Security Procedure Book DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT PANDEMIE GRIPPALE / FLU PANDEMICS

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1 Security Procedure Book DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT II PANDEMIE GRIPPALE / FLU PANDEMICS 1. Equipe de Gestion de Crise / Crisis Management Team Int. Mobile Hemour, Jean-Michel Security Officer Bruat, Vincent Director Lorang, Emmanuel Office, IT & QA Chesneau, François Logistics Mgr Risque / Risque Pandémie de grippe (virus Influenza) Flu pandemics (Influenza virus) 3. Plan / Plan Niveau 0 / level 0 Vigilance accrue Reporting quotidien du statut OMS et/ou OFSP Activité normale Continuous vigilance Daily reporting from WHO and/or FOPH Business as usual

2 Niveau 1 / level 1 Alerte pandémique. Foyer déclaré en Suisse (GE/VD/ZH/BE/BS) Phase 4 & 5 OMS Scénario 4.3 & 5.3 OFSP Mesures d hygiène personnelle Lavage des mains Isolement social : - réunions interdites - distance minimale entre personnes : 1m - Communications exclusivement par téléphone ou mail - port du masque pour les livreurs Absentéisme limité Activité : Service Clientèle : normal Logistique : normal / réduit partiellement - suspension / report des chantiers non urgents selon nécessité (annexe 1) - livraisons : service normal Commercial : normal / réduit partiellement - pas de visite sauf nécessité absolue Reporting quotidien du statut OMS et/ou OFSP Pandemic Alert. Outbreak in Switzerland (GE/VD/ZH/BE/BS) WHO Phase 4 & 5 FOPH case 4.3 & 5.3 Personal hygiene Hand wash Isolated staff : - meetings are forbidden - distance between persons : 1m - communications only by phone or mail - drivers should wear mask during delivery Limited absenteeism Business : Customer Service : normal Logistics : normal / reduced services - some non urgent jobs (annex 1) may be suspended or postponed if required - deliveries : normal service Sales : normal / reduced services - no outdoor visit except if absolutely necessary Daily reporting from WHO and/or FOPH DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 1

3 Niveau 2 / level 2 Pandémie. Phase 6 OMS Scénario 6.2 OFSP Absentéisme important (10-25%) Activité : Service Clientèle : service réduit - 1 personne Groupe SC-1 pour enregistrement - 1 personne Groupe SC-2 pour accueil téléphonique et prise de message (annexe 1) Logistique : service réduit - priorité aux livraisons - chantiers extérieurs suspendus ou reportés Commercial : service réduit - à domicile. aucun déplacement. Reporting quotidien du statut OMS et/ou OFSP Pandemics WHO Phase 6 FOPH case 6.2 Absenteeism (10-25%) Business : Customer Service : reduced services - 1 person from Group SC-1 for processing - 1 person from Group SC-2 for catching phone calls and messages Logistics : reduced services - priority for deliveries - outdoor jobs suspended or postponed Sales : reduced services - home office services only Daily reporting from WHO and/or FOPH DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 2

4 Niveau 3 / level 3 Pandémie. Phase 6 OMS Scénario 6.2 OFSP Restrictions de circulation Absentéisme élevé (40%) Restrictions de circulation Activité : Service Clientèle : service restreint - 1 personne Groupe SC-1 à domicile - envoi des ordres sur //SRVPR01/PR219 (annexe 1) Logistique : service restreint - 2 livreurs Groupe SL-1 ou SL-2 en cas de défaillance - livraisons urgentes seulement. - exclusivement sur demande Commercial : service restreint - à domicile. aucun déplacement. Reporting quotidien du statut OMS et/ou OFSP Pandemics WHO Phase 6 FOPH case 6.2 Restricted mobility High level of absenteeism (40%) Business : Customer Service : restricted services - 1 person from Group SC-1 home office - orders sent to //SRVPR01/PR219 Logistics : reduced services - 2 drivers from Group SL-1 or SL-2 if SL-1 unavailable - urgent deliveries only - exclusively upon request (no automatic services) Sales : restricted services - Home office services only Daily reporting from WHO and/or FOPH DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 3

5 4. Communication / Communication Toutes les informations utiles sont communiquées sur le site All relevant information can be found at DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 4

6 Annexes / Annex Annexe 1 : Organisation de crise Tâches Tâches prioritaires Livraisons Rotations quotidiennes Chantiers considérés comme non urgents : Destruction Manutentions internes Inventaires & Prises en charge Personnel SERVICE CLIENTELE Groupe SC-1 : personnes formées et habilitées au traitement du Service Clientèle MIK (clientèle), NDM (clientèle), EL (office), FCH (logistique) Groupe SC-2 : personnes pouvant être affectées au support Service Clientèle en cas de défaillance au niveau SC-1 CHM (clientèle), GF (commercial), RG (commercial), JSC (commercial) SERVICE LOGISTIQUE Groupe SL-1 : personnes formées et habilitées à effectuer des livraisons AT (archiviste niveau 3), CB (archiviste niveau 4), DL (archiviste niveau 4), DR (archiviste niveau 3), GDU (archiviste niveau 3), PBT (archiviste niveau 3) Groupe SL-2 : personnes formées et habilitées à effectuer des livraisons en cas de défaillance au niveau SL-1 MIK (clientèle), EL (office), FCH (logistique) GF (commercial), RG (commercial), DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 5

7 DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 6

8 DISASTER RECOVERY BUSINESS CONTINUITY CRISIS MANAGEMENT -II. 7

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