Construire son plan de communication

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1 COMMUNIQUER SUR UN EVENEMENT CULTUREL Construire son plan de communication 22, rue Charrel F GRENOBLE France T. +33 (0) F. +33 (0) Sztukart pour Animafac

2 PREALABLE Tout est communication Établir un plan de communication demande une profonde connaissance du projet La stratégie de communication autour d un projet est étroitement liée à la stratégie de développement. La communication est perméable avec tous les autres champs d intervention.

3 COMMUNICATION les grandes décisions Les objectifs : faire connaître / faire aimer / faire agir Les cibles : Clients / Prescripteurs Le budget : Ressources / Objectifs La création : Ce qu on l on dit / Comment on le dit La diffusion : Efficacité / Coût Le contrôle : La création / Ses effets

4 4 ETAPES 4 étapes: Définir la cible Définir l environnement concurrentiel Définir l objectif précis Définir le contenu

5 DEFINITION Le plan de communication est: L expression concrète de la stratégie de communication Différent à chaque situation (zone rurale, urbaine, budget, cible, événement, fonctionnement ) Daté et chiffré Une véritable course contre la montre!

6 ELABORATION Analyse des caractéristiques de l événement (lieu, public, budget, visibilité existante, concurrence ) Ciblage des publics et des interlocuteurs Élaboration d un «rétro planning»

7 RETRO PLANNING Planning étroitement lié à l organisation puisqu il définit les actions à mener et leurs délais On part de la date de l événement et on revient vers le présent On établie ce planning pour chaque cible (presse, public, prescripteur ) Il faut être informer des échéances de chaque cible On y inscrit les ressources humaines nécessaires pour remplir les objectifs

8 LES PUBLICS ET SES DELAIS Le grand public (affichage, annonce presse, etc) Délais de l imprimeur Délais d insertion dans la presse Temps de réaction face au message (un étudiant par ex. s organise le jour même) Connaître la sociologie de sa cible (fréquentation culturelle, lieu de rassemblement, mode de consommation )

9 PRESCRIPTEURS, PRESSE, INTERNET Les prescripteurs Très sollicités, doivent donc planifier longtemps à l avance Envoient souvent un «représentant» La presse Nationale, régionale Presse Quotidienne Régionale (PQR) et locale Délais magazine hebdomadaire, mensuel, etc Délais radio et télé Internet Les newsletters (fréquence de parution, délais de rédaction ) Les sites «relais» (animafac, fraap, irma ) et les sites d infos Blog et site d association (délais de mise à jour )

10 ENVOIS DE DOCUMENTS La poste Délais d acheminement s Durée de vie d un message

11 AFFICHAGE Quelle durée de présence sur les murs? Quelle durée pour afficher? Où afficher? (lieux de proximité : théâtres et salles culturelles, commerces ; Panneaux Decaux ; panneaux publics : bus nécéssite un partenariat ) Qui affiche? (bénévoles, prestataires privés, prescripteurs )

12 EXEMPLE TYPE DE MANIFESTATION : festival Arts Plastiques «Festifs» et pluridisciplinaire LIEU : campus grenoblois (zone urbaine) salle de Vie Etudiante DATE : 08 au 13 octobre (à la rentrée) BUDGET GLOBAL : BUDGET COMMUNICATION : Cible public : Etudiants, tous publics Prescripteurs : Universités, CROUS Rayonnement : agglomération grenobloise.

13 PRESSE : OBJECTIFS Le rayonnement est local, nos cibles presse sont locales essentiellement. L objet du festival est spécialisé, l objectif est d élargir son rayonnement dans la presse régionale et nationale spécialisée. - 3 radios locales généralistes (annonces et interviews) - 2 mensuels locaux (1 spécialisé culture, 1 généraliste) (annonce) - 1 agenda hebdomadaire local (annonce) - 3 télés locales généralistes (couverture) - 1 télé régionale généraliste (couverture) - 3 sites internet locaux d information (1 généraliste, 2 spécilalisés culture) (annonce) - 3 sites internet nationaux d information spécialisés (annonce, couverture) - 1 mensuel régional spécialisé (annonce)

14 OBJECTIFS COMMUNICATION PAPIER : Le rayonnement est local, notre affichage est local. Le public étudiant grenoblois vient aussi des départements voisins (et rentre le WE ) affiches A3 : lieux de proximité, lieux culturels et jeunesse des départements limitrophes et des villes proches affiches A2 : affichage extérieur programmes A5 pliés : tous lieux culturels, géographie étendue - Site web interne et blog

15 OBJECTIFS INVITATION : Les partenaires et les prescripteurs sont locaux. Le réseau de la structure est beaucoup plus large (national et international) invitations papier ciblés (programmateurs, opérateurs culturels, etc) - Municipalités (services culturels, sociaux, jeunesse, vie associative ) : élus et chefs de service - Conseil général (idem) - Région (antenne locale et interlocuteurs privilégiés) - Opérateurs culturels universitaires - Associations relais et/ou partenaires - Adhérents et publics ciblés et identifiés

16 OBJECTIFS MAILING INTERNET : Le rayonnement est local. Mais le réseau de l association est beaucoup plus étendu. Les réseaux grenoblois communiquent beaucoup entre eux. - s aux différentes «têtes de réseau» à faire suivre à leurs adhérents (environ 3000 personnes sur Grenoble) - s d annonces des mise à jour du site interne et du blog - s de rappel à tout le fichier de l association (jusqu à l international)

17 LE PLANNING MAI (M-5) : - Élaboration du plan de communication et du rétro planning - Analyse du réseau relationnel et de l environnement Cette analyse environnementale et relationnelle est indispensable pour établir le plan de communication.

18 LE PLANNING EXEMPLE DE GRILLE D ANALYSE DU RESEAU RELATIONEL - Pouvoir + Les «à travailler» Investissement fort Les «Fonds de commerce» Maintien Les «que font-on?» Investissement sélectif Les «boulets» Abandon progressif + Qualité -

19 LE PLANNING JUIN (M-4) : - Élaboration du visuel - Insertion du visuel sur tous les docs (en-têtes, etc) - Recherche de partenariats pour la distribution des programmes (CROUS etc) - Devis, éléments techniques et délais imprimeur - Mise à jour du fichier presse

20 LE PLANNING LE FICHIER PRESSE COMPORTE - Le titre, le thème, la périodicité, le tirage, la diffusion, le support - On peut ajouter des détails utiles (photo NB ou couleurs) - Le nom et le prénom de la personne à contacter - On peut ajouter des détails utiles (est-ce que je tutoie ou vouvoie la personne? Est-ce qu il zozote? Etc) - Ses coordonnées (tél W, tél perso, fax, mail, mail perso, adresse, etc) - La rubrique où la personne rédige, son poste dans la rédaction, si elle a écrit des articles sur des événements équivalent, etc) - Le suivi de la relation (1 er contact, 2 nd contact, relance )

21 LE PLANNING 03 au 08 sept (S-5) : - Récupérer texte et visuel sur la programmation - Récupérer les logos des partenaires - Envoi d un pré communiqué de presse aux mensuels (les mensuels nationaux bouclent fin août pour une parution début octobre, ici on s adresse aux mensuels locaux à faible tirage)

22 LE PLANNING 10 au 15 sept (S-4) : - Insérer le rédactionnel dans le programme - Rédaction du communiqué (CP) et du dossier de presse (DP) avec la programmation, les horaires, etc définitifs - Envoi du DP aux mensuels - Envoi des encarts publicitaires à la PQR

23 LE PLANNING 17 au 21 sept (S-3) : - Lundi 17 septembre - Envoi CP PQR, Presse locale et radio locale. - Semaine - Relance téléphonique à la presse. - Relance et bouclage avec les mensuels. - Mise à jour du fichier d invitations (cf. Fichier presse)

24 LE PLANNING 24 au 28 sept (S-2) : - Lundi 24 septembre - Envoi DP PQR, Presse locale et radio locale - Envoi des fichiers informatiques à l imprimeur (en fonction de ses délais) - Jeudi 27 septembre - Envoi des invitations par la poste - Mise à jour du site internet et/ou blog - Mailing internet pour avertir de cette mise à jour - Réception des programmes et des affiches - Vendredi 28 septembre - Dispache des programmes et affiches aux bénévoles et partenaires - Affichage tout le we dans les lieux de proximité - Semaine - Formation des bénévoles aux contenus du projet (ils représentent le projet auprès des commerçant, des lieux où ils affichent, parlent, auprès de leurs amis, etc) - Week-end - Affichage dans les départements limitrophes et dépôt de programmes dans des lieux ciblés

25 LE PLANNING 01 au 07 oct (S-1) : - Lundi 01 octobre - Relance téléphonique presse PQR + radio - Les gens reçoivent les invitations chez eux - Parution des encarts publicitaires dans la PQR - Affichage extérieur et distribution des programmes (parking, sortie de cours, lieux de proximité, etc) - Jeudi 04 octobre - Affichage extérieur 2 nde couche - Semaine - Permanence et tenue d un stand de présentation sur le lieux à l occasion d un forum - Relance de la PQR (papier, radio, télé locale) - Organisation d une conférence de presse si nécéssaire - Week-end - Affichage extérieur

26 LE PLANNING 08 au 13 oct l événement : - Lundi 01 octobre - Mailing internet pour inviter au vernissage ou soirée d ouverture le lendemain (durée de vie d un mail très courte) - Affichage extérieur et distribution de programmes - Passage radio, parution annonces PQR et encarts publicitaires - Mardi 09 octobre - Vernissage, soirée d ouverture - Atelier de pratique amateur gratuit l après midi pour le grand public - Semaine - Médiation auprès du grand public - Distribution de programme (parking, etc) - DISTRIBUTION DES PLAQUETTES DE PRESENTATION SUR L ASSOCIATION EN GENERAL POUR ASSURER UNE EXISTENCE TOUT AU LONG DE L ANNE A LA STRUCTURE!!!

27 LE PLANNING Novembre : Distribution de bilans de l événement à TOUTES les parties prenantes (partenaires, financeurs, bénévoles, artistes invités, etc) afin de préparer le terrain pour l année suivante Réalisation d une «revue de presse»

28 LE PLANNING Exemple de mise en forme du planning : DATE presse partenaire public interne etc liste des actions à mener

29 CONCLUSION Les actions varient en fonction du projet : identifiez et analysez bien vos cibles,les supports pour les toucher, etc. Identifiez et analysez bien votre capacité et vos moyens à remplir les objectifs que vous vous fixez (il vaut mieux toucher deux journaux très lus et avoir des articles de fond que dix annonces dans des journaux très peu lus ) Les actions de communication sont essentiels à la vie du projet tant vers les partenaires que vers le grand public, ne négligez pas les détails Un plan de communication préparé en amont permet de ne rater aucune échéance!

30 22, rue Charrel F GRENOBLE France T. +33 (0) F. +33 (0) Sztukart pour Animafac

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