Quality Assurance Directive for Purchased Items Directive d'assurance Qualité Fournisseurs

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1 Quality Assurance Directive for Purchased Items Directive d'assurance Qualité Fournisseurs Edition 2011 Édition 2011 For your convenience by reviewing this new version of our quality guideline which is already known to your company: B This version shows all the changes made vs. the 2006 edition in blue print. Quick access to all related documents on the internet: There, you will find the Quality Directive QR83 as a PDF file as well as all relevant information, forms and documents. They can be downloaded from the internet under: >> Company >> Materials Management >> Quality Guidelines Pour vous aider lors de l'examen de nos directives d'assurance qualité déjà connues dans votre établissement : B Dans cette version, les modifications par rapport à la version précédente (2006) sont marquées en bleu. Pour un accès rapide à tous les documents sur l'internet : Vous y trouverez la directive d'assurance qualité sous forme de PDF, ainsi que tous les informations, formulaires et documents correspondants. Ces documents, vous pouvez les télécharger sur le site Internet : >> Unternehmen >> Materialwirtschaft >> Qualitätsrichtlinien

2 Edition 2011 // Édition Subject to alteration // Sous réserve de modifications Internet:

3 Preface Avant-propos Our prestige and position on the world market is deter - mined significantly by the quality of our products. The quality of your supplies has a direct impact on our products. Our suppliers as our partners are responsible for the quality of their products. Notre valeur et notre position sur le marché mondial sont déterminés dans une large mesure par la qualité de nos produits. La qualité de vos livraisons a une influence directe sur nos produits. En tant que partenaires de notre entreprise, nos fournisseurs sont responsables de la qualité de leurs produits. This directive is to contribute to the implementation of a joint quality strategy on the basis of the standards and rules listed in Section 1.2. The aim of the directive is to ensure smooth processes between ZF and our suppliers and to minimize costs. L'objet de la présente directive est de faciliter la mise en place d'une stratégie qualité commune sur la base du corpus normatif cité dans la section 1.2. Cette directive permet d'optimiser les relations de travail entre ZF et ses fournisseurs, et, par là, de réduire au maximum les coûts. QR83 is a ZF customer-specific requirement within the meaning of ISO/TS [03]. La directive QR83 est une exigence spécifique au client de ZF au sens de la norme ISO/TS [03]. The items listed in QR83 do not represent any limitation to the rules and standards referred to or to legal requirements. Les points mentionnés dans la directive QR83 ne constituent pas une restriction du corpus normatif mentionné ni des exigences légales. A comprehensive philosophy of Continuous Improvement (CIP) must be introduced within the entire organization of suppliers. Il s agit de mettre en place, au sein de l ensemble de l organisation des fournisseurs, une philosophie globale d amélioration continue (PAC). The intention is to achieve the Zero-Defect target along the entire supply chain through cooperation based on partnership. C'est ainsi qu'une collaboration partenariale couvrant toute la chaîne de livraison doit permettre d'atteindre l'objectif «zéro défaut». Leiter Konzern Qualitätsmanagement & Produktion Head of Corporate Quality Management & Production Membre du Directoire Member of the Board of Management Dr. Heiner Wannemacher Dr. Stefan Sommer 3

4 Contents Contents ISO/TS Page Chapter 0 Explanation of the QR83 Structure General Requirements Scope Quality management system Business language Quality objectives Environment Project planning Special characteristics / Verification management for products with (safety) critical characteristics / Subcontractors Changing subcontractors / Production Part Approval Process (PPAP) Changes to product or process Processing complaints Planning Feasibility study Planning contents Schedule planning Product description Quality objectives Special characteristics Process flow chart Operation sheet Product and process FMEA Test planning / Development release (only for suppliers with design responsibility) Release of product and process development Control plan Coordination of production control Planning and procurement of tools, fixtures and equipment Inspection planning / Planning requalification Planning and procurement of inspection equipment Capability studies / / Planning preventive maintenance Status of subcontractors and purchased parts Logistics Traceability Personnel Station release Manufacturing prototypes Audit planning Production output Production Part Approval Process Continuous improvement process Project status Internal release of series production e - Edition / Ausgabe 2011

5 Contents Contents ISO/TS Page Chapter 3 Production Part Approval Process / Initial samples Reasons for initial sampling Submission levels Initial sampling according to 3D data model Recording of material data Initial sample documentation Deviation in initial samples Retention of reference samples Further Requirements Retention periods Layout inspection and functional testing Internal audit for products requiring verification for critical characteristics Centered production Deviation approval Business processes based on electronic data exchange Communication Location and component specific requirements for prototypes Software and components with integrated software Functional safety of software and components with integrated software Maturity level assurance for new parts Activity and responsibility agreement (only for suppliers with design responsibility) Mission profile for electronic components Bibliography Forms Form F01: Feasibility study Form F02: Project status of purchased parts Form F03: Project status of purchased parts for suppliers with design responsibility Form F04: Control plan Form F05: Deviation request Form F06: 8-D Report Form F07: Documentation of prototype characteristics Form F08: Identification of deviated parts Form F09: Identification of initial samples Form F10: Identification of prototypes Form F11: Identification of certified material after complaint Form F12: Development approval by supplier, if responsible for product design Form F13: Initial sample status of all involved subcontractors with assignment to part and process e - Edition / Ausgabe

6 Contenu Contenu ISO/TS Page Chapitre 0 Description de la structure de la directive QR Exigences générales Domaine d'application Système de management de la qualité Langue de travail Objectifs qualité Environnement Planification du projet Caractéristiques particulières / Documentation concernant les produits à caractéristiques critiques / Sous-traitants Changement de sous-traitants / Validation du processus de production et du produit Modifications apportées au produit ou au processus Traitement des réclamations Planification Analyse de fabricabilité Contenu de la planification Planning Description du produit Objectifs qualité Caractéristiques particulières Plan de déroulement du processus Plan de travail AMDEC produit et processus Planification des essais / Validation du développement (seulement les fournisseurs assumant le développement) Validation du développement produit et processus Plan de gestion de la production Harmonisation des méthodes de surveillance série Planification et acquisition d'installations et de matériel d'exploitation Planification du contrôle / Planification de la requalification Planification et acquisition d'équipements de contrôle Attestation de capabilité / / Planification de la maintenance préventive Statut des sous-traitants et des pièces de sous-traitance Logistique Traçabilité Personnel Validation des postes de travail Prototypage Planification des audits Performances de la production Validation du processus de production et du produit Processus d'amélioration continu État du projet Validation interne pour la production en série

7 Contenu Contenu Chapitre ISO/TS Page 3 Validation du processus de production et du produit / Premières pièces Faits générant les contrôles de première pièce Niveaux de présentation de documents Contrôle de la première pièce selon le modèle de données 3D Saisie des données de matériau Documentation de première pièce Dérogation concernant les premières pièces Conservation des pièces de référence Exigences supplémentaires Durées de conservation Contrôle de requalification Audits internes pour des produits exigeant une documentation en relation avec les caractéristiques critiques Fabrication centrée Autorisation de dérogation Traitement électronique des processus d'exploitation Communication Exigences spécifiques aux sites et aux pièces concernant les prototypes Logiciels et composants à logiciel intégré Sécurité fonctionnelle des logiciels et des composants à logiciel intégré Assurance du degré de maturité de nouvelles pièces Accord de service (seulement pour les fournisseurs assumant le développement) Profil de mission pour les composants électroniques Bibliographie Formulaires Formulaire F01 : analyse de fabricabilité Formulaire F02 : état du projet concernant les pièces de sous-traitance Formulaire F03 : état du projet concernant les pièces de sous-traitance pour les fournisseurs assumant le développement Formulaire F04 : plan de gestion de la production Formulaire F05 : demande de dérogation Formulaire F06 : rapport 8-D Formulaire F07 : documentation des caractéristiques du prototype Formulaire F08 : identification des pièces divergentes Formulaire F09 : identification des premières pièces Formulaire F10 : identification des prototypes Formulaire F11 : identification de la marchandise examinée après une réclamation Formulaire F12 : validation du développement du fournisseur assumant la conception Formulaire F13 : statut du contrôle de la première pièce chez tous les sous-traitants impliqués, avec indication de la pièce et du processus concernés

8 Section 0 / Section 0 Explanation of the QR83 Structure Description de la structure de la directive QR83 1 General Requirements 1 «Exigences générales» This section describes the requirements for the management system of the supplier. Cette section décrit les exigences posées au système de management de la qualité du fournisseur. 2 Planning 2 «Planification» This section describes the requirements for the product realization of single parts and assembly groups. The objective of the detailed planning is to ensure the production start and to recognize foreseeable delays in time. Cette section traite des exigences en matière de réalisation de produits, appliquées aux pièces et ensembles. L'objet de la planification détaillée est de garantir la date d'entrée en série d'un article ou d'identifier assez tôt d'éventuels retards. 3 Production Part Approval Process This section describes the requirements for the product and process release according to VDA [German Association of the Automotive Industry] Volume 2 [05] / AIAG PPAP [18]. 3 «Validation du processus de production et du produit» Cette section décrit les exigences relatives à la validation des produits et processus selon la norme VDA tome 2 [05] / AIAG PPAP [18]. 4 Further Requirements 4 «Exigences supplémentaires» This section describes the requirements which go beyond the general rules and regulations. Cette section traite des exigences qui dépassent le cadre du corpus normatif général. 5 Bibliography 5 «Bibliographie» This section contains a list of the mentioned rules and regulations with their reference sources. Cette section mentionne le corpus normatif et ses sources. 6 Forms 6 «Formulaires» This section contains forms which are necessary for communication with ZF. All the forms described here can be found on the Internet at Cette section indique les formulaires à utiliser dans le cadre de la communication avec ZF. Tous les formulaires décrits ici sont disponibles sur le site Internet 8

9 Section 1 / Section 1 General Requirements Exigences générales 1.1 Scope 1.1 Domaine d'application The Quality Assurance Directive for Purchased Items (QR83) is valid for the supply of production materials (incl. electronic components) and, where applicable, also for the supply of software to the ZF Group locations world wide. La «Directive d'assurance Qualité Fournisseurs» (QR83) est valable pour les livraisons de matériel de production (composants électroniques inclus) et, le cas échéant, pour la fourniture de logiciels aux sites de ZF Group à l'échelle mondiale. For the supply of software the requirements from the ZF Activity and Responsibility Agreement for Software are also appli cable. Pour la fourniture de logiciels s'appliquent en plus les exigences stipulées dans l'«accord de service ZF pour les logiciels». QR83 also applies to deliveries within the ZF Group. Exclusively binding: the German version of QR83. La directive QR83 vaut aussi pour les livraisons à l'intérieur du ZF Group. Seule la version allemande de la QR83 est contractuelle. 1.2 Quality management system (ISO/TS 16949: Chapter 4) 1.2 Système de management de la qualité (ISO/TS : chap. 4) An effective quality management system set up according to the standards and regulations of ISO/TS [03] is a prerequisite for supplier relations with ZF. The effectiveness of the QM system is reflected in: continuous and verifiable improvement of processes, procedures, and products delivery quality delivery reliability effectiveness and promptness for implementation of corrective actions communication at all levels appropriate and timely processing of new and revised projects L'application d'un système efficace de management de la qualité conforme au corpus normatif ISO/TS [03] est une condition de base pour l'établissement de relations de livraison avec ZF. L efficacité d un système de management de la qualité s exprime par : l'optimisation continue et documentée des processus, procédés et produits la qualité des livraisons le respect des délais de livraison l'efficacité et la rapidité de mise en œuvre des mesures correctives la communication à tous les niveaux le traitement de projets nouveaux et révisés The goal of this quality management system is to achieve together the Zero-Defect target. Ce système de management de la qualité doit permettre d atteindre l'objectif commun du «zéro défaut». The minimum requirement is evidence of certification according to ISO 9001 [01]. L exigence minimale est la preuve d une certification selon la norme ISO 9001 [01]. For those suppliers supplying to ZF in the passenger cars and commercial vehicles sectors, certification according to ISO/TS [03] will be required in the medium term. Les fournisseurs de ZF dans le domaine des voitures de tourisme et des véhicules industriels doivent disposer à moyen terme d'une certification ISO/TS [03]. 9

10 General Requirements Exigences générales ZF needs to be informed about the expiration of a certi - ficate without planned re-certification at least three months prior to the expiry date. New certificates have to be sent to the supplied ZF locations without explicitly being requested. If a certificate is rescinded, it is to be reported immediately. Certification must be provided by accredited certification companies. En cas d'expiration d'un certificat sans recertification prévue, le fournisseur avisera ZF au moins trois mois avant le délai d'expiration. Il veillera à envoyer tout nouveau certificat aux usines ZF recevant les livraisons, sans que ceuxci n'aient besoin d en faire la demande. En cas de retrait d'un certificat, le fournisseur en informera ZF sans délai. Seules les certifications attribuées par des organismes accrédités sont reconnues. ZF reserves the right to carry out audits and assessments on quality management systems, processes, and products, if applicable with their customers after prior notification. For this purpose, access is to be granted to ZFrepresentatives and our mutual customers. Après en avoir informé les clients, ZF se réserve le droit de conduire des audits et évaluations en relation avec le système de management de la qualité, les processus et les produits. Les fournisseurs sont tenus de garantir l'accès des chargés ZF et des clients communs aux structures correspondantes. 1.3 Business language (ISO/TS 16949: Chapter 7.2.3) 1.3 Langue de travail (ISO/TS : chap ) The national language of the ordering plant is the business language, alternatively English. La langue de travail est la langue nationale de l'usine qui a passé commande. L'anglais est une alternative possible. 1.4 Quality objectives (ISO/TS 16949: Chapter 5.4.1) 1.4 Objectifs qualité (ISO/TS : chap ) In the context of quality planning, the most important task for the supplier is to develop a Zero-Defects Strategy and take all necessary actions to achieve the Zero Defect target. To measure and assess the quality achieved, the supplier defines internal and external quality objectives. In this context the following minimum requirements are applic able: determining the internal and external complaint rates, preferably based on parts-per- million (ppm) determining internal and external nonconformance costs Dans le cadre de la planification qualité, la mission la plus importante d un fournisseur est de développer une stratégie «zéro défaut» et de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre l objectif «zéro défaut». Pour mesurer et évaluer le niveau de qualité atteint, le fournisseur définit des objectifs qualité internes et externes. Les exigences minimales suivantes s'appliquent à cet égard : Calcul des quotas internes et externes de produits faisant l'objet d'une réclamation, de préférence sur la base du facteur PPM (parts per million) Calcul des coûts de non-conformité internes et externes ZF and the suppliers will jointly agree on quality objec tives. ZF négociera des objectifs qualité avec le fournisseur. The method for determining the ppm complaint rate is described on the Internet (www.zf.com). La méthode de calcul du quota de produits faisant l'objet d'une réclamation sur la base du paramètre PPM est décrite sur le site Internet (www.zf.com). 1.5 Environment 1.5 Environnement Effective environmental management, which ensures compliance with the respective applicable environmental regulations and continuously and efficiently impro- Une gestion efficace de l'environnement, qui garantit le respect des dispositions environnementales respectives en vigueur et améliore en continu et de manière efficace la 10

11 General Requirements Exigences générales ves the environmental situation of the supplier, is an essential contribution towards supply security. situation du fournisseur dans le domaine de la protection de l'environnement est une composante clé de la sécurité de livraison. ZF is committed to the protection of the environment. All ZF plants are ISO [02] certified. We therefore expect our suppliers to show voluntary commitment to environmental protection by implementing an environmental management system. ZF a pris des engagements fermes en matière de protection de l environnement. Toutes les usines ZF sont certifiées ISO [02]. En conséquence, ZF attend de ses fournisseurs qu ils s engagent également à protéger l environnement et qu ils mettent pour cela en place un système de management environnemental. Suppliers operating foundries, galvanizing and paint shops, as well as manufacturers of PC boards, primary and secondary cells, electronic components, grease, and oil must provide a certificate according to ISO or an equivalent system. If this certificate is not available, then a time schedule for certification needs to be presented. Les fournisseurs qui exploitent des fonderies et des ateliers de peinture, de même que les fabricants de plaquettes de circuit imprimé, de cellules primaires et secondaires, de composants électroniques, de graisses et d'huiles doivent disposer d'une certification selon ISO ou d'un système comparable. Si cette attestation manque, la présentation d'un calendrier de certification est nécessaire. The supplies must also meet applicable legal environmental protection regulations and follow ZF standards and regulations ZFN 9003 [15] and ZFN [16]. On request, the supplier will present recycling and disposal concepts which are appropriate for his products. Les livraisons doivent respecter les dispositions légales en vigueur pour la protection de l'environnement et tenir compte du corpus normatif ZF ZFN 9003 [15] et ZFN [16]. Sur demande, le fournisseur présentera un concept adapté pour l'élimination et le recyclage de ses produits. 1.6 Project planning (ISO/TS 16949: Chapter 7.1) 1.6 Planification du projet (ISO/TS : chap. 7.1) Project planning must be performed according to Section 2 of this directive in order to ensure the project runs on time and is of high quality. Afin de garantir le respect des délais et des exigences de qualité, le fournisseur réalisera une planification de projet conforme aux exigences de la section 2 de la présente directive. 1.7 Special characteristics (ISO/TS 16949: Chapter / 7.3.2) 1.7 Caractéristiques particulières (ISO/TS : chap / 7.3.2) Special characteristics require special attention, because deviations in these characteristics can seriously affect product safety, product lifetime, assembly capability, product functionality, and/or quality of the following manufacturing operations as well as legal regulations. They are specified by ZF and/or result from the riskanalysis of the supplier, e.g. from the product and/or process FMEA. Les caractéristiques particulières doivent faire l'objet d'une vigilance renforcée : tout non-respect de ces exigences pourrait en effet avoir une influence particulièrement grande sur la sécurité du produit, la durée de vie, la capabilité de montage, la fonction ou la qualité des opérations de fabrication situées en aval, ainsi que les dispositions légales. Ces caractéristiques particulières font l'objet d'une définition par ZF et/ou sont le résultat d une analyse de risques conduite par le fournisseur, par exemple dans le cadre d une AMDEC produit et/ou processus. 11

12 General Requirements Exigences générales As a basic principle, all product and process charac - teristics are important and must be complied with. D une manière générale, le fournisseur considérera comme importantes toutes les caractéristiques produit et processus, et les respectera. Normally, special characteristics are divided up as follows: (safety) critical characteristics (characteristics requiring special verification management) function-relevant characteristics process-relevant characteristics Les caractéristiques particulières sont en règle générale structurées de la manière suivante : Caractéristiques critiques (caractéristiques à documentation spéciale) Caractéristiques importantes pour le fonctionnement Caractéristiques importantes pour le processus 1.8 Verification management for products with (safety) critical characteristics (ISO/TS 16949: Chapter / 4.2.4) 1.8 Documentation concernant les produits à caractéristiques critiques (ISO/TS : chap / 4.2.4) This means products with characteristics which have a significant impact on the vehicle safety or compliance with legislation. Subject to product liability, a corresponding risk can be expected here. These products and their characteristics are identified in the technical documentation where design responsibility rests with ZF, or if design responsibility lies with the supplier, they will be determined by the supplier during the course of construction. ZF specifications must be observed in the process. Les produits de ce type sont les produits dont les caractéristiques ont une influence déterminante sur la sécurité du véhicule ou le respect des dispositions légales. Sur le plan de la responsabilité civile, on considère que ces produits peuvent générer un certain risque. Dans le cas où ZF est responsable de l'étude, ces produits et leurs caractéristiques sont identifiés dans les documents techniques. Si le fournisseur est responsable de l'étude, celui-ci définira les produits et caractéristiques dans le cadre de l'étude. Il observera à cet égard les consignes de ZF. The supplier undertakes to set up a verification management system for products with critical charac teristics. Le fournisseur s'engage à établir un système de documentation pour les produits à caractéristiques critiques. The contents of verification management must meet the requirements of VDA Volume 1 [04] and must be set out in such a way that in the event of damage, due care can be proven (discharge from responsibility). Le contenu de la documentation justificative doit respecter les exigences de la norme VDA tome 1 [04] et se présenter sous une façon qui permette en cas de sinistre de démontrer la diligence exercée (preuve à décharge). Traceability must be organized in such a way that clear allocation of delivery data to the production and inspection lots is guaranteed. All subcontractors must ensure that they have a functioning system to trace the origin of their product. Il est impératif de mettre en place une traçabilité qui autorise un suivi intégral des informations concernant la livraison, et ce jusqu au niveau des lots de fabrication et de contrôle. Le fournisseur veillera à l'établissement d'un système de traçabilité efficace jusqu au niveau des sous-traitants. 1.9 Subcontractor Changing subcontractors (ISO/TS 16949: Chapter / 7.4.1) 1.9 Sous-traitants changement de sous-traitants (ISO/TS : chap / 7.4.1) The supplier is responsible for the development of his subcontractors according to the requirements listed under Section 1.2/1.5. If the supplier places orders with subcontractors, they must also meet the requirements of this directive. Le fournisseur est responsable du développement de ses sous-traitants selon les exigences mentionnées aux sections 1.2/1.5. Si le fournisseur attribue des commandes à des sous-traitants, ces derniers doivent également respecter les exigences définies dans la présente directive. 12

13 General Requirements Exigences générales A change of subcontractor must be notified in advance to ZF and requires the approval of ZF. Production Part Approval Process (PPF/PPAP) must be performed. Le fournisseur signalera tout changement de sous-traitant au préalable à ZF, qui doit le valider. Une validation du processus de production (PPF/PPAP) est nécessaire. ZF reserves the right to audit subcontractors, possibly jointly with the ZF customers. Advance notice will be given. However, this does not mean that the supplier is released from his responsibility towards the subcontractor and ZF. Après en avoir informé les clients, ZF se réserve le droit de conduire également un audit auprès des sous-traitants. Cet audit ne dégage nullement le fournisseur de sa responsabilité vis-à-vis du sous-traitant et de ZF Production Part Approval Process (PPAP) (ISO/TS 16949: Chapter 7.3.6) 1.10 Validation du processus de production et du produit (ISO/TS : chap ) Production Part Approval Process (PPAP) are based on either VDA, Volume 2 (PPF) [05] or on the production part release process of the AIAG PPAP [18]. ZF retains the right to specify one of these two proce - dures or a similar procedure. La validation du processus de production et du produit s'effectue soit selon la norme VDA tome 2 (PPF) [05], soit selon la procédure de réception de pièces de production de l'aiag PPAP [18]. ZF se réserve le droit d'exiger l'application d'un de ces deux procédés ou d'un procédé équivalent. Tooling costs will be paid in full after Production Part Approval Process (PPAP) are completed. Le paiement intégral des coûts d outillage interviendra après la validation du processus de production et du produit Changes to product or process (ISO/TS 16949: Chapter 7.1.4) 1.11 Modifications apportées au produit ou processus (ISO/TS : chap ) ZF must be notified of changes to the product or process in advance and these need to be approved by ZF. These changes are to be documented by the supplier in a maintenance history of the product and process. Le fournisseur signalera au préalable à ZF toute modification du produit ou du processus. Il documentera ces changements dans un historique du produit et du processus Processing complaints (ISO/TS 16949: Chapter 8.5.2) 1.12 Traitement des réclamations (ISO/TS : chap ) After a complaint made by the ZF purchasing plant, corrective actions must be introduced immediately, documented, and if requested by ZF submitted punctually in a structured manner using form F06 8-D Report. An analysis of the cause always needs to be carried out using suitable problem-solving methods. If required by ZF, more extensive, detailed analyses (such as Ishikawa, 5 why, error simulations, ) are to be provided. Après chaque réclamation reçue de l'usine ZF ayant passé commande, le fournisseur mettra en œuvre sans délai des mesures correctives. Il documentera ces mesures et les remettra, sur la demande de ZF, dans les délais prévus, sous une forme structurée, en utilisant le formulaire F06 «Rapport 8-D». De façon générale, il analysera la cause au moyen de méthodes de résolution de problème appropriées. Sur demande de ZF, le fournisseur présentera des analyses détaillées complémentaires (par ex. Ishikawa, les 5 questions, les simulations d'erreur, ). 13

14 General Requirements Allgemeine Anforderungen If requested, immediate actions are to be reported to ZF within one working day at the latest and in writing. Other affected ZF plants are to be informed imme - diately by the supplier. ZF is to be notified about the effectiveness of the corrective actions taken. Sur demande de ZF, il remettra dans un délai d'un jour ouvré un rapport écrit à ZF. Le fournisseur informera sans délai les autres usines ZF concernées. Il informera ZF sur l'efficacité des mesures correctives. ZF reserves the right to verify the complaint processing. ZF se réserve le droit de vérifier le traitement des réclamations. Marking after previous complaint Subsequent deliveries from warehouse and work in progress which have been subjected to 100 % testing due to a previous fault must be marked with the form F11 Identification of certified material after complaint until it has been proven that the fault has been remedied. Each individual container must be clearly identified with Form F11. Identification suite à une réclamation En l'absence de dispositions contraires, les fournisseurs identifieront les livraisons consécutives depuis le dépôt et le stock d'en-cours qui sont soumises à un contrôle 100 % en raison d'un défaut constaté au préalable, et ce, jusqu'à l'élimination documentée du défaut, au moyen du formulaire F11 «Identification de la marchandise examinée après une réclamation». Il identifiera également de façon claire à l'aide de ce formulaire les porteurs de charge et chaque moyen de chargement utilisés pour le transport. The type of marking on the individual part needs to be agreed with the ZF receiving plant. Il se concertera avec l'usine ZF cliente à propos du type d'identification utilisé. Complaints from the field In the event of complaints from the field, the supplier is to carry out methodic analyses, in particular for components for which no faults were found in the appraisal process (refer to VDA Volume Joint quality management in the supply chain marketing and service field failures analysis [12]). Réclamation venant du terrain En cas de réclamations venant du terrain, le fournisseur effectuera des analyses méthodiques, notamment pour les composants pour lesquels aucun défaut n'a été trouvé lors de l'examen (voir à cet effet le tome VDA «Le management commun de la qualité dans la chaîne de livraison commercialisation et encadrement des clients analyse des pièces défaillantes terrain» [12]). Escalation model supplier/purchased parts In the case of inadequate quality of supplied parts, ZF retains the right to take measures in accordance with the ZF escalation model supplier/purchased parts (see ZF Internet). This escalation model is divided into several stages. Modèle d'escalade fournisseur/pièces de sous-traitance En cas de qualité insuffisante des livraisons, ZF se réserve le droit de prendre des mesures conformes au modèle d'escalade ZF établi pour les fournisseurs/pièces de sous-traitance (voir le site Internet de ZF). Ce modèle d'escalade est structuré en plusieurs niveaux. Escalation can be effected in the case of: Non-successful complaint management of the supplier Long-term and/or multiple cases of missed target agreements Customer complaints due to defective purchased parts L'escalade peut intervenir en cas de : gestion non réussie des réclamations du fournisseur dépassement pendant une longue période ou dépassement répété d'objectifs convenus réclamations de clients dues à des pièces de sous-traitance non conformes 14

15 Section 2 / Section 2 Planning Planification (ISO/TS 16949: Chapter 7.1 / chapitre 7.1) It is our objective to involve our suppliers in quality planning for a new project at the earliest possible stage. We always require systematic planning from our suppliers in the context of project management according to VDA Volume 4 [07] or AIAG APQP [19], providing ZF does not stipulate another procedure. This planning covers both parts made by the supplier as well as the supplier s purchased parts. ZF must be notified of the project manager. Nous nous sommes fixé pour objectif d'impliquer nos fournisseurs à un stade précoce dans la planification de la qualité d'un nouveau projet. Dans le cadre d'une gestion de projet, nous exigeons de la part de nos fournisseurs en règle générale une planification systématique selon la norme VDA tome 4 [07] ou AIAG APQP [19] dans la mesure où ZF n'a pas défini une autre méthode. Une telle planification doit intégrer aussi bien les pièces fabriquées par le fournisseur que les pièces fabriquées en sous-traitance. Le fournisseur communiquera le nom du responsable du projet à ZF. For the respective part and/or project, the supplier must at least implement the following specified planning steps. Feedback is provided using form F02 Project status of purchased parts or form F03 Project status of purchased parts for suppliers with desgin responsibility, unless otherwise specified by ZF. For changes to the part or process, a corresponding procedure must be used. Pour la pièce ou le projet concerné, le fournisseur exécutera au moins toutes les étapes de planification énumérées ci-après. Il le confirmera à l'aide du formulaire F02 «État du projet concernant les pièces de sous-traitance» ou du formulaire F03 «État du projet concernant les pièces de sous-traitance pour les fournisseurs assumant le développement», dans la mesure où ZF n'exige rien d'autre. Le fournisseur procédera de façon analogue en cas de modification de la pièce ou du processus. For parts produced and purchased by the supplier (raw materials, external processing, subcontractors), a status has to be drawn up which represents the individual evaluations in summary and puts emphasis on individual critical items. Pour les pièces fabriquées en interne et les pièces de soustraitance achetées par le fournisseur (pièces brutes, traitement de pièces à l extérieur, sous-traitance), celui-ci établira un statut qui présente de manière synthétique toutes les évaluations réalisées et met en évidence les éléments critiques. Requirements which go beyond the contents of QR83 will be agreed project-specifically between ZF and the supplier. ZF conviendra avec le fournisseur des exigences qui dépassent le cadre de la directive QR83 sur la base du projet traité. 2.1 Feasibility study (ISO/TS 16949: Chapter 7.2.2) 2.1 Analyse de fabricabilité (ISO/TS : chap ) Technical documents (e.g. drawings, specifications, environmental requirements, recycling regulations, statement of work, ), issued by the ZF development department, must be reviewed and analyzed by the suppliers in the context of a contract review. Dans le cadre de l'examen du contrat, les fournisseurs sont tenus d'analyser les documents techniques (par ex. plans, spécifications, exigences relatives à l'environnement, consignes de recyclage, cahier des charges) établis par le service de développement ZF. This analysis includes both the feasibility check for the planned development project (only for suppliers with design responsibility) and the examination of the econo- Cette analyse renferme aussi bien l'étude de faisabilité du projet de développement prévu (seulement si le fournisseur assume le développement) que l'examen de la fabri- 15

16 Planning Planification mic and process-capable feasibility and represents a simultaneous engineering instrument. This examination offers the supplier the opportunity to incorporate his experience and ideas for mutual benefit. cabilité au niveau économique et des processus est un instrument d'ingénierie simultanée. Ce type de vérification donne au fournisseur l opportunité d'apporter son expérience et de formuler des propositions dans l'intérêt des deux parties. The feasibility study is to be submitted to purchasing with the quote and is a prerequisite for being awarded the contract. This confirmation is provided using form F01 Feasibility study. In addition, the feasibility study is also to be supplied with the initial samples according to the submission level. Le fournisseur doit présenter l'analyse de fabricabilité au service Achats au moment de la soumission de l'offre. C'est une condition nécessaire pour l'attribution de l'ordre. La confirmation s'effectuera avec le formulaire F01 «Analyse de fabricabilité». Le fournisseur prendra aussi soin de transmettre l'analyse de fabricabilité lors du contrôle de la première pièce selon le niveau de documentation prescrit. 2.2 Planning contents (ISO/TS 16949: Chapter 7.1.1) 2.2 Contenu de la planification (ISO/TS : chap ) ZF is to be notified of planning to implement the acti - vities described here using the form F02 Project status purchased parts, or respectively for suppliers with design responsibility, using form F03 Project status of purchased parts for suppliers with design respon sibility, providing ZF does not waive this requirement. Le fournisseur transmettra à ZF la planification de mise en œuvre des activités décrites ici, en utilisant le formulaire F02 «État du projet concernant les pièces de sous-traitance» ou, s'il est responsable du développement, au moyen du formulaire F03 «État du projet concernant les pièces de sous-traitance pour les fournisseurs assumant le développement» dans la mesure où ZF n'y renonce pas Schedule planning (ISO/TS 16949: Chapter 7.1.1) Planning (ISO/TS : chap ) The supplier creates a project schedule based on the ZF-specified deadlines and makes it available to ZF. This schedule also indicates the dates that need to be complied with for returning the respective specified forms. Sur la base des délais prescrits par ZF, le fournisseur établit un planning pour le projet et le met à la disposition de ZF. Ce planning indique aussi les délais à respecter pour la remise des formulaires mentionnés Product description (ISO/TS 16949: Chapter 7.3) Description du produit (ISO/TS : chap. 7.3) Suppliers with design responsibility implement the customer requirements in all necessary product descriptions (e.g. technical specifications, drawings, internal standards, ). Les fournisseurs assumant le développement appliqueront les exigences des clients dans toutes les descriptions de produit nécessaires (par ex. cahiers des charges, plans, normes internes, ). Dimensions not described in the 3D data models but necessary from a production engineering point of view (e.g. runner locations, parting lines) must always be determined and specified. To avoid processing and collision problems, they are to be agreed with ZF. Le fournisseur calculera et définira systématiquement les cotes non décrites par les modèles de données 3D, mais dues à la fabrication (par ex. points d'attaque, soudures de pièce). Afin d'éviter des problèmes d'usinage et de collisions, il prendra soin de les déterminer en accord avec ZF. 16

17 Planning Planification Quality objectives (ISO/TS 16949: Chapter 5.4.1) Objectifs qualité (ISO/TS : chap ) For measurement and evaluation of the achieved quality, internal and external project/product related quality objectives must be defined. Pour mesurer et évaluer le niveau de qualité obtenu, le fournisseur définira des objectifs qualité internes et externes rapportés au projet/produit Special characteristics (ISO/TS 16949: Chapter 7.2.1) Caractéristiques particulières (ISO/TS : chap ) Special characteristics are defined according to Section 1.7. The supplier must identify and mark them in all relevant product and process documents, such as drawings, FMEA, risk analyses, work instructions, inspection and control plans. La définition des caractéristiques particulières s'effectue selon la section 1.7. Le fournisseur identifiera ces caractéristiques dans tous les documents de produit et de processus pertinents, comme les dessins, l'amdec, les analyses de risques, les plans de travail, de contrôle et de gestion de la production. These characteristics require particular consideration and monitoring in all relevant planning steps. Il prendra en compte et surveillera ces caractéristiques avec une attention particulière lors de toutes les étapes de planification concernées. For verification management of critical characteristics, the extent and retention period of the necessary documents need to be defined in accordance with a risk ana lysis and taking the requirements in accordance with Section 4.1 into consideration. Pour documenter les caractéristiques critiques, le fournisseur définira le volume et la durée d'archivage des documents nécessaires conformément à une analyse des risques et en tenant compte des exigences mentionnées à la section Process flow chart (ISO/TS 16949: Chapter 7.1.1) Plan de déroulement du processus (ISO/TS : chap ) The supplier provides a process flow chart for the entire process chain. This process flow chart is to be presented to ZF on request before the start of series production for joint discussion. Process flow shall align with process FMEA and control plan. Le fournisseur établit un plan de déroulement du processus qui couvre l ensemble de la chaîne de processus. Sur demande de ZF, il présentera ce processus à ZF avant le démarrage de la série en vue d'une étude commune. Le plan doit concorder avec l'amdec processus et avec le plan de gestion de la production Operation sheet (ISO/TS 16949: Chapter 7.1.1) Plan de travail (ISO/TS : chap ) Operation sheets need to be completed for all single components and assemblies. These have to include all information on process steps, internal/external transport, means of transportation, as well as the machines and operating materials to be used. Le fournisseur établira des plans de travail pour toutes les pièces individuelles et complétées. Ces plans comprendront toutes les informations concernant les étapes du processus, les transports internes/externes, les équipements de transport, de même que les machines et le matériel d'exploitation nécessaires. 17

18 Planning Planification Necessary production and raw part drawings as well as process descriptions must be issued according to all specific requirements. Le fournisseur établira les plans de pièces de fabrication et de pièces brutes, de même que les données prescrites pour le processus en respectant les exigences Product and process FMEA (ISO/TS 16949: Chapter 7.2.2) AMDEC produit et processus (ISO/TS : chap ) The Failure Mode & Effects Analysis (FMEA) must be carried out to examine possible risks and their evaluation regarding significance, probability of occurrence, and the possibility of detection. These risks must be minimized by introducing appro - priate measures. La conduite d une analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité (AMDEC) est impérative pour étudier les risques possibles et évaluer leur importance, leur probabilité d'occurrence de même que la possibilité de les détecter. Le fournisseur veillera à réduire au maximum ces risques par la mise en place de mesures appropriées. The FMEA is thus an important instrument for prevent - ing defects. The FMEA must be carried out in such good time that the results and measures to be taken can still be incorporated into planning. L'AMDEC est un outil important pour la prévention de défauts. Il convient d'effectuer l'amdec à un stade précoce afin qu'il soit encore possible d'intégrer les résultats et les mesures dans la planification. A FMEA has to be used for all phases of the product life cycle, such as design, production, assembly, packaging, transport, customer usage, as well as recycling and waste disposal. Pour cela, l'amdec doit prendre en compte toutes les phases du cycle de vie du produit, par exemple l'étude, la production, le montage, l'emballage, le transport, l'utilisation par le client, ainsi que le recyclage et l'élimination. FMEAs must be developed and/or revised in the following cases, e. g.: development / production of new parts introduction of new manufacturing methods relocation of plants drawing changes process changes if defects occur Le fournisseur établira ou révisera les AMDEC par exemple à l'occasion des événements suivants : Développement/Production de pièces neuves Introduction de nouveaux procédés de fabrication Délocalisations Modifications de plans Modification de processus Survenue de défauts VDA Volume 4 [07] and/or AIAG FMEA [22] describe the procedure in detail. La norme VDA tome 4 [07] ou AIAG FMEA [22] décrivent laméthodologie en détail. Product (Design) FMEA Product FMEA must be completed for all parts, which are being designed within responsibility of the supplier. AMDEC (conception) produit Le fournisseur exécutera une AMDEC produit pour tous les composants conçus sous sa responsabilité. Process FMEA Process FMEA must be completed for all process steps of a component. Particularly the results of the product FMEA and the special characteristics must be taken into consideration. Additionally, an analysis of similar parts (likelihood of confusion) as well as error simulation must be integrated. Prozess-FMEA Le fournisseur réalisera une AMDEC processus pour toutes les étapes de processus d'un composant. Dans ce contexte, il tiendra particulièrement compte des résultats de l'amdec produit et des caractéristiques particulières. Il veillera à y intégrer une analyse de pièces similaires (risque de confusion) de même qu'une simulation de défauts. 18

19 Planning Planification Implementing measures Risks which are identified with the help of a FMEA must be minimized by taking appropriate measures. Mise en œuvre des mesures Le fournisseur réduira au maximum tout risque identifié à l'aide d'une AMDEC en prenant les mesures appropriées. To implement the measures, the target dates and responsibilities must be designated in such a way that the measures have been taken before the start of production. The measures introduced must be re-evaluated regarding their efficiency. ZF must be informed immediately about any necessary design modifications. Pour la mise en œuvre des mesures, il définira les délais et et les responsables de manière à ce que les mesures soient bouclées avant le début de la livraison en série. Il réévaluera impérativement l'efficacité des mesures appliquées. Et il avisera sans délai ZF de toute modification nécessaire concernant la construction Test planning / Development release (only for suppliers with design respon sibility) (ISO/TS 16949: Chapter 7.3.5) Planification des essais / Validation du développement (seulement les fournisseurs assumant le développement) (ISO/TS : chap ) Suppliers with design responsibility must issue and execute a plan, according to which the design (development results) is inspected to ensure it meets the design specification. This plan must contain among other things information on the date, type, and extent of the validation, type, and quantity of samples. Les fournisseurs assumant le développement doivent établir et traiter un plan qui permet de vérifier la conformité de la conception (résultats du développement) avec les exigences formulées à cet égard. Ce plan doit entre autres renseigner sur le moment, le type, l'étendue, la validation et les échantillons. The difference between planning and realization (gap analysis) must be evaluated. Il s agit ensuite d évaluer la différence entre la planification et la réalisation. The development release is to be confirmed using form F12 Development approval by supplier, if respon sible for product design. Le fournisseur confirmera la validation du développement avec le formulaire F12 «Validation du développement du fournisseur assumant le design» Release of product and process development (ISO/TS 16949: Chapter 7.3.6) Validation du développement du produit et du processus (ISO/TS : chap ) The supplier must evaluate and document his releases for individual stages of product and process development. Le fournisseur évaluera et documentera la validation des différentes étapes du développement du produit et du processus Control plan (ISO/TS 16949: Chapter 7.5.1) Plan de gestion de la production (ISO/TS : chap ) The control plan represents a planning tool for preventive process security. It is implemented in the team through systematic analysis of production, assembly, and test processes. This team should be made up of employees from planning, manufacturing, and quality assurance as well as other affected departments. Le plan de gestion de la production constitue un outil de planification pour une assurance processus préventive. L établissement de ce plan se fait en équipe dans le cadre d une analyse systématique des processus de fabrication, de montage et de contrôle. Cette équipe se compose de collaborateurs issus des services de planification, de fabrication et d assurance qualité, ainsi que d'autres services concernés. 19

20 Planning Planification The results of product and process FMEAs, experiences with similar processes and products, as well as the application of improvement methods must be taken into consideration in the control plans. Dans les plans de gestion de la production, le fournisseur tiendra compte des résultats de l'amdec produit, de l'amdec processus, des expériences réalisées avec des processus et produits similaires, de même que de l'application de méthodes d'amélioration. In the product development process, the control plan must be created for the phases of pre-series production and series production. It only needs to be created for the prototype phase if required by ZF. Il établira le plan de gestion de la production pour les phases présérie et série du processus de conception du produit. Un établissement durant la phase de prototypage est uniquement nécessaire sur demande de ZF. The control plan must at least contain the items listed in form F04 Control Plan. Le plan de gestion de la production doit contenir au minimum les éléments mentionnés dans le formulaire F04 «Plan de gestion de la production». A detailed description of the process for preparing a control plan is included in VDA Volume 4 [07] and in AIAG APQP [19]. Une description détaillée de la procédure d établissement d un plan de gestion de la production se trouve dans la norme VDA tome 4 [07] et dans l'aiag APQP [19] Coordination of production control (ISO/TS 16949: Chapter 7.5.2) Harmonisation des méthodes de surveillance série (ISO/TS : chap ) As a basic principle, all product and process charac - teristics are important and must be complied with. D une manière générale, le fournisseur considérera comme importantes toutes les caractéristiques produit et processus, et les respectera. Special characteristics require the proof of process capability. For this purpose the supplier must monitor these characteristics with suitable methods, e.g. with statistical process control (SPC). Les caractéristiques particulières exigent une documentation de la capabilité de processus. À cette fin, le fournisseur doit surveiller ces caractéristiques au moyen de méthodes adéquates, par ex. à l aide de graphiques de contrôle qualité (SPC). If process capability can not be verified, 100% testing must be carried out. S il est impossible de démontrer la capabilité de processus, un contrôle intégral est nécessaire. Special characteristics which are not measurable or only measurable by destroying the product must be monitored and documented with suitable methods. Le fournisseur surveillera et documentera au moyen de méthodes adaptées les caractéristiques particulières non mesurables ou dont le contrôle impose la destruction de la pièce. Test intervals and the size of random samples must be determined and planned. À cet effet, il définira les intervalles de contrôle et la quantité d'échantillons vérifiés. Planned monitoring of the characteristics in series production must be agreed with ZF. For this purpose, the supplier must submit the form F04 Control Plan to the responsible ZF Quality Department according to the time schedule, before initial sampling. La méthode prévue pour la surveillance des caractéristiques particulières en série doit faire l objet d une concertation avec ZF. À cet effet, le fournisseur enverra, selon le planning prévu, le formulaire F04 «Plan de gestion de la production» avant le contrôle de la première pièce au service d'assurance qualité responsable chez ZF. 20

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