M. Claude Fournier Gestionnaire. 1. Constat des présences et ouverture de la réunion. L ouverture de la réunion se fait à 19h40

Transcription

1 Procès-verbal de la réunion du Conseil d administration de l Héritage de l Île Paton- Phase 1 tenue le 2 septembre 2015 à la salle de conférence au 4450 Promenade Paton, Laval, Québec Procès-verbal 2 septembre 2015 PRÉSENCES : M. Réal Lafontaine Président M. François Racine Vice-président M. Maurice Marchand Secrétaire M. Pierre Roy Administrateur M. Marc Audet Administrateur M. Claude Fournier Gestionnaire 1. Constat des présences et ouverture de la réunion L ouverture de la réunion se fait à 19h40 2. Adoption de l ordre du jour 2 septembre Il est proposé par : R. Lafontaine Et appuyé par : Pierre Roy D adopter l ordre du jour suivant : 1- Constat des présences 2- Adoption de l ordre du jour 3- Adoption du procès- verbal de la réunion du 11 août Affaires découlant du procès-verbal : 4.1 Court-circuit au garage ( ) 4.2 Émondage des arbres ( ) 4.3 Téléviseurs du centre sportif 4.4 Jadco 4.5 Application des règlements 4.6 Spa ( ) 4.7 Plans d architecte pour la décoration intérieure 4.8 Uniformes ( ) 4.9 Révisions de l ensemble des installations mécaniques et électriques ( ) 4.10 Vérification de l entretien et rapport de déficience des ascenseurs ( ) 4.11 Changement des haut-parleurs peinturés ( ) Page 1 sur 6

2 4.12 Changement des tuyaux d eau des laveuses ( Nettoyage des colonnes d égout ( ) 4.14 Planification des travaux importants 4.15 Assurances 4.16 Attribution de contrats 4.17 Varia ajouts : Achat de caméra 4.18 Confirmation de la date de la prochaine réunion 4.19 Levée de l assemblée Adopté à l unanimité 3. Affaires découlant du procès-verbal 3.1 Court-circuit M. Racine mentionne aux membres du conseil que Tétra Tech aimerait rencontrer le conseil afin d expliquer le problème de court-circuit dans le garage et à l extérieur étant donné que le coût des réparations pourrait être assez élevé. La rencontre pourrait coïncider avec la prochaine rencontre du conseil d administration. 3.2 Émondage des arbres M. Fournier informe le conseil que l émondage des arbres a été complété. Il y aura cependant un montant supplémentaire à payer car l émondeur a dû demander un conteneur supplémentaire et nous lui avons demandé d enlever la souche de l arbre puisque le centre de l arbre était complètement putréfié. 3.3 Téléviseurs du centre sportif 3.4 Jadco M. Roy informe le conseil que les trois téléviseurs ont été installés et que le système fonctionne très bien. M. Marchand demande à M. Racine s il a eu des nouvelles du notaire concernant la servitude pour le droit de passage à la sortie du garage. M. Racine informe le conseil que M. Collin lui fournira le nom du notaire de Jadco afin que notre notaire puisse communiquer avec lui. Page 2 sur 6

3 3.5 Application des règlements 3.6 SPA M. Lafontaine mentionne que certains copropriétaires utilisent le stationnement extérieur réservé aux visiteurs. Il est mentionné que la déclaration de copropriété permet de louer quelques espaces pour les copropriétaires. Le conseil estime toutefois qu il y aurait des aspects administratifs importants à considérer et écarte cette perspective pour le moment. M. P. Roy informe le conseil qu il s est rendu chez Trévi avec le gestionnaire afin de profiter de la vente de spas qui ne durait que 3 jours. M. Roy mentionne que le spa a été acheté et que le syndicat a profité d une réduction d environ $ sur le prix régulier. Le spa acheté est de marque Céleste, pour une capacité de 8 personnes. Le coût du spa est de 9 886,70 $, taxes incluses. 3.7 Plans d architecte pour la décoration intérieure M. Lafontaine informe le conseil qu une réunion a eu lieu aux bureaux de TLA afin de récupérer les plans et maquettes qui avaient été préparés par cette firme. Étaient présents à la réunion : MM. Lafontaine, Marchand, Roy et Fournier. Les membres présents ont été informés par la firme d architectes qu ils avaient eu 28 réunions au lieu des 6 prévues au mandat. M. Lafontaine a demandé à la firme de lui faire parvenir les procès-verbaux de ces réunions ainsi que l offre de service original. 3.8 Uniformes M. Roy informe le conseil qu une erreur s est produite lors de la livraison des uniformes. Les chemises commandées devaient être blanches mais les écussons ont été posés sur des chemises noires. Pour cette raison, nous ne lesavons pas encore reçues. 3.9 Révision de l ensemble des installations mécaniques et électriques M. Racine mentionne que le conseil pourra rencontrer les gens de Tétra Tech le 16 septembre et, pour cette raison, la discussion sur ce sujet est remise à la prochaine réunion du conseil Vérification de l entretien et rapport de déficiences des ascenseurs M. Racine informe le conseil que suite à l inspection des ascenseurs par la firme CPAI, l entretien par Ascenseurs Laval avait été bien fait. Cependant, selon la firme CPAI, il y aura lieu de prévoir le remplacement des systèmes mécaniques Page 3 sur 6

4 d ici quelques années. Le coût approximatif pour effectuer ce travail serait de $ Changement des haut-parleurs peinturés M. Fournier informe le conseil que la compagnie GuardX changerait tous les hautparleurs qui ont été peinturés dans les unités. Ce travail est prévu pour le 9 septembre Le conseil convient que le coût de ce remplacement sera à la charge du syndicat cette fois-ci mais que si des copropriétaires peinturent les haut-parleurs à l avenir, ces derniers devront assumer les coûts de remplacement Changement des tuyaux d eau des laveuses Le conseil demande au gestionnaire d obtenir une soumission afin de faire changer les tuyaux d eau des laveuses afin d avoir un prix de groupe pour ce travail. Il y aura lieu également d engager 2 hommes de déménagement afin de sortir et replacer les laveuses et sécheuses. M. Fournier s informera Nettoyage des colonnes d égout M. Fournier informe le conseil que le nettoyage des drains d égout débutera le 3 septembre Le plombier débutera le nettoyage par la colonne desservant la série Planification des travaux importants Ce point est remis à une réunion ultérieure qui portera principalement sur cette question. 4 Assurances M. Lafontaine fait part aux membres du conseil des détails rattachés à la couverture d assurance offerte pour l édifice. L évaluation de l édifice est maintenant de 80,5 millions de dollars. Le courtier a informé le gestionnaire que nous devrions augmenter le montant de couverture des charges communes devrait être majorée de $ à 1.2 million de dollars. M. Lafontaine estime également que la date de renouvellement de l assurance devrait coïncider la avec la date de début d exercice financier du syndicat. Les membres du conseil demandent d agir avec prudence afin de ne pas avoir de pénalité de résiliation de police. Page 4 sur 6

5 Il est proposé par R. Lafontaine Et appuyé par P. Roy D accepter la majoration de la couverture d assurance suite à l évaluation de la propriété mais de ne pas majorer la couverture relative à l assurance des charges communes en laissant notre couverture à $ pour cet item. Adopté à l unanimité 3.16 Attribution des contrats Le deuxième lavage de vitres devrait avoir lieu au cours du mois d octobre Il est proposé par M. M. Marchand Et appuyé par M. P. Roy D accorder le contrat pour le lavage des fenêtres de cet automne à la compagnie Lavage 2000 pour la somme de 7200$ Adopté à l unanimité 4. VARIA Achat de caméras de surveillance Le conseil demande au gestionnaire d obtenir une soumission pour remplacer les 2 caméras de surveillance qui sont brisées. M. Fournier informera le conseil du coût dès qu il recevra les soumissions pour cet éventuel achat. Page 5 sur 6

6 4.2 Tour d eau Faisant suite à une rencontre du gestionnaire avec la firme Chem-Aqua pour la tour d eau, ce dernier a été informé que la tour d eau n avait pas été enregistrée à la Régie du Bâtiment. M. Racine estime qu il est très important d enregistrer la tour d eau afin de se conformer à la loi et également d avoir un contrat avec une firme spécialisée pour son inspection régulière. Le conseil demande au gestionnaire de faire le nécessaire pour obtenir des soumissions pour ce travail. 5. Confirmation de la date de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 16 septembre 2015 et servira principalement à planifier la réunion d information aux copropriétaires qui devrait se tenir le 13 octobre La convocation de cette assemblée sera toutefois faite lors de la réunion du conseil d administration du 30 septembre 6. Levée de l assemblée La réunion est levée à 21h45 Le président Le secrétaire Réal Lafontaine Maurice Marchand Procès-verbal adopté à la réunion du conseil d administration du (jour) (mois) (année) Page 6 sur 6