LIVRE BLANC. Externaliser la Paie et la RH? L'importance du prestataire et des services. Réalisé par Claire-Marie de Vulliod.

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1 LIVRE BLANC Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Réalisé par Claire-Marie de Vullid Analyste, le CXP En partenariat avec 2009 CXP Page 1/20 Livre Blanc Décembre 2009

2 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Smmaire 1. Intrductin 2. Les enjeux et les tendances de l'externalisatin 3. Définitin 4. Les grandes fnctins externalisées en paie et RH 5. Les bénéfices et les risques 6. Les acteurs 1 - Intrductin En péride de crise, les entreprises cherchent à réaliser des écnmies, à se cncentrer sur leur cœur de métier et à maintenir la mtivatin de leurs salariés. La fnctin RH, et en premier lieu, celle de la paie, est particulièrement impactée par la recherche d'écnmie et de ratinalisatin des cûts. Cela passe par différents mdèles d'externalisatin et de services. Les slutins de gestin de la paie nt été les premières à dévelpper une apprche SaaS. Et tut laisse crire que ce mdèle sera à terme pur tut éditeur de lgiciels de GRH un passage bligé et nn pas seulement une ptin. Le marché paie et RH de l externalisatin de lgiciels (envirnnement dédié), u nuvelle tendance SaaS (envirnnement mutualisé) subit une prfnde mutatin. En pleine muvance, le vcabulaire emplyé est aujurd hui varié et cmplexe (infgérances, CSP, On Demand, FAH, TMA, Services de traitement, On Premise, SaaS, Externalisatin,...). Pur s y retruver, il cnvient de mettre à plat les prestatins matérielles et/u humaines utilisées en envirnnement mutualisé et/u dédié. Le mnde du service évlue. De nmbreux spécialistes prévient la prpsitin d ffres riginales par les différentes catégries de prestataires. Les exemples présentés dans cette étude témignent de la créativité des acteurs dans ce dmaine CXP Page 2/20 Livre Blanc Décembre 2009

3 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services 2 - Enjeux et tendances de l'externalisatin Purqui recurir à l'externalisatin? Les mtifs snt nmbreux. Figure 1 - Les mtifs d'externalisatin Surce Externalisatin RH, guide pratique et questins clés (en %) de Thmas Chardin et Patrick Buvard, Octbre 2008 Dans leur uvrage "Réussir une externalisatin", Jean-Luis Bravard et Rbert Mrgan mentinnent que "l externalisatin cnstitue un util d une puissance et d une précisin cnsidérables. Crrectement utilisée, elle peut transfrmer radicalement une entreprise, sn persnnel, ses prcessus, sa culture et ses cûts...) L externalisatin n est pas un util de gestin, mais un util de directin". Les enjeux vus par les éditeurs Dans le cadre de l étude d pprtunité réalisée sur ce sujet, nus avns demandé aux éditeurs/prestataires de service de mentinner les principaux enjeux de leurs clients. En vici la synthèse : Technique : dépliement flexible, caractère évlutif, ffre intégrée, pérennité, sécurité et perfrmance, slutin à la pinte du marché : prtails clients, utils de reprting intégré, briques de cmmunicatin, ergnmie,... investissements suvent sutenu en Recherche et dévelppement CXP Page 3/20 Livre Blanc Décembre 2009

4 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Service : prfessinnalisme du dmaine (bests practices prcessus RH, standards,...), expérience des cnsultants (mise à plat des règles, cmmunicatin,...), réductin des cûts (mutualisatin, partage de templates, prcessus standard,...), mise en place rapide, relatin de partenariat, transparence sur les prix, réversibilité. En synthèse, n peut identifier tris grands bénéfices : maîtrise des cûts, cmpétence et cnfrmité. 1 Maîtrise des cûts : pur la maîtrise des cûts, cntrairement au mde d achat traditinnel de licence infrmatique, le client n a pas d investissement à réaliser. Il lue, achète des services et ne valrise pas d immbilisatins. Tutefis, cmme il s agit de prestatins infrmatiques, l étude rganisatinnelle et le partage des rôles devrnt être définis. L évlutin rganisatinnelle amène un nuveau partage des respnsabilités et une évlutin dans les tâches à réaliser : certaines disparaissent, d autres évluent et d autres snt redistribuées. De nmbreuses études démntrent que si ce travail n est pas réalisé la mise en place d une nuvelle slutin infrmatique u d une nuvelle rganisatin peut amener le cntraire du résultat suhaité. 2 Cmpétence : cncernant les services, un nuveau partage des rôles dit être mis à plat. L engagement de résultat du prestataire est un élément imprtant à cntrôler dans le cntrat. 3 Cnfrmité : les technlgies évluant beaucup, les clients snt rassurés en cnfiant à un spécialiste ce type de prestatin. Figure 2 Externalisatin : tris grands avantages identifiés Surce le CXP, CXP Page 4/20 Livre Blanc Décembre 2009

5 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Les tendances Face au cntexte règlementaire cmplexe et en cnstante évlutin, les clients snt de plus en plus demandeurs de l externalisatin de leurs prcessus de gestin de la paie. Plus glbalement, ils se recncentrent sur leur cœur de métier et externalisent les fnctins à faible valeur ajutée. Baisser les cûts et bénéficier d une slutin flexible fait aussi partie des éléments suvent cités pur recurir à prestataire externe. Les sciétés de service dévelppent leurs ffres de services. Or, l externalisatin (utsurcing) ne se limite plus uniquement aux applicatifs infrmatiques et aux infrastructures techniques : de nmbreux services riginaux snt prpsés sur le marché depuis deux ans (cmme la mesure de l efficacité des frmatins, la dématérialisatin du bulletin de paie, la lcatin de cffre frt virtuel, l achat en ligne de prestatin de service RH...). Quelques exemples : NOVAPOST : nuveau service de dématérialisatin du bulletin de paie, e-paye (SVP) : deux ffres - e-scial et e-e-safe - service e-scial, assurant une assistance juridique en drit scial ; e-safe, dnnant accès aux salariés à un cffre frt individuel, Click-RH : ffre externalisée de gestin d'achats pur la GRH, PIXID : service intégré au prtail RH pur faciliter la gestin des dnneurs d rdre et de leurs agences, Adequasys : Allegr RH Bx, lgiciel accessible par chaque cllabrateur en mde "prtail", ADP : OCS (Optimisatin des Ctisatins Sciales), services liés à l analyse de la masse salariale, Sigma-RH France, acteur canadien asscié au grupe Kaba pur prpser une ffre de GTA, Bdet Sftware : Keli On Demand, slutin de gestin des temps cmmercialisée en mde hébergé SaaS (Sftware as a Service), Octime : gestin des temps à la demande, Meta4 : PepleNet slutins pur la paie et la GRH prpsé en mde Saas, Lgidc-Slutins : ffre Bee-Pst de dématérialisatin de dcuments (dnt le bulletin de paie). 3 - Définitin Le marché de l externalisatin est vaste. Le langage curant utilise différents termes qu il n est pas tujurs facile de différencier (externalisatin, infgérance, TMA, ASP, SaaS, On premise, BPO,...). Des ressurces infrastructures au BPO (Business Prcess Outsurcing), l ffre cnnaît de nmbreuses variantes d externalisatin. Il cnvient de différentier : Côté prestataire, les différents niveaux de service prpsés au niveau de l infrastructure technique, de l applicatif de gestin, du paramétrage et de la gestin des prcessus vire jusqu à la saisie des dnnées dans la slutin et l externalisatin ttale d un service, Côté client, les différentes structures d rganisatin infrmatique : est-n dans un mnde d applicatin, serveur dédié u partagé avec de vraies pssibilités de mutualisatin des ressurces CXP Page 5/20 Livre Blanc Décembre 2009

6 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Le tableau ci-dessus décrit les différents niveaux de services prpsés par les prestataires de services. Figure 3 Typlgie des slutins CLIENT PRESTATAIRE Engagement de myens Engagement de résultats FONCTION PROCESSUS APPLICATIONS INFRASTRUCTURE Fnctin Fnctin Fnctin Fnctin Prcessus Prcessus Prcessus Mteur Paie Mteur Paie Surce le CXP, 2009 LES DIFFERENTS NIVEAUX DE SERVICE PROPOSES PAR LES PRESTATAIRES Niveau Définitin Le client gère en interne ressurces infrmatiques, ses applicatins, ses prcessus et ses fnctins Le client externalise ses ressurces infrmatiques (infrastructure). Il signe un engagement de myens avec le prestataire de service Le client externalise ses ressurces infrmatiques et ses applicatins infrmatiques Le client externalise ses ressurces infrmatiques, ses applicatins infrmatiques et ses prcessus (MOYEN PROCESSING) Le client externalise ses ressurces infrmatiques, ses applicatins infrmatiques, ses prcessus et ses fnctins (OPTION MANAGEMENT) 2009 CXP Page 6/20 Livre Blanc Décembre 2009

7 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Sur le plan technique, il faut différentier : le SaaS (mdèle mutualisé) et l ASP (mdèle dédié). *QUELQUES DÉFINITIONS BPO (Business Prcessing Outsurcing) Externalisatin d un service de l entreprise (le prestataire reprend la gestin du persnnel de sn client et s engage sur le fnctinnement et les résultats du service). Les ressurces restent dédiées et les prcessus snt ptimisés. Externalisatin u Outsurcing en mde dédié L externalisatin cnsiste à cnfier à un partenaire une missin, généralement durable et cmplexe, définie en termes de résultats. Cette missin peut cuvrir différents dmaines de la maintenance (du réglementaire à la maintenance lgicielle, vire matérielle ). Le prestataire reste seul décideur des myens qu il met en œuvre pur btenir le résultat auquel il s est engagé. L externalisatin de la paie implique des bjectifs de pnctualité, d exactitude, de cnfrmité légale,. Infgérance applicative Le terme français (les américains disent "Managed pératin utsurcing") désigne l externalisatin de la gestin de l infrastructure infrmatique et des applicatins. Mais plus élabrée que sn ancêtre le Facilities Management, l infgérance prend en charge l explitatin, la maintenance et l évlutin technique de la prductin infrmatique et ffre de plus en plus des prestatins de supprt utilisateurs. ASP - Applicatin Service Prvider (ASP) L ASP désigne les prestataires qui luent des applicatins en ligne. La prestatin est payable à la transactin u au frfait ; elle inclut la lcatin du lgiciel, sa maintenance et sa mise à dispsitin. Le client n est pas prpriétaire de l applicatin, mais seulement des dnnées. La traductin française est FAH (Furnisseur d Applicatin Hébergée). On-Off Premise On Premise signifie que les serveurs snt lcalisés dans les lcaux de l entreprise, tandis qu'off Premise signifie qu ils snt lcalisés hrs des lcaux de l entreprise. En synthèse, vus truverez une tentative de classificatin pur expliquer les grandes catégries clefs de niveaux de services à retenir : Figure 4 Les catégries clés E N G A G E M E N T E T FONCTION PROCESSUS ENVIRONNEMENT DEDIE BPO Infgérance applicative ENVIRONNEMENT PARTAGE Managed services, externalisatin de fnctin Service de traitement RESULTAT D E L E G A T I O N APPLICATION RESSOURCES HARDWARE Applicatin Hsting ASP, On demand Infgérance infrmatique, IT Outsurcing, On premise Saas, On demand IAAS, HaaS, Infgérence MOYEN Surce le CXP, CXP Page 7/20 Livre Blanc Décembre 2009

8 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services 4 - Les grandes fnctins externalisées en paie et RH A l rigine, les dmaines fnctinnels (d abrd finance, paie, CRM,...) nt été externalisés, puis prgressivement les fnctinnalités techniques. Dès leur créatin, les nuveaux utils e-leaning snt prpsés en mde ASP. Aujurd hui des ERP snt aussi cmmercialisés en mde n demand. Cmme nus l avns vu précédemment, la ntin de service se situe à différents niveaux de l entreprise : MOYEN INFORMATIQUE : infrastructure technique et/u applicatin, RESULTAT : prcessus et/u fnctin. Pur chaque grande fnctinnalité paie et RH (recrutement, frmatin, évaluatin, carrières,...) et en fnctin de la maturité du dmaine, des niveaux de services et des prestataires différents snt présents sur le marché. Un zm avec des exemples sur le prcessus de gestin de la paie et des prestatins de services assciées (sit purement infrmatiques, sit légales, sit encre rganisatinnelles et/u humaines). La paie Le prcessus de chaîne de prductin de la paie est classique. ADP prpse un schéma de synthèse : Figure 5 La chaîne de prductin de la paie Surce ADP, retraité par le CXP, CXP Page 8/20 Livre Blanc Décembre 2009

9 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Les prcessus classiques RH Prcessus classiques RH puvant être externalisés, autre que la paie : Gestin administrative du persnnel Utilisatin pssible de la slutin self service n Demand Mise à dispsitin d un service d accueil vcal Gestin de la frmatin La gestin administrative de la frmatin peut-être externalisée : Cnstitutin du plan de frmatin, Gestin des différents dispsitifs de frmatin, Elabratin des supprts de présentatin aux partenaires sciaux, Etablissement des déclaratins cmme la "2483", Gestin des relatins avec les prestataires et les rganismes, Achat de frmatin, Suivi budgétaire, Gestin des aspects lgistiques, Piltage administratif des prcessus. Le dévelppement des talents via la frmatin (en fnctin de la stratégie et des besins de l entreprise) relève plus de prestatins rganisatinnelles et de cnseils que d un supprt infrmatique. Mais aujurd hui les éditeurs de lgiciel prpsent des slutins puvant aider à la prise de décisin dans ce type de prestatin Gestin du recrutement Sélectin des candidats, des CV,... Mise à dispsitin de slutins infrmatiques à la pinte des dernières technlgies Prestatins diverses en matière de cnseil Gestin des frais Numérisatin et archivage des justificatifs de ntes de frais Audit Récupératin de TVA, CXP Page 9/20 Livre Blanc Décembre 2009

10 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Gestin des temps et activités Cngés payés Mise à dispsitin d indicateurs standards (bilan scial, indicateurs de suivi d absentéisme, mesure de prductivité,...) Dépliement à l internatinal Intégratin au SIRH (cmmunicatin sécurisée entre le SIRH et les badgeuses) Gestin des rémunératins Plitique de rémunératin Administratin des stcks ptins Indemnité de déplacement Participatin et intéressement des salariés Autres dmaines RH Gestin des retraites Prestatins de santé et prtectin sciale Gestin des expatriés : expatriatin et relgement Gestin des départs (vlntaires, à la retraite, écnmiques...) Evaluatin et gestin de la perfrmance Cmmunicatin Interne Carrières et plans de successin Système d infrmatin RH Ensemble de la fnctin RH En cnclusin, le dmaine fnctinnel paie et RH dispse de nmbreux axes puvant être liés à divers niveaux de prestatins d externalisatin. Que ce sit simplement la slutin infrmatique et ses fnctinnalités, la prestatin de cnseil sur l rganisatin des prcessus de gestin u la mise à niveau des cnnaissances légales d un sujet, la furchette de pssibilité est variée. Nus verrns que certains acteurs restent psitinnés sur du cnseil, d autres sur des prestatins infrmatiques. La génératin de prestataires prpsant à la fis une expertise rganisatinnelle/cnseil au niveau métier et infrmatique prgresse CXP Page 10/20 Livre Blanc Décembre 2009

11 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services 5 - Les bénéfices et les risques Les bénéfices de l'externalisatin Pur présenter les bénéfices de l externalisatin, il cnvient de différentier deux grands types de bénéfices : ceux liés à l infrmatique, ceux liés à l externalisatin de fnctin. Dans le cadre de l externalisatin de ressurces (hardware) et/u applicatin, il cnvient de déterminer si l envirnnement est dédié u partagé. Le tableau ci-dessus synthétise les différences et les avantages cmmuns aux deux rganisatins. EXTERNALISATION DE RESSOURCES ET/OU APPLICATION EN ENVIRONNEMENT DEDIE ASP EXTERNALISATION DE RESSOURCES ET/OU APPLICATION EN ENVIRONNEMENT PARTAGE (SaaS) SERVEUR Accessibilité de n imprte quel pste cnnecté à Internet Travail cllabratif SI rganisé autur de la qualité de service Serveurs spécifiques par client et services individualisés Cûts imprtants pur btenir le même niveau de SLA qu avec du SaaS VERSIONS Une versin du lgiciel par utilisateur avec gestin des versins et migratins individuelles Nécessité de créer des instances en plus du paramétrage du lgiciel Cûts en fnctin Infrastructure technlgique mutualisée Serveurs puissants, services de type haute dispnibilité Pas d installatin spécifique, un dépliement rapide Réductin des cûts de transprt et de cmmunicatin Versin unique du lgiciel Mise à jur autmatique (de façn régulière pur tus les utilisateurs en même temps) Implémentatin rapide : tut est prêt - seul un paramétrage fnctinnel est nécessaire SECURITE Sauvegarde et sécurisatin des dnnées assurées par l éditeur (qutidiennement) Pas de risque de duplicatin sauvage en interne dnc pas de risque de piratage Hébergement des dnnées chez l éditeur PAIEMENT Etalement dans le temps d un investissement initial pssible COMMERCIAL/SERVICES Mises à jur assurées par l éditeur Aucun investissement imprtant en matériel u licence Réductin des cûts infrmatiques tant en matériel qu en myens humains Facturatin en fnctin de l utilisatin (n demand) Interlcuteurs puvant être différents (licence, maintenance, service, ) Cmmerciaux turnés avant vente et vente de mises à jur Interlcuteur cmmercial unique respnsable de la qualité de service Interlcuteurs turnés qualité de service et fidélisatin de celui-ci Surce le CXP, CXP Page 11/20 Livre Blanc Décembre 2009

12 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Dans le cadre d externalisatin de prcessus et/u fnctin, tris types d enjeux pur le dmaine fnctinnel de la paie snt présentés : des enjeux pératinnels : faire bénéficier le client de l expérience métier du prestataire dans des dmaines imprtants pur l entreprise (juridique, paie, rganisatin du prcessus de gestin, ), ptimiser les prcessus d rganisatin en fnctin des "best practices", accéder aux ressurces (bénéficier d une infrastructure technique puissante, dispnible 24 heures sur 24 et sécurisée), accéder aux nuvelles technlgies (se garantir d avir un prestataire qui suive les évlutins du marché pur nus). des enjeux stratégiques : se cncentrer sur sn centre de métier et permettre aux salariés de la paie de s investir dans des fnctins à plus frte valeur ajutée, accrître la perfrmance et les cmpétences de ses cllabrateurs, accmpagner et catalyser les pratiques de changement (bénéficier de l expertise et de la pssibilité de prendre du recul). des enjeux écnmiques (résultant d une facturatin réalisée par salarié) : accrître la flexibilité (l entreprise a mins recurs à des ressurces supplémentaires en cas de surcrît d activités pnctuelles), maîtriser les cûts (l unité de facturatin est directement liée au vlume d activité dnné au prestataire), écnmiser certaines dépenses (du fait de la mutualisatin des myens et des gains de prductivité induits par l autmatisatin, la ratinalisatin et l accès aux nuvelles technlgies). Philippe Amand, président d Idylis, éditeur de lgiciels de gestin en mde SaaS écrit : "Le mde SaaS ne représente pas une lutte entre les classiques de l infrmatique et les mdernes, il n est qu une évlutin liée à la technlgie, une suite lgique aux applicatins d antan. Le parallèle avec le dévelppement du téléphne prtable est frappant. Qui aujurd'hui purrait envisager un retur en arrière?" 2009 CXP Page 12/20 Livre Blanc Décembre 2009

13 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Les risques Dans le cntexte d une externalisatin infrmatique, le système de cntrôle et de suivi dit faire l bjet d une attentin tute particulière. Seln Jean-Luis Bravard et Rbert Mrgan dans l'uvrage pré-cité, les quatre dimensins d un système de suivi et de cntrôle (dans le cntexte d une externalisatin infrmatique) snt : OBJECTIFS Cmpsantes au risque Faible Objectifs et prirités de l entreprise Cmpsante au risque Myen Stratégie d entreprise Cmpsante au risque Elevé Partenariat - Planificatin Système infrmatique PERSONNES - Définitin et planificatin du service - Département infrmatique et équipe de gestin du cmpte en interne - Cmpétences et ressurces du persnnel - Interfaces définies Gestin de la relatin - Rôles et respnsabilités définies - - Structure de réunin et de suivi - PROCESSUS ET PROCEDURE Cadre juridique Prcédures Nrme et rientatin de la stratégie Gestin du changement Gestin du service Gestin financière PERFORMANCE - KPI/facteurs clés de succès/accrds de niveaux de service Suivi des cûts et des bénéfices - Satisfactin des clients Tableau de brd prspectif - Prgramme d améliratin permanent - Examinns maintenant les risques liés aux prjets d externalisatin de fnctin et ceux liés à l utilisatin d une slutin infrmatique en mde SaaS : Plusieurs risques classiques divent être évalués u au minimum pris en cmpte dans les prjets d externalisatin de fnctin : dilutin des respnsabilités, dépendance, scial, mdificatin de la structure juridique de l entreprise, mauvaise définitin des indicateurs de qualité. Suvent la perte de cntrôle est mentinnée cmme l interrgatin principale. Elle cuvre différents dmaines : engagements, sécurité, évlutivité, suplesse, cûts réels et réversibilité CXP Page 13/20 Livre Blanc Décembre 2009

14 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Dans le cas de l utilisatin d une slutin infrmatique en mde SaaS, les risques les plus suvent mentinnés relèvent d'une défaillance sur les pints suivants : COMMERCIAL : pérennité de l éditeur, DONNEES : respnsabilité vis-à-vis des dnnées infrmatiques, sécurité et cnfidentialité des dnnées, duplicatin des dnnées (par manque de cmmunicatin entre un système interne et externe et/u diversité des méthdes de synchrnisatin batch d un côté, web services, mash up,...), perte de cntrôle de l applicatin, risque de nn reprise des dnnées, TECHNIQUE : fiabilité des cnnexins, panne de cnnexin au serveur (mais cmme dans un hébergement maisn!), FINANCIER : le cût ttal de pssessin semble être mins cûteux les deux premières années du fait d investissements mindres en termes de licences et infrastructures, mais le rapprt peut s inverser au but de tris ans du fait d éléments cmptables avec la nn-prise en cmpte de l amrtissement des lgiciels et matériels. 5 - Les acteurs Dans le mnde des éditeurs, seln "Slutins Lgiciels n 7 de avril 2009", n rencntre plusieurs types d éditeurs : les éditeurs n étant pas encre passés au SaaS et restant dnc dans un mdèle classique, les éditeurs ayant une apprche mixte : licence et services en ligne, les purs players du mnde du SaaS (encre assez rares). Chaque éditeur prpse sn mdèle : passage en mde SaaS de fnctins de lgiciels existants, services à la demande cmplémentaires des slutins vendues en licence. La spécificité du SaaS pur un éditeur u un ISV (Indépendant Sftware Vendr) n est pas seulement technique, mais aussi cmmerciale et liée au business mdèle. L rganisatin n est pas la même : il faut se structurer, frmer la frce cmmerciale qui suvent ne s adresse plus aux mêmes interlcuteurs. La plitique de rémunératin des cmmerciaux dit aussi être adaptée. Il existe dnc deux grandes apprches : le SaaS et le sftware plus services. La cnsultatin d éditeurs dans le cadre de l étude d pprtunité "Les slutins SaaS et ffres d externalisatin pur la GRH" crrbre cette visin des chses. Les acteurs y snt présentés sus deux grands axes : l étendue de la cuverture fnctinnelle : paie et RH, expert RH (prpsant plusieurs fnctinnalités frmatin, recrutement, gestin des entretiens,...), et expert RH sur un dmaine fnctinnel de niche, l apprche éditeurs/services : pur éditeur (en mde ASP u SaaS), éditeurs/services, services avec un partenariat éditeur, u pur service CXP Page 14/20 Livre Blanc Décembre 2009

15 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Figure 6 Typlgie des principales slutins dans le dmaine Paie et/u RH Surce le CXP, 2009 Pur le dmaine spécifique de l externalisatin de la paie, nus avns identifié quatre grandes familles d acteurs : Acteurs spécialisés en infgérance de la paie : ADP/GSI, CEGEDIM, meilleure gestin.cm, SD Wrx (rachat d'aliciarh), Netpaye (racheté par Delitte),... Prestataires de services s appuyant sur un prgiciel du marché : CMG (avec SAP), NrthgateArins (avec SAP, ffre EuHReka), les structures travaillant avec le prgiciel HR Access (IBM, SEMA, CAP GEMINI, STERIA, ), les structures travaillant avec Oracle (KSA, PepleNw,...). Acteurs prpsant une ffre de service métier structurée et une slutin infrmatique : Cegid, e-paye, Infr, Hardis, Spra, HR Access, Pixid, Lefebvre Sftware, Vedir Frnt RH, CXP Page 15/20 Livre Blanc Décembre 2009

16 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Figure 7 Quelques ffres paie : du prgiciel au service Surce le CXP, 2009 Cmme le mntre le schéma ci-avant, les acteurs peuvent également être classés par cible de clients, en fnctin de la taille de l'entreprise : les acteurs ciblant essentiellement les grands cmptes (plus de salariés) : NrthgateArins (avec SAP), ADP, Spra, Méta 4, Céridian aux Etats-unis, HR Access Slutins, Oracle,... les experts PME (de 500 à 5 000) : ADP, Cegedim, Cegid, Extensity, Infr, SD Wrx, Vedir Frnt RH,... NrthgateArins (avec SAP), ADP, Spra, Méta 4, Céridian aux Etats-unis, HR Access Slutins, Oracle,... les éditeurs qui ciblent également les petites PME, les TPE et experts cmptables : Cegid (rachat de Quadratus), ADP (rachat de Micrmegas), Extens (filiale de Delitte, a racheté Netpaie), Sage, CXP Page 16/20 Livre Blanc Décembre 2009

17 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services A prps de >>>>> 2009 CXP Page 17/20 Livre Blanc Décembre 2009

18 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services VEDIOR FRONT RH 1, rnd pint Victr Hug ISSY LES MOULINEAUX Tél : Fax : Cntact : La sciété Vedir Frnt RH prpse aux entreprises, de tutes tailles et de tus secteurs écnmiques, des Slutins d Externalisatin pur ptimiser le dévelppement de leurs RH. S appuyant sur l expertise Paie et RH de ses cllabrateurs et sur une platefrme technlgique full Web, les Slutins d Externalisatin de Vedir Frnt RH permettent aux entreprises d utsurcer les aspects techniques de leurs slutins tut en gardant la maitrise de leur SI. Avec sn ffre SIRH glbal cuvrant tus les aspects majeurs de la fnctin RH, Vedir Frnt RH se distingue par sn apprche cmplète et intégrée des dmaines de la Paie et la gestin administrative du persnnel en passant par les principaux utils du dévelppement Humain. Myens et plitique de R&D Vedir Frnt RH, pinnier des applicatins Web 2.0 pur l entreprise, assure l adéquatin des technlgies de l infrmatin et de la cmmunicatin aux besins de la gestin des ressurces humaines. L équipe R & D, spécialiste Ajax Web 2.0, de Vedir Frnt RH, est dédiée au dévelppement des évlutins fnctinnelles et technlgiques des slutins pur assurer l évlutivité de sn système d infrmatin ressurces humaines. Repères Date de créatin : mars 2006 Nm du dirigeant : Henri Davignn Effectif Mnde / France : 25 Chiffre d affaires Glbal / France : NC Nmbre de clients Mnde / France : 70 Nmbre de clients Ttal : 70 Plitique de distributin Vedir Frnt RH éditeur et intégrateur cmmercialise sa slutin d externalisatin et services en direct et à l aide d un réseau de partenaires distributeurs et intégrateurs de référence. Nus cpérns avec les leaders du marché en vue de furnir des slutins cmplètes adaptées aux besins spécifiques de chaque client. Ns partenariats snt cnclus avec des distributeurs, intégrateurs et cabinets de cnseil spécialisés pur furnir une ffre de services : assistance à maîtrise d uvrage et cnseil, dévelppement de stratégies de cnduite du changement, intégratin de la slutin d externalisatin Vedir Frnt RH. Cuverture fnctinnelle Vedir Frnt RH prpse un SIRH Glbal cuvrant tus les principaux aspects de la fnctin RH, de la Paie et de l Administratin du persnnel aux thèmes majeurs du dévelppement des RH de l entreprise. Ce SIRH intégré garantit la chérence et l hmgénéité du SI avec la meilleure prductivité. La richesse fnctinnelle, l interactivité, la suplesse et l adaptabilité snt les principales caractéristiques du SIRH Frnt RH, le tut dans une architecture 100 % full Web 2.0. Frnt RH Ressurces : scle cmmun de tus les prduits à travers le dssier salarié unique, évlutif et adaptable. Véritable cckpit de la fnctin RH, Frnt RH Ressurces centralise tutes les infrmatins et alertes à l aide de vignettes, dispnibles sur des bureaux et écrans persnnalisables par simple paramétrage. C est aussi le cœur du système d infrmatin décentralisé de la gamme avec ses multiples wrkflw cnditinnels et ses services de reprting et tableaux de brd cmpatibles avec la majrité des utils bureautiques. Frnt RH Paie : slutin puissante et multi-entreprises qui permet de prduire des paies cmplexes avec de nmbreux autmatismes pur une prductivité ptimale des ressurces RH. Ce mdule bénéficie de cntrôles autmatiques, d alertes et de diagnstics de paie intelligents permettant de gérer avec un maximum de cnfrt et de sécurité l activité d un service Paie. Le suivi des évlutins légales, les états et rapprts légaux ainsi que la dématérialisatin des déclaratifs garantit à ns clients la cnfrmité aux nrmes légales et administratives CXP Page 18/20 Livre Blanc Décembre 2009

19 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Cuverture fnctinnelle (suite) Frnt RH Activité : permet la gestin dématérialisée des cngés et des événements d absences (Maladies, CP, RTT, ). Il administre la gestin des cycles de travail (individuels cmme cllectifs), la gestin des cmpteurs de temps et des frmulaires d absence, le tut au sein de calendrier de présence individuel u d équipe. De la demande d absences, en passant par des mécanismes de validatin hiérarchique, tutes les infrmatins snt directement intégrées dans des variables de Paie, simplifiant la génératin des bulletins de paie. Frnt RH Carrières : util de GPEC de la gamme Frnt RH : Autmatisatin des campagnes d entretien individuel, cmpétences, carrières, bjectifs, 360, gestin et suivi de la frmatin : demandes individuelles et cllectives, plans, budgets, bilans, déclaratin 2483, gestin des arbres de cmpétences, fiches de pste, aires de mbilité et recherche d adéquatin hmme/pste. Les clients ALTIA, AREVA, C.I.A.T., CELIO, CHUGAÏ PHARMA, COLOPLAST Labratire, France GALOP, GROHE, HOTEL EXPLORERS, IDTGV, JOAGROUPE, LEASECOM, MALAKOFF MEDERIC, MESSIER-BUGATTI (Grupe SAFRAN), SERMA INGENIERIE, SFD, SIPEA Habitat, SOLAIREDIRECT, TINUBU, UNION FINANCIERE DE FRANCE, WESTINGHOUSE Exemples de mise en œuvre Cmpagnie Internatinale André Trigan Frte de sn expérience dans l'hôtellerie de plein air, l industrie et le turisme, et de sn histire depuis sa créatin en 1973 par André Trigan, La Cmpagnie Internatinale André Trigan est le spécialiste des hébergements tilés et le premier explitant eurpéen de sites de vacances en plein air. La CIAT n'a pas cessé un seul instant d'innver, que ce sit par la créatin de sa gamme de prduits révlutinnaires u la créatin de nuveaux habitats tujurs plus design, cnfrtables, fnctinnels et surtut respectueux de la nature. Suhaitant ntamment ptimiser la gestin de ses RH et favriser l implicatin des managers dans les prcess Ressurces Humaines, la CIAT cnfie la refnte de sn système d infrmatin RH à Vedir Frnt RH. La mise en place de ce SIRH a permis à la C.I.A.T : d amélirer leurs perfrmances en matière de gestin administrative en décentralisant au niveau des pératinnels ; de mettre en place un Prtail RH mderne et utile à chaque manager et cllabrateur, au travers ntamment de reprting RH et de wrkflw de validatin ; de déléguer une partie de la gestin de leur Paie à Vedir Frnt RH pur traiter des flux administratifs saisnniers dans la gestin de leurs ressurces passant de 500 à plus de paies d une péride à une autre ; de bénéficier d une slutin d externalisatin Paie et RH évlutive, cllabrative et adaptable en mde externalisé full web 2.0. Unin Financière de France L Unin financière de France est une banque dédiée au cnseil en créatin et gestin de patrimine depuis plus de 40 ans. Filiale de la sciété AVIVA Vie, U.F.F. est frte d un réseau de cllabrateurs pur accmpagner plus de clients lui ayant cnfié la gestin de 7 milliards d urs d actifs à travers une large gamme de slutins (fnds cmmun de placement, assurance vie, immbilier lcatif, épargne salariale u encre gestin de liquidités ). La frce d U.F.F. réside dans ses équipes, réparties dans 24 agences et 4 directins réginales, ù une imprtance particulière est dnnée à la gestin de sn capital humain. Dans ce cntexte, U.F.F. pte pur les slutins Frnt RH Carrières & Frnt RH Activité en mde SaaS pur lui permettre de décentraliser ses entretiens individuels et ses prcessus administratifs, tut en s affranchissant des prblématiques techniques. La mise en place de Frnt RH Carrières & Frnt RH Activité a permis à l U.F.F. : La mise à jur d un référentiel de cmpétences de ses ressurces (Métiers, Cmpétences & Expertises) et base de sa GPEC ; L autmatisatin de ses prcessus RH d entretiens individuels avec alertes, systèmes de validatins par wrkflw et archivage ; L utilisatin d un prtail cnvivial de gestin des absences uvert à tus les cllabrateurs ; D amélirer le niveau de service et favriser la cmmunicatin à travers ce prtail en répnse aux questins de ses cllabrateurs ; La mise en place d un SIRH bénéficiant des technlgies les plus récentes du marché (Web 2.0) CXP Page 19/20 Livre Blanc Décembre 2009

20 Externaliser la Paie et la RH? L'imprtance du prestataire et des services Le CXP, Centre d expertise des Prgiciels* vus aide à chisir vs prgiciels et vs slutins infrmatiques Le CXP, une structure unique en Eurpe Créé en 1973 sus l impulsin du Ministère de l Industrie, par des utilisateurs de grands grupes : Air France, Antec, Bred, BSN (aujurd hui Danne), EDF, la RATP et la Sciété Générale, le CXP sensibilise alrs la prfessin infrmatique sur l intérêt du nuveau cncept de «package lgiciel» et furnit la première méthde de chix d un prduit lgiciel. Dédié à l'expertise des prgiciels et de leur envirnnement technlgique, le CXP représente une structure riginale, unique en Eurpe. Les valeurs du CXP Le suci de l'bjectivité et la fiabilité des infrmatins publiées, Une apprche pragmatique des besins des clients : le CXP a été créé par des utilisateurs pur des utilisateurs, La garantie d'une cmplète et véritable indépendance fndée sur le principe déntlgique d'bjectivité vis-à-vis des furnisseurs. Les services CXP : de l infrmatin au cnseil LA VEILLE Des bases de dnnées uniques en Eurpe (6 600 prgiciels, éditeurs, prestataires). Un décryptage et une analyse de l actualité du lgiciel d entreprise. De nmbreux événements : Frum CXP, webcnférences, petits déjeuners, participatin à des salns. LES ETUDES Des utils d aide au chix de prgiciel : le Service Expert (à décuvrir dans ce dcument). LES MISSIONS DE CONSEIL Rédactin de cahier des charges, cnsultatin des éditeurs, sélectin de prgiciel, négciatin cmmerciale, assistance à maitrise d uvrage. Des experts renmmés Les analystes du CXP bénéficient de plusieurs années d expérience métier et infrmatique. Ils nt mis en place une méthdlgie unique et épruvée pur évaluer les prgiciels. Les études du CXP snt une référence dans le dmaine IT et servent de surces à de nmbreuses publicatins spécialisées. Ils snt en cntact permanent et privilégié avec l ensemble des acteurs du marché des prgiciels : rendez-vus individuels d expertise, salns, cnférences, séminaires. Véritables experts, ils animent également des blgs, des cnférences dans des salns prfessinnels et assurent des curs dans des écles d'ingénieurs. La vcatin du CXP : aider l'utilisateur final à faire le meilleur chix de ses utils prgiciels. le CXP - 13, rue Lesueur Paris - Tél. : CXP Page 20/20 Livre Blanc Décembre 2009

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