AGENCE PARCS CANADA. VÉRIFICATION ESPACE 400e VILLE DE QUÉBEC FINAL

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1 AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION ESPACE 400e VILLE DE QUÉBEC FINAL OCTOBRE 2007

2 Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le directeur général de l'agence Parcs Canada, 2007 Numéro de catalogue : ISBN : BVIE 2 septembre 2007

3 TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ 4 1. CONTEXTE 6 2. OBJECTIFS ET PORTÉE 7 3. MÉTHODOLOGIE ÉNONCÉ D ASSURANCE.8 5. CONCLUSION 8 6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS Cadre de contrôle de gestion Conceptualisation Planification Exécution Achèvement Fonds dépensés comme prévus Équité et optimisation des ressources dans le cas des marchés 15 ANNEXE A..17 BVIE 3 septembre 2007

4 RÉSUMÉ L année 2008 marquera le 400 e anniversaire de la fondation de la ville de Québec, première colonie permanente de la Francophonie en Amérique du Nord. Un comité, composé de représentants des gouvernements fédéral et provincial, autochtone et municipal, coordonne des activités entourant les fêtes du 400 e. Le Conseil du Trésor accordait, en mai 2005, une somme de 24M$ à l Agence Parcs Canada pour l aménagement du bassin Louise et du pavillon d accueil du 400 e anniversaire de Québec qui deviendra, à compter de 2009, un centre de découverte de Parcs Canada. La vérification du projet Espace 400 e, requise dans la présentation au Conseil du Trésor, avait été inscrite au plan triennal du Bureau de vérification interne et de l évaluation pour l exercice financière et a été menée par une équipe du bureau de la vérification interne et de l évaluation. La vérification visait à fournir à la haute direction une évaluation indépendante de l existence d un cadre de contrôle de gestion efficace ainsi que fournir l assurance que les fonds alloués ont été dépensés comme prévu et qu il y a eu équité et optimisation des ressources lors de l attribution des marchés. Des visites à l unité de gestion et au centre de service de Québec ont eu lieu entre le 6 août et le 31 août Des entrevues ont été menées auprès de la direction et du personnel de l unité de gestion responsable des principaux processus financiers. L examen des documents justificatifs pertinents ainsi que la révision des contrats et factures pour la période s échelonnant entre avril 2005 et juillet 2007 ont été effectués. À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport. Dans l ensemble, l équipe de vérification a observé une saine gestion et une bonne collaboration entre les différents intervenants dans la gestion du projet Espace 400 e. Les systèmes et contrôles en place sont adéquats et permettre de réduire au minimum les risques de non-conformités aux politiques et procédures de l APC. Le cadre de contrôle de gestion, la dépense des fonds reçus et l équité et l optimisation des ressources dans le cas des marchés sont sous contrôle et aucune recommandation n est jugée nécessaire. Selon le système de cotation utilisé pour les rapports de vérification nos observations nous permettent de conclure que la cote globale est : BVIE 4 septembre 2007

5 VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s impose pour l instant. BVIE 5 septembre 2007

6 1. CONTEXTE L année 2008 marquera le 400 e anniversaire de la fondation de la ville de Québec, première colonie permanente de la Francophonie en Amérique du Nord. Cette plus ancienne ville canadienne représente le fondement des valeurs canadiennes que sont la diversité culturelle et la dualité linguistique. De plus, l arrondissement historique de Québec est classé site du patrimoine mondial de l UNESCO. Un comité, composé de représentants des gouvernements fédéral et provincial, autochtone et municipal, coordonne des activités entourant les fêtes du 400 e. En mai 2004, ce comité, appelé la Société du 400 e anniversaire de Québec, a fait réaliser une analyse de sites potentiels pouvant accueillir l «Espace 400 e - un lieu de rencontre». Un lieu qui serait un espace central pour les festivités du 400 e anniversaire. De tous les sites étudiés, le bassin Louise du Vieux-Port-de-Québec a été retenu comme étant l emplacement idéal pour l Espace 400e. L approbation d une présentation faite au Conseil du Trésor accordait, en mai 2005, une somme de 24M$ à l Agence Parcs Canada (APC) pour l aménagement du bassin Louise et du pavillon d accueil du 400 e anniversaire de Québec (appelé ci-après : le projet). Le directeur général de l Est du Canada est responsable d établir les orientations générales du projet et d approuver la structure de gestion. Sous son autorité, le directeur de l Unité de gestion de Québec est responsable de la gestion globale du projet. Il travaille en collaboration avec l Administration Portuaire de Québec, la Société du 400 e, la Commission de la capitale nationale du Québec, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et la Ville de Québec. Le projet consiste plus spécifiquement en l agrandissement du centre d interprétation du Vieux-Port, qui deviendra, à compter de 2009, un centre de découverte de Parcs Canada; la réalisation d expositions culturelles et thématiques; l amélioration des infrastructures en périphérie du bassin Louise et l aménagement d installations temporaires reliées à l Espace 400 e. La vérification du projet Espace 400 e, requise dans la présentation au Conseil du Trésor, avait été inscrite au plan triennal du Bureau de vérification interne et de l évaluation pour l exercice financier Elle a été menée par le personnel du bureau de la vérification interne et de l évaluation. BVIE 6 septembre 2007

7 2. OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de la vérification, préalablement définis dans la présentation au Conseil du Trésor, étaient de fournir à la haute direction une évaluation indépendante : - de l existence d un cadre de contrôle de gestion efficace; et de fournir l assurance : - que les fonds alloués ont été dépensés comme prévu; - qu il y a eu équité et optimisation des ressources lors d attribution de marchés. Les critères utilisés pour atteindre ces objectifs sont identifiés à l annexe A. La vérification ne porte que sur les opérations enregistrées entre 1 er avril 2005 et le 31 juillet 2007 ainsi que sur les processus développés et mis en place au cours de la même période. Cette vérification constitue la première de deux vérifications incluses dans la présentation du Conseil du Trésor. La deuxième vérification est prévue à la fin du projet, c est-à-dire en MÉTHODOLOGIE Des visites à l unité de gestion et au centre de services de Québec ont eu lieu entre le 6 août et le 31 août Au cours des visites, les activités suivantes ont été menées : - Entrevues avec la direction et le personnel de l unité de gestion responsable des principaux processus financiers - Visite du site «Espace 400 e» - Examen de documents pertinents, dont diverses analyses, études, les ententes entre l APC et Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada, l APC et l Administration Portuaire de Québec, divers rapports financiers et compterendus de réunions - Examen de contrats et factures Nos observations et nos recommandations ont été faites en conformité avec le système de cotation du rapport de vérification décrit ci-dessous : Système de cotation utilisé pour le rapport ROUGE Insatisfaisant Les contrôles ne fonctionnent pas ou sont inexistants. Des mesures de gestion immédiates doivent être prises pour corriger la situation. BVIE 7 septembre 2007

8 ORANGE Améliorations importantes requises JAUNE BLEU Amélioration moyennes requises Améliorations mineures requises Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importants ont été constatés qui pourraient nuire à l atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s imposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle. Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants, auxquels il faut remédier, ont été constatés. Ces problèmes risquent de compromettre l atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu. Cependant, certaines modifications mineures s imposent pour améliorer l efficience et l efficacité de l environnement de contrôle. VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s impose pour l instant. Une fois le travail sur place terminé, un compte rendu préliminaire a été présenté au gestionnaire de projet. 4. ÉNONCÉ D ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve réunis sont suffisants pour appuyer les conclusions du présent rapport. 5. CONCLUSION GÉNÉRALE La gestion du projet Espace 400 e représente un exemple de saine gestion et de bonne collaboration entre les différents intervenants. Le cadre de contrôle de gestion en place est efficace. Le projet bénéficie d objectifs bien identifiés, les rôles et responsabilités sont définis et l assignation des tâches clairement établies. Lors des rencontres périodiques avec les différents intervenants, les modifications de coûts et d échéanciers étaient examinées et suivies afin de respecter les contraintes du projet. Tous les fonds alloués par le SCT, et qui ont été utilisés à ce jour, ont été dépensés uniquement pour les fins du projet. Aucune dérogation n a été notée dans le processus d octroi de contrat. La section suivante décrit ces différents éléments. BVIE 8 septembre 2007

9 6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 6.1 Cadre de contrôle de gestion VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s impose pour l instant. Un cadre de contrôle de gestion représente un ensemble de procédures et de directives visant à assurer l atteinte des objectifs fixés. L établissement d un tel cadre facilite la cohérence et la coordination entre les activités tout en fournissant une orientation aux différents intervenants impliqués. La mise en place d un cadre de contrôle de gestion efficace permet au gestionnaire de suivre le bon déroulement d un projet, d identifier rapidement les situations ou les activités présentant un risque (par exemple : retard de livraison, dépassement de coûts) et ainsi maximiser les chances de compléter le projet dans le respect des délais et des budgets prévus. Par définition, un projet est une entreprise temporaire visant à atteindre un but précis. Le bon déroulement d un projet est favorisé par la mise en place et le suivi des quatre étapes suivantes : La conceptualisation (i.e. définition d objectifs, établissement de budgets et d échéanciers généraux), La planification (i.e. obtention de ressources financières et humaines, assignation des tâches et coordination des activités), L exécution (i.e. suivi des opérations et des coûts, ajustements ou modifications des plans, et finalisation du projet dans les délais et limites budgétaires fixés), L achèvement (i.e. livraison à l utilisateur). De plus, dans la plupart des cas, la réalisation d un projet nécessite l implication de différents intervenants et la coordination de plusieurs activités de façon soit simultanée soit consécutive. La nature temporaire d un projet suppose, dans bien des cas, l existence d une contrainte de temps qui devient un facteur important à considérer lors de prise de décisions. L aménagement de l Espace 400 e correspond parfaitement à cette définition d un projet. En conséquence, l efficacité de son cadre de gestion a été évaluée en fonction des étapes mentionnées ci-haut, à l exclusion de la phase d achèvement, puisque la vérification a lieu avant la fin des travaux. Pour cette dernière étape, l emphase a surtout été mise sur le respect des délais à ce jour, afin d assurer une livraison du produit dans les temps impartis. BVIE 9 septembre 2007

10 6.1.1 CONCEPTUALISATION Définition d objectifs La phase d identification des objectifs pour la création d un Espace 400 e a été effectuée avant l implication de l Agence Parcs Canada dans le projet. Toutefois, en joignant le projet en cours, l Agence a fait sien le concept de cet aménagement. La revue des différentes études effectuées au préalable, que ce soit pour évaluer les sites potentiels et les impacts environnementaux, permet de conclure que tous les efforts ont été faits pour maximiser le choix d un site idéal pour l établissement de l Espace 400 e. De plus, une analyse de risques a été menée par Travaux publics et services gouvernementaux Canada et était incluse dans la présentation au Conseil du Trésor. Établissement d un budget Depuis la mise en branle du projet, la gestion du budget a été sous la responsabilité d un seul gestionnaire. Cette personne, désormais à la retraite, continuera toutefois d assumer la supervision du projet pour les six prochains mois. Ces tâches seront toutefois accomplies à temps partiel en raison du degré d avancement des travaux. Un comité aviseur a été mis en place et le pouvoir de signature sera désormais assumé par le directeur exécutif, Québec. Comme les estimations budgétaires initiales du projet, présentées en avril 2005 par la Société du 400 e, totalisaient plus de 34M$, les budgets ont été revus et corrigés pour respecter l enveloppe budgétaire reçue. Des amendements ont été faits au projet original afin d assurer que le montant total du projet respecterait les sommes versées. La répartition des dépenses a inclus, dès le départ, un montant de 4,3 M$ réservé à des fins précises, soit : 1,7M$ pour couvrir les frais de gestion et administration et 2,6M$ pour couvrir l exposition de Parcs Canada. En intégrant ces coûts au projet, on a éliminé la pression financière qu aurait autrement subie l unité de gestion pour gérer le projet. Il s agit d une très bonne pratique de gestion. Établissement d échéanciers Chacun des sous-projets a une date établie de livraison. La prise de possession des lieux doit avoir lieu en février La fin des travaux concernant le pavillon est prévue pour décembre Les aménagements du bassin Louise devraient être complétés pour la fin octobre Les installations temporaires, quant à elles, devraient être prêtes pour mai 2008 et l exposition de Parcs Canada devrait être disponible en mars Un calendrier a également été établi par les entrepreneurs pour assurer la livraison du centre d interprétation, l élément central de l Espace 400 e, dans les temps impartis. Ce calendrier est revu régulièrement pour assurer qu il n y aura pas de délais. La visite du site a permis de constater le degré d avancement des travaux qui, selon les dossiers, sont à jour. BVIE 10 septembre 2007

11 6.1.2 PLANIFICATION Obtention des ressources L attribution des 24M$ autorisés par le Conseil du Trésor représente la totalité des ressources financières allouées à Parcs Canada pour le projet Espace 400 e. Ce montant a été réparti sur une période de quatre ans, et le paiement est effectué à l unité de gestion en avril de chaque année selon la programmation budgétaire préalablement établie. La seule ressource humaine additionnelle prévue au sein de l unité de gestion pour le projet Espace 400 e, a été l embauche d une étudiante pour la portion exposition du projet. L ensemble du projet est un ajout aux tâches du personnel déjà en place. La dépense salariale du personnel dédié au projet est donc couverte à même les fonds reçus pour le projet et un poste de dépense distinct a été créé. Assignation des tâches L unité de gestion de Québec a été mandatée, par le directeur général de l Est du Canada, pour agir à titre de représentant de Parcs Canada. Elle est donc responsable de la gestion globale du projet c est-à-dire de la définition des besoins généraux du projet ainsi que des besoins spécifiques, de la coordination des activités, des ressources et des divers comités ainsi que de la gestion budgétaire, et ce, dans le respect des politiques de l Agence. En raison de la nature spécialisée des travaux, Parcs Canada a conclu une entente avec TPSGC pour que ces derniers assument la responsabilité de la définition des besoins techniques et professionnels, la passation et l administration des marchés, la négociation des coûts et des ententes avec les experts-conseils et les entrepreneurs ainsi que la fourniture de produits et services. Un chargé de projet et deux gestionnaires de composante ont donc été nommés pour représenter Travaux publics et services gouvernementaux Canada. La signature des contrats ainsi que de la validation de tout extra survenant en cours de projet et non inclus au contrat initial, est sous la responsabilité du chargé de projet. Le suivi des travaux est assuré par les gestionnaires de composante dont un est responsable de l aménagement du bassin Louise et l autre du projet pavillon. Ces gestionnaires sont responsables de valider les dépenses qui leur sont présentées et de faire rapport de la situation à Parcs Canada. Une firme d experts conseils a été mandatée pour assurer une présence permanente sur les sites afin de garantir la qualité du produit. Ce sont ces consultants qui valident les factures présentées par les entrepreneurs, y apposent leur signature et transmettent la facture à TPSCG pour traitement. TPSGC prépare alors la facturation pour APC. Le suivi au quotidien du chantier est effectué par un employé de TPSCG toutefois le gestionnaire responsable pour l agence est très impliqué dans la gestion du projet. Coordination des activités Lorsque le bassin Louise a été retenu comme site pour l Espace 400 e, un plan quinquennal a été élaboré conjointement avec les différents intervenants impliqués dans le projet. Divers comités ont été créés dont le comité technique d aménagement de projet composé de membres de l Administration Portuaire de Québec, l Agence Parcs Canada, Travaux Publics et services gouvernementaux Canada, la Société du 400 e, la Commission de la capitale nationale de Québec et le comité de surveillance environnementale avec la BVIE 11 septembre 2007

12 participation d une quinzaine d organisations dont l Agence canadienne d évaluation environnementale, Santé Canada et Environnement Canada. En début de projet, des rencontres avaient lieu de façon périodique afin d assurer un suivi au niveau de l information, des échéanciers et des coûts. Ce comité est toujours en place mais les réunions n ont lieu maintenant qu au besoin. Les diverses interventions prévues au projet ayant lieu sur les propriétés du gouvernement canadien soit celles de l Administration Portuaire de Québec, l Agence Parcs Canada et de Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada, des protocoles d ententes ont été établis afin de définir les rôles et responsabilités des différents intervenants, d établir les limites d interventions et de déterminer les responsabilités de la gestion des infrastructures. Des réunions de chantier ont lieu toutes les 2 semaines. Des comptes rendus de réunions sont établis. Les échéanciers établis par l entrepreneur sont révisés de façon régulière et des copies annexées aux comptes rendus. La coordination des activités entre les divers intervenants concernés va bon train, en grande partie parce que des discussions constantes ont lieu et que des réunions sont tenues sur une base régulière. Comme exemple de coordination, mentionnons l aménagement de la piste cyclable qui traverse les différentes propriétés mais qui a été géré comme un tout par la Ville de Québec. L aménagement s est fait en tenant compte des divers besoins pour s assurer qu on n aurait pas à reprendre les travaux parce qu un élément avait été oublié (ex : conduites d eau, filage). Pour ce qui est de la coordination des activités au sein de l Agence Parcs Canada, le Directeur général de l Est est responsable de l ensemble du projet pour le compte de l Agence. Le projet a été intégré aux activités de l unité de gestion de Québec et un gestionnaire a été spécifiquement désigné pour superviser le projet. Lorsque les travaux seront complétés et la portion liée aux activités du 400 e anniversaire complétée, il est prévu que la responsabilité de la gestion du projet sera transférée au directeur de l unité de gestion de Québec qui assurera la transition du centre d interprétation en centre de découvertes de Parcs Canada pour De plus, pour permettre au Directeur général de l Est d assumer les responsabilités qui lui sont dévolues, un comité de suivi à l interne a été nouvellement créé. Ce comité, dirigé par le directeur exécutif du Québec, rendra compte directement au Directeur général de l Est. Comme il s agit d un nouveau comité, la répartition des tâches à l intérieur de cette équipe n avait pas encore été établie au moment de la vérification. Depuis le début du projet, des présentations ont été faites au comité directeur de Parcs Canada afin de rendre compte de l avancement des travaux. La dernière réunion a eu lieu en avril BVIE 12 septembre 2007

13 6.1.3 EXÉCUTION Suivi des opérations et des coûts Comme mentionné précédemment, la gestion des opérations reliées à la construction et l aménagement du site a été confiée à TPSGC par le biais d une convention particulière de services (CPS) pour la durée des travaux. Comme il s agit d un projet échelonné sur plusieurs années, Parcs convient avec TPSGC, au début de chaque exercice financier, d une enveloppe budgétaire pour l année. En décembre, les chiffres sont révisés et ajustés au besoin. En cas de changement, un amendement est fait à la CPS. La CPS ainsi que tous les amendements survenus au moment de la vérification étaient au dossier. Malgré l entente établit entre TPSGC et Parcs Canada pour la gestion du projet, l unité de gestion de Québec conservait l entière responsabilité de la gestion financière du projet Espace 400 e et se devait de mettre en place des contrôles permettant de faire le suivi adéquat des coûts. L implication du gestionnaire de Parcs dans toutes les étapes du projet ainsi que les communications constantes entre les différents intervenants a permis d effectuer un très bon suivi, ce qui s est traduit par le respect du budget et des échéanciers. Ajustements et modifications aux projets Les entrepreneurs effectuent les travaux de construction à partir de plans préalablement autorisés. Si des modifications se révèlent nécessaires, les entrepreneurs annotent les plans au fur et à mesure de l avancement des travaux. Ces copies de plan seront transmises à la fin du projet au consultant qui représente la firme d architecte. Ce consultant a la responsabilité de mettre à jour les plans officiels qui seront remis à Parcs Canada lors de la livraison du projet. Lorsqu un changement est jugé nécessaire, un avis de modification est émis par le consultant et un prix est soumis par l entrepreneur. Le consultant analyse et recommande de procéder à l émission d une autorisation de modification par TPSGC. Le gestionnaire de TPSGC est alors responsable de valider l information et autorise l entrepreneur à exécuter les travaux. Tous les avis de modifications sont numérotés. Les procès-verbaux de réunion reflètent le suivi fait de tous les avis de modifications ainsi que des autorisations accordées. Les dépenses sont suivies de près, et les modifications au budget sont faites au fur et à mesure que des changements surviennent dans les activités prévues. Entre autre, un projet de construction d une passerelle au bout du bassin a été annulé puisque les activités prévues à l origine dans cette section n auront pas lieu. Ce changement au projet a permis de libérer des fonds qui sont dirigés vers d autres projets potentiels liés à l Espace 400 e BVIE 13 septembre 2007

14 6.1.4 ACHÈVEMENT L implication de l unité de gestion de Québec dans le projet Espace 400 e visait l accomplissement de deux objectifs distincts, à savoir : (1) la préparation du site comme espace de rassemblement lors des festivités avec une exposition temporaire mettant l emphase sur le 400 e anniversaire de la fondation de la ville de Québec (2) la modification du pavillon avec des expositions permanentes dans un centre de découverte pour Parcs Canada. Le temps constitue une contrainte importante du projet Espace 400 e, puisque dans ce cas précis des délais dans la livraison du produit risqueraient de nuire au déroulement des diverses activités prévues durant les festivités. Au moment de la vérification, la majorité des activités liées au premier objectif respectait les échéanciers et les budgets fixés. La seule exception est liée à l aménagement des lieux qu on prévoit excédentaire au budget initial établi pour cette phase sans toutefois occasionner des coûts débordant du budget global. Pour ce qui est du deuxième objectif, à savoir la préparation de l exposition pour le centre de découverte, il était trop tôt pour procéder à la vérification de ces dépenses. Cet élément devra être couvert au cours de la 2 e vérification qui aura lieu en Il restait également quelques clauses à finaliser afin d établir un bail avec la Société du 400 e pour l utilisation du bâtiment. Le document devait être revu par les représentants du ministère de la Justice avant que l on procède avec les signatures. Notons qu il y a toutefois une entente de principe entre les parties. Au moment de la vérification, différents projets étaient examinés pour compléter le site. Parmi ces nouveaux projets, on note des négociations avec le consulat américain pour une placette américaine. Les coûts évalués à $ seront assumés entièrement par les États-Unis. Un autre projet est envisagé pour souligner l exode des Canadiens vers les états du Nord-Est américain. Ce projet est estimé à $ et devrait aussi être assumé par les États-Unis. Recommandation : Aucune 6.2 Fonds dépensés comme prévus VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s impose pour l instant. BVIE 14 septembre 2007

15 Cette section vise particulière à évaluer la qualité du contrôle interne, c est-à-dire s assurer que des contrôles sont en place et fonctionnent bien, et que les dépenses effectuées sont toutes liées au projet pour lequel les sommes ont été allouées. Pour faciliter le suivi des coûts du projet et le paiement des dépenses en cours d année, un numéro d ordre interne a été alloué à chacun des sous-projets. Notons que très peu d achats sont faits directement par l Agence. TPSGC assume la responsabilité de l allocation et de la gestion des contrats ce qui représente la majeure partie des coûts associés au projet. Comme la supervision des travaux est effectuée par les gestionnaires de TPSGC, ce sont ces derniers qui valident les factures au fur et à mesure de l avancement des travaux. Une facture globale mensuelle, regroupant les différents coûts encourus est ensuite présentée à Parcs Canada pour paiement. La vérification des dossiers nous a permis de constater qu un suivi des dépenses était effectué et que certaines d entre elles avaient été remises en question soit des taux horaires corrigés ou des modifications aux pourcentages d achèvement des travaux. Du point de vue de l Agence, l utilisation du numéro d ordre interne spécifique pour chacun des sous-projets permet une meilleure comptabilisation des dépenses associées à ces sous-projets, et par le fait même, améliore considérablement le suivi et la capacité à rendre compte. La répartition des coûts entre les divers projets est faite par l agent financier de l unité de gestion lors de la réception des factures de TPSGC. La saisie de données n est effectuée dans le système financier STAR que lorsque tout a été balancé. Cette personne fait également la saisie dans STAR des salaires des employés travaillant au projet. Les données sont tirées du système de gestion des salaires SMS. Recommandation : Aucune 6.3 Équité et optimisation des ressources dans le cas des marchés VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s impose pour l instant. En utilisant les services de TPSGC, l Agence déléguait les pouvoirs de gestion de projet au quotidien tout en gardant un droit de veto. L analyse des dossiers a démontré que le processus d attribution de contrat a été respecté et qu aucun changement n a été apporté au projet sans justification ni analyse préalable. Un exemple d optimisation des ressources, et donc de saine gestion, est la convention particulière de services entre Parcs Canada et TPSGC pour un montant de 1,4M$. Cette convention a permis d effectuer le pré-achat de fenêtres nécessaires à un coût intéressant BVIE 15 septembre 2007

16 plutôt que d attendre au moment de l installation et ainsi risquer de voir les coûts augmenter en raison du marché. Nous n avons noté aucune dérogation dans les processus d octroi de contrat, effectué par l unité de gestion. Toutefois certaines justifications lors du choix d un fournisseur unique n étaient pas suffisamment élaborées. Des discussions avec le gestionnaire responsable du projet, ont permis de clarifier les besoins spécifiques concernant l exposition thématique et ainsi justifier le choix de fournisseur unique. Des mesures ont été prises pour s assurer que les dossiers soient plus complets. Recommandation : Aucune BVIE 16 septembre 2007

17 Annexe A : Critères utilisés pour atteindre les objectifs Objectif 1 - Efficacité du cadre de contrôle de gestion, i.e. : conceptualisation et planification du projet. Critères : 1 Des objectifs clairs ont été identifiés pour le projet 2 Les rôles et responsabilités sont bien définis, documentés et diffusés. 3 Les coûts ont été clairement identifiés et sont adéquatement suivis 4 L environnement de contrôle en place favorise une gestion saine et efficace; les systèmes mis en place sont fiables et fournissent une information de qualité(i.e. information disponible et facilement accessible; projet respecte les échéanciers fixés, et ce, dans les coûts établis; activités de contrôle adéquates) Objectif 2 - Si les fonds alloués ont été dépensés comme prévu; i.e. : exécution du projet Critères : 1 Les sommes reçues du Secrétariat du Conseil du Trésor pour le projet du 400 e sont utilisées uniquement aux fins prévues; 2 Tous les frais encourus (salaires, matériaux ou autres) sont suivis et comptabilisés adéquatement ; 3 Toutes les dépenses sont supportées et approuvées par l autorité compétente Objectif 3 - L équité et l optimisation des ressources dans le cas des marchés, i.e. : exécution du projet Critères : 1. Avant de conclure un marché, le besoin est clairement identifié et décrit 2. Les activités de passation de marché sont conformes aux politiques et procédures 3. La méthode de passation des marchés utilisée est appropriée BVIE 17 septembre 2007