LES AVANTAGES LIÉS À LA

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1 LES AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION PRÉSENTATION À LA SEMAINE PP 2013 DE L INSTITUT DE LA GESTION FINANCIÈRE - NOVEMBRE MANON FILLION, CPA, CA DG Comptabilité ministérielle, politique et système financiers 1

2 CONCEPT DE RÉGIONALISATION Le projet de régionalisation a été lancé en 2009 et son succès était essentiel afin d offrir de meilleurs services avec moins de ressources. Les services communs à l étranger comprennent: Fonction des ressources humaines Fonction de gestion des contrats et de l approvisionnement Fonction de la technologie de l information Fonction des finances Traditionnellement, toutes ces fonctions étaient exécutées par toutes les missions (petites, moyennes et grandes missions) Des consultations ont été réalisées avec d autres ministères étrangers tels que les États-Unis, Royaume-Uni, Pays-Bas et l Australie. 2

3 MODÈLE TRADITIONNEL Chaque mission était dotée en personnel, de manière à s autogérer; Les processus d affaires et les systèmes étaient multiples/divergents; L agent de gestion consulaire (AGC) travaillait de façon indépendante; Les normes de services divergeaient; Duplication importante des efforts dans l ensemble des missions; Modèle non financièrement viable. 3

4 MODÈLE DE RÉGIONALISATION Finance Réseauté Durable Services uniformisés Risque faible Égalité d accès à des experts dans le domaine des finances La gestion du budget, les responsabilités et l obligation de rendre des comptes demeurent à la mission cliente. Les Points de Prestation des Services Communs (PPSC) exécuteront des services transactionnels, y compris: L article 33 Rapprochements bancaires Paiements Comptes à recevoir 4

5 MODÈLE DE RÉGIONALISATION Ressources humaines La gestion des RH, les responsabilités et l obligation de rendre des comptes demeurent à la mission cliente. Les PPSC exécuteront les services transactionnels incluant: Processus de dotation incluant la présélection des CV, la préparation de la documentation etc. Services de la rémunération, pension et bénéfices avec la mise en œuvre du projet de la Paie, pension et bénéfices des employés recrutés sur place (ERPPPB) Les PPSC gèrent le Comité de classification pour tout le réseau Gestion des contrats Toujours en développement dans le cadre de l Initiative de modernisation de l approvisionnement (IMA) Les PPSC gèrent le Comité d examen des marchés pour tout le réseau (CEM) 5

6 AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION La régionalisation des finances était nécessaire puisque le modèle traditionnel de traitement des transactions financières dans chacune des missions n était plus efficient et viable; Le modèle est plus rentable Le modèle uniformise des processus (de 170 à 18 centres de traitement) Le modèle simplifie et standardise les services offerts à l étranger Le modèle est plus facile à surveiller Le modèle améliore les contrôles internes Le modèle assure une meilleure séparation des tâches 6

7 AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION Le modèle augmente les capacités des petites et moyennes missions Le modèle permet d assurer la conformité avec la Politique sur les contrôles internes Le modèle est fondé sur des spécialistes vs généralistes exerçant des fonctions financières Le modèle facilite la rotation des employés canadiens (EC) parmi les missions Le modèle mise sur l expertise de la mission et améliore le rôle de surveillance Le modèle réduit le nombre d employés devant être formés (particulièrement les utilisateurs occasionnels) 7

8 Défis liés à la mise en œuvre du Modèle Aucune approche intégrée avec les autres initiatives de centralisation des fonctions des services communs Manque de vision à long terme pour la régionalisation des services communs Les facteurs clés pour la mise en œuvre ne sont pas toujours connus Le secteur des finances n est pas le «lead» du programme global de régionalisation et doit donc s adapter aux différents modèles, modifier le calendrier et l emplacement selon les décisions prises par le secteur «lead» 8

9 Défis liés à la mise en œuvre du Modèle Implanter le même modèle à chaque emplacement Gérer les changements importants avec les agents de gestion consulaire (AGC), les chefs de mission (CDM), etc Gérer les attentes des missions clientes: Quant aux normes de services Quant aux types de services devant être rendus par les PPSC Embaucher des comptables qualifiés dans les PPSC La technologie a été essentielle dans la modernisation des processus (projets clés) 9

10 OUTILS QUE NOUS AVONS AFIN DE LIVRER Le modèle s appuie fortement sur la technologie et ces projets sont essentiels à sa mise en œuvre et son efficacité; Déploiement du Système normalisé des paiements (SNP); transition vers les paiements électroniques Déploiement du Service de paiements électroniques des missions (SPÉM); pour la perception des recettes Déploiement du Projet de renouvellement de la gestion du matériel et le dispositif d identification par radiofréquence (RFID) Déploiement du Procure to Pay (P2P première phase); flux de travail et imagerie Déploiement du Business Warehouse (BW); fonctions de budgétisation et de prévisions budgétaires intégrées À venir - Initiative bancaire mondial régionalisée; centralisation des comptes bancaires À venir Initiative de modernisation de l approvisionnement (IMA) À venir - Projet de la Paie, pension et bénéfices des employés recrutés sur place (ERPPPB); rémunération et pension de 110 pays 10

11 ENDROITS OÙ NOUS AVONS DES PPSC États-Unis Fonction de gestion Centre régional de services/ Washington PPSC Washington New York Miami Los Angeles Europe, Moyen- Orient et Afrique Fonction de gestion Centre régional de services / Thames Valley PPSC Londres Rome Bruxelles Berlin Pretoria Asie Pacifique Fonction de gestion Ottawa PPSC New Delhi Pékin Manille Autonome Kabul Amérique latine/ Caraïbes Fonction de gestion Ottawa PPSC Mexico Sao Paulo Port-of-Spain Autonome Paris Moscou Nairobi 11

12 OÙ EN SOMMES-NOUS AVEC LA MISE EN Région des États-Unis; ŒUVRE Les RH et la gestion financière sont sous la responsabilité de Washington Les PPSC (4) seront centralisés au PPSC à Washington (20 missions des EU). Région de l Europe, Moyen-Orient et Afrique; PPSC à Rome (9 missions); Complété le 1 er avril PPSC à Berlin (20 missions); 2 missions à déployer, sera complété au 31 March PPSC à Bruxelles (16 missions); Réunion inaugurale a eu lieu et la première évaluation de la mission est complétée. PPSC à Londres (18 missions); Dessert Dublin et les3 missions des Baltiques, Téhéran, Tripoli, Riyad et Le Caire. Les autres suivront en début de PPSC à Pretoria (12 missions); Réunion inaugurale aura lieucette semaine. Autonome: complété 12

13 OÙ EN SOMMES-NOUS AVEC LA MISE EN Région l Asie-Pacifique; ŒUVRE PPSC à Delhi (15 missions); les mission de l Inde et de Bangkok sont déployées, les autres sont en cours de déploiement. PPSC à Pékin (8 missions); Shanghai, Guangzhou et Oulan-Bator sont complétés, Hong Kong est en cours de déploiement. PPSC à Manille (14 missions); Réunion de lancement complété et el déploiement des missions est commencé. Autonome; La mission de Kabul ne sera sous la responsabilité d aucun PPSC Région de l Amérique latine/ Caraïbes; Toujours en décision pour le regroupement; les Finances recommandent seulement 2 PPSC, Mexico (20 missions) et San Paolo (11 Missions) alors que les missions du PPSC à Port of Spain seraient redistribués aux 2 autres. Évaluation et planification de l intégration en cours; la réunion inaugurale aura lieu la semaine prochaine. 13

14 Europe, Moyen-Orient et Afrique BRUXELLES LONDRES BERLIN ROME PRET MOSCOU PARIS NAIROBI Bruxelles B-OTAN B-UE Genève Rabat Tunis Alger Beyrouth Abidjan Niamey Ouagadougou Kinshasa Yaoundé Bamako Dakar Londres Vilnius Riga Tallinn Dublin Abu Dhabi Dubaï Doha Riyad Kuwait Tel Aviv Ramallah Le Caire Téhéran Tripoli Damas Amman Bagdad RSCEMA Berlin Düsseldorf Munich The Hague Kiev Varsovie Vienna VOSCE VPERM Belgrade Bratislava Bucarest Budapest Prague Stockholm Copenhague Oslo Reykjavik Helsinki Berne Rome Vatican Athènes Madrid Barcelone Lisbonne Istanbul Ankara Zagreb Abuja Lagos Addis- Abeba Accra Dar-es- Salaam Harare Lusaka Maputo Pretoria Johannesbourg Khartoum Moscou Almaty Paris POECD PESCO Nairobi Kigali Juba 14

15 États-Unis WASHINGTON NEW YORK LOS ANGELES MIAMI Washington Détroit Chicago PRMOAS Miami Dallas Houston Atlanta CNGNY PRMNY Minneapolis Boston Philadelphie Buffalo Pittsburg Los Angeles San Diego San Francisco Palo Alto Denver Seattle 15

16 ASIE PACIFIQUE NEW DELHI PÉKIN MANILLE Ahmedabad Bangalore Bangkok Bhutan Chandigarh Chennai Colombo Dhaka Hyderabad Islamabad Calcutta Kuala Lumpur Bombay New Delhi Yangon Pékin Chong Qing Guangzhou Hanoi Ho Chi Minh Hong Kong Shanghai Oulan-Bator Bandar Seri Begawan Canberra Jakarta Kitakyūshū Manille Nagoya Sapporo Seoul Singapore Sydney Taipei Tokyo Wellington 16

17 AMÉRIQUE LATINE ET CARAIBES MXICO PSPAN SPALO Bridgetown Belo Horizonte Caracas Brasilia Georgetown Bueno Aires Lapaz Kingston Port-au-Prince Port-of-Spain Santo Domingo Acapulco Bogota Cabo San Lucas Cancun Guadalajara Guatemala City Havane Managua Mazatlán Mexico City Monterrey Oaxaca Panama City Playa del Carmen Puerto Vallarta Quito San José San Salvador Tegucigalpa Tijuana Lima Montevideo Porto Alegre Recife Rio de Janeiro Santiago São Paulo 17