sur la gestion de l informatique et des télécommunications dans l administration cantonale

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1 Ordonnance du 3 novembre 2015 Entrée en vigueur : immédiate sur la gestion de l informatique et des télécommunications dans l administration cantonale Le Conseil d Etat du canton de Fribourg Sur la proposition de la Direction des finances, Arrête : 1. Dispositions générales Art. 1 But et objet 1 La présente ordonnance a pour but d assurer la gestion efficace et rationnelle des outils informatiques et de télécommunication ainsi que des systèmes d information au sein de l administration cantonale. 2 A cet effet, elle institue les organes spécialisés nécessaires, fixe les attributions des autorités et organes compétents et définit les instruments de gestion et de conduite appropriés pour permettre un bon fonctionnement du matériel et des technologies de l information et des télécommunications, compte tenu de l évolution rapide et permanente dans ces domaines. Art. 2 Définitions 1 Par système d information, on entend un ensemble organisé de ressources permettant de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l information. 2 Par système informatique, on entend un ensemble de moyens, matériels et logiciels permettant le traitement, la conservation et la transmission des informations sous forme électronique. 3 Par domaine d activité, on entend un ensemble d acteurs poursuivant un objectif commun ou partageant des systèmes d information. 1

2 2. Organisation Art. 3 Conseil d Etat Le Conseil d Etat exerce les attributions suivantes : a) il fixe les orientations stratégiques ; b) il adopte la politique de sécurité des systèmes d information ; c) il approuve le schéma directeur des systèmes d information ; d) il approuve le schéma directeur informatique cantonal ; e) il décide, dans le cadre du processus budgétaire, de l enveloppe budgétaire informatique ; f) il nomme les membres de la Commission informatique de l Etat (ci-après : la CIE) ; g) il institue les commissions proposées par la CIE. Art. 4 Direction des finances La Direction des finances exerce les attributions suivantes : a) elle édicte les directives relevant du champ d application de la présente ordonnance et qui ne sont pas de la compétence du Service de l informatique et des télécommunications ; b) elle conclut les conventions de prestations informatiques avec les tiers et les entités de l administration cantonale bénéficiant d une autonomie organisationnelle et de gestion les habilitant à déterminer de manière autonome leur stratégie informatique et à gérer de manière indépendante leur équipement informatique. Art. 5 Service de l informatique et des télécommunications a) Attributions 1 Le Service de l informatique et des télécommunications (ci-après: le SITel) assure la disponibilité des moyens informatiques et de télécommunication nécessaires au bon fonctionnement de l administration cantonale. 2 Il assume en particulier les tâches suivantes : a) il propose à l intention de la CIE, par domaine d activité et conjointement avec les unités administratives, les orientations stratégiques et les schémas directeurs et veille à leur mise en œuvre ; b) il fournit des prestations informatiques en conformité avec les orientations et les objectifs définis ; 2

3 c) il propose les critères de priorisation des projets et leur déclenchement en fonction des ressources disponibles ; d) il gère les portefeuilles de projets informatiques en veillant à une affectation du budget informatique entre les domaines d activité en conformité avec les priorités fixées par le Conseil d Etat ; e) il propose et met en œuvre la politique de sécurité des systèmes d information ; f) il accomplit les tâches qui lui incombent en vertu des dispositions sur la sécurité des données personnelles ; g) il contribue à l harmonisation des systèmes d information en vue d améliorer la collaboration et les échanges d informations ; h) il élabore les directives techniques et les instructions nécessaires en vue d optimiser et de simplifier le traitement de l information ; i) il propose des solutions informatiques, procède à l acquisition du matériel et des logiciels et négocie les contrats de service, en recherchant la rationalisation, la standardisation et la mutualisation des technologies de l information, sous réserve des domaines d activité exigeant des connaissances et compétences particulières ; j) il garantit la maintenance et l exploitation de l infrastructure et des logiciels qu il a fournis et assure, en relation avec ces logiciels, la formation et l assistance des utilisateurs et utilisatrices dans le respect des niveaux de service requis ; k) il applique des mesures de contrôle et de maîtrise des coûts en matière d informatique et de télécommunication ; l) il met en application les conventions de prestations informatiques visées à l article 4 let. b ; m) il exerce les tâches relevant du champ d application de la présente ordonnance qui ne sont pas attribuées à un autre organe par la législation ou la présente ordonnance. 3 Sont réservées les attributions, dans le domaine informatique, de l Université et des hautes écoles appartenant à la Haute Ecole spécialisée de Suisse occidentale. Art. 6 b) Collaboration 1 Le SITel accomplit ses tâches en étroite collaboration avec les Directions du Conseil d Etat, les unités administratives et toutes les entités bénéficiant de ses prestations. Celles-ci transmettent au SITel toutes les informations utiles à l exercice de ses tâches, de celles de la CIE et des commissions spécialisées. 3

4 2 Le SITel conseille et assiste les unités administratives dans la définition, l organisation et la conduite de projets. Il collabore à l engagement de leur personnel informatique. 3 Il assure la coordination avec la Confédération, les cantons, les communes et d autres organes publics ou privés en matière de technologies de l information et de télécommunication. Art. 7 Commission informatique de l Etat (CIE) a) Institution et composition 1 La Commission informatique de l Etat (CIE) est l organe du Conseil d Etat pour les questions informatiques. Elle est rattachée administrativement à la Direction des finances. 2 Elle est présidée par le conseiller d Etat-Directeur ou la conseillère d Etat- Directrice des finances et comprend, en outre, six à dix membres nommés par le Conseil d Etat, à savoir : a) quatre à sept membres choisis au sein des entités bénéficiant des prestations du SITel ; dans leur ensemble, ces membres doivent être représentatifs des différents domaines d activité de l administration cantonale ; b) deux ou trois membres actifs dans le domaine de l informatique mais ne faisant pas partie des entités bénéficiant des prestations du SITel ; ces membres peuvent être choisis à l extérieur de l administration cantonale. 3 Le directeur ou la directrice du SITel participe aux séances avec voix consultative. 4 La CIE peut faire appel à des experts ou expertes externes. Art. 8 b) Attributions La CIE dispose de pouvoirs décisionnels. Elle a en particulier les attributions suivantes : a) elle valide les documents à soumettre au Conseil d Etat pour approbation ; b) elle définit la notion de projets informatiques importants ; c) elle décide des projets informatiques importants et suit le portefeuille de projets, en particulier sous les aspects de la conduite, des finances et du respect des priorités fixées par le Conseil d Etat ; d) elle assure l arbitrage en cas de désaccord entre le SITel et une unité administrative ; e) elle donne son préavis sur les ordonnances et directives, sur les concepts et sur toutes les questions importantes en matière d informatique, notamment celles qui nécessitent une décision du Conseil d Etat. 4

5 Art. 9 c) Fonctionnement 1 Le secrétariat de la CIE est assumé par le SITel. 2 Pour le surplus, les dispositions du règlement sur l organisation et le fonctionnement des commissions de l Etat sont applicables à la CIE. Art. 10 d) Indemnités Les membres de la CIE sont indemnisés conformément aux dispositions de l ordonnance concernant la rémunération des membres des commissions de l Etat. Art. 11 Commissions spécialisées 1 En cas de besoin, des commissions spécialisées sont instituées afin d assurer la planification, le pilotage et la réalisation de projets dans des domaines d activité exigeant des connaissances et des compétences particulières. 2 Chaque commission spécialisée est présidée par le membre de la CIE représentant le domaine d activité concerné. 3 Les commissions spécialisées reçoivent leurs instructions de la CIE, qui en désigne les membres. 4 La composition, les compétences, les attributions et le fonctionnement des commissions spécialisées sont réglés dans les annexes de la présente ordonnance. 5 Les membres des commissions spécialisées sont indemnisés conformément aux dispositions de l ordonnance concernant la rémunération des membres des commissions de l Etat. 3. Instruments de gestion et de conduite Art. 12 Politique de sécurité des systèmes d information 1 La politique de sécurité des systèmes d information définit les objectifs généraux et les principes de mise en œuvre de la protection des informations, en particulier des données personnelles, afin de garantir en tout temps leur disponibilité, leur intégrité et leur confidentialité. 2 Elle tient compte des exigences de sécurité liées à la protection des données personnelles et est soumise, pour avis, à l Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données. 3 Elle est régulièrement mise à jour et portée à la connaissance des utilisateurs et utilisatrices sous une forme appropriée. 5

6 Art. 13 Schéma directeur des systèmes d information 1 Le schéma directeur des systèmes d information définit, pour une période donnée, les objectifs, les étapes et les projets d évolution d un système d information pour un domaine d activité. 2 Il est conforme aux orientations stratégiques fixées et coordonné avec le plan financier. Art. 14 Schéma directeur informatique cantonal 1 Le schéma directeur informatique cantonal définit, pour une période donnée, les principaux projets techniques propres à chaque domaine d activité, en tenant compte des nouvelles technologies de l information et de la télécommunication. 2 Il anticipe les moyens requis pour la réalisation des projets d évolution des systèmes d information et des portefeuilles de projets. 3 Il est fondé sur les orientations stratégiques fixées et coordonné avec le plan financier. Art. 15 Portefeuilles de projets informatiques 1 Un portefeuille de projets est un référentiel réunissant l ensemble des informations relatives aux projets. Il fournit les outils de contrôle nécessaires à leur suivi. 2 Il est aligné sur le schéma directeur des systèmes d information et le schéma directeur informatique cantonal. 3 Il est tenu par domaine d activité afin que l allocation des ressources humaines et financières soit optimisée. 4. Dispositions finales Art. 16 Abrogation L arrêté du 22 décembre 1987 concernant la gestion de l informatique dans l administration cantonale, l enseignement et les établissements de l Etat (RSF ) est abrogé. 6

7 Art. 17 Modification Le règlement du 29 juin 1999 sur la sécurité des données personnelles (RSF 17.15) est modifié comme il suit : Art. 14 al. 2 et 3 Remplacer les mots «concept de sécurité informatique» par «politique de sécurité des systèmes d information» et procéder aux adaptations grammaticales nécessaires. Art. 15 al. 1, 2 e phr., 2 et 3 1 ( ). Les compétences particulières de l Université et des hautes écoles appartenant à la Haute Ecole spécialisée de Suisse occidentale en matière informatique sont réservées. 2 Remplacer les mots «mise en œuvre du concept de sécurité informatique» par «mise en œuvre de la politique de sécurité des systèmes d information». 3 Le SITel, l Université et les hautes écoles appartenant à la Haute Ecole spécialisée de Suisse occidentale collaborent dans ce domaine avec l Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données. Art. 18 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur immédiatement. Le Président : La Chancelière : E. JUTZET D. GAGNAUX-MOREL 7

8 ANNEXE 1 Commission informatique dans le domaine de l enseignement 1.1 Institution et statut 1 Il est institué une Commission informatique dans le domaine de l enseignement (ci-après : CIEns). 2 Cette Commission est l organe de la Commission informatique de l Etat (ciaprès : CIE) pour les questions relevant de ce domaine d activité. 1.2 Composition La CIEns est composée de sept à dix membres, dont la personne responsable du domaine d activité au sein du SITel ainsi que la personne responsable du Centre fri-tic. Les autres membres sont nommés par la CIE. 1.3 Attributions a) En général La CIEns a les attributions suivantes : a) elle préavise le concept général se rapportant aux technologies de l information et de la communication dans l enseignement, en veillant à supprimer les incompatibilités et à promouvoir toutes les synergies possibles, et veille à sa mise en œuvre ; b) elle élabore les orientations et propose à la CIE le portefeuille des projets pédagogiques, administratifs et techniques relevant de son domaine de compétence ; c) elle valide les directives techniques et d organisation élaborées par le SITel en collaboration avec le Centre fri-tic ; d) elle harmonise le choix des outils informatiques utilisés dans les écoles ; e) elle coordonne les demandes budgétaires des écoles cantonales ; f) elle arbitre les éventuels différends entre les écoles cantonales ; g) elle organise des groupes de travail et propose à la CIE la constitution de comités de pilotage des projets ; h) elle soutient le Centre fri-tic dans ses tâches de coordination. 8

9 1.4 b) Domaine de compétence 1 Le domaine de compétence de la CIEns s étend : a) aux écoles secondaires du deuxième degré, aux écoles professionnelles, au Centre de perfectionnement interprofessionnel, aux centres de formation de l Institut agricole de l Etat de Fribourg, à la Haute Ecole pédagogique, au Conservatoire ainsi qu aux autres écoles et services qui font usage des moyens informatiques et des télécommunications mis à disposition par le SITel dans le domaine de l enseignement ; b) aux enseignants et enseignantes, élèves, étudiants et étudiantes ainsi qu au personnel technique ou administratif faisant usage des systèmes d information des écoles de tous les degrés d enseignement. 2 Les moyens qui relèvent de la compétence des communes sont réservés. 1.5 Fonctionnement 1 La CIEns désigne en son sein les membres qui constituent son Bureau. Le Bureau est chargé de préparer les séances de la CIEns, de traiter et de suivre les affaires courantes. Il procède par ailleurs à une analyse des projets qu il transmet ensuite à la CIEns avec, le cas échéant, un préavis. 2 Le secrétariat de la CIEns est assumé par le Centre fri-tic. 3 Pour le surplus, les dispositions du règlement sur l organisation et le fonctionnement des commissions de l Etat lui sont applicables. 9

10 ANNEXE 2 Commission de la cyberadministration 2.1 Institution et statut 1 Il est institué une commission spécialisée dans le domaine de la cyberadministration (Commission de la cyberadministration, CoCyb). 2 Cette Commission est l organe de la Commission informatique de l Etat (ciaprès : CIE) pour les questions relevant de ce domaine d activité. 2.2 Composition 1 La CoCyb est composée de sept à treize membres. 2 Elle est présidée par le chancelier ou la chancelière d Etat. 3 Les autres membres sont nommés par le Conseil d Etat. 2.3 Attributions La CoCyb a les attributions suivantes pour ce qui relève de la cyberadministration : a) préparer les documents de base, comme la stratégie et le plan de mise en œuvre, ainsi que le portefeuille de projets ; b) préparer ou préaviser les autres projets de documents (ordonnances, directives, concepts. prises de position, etc.) ; c) promouvoir et soutenir les initiatives de cyberadministration ; d) coordonner la mise en œuvre de la stratégie, exercer le contrôle de sa mise en œuvre et arbitrer d éventuels désaccords entre organes de mise en œuvre ; e) superviser la coordination des démarches et l échange d expérience et d information entre l administration cantonale et les organes de cyberadministration de la Confédération, des cantons et des communes fribourgeoises ; f) décider de la représentation dans les organes techniques au niveau intercantonal ; g) décider du concept de communication et superviser sa mise en œuvre. 10

11 2.4 Fonctionnement 1 Le fonctionnement de la CoCyb est régi par le règlement sur l organisation et le fonctionnement des commissions de l Etat. 2 La CoCyb dispose d un secrétariat permanent, subordonné à la Chancellerie d Etat et pourvu des ressources techniques et juridiques nécessaires à l exécution de ses tâches. 11