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1 Dia Client SQL Factures Selon la logique DiaClient qui permet la vision instantanée de tous les éléments d un client, toutes ses factures sont archivées et accessibles dans le module spécialisé "Facture". Elles sont visualisables, modifiables (tant que non transférées en comptabilité) ou rééditables par un simple clic. Sont affichées ici les factures du client émises dans l'exercice sélectionné. Créer une facture manuelle. Supprimer une facture (en fonction des sécurités mises en place et si celle-ci n'est pas imprimée, ni réglée, ni transférée). Imprimer la liste des factures affichées. Ouvrir la facture pour la visualiser ou pour une éventuelle modification. Lancer l'impression de la facture. Créer un avoir à partir de la facture sélectionnée. Editée : si coché, la facture a été éditée. Réglée : si coché, la facture a été réglée. Transférée : si coché, la facture a été transférée. Origine : indique si la facture a été faite automatiquement ou manuellement. Azur Conception Page 1 sur 8

2 Indique que la facture a été classée dans GedExpert. Saisie d une facture manuelle : Accessible aussi par le menu :. Dans ce cas-là, la sélection du dossier est à faire (entête vierge). La fenêtre de saisie d'une facture est composée de trois parties : L entête de la facture : Elle est automatiquement pré renseigné et modifiable : Quitter la saisie Créer une nouvelle facture Changer l'adresse de facturation : L'écran suivant apparaît et il se décline sous trois onglets : Onglet "Adresse de Facturation" Azur Conception Page 2 sur 8

3 Saisir ici l'adresse de facturation. Le bouton permet de reprendre l'adresse de la fiche, et le bouton qui vient en remplacement du bouton permet de passer en mode saisie d'adresse. Onglet "Données Comptable" Possibilité de changer ici le taux de TVA et la ventilation comptable Onglet "Commentaire" Azur Conception Page 3 sur 8

4 Celui-ci vous permet de saisir ici un commentaire à faire apparaître sur la facture, si le champ est prévu dans le modèle. Cliquer sur pour enregistrer les modifications ou sur pour les annuler. Imprimer la facture Générer un avoir à partir de cette facture : Modifier éventuellement la date puis cliquer sur Numéro de facture : incrémenté automatiquement. Référence : commentaire facultatif Date : c est la date de la facture, initialisée par défaut à la date du jour, modifiable aussi par le bouton Dossier : dossier appartenant à la facture. Initialisé par défaut sur le dossier en cours. Echéances : permet de ventiler le règlement de la facture. Par défaut, la date d échéance est calculée en fonction des éléments définis dans le module dossier et l onglet «Facturation»: Azur Conception Page 4 sur 8

5 Cela éclatera le règlement également dans le Journal des ventes. Modification des échéances : Quitter la saisie Créer une nouvelle échéance Supprimer l'échéance sélectionnée Modifier le nombre d'échéances En cliquant sur ce bouton, vous pouvez modifier le nombre d'échéances comme ci-dessous En cliquant sur demandées, seront alors générées comme ci-dessous les échéances En cliquant sur, vous pouvez répartir le montant sur plusieurs échéances. Azur Conception Page 5 sur 8

6 En cliquant sur, vous remettez les échéances sélectionnées à zéro. Cabinet : c est le cabinet émetteur de la facture. Exercice : période couverte par la facturation. En décochant la case à coté des dates d exercices, il est possible de faire une facture multi-exercice Options complémentaires : Permet de forcer ponctuellement certains éléments de la facture, sans toucher aux paramètres standards du dossier Il s agit de l adresse de facturation, des données comptables (compte TVA ) et saisie d un commentaire libre ponctuel qui sortira sur le pied de page. Comme en saisie des temps, ou dans la production, la saisie des factures se fait entièrement au clavier ( [Entrée] pour passer au champ suivant, raccourcis clavier pour les fonctions, etc ) Après avoir saisi les éléments de l entête, ceux-ci sont validés. Prochaine étape : le corps de la facture. En cas d erreur dans l entête, autre que date et échéances qui sont modifiables, il faut sortir de la facture en ayant supprimé au préalable toutes les lignes. Le numéro de facture dans ce cas-là ne sera pas incrémenté. Le bouton Détail : permet de forcer ponctuellement pour une ligne les comptes d affectation comptables ainsi que le chapitre de facturation de la ligne. Le corps de la facture : Celui-ci se présente sous forme de colonnes et de cellules Mission : saisir le code mission ou F4 (le code mission permet de ne voir que les prestations liées à cette mission). Prestation : obligatoire et nécessaire pour l attribution des comptes comptables. F4 affiche la liste des prestations ou «*» pour insérer une ligne de commentaire (dans ce cas seulement juste zones prestation et libellé renseignées). Libellé : saisie du libellé, qui est par défaut celui de la tâche. En faisant Ctrl + Entrée, possibilité de faire un saut de ligne dans le libellé. Par la touche F4, affichage des libellés types de facturation. Durée : saisir la durée, si le mode de calcul de la prestation fait référence à celleci. P.V.Collab. : saisir le prix de vente du collaborateur, si celui-ci n'est pas proposé et si le mode de calcul de la prestation fait référence à celui-ci. Qté : saisir la quantité, si le mode de calcul de la prestation fait référence à celleci. P.U. H.T. : saisir le prix unitaire HT, si celui-ci n'est pas proposé et si le mode de calcul de la prestation fait référence à celui-ci. Total HT : le calcul du total HT de la facture se fait en fonction de la formule de calcul de la prestation (apparaît en info-bulles). Si aucune formule n est définie pour la tâche, le HT = Durée x PV Collaborateur + quantité x PU de la tâche. Azur Conception Page 6 sur 8

7 Les zones PV coll et PVU sont initialisées par défaut en fonction du collaborateur connecté et le PU s il y en a un défini pour la prestation. Le total HT peut être forcé dans tous les cas. Les lignes saisies sont intégralement modifiables. Ajouter une ligne Insérer une ligne Supprimer une ligne Voir le détail de la ligne Monter la ligne Descendre la ligne Afficher la fiche prestation En cliquant sur, vous verrez apparaître l'écran ci-dessous, dans lequel vous pouvez modifier : - le libellé, - le taux de TVA - la ventilation comptable. Puis cliquer sur pour enregistrer la modification Le pied de la facture : - le mode de règlement repris par défaut celui du dossier mais modifiable ponctuellement pour la facture. Azur Conception Page 7 sur 8

8 - acompte : permet d indiquer un acompte déjà versé par le client. Il n y a aucun traitement effectué sur ce champ lors du transfert en comptabilité de la facture. - l état de la facture : Coche édité : cette coche se met à jour en automatique après impression des factures, ce qui rend la facture non modifiable. Il est cependant possible de décocher afin de pouvoir encore modifier la facture tant que la facture n est pas transférée en comptabilité. Coche Transféré : se coche automatiquement lors de l intégration comptable qui est irréversible. Coche réglé : à gérer manuellement pour suivre le règlement des factures. Lien direct possible avec la comptabilité et avec les relances. si acquisition de l option «comptabilité auxiliaire» du produit. Les avoirs sont gérés en automatique dés que le montant de la facture est négatif. Le titre devient «Avoir sur note d honoraires» et suppression du mode de règlement et de l échéance. Azur Conception Page 8 sur 8

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