GUIDE DU DEMANDEUR. Projets d initiatives structurantes en technologies efficaces PISTE. Hydro-Québec, vol. 3, n o 1. Septembre G1309F
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- Franck Patrice Dufour
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1 GUIDE DU DEMANDEUR Projets d initiatives structurantes en technologies efficaces PISTE Hydro-Québec, vol. 3, n o 1 Septembre G1309F
2 Table des matières Avant-propos... 3 Introduction... 4 Section 1. Nature des projets visés... 5 Section 2. Admissibilité... 6 Section 3. Critères d évaluation des propositions de projet... 8 Section 4. Appui financier Section 5. Conditions administratives Section 6. Processus de réalisation d un projet Section 7. Références Section 8. Avis Annexe 1 Formulaire détaillé PISTE Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
3 Avant-propos Hydro-Québec aide sa clientèle résidentielle et d affaires à mettre en œuvre des mesures efficaces d utilisation de l électricité conformément à son Plan global en efficacité énergétique (PGEÉ). Les programmes en efficacité énergétique d Hydro-Québec touchent plusieurs aspects, dont les services-conseils, les appareils économiseurs, les technologies de gestion de la demande en puissance et l optimisation des procédés industriels. Hydro-Québec, désireuse de maintenir à jour son offre en efficacité énergétique, a mis sur pied deux activités dans le but de soutenir financièrement la réalisation de projets d innovations technologiques et commerciales. Les propositions servant à recueillir ou à valider des informations en matière de performances techniques, tant dans un cadre de démonstration que dans un effort d expérimentation, relèvent de l activité IDÉE. Les propositions visant à valider de nouvelles approches commerciales favorisant l adoption de technologies existantes et éprouvées dont la mise en œuvre est peu répandue au Québec sont admissibles dans l activité PISTE. Le présent document s adresse à toute personne qui désire proposer un projet dans le cadre du Projets d initiatives structurantes en technologies efficaces ou PISTE. Pour plus de renseignements sur nos programmes en efficacité énergétique, visitez notre site Web : Ensemble des programmes du PGEÉ Projets d innovations technologiques (IDÉE) Projets d innovations commerciales (PISTE) Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
4 Introduction Hydro-Québec souhaite tester la faisabilité et l acceptabilité de nouvelles approches commerciales visant des technologies efficaces permettant d optimiser la consommation d électricité ou la gestion de la demande en puissance. De plus, elle veut évaluer l efficacité, la pertinence et la rentabilité de telles approches. Par l entremise de PISTE, Hydro-Québec appuie financièrement la réalisation de projets pilotes qui pourraient favoriser l émergence de technologies efficaces dans les marchés que dessert Hydro-Québec. PISTE vise à cerner et à faire tomber les barrières qui nuisent à la commercialisation de mesures ou de technologies éprouvées en efficacité énergétique. PISTE a également pour objectif d améliorer constamment les approches commerciales déjà comprises dans les programmes du Plan global en efficacité énergétique d Hydro-Québec. Les projets PISTE doivent généralement être réalisés en l espace de douze mois et peuvent être financés de façon à couvrir les coûts admissibles d un projet pilote. Hydro-Québec accueille favorablement les propositions mettant à contribution d autres partenaires et profitant d autres appuis financiers, commerciaux et techniques tels que ceux proposés par des universités, des programmes fédéraux et provinciaux, des associations et des fondations ainsi que des fabricants, etc. PISTE mise sur la créativité du milieu PISTE fait appel à la clientèle d Hydro-Québec afin de trouver de nouvelles façons de mettre en œuvre des produits ou des technologies existants en efficacité énergétique, et ce, afin de mobiliser les marchés en vue de leur adoption. Hydro-Québec accueille des propositions de projet selon deux volets : Volet Propositions spontanées. Hydro-Québec accueille en tout temps des projets proposés par le marché et s inscrivant à l intérieur des objectifs et des paramètres de PISTE. Le présent guide du demandeur est conçu de manière à encadrer la démarche relative à de telles propositions. Volet Appels de propositions. Hydro-Québec émet à l occasion des appels de propositions (APP) portant sur des thématiques spécifiques en efficacité énergétique. Les demandeurs souhaitant répondre à un APP doivent se reporter au document définissant les conditions particulières de cet APP. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
5 Section 1. Nature des projets visés PISTE cherche des projets qui ont une approche commerciale originale et novatrice et qui permettront de développer et de mobiliser des marchés nouveaux ou à peine existants en efficacité énergétique. Les projets pilotes visés doivent permettre d évaluer l efficacité des approches commerciales proposées pour des mesures d économie d énergie déjà connues et éprouvées ou des moyens de gestion de la demande en puissance, dont la mise en œuvre est peu répandue au Québec. Ces approches commerciales novatrices peuvent également favoriser l adoption, par la clientèle d Hydro-Québec, de comportements avantageux. Les projets pilotes visés permettront de vérifier si une approche commerciale peut être facilement utilisée auprès de ses clientèles, de déterminer les facteurs de succès en situation réelle, d'évaluer le taux de pénétration et le gain réel en puissance ou en énergie, et de connaître les coûts de l initiative ainsi que d en évaluer la rentabilité. Les projets proposés dans le cadre de PISTE doivent s adresser aux secteurs résidentiel, commercial et institutionnel ou industriel. Ils peuvent porter sur l économie d énergie, la gestion de la demande en puissance ou l utilisation efficace de l énergie. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
6 Section 2. Admissibilité 2.1. Projets admissibles Tout concept, approche, démarche ou processus novateur et efficient qui est peu répandu au Québec, mais qui favorise la diffusion d une technologie existante et éprouvée visant un potentiel d économie d électricité ou de gestion de la demande en puissance est admissible à PISTE Projets non admissibles Les propositions de projet dont l objectif est la production d électricité ne sont pas acceptées dans le cadre de PISTE. Ne sont également pas admissibles les projets susceptibles d avoir un impact négatif sur l environnement, la sécurité ou la santé. Les projets visant des économies de combustible ne sont toutefois pas admissibles Demandeurs admissibles Toute personne, société ou organisation gouvernementale ou non gouvernementale ayant un établissement au Québec est admissible. Un consortium de partenaires peut soumettre une proposition pour autant qu un des partenaires soit désigné maître d œuvre. Ce dernier sera le demandeur avec qui traitera Hydro-Québec. L entente commerciale définissant le consortium et mandatant le maître d œuvre devra faire partie de la proposition. Celle-ci devra être signée par une personne dûment autorisée. Mentionnons que le demandeur ou un des membres d un consortium de partenaires ou un sous-traitant ne doit pas figurer au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c C-65.1) ou de la Loi électorale (L.R.Q., c. E-3.3) Coûts admissibles Sont admissibles dans le calcul de l appui financier tous les coûts relatifs à la mise en place et à l exploitation du projet pilote, à l exception de ceux énumérés à la section 2.5. Par exemple : promotion et publicité ; location de locaux ; activités de prise de rendez-vous et de service à la clientèle ; rédaction des rapports de suivi du projet ; mise en place des outils de suivi et de gestion ; tout autre coût jugé essentiel à la réalisation du projet pilote. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
7 2.5. Coûts non admissibles Achat d équipements majeurs ; achat de véhicules ; achat de bâtiments ; amendes, contraventions, coûts liés à tout recours intenté contre le requérant dans le cadre de la réalisation de ses activités ; tout coût jugé non raisonnable et non pertinent à la réalisation du projet pilote ; taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente du Québec (TVQ) payées par le demandeur à ses fournisseurs de biens et services (puisque le requérant et non Hydro-Québec peut récupérer ces taxes). Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
8 Section 3. Critères d évaluation des propositions de projet Toutes les propositions reçues qui satisfont aux conditions d admissibilité sont examinées par le Comité d évaluation de projets, composé de gestionnaires d Hydro-Québec. Selon la nature de l intervention proposée, le comité peut s adjoindre un membre expert externe à Hydro-Québec. Les critères utilisés pour l évaluation des propositions sont les suivants : 3.1. Approche commerciale proposée L efficacité et l originalité de l approche commerciale proposée sont des éléments importants de l analyse des propositions de projet. Ce critère permet d évaluer le caractère novateur et performant de la stratégie d intervention suggérée dans le cadre du projet pilote. Les stratégies de marketing, de commercialisation et de service à la clientèle qui assurent le succès du projet pilote sont aussi prises en considération. Le critère tient compte également du potentiel de déploiement de l approche ou du concept à l ensemble du Québec ainsi que de la capacité à le déployer rapidement Coûts Les coûts de chaque étape et de chaque activité du projet constituent un autre groupe d éléments pris en compte dans l analyse et l évaluation des propositions. Sont donc examinés les coûts de la mesure d efficacité énergétique, de la gestion, du service à la clientèle et des activités promotionnelles, les coûts administratifs, etc. L équilibre général de la structure de coûts proposée est un autre facteur analysé. Il en va de même, le cas échéant, pour les rentrées que devraient générer certaines activités liées au projet pilote. Enfin, la rigueur dans l approche et la méthode d estimation des coûts sont examinées dans le cadre de ce critère Gains énergétiques Les gains énergétiques attribuables à la mesure d économie d énergie proposée, le gain unitaire de l intervention et la durée de vie de la mesure sont tous pris en compte. L effet sur la gestion de la demande en puissance est aussi pris en considération. De plus, l impact environnemental de l intervention et l impact énergétique potentiel d un éventuel déploiement provincial de l approche sont intégrés à ce critère. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
9 3.4. Qualification et expérience La qualification du demandeur, de l équipe du projet, du chef de projet et des partenaires d affaires constitue un autre critère important de l analyse des propositions. Ce critère permet d évaluer l expérience du demandeur, de l équipe du projet, des consultants et des fournisseurs participant au projet proposé. L expérience du responsable du projet et du personnel-clé, leurs connaissances en marketing, en gestion de projet et dans les domaines de compétences propres au projet sont des éléments pris en considération dans le cadre de ce critère. Parmi les autres éléments, mentionnons l importance et la contribution des partenaires commerciaux, financiers ou d affaires associés au projet, ainsi que l efficacité de la structure organisationnelle favorisant une réalisation performante du projet pilote Qualité globale de la proposition La clarté et la rigueur de la proposition ainsi que l approche globale du projet sont prises en considération dans l analyse des propositions. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
10 Section 4. Appui financier 4.1. Appui financier accordé par projet pilote Le montant de l appui financier consenti à chaque proposition pourrait atteindre jusqu à 75 % du coût du projet. Le montant versé au demandeur et à ses affiliés ne peut toutefois pas dépasser $, avant l application des taxes. L appui financier accordé représente les coûts admissibles du projet moins la contribution financière du demandeur et de ses partenaires Contribution du demandeur Le demandeur doit indiquer dans sa proposition toutes les autres sources d aide financière et tous les montants obtenus ou demandés à d autres organismes qu Hydro-Québec en lien avec le projet proposé, ainsi que toute demande d appui financier déjà soumise à Hydro-Québec Versement de l appui financier L appui financier sera accordé selon l échéancier suivant : un montant forfaitaire sera remis à la signature du contrat en fonction des besoins liés au projet ; des versements périodiques seront effectués après la réception des factures et des pièces justificatives 1. Pour certains projets, les versements périodiques sont conditionnels au dépôt de rapports périodiques par le demandeur et à l approbation de ces rapports par Hydro-Québec. un dernier versement correspondant aux montants retenus lors des versements périodiques (10 %) sera fait à la fin du projet. Ce versement est conditionnel à l approbation, par Hydro-Québec, du rapport final du projet pilote. Pour recevoir les versements de l appui financier, le demandeur doit fournir un rapport comptable avec sa facture. Ce rapport doit indiquer toutes les dépenses admissibles payées aux fournisseurs du demandeur (se reporter à la section 2.4) et comporter toutes les autres pièces justificatives. Le demandeur doit présenter une facture à Hydro-Québec pour que la société puisse lui verser son appui financier. Cette facture doit indiquer l ensemble des frais admissibles. L appui financier (excluant les frais non admissibles) sera assujetti à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente du Québec (TVQ) puisque les autorités fiscales considèrent qu un service est rendu par le demandeur. Les modalités régissant l appui financier et la facturation seront précisées dans le contrat liant Hydro-Québec et le demandeur. 1 À chaque versement, Hydro-Québec retiendra 10 % du montant prévu. Elle remettra ces montants à la fin du projet une fois qu elle aura approuvé le rapport final du projet pilote. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
11 Section 5. Conditions administratives 5.1. Engagement d Hydro-Québec Hydro-Québec s engage à analyser toutes les propositions reçues dans le cadre de l activité PISTE qui satisfont aux critères d admissibilité ; ne pourra être tenue responsable des dommages ou préjudices de quelque nature que ce soit découlant d une proposition de projet ; ne remboursera aucune dépense engagée pour la préparation des propositions ou les négociations qui pourraient s avérer nécessaires pour conclure l entente entre Hydro-Québec et le demandeur ; se réserve le droit de négocier le contenu, les coûts, la durée de la proposition présentée et toutes les modalités afférentes ; se réserve le droit de ne pas conclure de contrat avec un demandeur retenu. En pareil cas, il sera impossible de réclamer des dommages-intérêts, de quelque nature que ce soit, à Hydro-Québec Engagement du demandeur Le demandeur est responsable de proposer un concept original et novateur ; devra réaliser le projet pilote dans un délai approximatif de 12 mois à compter de la date de démarrage convenue au contrat ; demeure entièrement responsable des résultats du projet pilote, peu importe les intervenants en cause ; s engage à remplir et à remettre à Hydro-Québec un ou des rapports détaillés de suivi ainsi qu un rapport final ; devra faire approuver par Hydro-Québec le contenu de toute communication destinée à la clientèle ; devra accepter que les résultats et les données émanant du projet pilote demeurent la propriété exclusive d Hydro-Québec Conflit d intérêts Le demandeur ne doit pas être en situation de conflit d intérêts ou d apparence de conflit d intérêts. Il s engage, s il conclut un contrat, à éviter toute occasion pouvant le placer dans une telle situation Critères de rejet des propositions Hydro-Québec se réserve le droit de rejeter d office toute proposition reçue, notamment les propositions incomplètes, non conformes aux présentes, comportant de faux renseignements ou ne contenant pas tous les renseignements requis pour l analyse. Hydro-Québec n assume aucune obligation de quelque nature que ce soit envers les demandeurs. Ces derniers reconnaissent qu ils ne pourront d aucune façon contester la décision d Hydro-Québec d accepter ou non quelque proposition que ce soit. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
12 5.5. Propriété de la proposition La proposition présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive d Hydro-Québec et ne sont pas retournés au demandeur. Ce dernier reconnaît qu Hydro-Québec peut en tout temps intervenir sur la thématique visée par la proposition qu il soumet à celle-ci Signature du contrat et début du projet pilote Tout demandeur retenu ne peut entreprendre les travaux avant que les deux parties aient signé un contrat écrit à cet effet ou qu il ait reçu un avis écrit officiel du représentant d Hydro-Québec l autorisant à amorcer les travaux. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
13 Section 6. Processus de réalisation d un projet ÉTAPE 1 Soumission de la proposition ÉTAPE 2 Analyse de la proposition ÉTAPE 3 Signature de l entente contractuelle ÉTAPE 4 Mise en route du projet pilote ÉTAPE 5 Dépôt des rapports de suivi 6.1. ÉTAPE 1 Soumission de la proposition Pour présenter un projet dans le cadre de PISTE, le demandeur doit : remplir la Demande d analyse de proposition de projet jointe au présent document (annexe 1). La version électronique se trouve sur le site Web, au HTUwww.hydroquebec.com/piste.UTH Envoi de la demande à Hydro-Québec Le demandeur doit faire parvenir à Hydro-Québec la Demande d analyse de proposition de projet dûment remplie et signée ainsi que les documents qui l accompagnent à l adresse suivante : piste@hydro.qc.ca. Le demandeur peut également transmettre la Demande d analyse de proposition de projet par courrier à l adresse postale indiquée ci-après. Une version électronique des documents doit accompagner le dépôt : Hydro-Québec Direction Approvisionnement en électricité a/s Activité PISTE Demande d analyse de proposition de projet Complexe Desjardins, tour Est, 26 e étage Case postale Succursale place Desjardins Montréal (Québec) H5B 1H Confirmation de réception par Hydro-Québec Hydro-Québec confirmera par écrit la réception de la Demande d analyse de proposition de projet au demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception ÉTAPE 2 Analyse de la proposition Dès réception d une proposition, Hydro-Québec procédera à l analyse de celle-ci et s assurera, à cette étape : que tous les critères d admissibilité sont respectés ; que toutes les informations requises à des fins d évaluation sont fournies. Hydro-Québec pourra exiger du demandeur des précisions additionnelles. Elle se réserve également le droit de refuser toute proposition qui ne respecte pas la totalité des critères d admissibilité ou qui est incomplète. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
14 Recommandation du Comité d évaluation de projets Le Comité d évaluation de projets examinera toutes les propositions admissibles que reçoit Hydro-Québec en fonction des critères d analyse de proposition de projet. Il recommandera à Hydro-Québec les projets qu il juge les plus pertinents. Les critères d analyse des projets sont indiqués à la section 3 du présent guide Décision finale Suivant la recommandation du Comité d évaluation de projets, Hydro-Québec communiquera par écrit aux demandeurs la décision à l égard de leur proposition. Les décisions sont finales et sans appel ÉTAPE 3 Signature de l entente contractuelle Si le projet est accepté, le demandeur et Hydro-Québec devront signer un contrat dans lequel seront définis les obligations des parties, les coûts du projet, le montant des contributions financières des partenaires, les conditions particulières, les modalités de versement de l appui financier d Hydro-Québec et l échéancier de réalisation ÉTAPE 4 Mise en route du projet pilote Le projet pilote démarre à la date indiquée au contrat. Hydro-Québec ne pourra être tenue de verser quelque montant que ce soit avant que les deux parties n aient signé un contrat Premier versement de l appui financier Le premier versement se fera après la signature du contrat et à la réception d une facture. Il vise à couvrir les coûts de démarrage du projet pilote. Le montant ne peut excéder 20 % du coût total du projet Facturation périodique Hydro-Québec fera des versements périodiques au demandeur selon les clauses prévues au contrat une fois qu elle aura reçu les factures. Ces versements visent à rembourser les coûts réels et admissibles du projet pilote ÉTAPE 5 Dépôt des rapports de projet Rapport de mi-projet Le demandeur devra déposer son rapport de mi-projet lorsque la moitié du projet pilote sera réalisée. Selon la nature du projet, des rapports de suivi, à différentes étapes de la réalisation du projet, peuvent aussi être demandés par Hydro-Québec. Les éléments que devront contenir ces rapports seront précisés dans l entente contractuelle. Les versements périodiques sont conditionnels au dépôt et à l approbation de ces rapports par Hydro-Québec Rapport final Le versement final sera effectué à la fin du projet pilote, à la suite de la remise du rapport final du projet pilote conformément aux exigences d Hydro-Québec. Les informations qu exige Hydro-Québec dans ce rapport seront précisées dans l entente contractuelle. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
15 Section 7. Références Le présent guide du requérant ainsi que la Demande d analyse de proposition de projet se trouvent sur le site Web d Hydro-Québec à l adresse suivante : HTUwww.hydroquebec.com/pisteUTH Les demandeurs peuvent acheminer leurs questions à l adresse courriel suivante : HTUpiste@hydro.qc.caUTH Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
16 Section 8. Avis Application et modalités de l activité PISTE Hydro-Québec se réserve le droit : de refuser toute proposition qui ne satisfait pas aux critères de PISTE ; de refuser toute proposition dont la thématique a déjà fait l objet d études ou de projets pilotes ; de demander des modifications à une proposition ; de limiter le nombre de projets une fois épuisée l enveloppe budgétaire réservée à PISTE ; de statuer de l admissibilité de tout projet proposé par le demandeur, de son potentiel d économie d énergie ou de gestion de la demande en puissance ainsi que des coûts admissibles ; d interpréter les modalités de l activité PISTE ; de mettre fin à tout moment à l activité PISTE ou de le modifier sans préavis. Hydro-Québec s engage à ne verser l appui financier qu au demandeur ayant mis en œuvre, dans le cadre de PISTE, un projet pilote pour lequel une entente a été conclue. Fiscalité Les paiements qu effectue Hydro-Québec, dans le cadre de PISTE, sont normalement assujettis à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente du Québec (TVQ). Par conséquent, pour qu Hydro-Québec effectue le paiement d un appui financier, le client doit au préalable émettre une facture en spécifiant distinctement le montant des taxes (voir la section 4.3). Aux fins de l impôt sur le revenu, l appui financier versé est un paiement incitatif qui devrait, selon le cas, réduire le coût ou le coût en capital d un bien, réduire le montant de débours ou de dépense, ou constituer un revenu pour le client. Il revient au client de déterminer le statut fiscal de l appui financier qu il reçoit. Hydro-Québec émettra au client, sauf si celui-ci est un organisme exempt d impôt, une déclaration de renseignements Paiements du gouvernement Relevé 27 en vertu de la Loi sur les impôts du Québec pour faire état du montant consenti. Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
17 Annexe 1 Formulaire détaillé PISTE Hydro-Québec 2013G1309F 23 septembre
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