Guide des stages à l Université Paris 1

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1 Guide des stages à l Université Paris 1 Ce guide est à destination des gestionnaires en charge des stages au sein de l Université afin de préciser la réglementation et les usages au sein de notre établissement. L accent est particulièrement porté sur l importance de respecter scrupuleusement les modalités de signature de la convention de stage et notamment le fait que la convention de stage soit impérativement validée et signée avant que ne commence le stage. La loi n du 10 juillet 2014 «tendant au développement, à l encadrement des stages et à l'amélioration du statut des stagiaires» modifie en profondeur la réglementation. Elle répond à un triple objectif : favoriser les stages de qualité, éviter que les stages ne se substituent à des emplois, protéger les droits des stagiaires et améliorer leur statut. Le décret n du 27 novembre 2014 a précisé les modalités d application de certaines dispositions prévues par la loi du 10 juillet La réglementation sur les stages fait maintenant l objet d un chapitre spécifique dans le code de l Education et s applique pour l ensemble de l enseignement secondaire et supérieur (Livre 1 er, titre II, chapitre IV articles L124-1 à L du code de l Education). Le Code de la sécurité sociale article L , L et L précise les conditions de prise en charge en cas d accident du travail du stagiaire. LE STAGE EN MILIEU PROFESSIONNEL Le stage correspond à une période de mise en situation professionnelle au cours de laquelle l'étudiant acquiert des aptitudes professionnelles acquises lors de sa formation. Le stagiaire se voit confier des missions conformes au projet pédagogique défini par l université en concertation avec l'organisme d'accueil. De nouveaux droits ont donc été créés pour améliorer le statut du stagiaire et des obligations renforcées s imposent aux entreprises afin de lutter contre certains abus. Le stage doit avoir lieu avant l obtention du diplôme visé et ne peut pas débuter une fois les études achevées. 1

2 Le décret précise que les stages sont intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d enseignement en présentiel est de 200 heures minimum par année d enseignement (le stage n entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique). Ce décret détermine aussi les modalités d encadrement du stage par l université et l entreprise. LA CONVENTION l application Pstage Une convention doit être obligatoirement signée entre - le stagiaire (ou son représentant légal), - l organisme d accueil (l entreprise), - l université Paris1 Panthéon-Sorbonne (Directeur(rice) de l UFR/de l Institut, par délégation du Président) - l enseignant-réfèrent, - le tuteur du stage. Un modèle unique de convention : la convention intégrée dans Pstage. Néanmoins certaines entreprises souhaitent utiliser leurs propres conventions (ex : SNCF ou lorsque des clauses de confidentialité plus poussées que dans notre convention type engagent l étudiant). Dans ce cas, les gestionnaires doivent veiller à ce qu il n y ait pas de contradictions avec la convention utilisée par Paris 1 et cela en vérifiant que dans la convention les quinze mentions ci-dessous soient bien stipulées. 1. l intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d enseignement ; 2. les noms de l enseignant réfèrent de l université et du tuteur dans l organisme d accueil ; 3. les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ; 4. les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir définies au point ci-dessus et validées par l organisme d accueil ; 5. les dates du début et de fin du stage, ainsi que la durée totale prévue ; 6. la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l organisme d accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou un jour férié ; 7. les conditions dans lesquelles l enseignant-référent de l université et le tuteur dans l organisme d accueil assurent l encadrement et le suivi du stagiaire ; 8. le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ; 9. le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail conformément à l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ; 10. les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'université et compte-tenu des dispositions de l article ; 11. les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage 12. les modalités de validation du stage en cas d interruption ; 13. la liste des avantages offerts par l organisme d accueil au stagiaire, notamment l accès au restaurant d entreprise ou aux titres-restaurants et la prise en charge des frais de transport prévue, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles mentionnées ; 14. les clauses du règlement intérieur de l organisme qui sont applicables au stagiaire ; 15. les conditions de délivrance de l attestation de stage. La convention de stage peut faire l objet d avenants notamment en cas de report ou de suspension de la période de formation en milieu professionnel ou du stage. 2

3 L UNIVERSITE PARIS 1 L enseignant-référent L enseignant-référent fait partie des équipes pédagogiques, il est responsable du contenu et du suivi pédagogique de la période du stage. Il est garant de l articulation entre les finalités du cursus de formation et celles du stage et du respect de la convention de stage. Ainsi, il peut être amené à redéfinir avec l entreprise la (les) mission (s) à accomplir. L enseignant-référent ne peut pas encadrer plus de 16 stagiaires et tout stagiaire doit être suivi par un enseignant-référent. 1/ L accompagnement dans le stage L ORGANISME D ACCUEIL L entreprise doit désigner un tuteur chargé de l accueil et de l accompagnement du stagiaire. Il est le garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage. 2/ Un quota à respecter Le tuteur ne peut suivre qu un nombre limité de stagiaires. 3/ La durée du stage La durée du (des) stage(s) effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d'enseignement, La durée du (des) stage(s) prévue est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil (sous réserve de congés et/ou d autorisations d absence notifiés dans la convention). A noter : Pour calculer la présence effective du stagiaire, le décret stipule que la durée du (des) stage (s) est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l organisme d accueil. Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour, Chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à 1 mois. 4/ Le délai de carence ou «tiers temps» Dans une même entreprise, l accueil successif de stagiaires pour effectuer des stages sur un même poste, au titre de conventions de stage différentes, n est possible qu à l expiration d un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Exemple : deux mois si le stage précédent était d une durée de six mois. 5/ L inscription dans le registre du personnel et stagiaire Afin d avoir un suivi des stagiaires, l organisme d accueil est chargé de compléter le registre du personnel. 6/ La fin de stage : Attestation de stage 3

4 L organisme d accueil délivre à tout étudiant, en fin de stage, une attestation. Ce document mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant. Il servira de justificatif pour la cotisation à la retraire. LE STAGIAIRE 1/ Les congés, l interruption et la validation du stage Si le stage est supérieur à 2 mois (durée limitée à 6 mois maximum), la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d autorisation d absence au profit du stagiaire. En cas d interruption du stage ou période de formation en milieu professionnel pour un motif lié à la maladie, l accident, la grossesse, la paternité, l adoption, ou en accord avec l établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou en cas de rupture de la convention à l'initiative de l'organisme d'accueil, l université peut : valider le stage, même s'il n'a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou proposer au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d'accord des parties sur la convention, un report de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, en tout ou partie, est également possible. En cas de grossesse, de paternité ou d adoption, la loi prévoit que le stagiaire bénéficie de congés et d autorisation d absence d une durée équivalente à celles des salariés. 2/ La gratification du stagiaire - La durée de deux mois Lorsque la durée du stage au sein d un même organisme d accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou non dans la même année, le stage fait l'objet d'une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel entendu ou à défaut par décret. Le montant de la gratification Le montant de la gratification a été relevé. - A compter du 1 er décembre 2014 et avant le 1 er septembre 2015, le montant horaire de la gratification due au stagiaire est fixé à 13,75% du plafond horaire de la Sécurité Sociale soit 508,20. - A compter du 1 er septembre 2015, le montant de la gratification est fixé à un niveau minimal de 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale soit 554,40. La gratification, versée mensuellement, n a pas le caractère de salaire. La gratification est fixe quel que soit le nombre de jours ouvrés dans le mois, elle est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage. 3/ Le stagiaire et la protection sociale Les stagiaires bénéficient d une protection contre le risque accidents du travail-maladies professionnelles. Ils sont rattachés au régime général de la Sécurité Sociale. Pour les étudiants en fin de cursus universitaire, la caisse primaire d assurance maladie prolonge leur couverture maladie au régime étudiant 1, une prolongation de stage jusqu au 31 décembre de l année en cours peut être accordée. 1 La prolongation des droits universitaires par la Sécurité Sociale jusqu'au 31 décembre peut s'appliquer pour les étudiants en fin de parcours universitaire qui n'ont pas encore de contrat de travail. Vous trouverez sur le site AMELI.FR un article à ce sujet : 4

5 Cette disposition peut s appliquer pour les M2 dont la délibération se fait après la rentrée de septembre. La réglementation opère une distinction selon le montant de la gratification versée par l entreprise au stagiaire pour la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles applicable aux étudiants qui effectuent un stage en entreprise : - Si le stagiaire perçoit une gratification égale ou inférieure à 13,75% du plafond de la Sécurité Sociale, les obligations de l employeur incombent à l université signataire de la convention. Toutefois, lorsque l accident survient par le fait ou à l occasion du stage en entreprise, l obligation de déclaration de l accident du travail incombe à l entreprise dans laquelle est effectué le stage. L entreprise doit alors adresser sans délai à l établissement d enseignement dont relève l élève ou l étudiant une copie de la déclaration d accident du travail envoyée à la CPAM compétente. - Si le stagiaire perçoit une gratification supérieure à 13,75% du plafond de la Sécurité Sociale, les obligations de l employeur incombent à l entreprise signataire de la convention tripartite. Toutefois, lorsque l accident survient du fait ou à l occasion de l enseignement ou de la formation dispensé par l université dont relève l étudiant, l obligation de déclaration incombe à l université qui doit adresser, sans délai, à l entreprise signataire de la convention, une copie de la déclaration d accident envoyée à la caisse d assurance maladie compétente. 4/ Partage des responsabilités avec l'organisme d'accueil du stagiaire et l université en cas d accident ou de maladie survenu par le fait ou à l'occasion du stage Un étudiant peut décider d'invoquer la faute inexcusable d'un employeur, soit l université, à la suite d'un accident ou d'une maladie survenu par le fait ou à l'occasion du stage. L université est responsable de ses étudiants, qu'ils soient en formation, dans leurs murs ou en stage. La loi permet à l'université d'engager une action récursoire et de se retourner contre l'organisme d'accueil si la faute inexcusable de celui-ci est reconnue. CONTEXTE, ACTEURS ET PRATIQUES DES STAGES A PARIS 1 Lieu de stage : Les stages peuvent se dérouler dans tous types de structures d accueil : au sein d une entreprise, d une association, d une administration publique, d une collectivité territoriale, d une assemblée parlementaire, d une assemblée consultative, d un hôpital, d une ONG, etc. Tous les lieux de stages sont a priori possibles en revanche l Université Paris 1 n emploie pas ses propres étudiants comme stagiaires. Pour les projets de stages à l étranger, l Université peut se réserver le droit de refuser de signer une convention pour un stage qui se déroulerait dans un pays «à risque». Le Ministère des Affaires étrangères publie à ce titre des conseils par pays 2. Par ailleurs, il est fortement conseillé de joindre à la convention de stage la fiche «Cleiss» du pays d accueil. Signature de la convention : L étudiant ne doit pas commencer son stage tant que sa convention n est pas signée par l ensemble des parties : la structure d accueil du stagiaire, l étudiant, l université. La convention est signée en 3 exemplaires

6 Au sein de l Université Paris 1 seuls les Directeurs ont une délégation de signature du Président pour signer les conventions. L université est normalement le dernier signataire de la convention. Certains organismes, comme la Mairie de Paris par exemple, tiennent absolument à être les derniers signataires. Cette pratique ne doit certes pas empêcher l étudiant d obtenir son stage mais il est préférable de convaincre les entreprises que l Université signe en dernier ressort. Restitution Evaluation : Le stage doit faire l objet d une restitution de la part de l étudiant et d une évaluation de la part de l organisme d accueil. Les modalités de restitution (rapport de stage ou autre type de restitution) ainsi que d évaluation sont définies au sein de l équipe pédagogique. Une gestion des conventions de stages décentralisée dans les UFR et Instituts grâce à l application Pstage Les conventions sont délivrées par Pstage. Il y a trois acteurs pour les stages dans l UFR/l Institut : 1/ les gestionnaires vérifient la conformité des conditions de stages par rapport à la réglementation en vigueur : dates, durée, gratification (vérifier les 15 mentions). Les gestionnaires communiquent régulièrement au Service de la pédagogie la liste des étudiants qui partent en stage ; 2/ les enseignants-référents valident le contenu pédagogique des missions du stage, signent les conventions et assurent le suivi du stagiaire dans son établissement d accueil et le suivi de la restitution ; 3/ le Directeur(rice) de l UFR/de l Institut signe la convention de stage, par délégation du Président. Si les conventions de stages sont gérées dans les composantes, deux autres services de l Université ont également une responsabilité en matière de stage : 1/ le Service des formations et de la pédagogie communique chaque année au Rectorat la liste des diplômes susceptibles de fournir des stagiaires. En effet, le Rectorat assure la couverture risque accident du travail pour les stagiaires qui ont une gratification inférieure ou égale à 508,20. Les UFR/Instituts doivent transmettre, au SPES, au fur et à mesure des signatures de conventions la liste des étudiants dont le Rectorat doit assurer cette prestation. 2/ la Direction partenariat entreprises et insertion professionnelle (DPEIP) Le Bureau d aide à l insertion professionnelle (BAIP) conseille les étudiants dans leur recherche de stage, la constitution de leur CV et LM 3 et diffuse des offres de stages via la plateforme en ligne RESEAUPRO 4. La DPEIP intervient également auprès des gestionnaires pour les aider à régler les questions litigieuses auxquelles les étudiants peuvent être confrontées avant, pendant ou après leur stage. 3 L équipe BAIP reçoit les étudiants sur RDV ou dans le cadre d ateliers pour les former à la rédaction des CV, lettres de motivation, simulation d entretien d embauche etc. Coordonnées : Aurélie BACHET aurélie.bachet@univ-paris1.fr Centre PMF bureau C8.07 Sylvaine MABON sylvaine.mabon@univ-paris1.fr Centre PMF bureau C8.07 Etienne SCHILLING etienne.schilling@univ-paris1.fr Centre PMF bureau C La plateforme RESEAUPRO est accessible depuis l ENT ou via le site de Paris 1 6

7 L étudiant a droit Rappel des droits et devoirs du stagiaire 1/ à une gratification mensuelle si le stage dure 2 mois. Cette gratification doit être versée tous les mois et non pas à la fin du stage. Elle est due à partir du premier jour de stage jusqu à la résiliation de la convention. 2/ à un encadrement pédagogique au sein de la structure, même s il peut être amené à exécuter des tâches à caractère professionnel. 3/ de mettre fin à son stage mais jamais de son propre chef, si le stage se révèle manifestement éloigné de la description faite dans la convention de stage. Il faut une concertation préalable avec le tuteur de stage et l enseignant-référent. 4/ à des conditions décentes pour la période de son stage : pas de discrimination, pas de harcèlement 5, etc. 5/ à une Protection sociale : le stagiaire bénéficie de la protection du régime général contre les accidents du travail et maladies professionnelles. Elle est assurée par l'université mais si la gratification dépasse le seuil minimum de gratification, elle est assurée par l'entreprise. 6/ de faire réduire la durée de la période d essai en fonction de la durée du stage, s il est embauché à l issue du stage. L étudiant se doit 1/ d être à jour dans son inscription administrative et de Sécurité Sociale ainsi que de pouvoir justifier d une assurance responsabilité civile ; 2/ de se conformer aux règles et au règlement intérieur de l établissement : respect des horaires, discipline, règles d hygiène et de sécurité 3/ dans certains cas, l entreprise peut exiger de l étudiant une confidentialité totale sur le contenu du stage (nouveaux procédés technologiques et industriels par exemple, secret défense, etc.) ; 4/ dans tous les cas l étudiant ne doit pas oublier que cette expérience laissera des traces : sur son CV et dans ses entretiens d embauche : le stage sera cité comme une expérience pour son réseau professionnel : le stage est un tremplin vers l'insertion professionnelle au sein de l entreprise, il donne une image de lui-même mais également de son diplôme et l Université. 5 Les stagiaires bénéficient des protections et droits mentionnés aux articles L , L et L du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés. 7