Faire le me nage dans ses s avec Outlook

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1 Faire le me nage dans ses s avec Outlook Par Clément JOATHON Dernière mise à jour : 14/11/2014 Au fil du temps, le fichier PST d'outlook, qui contient tous vos s, vos contacts, vos notes et votre agenda, peut rapidement peser plusieurs Go et s'avérer extrêmement lourd et lent à manipuler. Pour faire le ménage et alléger votre fichier PST afin d'accélérer Outlook, voici quelques petites opérations de maintenance très simples à connaître comme l'identification des messages les plus lourds, la suppression des éléments inutiles et la compression globale de votre boîte de réception. Dans notre exemple, nous avons pu ramener notre boite de réception qui pesait plus de 1 Go à un peu plus de 600 Mo soit un allègement de près de 40 %! Contrôler la taille de sa boîte aux lettres Avant tout de chose, il est utile de savoir exactement quelle est la consommation d'espace disque de votre fichier PST. Outlook fournit des statistiques très utiles. 1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Dans les versions 2010 et 2013, ouvrez l'onglet Fichier, cliquez sur Outils de nettoyage puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Reproduction PC Astuces - Page 1 sur 11

2 2. Cliquez sur Afficher la taille de la boîte aux lettres. 3. Le programme vous donne alors la taille totale, ainsi que la taille de chaque sous-dossier. Cela permet de situer instantanément les sous-dossiers sur lesquels concentrer vos efforts de nettoyage. Supprimer les pièces jointes les plus lourdes Les pièces jointes que vous recevez sont stockées avec l' , et finissent donc par occuper beaucoup de place. Or on reçoit fréquemment des publicités et des s d'amis truffés de pièces attachées en PDF, PPT ou autres qu'il est inutile de conserver dans la base PST d'outlook. 1. Cliquez sur le menu Outils puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l'onglet Fichier puis cliquez sur Outils de nettoyage puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Reproduction PC Astuces - Page 2 sur 11

3 2. Sélectionnez l'option Rechercher les éléments supérieurs à et saisissez dans le champ suivant la taille 1000 kilo-octets. Cliquez sur Rechercher. 3. Outlook affiche alors tous les s pesant plus de 1 Mo. 4. Cliquez une fois sur l'en-tête de la colonne Taille pour trier les s de sorte à ce que les plus lourds soient affichés en premier. Reproduction PC Astuces - Page 3 sur 11

4 5. Double cliquez sur un pour l'ouvrir et vérifier que vous avez vraiment besoin de le conserver. Vous pouvez supprimer la totalité d'un message et de ses pièces jointes en cliquant dessus avec le bouton droit. Choisissez la commande Supprimer. Notez que l' ne disparaît pas de la liste, car il est placé dans le dossier Eléments supprimés que vous viderez par la suite. 6. Pour pouvez enregistrer les pièces jointes d'un message sur votre ordinateur et les supprimer ensuite de l' reçu (vous ne conserverez alors que le mail qui n'est que du texte). Pour sauvegarder toutes les pièces jointes, cliquez sur le bouton Office, sur Enregistrer-sous puis sur Enregistrer toutes les pièces jointes. 7. Sélectionnez les pièces-jointes à enregistrer et cliquez sur OK. Choisissez enfin un dossier où les enregistrer et cliquez sur OK. Reproduction PC Astuces - Page 4 sur 11

5 8. Maintenant que les pièces jointes sont enregistrées sur votre ordinateur, vous pouvez les supprimer de l' et donc d'outlook. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une pièce jointe et cliquez sur Supprimer. 9. La pièce jointe est alors supprimée de l' . Recommencez l'opération pour les autres pièces jointes. Reproduction PC Astuces - Page 5 sur 11

6 10. Fermez enfin le message et cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications. Vider les éléments supprimés Après le nettoyage effectué à l'étape précédente, le dossier des éléments supprimés est forcément rempli de tous les gros s effacés. 1. Dans le menu Outils d'outlook, cliquez sur Nettoyer la boîte aux lettres. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l'onglet Fichier puis cliquez sur Outils de nettoyage puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. 2. Cliquez par curiosité sur Afficher la taille des éléments supprimés pour avoir une idée du gain de place que vous avez ainsi généré. 3. Cliquez sur Fermer pour revenir à la boîte de nettoyage. Reproduction PC Astuces - Page 6 sur 11

7 4. Cliquez alors sur le bouton Vider pour complètement éliminer les éléments effacés du fichier PST d'outlook. 5. Confirmez l'opération par Oui. 6. Si des s supprimés comportent des accusés de lecture, un avertissement s'affiche. Cliquez sur le bouton Non pour tout pour les supprimer sans avoir à les confirmer un par un. Reproduction PC Astuces - Page 7 sur 11

8 Vider le courrier indésirable Faire le ménage dans ses s avec Outlook Si vous avez activé le filtrage de vos messages pour détecter et séparer les messages indésirables du courrier légitime, tout le SPAM se trouve dans le dossier Courrier indésirable. Pensez à le purger régulièrement, après avoir vérifié qu'un courrier légitime ne s'est pas glissé par erreur dans ce dossier. 1. Dans l'arborescence des dossiers d'outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Courrier indésirable. 2. Choisissez la commande Vider le dossier "Courrier indésirable". 3. Cliquez sur le bouton Oui. 4. Le dossier Courrier indésirable est maintenant vide. Reproduction PC Astuces - Page 8 sur 11

9 Compacter le fichier PST Faire le ménage dans ses s avec Outlook Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez procéder au compactage du fichier PST afin de réduire une nouvelle fois son occupation sur votre disque dur et en mémoire lors de son utilisation. 1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Paramètres du compte. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l'onglet Fichier puis cliquez sur Paramètres du compte. 2. Ouvrez l'onglet Fichiers de données. 3. Sélectionnez l'élément Dossiers personnels et cliquez sur Paramètres Reproduction PC Astuces - Page 9 sur 11

10 4. Cliquez alors sur le bouton Compresser. 5. Une fois la compression terminée, cliquez sur OK puis sur Fermer. Vous pouvez alors vérifier les gains obtenus en contrôlant de nouveau la taille de votre boite aux lettres. Reproduction PC Astuces - Page 10 sur 11

11 Pour aller plus loin Faire le ménage dans ses s avec Outlook Des remarques, des questions? Fiche mise à jour et commentaires disponibles en ligne sur PC Astuces à l'adresse suivante : Conditions d'utilisation Ce document peut librement être utilisé à but informatif dans un cadre personnel, scolaire ou associatif. Toute autre utilisation, notamment commerciale est interdite. Il ne peut pas être modifié, vendu, ni distribué ailleurs que sur PC Astuces. A propos PC Astuces est un site d'entraide informatique entièrement gratuit. - Des milliers d'astuces et de guides pratiques détaillés pas à pas. - Téléchargez gratuitement des logiciels et des applications testées par nos soins. - Personnalisez votre Bureau avec des milliers de fonds d'écran. - Tous les jours, une newsletter par avec du contenu inédit. - Un problème? Posez vos questions sur notre Forum et obtenez rapidement des solutions efficaces. Reproduction PC Astuces - Page 11 sur 11

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