Application «GEM-FINANCE» Spécifications générales

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1 Application «GEM-FINANCE» Spécifications générales Logiciel: GEM-FINANCE Version : 3.4 Date : 22 février 2007

2 Table des matières Table des matières Le service de développement de GEM-FINANCE Références de clients INTRODUCTION À GEM-FINANCE MENU DE NAVIGATION Navigation dans le menu standard MENU PRINCIPAL Fournisseurs Identification : Livraison / statistique : Statistiques du fournisseur Statistiques de tous les fournisseurs Comptabilité Construction Avis ENTRÉE DES FACTURES Entrées des factures (inscription) : Entrées des factures (suite) : Impression d un chèque : (dans l entrée des factures) Inscription des paiements (chèque manuel) Inscription des paiements ( chèque manuel - suite) Destruction d un paiement (chèque manuel ) INSCRIPTION D UN CHÈQUE IMMÉDIAT Inscription d un chèque immédiat (suite) PAIEMENT PAR DATE D ÉCHÉANCE SÉRIE DE CHÈQUES ANNULER UN CHÈQUE IMPRESSION DES RAPPORTS VISUALISATIONS DES RAPPORTS PROCÉDURES MENSUELLES Chaîne de rapports : Changement de période : Transfert au grand livre Épuration des factures : Impression d étiquettes Activer l impression des étiquettes Transfert annuel des statistiques MAINTENANCE Gestion des compagnies Gestion des mots de passe Gestion des messages Gestion des périodes Information générale Changement fournisseur ADMINISTRATION Configuration des fournisseurs Mise à jour des configurations Mise à jour des bases Mise à jour base rapport Paramètre du système Sécurité des payables Vérification des payables Sécurité multi compagnie...37

3 1. Le service de développement de GEM-FINANCE Les services offerts par l équipe de GEM-FINANCE visent à favoriser : 1. la croissance des revenus, 2. l augmentation de la performance et de la compétitivité de nos clients Références de clients V2V Technologies est fière du succès qu elle a connu au cours des derniers mois travaillant auprès de petites et de grandes compagnies au Québec, Marc Pednaud, Contrôleur chez Revenco, compagnie de construction François Lambert, Comptable chez Métra Aluminium, Daniel Richard, président chez Auvents & Abris Pierre Morin, président chez Encan d autos Transit

4 2. INTRODUCTION À GEM-FINANCE Manuel d informations conçu pour les utilisateurs de logiciels * COMPTABILITÉ ET FINANCE * et de logiciels sur mesure. Vous y trouverez les menus détaillés pour chaque module ainsi que les procédures pour la fermeture mensuelle. Il est certain que les exemples mentionnés dans ce manuel ne se rapportent pas à toutes les compagnies.

5 3. MENU DE NAVIGATION 3.1. Navigation dans le menu standard Toutes les options illustrées ci haut se retrouvent dans tous nos modules afin de standardiser nos menus. 1- Descendre la liste 2- Monter la liste 3- Descendre la liste au dernier 4- Monter la liste au premier 5- Recherche multiple (soit par Nom, adresse, No. de téléphone, code postal, etc.) 6- Positionner : Exemple : Si vous cherchez le fournisseur V2V TECHNOLOGIES appuyer sur la touche (6) positionner et dans le nom inscrire les deux premières lettres (V2) 7- Tous : Revient à l option de départ. 8- Ajouter 9- Supprimer 10- Enregistrer l ajout ou la modification 11- Impression des rapports 12- Quitter le menu

6 4. MENU PRINCIPAL

7 4.1 Fournisseurs Identification : Permet de créer vos fournisseurs soit alpha ou numérique. La longueur maximale du champ est de 8 caractères. Pour créer un fournisseur, appuyez sur et inscrire le numéro. Ensuite compléter les renseignements pour chacun des fournisseurs et quand vous avez terminé, n oubliez pas d enregistrer sinon, l ajout ou la modification ne sera pas acceptée Livraison / statistique : Compléter les champs nécessaires pour l adresse de livraison. No.drop : Cette fonctionnalité a pour but de permettre l impression du chèque par un autre fournisseur déjà existant. Statistique : Dans les fenêtres bleues, ces champs mis à jour automatiquement vous permettront de savoir le total des achats à date pour un fournisseur.

8 4.1.3 Statistiques du fournisseur Permet de visualiser ou imprimer les achats mensuels pour un fournisseur Statistiques de tous les fournisseurs Cette option vous permet de visualiser ou imprimer les statistiques de tous vos fournisseurs et ce pour les 12 mois de l année en cours.

9 4.1.5 Comptabilité Dans les champs : Courant - 30 jours et total CAP, vous y retrouverez l âge des comptes par fournisseur. Limite de crédit : Si vous inscrivez un montant limite, lors de l entrée des factures vous ne pourrez pas dépasser ce montant. Échéance : Inscrire le nombre de jours d échéance pour le paiement de la facture. Type d échéance : A X jour de la facture ( Exemple 7 jours ), ajoutera 7 jours de plus que la date de la facture. A # jour du mois en cours. Ex : si vous inscrivez (15 jours) sur la date d échéance votre facture sera payable le 15 du mois en cours. Nombre de jour de la fin du mois. Ex : Si la facture est datée du 31/03/2006 et que votre échéance était de 3 jours de la fin du mois l échéance de paiement sera le 03/04/2006. NO. Grand Livre : Inscrire le code de grand livre. Cette fonctionnalité vous permettra lors de l entrée des factures de ne pas chercher le code de grand livre car il s affichera automatiquement. TPS-TVQ : Si vous cochez les deux cases lors de l entrée des factures, le calcul des taxes se fera automatiquement. Impression d étiquettes : Vous permet d imprimer l étiquette du fournisseur.

10 4.1.6 Construction Ce module est réservé pour les compagnies de construction. Vous devez inscrire les données personnelles pour chaque fournisseur Avis Module réservé pour les compagnies de construction. Permet d envoyer des avis à certains fournisseurs soit par courriel ou par télécopieur. Sélectionnez le # du fournisseur Inscrire la date du rappel Inscrire l heure du rappel Inscrire le message associé pour ce fournisseur Ensuite appuyez sur l imprimante ou le télécopieur pour votre choix d envoi.

11 5. ENTRÉE DES FACTURES 5.1 Entrées des factures (inscription) : Premièrement pour faire l ajout des factures : Appuyez sur le Inscrire le numéro du fournisseur Inscrire la date de la facture (champ alphanumérique) Inscrire la date d échéance (Date de paiement) Inscrire le numéro de la facture Inscrire le montant total de la facture après taxes Inscrire le numéro de bon de commande si vous en avez un ; Deuxièmement pour inscrire les distributions détaillées de la facture : Dans code de GL, inscrire les numéros de TPS-TVQ-Dépenses (Si vous ne connaissez pas le numéro de code de grand-livre, appuyez sur la loupe et la charte des comptes s affichera, ensuite sélectionnez le # code.

12 5.2 Entrées des factures (suite) : Pour modifier une distribution de facture : Sélectionnez votre facture Appuyez sur Distribution de la facture Choisir la distribution erronée Faire la modification et enregistrer.

13 5.3 Impression d un chèque : (dans l entrée des factures) Possibilité d inscrire un mémo sur le chèque. Impression d un chèque dans l entrée des factures. Cette option vous permet d imprimer un chèque immédiatement à partir de l entrée des factures. Cette option n'est valide que pour payer une seule facture. Si vous avez plusieurs factures à payer pour un même fournisseur, vous devez passer par le Menu Inscription des paiements Inscription de chèques immédiat. Pour imprimer le chèque : Sélectionner la facture Appuyez sur Impression d un chèque Imprimer le chèque en appuyant sur l imprimante.

14 5.4 Inscription des paiements (chèque manuel) Voici plusieurs méthodes pour effectuer un paiement. Inscription d un chèque manuel : Permet d inscrire un paiement à une facture dont le chèque à été fait manuellement afin de mettre le compte à jour ou à zéro. Pour faire l inscription d un chèque manuel : Paiement complet Paiement partiel Inscrire le numéro du fournisseur Inscrire le numéro de banque la date du chèque le numéro du chèque À montant du chèque, mettre le montant du chèque payé Cliquez 2 fois sur la facture pour payer la facture au complet. Inscrire le numéro du fournisseur Inscrire le numéro de banque la date du chèque le numéro du chèque À montant du chèque, mettre le montant du chèque payé Cliquez 1 fois sur la facture et à montant payé, inscrire le montant partiel et appuyez sur pour enregistrer.

15 5.4.1 Inscription des paiements ( chèque manuel - suite) Paiement avec Escompte Inscrire le numéro du fournisseur Inscrire le numéro de banque la date du chèque le numéro du chèque À montant du chèque, mettre le montant du chèque payé Ensuite double cliquez sur la ou les factures à payer Pour terminer, appuyez sur puis ajouter la raison de la différence et le no G/L et pour terminer.

16 5.4.2 Destruction d un paiement (chèque manuel ) Pour détruire un chèque : Sélectionner la facture à gauche Sélectionner sur le paiement à détruire et appuyez sur. * Prendre note que vous ne pouvez détruire un chèque d une période précédente.*

17 6. INSCRIPTION D UN CHÈQUE IMMÉDIAT Inscription d un chèque immédiat : (paiement complet de la facture) Permet de sélectionner une ou plusieurs factures et d imprimer le chèque. 1ER : Inscrire le numéro du fournisseur Appuyez sur Inscrire le numéro de banque Inscrire la date du chèque Inscrire le montant total du chèque Ensuite, double cliquez sur les factures que vous désirez payer au complet Appuyez sur pour imprimer le chèque. Inscription d un chèque immédiat : (paiement partiel) 1ER : Inscrire le numéro du fournisseur Appuyez sur Inscrire le numéro de banque Inscrire la date du chèque Inscrire le montant total du chèque Ensuite, cliquez 1 fois sur la facture et à montant payé inscrire le montant partiel et appuyez sur pour enregistrer.

18 6.1 Inscription d un chèque immédiat (suite) Inscription Inscrire le numéro du fournisseur Appuyez sur Inscrire le numéro de banque Inscrire la date du chèque Sélectionner Paiement automatique Inscrire le montant total du chèque Ensuite vous aurez une validation Répondre OUI Puis imprimer le chèque. Inscription Inscrire le numéro du fournisseur Appuyez sur Inscrire le numéro de banque Inscrire la date du chèque Sélectionner Paiement complet Inscrire jusqu à quelle date vous désirez payer Appuyez sur Faire le paiement Répondre à la confirmation Puis imprimer le chèque.

19 7. PAIEMENT PAR DATE D ÉCHÉANCE Le paiement par date d échéance émet toutes les factures à payer ayant une date plus petite ou égale à la date inscrite. Inscrire le numéro de banque Inscrire la date d échéance Inscrire la date du chèque (date échangeable du chèque) Ensuite appuyez sur : Débuter la sélection Par la suite vous pouvez imprimer une liste des factures à payer. Si vous désirez ôter une facture de cette sélection, double cliquer sur celle-ci et elle se désactivera de votre liste des factures à payer. Pour l impression des chèques : Appuyez sur Impression des chèques.

20 8. SÉRIE DE CHÈQUES Cette fonctionnalité permet de faire une série de chèques pour un même fournisseur. La facture doit être inscrite avant de faire une série de chèque. Prendre note que la dépense sera dans le même mois. Inscrire le numéro de fournisseur Inscrire le numéro de banque Mettre le date Débutant le et Finissant le Inscrire le montant des chèques mensuels Inscrire l intervalle en nombre de jours ou mois Appuyez sur pour imprimer.

21 9. ANNULER UN CHÈQUE Pour annuler un chèque : Inscrire le numéro à annuler Répondre aux trois questions afin d être certain de détruire le bon numéro. N.B. : VOUS NE POUVEZ PAS DÉTRUIRE UN CHÈQUE D UNE PÉRIODE PRÉCÉDENTE.

22 10. IMPRESSION DES RAPPORTS Dans l impression des rapports, vous avez une multitude de rapports. Pour voir le détail de chacun des rapports vous référez en fin de documentation. Pour imprimer chaque rapport, vous devez compléter les champs DE : À : et appuyez sur l imprimante.

23 11. VISUALISATIONS DES RAPPORTS Cette option permet de visualiser ou d imprimer l analyse détaillée d un ou plusieurs comptes fournisseurs. Dans la fenêtre rose, y inscrire votre numéro de fournisseur et la date de fin. Total des comptes à payer : Permet de visualiser ou d imprimer seulement le total des comptes à payer selon la date demandée.

24 12. PROCÉDURES MENSUELLES 12.1 Chaîne de rapports : Permet d imprimer toutes les listes automatiquement sans avoir à les demander une par une Changement de période : Permet de changer de période en cours. Pour ce faire, vous n avez qu à appuyer sur la période voulue et quitter. La période choisie changera de couleur.

25 12.3 Transfert au grand livre Transfert au G/L : Permet de transférer la distribution des factures et des chèques à la comptabilité. Sélectionnez DISTRIBUTIONS ET CHÈQUES et appuyez sur pour le transfert. Vos factures se transfèrent dans le journal 05 et les chèques dans le journal 02 dans la comptabilité Épuration des factures : Épuration des factures : Permet d épurer les factures payées. Quand on fait l épuration, les factures payées se transfèrent dans l historique. Ce qui vous permet de consulter plusieurs années.

26 12.5 Impression d étiquettes L impression des étiquettes : Faire la configuration avec le modèle d étiquettes Avery pour imprimante jet d encre ou laser. Une configuration est suggérée pour vous faciliter la tâche. Ceci sert d exemple. Nom de la configuration d étiquette : inscrire un nom pour vous retrouvez. Nombre de ligne blanche au début : inscrire 4 Nombre de caractères entre les étiquettes : inscrire 10 Nombre de ligne blanche entre les étiquettes : inscrire 0 Nombre de caractère en marge gauche : inscrire 5 Nombre de caractère en marge droite : inscrire 5 Nombre d étiquettes par ligne : inscrire 3 Nombre d étiquettes par page : inscrire 20 Imprimante à étiquettes : sélectionnez l imprimante. Appuyez sur Exit et répondre à la question pour l enregistrement.

27 12.6 Activer l impression des étiquettes Cette option sert à déterminer depuis quelle date le fournisseur n est pas actif. Donc les étiquettes ayant cette date ne s imprimerons pas Transfert annuel des statistiques Le transfert des statistiques a pour but de prendre tous les achats par mois par fournisseur de l année en cours et de les transférer dans l année précédente. Vous devez faire ce transfert à la fin de votre période 12 avant la fin d année.

28 13. MAINTENANCE 13.1 Gestion des compagnies Permet de créer, modifier les informations pertinentes pour la compagnie tels que : Le nom, l adresse, les numéros de taxes et % de la TPS-TVQ.

29 13.2 Gestion des mots de passe La maintenance des mots de passe est utilisée pour restreindre certains employés à des modules dont ils ne peuvent travailler. Vous devez déterminé si l employé à droit à : Permission de consultation seulement Permission complète Aucune permission Et enregistrer selon le module désiré avec un mot de passe par employé.

30 13.3 Gestion des messages La gestion des messages permet de déterminer soit sur le bon de commande ou la facture un message précis en bas de page. Sélectionner le bon de commande ou facturation et inscrire le message voulu et. Le message peut être modifié à n importe quel temps.

31 13.4 Gestion des périodes La maintenance des périodes détermine les mois de l année financière par compagnie. Pour faire la maintenance : Appuyez sur A période inscrire : 01 A date de début inscrire : le début et la date de fin de la 1 er période Appuyez sur Reconstruction automatique et les 12 périodes seront créées. Transfert au GL : Permet de bloquer les transferts des auxiliaires des comptes à payer au grand livre au cas ou la période comptable serait fermée.

32 13.5 Information générale Ces informations ne changent que très rarement. Elles sont mises à jour lors de la première installation. En voici la définition pour chacune : Configuration des chèques : Permet de déterminer à quelle ligne s imprimera l adresse, la date, le montant du chèque et autres sur le chèque. Configuration étiquettes : Voir l annexe 12.5 pour le détail. Configuration courriel : Inscrire votre adresse SMTP et appuyez sur OK. Imprimante à chèque : Sélectionner l imprimante pour l impression de vos chèques. Imprimante à rapport : Sélectionner l imprimante pour l impression de vos rapports format lettre. Imprimante paysage : Sélectionner l imprimante pour l impression de vos rapports format paysage. Imprimante à fax : Sélectionner l imprimante pour l impression de vos télécopies.

33 Configuration formulaire des chèques: Renseignements pour les nouveaux formats de chèques. Configuration des périodes : Permet la consultation des périodes de l an précédente ou en cours. Nombre de digits du fournisseur : Détermine la longueur du numéro de vos fournisseurs. (Si vous choisissez 5 digits, tous vos #fournisseurs auront 5 de long.) (Ex : PUR01) Formater le numéro de facture : Le formatage des numéros veut dire que l ordinateur ajoutera X nombre de zéro avant le numéro de facture. (Ex : #fact : après ) Analyse avec numéro de projet : Si vous cochez, vous aurez l analyse des comptes à payer avec le # projet. Analyse avec colonne cumulative : Imprimera sur l analyse une colonne avec le cumulatif. Âge des comptes avec retenue : Imprimera l âge des comptes à payer avec retenue. Valide pour construction Âge des comptes avec projet : Imprimera l âge des comptes à payer avec # projet. Valide pour construction. Activer module construction : Si vous activez ce module, lors de l entrée des factures ou autres, il posera certaine question se rapportant au coût de contrat. Escomptes : Indiquer le numéro de code GL de l escompte sur achat, pour le transfert à la comptabilité. Comptes à payer : Indiquer le numéro de code de GL du compte à payer, pour le transfert à la comptabilité. TPS : Indiquer le numéro de code de GL de la TPS, pour le transfert à la comptabilité. TVQ : Indiquer le numéro de code de GL de la TVQ, pour le transfert à la comptabilité. No. Chèque : Vous indique à quel numéro de chèque vous êtes rendu.

34 Faire de l escompte : Si vous cochez, lors des paiements par date d échéance ou autre, l ordinateur va créer une facture escompte qui sert de pièce justificative ou aide mémoire. Numéro de banque : Inscrire le numéro de banque (01) dans lequel vous faites la conciliation bancaire. Âge des comptes : Inscrire l intervalle ( jours) pour le calcul de l âge des comptes. Calcul de l analyse : Sert à calculer soit aux jours ou au mois selon l âge déterminé. Activer clé trie de fournisseur : Permet de faire une recherche dans la maintenance des fournisseurs. Échéance : Inscrire le nombre de jour qui servira selon le type d échéance choisi. Type d échéance : 1- A x jour de la facture 2- Au dernier jour du mois 3- Au # de jour du mois suivant 4- Au # de jour deux mois suivant Sélectionnez pour chaque fournisseur le type d échéance. Date excédent l année financière : Permet d utiliser les comptes à payer même si vous dépassez votre année financière. Vous avez qu à inscrire le nombre de mois de plus.

35 13.6 Changement fournisseur Changement de fournisseur permet de changer le numéro existant par un autre non existant. Prendre note que l historique du fournisseur suivra.

36 14. ADMINISTRATION 14.1 Configuration des fournisseurs La configuration des fournisseurs permet de déterminer les champs et la longueur de chacun. Ordinairement ces champs sont créés avant l installation du programme par le technicien informatique Mise à jour des configurations Si vous avez une mise à jour à faire de l option 14.1, assurez-vous d être seul dans le système Mise à jour des bases Cette fonctionnalité vous permet de mettre à jour votre station informatique avec la dernière version du logiciel à date. Si vous avez plusieurs postes, il faut le faire à chacun Mise à jour base rapport Cette fonctionnalité vous permet de mettre à jour votre station informatique avec la dernière version des rapports imprimables Paramètre du système La maintenance des paramètres vous donne le choix de : Changer la couleur de fond du logiciel, panneaux, entêtes,etc. Appuyez sur la loupe Choisir la couleur désirée et appuyez sur OK.

37 14.6 Sécurité des payables La sécurité des payables est utilisée pour restreindre certains employés à des modules dont ils ne peuvent travailler. Vous devez déterminé si l employé à droit à : Permission de consultation seulement Permission complète Aucune permission Et enregistrer selon le module désiré avec un mot de passe par employé Vérification des payables La vérification des payables permet de faire une mise à jour de votre fichier factures et fichier chèques à savoir s il y a des doublons ou autres anomalies. Vous pouvez faire cette étape à plusieurs reprises, vous n avez qu à répondre à la question : 14.8 Sécurité multi compagnie La sécurité multi compagnie est utilisée pour déterminer les mots de passe par compagnie et restreindre certains employés à des modules dont ils ne peuvent travailler. Sélectionnez l utilisateur à gauche Cochez les numéros de compagnies à restreindre pour chaque utilisateur.

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