quelques chiffres la situation des archives du SPF-Fedict : - Volume d archives (en mètres linéaires)22 : env. 280 mètres (environ 200 mètres d archives dynamiques et environ 80 mètres d archives statiques) (en octets) - Accroissement annuel moyen (env. 28 To23) : (en mètres linéaires) env. 50 mètres (en octets) (env. 5 To) I. SITUATION GÉNÉRALE DE LA PRODUCTION D ARCHIVES En guise de préambule, nous tenons à indiquer qu une seule visite d inspection (d une journée) avait eu lieu au SPF-Fedict avant notre démarche. Elle est le fait de l archivisteinspecteur Baudhuin D Hoore qui a surveillé partiellement les archives de cette administration en 2005 en se concentrant sur les archives statiques. Dans le cadre de sa mission, il a établi un rapport (daté du 20 décembre 2005) concluant d une part la très bonne organisation des archives papier (tant du point de vue de l identification que de la conservation) et indiquait d autre part qu il serait utile que l administration élabore, en concertation avec les Archives de l État, une proposition de tableau de conservation de ses archives. Mais étant donné le manque de ressources disponibles (tant humaines que matérielles), aucune liste de tri n a pu être préparée par le SPF-Fedict suite à cette inspection. Le présent tableau de tri constitue dès lors l aboutissement de la volonté conjointe d aboutir à un résultat probant en matière de recommandations pour la gestion et la conservation adéquates des archives produites par cette administration. Étant donnée la relative jeunesse de cette administration, le volume d archives papier est encore limité. Mais l accroissement futur de ses activités va inévitablement conduire à une augmentation rapide et substantielle de ce volume tant pour les archives sur support papier que sur support électronique. Le seul déménagement ayant eu lieu est celui qu ont connu les services du SPF-Fedict dès sa création officielle, à savoir dans le courant de l année Au regard des enquêtes réalisées et des différentes entrevues passées, il semble qu aucune série d archives n ait fait l objet d élimination. En attente de directives précises (demandées par le secrétariat de la présidence depuis 2004), le présent tableau de tri réalisé par les Archives de l État en collaboration avec toutes les directions et services du SPF-Fedict tentera d apporter un maximum de réponses en matière de gestion et de conservation des archives. 22 Situation approximative des archives dynamiques et statiques relevée entre février et juin Téraoctets ou Térabytes ; le volume d archives électroniques a été calculé de manière approximative sur base de la règle : 1 mètre d archives papier équivaut à environ 100 Go