MANUEL DE DEMARRAGE CYTADEL ET CYTADEL MOBILE VERSION 1.0

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1 Etude et développement de logiciels de gestion MANUEL DE DEMARRAGE CYTADEL ET CYTADEL MOBILE VERSION 1.0 CREFIA SARL au capital de avenue de Brogny ANNECY Tél : contact@crefia.cfr site :

2 SOMMAIRE Avant propos... 3 Présentation...3 Configuration requise...3 Installation... 4 I / Installation Monoposte... 4 II / Installation en réseau... 5 Principes généraux ) Déplacement dans les fenêtres...7 2) Conventions...7 3) Validation des données saisies...9 4) Annulation d'une saisie...9 5) Suppression d'un enregistrement...9 6) Listes déroulantes...9 7) Impression des documents ) Fenêtres réactives...10 Optimisation du fonctionnement de CYTADEL ) Saisies des données : précautions indispensables ) Saisie des données résidentes ) Redimensionnement des images...13 Les fonctionnalités de Cytadel I / Le menu général : II / Fichiers ) Fichier des Personnes :...16 Sous fenêtre «Villes» ) Fichier Appartement/local : ) Recherche d un bien :...17 III / Opérations ) Prévision des états des lieux : ) Etat des lieux :...17 Description générale...17 La bibliothèque de remarques...18 Pièces...18 Paramétrage des pièces :...19 Comparaison état des lieux : ) Chiffrage : ) Exportation de la centrale vers un Portable ou un Tablet PC ) Importation depuis le Tablet PC vers la base de données centrale ) Bibliothèque des prix ) Paramétrage des taux de TVA ) Historique des biens ) Informations de votre agence...21 Licence d utilisation du logiciel Cytadel

3 Avant propos Ce guide présente les logiciels Cytadel et Cytadel mobile, et donne toutes les informations nécessaires à leur installation et à leur découverte. Pour obtenir des informations plus précises sur des points spécifiques de ces logiciels, consultez : - Le fichier manuel détaillé accesible a partir du menu du CD-Rom d installation. - L aide en ligne, accessible à partir du programme en cliquant sur. Présentation Cytadel est un logiciel de gestion à l'usage des professionnels de l immobilier qui permet : - De saisir et enregistrer rapidement vos états des lieux. - De gérer votre parc immobilier locatif (caractéristiques, propriétaires, locataires, historique des états des lieux ), - De gérer les missions de vos experts, - De chiffrer les dégradations éventuellement subies par vos biens. Cytadel mobile est conçu pour les PC portables et les tablet PC. C est une version allégée, qui vous permet de saisir et enregistrer sur place vos états des lieux. Ce programme contient également une fonction d échange de données pour mettre à jour simplement votre base centrale Cytadel. Cytadel mobile ne contient pas les fonctions de gestion et de chiffrage de Cytadel. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utlisation de votre logiciel est la suivante : - Windows 98, NT4, 2000, 2003 ou XP - Un espace disque disponible de 120 Mo - Une mémoire de 512 RAM 3

4 Installation I / Installation Monoposte 1. Placer le CD-Rom Cytadel dans le lecteur de votre ordinateur. L écran d accueil s affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu démarrer et séletionnez Poste de travail. Double-cliquez sur l unité représentant votre lecteur de CD-Rom, puis double-cliquez sur Setup.exe. 2. L écran d accueil apparaît. L installation de Cytadel implique l acceptation de la licence. Cliquez sur Lisez-moi pour pouvoir la lire, ou consultez la page 19 de ce manuel. La lecture du contrat de licence est obligatoire. Dans le cas de la version de démonstration, vous pouvez passer directement à l étape Si vous acceptez les termes de la licence, cliquez sur Installer. La procédure d installation se lance alors, et l assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur suivant pour commencer. 4. Le répertoire d installation par défaut est : C:\Program Files\CYTADEL. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 5. Le logiciel est bridé tant que le code de déverrouillage n a pas été enregistré. Pour cela, un écran spécifique apparaîtra au premier lancement de Cytadel, vous demandant de déverrouiller le programme. Si vous utilisez une version de démonstration, cliquez sur Non. Si vous avez acquis le programme Cytadel, cliquez sur Oui, et suivez les instructions qui vous sont données pour obtenir le code de déverrouillage. Attention : Quand vous aurez obtenu votre code de déverrouillage, notez-le et conservezle avec soin. Ce code pourrait être utile en cas de réinstallation du programme sur le disque dur. Au premier démarrage de Cytadel, le programme vous demande de sélectionner votre base de donnée : cliquez sur Parcourir, puis ouvrez le répertoire d installation, (par défaut C:\Program Files\CYTADEL), et sélectionnez le fichier Cytabel.mde. Attention : L assistant d installation créé deux fichiers spécifiques dans le répertoire d installation, Cytadel.mde et Cytabel.mde. Ces deux fichiers ne doivent jamais être séparés, pour garantir le fonctionnement du programme. 4

5 II / Installation en réseau Cette installation vous permet d utiliser Cytadel à partir de plusieurs postes, en travaillant toujours sur la même base de données : le programme client utilise les données contenues sur le serveur. Dans le cas d un fonctionnement en réseau, vous devez posséder une licence par poste utilisant Cytadel. Poste Poste serveur (celui qui héberge votre base de données) Poste client fixe Poste client mobile (PC portable ou tablet PC) Licence recommandée Licence principale Cytadel Licence complémentaire Cytadel Licence Cytadel mobile Il n y a pas de distinction apparente entre le programme serveur et le programme client sur poste fixe : ils possèdent les mêmes fonctionnalités. En revanche, le programme Cytadel mobile ne possède que les fonctionnalités relatives à la réalisation des états des lieux et à l échange d information avec la base de données du serveur. Choix du serveur de données : Avant de commencer, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Installation du logiciel sur le poste serveur de données Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\CYTADEL). Installation de Cytadel ou Cytadel mobile sur les postes clients : Suivez la procédure d installation monoposte pour chacun des ordinateurs qui se connectera à votre base de données. 5

6 Mise en place de l accès aux données : 1. Partager le répertoire Cytadel de la station serveur en accès complet via l explorateur Windows (clic droit de la souris sur le répertoire + Partage et sécurité). Dans l onglet Partage, cochez Partager ce fichier sur le réseau, puis Autoriser les utilisateurs réseau à modifier mes fichiers. Nommez votre partage. 2. Sur toutes les stations qui utiliseront Cytadel ou Cytadel mobile, créez un lecteur réseau qui point vers le répertoire Cytadel de la station serveur. Pour cela, ouvrez le Voisinage réseau de l explorateur Windows, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la station serveur et choisissez Se connecter à un lecteur réseau. Assignez une lettre et cochez la case Se reconnecter au démarrage. 3. Lancez et déverrouillez le programme Cytadel sur vos postes fixes. L assistant vous demande de sélectionner votre base de données. Cliquez sur Parcourir et choisissez de Rechercher dans le lecteur réseau de votre serveur. Ouvrez le répertoire Cytadel de votre serveur (par défaut C:\Program Files\CYTADEL) et sélectionnez le fichier Cytabel.mde. 4. Lancez et déverrouillez le programme Cytadel mobile sur vos PC portables ou tablet PC. L assistant vous demande de sélectionner votre base de données. Cliquez sur Parcourir et ouvrez le répertoire Cytadel mobile de votre station (par défaut C:\Program Files\CYTADEL). Sélectionnez le fichier Cytabel.mde 6

7 Principes généraux Ces principes gèrent le fonctionnement général du programme CYADEL. Lisez-les avec attention, ils vous permettront d exploiter efficacement ce logiciel. 1) Déplacement dans les fenêtres Les fenêtres de ce programme sont constituées de différents champs (cases à cocher ou à remplir). Vous pouvez vous déplacer d un champ à l autre : - Soit en utilisant la touche TAB du clavier - Soit en positionnant le curseur dans la case voulue avec la souris. 2) Conventions Boutons Certains boutons dépourvus de légende apparaissent dans différentes fenêtres du programme. Ils sont activés par un simple clic de souris, et représentent toujours les mêmes fonctions : Ferme la fenêtre en cours Permet d'atteindre l'enregistrement suivant dans le fichier. Permet d'atteindre le dernier enregistrement du fichier. Permet d'atteindre l'enregistrement précédent dans le fichier. Permet d atteindre le premier enregistrement du fichier Permet d accéder à l aperçu avant impression Permet d imprimer directement, sans passer par l aperçu avant impression Efface le contenu du champ correspondant Efface toutes les données inscrites dans la fenêtre active Supprime l enregistrement en cours de la fenêtre active 7

8 Affiche le fichier d aide du programme Si un modem est installé, compose automatiquement le numéro de téléphone correspondant au champ dans lequel se trouve le curseur de la souris Lance votre logiciel de messagerie électronique Double clic Dans plusieurs fenêtres du programme, certaines cases ont un fond vert pâle. Cette couleur signifie qu'en faisant un double clic sur ces cases, vous accèderez à une nouvelle fenêtre affichant des informations plus détaillées. 8

9 3) Validation des données saisies Lorsque vous saisissez des données dans une fenêtre, votre enregistrement est validé si vous effectuez l'une des opérations suivantes : - Aller sur un autre enregistrement en utilisant ces flèches. - Quitter la fenêtre avec le bouton. 4) Annulation d'une saisie Tant que vous n'avez pas validé un enregistrement vous pouvez annuler votre saisie en appuyant sur la touche Echap du clavier. Par ailleurs, dans certaines fenêtres les boutons et vous permettent d effacer les données affichées. Vous pourrez alors enregistrer de nouvelles valeurs. 5) Suppression d'un enregistrement Pour supprimer un enregistrement complet (une mission, une personne ou un local), cliquez sur le bouton. Attention, vos enregistrements possèdent des liens entre eux (Par exemple, une personne est propriétaire d un local pour lequel vous avez effectué plusieurs états des lieux). ATTENTION : Supprimer un enregistrement peut provoquer des incohérences graves de la base de donnée. Evitez d avoir recours à cette fonction pour des enregistrements pour lesquels vous possédez un historique dans Cytadel. Employez cette fonction seulement dans le cas d une erreur d enregistrement récente. 6) Listes déroulantes La plupart des fenêtres du programme sont munies de listes déroulantes reconnaissables à la petite flèche située sur la droite des cases. Elles se présentent de la manière suivante : Les listes déroulantes offrent trois avantages très importants : - Elles permettent d'accélérer considérablement la saisie. Un simple clic suffit quelle que soit la longueur de la saisie à effectuer. - Elles permettent de diminuer le nombre de champs à renseigner en remplissant automatiquement les cases connexes. Par exemple en sélectionnant le nom d'une ville, vous renseignez automatiquement le code postal. - Elles permettent d'éviter les erreurs de saisie. En effet, les valeurs inscrites dans les listes ont toujours le même format. 9

10 Sélection Lorsque vous cliquez sur la flèche, le contenu de la liste est déroulé vers le bas. Pour remplir le champ, cliquez sur la donnée que vous souhaitez afficher. Les listes peuvent contenir de nombreuses lignes. Pour atteindre plus rapidement celle que vous cherchez, vous pouvez avoir recourt à différentes méthodes : - Utiliser l'ascenseur situé sur la droite de la liste - Utiliser la roulette de la souris - Frapper le(s) premier(s) caractère(s) de la valeur cherchée à l intérieur du champs. Exception : ce type de raccourci ne fonctionne pas dans les listes déroulantes Locataires et Propriétaires. Saisie d'une nouvelle valeur Si la valeur que vous désirez insérer dans le champ ne figure pas dans la liste déroulante, la saisie de nouvelles informations est simple : - Frapper au clavier la nouvelle valeur - Le cas échéant, suivez les indications données par le programme. A partir de ce moment, la nouvelle valeur sera disponible dans la liste pour les saisies ultérieures. 7) Impression des documents Vous lancez généralement l'impression d'un document grâce au bouton. Il apparaît alors à l écran en mode «Aperçu avant impression», c est-à-dire tel qu'il sera imprimé. Pour imprimer votre document, cliquez dans la barre de menu sur Fichier, puis sur Imprimer. La boîte de dialogue de votre imprimante apparaît et vous pouvez sélectionner les paramètres d impression que vous désirez Exception : les fenêtres Appartement / Local et Chiffrage présente également ce bouton, pour vous permettre d éditer rapidement vos documents, sans passer par l aperçu avant impression. 8) Fenêtres réactives La plupart des fenêtres sont munies d un encart jaune d information : il indique les fonctionnalités des boutons sur lesquels vous placez votre souris. 10

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12 Optimisation du fonctionnement de CYTADEL 1) Saisies des données : précautions indispensables Les différentes listes déroulantes installées dans le programme sont destinées d'une part à accélérer les opérations de saisie, d'autre part à éviter les erreurs de frappe. Le contenu de ces listes provient des différents fichiers de la base de données que vous renseignez au fur et à mesure. Par conséquent, lors du premier enregistrement de vos données (une personne, une ville, etc...), veillez à bien vérifier les informations que vous inscrivez. Par la suite, vous serez assuré de la cohérence de vos données à chaque fois que vous les utiliserez. En revanche, si une erreur existe dans les informations que vous enregistrez, elle génèrera automatiquement la même erreur à chaque utilisation. 2) Saisie des données résidentes Le programme effectue au cours d'une session de travail une grande quantité de calculs automatiques. Chaque calcul ne peut être convenablement effectué que si le programme dispose de tous les éléments nécessaires. Ces éléments sont appelés "données résidentes". Pour un fonctionnement optimal de CYTADEL, l ensemble de vos "données résidentes" doit être saisi dès la première utilisation du programme. Par la suite, vous pourrez enregistrer toutes vos nouvelles données ou effectuer les modifications nécessaires, au fur et à mesure. Voici la liste exhaustive des données résidentes : Les villes Vous accédez à ce fichier par la fenêtre du fichier des personnes ou par celle du fichier des appartements / locaux. Vous pouvez enregistrer à tout moment de nouvelles villes, au fur et à mesure de vos activités. Gain de temps : à l installation de Cytadel, enregistrez en une seule fois toutes les villes ou se trouve vos biens et leurs propriétaires, avant même de remplir les autres fichiers. Les personnes L'accès au fichier des personnes se fait à partir du menu principal : il vous permet d enregitrer les informations qui concernent vos agents, les propriétaires des biens immobiliers et leurs locataires. Les appartements et les locaux Vous accédez au fichier de gestion des biens à partir du menu principal : il vous permet d enregitrer les informations qui concernent les biens immobiliers qui vous sont confiés en 12

13 location (appartements, maisons, locaux commerciaux...). Ce fichier indique également le propriétaire et le locataire actuel du bien concerné : pour faciliter le premier enregistrement de vos données résidentes, renseignez au préalable le fichier des personnes. Les prix de la bibliothèque La bibliothèque des prix est un recueil des tarifs relatifs aux divers travaux dont peuvent faire l'objet les locaux dont vous avez la charge. Au moment de son installation, CYTADEL contient une bibliothèque de prix complétée par défaut. Ces données sont réelles, issues des tarifs pratiqués par des professionnels du bâtiment. Cependant, nous vous conseillons vivement de vérifier et compléter ces éléments afin d obtenir des chiffrages plus proches des tarifs pratiqués par vos sous-traitants. Paramétrage des taux de TVA La fenêtre de paramétrage des taux de TVA vous permet de saisir les valeurs réglementaires auxquelles vous êtes soumis. 3) Redimensionnement des images Cytadel offre la possibilité d'enregistrer des images attachées aux locaux ou aux états des lieux. (cf Bouton "Galerie de photos" dans la fenêtre des appartements / locaux page 8) Le traitement et l'affichage des photos seront d'autant plus longs que le "poids" des photos sera élevé. Afin de minimiser cet inconvénient il est recommandé de réduire le poids des photos. La procédure à suivre est la suivante: - Installer le logiciel "ImageResizer Powertoy" en effectuant un double clic sur le fichier ImageResizerPowerToy.exe situé dans le répertoire du programme (en principe C:\Program files\cytadel) - Sélectionner avec le bouton droit dans l'explorateur l'image à réduire et cliquer sur l'option Resize Pictures 13

14 - Sélectionnez l'option voulue dans la fenêtre qui apparaît - Cliquer sur OK. L'image réduite est alors créée. Elle porte le même nom que l'originale avec un suffixe (small dans l'exemple affiché ici) Il est recommandé d'utiliser systématiquement les images réduites pour bénéficier de bonnes performances d'affichage et d'impression. Remarque: le logiciel ImageResizerPowerToy est téléchargeable gratuitement à l'dresse suivante:

15 Les fonctionnalités de Cytadel Le cheminement entre les différentes fenêtres du programme se fait de façon intuitive, en cliquant sur les boutons correspondant aux fonctions que vous souhaitez exécuter. Lorsque vous fermez une fenêtre, vous revenez à la dernière fenêtre ouverte précédemment. CYTADEL est organisé en trois ensembles de fonctionnalités : Fichiers, Opérations et Paramétrages. Au travers des différentes fenêtres qui composent l interface du programme, nous allons vous présenter ces fonctions. Si vous souhaitez obtenir plus d information sur un point particulier, consultez l aide en ligne grâce au bouton, ou le manuel détaillé qui se trouve sur le CD-Rom d installation. I / Le menu général : Le «Menu général» vous permet de naviguer dans l application. Ce menu s affiche automatiquement au démarrage du programme. Son apparence reflète l organisation du logiciel selon les trois ensembles de fonctionnalités : Fichiers, Opérations et Paramétrages

16 II / Fichiers 1) Fichier des Personnes : Ce fichier permet de gérer toutes les personnes (physiques ou morales) qui ont un lien avec l application. Il gère les propriétaires, les locataires et les experts. A partir de la fenêtre «Fichier des personnes», vous pouvez créer, modifier ou supprimer l enregistrement d une personne. ATTENTION : Supprimer un enregistrement peut provoquer des incohérences graves de la base de donnée. Evitez d avoir recours à cette fonction pour des enregistrements pour lesquels vous possédez un historique dans Cytadel. Les fiches de chaque personne sont éditables à partir de cette fenêtre. Sous fenêtre «Villes» Le champ «Ville» apparaît en vert dans la fenêtre «Fichier des personnes» : un double clic sur ce champ vous permet d accéder à la fenêtre du même nom. Grâce à ce formulaire, vous pouvez à tout moment ajouter de nouvelles villes dans votre base de données. Par la suite, elles seront disponibles pour l ensemble de l application. Nota : Vous pouvez également accédez à cette sous-fenêtre par la fenêtre «fichier des appartements / locaux». 2) Fichier Appartement/local : Cette fenêtre vous permet d accéder aux données des biens immobiliers dont vous avez la charge. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer vos enregistrements. Le nom du locataire est automatiquement inscrit dans cette fiche, en fonction des informations données par les missions d états des lieux. Cytadel recherche et effectue systématiquement les mises à jour. Nota : Dans le cas où le local que vous créez dans votre base est déjà loué, vous devrez renseigner le champs «locataire». Ce sera notamment le cas au moment de l installation de Cytadel. Vous avez la possibilité d imprimer une fiche descriptive de vos locaux à partir de cet écran. 16

17 3) Recherche d un bien : Cette fonction est accessible à partir du menu principal ou à partir de la fenêtre «Appartement/local». Vous pouvez rechercher un local, selon trois critères : - Le type de bien : F1, F2, studios, entrepôts - La ville où vous recherchez un bien. - Tout ou partie de l adresse. III / Opérations 1) Prévision des états des lieux : Cette fenêtre vous donne accès à l enregistrement des missions d états des lieux. Vous pouvez créer de nouvelles missions ou modifier celles qui sont déjà inscrites. C est l agenda de vos états des lieux.. Sécurité : il est impossible de modifier la prévision d une mission quand le constat d état des lieux à été enregistré. Si vous tentez de le faire, vous verrez apparaître cet encart en bas de page : 2) Etat des lieux : La fenêtre «Etat des lieux» a comme fonction de renseigner intégralement les constatations d état des lieux. Elle comporte deux sous-fenêtres : «Description générale» et «Pièces». Vous naviguez d une fenêtre à l autre en cliquant sur les onglets correspondants. Description générale Par défaut, c est la sous-fenêtre qui est affichée à l ouverture. Elle permet d enregistrer l équipement du bien, le niveau des compteurs, le nombre de clés... Vous pouvez saisir librement vos remarques dans le «champ observations». Utilisez la bibliothèque des remarques pour gérez les observations qui peuvent être réccurentes. 17

18 La bibliothèque de remarques Vous accédez à cette fonctionnalité par la sous-fenêtre Descriptif général, en cliquant sur le bouton accès bibliothèque. A partir de ce fichier, vous gérez l ensemble de vos commentaires : ajouter, modifier ou supprimer une phrase. Les remarques enregistrées dans cette bibliothèque sont utilisables pour chacun de vos états des lieux. Pièces Cette fenêtre vous permet d enregistrer la nature et l état des composants de chaque pièces de vos locaux, de façon très rapide, grâce aux modèles de pièces. Ces modèles contiennent les composants des pièces que vous pouvez rencontrer lors d un état des lieux (chambre, cuisine, salon...). Pour chaque composant, le modèle contient différentes natures possibles. Par exemple : Pour une chambre, les composants sont les murs, le plafond, le sol, les ouvertures, le moyen de chauffage, etc... Pour le composant sol, les natures rencontrées peuvent être de la moquette, du parquet, du carrelage, etc... Pour enregistrer votre état des lieux, choisissez le modèle de pièce où vous vous trouvez : Cytadel affiche l ensemble des constituants qui le composent. A l aide des listes déroulantes, vous sélectionnez la nature du constituant ainsi que son état. Vous avez également la possibilité d inscrire des remarques particulières dans les champs «observations». Quand vous avez enregistrez les constatations de la première pièce, cliquez sur Ajouter une nouvelle pièce à l état des lieux. Choisissez le modèle correspondant à votre seconde pièce et enregistrez vos constatations. Vous procédez de cette façon pour toutes les pièces de votre local. Si le modèle de pièce ne contient pas le contituant, ou la nature de constituant, que vous rencontrez sur place, vous pouvez l inscrire librement dans la case correspondante. Par ailleurs, vous pouvez créer ou modifier des modèles de pièces, en cliquant sur le bouton création d une nouvelle pièce. Nota : Cytadel enregistre l organisation de chacun de vos biens immobiliers. Ainsi, dès le deuxième état des lieux dans un même local, vous constaterez que les composants et leurs natures sont pré-remplis, sur la base de l état des lieux précédent. Vous n aurez plus qu à indiquer l état de ces constituants et enregistrer les modifications survenues entre-temps. 18

19 Paramétrage des pièces : Pour accéder à cette fonctionnalité : cliquez sur le bouton création d une nouvelle pièce dans la sous-fenêtre Pièces. L écran de paramétrage des pièces se divise en deux parties, aux fonctions distinctes : - La partie haute présente les modèles de pièce que vous possédez, les composants qu ils contiennent, ainsi que les natures possibles de ces constituants. - La partie basse vous permet de modifier ou supprimer un modèle existant, ou de créer un nouveau modèle, correspondant exactement à vos habitudes de travail. Comparaison état des lieux : Quand vous enregistrez l état des lieux de sortie d un locataire, vous pouvez le comparer à l état des lieux de son entrée dans les locaux. Ainsi, vous constatez rapidement l évolution des composants de votre bien. Vous accédez à cet écran à partir de la fenêtre «Etat des lieux», grâce au bouton «Comparaison. Cet outil de comparaison vous permettra ensuite de réaliser très facilement le chiffrage des éventuelles dégradations subies par vos locaux. 3) Chiffrage : Vous évaluerez le prix d éventuelles réparations à effectuer à partir de cette fenêtre. Après avoir choisis la mission d état des lieux qui nécessite un chiffrage, vous complétez les différents champs à l aide du résultat obtenu lors de la comparaison des états des lieux. Le calcul du prix des réparations est automatique, en fonction des informations de la bibliothèque des prix. 19

20 4) Exportation de la centrale vers un Portable ou un Tablet PC Cette fonction ne vous est utile que si vos experts possèdent le logiciel Cytadel mobile sur leur PC portable ou leur tablet PC. Cette fenêtre permet de transmettre à vos experts le détail des missions qu ils doivent effectuer. Pour cela, choisissez à l aide des listes déroulantes, la période concernée et l expert destinataire. La liste des missions correspondant à cette période, et attribuées à l expert que vous avez choisi, apparaissent alors à l écran. Indiquez le fichier de destination des données (la base de données de votre expert). Sélectionnez les missions à transmettre et cliquez sur le bouton Transférer les données. Votre expert reçoit de cette façon toute les données nécessaires à la saisie et l enregistrement des états des lieux. Ensuite, il transfère ces nouvelles informations à votre base centrale en effectuant la démarche inverse. 5) Importation depuis le Tablet PC vers la base de données centrale La récupération des constats des lieux réalisés par les experts s'effectue en 2 étapes: - Envoi depuis le tablet PC des données vers le siège par internet - Récupération automatique des données dans la base centrale à partir du fichier récupéré. 6) Bibliothèque des prix Cette fenêtre sert à enregistrer les tarifs d éventuelles réparations. Leur mémorisation permet au programme de calculer et éditer les chiffrages de façon entièrement automatique. Vous pouvez également imprimer le contenu de votre bibliothèque de prix à partir de cette fenêtre. 7) Paramétrage des taux de TVA Dans le menu principal, le bouton de paramétrage du taux de TVA ouvre une fenêtre permettant de saisir la valeur du taux normal (par défaut, 19,6%) et du taux réduit (par défaut, 5,5%). Cette fenêtre vous permettra de modifier facilement les taux de TVA en fonction de la réglementation à laquelle vous êtes soumis. 20

21 8) Historique des biens Cette fenêtre vous permet de consultez l historique d un bien en le sélectionnant dans parmi les locaux dont vous avez la charge. En sélectionnant le nom d un locataire, vous consultez seulement l historique de cette personne pour le bien concerné. Ces informations peuvent également être éditées à partir de cet écran. 9) Informations de votre agence Le formulaire contenu dans cette fenêtre vous permet de personnaliser les différents documents éditables à partir de Cytadel : Etats des lieux, chiffrages, fiches descriptives des locaux, etc L en-tête de vos documents sera composé de : - Vos coordonnées - Votre raison sociale - Votre logo 21

22 Licence d utilisation du logiciel Cytadel ATTENTION: L'installation du LOGICIEL CYTADEL implique que vous avez accepté les termes de la licence suivante : Le CLIENT représente la personne (physique ou morale) ayant acquis une licence. Le LOGICIEL désigne le logiciel CYTADEL acquis par le CLIENT. 1. Licence Cette licence d'utilisation est concédée au CLIENT contre le versement d'un prix d'achat. Ce LOGICIEL doit être utilisé sur une et une seule machine par une et une seule personne à un instant donné. Le LOGICIEL est déclaré utilisé dès qu'il se trouve en "mémoire centrale" (également appelée RAM) d'un ordinateur. Cette licence n'est transmise qu'après paiement intégral des droits, tels qu'indiqués au tarif le jour de l'acquisition. 2. Propriété du LOGICIEL Ce LOGICIEL est la propriété de CREFIA. Le CLIENT a simplement acquis le droit d'utiliser ce LOGICIEL. 3. Copie de sauvegarde Le CLIENT est autorisé à effectuer une seule copie de sauvegarde du CD et/ou disquettes composant ce LOGICIEL. 4. Utilisation Le CLIENT doit utiliser le LOGICIEL pour l'usage pour lequel il est vendu. Il est interdit de modifier ou tenter de modifier ce LOGICIEL, de désassembler ou tenter de désassembler ce LOGICIEL. Il est interdit d'enlever ou de tenter d'enlever les mentions de copyright pouvant apparaître et/ou étant contenues dans le LOGICIEL. La location ou le prêt de ce LOGICIEL est interdit. 5. Absence de responsabilité Le LOGICIEL et la documentation qui l'accompagne sont vendus en l'état, SANS AUCUNE GARANTIE D'AUCUNE SORTE. CREFIA ne saurait être tenu pour responsable pour tout dommage de quelque nature que ce soit, et en particulier en cas de perte ou détérioration des données, en cas de perte financière, en cas de perte d'exploitation. Ce contrat de licence est régi par le droit français; tout litige qui pourrait en résulter sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de CREFIA. CREFIA 96 avenue de Brogny, ANNECY 22

23 Notes 23

24 359, chemin de la REICE SEVRIER Sarl au capital de RCS ANNECY B B328 N SIRET : Tél : Fax : crefia@crefia.com Site: