OFFRE pour L ENCADREUR CYCLISTE VOYAGE Vélo Québec voyages / Hiver-printemps 2015

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1 OFFRE pour L ENCADREUR CYCLISTE VOYAGE Vélo Québec voyages / Hiver-printemps 2015 C est avec plaisir que nous vous présentons la programmation hiver-printemps Votre contribution au sein de notre équipe est très importante au bon déroulement d un voyage, d où notre désir de réitérer l invitation de vous joindre à nous à titre d encadreur pour la nouvelle saison. Vous trouverez dans ce document l information concernant les responsabilités et exigences du poste d encadreur cycliste voyage, nos politiques et conditions ainsi que l offre de voyages hiver-printemps 2015 Avant de poser votre candidature Vous trouverez à la page 9, un tableau indiquant les voyages sur lesquels il vous est possible de poser votre candidature. Assurez-vous de : Ø Prendre connaissance de l'itinéraire et du degré d effort des voyages en consultant notre site internet au Ø Bien comprendre les exigences et responsabilités du poste d'encadreur ainsi que les politiques et conditions (à lire aux pages 2 à 8). Ø Respecter la date limite de candidature pour chaque voyage (voir tableau page 9). Pour nous faire part de votre intérêt Veuillez remplir le formulaire de candidature à la page 9 et nous le retourner soit: par courriel à benevolevq@velo.qc.ca par la poste au 1251, rue Rachel Est, Montréal, H2J 2J9 à l attention du Secteur de la mobilisation de Vélo Québec Événements. Par télécopieur au Décision Il faut prévoir un délai de 2 à 4 semaines après la date de fin de candidature pour obtenir une réponse. Tous les encadreurs ayant postulés sur un voyage recevront des nouvelles de notre part. Au plaisir de vous retrouver parmi notre équipe cette année! Karine Leclerc Coordonnatrice secteur de la mobilisation #346 kleclerc@velo.qc.ca Pour toute question concernant le rôle de l encadreur, les exigences du poste et la sélection. Nathalie Lemaire Conseillère en voyages # 389 nlemaire@velo.qc.ca Pour toute information concernant l'itinéraire, la cote de difficulté ou la logistique du voyage. 1

2 COMPLÉMENT D INFORMATION ENCADREUR CYCLISTE CERTIFIÉ Participez comme encadreur cycliste lors des événements et voyages organisés par Vélo Québec Voyages. Vous vivrez des moments inoubliables et ferez la rencontre de passionnés de vélo! QU EST-CE QU UN ENCADREUR CYCLISTE CERTIFIÉ? L'encadreur cycliste certifié est formé en vue d être apte à intervenir pour assurer la sécurité des participants lors d événements et/ou de voyages à vélo. L encadreur combine ainsi plaisir de voyager et sens de l entraide en offrant un soutien par ses services en mécanique vélo et en premiers soins. Vélo Québec recrute des encadreurs cyclistes certifiés pour la plupart de ses voyages et pour ses événements d'été. EXIGENCES FORMATIONS REQUISES Secourisme général Une formation en premiers soins est exigée pour devenir encadreur cycliste certifié de Vélo Québec et pour participer à titre d'encadreur à nos voyages ou événements. Vous devez avoir suivi un cours de secourisme général donné par une école reconnue (durée : 14 à 16 heures). Pour plus d'information sur nos exigences en premiers soins, veuillez consulter notre site internet : Exigences secourisme général Mécanique vélo Cours suivi dans une boutique de vélo de votre région ou via Vélo Québec Association (mécanique 1 obligatoire pour les événements, mécanique 2 obligatoire pour les forfaitsvoyages). Encadrement cycliste Le cours d encadrement cycliste vise à former des encadreurs cyclistes certifiés aptes à intervenir adéquatement lors de sorties de groupe, dans le cadre de randonnées populaires ou de voyages (la réussite du cours de mécanique 1 et de premiers soins est requise). Les encadreurs cyclistes certifiés de Vélo Québec deviennent automatiquement membres de Vélo Québec Association (VQA) et ce, jusqu à l expiration de leur carte d encadreur, valide pendant 3 ans. Pour de l information concernant les cours offerts par Vélo Québec Association ou pour vous y inscrire, contactez le service à la clientèle au poste 504 ou visitez notre site internet : Formations Vélo Québec Dans tous les cas, il vous est possible de postuler sur un forfait voyage ou de vous inscrire à un événement sans avoir complété toutes les formations. Nous vous donnons jusqu'à un mois avant la date de départ pour compléter le processus et nous transmettre la preuve de réussite de vos cours. 2

3 QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES Excellent sens du service à la clientèle (capacité à informer et écouter, empathie, patience, discrétion) Entretenir de bonnes relations interpersonnelles (attitude positive, bonne communication, esprit d'équipe) Autonomie, débrouillardise, dynamisme Une solide expérience en réparation de vélos (surtout pour les forfaits voyages) Bonne forme physique (préférablement avoir un niveau supérieur à la cote du voyage choisi) Vous devez également : Être âgé de 18 ans et plus (16 ans pour les Défis). Fournir votre propre trousse d'outils et de premiers soins. LES INFORMATIONS PRATIQUES ENCADREUR VOYAGE Vélo Québec Voyages recrute des encadreurs cyclistes certifiés pour la plupart de ses destinations. Ces derniers veillent à la sécurité des voyageurs en leur offrant un soutien technique, mécanique et logistique. Les encadreurs combinent ainsi sens de l entraide et plaisir de voyager. Voyages possibles de trois jours à deux semaines au Québec ou à l étranger en compagnie de 15 à 36 cyclistes. Visitez notre site internet : LES RESPONSABILITÉS DE L ENCADREUR VOYAGE Assurer une bonne communication et soutenir le guide dans le but d'un voyage harmonieux. Prendre le temps d aller rencontrer le guide au départ du voyage (le plus tôt possible) pour un échange de procédures. Soutenir l'organisation, vous représentez Vélo Québec auprès des clients. Prendre connaissance de l itinéraire. Vous êtes responsable de votre transport vers le lieu de départ ou l aéroport. S assurer de lire et de comprendre le guide des encadreurs cyclistes voyage qui vous sera remis par le personnel de l agence lors de votre inscription. Etre présent tous les matins et tout au long du parcours afin d effectuer les vérifications usuelles : ajustements, gonfler les pneus et réparations mineures sur les vélos (fournir votre trousse d'outils, une liste vous sera remis). Donner les premiers soins de base (fournir votre trousse de premiers soins). Assurer un excellent service à la clientèle, établir une convivialité avec les clients. Aider les participants au montage et démontage des vélos. Aider le guide à charger les vélos dans le camion ou dans l autobus (à l aller comme au retour). Assister le guide pour la récupération des vélos lorsque nécessaire. Assister le guide au niveau logistique lorsque requis. Transporter la caisse mécanique sur les voyages avec vol. Au retour, remplir le sondage et prendre soin de vous identifier à titre d encadreur. Un suivi sera fait à votre retour. LES AVANTAGES POUR L ENCADREUR VOYAGE En échange de vos services comme encadreur cycliste certifié, vous obtiendrez des réductions de 35 à 55 % sur le prix des forfaits voyages à travers le monde, qui incluent le transport aérien, s il y a lieu, l hébergement, les petits-déjeuners et certains soupers, le transport des bagages et les transferts. 3

4 LA SÉLECTION Notre processus de sélection pour les forfaits-voyages implique une date limite pour poser votre candidature (voir tableau page 9). Nous sélectionnons un seul encadreur par voyage. Une fois l encadreur sélectionné, nous pourrons procéder à son inscription officielle que lorsque nous aurons atteint un nombre minimum de 14 clients inscrits. À noter que certains voyages affichés à la programmation de Vélo Québec Voyages ne requièrent aucun service d encadreur, ils ne se trouvent donc pas dans l offre aux encadreurs. Nous priorisons les encadreurs avec ancienneté et expérience. Notez que les nouveaux encadreurs sont les bienvenus. Une entrevue individuelle de sélection est à prévoir pour tout nouvel encadreur voyage. Vélo Québec Voyages se réserve le droit de refuser toute candidature n'ayant pas les formations, les compétences et l'expérience requises. Nous vous suggérons aussi d indiquer plus d'un choix de voyage à votre sélection afin d'augmenter vos chances d'être choisi. LES CONDITIONS GÉNÉRALES ET POLITIQUES CONCERNANT L INSCRIPTION DE L ENCADREUR Important : Référez-vous aux conditions générales et politiques ci-jointes aux pages 5 à 8 de ce document, afin de lire et comprendre les conditions qui s'appliquent au moment de votre inscription, paiement et services/prestations reçus. Les prix affichés sont en occupation double (vous partagerez votre chambre avec un client) et comprennent les taxes et la contribution au Fonds d indemnisation de clients des agents de voyages. L'encadreur devra assumer le coût de l'occupation simple si au moment de l'inscription il n'y a pas de jumelage en attente. Notez qu en raison des dates butoir émises par les fournisseurs (hôtels et vol aérien), un supplément est possible si votre inscription se fait à moins de 70 jours de la date de départ pour un voyage avec vol et à moins de 31 jours pour un voyage sans vol. Il se pourrait que le besoin en encadreur puisse se confirmer seulement à l intérieur de ces délais, les mêmes suppléments pourraient alors s appliquer. Notez également qu un supplément pourrait s appliquer lorsque l'encadreur demande une date de départ ou de retour (voyage avec vol) différente de celle du groupe. 4

5 CONDITIONS GÉNÉRALES et POLITIQUES de Vélo Québec Voyages ACCEPTATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES La réservation constitue un contrat en vertu duquel le voyageur/encadreur accepte chacune des conditions qui suivent. Il est de la responsabilité du voyageur/encadreur de lire attentivement et de comprendre ces conditions générales, qui entrent en vigueur au moment du paiement. DOCUMENTATION REQUISE Le voyageur/encadreur qui se rend à l extérieur du Canada doit s assurer d avoir en sa possession tous les documents exigés par le ou les pays visités. S il ne possède pas ces documents, le douanier du pays visité pourrait lui refuser l accès au pays. Dans le cas des voyages en avion, le transporteur aérien peut interdire l accès à bord à toute personne qui n a pas en sa possession l ensemble des documents requis. Dans un cas comme dans l autre, le voyageur devra assumer tous les frais occasionnés par l omission de s être procuré l ensemble des documents exigés, et aucun remboursement ne sera possible. PRIX INDIQUÉ Tous les prix indiqués dans ce document sont valides pour une personne, sur une base d occupation double et sont en dollars canadiens. Les prix incluent les taxes et la contribution de 1 $, par tranche de 1000 $ de services achetés, au Fonds d indemnisation des clients des agents de voyages. Les prix sont valides pour 60 jours à compter de la date de la publication de la brochure, mais pourraient être modifiés advenant l imposition ou l augmentation d une taxe provenant d une autorité gouvernementale, d une surcharge de carburant ou d une augmentation du taux de change. Dans un tel cas, si la modification est provoquée par une surcharge de carburant ou une augmentation du taux de change et entraîne une augmentation du prix de moins de 7 % excluant la TPS et TVQ, le voyageur/encadreur s engage à payer la différence. Cependant, si la modification entraîne une augmentation du prix égale ou supérieure à 7 % du prix, excluant la TPS et la TVQ, le voyageur/encadreur pourra alors choisir entre (1) l annulation du présent contrat et le remboursement intégral du prix, ou (2) l acceptation des services de remplacement qui pourraient être offerts. S il devait y avoir une différence entre l information présentée dans la brochure et celle du programme détaillé remis au voyageur/encadreur au moment du départ, le contenu de ce dernier prévaudrait. SERVICES COMPLÉMENTAIRES (supplément applicable) Tous les services complémentaires des compagnies aériennes tels que surclassement, départ ou retour différé, etc. ne sont pas transférables, ni remboursables. SERVICE NON UTILISÉ Vélo Québec Voyages n effectuera aucun remboursement pour tout service ou prestation non utilisé pendant le voyage. RÈGLEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT En donnant l autorisation d utiliser son numéro de carte de crédit, le voyageur/encadreur s engage à respecter les conditions de réservation, et ce, même s il n a pas signé le formulaire approprié. Une autorisation verbale est suffisante pour confirmer le paiement par carte de crédit et pour confirmer l achat du voyage. En payant un premier versement, le client reconnaît et accepte les présentes conditions générales. 5

6 RESPONSABILITÉ DU VOYAGEUR/ENCADREUR Le voyageur/encadreur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages résultant de blessures, d accidents, de décès ou de perte de jouissance découlant de l activité. Il a la responsabilité d être suffisamment en bonne santé et autonome pour entreprendre le voyage. Il a également la responsabilité de vérifier si des vaccins sont requis en fonction des endroits visités. De plus, le voyageur/encadreur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages découlant de cas fortuits ou de force majeure notamment, et ce, sans limiter la généralité des termes qui précèdent : grève, contraintes gouvernementales, actes terroristes, guerre, conditions météorologiques, état des routes. En cas de force majeure, Vélo Québec Voyages se réserve le droit d annuler, de changer ou de modifier toute partie du voyage, et fera tout en son pouvoir pour offrir des services équivalents. Le voyageur/encadreur reconnaît que le transport et la manutention des bagages/vélo sont effectués à ses risques, et en aucun temps Vélo Québec Voyages ne pourra être tenu responsable en cas de retard ou de dommages, notamment de vol, de dommage ou perte des bagages ou du vélo. Les vols sont susceptibles d être modifiés en tout temps par la compagnie aérienne, et ces changements peuvent affecter les horaires, les types d appareil, les jours de voyage, les itinéraires de vols, etc. Ces changements peuvent survenir sans préavis et n engagent pas la responsabilité de Vélo Québec Voyages. Dans le cas où le voyageur/encadreur aurait une conduite préjudiciable aux autres voyageurs ou aux fournisseurs de services, il pourrait se voir expulser d un voyage. Tous les frais et pertes occasionnés par sa conduite ne seraient pas remboursés par Vélo Québec Voyages. De plus, Vélo Québec Voyages se réserve le droit de refuser toute inscription d une ou de plusieurs personnes à un voyage. JUMELAGE DE PERSONNES VOYAGEANT SEULES / Vous partagerez votre chambre avec un client. Nous garantissons le jumelage des personnes voyageant seules avec une personne de même sexe. Cependant : Moins de 31 jours avant le départ d un voyage sans transport aérien, les personnes seules qui réservent un forfait devront assumer le coût de l occupation simple s il n y a pas de jumelage en attente. Moins de 70 jours avant le départ d un voyage avec transport aérien, les personnes seules qui réservent un forfait devront assumer le coût de l occupation simple s il n y a pas de jumelage en attente. ATTENTION : le coût de l occupation simple s appliquera aussi, si le nombre de 14 voyageurs inscrits n est atteint qu à l intérieur de ce délai de 31 ou 70 jours avant le départ du voyage et qu aucun jumelage n est possible. Rappel : à 14 voyageurs inscrits, Vélo Québec Voyages pourra confirmer le service d un encadreur sur son voyage. MODIFICATION DU NOMBRE D OCCUPANTS En cas d annulation par un ou plusieurs voyageurs devant partager une même chambre, le tarif exigé du ou des autres membres du groupe sera augmenté en conséquence selon le tarif prévu. De plus, les voyageurs ayant annulé devront acquitter les frais d annulation applicables. 6

7 PORTION TERRESTRE (transport du vélo non inclus) Le voyageur/encadreur qui achète uniquement la portion terrestre du voyage a la responsabilité de : S assurer que le voyage soit confirmé avant de réserver son transport aérien ou autre; Joindre le groupe à la date, à l heure et à l endroit prévus par Vélo Québec Voyages. ASSURANCE VOYAGE Pour partir l esprit tranquille, chaque voyageur/encadreur devrait toujours se munir d une assurance voyage (annulation et/ou médicale) lorsqu il voyage à l extérieur du Québec. Il est de la responsabilité du voyageur de vérifier les contrats d assurance qu il détient et souscrire, au besoin, une assurance complémentaire pour se protéger adéquatement. Pour plus de renseignements, n hésitez pas à consulter les conseillers de Vélo Québec Voyages. CONFIDENTIALITÉ Le conseiller en voyages observe des principes de confidentialité concernant les informations personnelles transmises par le client/encadreur. 7

8 POLITIQUE D ANNULATION, DE TRANSFERT ET DE CHANGEMENT Forfait outre-mer et toute autre destination avec transport aérien Acompte et paiement final Si le prix du forfait est inférieur à 5000 $, l'acompte requis au moment de la réservation est de 500 $. Si le prix du forfait est supérieur à 5000 $, l'acompte requis au moment de la réservation est de 800 $. Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 70 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 70 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait. Achat de la portion terrestre du voyage Les mêmes règles s appliquent tant pour l acompte et le paiement final que pour la politique d annulation, de transfert et de changement. Politique d annulation 70 jours ou plus avant le départ : remboursement du forfait moins l acompte exigé au moment de la réservation. De 32 à 69 jours avant le départ : remboursement de 50 % du prix du forfait. 31 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement. Les encadreurs qui souhaitent se prémunir contre les frais relatifs à une annulation de voyage justifiée par la maladie, un décès dans la famille ou d autres raisons similaires sont invitées à souscrire l assurance annulation que nous proposons. POLITIQUE D ANNULATION, DE TRANSFERT ET DE CHANGEMENT Forfait au Québec, en Ontario, dans les Maritimes et aux États-Unis Acompte et paiement final Acompte requis au moment de la réservation : 100 $. Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 55 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 55 jours avant le départ, le voyageur/encadreur devra payer la totalité du prix du forfait. Politique d annulation 55 jours ou plus avant le départ : remboursement du forfait, moins le(s) acompte(s) exigé(s) au moment de la réservation. De 35 à 54 jours avant le départ : remboursement de 70 % du prix du forfait. De 22 à 34 jours avant le départ : remboursement de 50 % du prix du forfait. 21 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement. Les encadreurs qui souhaitent se prémunir contre les frais relatifs à une annulation de voyage justifiée par la maladie, un décès dans la famille ou d autres raisons similaires sont invitées à souscrire l assurance annulation que nous proposons. Pour votre information : Le nombre insuffisant de voyageurs peut être un motif valable pour annuler un voyage. Le cas échéant, l encadreur sera avisé dans les meilleurs délais. Aucune autre forme de compensation ne pourra être réclamée par celui-ci. AUCUN transfert de voyage à un autre encadreur possible. AUCUN changement de voyage possible lorsque l encadreur est inscrit. 8

9 FORMULAIRE DE CANDIDATURE ENCADREUR CYCLISTE VOYAGE Veuillez remplir toutes les sections du formulaire et nous le retourner par courriel à ou par télécopieur au ou encore par la poste au 1251, rue Rachel Est, Montréal, H2J 2J9 à l attention du Secteur de la mobilisation de Vélo Québec. COORDONNÉES Nom Téléphone résidence Téléphone autre ( ) ( ) Prénom Date de naissance Sexe Femme / / Homme Adresse Code postal Adresse électronique CHOIX VOYAGES Voici les voyages Hiver-Printemps 2015 où il vous est possible de soumettre votre candidature. Les voyages non affichés ne requièrent pas d encadreurs. - Indiquez dans le tableau ci-bas les voyages qui vous intéressent. - Vous aurez des nouvelles de votre candidature dans les semaines suivant la date de sélection (prévoir un délai approximatif de 2 à 4 semaines). VOYAGE DATE PRIX DATE LIMITE DE CANDIDATURE DESTINATIONS SOLEIL Floride 21 au 28 février 1885 $ 14/11/2014 Iles de Guadeloupe 19 au 26 mars 2015 $ 14/11/2014 AMÉRIQUE Sonoma et Napa Valley 11 au 18 avril 1950 $ 28/11/2014 Tucson 18 au 25 avril 1720 $ 28/11/2014 Utah 25 avril au 2 mai 1885 $ 28/11/2014 Virginie 2 au 10 mai 690 $ 28/11/2014 San Francisco Santa Barbara 9 au 16 mai 2080 $ 28/11/2014 Cape Cod 1 16 au 21 mai 575 $ 28/11/2014 Farnham - Kennebunkport 14 au 19 juin 585 $ 28/11/2014 Rang EUROPE Majorque 1 24 avril au 9 mai 2730 $ 28/11/2014 Puglia 1 23 mai au 7 juin 2730 $ 28/11/2014 Portugal 1 31 mai au 15 juin 2470 $ 28/11/2014 Nous vous invitons à consulter notre site internet au afin de prendre connaissance des destinations, de l'itinéraire au jour le jour, du degré d effort et autres informations sur les forfaits. Je confirme avoir lu, compris et accepté les termes et conditions mentionnés dans le présent document. Signature : Date : 9