CAHIER DES CHARGES Organisation d une Soirée business N 1 : Avril 2014

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1 CAHIER DES CHARGES Organisatin d une Sirée business N 1 : Avril 2014 Date de publicatin : le 07 avril 2014 Date limite de la réceptin des candidatures : le 22 avril 2014 à 12h00

2 Le présent cahier des charges a pur bjet l rganisatin ainsi que le cnseil et l assistance pur la réalisatin d une sirée, auprès de Martinique Dévelppement, Agence de dévelppement écnmique et de cpératin réginale. Il cntient la descriptin détaillée des prestatins à réaliser afin de permettre aux rganismes cnsultés de furnir une répnse précise, d un pint de vue financier, en accrd avec le planning fixé. ORGANISATION D UNE SOIREE BUSINESS Présentatin de Martinique Dévelppement Martinique Dévelppement (ex-adem), assciatin li 1901 a été créée en ctbre Les missins principales snt les suivantes : Renfrcer l attractivité du territire - Cnslidatin et renfrcement des activités écnmiques - Missin de cpératin réginale - Assistance technique aux cllectivités lcales - Missin d accmpagnement et d expertise des dispsitifs publics - Veille stratégique du dévelppement écnmique Accmpagner la créatin et le dévelppement des entreprises - Missin d assistance à la créatin et au dévelppement d activités - Frmatin et sutien à l empli - Manifestatin et Cmmunicatin I. Cntexte et envirnnement du prjet Le dispsitif DIADEM est un prgramme d accmpagnement spécifique pur 100 Très Petites Entreprises. Les bjectifs généraux snt les suivants : Implémenter une démarche de prgrès et amélirer la cmpétitivité des TPE de la Martinique ; Dévelpper et renfrcer des cmpétences en management, en gestin et en analyse stratégique des chefs d entreprises ; Impulser une dynamique de dévelppement des TPE. Les bjectifs pératinnels snt : Renfrcer les prérequis des dirigeants en terme de savir-faire et de savir-être managérial ; Intégrer dans l acte de gestin au qutidien du chef d entreprise des «Bnnes Pratiques Qualité» prtant sur la cmmunicatin interne, le recrutement, la stratégie cmmerciale, la gestin des relatins furnisseurs, clients, le suivi de la trésrerie, etc. ; Permettre au dirigeant d évaluer l impact de ses décisins sur l envirnnement interne et externe de l entreprise ; Dter le chef d entreprise d un util de piltage et de décisin afin de visualiser les situatins, se fixer des bjectifs, prendre des décisins, anticiper et déterminer ses indicateurs de gestin clés ; Dévelpper la pratique de la cncertatin avec les parties prenantes ; Prendre en cmpte l améliratin des cnditins de travail : santé, sécurité, dévelppement des cmpétences, recnnaissance du travail, etc. 2

3 La cible de ce dispsitif : Les TPE de mins de 15 salariés ; Les TPE ayant une activité effective entre 2 et 10 ans d existence ; Avir défini des bjectifs de cmpétitivité, de dévelppement et de créatin d emplis pur les 3 prchaines années ; Travailler dans les secteurs d activité cmmerciale, artisanale, industrielle et de services. Ce prjet est cfinancé par le Fnds Scial Eurpéen (FSE) et le Cnseil Réginal. Le dispsitif d accmpagnement se clôture le 30 Juin Nus suhaitns rganiser une sirée de clôture. II. Descriptin de la demande L ensemble des pints ci-dessus snt à rganiser par le prestataire retenu. 1. Evènement : Type d évènement : Sirée autur d un ccktail dinatire Date prévisinnelle : Juin 2014 Nm de l évènement : à prpser par le prestataire 2. Objectif de l évènement : Clôturer le dispsitif DIADEM dans un cadre cnvivial Réunir des dirigeants pur créer du lien, des pprtunités de rencntre, d échanges et de business Valriser l esprit entrepreneurial des dirigeants de TPE 3. Participants Prfil : bénéficiaires DIADEM (envirn 100 dirigeants) cllateurs, assciés et autres chefs d entreprise prestataires (cabinets cnseils, frmateurs, experts) sciprfessinnels - élus et agents (Cnseil réginal Eurpe) Cllabrateurs Martinique Dévelppement Nmbre estimé : 300 persnnes Myenne d âge : ans 5. Espace / lieu de la rencntre La sirée sera dérulera dans l Agra et les jardins de l Hôtel de Régin à Cluny De 16 h à 22h Agencement et décratin de la salle avec des espaces privés afin d échanger de façn plus discrète Créatin d un espace mdulable permettant de créer une scène musicale, un espace traiteur, la pssibilité d installer des tables de réunin 3

4 Lgistique nécessaire : Mise en lumière écran cnnexin internet mbilier de la scène snrisatin - diffusin d un film Répétitins du grupe de musique à prévir 6. Animatin sirée : Présentatin de success stry : témignages prpsés par Martinique Dévelppement Jeu/quizz/animatin permettant de créer du lien entre les invités : à prpser par le prestataire Réalisatin et diffusin d un film sur le dispsitif DIADEM Réalisatin et Distributin de cffrets cadeaux aux dirigeants DIADEM et aux chefs d entreprises qui témignent (150 cffrets cadeaux) : maximum 30 par cffret Il s agira de cffrets gurmands réalisés par des entreprises adhérentes au dispsitif DIADEM. Les cntacts sernt cmmuniqués à la réunin de cadrage. Réalisatin et Distributin de cadeaux gdies pur tus les invités (300 gdies) Réalisatin et Distributin d un Pass DIADEM : Il s agira d un «chéquier» prpsant des réductins/ ffres prmtinnelles ffertes par les entreprises DIADEM à l image du frmat «MADIPASS». Chaque entreprise u partenaire dispsant du chéquier purra bénéficier des ffres prpsées par les autres membres du réseau DIADEM. Cnceptin et impressin de 300 «Pass DIADEM». 4. Restauratin Type de repas : Ccktail dinatire La réceptin se fera sus frme de buffets avec une assistance d un persnnel mis à dispsitin par le prestataire. Alcl : A l apéritif 7. Autres pints lgistique : Gestin des invitatins : lancement des invitatins, inscriptins des participants, relance téléphnique Mise en place des supprts de cmmunicatin liés à la manifestatin : visuel invitatins, kakemn (supprts furnis) Réalisatin et diffusin d un film Aménagement et décratin de l espace Agra de l Hôtel de Régin Gestin de l accueil : mise en place d un émargement, accueil des invités (hôtes u hôtesses d accueil) Gestin de l animatin : jeu, quizz, animateur, sélectin d un grupe de musique Gestin de la cuverture phtgraphique 4

5 III. OBLIGATIONS 1. Cût Le présent cahier des charges a pur bjectif de détailler la prestatin suhaitée afin de permettre au prestataire retenu d évaluer au mieux le mntant ttal de la prestatin suhaitée. 2. Délais Le prestataire devra jindre par mail sa prpsitin au plus tard le mardi 22 avril 2014 à 12 heures. 3. Spécificatins d évaluatin Les critères d évaluatin de l ffre snt les suivants : L expérience et Les références des prestataires: 25% L adéquatin du prgramme prpsé avec la demande : 35% Le prix : 40% 4. Mdalités de répnse Le prestataire devra jindre à sa répnse les éléments suivants : Une présentatin de l entreprise et ses références L équipe dédiée à la prestatin avec les prfils des intervenants (cmpétences prfessinnelles, expériences, références, ), Un calendrier d exécutin, La méthdlgie et le prgramme prpsés (cmpréhensin des besins et des enjeux), Un devis détaillé Une déclaratin sur l hnneur d être en règle fiscalement et scialement (Martinique Dévelppement purra par la suite réclamer les attestatins fiscales et sciales au prestataire retenu). 5. Clause de cnfidentialité Martinique Dévelppement déclare que les infrmatins transmises dans ce cahier des charges snt sa prpriété exclusive et accepte de les cmmuniquer au sumissinnaire, et ce afin de lui permettre de réaliser une répnse à l appel d ffre présent, et éventuellement si acceptatin de cette prpsitin, la missin pur laquelle il a été sllicité. Les infrmatins snt strictement secrètes et cnfidentielles. Le sumissinnaire s engage à faire tut ce qui est en sn puvir pur cnserver aux infrmatins leurs caractères secret et cnfidentiel. 5

6 IV. DEROULEMENT DU PROJET 1. Planificatin Le planning définitif sera mis en place avec le prestataire retenu. 2. Dcumentatin Tus les dcuments nécessaires à la cmpréhensin de la demande sernt tenus dispnibles pur le prestataire. En cas de litige lié une différence d interprétatin du dcument de cnsultatin durant la prestatin, l interprétatin du maître d uvrage fera fi. 3. Livrable attendus Les livrables fernt l bjet de clauses spécifiques lrs de la signature de cnventin avec le prestataire retenu. Cette prestatin intervient dans le cadre d un prjet financé par le Fnds Scial Eurpéen et Le Cnseil Réginal. 4. Mdalités de paiement La facturatin sera échelnnée seln la décmpsitin suivante : V. CONTACTS - 40% à la cmmande - 60% à la fin de la prestatin Le prestataire devra jindre par mail sa prpsitin au plus tard le mardi 22 avril 2014 à 12 heures. A l attentin du Président Jean CRUSOL Cntact prjet : Laure EDMOND - Chef de prjet DIADEM Martinique Dévelppement Immeuble Fyal 2000 Place Lafcadi Hearn Rue Guverneur Pntn Frt-de-France Tel : Fax : Mb :

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