Questions Réponses sur l'habilitation régionale Région GUADELOUPE

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1 Questions Réponses sur l'habilitation régionale Région GUADELOUPE Information sur les pièces du dossier à fournir L'arrêté du 8 août 2012 relatif à la composition du dossier de demande d'habilitation fixe La liste des pièces à fournir. Cette liste est précisée en page 2 du formulaire de demande d'habilitation régionale. cidtexte=jorftext &datetexte=&categorielien=id Les comptes annuels et rapport d'activité : Mon association s'est créée en cours d'année 2013? Vous présenterez les comptes de l association ainsi que le rapport d'activité à compter de sa création. Mon association s'est créée en 2014? Pas de compte et de rapport d'activité à présenter cette année. Dans ce cadre là, il vous sera demandé de décrire le fonctionnement de votre association. Mon association s'est créée en 2014 mais la distribution de l'aide alimentaire ne sera effective qu'en 2015? Vous devrez décrire comment vous aller mettre en œuvre l'aide alimentaire, rendre compte des données chiffrées... Mon association est ancienne et n'a pas de numéro SIRET? L'association doit faire une demande de numéro SIRET auprès de la direction régionale de l'insee compétente par rapport à son siège social. Cette demande doit être effectuée avant le dépôt des dossiers, (copie de la lettre de demande de SIRET). Le numéro de Siret sera transmis ultérieurement. Mon association déménage en fin de l'année? Dans les éléments relatif à la personne morale (page 1) : Indiquez votre adresse actuelle puis ajouter votre future adresse en indiquant la date envisagée du déménagement Dans description de l'organisation (page 2) : Indiquez à ce jour avec votre ou vos adresses actuelles de stockage et de distribution puis à compter du « » : Indiquez votre ou vos nouvelle(s) adresse(s) de stockage et de distribution, Dès que vous aurez déménagé, vous transmettrez à la DRJSCS vos nouvelles coordonnées (Adresse, téléphone.) 1/5

2 Accusé de réception de déclaration auprès de la DDPP? Sur le site de la DAAF, vous trouverez le document Cerfa à remplir. Le document cerfa est à déposer auprès du Service Alimentation de la DAAF, qui vous retournera l'accusé réception (Cerfa tamponné et signé). C'est une copie de ce document qui est à joindre au dossier. Numéro RNA? C'est le Registre National des Associations, il est sur tous vos échanges avec les services de la préfecture, Il est composé d'une lettre suivi du numéro de département et d'autres chiffres (ex : W971...) (Numéro ajouté au dossier à la demande des associations, à terme le répertoire national des associations sera mis à disposition de toutes les administrations raccordées au réseau intranet interministériel «AdER» (Administration en réseau). Elles pourront ainsi consulter des informations non nominatives, relatives à chaque association : titre, objet, siège social de l association et adresse de ses établissements, durée, nature juridique de l association, code d objet social. D autre part, certains contenus seront accessibles sous forme de documents numérisés : - les pièces du dossier de déclaration de l association (statuts, liste des personnes habilitées à représenter l association, délibérations pour modification ou dissolution de l organisme, etc.). - les récépissés remis à l association, justifiant que les déclarations réglementaires ont bien été effectuées. 2/5

3 Questions sur les données chiffrées Que faut il indiquer dans description des données chiffrées? Vous devez indiquer la procédure que vous utiliserez pour remonter les données chiffrées suivantes : Quantités de denrées distribuées en poids net ; Nombre de foyers inscrits ; Nombre de personnes inscrites ; Nombre de personnes aidées. Ces procédures doivent permettre à l'autorité administrative de comprendre la méthode que la personne morale utilise pour construire chacune des données chiffrées qu'elle transmet à l'autorité administrative. Il peut s'agir, soit d'une méthode de comptage, soit d'un traitement statistique de données issues d'un échantillon représentatif. Dans tous les cas, la méthode utilisée doit être statistiquement fiable. Par exemple : Vous tenez un registre concernant les bénéficiaires, vous indiquez les informations portées sur le registre, et vous précisez votre méthode de comptage. idem pour les denrées alimentaires. Exemple de registre pour les bénéficiaires : Date d'entrée Date de sortie foyers Nom du foyer Nombre de personnes inscrites Informations complémentaires facultatives laissées à l'appréciation de l'association 01/01/ X adultes 3 enfants dont un bébé 01/01/14 06/08/ 14 passage 2014 personnes aidées 6 6X5=30 1 Y adulte 3 enfants /01/ Z adultes 1 enfant Sélectionner le nombre de foyer concerné sur la période de remontée demandée (remontée annuelle) 3 : Nombre de foyers inscrits 12 : Nombre de personnes inscrites 77 Nombres de personnes aidées.= personnes inscrites X passage Vous pouvez aussi utiliser les fiches informatives fournies par les assistantes sociales pour le suivi des bénéficiaires. Quantités de denrées distribuées en poids net : Par exemple vous tenez un registre entrée et sortie indiquant les quantités de produits distribuées en poids net. Vous pouvez aussi vous aider des bons de livraison de la BA en indiquant la quantité de produits distribuées. 3/5

4 Attention les bons de livraison de la BAG ne vous donneront que les quantités de produits reçues et non les quantités distribuées. La traçabilité matière étant obligatoire et la gestion des stocks également, vous devez décrire vos procédures de gestion des denrées alimentaires. Si vous utilisez passerelle, merci d'indiquer les données que vous saisissez et joindre des impressions écran permettant à l'administration de vérifier la pertinence des informations. Mon association fait des maraudes le soir, quels sont les remontées chiffrées demandées? Dans les maraudes : Éventuellement dire le nombre de personnes vues et la quantité de denrées distribuées par maraude (cela fait déjà parti du bilan maraude). L'arrêté du 8 août 2012 relatif aux données chiffrées de l'aide alimentaire et aux modalités de leur transmission précise dans son article 1er que ce type de distribution n'est pas concerné par la remontée de données chiffrées : «les données relatives aux bénéficiaires de l'aide alimentaire apportée aux personnes en grande précarité au cours des activités de rue ou lors d'une situation exceptionnelle (catastrophe, panier d'urgence) sont exclues du présent arrêté» Quand dois je faire remonter les premières données chiffrées? Les remontées chiffrés 2014 seront à effectuer en Mai 2015 pour l'année 2014, ces remontées sont obligatoires, en cas de manquement à ces obligations, le préfet pourra retirer l'habilitation. Comment s'effectuera la remontée des données chiffrées? Un système d'information très simple accessible par internet permettra la saisie des données. 4/5

5 Question sur l'habilitation A qui s'adresse l'habilitation? Aux personnes morales de droit privé qui souhaitent recevoir des contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l aide alimentaire. L'aide alimentaire a pour objet la fourniture de denrées alimentaires aux personnes les plus démunies. Qu'entend-t-on par contribution publique? Il s'agit de toute aide, en nature ou en numéraire, apportée par une personne morale de droit public, à savoir l'union européenne (ex : denrées alimentaires du FEAD), l'état (ex : denrées alimentaires du CNES), les collectivités territoriales, les municipalités ou les établissements publics (dont les Centres Communaux d'actions Sociales par exemple). Il peut notamment s'agir de la mise à disposition d'un local, de la mise à disposition de personnel, du règlement des factures d'eau, d'électricité ou de gaz d'une structure mais aussi de la mise à disposition de denrées alimentaires ou de toute subvention publique 5/5