Le Président Rennes, le 23 juillet 2013

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1 Le Président Rennes, le 23 juillet 2013 Monsieur le Maire Mairie 4, Place de la Mairie SAINT AUBIN D AUBIGNE Par lettre du 20 juin 2013, j'ai porté à votre connaissance le rapport d'observations définitives de la chambre régionale des comptes sur la gestion des exercices 2008 et suivants de la commune de Saint-Aubin d Aubigné. Votre réponse, parvenue à la chambre dans le délai d'un mois prévu par les articles L et R du code des juridictions financières, est jointe au rapport d observations définitives pour constituer avec lui un document unique qui vous est notifié ci-après. En application des dispositions de l article R du code des juridictions financières, il vous appartient de communiquer ce rapport et la réponse jointe à l assemblée délibérante. Conformément à la loi, l ensemble doit : 1. faire l objet d une inscription à l ordre du jour de la plus proche réunion de l assemblée ; 2. être joint à la convocation adressée à chacun de ses membres ; 3. donner lieu à débat. Vous voudrez bien retourner au greffe de la chambre l imprimé joint afin d informer la juridiction de la tenue de la prochaine réunion de l assemblée délibérante. Après cette date, en application des dispositions de l article R du code des juridictions financières, le document final sera considéré comme un document administratif communicable à toute personne en faisant la demande, dans les conditions fixées par la loi n du 17 juillet 1978 modifiée. Enfin, je vous précise qu'en application des dispositions de l'article R du même code, le rapport d'observations définitives et la réponse jointe est transmis au préfet et au directeur régional des finances publiques. Michel RASERA Conseiller maître à la Cour des comptes 3, rue Robert d Arbrissel CS RENNES CEDEX - Tél : Télécopie :

2 SOMMAIRE 1. Présentation Une commune résidentielle en forte croissance démographique L appartenance à la communauté de communes du Pays d Aubigné Principaux points examinés 6 2. Les comptes de la commune Fiabilité des comptes Les annexes budgétaires L imputation erronée des participations pour voirie et réseaux L état des restes à réaliser Le rattachement des charges et des produits La situation financière Les recettes réelles de fonctionnement La fiscalité directe 9 L évolution des dotations de l État Les dépenses réelles de fonctionnement La formation de l autofinancement Le financement des investissements et le recours à l emprunt Les budgets annexes Le budget assainissement La gestion communale Le contrôle interne Un pilotage comptable et budgétaire perfectible Le contrôle de l utilisation des véhicules La commande publique Un processus de la commande publique à fiabiliser La construction des bâtiments des services techniques Absence de procédure arrêtée pour les marchés de fourniture de carburants et d alimentation Les aides et subventions aux tiers Le Pass Foncier La prise en charge de dépenses pour le compte du club Arlequin L aide à La halte-garderie "Carrousel" 16 1/28

3 Commune de Saint Aubin d'aubigné OBSERVATIONS DEFINITIVES DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE BRETAGNE Exercices 2008 et suivants La chambre régionale des comptes de Bretagne a procédé, dans le cadre de son programme de travail, au contrôle des comptes et à l examen de la gestion de la commune de Saint-Aubin d Aubigné à compter de l exercice Ce contrôle a été ouvert par lettre du 18 septembre L entretien préalable prévu par l article L du code des juridictions financières a eu lieu le 28 novembre 2012 avec M. Pierre ESNAULT, maire. Lors de sa séance du 18 décembre 2012, la chambre a formulé des observations provisoires qui ont été adressées le 22 janvier 2013 à l ordonnateur. Après avoir examiné la réponse écrite, la chambre, lors de sa séance du 31 mai 2013, a arrêté ses observations définitives. 2/28

4 Résumé Saint-Aubin d Aubigné est une commune résidentielle dont la croissance démographique est rapide pour une large part en raison de sa proximité avec Rennes. La transparence de l information budgétaire est à améliorer. Les annexes budgétaires doivent être conformes aux exigences légales. La comptabilité d engagement est lacunaire ce qui prive la commune d outils de pilotage budgétaire. La commune dispose de bases fiscales par habitant moins importantes que les communes de taille comparable ce qui l amène à mobiliser davantage son potentiel fiscal. Toutefois, l augmentation du nombre de logements lui permet d élargir ses bases fiscales. Sa situation financière s est nettement améliorée grâce à une diminution de l encours de la dette et l augmentation de son épargne de gestion. Le processus de la commande publique doit être revu et sécurisé. La chambre recommande l élaboration d un règlement intérieur de la commande publique. La commune doit fiabiliser juridiquement les aides versées à des particuliers dans le cadre du Pass Foncier. La transparence des relations avec les associations pourrait être accrue par le vote par le conseil municipal de l attribution des subventions en nature. 3/28

5 Recommandations : 1. Formaliser ses relations avec les associations gestionnaires de la halte-garderie ; 2. Fiabiliser les annexes budgétaires ; 3. Arrêter l organisation des services ainsi que la liste des personnes bénéficiant d une délégation du maire sur un seul document. L arrêté devra préciser les agents concernés, leurs fonctions et l étendue de la délégation qui leur est accordée ; 4. Arrêter un règlement intérieur de la commande publique ; 5. Adopter une décision nominative lors du versement d aides foncières ainsi que la rédaction de conventions ; 6. Généraliser la tenue de sa comptabilité d engagement afin d améliorer son pilotage comptable 4/28

6 1. Présentation 1.1. Une commune résidentielle en forte croissance démographique La commune de Saint-Aubin d Aubigné est située à 17 km au nord de Rennes et compte habitants (y compris la population comptée à part) au 1er janvier Le taux de croissance de la population a été de 3 % par an entre 1999 et 2009 (taux de croissance annuel moyen du département d'ille et Vilaine de 1,2 % pour la même période) soit 839 habitants supplémentaires de 1999 à La commune est essentiellement résidentielle. Sa croissance démographique rapide est pour une large part liée à sa proximité de Rennes. Ainsi 49 % des actifs de la communauté de communes d Aubigné travaillaient sur le territoire de Rennes Métropole en 2006 selon l agence d'urbanisme et de développement intercommunal de l'agglomération rennaise (AUDIAR). En 2009, 78,9 % des actifs travaillaient dans une autre commune que Saint-Aubin d Aubigné L appartenance à la communauté de communes du Pays d Aubigné La commune est membre de la communauté de communes du Pays d Aubigné qui regroupe habitants en La communauté à fiscalité professionnelle unique, est compétente notamment pour la création et gestion de deux multi-accueils pour la petite enfance, situés l'un à Montreuil-sur-Ille, et l'autre à Saint-Aubin d'aubigné. La loi du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales a chargé les préfets d'élaborer un schéma départemental de coopération intercommunale (SDCI) avant la date butoir du 31 décembre Les conclusions de ce document touchant la commune sont les suivantes : «La communauté de communes du Pays d Aubigné est le seul EPCI du Pays de Rennes à ne pas disposer de pôle structurant (absence d'unité urbaine), la commune la plus peuplée (Saint-Aubin d'aubigné) ne comptant que habitants. Cette communauté de communes fait partie des EPCI du Département comptant le moins d'emplois. Elle dispose de faibles ressources fiscales par habitant (288 euros) et du plus faible coefficient d'intégration fiscale du département (6,7 %). En outre, tant sur un plan géographique qu'économique, la communauté de communes du Pays d'aubigné fait partie de l'aire d'influence de Rennes, et du SCOT du Pays de Rennes. Il paraît ainsi légitime d envisager à terme le rattachement de la communauté de communes du Pays d Aubigné à la communauté d agglomération de Rennes métropole. La communauté de communes du Pays d Aubigné a toutefois demandé à disposer d un temps supplémentaire jusqu au 31 décembre 2013 afin d élaborer un projet commun avec Rennes Métropole et pouvoir se déterminer sur sa fusion avec elle. A défaut de cette fusion, il sera fait droit aux souhaits exprimés par certaines de ses communes de rejoindre l'epci à fiscalité propre de leur choix. La question de la gestion des services de proximité constituant une problématique prégnante sur ce territoire, il paraît également pertinent, dans un souci de rationalisation et dans l'optique de la réalisation «d'économies d'échelle», de prévoir dans le SDCI une étude sur la question des mutualisations envisageables avec les structures intercommunales voisines». Si la commune envisage de rejoindre Rennes Métropole, la communauté de communes s est en revanche prononcée contre son intégration dans l agglomération rennaise. 5/28

7 1.3. Principaux points examinés L examen de la gestion a principalement concerné les points suivants : - la situation financière de la commune, - les procédures de gestion interne (contrôles internes et budgétaires, commande publique, ressources humaines), - la gestion des aides et des subventions. 2. Les comptes de la commune 2.1. Fiabilité des comptes La chambre relève des lacunes en matière de transparence de l information budgétaire à travers les annexes des documents comptables. La sincérité des comptes n est toutefois pas remise en cause, les remarques ne portant que sur des points secondaires, rectifiés ou peu significatifs en volume Les annexes budgétaires Plusieurs annexes sont incomplètes : La fiabilité des résultats agrégés Annexe obligatoire, le tableau des résultats agrégés de l ensemble des budgets communaux ne fait pas apparaître les résultats du budget annexe «assainissement», alors qu il dégage en 2010 un excédent de euros. Par ailleurs, les informations comptables reportées dans cette présentation agrégée, ne prennent pas en compte une partie des résultats de l année précédente (comptes 001 et 002). Le solde du budget est donc erroné. Le fait de ne pas présenter les résultats globaux des budgets annexes ne permet pas une information suffisante de l assemblée délibérante sur la gestion de la commune. L analyse des comptes pourrait être faussée par la lecture de ce seul état. La liste des organismes de regroupement auxquels adhère la commune Annexe obligatoire, le tableau reprenant la liste des EPCI auxquels adhère la commune n est pas renseigné. La commune adhère pourtant à une communauté de communes, trois syndicats intercommunaux et le syndicat département d énergie 35. L état relatif à l utilisation d une ligne de trésorerie L annexe du compte administratif 2010 relative à l utilisation d une ligne de trésorerie n est pas renseignée laissant entendre qu aucun contrat n aurait été signé ou utilisé. La consultation du compte de gestion du même exercice indique pourtant que euros ont été mobilisés puis remboursés. 6/28

8 L état relatif aux emprunts garantis La commune indique n avoir pas garanti d emprunt. Pourtant les comptes rendus annuels à la collectivité concernant la ZAC du Chêne Romé précisent que la commune a garanti à hauteur de 80 % un emprunt assurant le financement de l opération. La délibération de la commune est datée du 1 er juillet 2008 et le compte rendu du délégataire pour l exercice 2010 indique un encours de euros. L état de la dette Des erreurs apparaissent dans la présentation de l état de la dette. Ainsi, la commune présente t elle sur l emprunt n 28 un capital au 1 er janvier 2011 de euros indexé sur l EURIBOR + 0,77 %. Le taux de l année est indiqué comme égal à 4,55583 % pour des intérêts versés de 3 790,13 euros. Le taux d intérêt affiché par la commune est donc erroné. L encours indiqué au 31 décembre 2011 correspond avec les tableaux d amortissement. Toutefois, la commune a dû réajuster son état de la dette de euros entre 2010 et 2011 pour se conformer à la réalité de son endettement. CA 2008 CA 2009 CA 2010 CA 2011 Encours 31/12/ Emprunts nouveaux N Remboursements d'emprunts N Encours 31/ Encours annexe CA Ecart L état du personnel au 31/12 Cet état, obligatoire pour l'information du conseil municipal, répartit le personnel en place entre les différentes filières de la fonction publique territoriale, en indiquant pour chaque grade ou emploi, par catégorie, les effectifs budgétaires et les effectifs pourvus, dont ceux à temps non complet. Pour le personnel non titulaire, il mentionne les conditions de rémunérations et la justification du contrat au regard des textes. L état du personnel pour les agents non titulaires fait apparaître un nombre de lignes limité à chaque grade de référence. La commune globalise sur chaque ligne l ensemble des rémunérations des agents concernés. Cet état devrait pourtant recenser le nombre d agents non titulaires concernés et non leur grade ou statut. Le mauvais renseignement de cet état est préjudiciable à la bonne compréhension des évolutions de la masse salariale. Par ailleurs, en ne disposant pas d état du personnel fiable, la commune se prive d un outil de pilotage. La chambre demande à la commune, qui en prend acte, de mettre ses annexes budgétaires en conformité avec les exigences de la loi. Le maire indique avoir amélioré la présentation des annexes à la suite des observations de la chambre L imputation erronée des participations pour voirie et réseaux La commune a délibéré afin d instaurer des participations pour voirie et réseaux (PVR) en application de l article L du code de l urbanisme. L objet de cette participation est «de financer en tout ou en partie la construction des voies nouvelles ou l'aménagement des voies existantes ainsi que l'établissement ou l'adaptation des réseaux qui leur sont associés, lorsque ces travaux sont réalisés pour permettre l'implantation de nouvelles constructions». 7/28

9 En 2010, la commune a bénéficié de recettes à ce titre pour plus de euros. Ces recettes ont été imputées au compte 2315, ce qui laisserait supposer que la commune rétrocède cette voirie ou encore aurait réalisé les travaux pour le compte de tiers ce qui n est pas le cas. La PVR est destinée à financer des dépenses d'équipement : elle doit donc être imputée parmi les recettes de la section d'investissement, au compte 1336 «Fonds affectés à l'équipement transférables - Participations pour Voirie et Réseaux» ou au compte 1346 «Fonds affectés à l'équipement non transférables - Participations pour Voirie et Réseaux». En méconnaissant cette imputation comptable, les comptes de la collectivité ne reflètent qu imparfaitement sa situation patrimoniale ainsi que la réalité de la nature de ses recettes. La chambre invite donc la commune, qui en prend acte, à imputer les PVR sur le chapitre L état des restes à réaliser Les restes à réaliser font partie intégrante des résultats budgétaires de la commune. L instruction budgétaire M14 précise que «pour la section d'investissement, [ ] les restes à réaliser correspondent aux dépenses engagées non mandatées telles qu'elles ressortent de la comptabilité des engagements et aux recettes certaines n'ayant pas donné lieu à l'émission d'un titre». La commune n a pas tenu de comptabilité des engagements sur la période La grande majorité des reports de crédits sont calculés par différence entre les dépenses mandatées et les crédits disponibles. Les résultats comptables votés par le conseil municipal ne présentent pas de caractère suffisamment fiable. La commune encourt le risque que les délibérations portant sur l affectation des résultats soient entachées d irrégularité. La chambre recommande donc à la commune, qui en prend acte, d établir un état des restes à réaliser conforme à l instruction budgétaire M Le rattachement des charges et des produits Le rattachement des charges et des produits à l'exercice qu'ils concernent est effectué en application du principe d'indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d'un exercice donné les charges et les produits qui s'y rapportent, et ceux-là seulement. La commune a indiqué avoir procédé aux rattachements des charges et produits dès La situation financière L analyse de la situation financière de la commune a porté plus particulièrement sur la période Le budget de la ville comprend le budget principal ainsi que deux budgets annexes relatifs aux services publics d assainissement et aux énergies renouvelables Les recettes réelles de fonctionnement L évolution des recettes réelles de fonctionnement est particulièrement dynamique avec une augmentation moyenne annuelle de près de 3,9 %. Le tableau ci-dessous reprend les principaux postes de recettes. 8/28

10 % moyen annuel 2012 Produits des serv. du domaine ,05% Contributions directes ,76% Autres impôts et taxes ,67% DGF ,95% Autres dot., subv. et part ,36% Atténuations de charges (Chapitre 013) ,05% Autres produits de gestion ,67% Re ce tte s de ge stion ,68% Produits financiers Produits exceptionnels ,03% Re ce tte s tota le s de fonctionne me nt ,89% Source : comptes administratifs NB : les produits du domaine en 2008 sont retraités de euros correspondant au contrat enfance par la suite imputé dans le poste «autres dotations, subventions». Le dynamisme des recettes est concentré sur les recettes fiscales de la commune avec une augmentation de 7,7 % des produits notamment en raison de bases dynamiques. Les produits fiscaux représentent en 2011, 31 % des recettes réelles mais en expliquent 57 % de leur croissance. La commune a également bénéficié d une augmentation significative de la dotation de solidarité rurale (près de euros soit une hausse de 26 %) La fiscalité directe Les recettes fiscales de la commune de la commune sont de 270 euros par habitant en 2011 pour une moyenne des communes de taille comparable de 334 euros soit un écart de 19 %. La commune dispose de bases par habitant moins importantes pour plus de 30 % que les communes de taille comparable. Elle mobilise donc plus son potentiel fiscal que les autres communes. La croissance des produits fiscaux est liée à la croissance des bases. La croissance moyenne annuelle des bases communales est ainsi de 8,6 % à rapprocher de l augmentation moyenne annuelle de 1,57 % des valeurs locatives foncières révisées. La commune a enregistré la construction de 139 logements supplémentaires assujettis à la taxe d habitation soit une augmentation annuelle de 3,6 %. Avec une croissance de 8,6 % des bases, la valeur locative moyenne de ces nouveaux logements est donc sensiblement plus élevée que la valeur locative moyenne des logements imposés sur la commune. La commune a baissé son taux moyen pondéré d imposition de près de 1,76 % sur la période notamment par la baisse des taux de la taxe d habitation de près de 3 %. Elle a en revanche augmenté le taux de l impôt foncier sur les propriétés bâties de 2,3 % et augmenté ses bases nettes de taxe d habitation en réduisant l abattement général à la base de 10 à 5 % entre 2010 et L évolution des dotations de l État La dotation globale de fonctionnement (DGF) a connu une hausse sur la période en raison de la forte augmentation de la dotation de solidarité rurale. La commune, dont le potentiel fiscal est sensiblement inférieur à la strate (361 euros pour une moyenne de 654) bénéficie des mécanismes de péréquation. 9/28

11 Les dépenses réelles de fonctionnement Les dépenses de fonctionnement ont augmenté en moyenne annuelle de 1,67 % sur l ensemble de la période. Cette évolution est légèrement supérieure à l inflation (1,23 % en moyenne annuelle) % moyen annuel Charges à caractère général (Chapitre 011) ,92% Charges de personnel (Chapitre 012) ,17% Subventions ,24% Autres charges de gestion ,50% Cha rge s de ge stion ,31% Charges financières hors intérêts Intérêts des emprunts ,74% Charges exceptionnelles ,06% Dé pe nse s tota le s de fonctionne me nt ,67% Si les dépenses de personnel ont connu une importante croissance notamment en raison de recrutements, la commune a su maîtriser ses charges à caractère général et limiter la charge de sa dette. La masse salariale représentait en 2011, % des charges de fonctionnement pour une moyenne régionale de la strate de 45,68 % soit 342 euros par habitant pour une moyenne de la strate de 314. La commune compense cet écart par un recours moindre aux achats externes (168 euros pour une moyenne de 206 euros) et en versant moins de subventions (23 euros pour une moyenne de 41 euros) La formation de l autofinancement L épargne de gestion s est améliorée en raison de la forte croissance des bases fiscales et de la maîtrise des charges à caractère général. La diminution de l encours de la dette à hauteur de 10 % a permis de réduire les charges financières et donc de consolider l épargne brute. Ce dernier indicateur permet de mesurer la capacité de la commune à faire face à ses dettes. L épargne nette, qui représente l apport de la commune dans le financement de ses équipements nouveaux est elle aussi en amélioration grâce à la diminution de l encours de la dette. La commune n a que peu bénéficié de la baisse des taux d intérêts sur la période en raison d une structure de dette favorisant les emprunts à taux fixes. En 2008, l encours de la dette n était indexé sur des indices variables que sur 18,9 %. La proportion d emprunts à taux variables est de 25,8 % au 31 décembre Entre 2008 et 2011, l endettement de la commune est passé de euros par habitant à euros par habitant pour une moyenne stable des communes comparables de 706 euros. De même, l encours de la dette sur les recettes de fonctionnement est de 119 % pour une moyenne régionale de 96 %. Cet endettement significativement plus élevé que les communes de taille comparable engendre une annuité supérieure à ces dernières (136 euros par habitant pour une moyenne de 94 euros). Le poids de la dette dans les finances communales est renforcé par la politique municipale de sécurisation du prix de cet encours. Le taux moyen d intérêt des communes comparables est en effet de 4 % en 2011 pour un taux moyen communal de 4,4 % en /28

12 La capacité de remboursement de la dette mesurée par le ratio encours de dette/épargne brute s est améliorée significativement sur la période grâce à la diminution de l encours et l amélioration de son épargne de gestion. Ce ratio est ainsi passé de 11 à 6 années et est à comparer avec une durée résiduelle de la dette et des seuils d alerte généralement admis entre 10 et 12 ans et une moyenne des communes comparables de 3,7 années. La durée de vie résiduelle moyenne de la dette est passée de 14,8 années en 2008 à 12,9 années en La commune n avait donc que peu de marges de manœuvre en Le financement des investissements et le recours à l emprunt En raison de l importance de l encours de la dette en 2008 et 2009, la commune n a pas pu apporter d autofinancement à ses investissements. La commune a investi euros sur la période et a réalisé un effort d investissement inférieur de 6 % à la moyenne de la strate. Le financement de ces investissements a été assuré pour 30 % par l emprunt soit de façon plus importante que les communes de taille comparable (25 %). La commune a également financé à hauteur de 13 % par la diminution de ses réserves, financement non récurrent. Le niveau d investissement en diminution entre 2008 et 2011 a permis de moins recourir à l emprunt et donc de réduire son endettement. L aménagement de la ZAC du Chêne Romé apparaît financièrement équilibré. La commune envisageait plusieurs investissements dans le cadre de son projet d aménagement et de développement durable (PADD) : - Une salle de sports pour un montant estimé à euros HT (délibération du 17 janvier 2012) ; - Un projet d extension de l ALSH pour euros HT (dont le subventionnement serait de 80 %) ; - Une salle multifonctions. Le maire a informé la chambre du report de la construction de la salle de sport et l abandon de la salle multifonctions ainsi que «l élaboration d un plan pluriannuel d investissement (PPI) devant intervenir au cours de l année 2013 ( ) de nature à sécuriser le pilotage des finances communales concernant les exercices à venir» Les budgets annexes Le budget assainissement Il ne présente pas de risque particulier avec une capacité de remboursement inférieure à trois années. Les excédents accumulés sont significatifs et atteignent euros. La commune envisage d importants travaux sur sa station d épuration qui justifierait le niveau d excédent constaté. La chambre invite la commune à adopter un programme pluriannuel d investissement, lui permettant d adapter aux besoins réels le niveau de la redevance assainissement qu elle perçoit. 11/28

13 3. La gestion communale 3.1. Le contrôle interne Un pilotage comptable et budgétaire perfectible L article L du code général des collectivités territoriales (CGCT) rend obligatoire la tenue de la comptabilité d engagement. L arrêté du 26 avril 1996 relatif à la comptabilité de l'engagement des dépenses des communes, des départements, des régions et de leurs établissements publics pris pour l'application des articles L ,, L ET L du CGCT dispose que «le contrôle de la disponibilité des crédits est opéré lors de l'engagement comptable, qui est préalable ou concomitant à l'engagement juridique». La comptabilité d engagement tenue par la commune n est que très parcellaire. Pas ou peu de commandes ayant trait à des charges générales sont enregistrées. Cette obligation est pourtant importante pour la bonne gestion des deniers publics, la fiabilité du calcul des restes à réaliser et le pilotage de la commune. La chambre recommande à la commune, qui en prend acte, de généraliser la tenue de sa comptabilité d engagement afin d améliorer son pilotage comptable Le contrôle de l utilisation des véhicules La commune ne dispose pas de moyens de contrôle de l utilisation des véhicules et se prive ainsi de moyens d analyse de sa gestion. La chambre recommande la mise en place d un suivi de l utilisation des véhicules et l élaboration d un règlement interne d utilisation (carnets de bord, suivi des retraits de carburants). Le maire indique avoir mis en œuvre un tel dispositif de suivi à la suite des observations de la Chambre La commande publique La commune recourt assez peu à des marchés à procédures formalisées. Elle n a pas arrêté de règlement intérieur de la commande publique ou de guide pratique à destination de ses acheteurs. Le maire indique vouloir mettre en œuvre les outils pour fiabiliser son processus de commande publique». L examen de la commande publique a porté sur les procédures internes ainsi que sur des marchés choisis aléatoirement et en raison de leur importance budgétaire : une concession d aménagement (opération de 11 millions d euros TTC), des marchés relatifs à des travaux de voirie, des marchés de fourniture de carburants, d alimentation et des marchés liés à la construction du bâtiment des services techniques (opérations de plus d un million d euros TTC) Un processus de la commande publique à fiabiliser Le circuit de la commande publique est marqué par une absence de formalisation de procédures internes. Les agents effectuent des achats courants auprès de fournisseurs sans qu aucun bon de commande ne soit rédigé. Pour les commandes les plus importantes relevant de la section d investissement, le devis est soumis à la signature de l ordonnateur avec la mention «bon pour accord». La commune n est donc pas en mesure de tenir une comptabilité d engagement sauf pour les principales commandes en investissement. 12/28

14 La procédure retenue pose un problème de régularité. Les agents qui pratiquent ces achats, engagent comptablement et juridiquement la commune. L'article L du CGCT dispose que «le maire peut donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, délégation de signature : - Au directeur général des services et au directeur général adjoint des services de mairie ; - Au directeur général et au directeur des services techniques ; - Aux responsables de services communaux" (depuis la loi n du 12 mai art. 86)». Or aucun arrêté n a pu être fourni. L absence de délégation donnée aux agents rend la procédure comptable porteuse de risques juridiques non négligeables par la constatation de l incompétence des personnes qui engagent comptablement et juridiquement la commune. La chambre recommande à la commune, qui en prend acte, d arrêter sur un seul document l organisation des services ainsi que la liste des personnes bénéficiant d une délégation du maire. L arrêté devra préciser les agents concernés, leurs fonctions et l étendue de la délégation qui leur est accordée. A la suite des observations de la chambre, le maire a indiqué qu un tel document sera élaboré au cours de l exercice La construction des bâtiments des services techniques. Le dossier relatif à la construction d un bâtiment préfabriqué et d un garage a été présenté par l ordonnateur comme une «prestation clé en main» : le titulaire assure, entre autres, les études, la constitution du dossier de permis de construire par un architecte, la fourniture et la pose des équipements intérieurs». Dans le cadre de l analyse de ses besoins, la commune a pris l attache de la société M. Dès avril 2009, la commune disposait de premiers devis qui ont été affinés avec la société au cours de plusieurs réunions de travail. Un dernier devis pour euros HT a été fourni le 25 octobre 2009 par la société. Le 28 décembre 2009, la commune a fait paraître une publicité concernant l achat de bâtiments préfabriqués selon une procédure adaptée dans l édition de l Ille et Vilaine de Ouest France. L avis d appel public à la concurrence précisait que les offres devraient être remises avant le 20 janvier 2010 à 12H00. Deux entreprises ont remis une offre : les entreprises M et C. Le maire dans sa réponse indique «que le faible nombre de réponses est peut-être ( ) dû au fait que le bâtiment était mixé entre une partie préfabriquée et une autre en maçonnerie ; ce dernier point, en effet, a pu limiter les petites sociétés». Le règlement de consultation et la publicité précisaient que les offres seraient choisies selon la pondération suivante : 40 % pour le prix, 30 % pour la valeur technique, 30 % pour les délais de livraison. Le rapport d analyse des offres de la «commission bâtiments communaux» du 24 février 2010, fait apparaître les différentes étapes de la négociation avec les candidats. L entreprise C, dont l offre initiale était de euros a ajusté techniquement son offre pour la porter à euros HT par devis du 10 février Après négociations, l offre de l entreprise M passe de euros à euros. Un devis du 25 février 2010, indique que l offre de la société est de euros HT soit euros TTC. Le rapport d analyse des offres indiquait qu une marge de négociation de 2 à 3 % restait envisageable pour l entreprise C. Les notes techniques et de délais étant équivalentes, le choix s est donc porté sur le critère «prix». Le conseil municipal du 2 mars 2010 a approuvé le choix de la société M pour euros HT. 13/28

15 Le déroulement de la procédure appelle plusieurs remarques : - Le choix de délais de réponses limités La détermination des délais de remise des candidatures et des offres est laissée à la libre appréciation du pouvoir adjudicateur, au regard du montant du marché, de la nature des prestations, de la facilité d accès aux documents de la consultation, de la nécessité éventuelle d une visite des lieux et de l importance des pièces exigées des candidats. Toutefois, ces délais, portés à la connaissance des candidats, doivent permettre aux opérateurs économiques intéressés de concevoir leur dossier de candidature et leur offre. Un délai de remise des offres de 16 jours a été considéré insuffisant compte tenu de l importance du marché ( HT) et de l obligation de visite des lieux (TA de Lille, 16 mars 2011, Société Fornells, n ). La chambre estime que le délai de remise des offres, réduit à 23 jours, était insuffisant pour un marché consistant en la construction d un bâtiment de plus de 400 m². La complexité de ce marché, rappelée par le maire, aurait justifié un délai de réponse plus adapté. Ce court délai n a fait l objet d aucune motivation particulière de la part de la commune. Le caractère d urgence ne pouvait être invoqué : si les travaux étaient envisagés au printemps 2010, la livraison puis le montage du bâtiment n a en fait commencé qu en décembre L analyse des offres Le rapport d analyse relève «que les offres étaient techniquement très inégales» ce qui a justifié le recours à «une seconde offre conforme à la commande». La commune a donc demandé à la société C d ajuster son offre sur les caractéristiques techniques de l entreprise M. Certaines de ces caractéristiques supplémentaires, n étaient pourtant pas prévues par le cahier des charges édicté par la commune. M a revu son prix à la suite de la remise de l offre de la société C. Lors de l instruction, la commune n a pas pu justifier un traitement équitable des candidats dans le cadre de la négociation. La commission du 24 février n a pas pu disposer de l offre définitive de la société retenue qui est datée du 25 février seulement. Le maire indique n avoir pas conservé l offre de dans le dossier mais assure l avoir bien reçu le jour de la commission Ce marché présente des irrégularités en matière de passation des marchés publics. Les principes fondamentaux de la commande publique que sont le libre accès à la commande publique par des délais de réponse suffisants ou encore l égalité de traitement entre les candidats, semblent avoir été insuffisamment respectés. Si la commune a utilisé, de façon pertinente, la possibilité qui lui est offerte de négocier avec les entreprises, l absence de traçabilité de cette négociation est regrettable. La méconnaissance des règles de la commande publique fait courir de graves risques juridiques quant à la validité des marchés attribués. La chambre recommande à la commune de fiabiliser les procédures de marchés publics et d arrêter un règlement intérieur de la commande publique Absence de procédure arrêtée pour les marchés de fourniture de carburants et d alimentation Aucune formalisation de marché n a pu être fournie pour la fourniture de carburant et l alimentation. 14/28

16 De fortes variations des montants payés sur ces comptes budgétaires ont pu être constatées par la chambre, notamment pour la restauration scolaire. La forte volatilité des crédits consommés et la nature de ces prestations pourraient justifier la formalisation d une procédure plus approfondie pour ce poste permettant l établissement d un contrat écrit, quand bien même le seuil de euros ne serait pas atteint à ce jour. Ce contrat pourrait prévoir une meilleure traçabilité des opérations effectuées. 4. Les aides et subventions aux tiers La commune ne verse aucune subvention supérieure à euros en dehors des participations obligatoires aux écoles privées. Le versement de ces subventions n appelle pas de remarques particulières Le Pass Foncier La commune a souhaité subventionner les ménages réalisant leur première acquisition foncière sur son territoire. Une première délibération du 23 juin 2009 justifie cette aide par les difficultés rencontrées par les ménages les plus modestes pour acquérir un bien immobilier ainsi que par une volonté de favoriser la mixité sociale au sein de la commune. Les conditions fixées par la délibération sont : - L acquisition d un terrain au sein d un lotissement d une superficie d au plus 500 m² (750 avant le 31 août 2009) pour un prix maximum de euros hors taxes (seuil revu le 7 juin 2010 à euros) ; - Avoir des revenus compris entre : Subvention de la Commune Plafond des revenus 2007 Aide du Département 3 Personnes et moins 4 personnes et plus < > & < ,00 > & < ,00 > si locataire ,00 - L obligation de demeurer 5 ans dans le bien acquis au titre de la résidence principale. En 2010 et à ce titre, la commune a attribué pour euros de subventions allant de à euros. Les éléments fournis à l appui des mandats de paiement se limitent à des certificats de notaires attestant l acquisition d un terrain conforme aux exigences de la délibération ainsi qu une attestation du maire. Aucun élément ne permet d expliquer le dépassement du seuil pour l aide de euros. L annexe de l article D du CGCT spécifie que l ordonnateur doit également fournir à l appui des mandats relatifs à la remise de ces aides (rubrique 6112), des décisions nominatives d attribution. Un compte rendu de cette délégation doit, à ce titre, être présenté devant le conseil municipal. En ne prenant aucune décision nominative spécifiant les bénéficiaires, et en ne respectant pas les plafonds votés par le conseil municipal, la collectivité fragilise juridiquement le versement de ces aides. De même, en n exigeant pas de convention, la commune ne pourrait exiger de reversement de l aide dans l hypothèse où le bénéficiaire ne remplirait pas ses obligations. 15/28

17 Le cadre retenu par la commune ne répond pas aux exigences normalement attendues en matière de transparence de l action publique. La chambre recommande à la commune, qui en prend acte, d adopter une décision nominative lors du versement d aides foncières et de prévoir des conventions avec les bénéficiaires La prise en charge de dépenses pour le compte du club Arlequin L'Association Culturelle et Sportive (ACES) Club Arlequin de Saint-Aubin d'aubigné a été fondée en Le Club est dirigé par un groupe de bénévoles. Plusieurs sections sont animées, soit par des bénévoles, soit par des animateurs salariés de l'association et diplômés d'état, ou par des travailleurs indépendants. Elle a bénéficié en 2010 d une subvention municipale de plus de euros. L analyse des mandats fait également apparaître que la commune prend en charge des dépenses pour le compte de l association. Ainsi, elle assume les frais de déplacement des membres du club pour les séances de piscine situées à Liffré. Imputée sur le compte 6251 «voyages et déplacement», cette dépense laisse supposer qu elle répond aux besoins propres de la collectivité. Ce n est pourtant pas le cas. Cette dépense s apparente à une subvention qui ne fait pas l objet d un vote attribuant cette aide, et n est pas présentée au conseil municipal dans le cadre du compte administratif comme le prévoit pourtant l article L du CGCT. A ce titre, l information du conseil municipal est insuffisante et les comptes de la commune faussés par une imputation comptable erronée. Le paiement de ces frais de déplacement, sans qu aucun acte juridique ne l y autorise, contrevient aux règles de la comptabilité publique. La chambre recommande à la commune, qui en prend acte, de ne plus prendre en charge directement de frais engagés par des tiers L aide à La halte-garderie "Carrousel" La halte-garderie «Carrousel» accueille les enfants de la communauté de communes du Pays d Aubigné ainsi que de Chasné sur Illet et Saint Médard sur Ille. Elle est gérée alternativement par deux associations. La commune n a pas été en mesure de définir la nature de ses relations avec les associations gestionnaires de la halte-garderie. Aucune convention de délégation de service public n a pu être produite. Il n existe également aucune convention de mise à disposition des locaux au profit des associations. Pourtant, la commune met bien à disposition un agent auprès des deux associations. Les services communaux prennent également en charge les frais de fonctionnement du bâtiment qui sont de près de euros en La commune n a pas pu produire de convention de mise à disposition de l agent ou encore des bâtiments. Le décret n du 18 juin 2008 «relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux» prévoit pourtant que la mise à disposition doit être prévue par une convention conclue entre l administration d origine et l organisme d accueil. La convention définit notamment la nature des activités exercées par le fonctionnaire mis à disposition, ses conditions d emploi, les modalités de contrôle et de l évaluation de ses activités. La convention doit obligatoirement préciser les missions de service public confiées à l agent. La mise à disposition donne lieu au remboursement de la rémunération du fonctionnaire, des cotisations et contributions y afférentes. En cas de pluralité d organismes d accueil, ce remboursement est effectué au prorata de la quotité de travail dans chaque organisme dans le cadre de conventions passées avec chacun de ceux-ci. 16/28

18 La convention de mise à disposition est, avant sa signature, transmise au fonctionnaire dans des conditions lui permettant d exprimer son accord sur la nature des activités qui lui sont confiées et sur ses conditions d emploi. La mise à disposition qui ne peut avoir lieu qu avec l accord du fonctionnaire, est prononcée par arrêté de l autorité territoriale, après que l assemblée délibérante en ait été préalablement informée et après avis de la commission administrative paritaire (CAP) compétente. En l absence de ces formalités substantielles, la commune risque de voir sa participation annulée auprès de ces organismes. L absence de conventionnement fragilise juridiquement les relations entre la commune et les deux organismes assurant la gestion de la halte-garderie. La chambre recommande à la commune de formaliser ses relations avec les associations gestionnaires de la halte-garderie. Le maire indique que la communauté de communes étudie la possibilité d un transfert de compétence concernant cet équipement. Délibéré le 31 mai 2013 Michel RASERA Conseiller maître à la Cour des comptes 17/28