Organisation et missions. Partie 1. Rapport annuel d activité de l IGPDE - 9

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1 2013 Organisation et missions Partie 1 Rapport annuel d activité de l IGPDE - 9

2 1 Son statut, ses missions, ses publics Présentation générale de l Institut Créé en 2001, l Institut de la gestion publique et du développement économique (IGPDE) est un service à compétence nationale, rattaché à la direction des Ressources humaines au sein du Secrétariat général commun aux ministères Il est investi d une triple mission : modernisation de l action publique déployer des activités de recherche et de diffusion des savoirs en matière de L IGPDE assure l essentiel de la formation continue des agents en poste dans formation interdirectionnelle pour les agents des directions à réseau. Il ouvre particulier dans les domaines relevant des missions des ministères économiques en matière de gestion publique et de développement économique. Dans ce cadre notamment, l Institut accueille un public plus large qui ne se limite pas à celui des administrations publiques. L IGPDE a, en effet, vocation à permettre aux acteurs publics et aux représentants des milieux économiques ou de la société civile de confronter leurs points de vue et leurs expériences. Il développe aussi des actions de coopération internationale. Ses moyens Le personnel de l IGPDE, placé sous la responsabilité d une directrice générale, comprend, en 2013, 182 collaborateurs. Cet effectif, très largement constitué d agents titulaires, se répartit comme suit : 131 femmes et 51 hommes dont 30 % L Institut dispose d un budget de 18,5 millions d euros (crédits de fonctionnement et crédits de personnel) auquel s ajoutent des ressources propres provenant du paiement des prestations de formation fournies à des utilisateurs extérieurs, ministères ou organismes publics, particuliers ou entreprises. Ses équipements pédagogiques sont adaptés avec une cinquantaine de salles de cours, un espace séminaire, trois espaces de conférences, une régie audiovisuelle, deux salles équipées de matériel de visioconférence, un atelier de reproduction, un centre de documentation, un laboratoire de langues. Il intègre également dans ses locaux à Vincennes un restaurant administratif et une cafétéria. L IGPDE dispose, par ailleurs, d un réseau de intervenants et formateurs experts dans leurs domaines, fonctionnaires et consultants. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 10

3 Organigramme de l IGPDE (mai 2014) COMMUNICATION MARIE-CHRISTINE DOLÉANS DIRECTRICE GÉNÉRALE MYLÈNE ORANGE-LOUBOUTIN MISSION QUALITÉ MURIELLE GOLUB ADJOINT QUALITÉ KEVIN LE BORU DIRECTEUR DE LA RECHERCHE PHILIPPE MAZUEL DIRECTRICE DES ÉTUDES HÉLÈNE GUILLEMET DIRECTEUR DES ACTIONS DE MODERNISATION FABRICE DEMAISON SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ALEXANDRE MOREAU ADJOINTE AU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ISABELLE AMOUROUX INNOVATIONS TECHNOLOGIQUES ET E-FORMATION NATHALIE VAGLIO DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE MATHILDE GOBRON RELATIONS AVEC LES CLIENTS, VALÉRIE GALLAT PRÉPARATIONS CONCOURS JOSEPH ANGLEBERT FORMATIONS À LA GESTION PUBLIQUE JÉRÔME PICHONNIER REPROGRAPHIE, AUDIO, VIDÉO, ÉDITION, LOGISTIQUE CATHERINE BEAUVOIS FORMATIONS DE DÉVELOPPEMENT PERSONNEL ET D ADAPTATION À L EMPLOI GAËLLA DENIS UNIVERSITÉ DES CADRES ET FORMATIONS AU MANAGEMENT N. RESSOURCES HUMAINES RENÉ COLOMBANI FORMATIONS LINGUISTIQUES ET INTERCULTURELLES PASCAL VIGNIER AFFAIRES FINANCIÈRES, CONTRÔLE DE GESTION CATHERINE SAVEY GESTION DU SYSTÈME D INFORMATION GÉRARD BEAUVOIS Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 11

4 Ses activités Organisation et missions/présentation générale Un opérateur de formation permanente, ouvert aux autres départements ministériels Promouvoir les compétences et les personnes L IGPDE favorise la promotion sociale des agents et les accompagne dans leur mobilité professionnelle. Il agit en faveur de la diversité. L Institut prépare les agents d administration centrale comme ceux des directions à réseaux, aux concours et examens Cette préparation, qui s effectue à distance ou en mode dit «présentiel», intéresse annuellement près de 8 % des agents de nos ministères. Par ailleurs, plus de agents venant des trois interministériels, dont ceux de l IRA et de l ENA. ments. Il forme aux enjeux de la diversité les managers, les responsables des «ressources humaines», les membres de jurys qu il professionnalise. Il conçoit et déploie le cycle de formation initiale des jeunes recrutés au travers de contrats PACTE. Tout au long du parcours professionnel, l IGPDE donne à l agent les moyens de s adapter à son environnement professionnel, le prépare à l exercice de ses fonctions, le forme aux métiers de la fonction publique. Doté d outils technologiques modernes, l Institut propose un éventail complet de faciliter la prise de poste des agents. Il forme également aux savoirs fonda- En étroite liaison avec la direction des Ressources humaines des ministères éco- nel. Ces actions, tournées vers la mobilité et destinées aux agents lauréats d un formance ainsi que la reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle (RAEP). Il participe à l expérimentation du télétravail à l attention des agents et des managers de télétravailleurs à l administration centrale de nos ministères. L IGPDE forme aux évolutions de l environnement mondial et européen en portant les thématiques du développement durable et de l éco-responsabilité. L Institut forme également aux métiers de la fonction publique au travers de parcours complets de professionnalisation : médiateur des services publics, acheteur public, auditeur, contrôleur de gestion, responsable ou conseiller de formation, responsable des ressources humaines, conseiller mobilité carrière, formateur à la paye publique et à la gestion administrative, architecte urbaniste en système d information À la suite de la création de centres de services partagés (CSRH), l IGPDE organise à l attention des services RH d autres ministères, de nombreuses formations des spécialistes de la sécurité et de la santé au travail. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 12

5 Promouvoir la modernisation du service public L IGPDE accompagne les réformes majeures portées par les ministères économiques et nanciers. L Institut est un acteur majeur de la modernisation de la gestion publique. Il d agents des trois fonctions publiques, accompagnant les réformes portées par des risques psychosociaux (RPS), la santé et la sécurité au travail, les techniques et les stratégies d achat, l organisation administrative et l environnement professionnel, la gestion statutaire et la déontologie. Il apporte sa contribution au Secrétariat général à la modernisation de l action publique (SGMAP) en organisant des formations au Lean management. L IGPDE offre aux managers des actions spéci ques adaptées à leurs besoins aux différentes étapes de leur carrière. L Université des cadres (UNICA), centrée sur trois thématiques (management, réformes et développement d une culture interdirectionnelle), comprend trois étapes, correspondant chacune aux moments clés de la carrière des cadres des (CMFI) après les concours d accès à la catégorie A, cycle pour les «cadres supérieurs» (pour les nouveaux n 2 ou 3 des services déconcentrés et chefs de bureau d administration centrale) et le cycle pour les «cadres dirigeants» (pour les nouveaux chefs de service déconcentré et sous-directeurs d administration centrale). Un nouveau cycle de formation pour les managers de proximité d administration centrale est désormais proposé et sera déployé en L UNICA développe de ment d une culture ministérielle et la constitution d un réseau pour permettre aux cadres de mener des analyses comparatives sur des thèmes d actualité. Les formations à la qualité de vie au travail, thématique phare de la politique de la direction des Ressources humaines, se développent depuis 2012 et de nouveaux concepts se déploient auprès d un public élargi de managers. Les managers ont la possibilité de se connecter en ligne à un «jeu sérieux» et de participer à des ateliers d échanges pour améliorer leur formation à l entretien professionnel. D autres ateliers de mutualisation des pratiques sont consacrés au thème du recrutement. À l occasion du trentième anniversaire du statut, Anicet Le Pors, ancien ministre de la fonction publique et des réformes administratives, a clôturé les rencontres de l UNICA le 12 novembre 2013 par une réflexion sur les valeurs de la fonction publique. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 13

6 Des équipements en visioconférence L IGPDE s est doté de nouveaux équipements de vidéo et de visioconférence afin de créer un réseau de communication entre les salles de l Institut et ses partenaires extérieurs. Cet équipement a été utilisé dans le cadre du CMFI. Le système de visioconférence a permis de dispenser des enseignements identiques à des promotions situées sur des sites géographiquement éloignés. Un lieu d échanges et de recherche pour décloisonner les cultures, éclairer la décision et l action publiques Au-delà de la formation au sens strict du terme, l Institut a vocation à favoriser le développement de la culture économique et de la gestion publique, et à développer les échanges avec les représentants de l entreprise, de la société civile ou des administrations européennes et étrangères. Ces actions reposent, tout à la fois, sur de nouveaux formats et sur des méthodes pédagogiques innovantes. Ouvertes à un large public, elles proposent des apports de connaissance, des échanges et des débats de qualité au travers de séminaires, colloques, conférences, rencontres, journées d études, ateliers Le «Cycle des hautes études pour le développement économique (CHEDE)» ainsi que les conférences «Rencontres économiques», «Regards croisés sur l IFORE témoignent de cette ouverture. En 2013, le CHEDE a fêté ses dix ans, preuve d une réelle réussite de ce cycle qui compte désormais plus de 600 anciens auditeurs. L IGPDE développe également des activités de recherche en gestion publique et en histoire écono- sur ces sujets entre les chercheurs et les acteurs publics, notamment à l occasion des Rencontres internationales de la gestion publique (RIGP). La veille réalisée sur les expériences innovantes conduites dans tous les domaines de la gestion publique dans nombre de pays dernisation des administrations publiques, tant sous forme d événements que de publications. Des publications s internationalisent avec la parution d un premier ouvrage en langue anglaise. La recherche historique dans les domaines relevant de la compé- cialisation qui donne lieu, notamment, à une importante activité d édition et de diffusion numérique. Le CHEDE sur le terrain à la rencontre des acteurs du développement économique à Nantes et Saint-Nazaire En 2013, le volume des formations «sur mesure» ou stages spécifiques a baissé de 19,21 % en termes de «journées-stagiaires» : JS en 2013 contre JS en Une organisation adaptée à la performance pédagogique L Institut à votre écoute en cours à l Institut : mieux cerner les besoins des clients, répondre aux attentes les clients externes et restituer une évaluation des formations sont des préoccupa- Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 14

7 tions quotidiennes pour les équipes de l IGPDE. Celles-ci sont engagées sur des objectifs d amélioration continue de l offre et des services de l Institut. La satisfaction des clients est un objectif majeur de la démarche. L IGPDE s est doté d un département dédié à la relation clientèle, point d entrée privilégié pour les clients, une interface avec les départements pédagogiques pourvue d outils professionnalisés. Le département RÉCIT (Relations avec les clients de l Institut) peut être contacté ou en s adressant directement au (à la) chargé (e) de clientèle dédié (e) au suivi de la structure, contact à privilégier. En coordination avec les départements pédagogiques, les chargé(e)s de clientèle répondent aux questions, informent et accompagnent les clients dans les démarches. Le département RÉCIT diffuse l offre de formation de l IGPDE en coopération avec le département de la Communication. Il assure un véritable suivi des clients au travers d une écoute et de contacts réguliers, notamment via des réunions d échanges avec les conseillers formation. propose depuis plusieurs années des conventions d offre de pres- donnant ainsi accès à des remises sur les tarifs proposés. Il propose au moins un contact annuel à chaque client conventionné et, si nécessaire, une visite pour échanger sur les bilans et perspectives. Des bureaux pédagogiques spécialisés et sensibilisées aux méthodes pédagogiques modernes Les départements pédagogiques de l IGPDE sont regroupés en deux bureaux : un bureau dédié aux formations de nature traditionnelle (préparations aux concours, adaptation à l emploi et perfectionnement, formations linguistiques) et un bureau des «actions de modernisation» consacré notamment aux formations à la gestion publique, au management et à la diffusion des savoirs (en économie, en particulier). Les responsables et gestionnaires de formation des départements pédagogiques constituent l offre de stages «catalogue», ouverte aux agents par le relais des conseillers formation. Ils prennent en charge l étude de toutes les demandes et formalisent les engagements pris. Ils sont chargés de l organisation des stages qui font systématiquement l objet d une évaluation immédiate. L IGPDE veille en permanence à la qualité de ses prestations pédagogiques par la surveillance de méthodes pédagogiques. Le département Innovations technologiques et e-formation appuie les services pédagogiques dans la voie de l innovation technologique : intégration d outils 2.0 dans les dispositifs de formation, recours à la visioconférence pour les jurys Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 15

8 Organisation et missions/des fonctions support au service de tous L IGPDE a également acquis un savoir-faire dans la conception et la réalisation des modules de formation en ligne. L Institut a acquis en 2013 auprès de la société E-Doceo une nouvelle plateforme de formation et de préparation à distance qui complète les dispositifs de formation en présentiel, mais peut aussi être utilisée de manière autonome. Ses principales fonctionnalités sont les suivantes : - des modules d autoformation déjà utilisés pour certaines formations à l achat public et des parcours en bureautique et qui pourraient être étendus prochai- - un espace pédagogique qui peut être dédié à la préparation aux - l échange de ressources documentaires que les participants au CHEDE commencent à expérimenter. Elle permet de mettre à la disposition des stagiaires de l IGPDE des cours interactifs, des ressources multimédias, des outils d évaluation, mais aussi d échanger des documents et des messages et également être utilisé avec les intervenants et les prestataires de l IGPDE. Une documentation au service des usagers Le centre de documentation a une mission d information et de documentation des différents publics et intervenants de l IGPDE : élèves suivant des cours oraux, stagiaires, professeurs, formateurs. Il est majoritairement fréquenté par les candidats préparant un concours (85 % du public dont 23 % agents des ministères pour la constitution de dossiers documentaires ou de bibliographies dans le cadre des séminaires ou rencontres. En 2013, le centre a constaté un plébiscite de la fermeture à 18 h 30 au lieu de 18 h. Le changement du logiciel (Cadic au lieu de Loris) de la base documentaire Rebeca a été fait avec succès entre février et mars. Le basculement des notices des fascicules de Gedeon (gestion électronique des productions de l Institut) dans Rebeca est effectif depuis juin. Le centre a effectué prêts de documents (contre 4380 en 2011, en 2012) et 102 recherches documentaires approfondies (119 en 2012). La fréquentation moyenne est de 59 personnes par jour hors vacances scolaires. Son fonds documentaire s est renouvelé de 384 nouveaux ouvrages et offre 73 revues françaises dont 5 étrangères et 5 quotidiens. Rebeca s est enrichie de notices grâce au catalogage partagé dont celles enregistrées par le CDP : 1998 notices réparties en 266 monographies, 1008 articles de revues et 724 notices de fascicules avec PDF joint. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 16

9 3 Des fonctions supports au service de tous Le département Communication œuvre de tous ses projets et activités. L ensemble des actions de communication sont centralisées au sein d un département Communication placé auprès de la directrice générale. Le département consolide l identité et l image de l Institut, améliore la notoriété de ses activités et renforce l attractivité de son offre de formation via une panoplie de vecteurs : outils de contact, médias écrits, médias numériques. Cette année, l IGPDE s est doté d un plan stratégique de communication et a créé un comité éditorial mensuel. La nouvelle plate-forme a permis d améliorer la diffusion des newsletters et les inscriptions en ligne aux événements ainsi qu aux préparations aux concours. Les publications sur les portails et les réseaux sociaux, les communiqués de presse se sont accrus pour promouvoir les événements et produits de l Institut. Un travail de rationalisation et de mise à jour des listes de diffusion La refonte graphique et éditoriale du site internet de l IGPDE, dans le prolongement du rapport Riester sur «l amélioration de la relation numérique à l usager», a été préparée. Sous l égide du Sircom, un nouveau site internet, plus clair, plus dynamique et ergonomique a été élaboré, à l aide du système de gestion de contenu (CMS) libre et open source Drupal, s inscrivant dans la charte des portails de nos ministères, pour une migration effective en Le département Communication pilote la publication de l offre de formation de l IGPDE élaborée et mise à jour chaque année en intégrant les prio- Le département favorise également les échanges et la mutualisation des pratiques avec les communicants du réseau des écoles du service public (RESP). Le Secrétariat général Ce service gère les autres fonctions supports. Il prend en charge les dossiers transversaux et exerce des activités de soutien qui contribuent de façon essentielle à la démarche Qualité. Une gestion adaptée des ressources humaines et des locaux En matière de gestion des ressources humaines, l Institut a mis en place en 2013 un plan de formation de ses agents et a formalisé un processus d accueil des nouveaux agents qui assure leur bonne intégration. Pour améliorer la qualité de l accueil des apprenants dans les locaux, des travaux ont été effectués dans les salles de cours et leur dotation informatique a été renouvelée. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 17

10 Une gestion budgétaire rigoureuse soutenue par le développement du contrôle de gestion Dans le cadre d une programmation budgétaire globale, une gestion et un suivi centralisés des dépenses ont été mis en place et accompagnés du déploiement d outils de suivi permettant aux départements de suivre leur budget. L Institut a également développé des outils de suivi et des indicateurs relevant à la fois de la procédure d intéressement collectif mise en œuvre au sein des minis- Une informatique orientée vers les besoins de tous et la dématérialisation des documents et procédures L équipe informatique de l IGPDE assure l entretien d un parc informatique de plus de 400 unités réparties sur trois sites de l IGPDE : Vincennes pour la direction et les activités pédagogiques, «les Allées» à Montreuil pour le secrétariat informatiques et 36 salles banalisées sont situées à Vincennes et 8 salles dans procède à l installation et à la mise à niveau permanente des matériels et des logiciels sur l ensemble du parc et assure l évolution des applications de gestion de l IGPDE. En 2013, de nouvelles boîtes à lettres fonctionnelles ont été créées continuité de service. Un département dédié à la logistique et à la production des supports Avec le département RAVEL (Reprographie, Audio, Vidéo, Édition et Logistique), l Institut dispose de son propre centre multimédia : reprographie, édition, audio, vidéo. Majoritairement dédié à la production de documents pédagogiques destinés à la préparation aux concours et aux formations sur site, il accompagne aussi les demandes liées à l organisation des colloques et séminaires. De plus, il comporte un secteur de traitement de l image et gère une photothèque de clichés. Un secteur de traitement du «son» assure la numérisation des archives historiques sonores. Ainsi, il sauvegarde et archive sur des supports plus sécurisés les entretiens et interviews de témoins de la vie économique de la France depuis Depuis une dizaine d années, la démarche éco-responsable de l IGPDE a conduit son atelier de reprographie à réduire sa produc- intranet et internet. En 2013, parallèlement aux activités de production, un accent par- pondent parfaitement aux attentes des intervenants et des stagiaires. Rapport annuel d activité 2013 de l IGPDE - 18