Simplifier et sécuriser l exécution de vos marchés

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1 Simplifier et sécuriser l exécution de vos marchés En partenariat avec Disponible auprès de

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3 SOMMAIRE page 3 POURQUOI Simplifier la vie des responsables et des titulaires de marché Répondre aux exigences réglementaires «L Ugap, un donneur d ordre responsable» Page 5 Page 6 Page 7 QUOI Une solution de collecte et de pilotage sécurisée Un logiciel en ligne qui libère des contraintes informatiques Une utilisation simple à partir de nos prérequis techniques «Mode d emploi en image» COMMENT Moins de 48 heures pour mettre en œuvre le service La solution UGAP/Certicorps pour s abonner au service «Un service support qui vous accompagne au quotidien» Page 9 Page 10 Page 11 Page 12 Page 15 Page 16 Page 18 COMBIEN La grille des prix : des forfaits adaptés selon vos besoins Page 19 QUI Les partenaires techniques de Certicorps Les bénéfices de la solution : nos clients témoignent «Paroles d utilisateurs : le point de vue des titulaires de marché» Page 21 Page 22 Page 23

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5 POURQUOI page 5 la vie des responsables et des titulaires de marché par Emmanuel Poidevin Simplifier Directeur Général Nous avons développé un progiciel spécifique permettant de collecter et de valider les pièces justificatives, les certificats et attestations des titulaires de marché, en tenant compte des évolutions réglementaires constantes qui renforcent la responsabilité de nos clients vis-à-vis de leurs fournisseurs. Simplifier la vie des pouvoirs adjudicateurs Nos clients ont besoin de garantir leur conformité réglementaire dans le temps, ce qui jusqu alors signifiait de nombreux échanges avec leurs fournisseurs afin de rassembler leurs attestations et de s'assurer de leur exactitude. Une activité coûteuse en temps et en ressources pour les deux parties. L intérêt principal de la solution est d assurer un très haut taux de complétude et un niveau optimal de fiabilité des données. Elle permet aux pouvoirs adjudicateurs et aux fournisseurs d être en conformité vis-à-vis de la réglementation et d être à jour de leurs obligations. Le recours à des progiciels étant trop souvent synonyme de chantier informatique, de refonte du système d information et de multiplication des outils, nous avons souhaité proposer un outil le plus automatisé et le moins intrusif possible : ainsi un simple export des éléments de votre base fournisseur alimentera la plateforme. Les personnes concernées n auront à gérer que les alertes et les exceptions, l intégralité des documents et informations est accessible en ligne 24 heures sur 24. Simplifier la charge administrative des entreprises, en particulier des PME et des TPE. Nous voulions éviter de demander des documents ou des informations lorsque ceux-ci étaient déjà disponibles. C est pour cela notamment que nous allons chercher à la source auprès d Infogreffe la plupart des justificatifs d immatriculation. Ainsi l entreprise n a pas à racheter de k-bis. C est une garantie très forte pour le donneur d ordre d information à jour et une économie substantielle pour le fournisseur. Nous encourageons l utilisation des services administratifs en ligne. Ainsi, que ce soit au niveau de l urssaf.fr ou des services fiscaux, les entreprises bénéficient d accès gratuits à de nombreux services qui leur font économiser des courriers et du temps précieux dans les échanges avec les administrations mais également avec leurs donneurs d ordre. Nous avons investi dans des partenariats techniques avec des tiers de confiance qui permettent à nos utilisateurs de bénéficier en toute sécurité des nouveaux outils de dématérialisation, tels que la signature ou les coffres forts électroniques qui garantissent la facilité d accès et l intégrité des données dans le temps. Cela nous a permis de proposer une solution simple, universelle et gratuite à tous les fournisseurs, quels que soient leur taille et leurs capacités techniques.

6 page 6 Répondre aux exigences réglementaires Quels sont les documents à produire par le titulaire de marché? Si le montant du contrat est égal ou supérieur à euros, l attributaire doit fournir les pièces mentionnées à l article D du code du travail (travail dissimulé), s il est établi en France ou bien celles mentionnées à l article D , s il est établi à l étranger. Ces obligations ont été introduites dans le code du travail par l article 71 de la loi n du 13 août 2004 relative à l assurance maladie (modifiant l article L du code du travail) et par le décret n du 27 octobre 2005 relatif au travail dissimulé (modifiant les articles D et D du code du travail). En application de ces dispositions, le pouvoir adjudicateur est tenu, en sa qualité de donneur d ordre, non seulement, d exercer ce contrôle préalablement à la passation de toute commande, mais encore d exiger ces pièces tous les six mois jusqu au terme de l exécution du contrat. Le titulaire doit également remettre au maître de l ouvrage, avant la notification du marché et tous les six mois durant l exécution de ce marché, la pièce mentionnée aux articles D à 5 du code du travail. Il s agit de la liste nominative des salariés étrangers qu il emploie et soumis à l autorisation de travail mentionnée aux articles L , 3 et 11 du code du travail. Cette liste précise, pour chaque salarié, sa date d embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d ordre du titre valant autorisation de travail. Le contrôle de ces dispositifs revêt une importance particulière, car l acheteur public est tenu solidairement avec son cocontractant aux sanctions prévues par le code du travail, en cas de méconnaissance de ces dispositions légales. Circulaire du 29 décembre 2009 relative au Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics NOR : ECEM C prise pour l application du code des marchés publics

7 POURQUOI page 7 L'UGAP un donneur d'ordre responsable par Sébastien Taupiac, Directeur adjoint des Achats Le travail illégal affecte l'économie, les entreprises et les personnes. La lutte contre ce fléau conduit légitimement l'etat à durcir de plus en plus la législation et à responsabiliser davantage les donneurs d'ordre. Ainsi, que vous soyez un donneur d'ordre public ou privé, vous êtes soumis à des obligations de "vigilance" vis-à-vis de vos fournisseurs. Ces obligations visent à s'assurer de la solidarité financière des donneurs d'ordre et des maîtres d'ouvrage et de la lutte contre le travail dissimulé. Toutes ces obligations sont précisées par les textes de référence du Code du Travail (Article L et articles D et D ), mais également le cas échéant par le Code des Marchés Publics (Art. 46). Ainsi, lorsque le donneur d'ordre est un professionnel, personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, qui contracte avec un entrepreneur établi ou domicilié en France, il doit se faire remettre préalablement à la contractualisation (ou notification du marché), puis à échéance de 6 mois, un certain nombre de documents. Ces documents portent sur la vérification : - des déclarations sociales - des déclarations fiscales - de l'immatriculation du fournisseur - de la régularité de l'emploi des salariés - de la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail Par ces obligations légales, le donneur d'ordre se voit donc exposé à différents risques : - Le risque pénal (délit de recours à celui qui exerce un travail dissimulé) - Le risque civil (solidarité financière créée par la loi du 31 décembre 1991) - Le risque d'image et de réputation La réponse à ces obligations est source pour le donneur d'ordre mais également pour le fournisseur de nombreuses complications des procédures administratives et mobilise du temps et de nombreuses ressources. Il apparaît ainsi aujourd'hui que de nombreux donneurs d'ordre, malgré leur parfaite connaissance des obligations légales et des risques associés, connaissent des difficultés "pratiques" à la mise en œuvre d'un tel suivi, qui plus est pour les donneurs d'ordre disposant de contrats ou marchés nombreux dans des domaines très diversifiés (fournitures, services, travaux). La société Certicorps souhaite s'inscrire aujourd'hui comme un véritable "tiers de confiance" et vous apporte des solutions simples économiquement abordables et pertinentes. Vous pouvez ainsi sécuriser vos marchés de plusieurs milliers ou millions d'euros pour un montant annuel de 6 euros HT par marché.

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9 QUOI page 9 Une solution de collecte et de pilotage sécurisée par Catherine Resano, Responsable Grands Comptes Correspondant Informatique et Libertés Le service e-vigilance de Certicorps est un service applicatif en ligne permettant à son utilisateur la collecte et la vérification périodiques des pièces justificatives de l obligation de vigilance découlant des articles L et suivants du Code du travail et au sens large de l ensemble des pièces concernant les obligations des donneurs d ordre en matière de lutte contre le travail dissimulé, entre le client (donneur d ordre) et ses cocontractants (titulaires de marché/ contrat). Dans le cadre du service, Certicorps offre à son client la possibilité de : > créer des comptes pour permettre à ses employés (les utilisateurs) d accéder au service et à ses fonctionnalités > créer des dossiers de vigilance en ligne pour que leurs cocontractants puissent déposer leurs pièces justificatives > consulter et accéder à l ensemble des pièces justificatives de ses cocontractants inscrits sur la plateforme > être alertés en cas d absence de pièce justificative de la part de ses cocontractants > accéder à un service support dédié Les différents éléments nécessaires à l ouverture d un compte e-vigilance : 1-Renseigner la fiche d'inscription et les envoyer à l adresse mail Le compte e-vigilance est créé sous 48h. 2- Chaque utilisateur interne recevra par mail un identifiant et un mot de passe lui permettant d accéder à son compte e-vigilance. Une formation à distance de 15 mn est à prévoir pour les administrateurs. 3- Envoi aux fournisseurs d'un courrier les invitant à se connecter au service (la date d envoi aura été au préalable fixée afin qu il y ait une synchronisation entre l ouverture du compte et l envoi du courrier). Sécurité des données à caractère personnel Préalablement à l utilisation des logiciels de Certicorps, le client devra déclarer la collecte des données à caractère personnel qui concernent les salariés de leurs cocontractants et ce par le biais d une déclaration normale auprès de la CNIL. Cette obligation ne concernera pas les clients qui auront désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) au sein de leurs structures. Il est obligatoire de nous assurer que la sécurité des données à caractère personnel est bien prise en compte au même titre qu il est important de vous assurer de la sécurité des moyens de traitement portant sur les données à caractère personnel qui nous sont communiquées.

10 page 10 QUOI Un logiciel en ligne qui libère des contraintes informatiques par Alexis Anastassiades, Architecte technique Les besoins étaient clairs: Simplifier l accès aux services et s affranchir de l échange et de la gestion coûteuse de documents papier. Nous sommes donc partis d une feuille blanche pour créer un service simple et efficace, facile d utilisation et sans installation, permettant l échange de documents dématérialisés ayant une valeur probante tout en garantissant la sécurité des échanges d informations. Plateforme SaaS Nous nous sommes orientés très vite vers une conception en SaaS (Software as a Service). Ce type d architecture permet de concevoir des applications complexes accessibles grâce à un simple navigateur et une connexion Internet. Celles-ci présentent un double avantage pour les utilisateurs: > Pas de déploiement au niveau du poste client > Pas de mise à jour du poste client pour profiter des dernières évolutions ou correctifs. Cela signifie que l entreprise n a pas besoin de monopoliser de ressources afin d accéder à la plateforme, et ce quel que soit le nombre d utilisateurs. Sécurisation des échanges et authenticité des documents Un tel service nécessite le respect «à la lettre» de l état de l art technique en termes de conservation et d authenticité des documents. C est pour cela que la plateforme utilise les services de partenaires techniques pour satisfaire les exigences en la matière: > Tout dépôt de document est horodaté via la plateforme Fast de la CDC. > Tout document en provenance du fournisseur est signé par lui via la solution KWebSign de Keynectis. Cette signature est tout simplement vérifiable via le logiciel Adobe Acrobat Reader. > Tout document est archivé chez Arkhineo (CDC) pour une durée de 10 ans. Toute l activité du système est tracée et conservée. Une plateforme automatiquement mise à jour Grâce à cette conception en SaaS, tous les utilisateurs bénéficient des mises à jour des services à tout instant, sans aucune intervention de leur part tant au niveau technique qu au niveau juridique.

11 QUOI page 11 Une utilisation simple à partir de nos prérequis techniques par Cyrille Robinet, Responsable exploitation, Etant délivrés en mode SAAS, nos logiciels ne nécessitent pas d intégration dans un système d'information existant. Seuls une connexion internet et un navigateur sont nécessaires à la bonne utilisation de nos services. Tous les systèmes d'exploitation possédant des navigateurs internet récents (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari,...) sont compatibles dans leurs configurations par défaut. Toutefois nous recommandons d utiliser une version récente d'acrobat Reader et du plugin pour le navigateur installé sur le poste utilisant le service afin de lire les différents documents en format pdf. Si le poste utilisé ne possède pas les prérequis techniques minimums à la bonne utilisation du service, une page de contrôle s'affiche informant l utilisateur du ou des soucis rencontrés. Si l'utilisateur n'arrive pas à configurer son navigateur correctement, un service d assistance technique est disponible par et par téléphone pour aider à la résolution des problèmes affichés. Il sera répondu au client, du lundi au vendredi ou de 9 h à 17 h par téléphone, par ou via la FAQ de la plateforme, dans un délai maximum de 48 heures. Le numéro d assistance pour les utilisateurs du client est le : L dédié à l assistance technique pour les utilisateurs du client est : Configuration matérielle minimum Processeur : Equivalent au Pentium 1 GHz ou plus RAM : 512 Mo ou plus Accès réseau : Connexion Internet (HTTP et HTTPS) Débit minimal : ADSL de 512 kb/s constant Applications : Acrobat Reader 9 et supérieur (avec le plugin pour le navigateur) Navigateurs : JavaScript activé Cookies activés Systèmes d exploitation et navigateurs compatibles Windows XP SP1 ou supérieur : Navigateurs compatibles : Internet Explorer 6.0 et supérieur Mozilla Firefox 3.0 et supérieur Google chrome Mac OS X (Non compatible avec Mac OS9 et antérieur) : Navigateurs compatibles : Safari 3.0 et supérieur Mozilla Firefox 3.0 et supérieur Google chrome Linux : Navigateurs compatibles : Mozilla Firefox 3.0 et supérieur Google chrome

12 page 12 QUOI Mode d'emploi en image Nos services sont accessibles en ligne via votre navigateur web habituel et ce de n importe quel poste. Grâce à votre identifiant de connexion et votre mot de passe, vous accédez à une plateforme sécurisée qui vous permet de consulter toutes les informations concernant vos titulaires de marchés et les documents de chacun de vos dossiers de vigilance. Tableaux de bord Vous visualisez d un seul coup d œil la situation générale de l ensemble de vos dossiers de vigilance. Recherche et accès aux dossiers Vous pouvez rechercher les informations et documents en utilisant notre moteur de recherche, qui vous propose différents filtres et critères de tri selon les informations du fournisseur ou l état des documents disponibles par exemple.

13 QUOI page 13 Fiche fournisseur Vous accédez à une synthèse des différentes informations à jour sur votre fournisseur ainsi que sur l état de ses dossiers. Fiche marché Vous accédez aux différentes pièces justificatives et pouvez même retrouver les pièces des dossiers antérieurs en recherchant par date.

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15 COMMENT page 15 de 48 heures pour mettre en œuvre le service par Didier Krief Directeur commercial Moins Rapprochement UGAP/ Certicorps Nous avons répondu avec succès à l appel d offres de l UGAP, en quête d une solution en ligne de conformité pour ses propres fournisseurs. Le cahier des charges s est ensuite enrichi d un modèle de distribution par la centrale, soucieuse de fournir aux acteurs publics une solution novatrice de conformité en phase d exécution des marchés. Les atouts de la centrale d'achat Par le biais de l UGAP, 48 heures sont nécessaires pour chaque entité adjudicatrice souhaitant utiliser notre service. Un bon de commande suffit selon le formalisme habituel de l UGAP pour tout acte d achat. Tout acteur public peut donc s adresser à l UGAP, sans obligation de publicité ni de mise en concurrence, pour l acquisition du service Certicorps. Notre valeur ajoutée Outre la valeur juridique des documents à collecter chaque semestre, point essentiel de notre système, l outil est un simplificateur, avec notamment une signature électronique intégrée au système répondant aux normes de la dématérialisation. Cela s'inscrit dans le cadre de la politique d'achats responsables et de dématérialisation des marchés publics. Formation des utilisateurs Nos équipes proposent à distance une formation à chaque utilisateur sur son poste de travail via une connexion internet. Une offre commerciale accessible Nous proposons des "packs conformité" correspondant aux besoins des donneurs d'ordre, quels que soient leur taille et le nombre de marchés à suivre. De la plus petite collectivité territoriale aux ministères, l offre est adaptée et adaptable en fonction des besoins de chacun. Notre stratégie de développement Nous allons intégrer en cours d années de nouveaux services afin de mieux répondre aux problématiques des différents donneurs d ordre : personnes publiques ou privées assurant une mission de service public tels les services de l'état, civils ou militaires, les collectivités territoriales et les établissements publics, scolaires et de santé en particulier ou les associations reconnues d'utilité publique. Dans un souci d exemplarité et de respect du Code des marchés publics en phase d exécution, les acteurs publics disposerons d'un outil «facilitateur» et sécurisant juridiquement afin d assurer la collecte des documents obligatoires chaque semestre. Contact Certicorps Adeline Bridelance Assistante commerciale

16 page 16 COMMENT La solution UGAP/Certicorps pour s abonner au service L'UGAP, en qualité de centrale d'achat public, est devenu un donneur d'ordre public important avec plus de 1500 marchés actifs, répartis sur 500 fournisseurs. Afin de répondre à ses obligations de vigilance, l'ugap s'est dotée de la solution e-vigilance de Certicorps pour ses propres besoins, convaincue des apports fondamentaux en terme de sécurisation, simplification et optimisation des processus. Cette démarche lui permet de renforcer la sécurité juridique de ses marchés, d'autant plus importante en achat pour revente, mais surtout de proposer à ses fournisseurs une voie d'optimisation et de simplification et donc potentiellement de gain à l'achat et inscrit une nouvelle étape dans la voix de la dématérialisation dans laquelle elle s'est engagée concrètement (procédures, gestion des commandes, des factures, ). Ce choix a été fait à l'issu d'une procédure d'appel d'offres qui avait pour "originalité" à la fois de couvrir les besoins propres de l'ugap, mais également de permettre à l'ensemble des personnes publiques d'accéder rapidement, simplement et à un coût optimisé à cette solution dans le cadre de la gestion et du suivi de leurs propres marchés publics. Le marché à bons de commande notifié par l'ugap à la société Certicorps permet à toute personne, pouvant recourir à l'ugap d'acquérir cette solution dématérialisée. Les caractéristiques du marché UGAP sont les suivantes : Disponibilité Marché notifié le 13 octobre 2010 et échéance au 12 octobre 2013 (36 mois) Couverture France métropolitaine et départements et collectivités d'outre-mer Modèle économique - Prix forfaitaire trimestriel défini sur une tranche de marchés à surveiller annuellement - Minimum de commandes : 4 trimestres - Engagement annuel du client sur la tranche retenue - Possibles surcoûts annuels en cas de dépassement de la tranche retenue - Paiement trimestriel à terme échu Principales conditions générales d'exécution Mise en service de la plateforme dans un délai maximum de 3 jours ouvrés Mise à jour de la plateforme dans un délai maximum de 15 jours ouvrés en cas d'évolution réglementaire. Les possibilités et modalités de recours à l'ugap sont régies par ses conditions générales de ventes consultables en ligne sur le site ugap.fr Objet Solution dématérialisée pour le respect des obligations incombant aux pouvoirs adjudicateurs dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé et de la vérification des obligations fiscales et sociales.

17 Une commande simplifiée Contact UGAP Sébastien Taupiac Direction des Achats Directeur Adjoint Tél : Prise de contact > Présentation de l'offre UGAP /Certicorps > Détail des contraintes techniques et documentaires > Etude conjointe des besoins clients > Questions diverses COMMENT Proposition UGAP La proposition est adressée par l'agence UGAP > Mémoire technique détaillé avec prestations, calendrier et pré-requis (données clients) > Devis officiel UGAP (références retenues et prix) page 17 Transmission de la commande client à l'agence UGAP > Enregistrement de la commande > Envoi d'un accusé de réception de commande client > Transmission par l'ugap de la commande à Certicorps > Réception par l'ugap d'un accusé de réception de commande fournisseur Organisation entre le client et la société Certicorps des modalités de déploiement > Fourniture par Certicorps au client des fiches d'inscription > Vérification de la fiabilité de la base et rapport au client avec erreurs et corrections attendues Mise en œuvre des prestations > Fourniture au client des modalités d'accès à la plateforme (administration, accès, ) > Formation de base des utilisateurs > Assistance aux utilisateurs via une hotline Vérification et admission En l'absence de contestation émise par le client, auprès de l'ugap avant la fin de chaque période trimestrielle de référence, la décision d'admission des prestations est réputée acquise > Facturation de l'ugap par Certicorps > Facturation du client par l'ugap

18 page 18 COMMENT «Un service support qui vous accompagne au quotidien» Notre objectif principal est de fournir à nos utilisateurs des réponses rapides et pertinentes à chaque demande quel que soit le canal de contact utilisé. Pour cela chaque utilisateur dispose de différents moyens : > Un self-service intégré à la plateforme qui lui offre une assistance en ligne de qualité, accessible 24h/24, 7j/7. Cette solution s appuie sur une base de connaissance dynamique alimentée par les réponses apportées aux demandes des utilisateurs de la solution. Elle vous permet d obtenir des réponses quasi immédiates à vos questions. Nous parlons la même langue par Johann Noyon Ingénieur support C'est une équipe d ingénieurs support en interne, au cœur de l entreprise à Paris qui gère la relation avec les utilisateurs. Les échanges s'effectuent principalement par , le téléphone étant utilisé en complément par les utilisateurs pour obtenir diverses informations. Nous visualisons l historique du parcours utilisateur multicanal. En effet, sur chaque ou appel téléphonique entrant, nos ingénieurs support ont accès à un historique des interactions avec le client contenant des informations telles que : sa fiche détaillée, l historique complet de ses demandes précédentes, une liste de toutes ses autres requêtes en attente et un résumé de ses besoins spécifiques. > La rédaction de requêtes en ligne. Vous pouvez laisser un message directement dans la plateforme et nos réponses sont ensuite automatiquement intégrées dans votre espace. > L envoi d à > L utilisation des formulaires en ligne sur le site web Cette solution est plutôt utilisée par des personnes en amont de l utilisation de la plateforme et sert généralement pour des questions commerciales. > L appel de nos ingénieurs support au du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Quel que soit le canal utilisé, notre utilisateur obtient une réponse en 48H maximum. Dans près de 80% des cas, il trouve sa réponse immédiatement dans la plateforme. Nous avons également la possibilité d intervenir en télémaintenance grâce à des outils d assistance à distance sécurisés nous permettant d intervenir sur le poste de notre utilisateur si celui-ci le demande.

19 Tarifs COMBIEN page 19

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21 Les partenaires techniques de Certicorps QUI page 21 NOTRE TIERS DE CONFIANCE EN HORODATAGE Filiale à 100% de la Caisse des Dépôts, CDC FAST se positionne comme tiers de télétransmission sécurisée dans les secteurs public, privé et parapublic. En qualité de tiers de confiance, CDC FAST est aujourd hui un acteur majeur de la dématérialisation des procédures et des échanges administratifs. NOTRE TIERS DE CONFIANCE EN SIGNATURE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBANTE Keynectis, leader européen de la confiance numérique, assure la protection des identités, des transactions, des documents et des échanges numériques. Pionnier du SaaS (Software as a Service) et bénéficiant de plus de 12 ans d expérience, Keynectis assure la gestion des identités numériques et la sécurisation des documents et communications électroniques. Autorité de Certification reconnue mondialement, SaaS signifie surtout pour Keynectis «Security as a Service». NOTRE TIERS DE CONFIANCE ARCHIVEUR Egalement filiale à 100% de la Caisse des Dépôts, CDC Arkhinéo, notre Tiers de Confiance Archiveur assure un service d archivage de données électroniques en mode ASP (Application Service Provider) et nous permet de donner et conserver une valeur probante aux documents. L INFORMATION LEGALE A JOUR SUR LES ENTREPRISES Créé en 1986, Infogreffe est un GIE regroupant les 135 Greffes des Tribunaux de Commerce, soit près de collaborateurs. Son rôle est d organiser, de gérer la diffusion et la commercialisation de leurs données auprès des entreprises. Depuis sa création, Infogreffe, dans sa mission de service public, met à disposition des entreprises et des particuliers l information officielle sur toutes les entreprises françaises inscrites au RCS. Une source d informations fiables et mises à jour en temps réel, étant issues directement des greffes.

22 page 22 QUI Les bénéfices de la solution : nos clients témoignent La RATP emploie la manière forte pour lutter contre le travail illégal Par Wilfried Boudas, Responsable des achats généraux Le groupe a décidé de recourir à la plateforme dématérialisée de Certicorps pour mieux satisfaire son obligation de vigilance en matière de prévention du travail illégal. Recourir à une plateforme dématérialisée, en mode Saas, pour mieux satisfaire son obligation de vigilance en matière de prévention du travail illégal : tel est le parti adopté par la RATP. «Nous avons fait le choix de recourir au service de Certicorps, spécialiste du contrôle de conformité, pour automatiser et optimiser notre travail de collecte auprès de nos fournisseurs de l'ensemble des attestations demandées par la loi», confie Wilfried Boudas, responsable des achats hors production au sein du groupe. Une tâche particulièrement lourde, puisqu'elle doit être effectuée tous les six mois, comme le stipule le Code du travail. D autant qu une main-d œuvre de plusieurs milliers de salariés sous-traitants travaille chaque jour pour le compte de la RATP, dont environ 450 agents de gardiennage. «Dans le secteur de la sécurité privée, nous sommes susceptibles d'être confrontés à des salariés clandestins. Il s agit d un vrai risque, auquel nous espérons mettre un terme rapidement grâce à un suivi renforcé de nos marchés et un contrôle pointu des autorisations d'accès délivrées à nos sous-traitants», indique Wilfried Boudas. Et d ajouter : «L implémentation du système va s étaler durant les prochaines semaines. Nous allons commencer par recourir à cette solution avec le concours d une centaine de nos fournisseurs critiques, avant de l étendre à un plus grand nombre de partenaires.» "Nous expérimentons Certicorps sur 30 marchés avant de généraliser l'usage de leur solution" Par Cécile Lazaro, Responsable des systèmes d'information des achats AP-HP L AP-HP via la centrale ACHA (Achats centraux hôteliers et alimentaires) qui pilote l ensemble des achats non médicaux, a mené une réflexion autour de la dématérialisation. La procédure de contrôle des pièces administratives fournies par les prestataires restait limitée aux solutions papier classiques. "Pour chaque pièce manquante, il fallait dégager au moins cinq minutes pour rappeler le prestataire, et ce, sans avoir l assurance de recevoir in fine le document ". L AP-HP a souhaité optimiser cette procédure indispensable mais fastidieuse en recourant à la solution de Dématérialisation de Certicorps. D ores et déjà, les gains générés par cet outil s avèrent non négligeables. "Auparavant, la réception et le contrôle des pièces en version papier représentaient un travail diffus sans qu on puisse avoir une vue d ensemble du contrôle. Aujourd hui, le suivi hebdomadaire permet de mieux lisser le travail et de n avoir à gérér que l exception.

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