Plan de continuité des activités. Plan de continuité. de l Université de Strasbourg. Secrétariat Général 14 septembre 2009 Réf : JD/SH/N

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1 Plan de continuité Plan de continuité des activités de l Université de Strasbourg Secrétariat Général 14 septembre 2009 Réf : JD/SH/N

2 1. Phase d alerte (situations 4b et 5)...3 a. La constitution d une cellule de crise composée :... 3 b. Un dispositif de communication adapté à la situation... 3 c. La mise à disposition des matériels requis sur le plan sanitaire Phase d interruption du fonctionnement de l établissement (situation 6)...4 A. L organisation générale... 4 a. Etat des effectifs de l Université et fonctions assurées pendant la crise... 4 b. Protection de la santé des personnes mobilisées et mobilisables... 5 c. Recensement des locaux susceptibles de permettre l accueil de personnes ou stocker provisoirement des fournitures... 5 d. Maintien de la liaison avec les autorités de tutelle... 5 B. Les infrastructures... 5 C. Les services offerts aux étudiants... 6 a. Moyens pédagogiques... 6 b. Circuits d information... 6 D. La documentation... 7 E. La recherche... 7 F. La paie des personnels... 7 G. La communication

3 Les différentes phases que comporte une alerte à la pandémie grippale sont, au niveau national, définies comme suit : 4a : pré-alerte liée à la détection de cas humains groupés à l étranger 4b : alerte déclenchée à l apparition de cas humains groupés en France 5a : larges foyers de cas humains groupés non maitrisés à l étranger 5b : passage en situation dégradée par l extension de cas humains groupés en France 6 : situation dégradée s étendant jusqu à 3 mois en continu 7 : reprise d activité Le plan de continuité de l Université de Strasbourg a été construit sur l hypothèse que l absentéisme dû à une épidémie de grippe peut fortement perturber son fonctionnement avant et après la pandémie déclarée. Du point de vue de la continuité du service, le plan "pandémie grippale" doit donc prévoir les dispositions applicables sur une période allant de l installation de l épidémie jusqu à la reprise d activité après la pandémie déclarée soit, d après les plans nationaux et ministériels (MESR), de : La situation 4b et la phase 5b où l épidémie de grippe prend de l ampleur et acquiert progressivement les caractéristiques d une pandémie. Durant cette période, l Université n est pas fermée. Les usagers et les personnels sont accueillis et les activités doivent se dérouler normalement. À la phase 6 (pandémie déclarée) durant laquelle l établissement est fermé. Les élèves ne sont plus accueillis et la continuité pédagogique et administrative requiert l utilisation de l Environnement Numérique de Travail. Pour terminer par la phase 7, fin de vague pandémique ou fin de pandémie. Des informations complémentaires relatives à la pandémie se trouvent sur le site interministériel traitant des menaces pandémiques grippales : 1. Phase d alerte (situations 4b et 5) Cette phase se caractérise par un accueil dans les conditions habituelles du public et des personnels dans les locaux universitaires. Le fonctionnement de l Université se poursuit donc sur un mode normalisé, sans modalités nouvelles particulières hormis trois points : a. La constitution d une cellule de crise composée : - du Président de l Université - du Secrétaire Général - du Responsable du service de communication - de l Ingénieur Hygiène et Sécurité - des médecins de prévention - de la Directrice du SUMPS - d un médecin expert b. Un dispositif de communication adapté à la situation - une adresse de messagerie uds-info-pandemie@unistra.fr sera opérationnelle dès le 1 er septembre et pourra traiter les questions que souhaitent poser, sur le plan médical, les membres de la communauté universitaire - des pages spécifiques à la pandémie seront mises en place sur le site de l Université dès le début du mois de septembre, comportant des informations d ordre national et local sur les dispositions à prendre - le recours, en tant que de besoin, à des messages d information institutionnels via les listes udsetudiants et uds-personnels - l apposition d affiches de sensibilisation - 3 -

4 c. La mise à disposition des matériels requis sur le plan sanitaire - masques de type FFP2 ou de type chirurgical (altruiste), chaque type correspondant à un usage particulier et gants et lunettes de protection - sacs poubelles de couleurs différentes pour l évacuation des déchets suivant les consignes figurant dans le plan - savon liquide et solutions hydroalcooliques En l espèce, ces différents consommables ont déjà fait l objet d une commande par le Service Prévention Sécurité Environnement, dans des quantités appropriées. Elles seront, suivant leur nature, livrées de manière décentralisée à partir de fin septembre. Dès cette phase et conformément aux instructions nationales, les personnels et les étudiants suivront les consignes élaborées au niveau de l établissement, respectivement les consignes 1A et 1B (cf. annexe 4). Ces consignes sont fondées sur : - une excellente hygiène, notamment des mains, par leur lavage régulier plusieurs fois par jour avec du savon ou par l utilisation de produits hydroalcooliques (cf. annexe 4), notamment en absence de point d eau, - l élimination adéquate des mouchoirs et des masques altruistes utilisés en cas de symptômes grippaux en les mettant, dans la mesure du possible, dans un sac plastique fermé hermétiquement par un lien avant de les déposer dans les poubelles des locaux ; ceci permet, en effet, d avoir un double emballage. Les personnels chargés de l entretien des locaux et de l évacuation des déchets (personnels de l Université et des sociétés prestataires de service) porteront, de plus, des gants jetables (cf. annexe 4). Pour l élimination des sacs poubelles des locaux communs susceptibles de contenir des mouchoirs et des masques non empaquetés au préalable dans un sac plastique fermé hermétiquement, et pour l élimination de leurs gants usagés, ces personnels porteront, de plus, un masque de type FFP2 (cf. annexe 4). 2. Phase d interruption du fonctionnement de l établissement (situation 6) La décision sera prise par les autorités administratives et immédiatement relayée par l intermédiaire des canaux d information énumérés précédemment. Les usagers ne sont plus, dès ce moment, accueillis dans l établissement. S agissant des personnels, seule une fraction réduite à sa plus simple expression sera mobilisée, l enjeu étant d éviter toute propagation virale par contact humain. De surcroît, l interruption simultanée des services de transport en commun rendra extrêmement difficile l accès au lieu de travail. Pour les mêmes raisons, les déplacements en mission, en France ou à l étranger, seront suspendus et les colloques scientifiques reportés. Pendant toute cette période, il conviendra de rendre les moins fréquentes possible les occurrences de proximité physique entre personnes et le recours aux outils de communication à distance devra être la règle, y compris pour le fonctionnement de la cellule de crise qui restera naturellement opérationnelle tout au long de cette phase. En situation 6, différentes missions fondamentales de l Université doivent être maintenues, dans leur meilleur état de fonctionnement possible, notamment en termes d enseignement ou de paie des personnels. En matière de recherche, des dispositions particulières doivent être prévues dans certains cas. Les capacités de communication de l établissement doivent être préservées. Ces différents aspects et les modalités d organisation qu ils appellent sont décrits ci-après. A. L organisation générale a. Etat des effectifs de l Université et fonctions assurées pendant la crise - 4 -

5 Outre la constitution d une cellule de crise, l analyse de l établissement a conduit à la construction d un organigramme fonctionnel et à une liste des fonctions classées selon leur caractère vital et la durée possible de leur interruption (cf. annexe 1 "Recensement des personnels mobilisables"). Les personnes figurant sur ces états peuvent être mobilisées par la cellule de crise en fonction de la situation. Elles n ont pas vocation à être présentes en permanence en période de crise. b. Protection de la santé des personnes mobilisées et mobilisables Plusieurs points sont fondamentaux (cf. annexe 4) : - avoir une excellente hygiène, notamment des mains, par leur lavage régulier plusieurs fois par jour avec du savon ou par l utilisation de produits hydroalcooliques (cf. annexe 4), notamment en absence de point d eau, - éviter autant que possible les rassemblements et les contacts physiques avec autrui ; dans le cas contraire se protéger en portant un masque filtrant de type FFP2 (cf. annexe 4). - éliminer les masques usagés de manière adéquate en les mettant dans un premier sac plastique fermé hermétiquement par un lien, puis dans un deuxième. Les déchets seront évacués lors de la reprise de l activité. c. Recensement des locaux susceptibles de permettre l accueil de personnes ou stocker provisoirement des fournitures Le Préfet de département peut être amené à réquisitionner des bâtiments de l Université de Strasbourg pour les utiliser comme lieux de vaccination, de distribution de matériels, de protection ou d'accueil et de soins à des personnes isolées. Dans le cas d une telle création d un centre de consultation provisoire, il est nécessaire de pouvoir séparer le flux de personnes entrant du flux sortant sans qu il y ait possibilité de contact pour éviter des contaminations. Les bâtiments qui respectent cette préconisation et pouvant être mis à disposition lors d une éventuelle réquisition sont : le Palais Universitaire, le Patio, la Faculté de Droit, l IUT Louis Pasteur, la Faculté de Pharmacie et le site de l IUFM de Strasbourg-Meinau. (cf. annexe 2 "Recensement des locaux susceptibles de permettre l accueil de personnes ou de stocker provisoirement des fournitures"). d. Maintien de la liaison avec les autorités de tutelle Cf. annexe 3 "Circuits de communication et de liaison avec les services de l Etat, du Ministère, de la Préfecture, du Rectorat et des organismes de recherche" B. Les infrastructures L ensemble des services qui seront énumérés ci-après est accessible par l intermédiaire du réseau métropolitain OSIRIS qui s appuie sur une infrastructure passive et active fortement maillée et entièrement redondante. Ce réseau est raccordé à un niveau de débit de 2 Gigabits au reste de l Internet via le réseau RENATER, par un double attachement (vers Nancy et Besançon). Les serveurs sont hébergés dans des salles machines sécurisées et alimentées en courant normal et ondulé. Les applications bénéficient d une redondance de niveau variable suivant leurs degrés d importance et d usage. Les services critiques sont centralisés sur des serveurs et baies de stockage redondants répartis sur deux campus distincts et sont accessibles à travers des dispositifs de partage de charge. Ces services critiques portent sur la messagerie, les listes de diffusion et les applications pédagogiques. Au-delà de ces aspects matériels qui garantissent une haute disponibilité des services, le plan de l Université prévoit la mobilisation des Ingénieurs chargés de veiller à leur bon fonctionnement par un double dispositif d astreinte et de surveillance à distance et d intervention en présentiel si nécessaire, une liste d appel étant déjà constituée à cet effet

6 C. Les services offerts aux étudiants L'Université de Strasbourg dispose d'un Environnement Numérique de Travail (ENT) qui est destiné à l'ensemble de la communauté universitaire. Les quelques étudiants et enseignants et personnels administratifs et techniques de l établissement y ont accès au moyen d un login et un mot de passe sécurisés. Les étudiants primoentrants obtiendront leurs login et mot de passe dès leur inscription administrative, à partir du 25 août prochain. Le nombre d'accès simultanés possible est de pour les applications pédagogiques et pour l accès au portail ENT. Les applications à distance supportent par ailleurs 600 connexions simultanées. L'Environnement Numérique de Travail est un portail qui permet facilement d'accéder à plusieurs fonctionnalités pédagogiques et informatives. a. Moyens pédagogiques L'Université de Strasbourg s'appuie d'ores et déjà sur de nombreuses plateformes pédagogiques numériques pour dispenser des enseignements à distance. C'est assez logiquement que ces mêmes outils, déjà adoptés par une grande proportion d'utilisateurs, seraient employés en cas de confinement à domicile des étudiants et des enseignants-chercheurs. Parmi ces outils, on compte notamment : Univ-R : Il s'agit d'un véritable bureau virtuel qui offre diverses fonctionnalités : tableau d'affichage, messagerie, espace de stockage, espace de dépôt de documents pédagogiques (supports de cours, etc...), applications pédagogiques spécifiques à certaines formations, outil de travail collaboratif, outil de chat, agenda. Espace réussite : Cet espace, adossé à la suite Univ-R, est intégralement dédié à la dématérialisation des cours de Licence. Cinq domaines d'enseignement y sont abordés : art - design, physique - chimie, AES, sciences sociales, droit. Il comporte des supports de cours, des vidéoconférences, des podcasts, des QCM en ligne et des corrigés : au total, seize diplômes différents peuvent ainsi être suivis en ligne. L'Université de Strasbourg se prépare à déverser, à moyen terme, les contenus de l'espace réussite dans une plateforme Moodle. Cette plateforme, une fois en place, intégrera également des fonctionnalités de type "chat" et "forum". U-TV : et Canal C2 : Utv est la chaîne de télévision sur internet de l'université de Strasbourg. Un lien vers le site de la chaîne est mis en place dans l'ent, cependant l'accès au site est ouvert à tous. UTV relaye en première page Amphi TV qui diffuse en continu des programmes. Amphi TV peut régulièrement consulter et diffuser un flux RSS. De même Canalc2.tv, la chaîne sur internet de l'événement scientifique universitaire peut apporter les informations utiles à l'ensemble de la communauté universitaire Dokeos Cette plateforme est en usage dans quelques composantes. Audio-Vidéo Cours : AudioVideoCours (enregistrement et diffusion de cours et conférences au format streaming ou podcasting) ne devrait pas être affecté par une éventuelle pandémie (l'administration peut être gérée à distance). L'outil permet aussi aux enseignants d'enregistrer et diffuser facilement des cours depuis chez eux et pourrait donc s'avérer particulièrement utile dans une telle hypothèse. b. Circuits d information Cette panoplie d'outils ne pourra réellement être mise à profit sans une stratégie de communication efficace. Ainsi, l'université est-elle en mesure d'informer ses usagers (étudiants et enseignants-chercheurs) que les enseignements sont temporairement délocalisés sur les plateformes virtuelles citées ci-dessus

7 A cette fin, plusieurs outils de communication, déjà fonctionnels, peuvent être utilisés : - Mass mailing pour l envoi de messages à tous les étudiants, comme à tous les personnels, mais des listes plus ciblées sont également disponibles permettant de joindre une population d étudiants déterminée (d une même UFR, d un même code étape) ; - Mise en ligne de messages informatifs sur le site institutionnel de l'université, les sites des composantes et ceux de nos partenaires ; - Diffusion de messages informatifs sur un flux RSS dédié ainsi que sur le flux générique du site unistra.fr : ces flux étant automatiquement repris sur la page d'accueil de l'ent et sur les écrans vidéo du réseau U-TV ; - Publication tous les 15 jours du bulletin électronique de l Université, l Actu D autres services sont également en état de fonctionnement comme ceux permettant la consultation. D. La documentation Enfin, de très nombreuses ressources documentaires sont accessibles en ligne, via les serveurs du Service Commun de Documentation, hébergés et gérés par la Direction Informatique, A l image de ce qui a été prévu à l égard des infrastructures, une organisation permettant une surveillance à distance du bon fonctionnement de ces ressources et les modalités d intervention sur place en cas de défaillance a été définie. E. La recherche A l image des autres personnels de l Université, ceux d entre eux qui sont affectés à des activités scientifiques doivent respecter la préoccupation première qui structure le présent plan : leur présence dans leur laboratoire ne peut se justifier que pour des raisons impérieuses notamment à l égard du fonctionnement du service public sanitaire. Il convient donc que les Directeurs de laboratoire veillent à adapter leur programme scientifique à une hypothèse d interruption du fonctionnement de l établissement et définissent leurs commandes, notamment de consommables, en conséquence. Ils doivent aussi prévoir les conditions d une mise à l arrêt de leurs équipements scientifiques, étant précisé à cet égard qu aucune garantie ne peut être donnée sur le maintien de la production de liquides cryogéniques, parfois nécessaires à leur fonctionnement, par le service de cryogénie de l Université. Ils devront également s organiser, notamment lorsqu ils gèrent des animaleries, pour assurer le bon entretien et la subsistance des animaux, ces dispositions étant naturellement applicables dans les mêmes termes au Centre de Primatologie ; des compte-rendus de ces dispositions prises à titre prévisionnel devront m être adressées pour le 20 septembre prochain. Les entités chargées de missions d envergure régionale ou nationale, tel, en matière de surveillance sismique, le RENASS, devront dans les mêmes conditions me faire parvenir un programme de leur fonctionnement envisagé en période de crise, dans les mêmes délais. F. La paie des personnels Pour mobiliser le strict minimum de personnels pour cette opération qui devra se poursuivre sans faille à chaque échéance mensuelle durant la période de fermeture, la paie du dernier mois de fonctionnement normal de l Université sera reconduite, si possible par intervention à distance, par la Direction des Ressources Humaines et pour chacun des mois en cause. G. La communication Les moyens de communication décrits pour la phase d alerte seront maintenus en activité pour toute la période de fermeture. Pour tenir compte du fait que tous les personnels et étudiants ne peuvent accéder à leur messagerie depuis leur domicile, des insertions d informations dans d autres média locaux (presse, audiovisuel) pourront intervenir

8 ANNEXES Annexe 1 : Recensement des personnels mobilisables (*). 9 Annexe 2 : Recensement des locaux susceptibles de permettre l accueil de personnes ou de stocker provisoirement des fournitures. 10 Annexe 3 : Circuits de communication et de liaison avec les services de l Etat, du Ministère, de la Préfecture, du Rectorat et des organismes de recherche 11 Annexe 4 : Consigne 1A : Personnels fonctionnement normal de l Université Consigne 1B : Etudiants fonctionnement normal de l Université Consigne 2 : Personnels d entretien des locaux fonctionnement normal de l Université.. 14 Consigne 3 : Personnels mobilisés fermeture de l Université 16 Consigne 4 : Solution hydroalcoolique. 18 Consigne 5 : Port du masque de protection FFP2. 19 (*) en raison des données nominatives qu elle contient, cette annexe n est pas diffusée ; elle reste à la disposition de la cellule de crise

9 ANNEXE 1 Recensement des personnels mobilisables En raison des données nominatives qu elle contient, cette annexe n est pas diffusée ; elle reste à la disposition de la cellule de crise

10 ANNEXE 2 Recensement des locaux susceptibles de permettre l accueil de personnes ou de stocker provisoirement des fournitures Bâtiments Adresse Superficie SHON en m² Personnel logés Palais Universitaire 9 Place de l Université STRASBOURG gilbert.buchmann@unistra.fr (pro.) koeppl@unistra.fr (pro.) Patio 22 rue Descartes STRASBOURG julio.dos-santos@umb.u-strasbg.fr Faculté de Droit 1 place d'athènes STRASBOURG idilia.rodrigues@unistra.fr IUT Pasteur Allée d'athènes SCHILTIGHEIM stammlep@unistra.fr strubp@unistra.fr Faculté de Pharmacie 74 route du Rhin ILLKIRCH dominique.poirier@unistra.fr najla.gharbi@unistra.fr Institut Universitaire de Formation des Maitres 141 avenue de Colmar STRASBOURG gerard.souque@iufm.unistra.fr

11 ANNEXE 3 Circuits de communication et de liaison avec les services de l Etat, du Ministère, de la Préfecture, du Rectorat et des organismes de recherche Service Responsable Téléphone Mél. Liaison avec le Rectorat Président Secrétaire Général Alain.beretz@unistra.fr Jean.deroche@unistra.fr Secrétariat Général du Rectorat Secrétaire Général du Rectorat Jean.pierre@ac-strasbourg.fr Hygiène et sécurité Médecin de prévention Préfecture de Région Inspecteur Hygiène et Sécurité (IHS) Médecin conseiller technique du Recteur Correspondant désigné en temps utile Jean-michel.liotteihs@ac-strasbourg.fr Jeanne.kochanowski@ac-strasbourg.fr Adresse mél fournie en temps utile Préfecture de département / SGARE Correspondant désigné en temps utile Adresse mél fournie en temps utile CNRS Délégué Régional Philippe.pieri@dr10.cnrs.fr INSERM Administrateur Délégué Régional gilles.block@inserm.fr Haut Fonctionnaire de Défense Haut Fonctionnaire de Défense jean-marie.durand@education.gouv.fr Cabinet de la Ministre Directeur de Cabinet Philippe.gillet@recherche.gouv.fr

12 ANNEXE 4

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