L externalisation de vos logiciels entreprises : une solution aux problèmes de coûts, de sécurités et de réactivités

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1 Notes de Frais

2 L externalisation de vos logiciels entreprises : une solution aux problèmes de coûts, de sécurités et de réactivités Que ce soit par la communication, par les échanges ou par la collaboration, le partage de l information définie la performance et la réactivité d une entreprise. Les logiciels SaaS (Software as a Service) offrent aujourd hui la possibilité à l entreprise de gérer plus efficacement son organisation, grâce à Internet. Avec nos solutions externalisées, vous aurez une complète maîtrise de vos différents problèmes de coûts et de sécurité. Maîtrise des coûts Organisation simplifiée Souplesse et simplicité Plus besoin d être préoccupé par la maintenance ou l investissement de matériels et de logiciels Plus besoin de mises à jour / Bénéficiez de formations, d assistance / Système de sauvegarde externalisé à plusieurs niveaux Accès au logiciel 24h/24-7j/7 en tout point du globe afin d accéder à l ensemble des données, de travailler, modifier, créer, imprimer, envoyer par mail et partager un document Pour Créateurs - Artisans - Auto-entrepreneurs Pour TPE - Professions Libérales PME et PMI 2

3 Notre module Notes de Frais, un outil adapté à vos besoins Le module Notes de Frais est l outil idéal pour tout entrepreneur ou organisation qui souhaite gérer efficacement son activité et suivre chaque étape de validation des notes de frais en temps réel sur Internet grâce à un workflow totalement automatisé. Avec des collaborateurs de plus en plus nombreux et mobiles, la gestion électronique des notes de frais apparaît être la meilleure solution pour une efficacité optimale. Un outil collaboratif Un outil simple et astucieux Un outil sécurisé Le salarié accède librement à son espace via un login et un mot de passe et saisit rapidement les frais qu il a engagé grâce à un système d icônes. Un tableau reprend l historique de ses notes de frais et leurs états (enregistrée, à valider, validée et remboursée). Le salarié est ensuite informé par mail à chaque étape de validation ; Le manager accède également à son espace, d où il visualise les demandes en cours de ses différents collaborateurs. Il peut aisément et rapidement valider les notes de frais, demander des précisions grâce au système de mails ou éventuellement les refuser ; Le responsable administratif a une vision globale et précise de toutes les notes de frais validées. Il rembourse ainsi en quelques clics, les frais engagés. Un récapitulatif des frais remboursés est généré automatiquement et exploitable par le service comptabilité. Appréhendez efficacement le workflow de validation en définissant un système hiérarchique propre à votre entreprise (quels collaborateurs, qui valide, qui rembourse, personnalisez les icônes et l écran de saisie en fonction du profil du collaborateur ) ; Créez facilement et rapidement vos notes de frais grâce à des icônes et des sous icônes au graphisme évocateur, à un écran de saisie ergonomique et à la gestion automatique des taux de TVA (ainsi que de la double TVA en restauration) ; Accédez rapidement aux informations avec des tableaux de bord récapitulatifs : historique des notes de frais par statut, nombre de notes, montant total, reste à rembourser ; Gérez simplement votre comptabilité : création d un récapitulatif par compte comptable, directement exportable dans tous les logiciels de comptabilité. Saisies directement par les collaborateurs, les informations circulent rapidement et sans erreur vers les différents acteurs ; Ne doutez plus de la fiabilité de vos données, grâce au contrôle immédiat des saisies. Stockez vos données sur des plate-formes hautement sécurisés, accessibles uniquement par connexion sécurisée et système d authentification renforcé ; Restez à l abri des actes de vols, de malveillance, d espionnage ou de défauts de sauvegarde grâce à la protection par certificat SSL 128- bits et le cryptage des données ; Gardez une traçabilité de toutes les informations créées ; Contrôlez vos coûts : grâce au mode SaaS payez seulement ce que vous consommez.! 3

4 Détails des fonctionnalités - Notes de Frais Rapports et statistiques État des notes : enregistrées, à valider, validées et remboursées Montant total des notes, le solde à rembourser Récapitulatif des échéances dans l agenda - envoi d alertes Création des notes de frais Affichage d icônes par catégories et sous catégories des frais avancés Gestion automatique des taux de TVA Possible ré-édition des notes déjà enregistrées Lors de la validation des notes de frais, l option envoyer par permet à celui qui reçoit l de se rendre directement sur la note à valider grâce à un lien URL. Niveaux de gestion Le salarié : création des notes de frais - statut «enregistrée» et «à valider» Le manager : gestion des notes de frais des différents collaborateurs - statut «à valider» et «validée» Le responsable administratif : gestion des remboursement - statut «validée» et «remboursée» Envoi de mails à chaque étape de validation 4

5 Détails des fonctionnalités - Notes de Frais Profil administrateur Gestion de la hiérarchie de validation Gestion des écrans de saisie des différents utilisateurs Gestion des icônes des catégories et sous catégories par profil de collaborateur Téléchargement de vos propres icônes États et statuts des notes des frais de l entreprise Comptabilité Gestion automatique ou manuel des taux de TVA (Gestion de la double TVA en restauration (19.6% et 5.5%)) Récapitulatif par comptes comptables générés automatiquement (directement exportable dans tous les logiciels de comptabilité) (compatible avec les logiciels SAGE) Clic &TaG Que demander de mieux! Facile d utilisation Nombreux récapitulatifs Ergonomie intuitive Rapide prise en main 5

6 Société e-tag 14, avenue de l Opéra PARIS Tel : Fax : SARL au capital de Euros RCS APE : 723 Z

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