SYNDICAT DE COPROPRIETE RESIDENCE DU PARC DE LA NOUE BAT 5 93 BAGNOLET

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1 SYNDICAT DE COPROPRIETE RESIDENCE DU PARC DE LA NOUE BAT 5 93 BAGNOLET DIAGNOSTIC FINANCIER ET DE GESTION EXERCICE 2003 RÉALISÉ PAR M JOSE BRAYANT ET BERNARD BEAUCOURT AVEC LE CONSEIL SYNDICAL LE 22/10/ 2004 ET LE 15/12/2004 AU CABINET GESTRIM SA AGENCE GESTRIM GARE DU NORD ARC - J.B. 05/09/08 Page 1

2 Avant-propos Le contrôleur a été accompagné dans son travail d'audit par Monsieur LITCHLE, Président du Conseil syndical. Le lecteur trouvera en annexe I les éléments constitutifs de la copropriété, la nature du contrôle demandé et la liste des pièces fournies. Les pièces demandées au syndic ont été fournies. La Gestionnaire, Madame AMZALLAG, le Directeur Juridique et Principal de copropriétés, M. Garaboss et le Comptable, Monsieur Kouvtanovitch et le personnel du cabinet ont apporté les réponses aux questions posées. L'immeuble date des années La copropriété (48 lots) est gérée depuis très longtemps par le cabinet GESTRIM-BEAUVOIS. Toutefois, la copropriété a subi, au gré des rachats du cabinet, une grande instabilité dans les effectifs avec notamment 2 années d'un grand flou, préjudiciable à la copropriété. Ce manque de rigueur du syndic l'a amené à gérer la copropriété SANS MANDAT depuis au moins l'année En effet, le dernier mandat du syndic a été voté à l'assemblée générale du 23 Janvier 2001 pour une durée d'un an (point 8) et "en tout état de cause, jusqu'à l'assemblée générale ordinaire annuelle qui aura à délibérer sur les comptes arrêtés au 30 juin 2001". L'assemblée générale ayant justement pour objet l'approbation de ces comptes arrêtés au 30 juin 2001 a été convoquée pour le 13/12/2001. Les comptes ont été approuvés (aux dire du Président du Conseil syndical). Il semble que le PV n'a jamais été diffusé. Il n'a pas été communiqué à l'auditeur. L'assemblée générale suivante n'a été convoquée que le 2/03/2004. Ainsi le syndic actuel gère la copropriété sans mandat depuis 3 ans. Les comptes sont tenus par période du 1 er Juillet au 30 Juin. Les comptes de l'année 2000 (arrêtés au 30 juin 2000) ont été approuvés lors le l'assemblée générale du 23 Janvier L'assemblée générale du 2 mars 2004, irrégulièrement convoquée par le syndic sans mandat, traite de l'approbation de l'exercice 2002 (du 01/07/2001 au 30/06/2002) et des comptes de l'exercice 2003 (du 01/07/2002 au 30 juin 2003). La copropriété fait partie d'un ensemble immobilier comportant 7 bâtiments et des entrepôts. Chacun des bâtiments est géré dans le cadre d'un syndicat secondaire. Le syndicat principal gère aujourd'hui partiellement le chauffage et l'eau chaude sanitaire (sauf le bâtiment concerné par ce rapport), l'eau froide, les parkings et les espaces verts. Le syndicat secondaire est imbriqué avec le bâtiment 4, constitué également en syndicat secondaire (229 lots principaux) dont le mandat de gestion est accordé à LOISELET DAIGREMONT. Rappelons que la gestion de l'eau a été modifiée par l'introduction d'un mode de facturation par bâtiment depuis fin août 2003 (sauf pour le bâtiment 7 qui est complètement autonome). Les premières factures sont arrivées en novembre Pour autant, il ne s'agit pas d'une individualisation des contrats d'eau, comme nous pourrions le croire au sens de l'art. 93 de la loi SRU (loi n du 13/12/2000). En effet, le projet de convention préalable à cette facturation par bâtiment, qui semble n'avoir jamais été signé, ne dégage pas le syndicat principal et les autres bâtiments en cas de non paiement d'une facture sur l'un d'entre eux. Elle connaît par ailleurs un taux d'impayés de charges sur le secondaire de 62%, ce qui la place dans la catégorie des copropriétés en difficulté. Aussi, un travail important de suivi des débiteurs par le syndic et de formation du Conseil syndical au suivi des procédures s'avère nécessaire. L'analyse des impayés est réalisée par une autre équipe d'auditeurs de l'arc La mobilisation de tous les membres du Conseil syndical n'est pas à la hauteur des enjeux du syndicat secondaire. M. Litchlé, le Président, semble ne pas avoir de collègues susceptibles de s'investir. Cette ARC - J.B. 05/09/08 Page 2

3 situation est préjudiciable à tous. De même, les mouvements de personnels chez le syndic n'ont pas favorisés la continuité de gestion. A partir des comptes fournis à la date de l'audit, le présent diagnostic s'est attaché à : Réaliser une étude des évolutions de charges entre les exercices 2003 et 2004 ; Faire une analyse des comptes de charges ; Faire une analyse de la situation des dettes et créances ainsi que la situation de trésorerie ; Examiner les dettes des copropriétaires (effectué par Valérie Kauffmann) Faire des préconisations. I. Analyse de l'évolution des charges entre les exercices 2002 et 2003 L'évolution de charges par rapport à l'exercice précédent se présente comme suit : Les comptes de l'année 2001 n'ont pas été repris, l'auditeur ne disposant pas du relevé général des dépenses. De plus, le tableau global joint à la convocation comporte de nombreuses incohérences. Les comptes de l'année 2002 sont pour partie retracés en Francs et en Euros, justifiés au trimestre. Le relevé général des charges comporte un ajustement du fonds de roulement diminuant artificiellement les charges de alors qu'il s'agit d'un ajustement de trésorerie qui aurait pu être recrédité directement aux copropriétaires pour plus de clarté. Le relevé du dernier trimestre ne comporte pas de facturation d'eau. Compte tenu de ces éléments, les comparaisons à ce stade sont hasardeuses et doivent être rendues cohérentes. Ainsi l'eau est proratisée sur l'année et l'ajustement du fonds de roulement enlevée du comparatif présenté ci-dessous. L'évolution de charges par rapport à l'exercice précédent se présente comme suit, la colonne 2002 concernant l'exercice du 01/07/2001 au 30/06/2002 et la colonne 2003 concernant l'exercice du 01/07/2002 au 30/06/2003 : 2002 ( TTC) 2003 ( TTC) 2003% Évolution 2002 /2003 Dépenses chauffage , ,03 47,5% -9,7% Eau Froide , ,70 17,2% 54,7% Gardien , ,44 16,8% 13,9% Dépenses générales , ,26 14,0% 6,0% Dépenses ascenseurs 7 150, ,72 4,5% 12,5% Total , ,15 100% 4,5% La colonne % 2003 nous indique le poids de chaque poste par rapport au coût total de l exercice Les postes sont présentés par ordre décroissant d importance. La colonne "Évolution" du tableau nous indique les taux d'augmentation les plus élevés par rapport à l'exercice précédent. Notons que les relevés de charges sont difficiles à comprendre par le fait que les rubriques récupérables et non récupérables présentent chacune leurs quotes-parts de charges. Il faut donc reconstituer le total pour pointer les factures! Il est donc préférable de travailler sur une synthèse. Le budget de l'exercice 2003 n'a jamais été voté. On espère qu'il a été ratifié à l'ag du 16/12/2004. En effet aucune assemblée générale ne s'est tenue depuis celle du 23 janvier 2001 qui a adopté un budget pour la période du 01/07/2000 au 30/06/2001. Ce dernier budget voté était de F soit 87581,96. ARC - J.B. 05/09/08 Page 3

4 L'auditeur, devant cette situation paradoxale, a réalisé un comparatif des dépenses de 2003 (du 01/07/2002 au 30/06/2003) avec le budget voté le 2 mars 2004 pour la période du 30/06/2003 au 30/06/2004. L'exercice est marqué par un dépassement de 36,2 % (179600,15 / ) du budget prévisionnel voté à l'assemblée générale du 2/03/2004 de , dépassement de 47700,15. Le budget pour l'exercice en cours du 01/07/2003 au 30/06/2004 a été adopté lors de l'assemblée générale du 02 Mars 2004, c'est-à-dire 3 mois avant la fin de l'exercice et aucun budget n'est voté pour l'exercice en cours à la date de rédaction du rapport. Les comptes provisoires pour la période du 01/07/2003 au 30/06/2004 ont été fournis et ont été soumis à l'assemblée générale du 16/12/2004. Les comptes comprennent, la facture de toute l'année 2003, à savoir ,45 auxquels s'ajoutent les factures d'eau de Octobre 2003 à avril 2004 pour 8 530,83. L'estimation d'eau sur une année est de 5000 m3 : les comptes 2004 comportent en réalité m 3. Par ailleurs le salaire du gardien a fortement baissé à compter de septembre Le chauffage est comptabilisé pour environ (rappel: ,83 lors des comptes précédents) et, cette fois, l'eau chaude sanitaire n'apparaît pas. La gestion de ce bâtiment, une fois encore, apparaît totalement ératique : aucun copropriétaire ne peut y retrouver son compte. Nous observons que le réalisé est en augmentation de 4,5 % ( ,15 / ,15 ) par rapport au réalisé de l'exercice précédent de ,15, soit Le coût de l exercice (eau privative comprise) rapporté à chaque lot principal est en moyenne de TTC (48 lots), ce qui est très élevé par rapport aux éléments d équipement et de gestion de la copropriété. De plus, les copropriétaires doivent également contribuer aux charges du syndicat principal, non reprises ici! Les trois premiers postes du tableau représentent plus de 81 % des dépenses de l'exercice (colonne "2003 %"). C'est donc sur ces postes qu'il faut centrer prioritairement l'analyse. II. Analyse des comptes de charges Précisons en introduction, concernant le syndicat principal, qu'un jugement du 2 juillet 2003, non frappé d'appel, précise une nouvelle répartition des charges de trois postes relatifs à la sécurité : 1. Gardiennage : Contrat avec la société de gardiennage (géré par le SDC principal) : Contrat de gardiennage : 48 % pour le SDC Principal et 52 % pour le bâtiment 4 ; Service de Maître chien : 65 % pour le parc de stationnement, % pour les entrepôts, % pour la dalle et 6.67 % pour le bâtiment 4 ; Contrat de travail du Chef d'équipe IGH (géré par le bâtiment 4) : 55 % pour le bâtiment 4 et 45 % pour le SDC Principal. 2. Ilot de sécurité (géré par le Syndicat principal) : 1. Réparti entre tous les copropriétaires du syndicat principal 3. Box et emplacement pour voitures (géré par le SDC principal) : Charges relatives aux parties communes : réparties entre tous les emplacements de voitures au prorata de leurs quotes-parts de charges générales ; Charges relatives aux équipements : réparties entre tous les emplacements de voitures à raison d'un tantième. ARC - J.B. 05/09/08 Page 4

5 Précisons que le jugement a été notifié à la partie adverse, composée d'un collectif de copropriétaires. Signalons enfin que le règlement de copropriété à été complété par ces dispositions, conformément au jugement par publication à la conservation des hypothèque le 6 juillet 2004, ce qui rend la décision opposable aux tiers. De l'analyse des factures et contrats effectuée avec le Président du Conseil Syndical, il ressort les points suivants : Chauffage et réchauffement ECS C'est la premier poste de dépense de la copropriété: , soit 47.5% des dépenses de 2003 (au 30/06). Le syndic déclare que durant 2 années, la SDCB n'a pas adressé ses factures et qu'en conséquence, les comptes des années 2000 (fin au 30/06) et 2001 (fin au 30/06) ne comportent aucune charge de chauffage. De son côté, la SDCB reconnaît dans sn courrier du 06 juillet 2004 qu'un problème informatique a engendré une facturation retardée pour la période de janvier 2000 à mars Ceci n'est pas cohérent avec les constats réalisés sur d'autres bâtiments où la SDCB a facturé des acomptes, rendant la régularisation moins douloureuse pour les copropriétaires, ce d'autant plus que des provisions auraient dû être faites par le cabinet Gestrim. Cela démontre le caractère hasardeux de la comptabilisation des factures du syndicat secondaire. Il en résulte une dette d'environ à la mi décembre 2004 (après les versements de 8000 et de de janvier 2005), le montant exact faisant l'objet d'ajustement entre la SDCB et le Comptable. Le bilan arrêté au 30/06/2004 faisait quant à lui état d'une dette de De son côté, la SDCB refusait la livraison de chaleur dans son courrier du 11 octobre 2004 sur la base d'une dette de TTC. Cette dette est d'autant plus ennuyeuse que les vendeurs ont fait l'objet d'appels de provisions insuffisantes auprès des notaires au moment des ventes pour couvrir les quotes-parts finalement dues. Cette erreur est imputable au syndic, et à lui seul. Pour couvrir cette erreur, le cabinet a négocié avec la SDCB un avoir sur la facturation correspondant au groupe de copropriétaire arrivés après le 1 er avril 2001 : le groupe Élyo proposerait que les copropriétaires arrivés après le premier trimestre 2001 (à partir du 1 er avril 2001) voient leur créance vis à vis de la SDBC annulée ; Les propriétaires résidants antérieurement au 1 er avril 2001 et présents depuis 1999 verraient leu créance vis à vis de la SDCB échelonnées selon un calendrier à définir. Le problème est que le courrier du 11 octobre 2004 de la SDCB fait le constat que la liste des copropriétaires vendeurs transmise par le cabinet Gestrim est inexploitable et sans aucun justificatif Finalement un avoir global et forfaitaire de 20 % semble accepté par le chauffagiste. Le président du conseil évoque que le rattrapage de ces factures a été fait dans le cadre de 8 appels "Travaux chauffage" pour ( Francs), cette somme étant le résultat des TTC dus à la SDCB diminuée d'une provision "Eau froide" de ( Francs) proposée par l'ancienne Gestionnaire, Madame Bourgès. Nous en trouvons trace à la fois dans la résolution n 16 de l'ag du 13/12/2001. Elle a été appelée à partir du 4ième trimestre 2001, mais on ne sait pas exactement auprès de qui pour les ventes (imputée aux comptes des copropriétaires vendeurs ou des acquéreurs). Dans la 11ième résolution de l'ag du 02 mars 2004, nous apprenons que finalement, le retrait de n'était pas justifié, s'agissant d'une charges sur facture et non pas d'une provision Il convient donc de l'appeler. ARC - J.B. 05/09/08 Page 5

6 Ce dysfonctionnement, à mettre sur le compte de la mauvaise gestion du syndic et de la SDCB a bel et bien été pénalisée la copropriété : comment expliquer à un copropriétaire qu'il doit régler la valeur de 3 années de chauffage et que le syndic a réussi à se dégager des montants à réclamer aux vendeurs de 2000 et 2001!!! Les coûts du chauffage baisse en 2003 de 9.7%. Toutefois les comptes de l'année 2002 ne comportent que 11 factures de combustible mais 14 factures d'eau chaude sanitaire. Le syndic doit veiller à imputer 12 factures, celles de l'exercice. Ce constat démontre là encore le manque de rigueur dans la gestion de ce poste. R1C / RFA énergie : Nous constatons qu'il manque le mois de juin 2003 dans les factures imputées sur l'exercice. La puissance souscrite pour le chauffage est de Kw dans la police d'abonnement signée le 1er juillet Signalons que l'avenant 1 signé le 22/12/2003 par Gestrim ne prévoit pas le ralenti de nuit, comme cela est le cas pour l'igh par exemple. La nouvelle police d'abonnement du bâtiment 5, signée en Juillet 2004, fait état d'une remise commerciale pour les exercice et , par anticipation aux améliorations qui seront apportées aux bâtiments. 1 L'énergie consommée pour le chauffage par le bâtiment 5 a été en 2003 et selon la SDCB de 754 Mwh pour 2210 DJU. Comparativement, pour l'eau chaude sanitaire, il faut environ 104 kwh2 d'énergie pour réchauffer 1 m3 d'eau chaude sanitaire. Le syndicat secondaire en a consommé m3, nous avons donc une consommation de 315 Mwh. L'énergie pour le chauffage représente environ 58.2 % de l'énergie totale fournie par la SDCB, ce qui est déséquilibré puisqu'il faut considérer que la quantité d'énergie affectée au chauffage doit être environ les 2/3 de la consommation d'énergie totale. Le coût du Mwh TTC a été, pour 2003, de TTC, soit un montant de TTC pour le chauffage. Le coût moyen estimé du m² chauffé par an et par saison est d environ 5.40 à 6.10 pour le R1 / R2 TTC. La surface étant d'environ m² de laquelle il convient de retirer environ 20 % pour les parties communes non chauffées, nous avons environ m² chauffés. Avec ce calcul, nous arrivons à / m2, ce qui est extrêmement élevé. Le coût du chauffage est trop élevé. Cela tient à la fois à la mauvaise enveloppe thermique du bâtiment, mais également au coût de l'énergie facturée par la SDBC. R1 ECN eau chaude sanitaire La puissance souscrite pour l'eau chaude sanitaire est de Kw dans la nouvelle police d'abonnement signée le 1er juillet Une remise commerciale est prévue (voir poste chauffage). La consommation globale d'eau chaude sanitaire sur a été de 3030 m3 pour 48 lots, soit m3 / lot en moyenne, ce qui est très important, mais peu s'expliquer par l'occupation. Elle est trop importante par rapport à la consommation globale puisqu'elle en représente presque 47 % au lieu d'un peu moins de 1/3 généralement admis. Le syndicat secondaire n'est titulaire d'aucun contrat de fourniture d'eau froide destinée à fournir de l'eau chaude (réchauffeurs) avec la CGE. En effet, seul le compteur n en Z1 est utilisé pour préparer de l'eau chaude sanitaire pour les bâtiments 4 et 5 (échangeur commun). Ce contrat est géré par 1 Remise "d'un montant qui calculé pour plafonner le coût du chauffage et de l'eau chaude sanitaire à 75 % du coût total constaté en 2003, soit HTVA pour 754 Mwh de chauffage et m 3 d'eau chaude sanitaire. Ce montant sera ajusté des consommations effectivement constatées et des ajustements du tarif de vente de la chaleur selon les conditions économiques." 2 C'est l'indice "e" ou "q" quantité d'énergie théoriquement nécessaire pour assurer la production et la distribution de 1 m3 d'ecs à 55 ± 5 au point le plus éloigné. ARC - J.B. 05/09/08 Page 6

7 le syndicat principal. Cette gestion par le principal devait cesser dès que la séparation définitive des réseaux eau chaude des deux bâtiments. En effet, sous la gestion Villa, le syndicat principal a engagé une prestation d'individualisation de ces réseaux pour permettre une individualisation du bâtiment 5 qui aurait alors souscrit un contrat d'eau à son nom et le syndicat secondaire du bâtiment 4 aurait alors repris le contrat actuel. Ces équipements sont en place mais n'ont jamais été raccordés par le fait que Villa aurait engagé cette prestation sans être décidé par l'assemblée générale. La prestation aurait été payé, mais jamais appelée auprès des copropriétaires. Elle reste donc en compte d'attente du principal pour environ Cette consommation est facturée au principal qui la répercute aux deux syndicats secondaires à hauteur de 1/3 pour le bâtiment 5 et 2/3 pour le bâtiment 4 (justification de cette règle non trouvée). Cette consommation correspond pourtant à 70 appartements du bâtiment 4 et 48 appartements du bâtiment 5, soit une proportion de % pour le bâtiment 5. Les deux bâtiments ne parviennent pas à s'entendre sur la répartition. En 2003 nous notons une consommation totale sur ce compteur de 5513 m 3.pour un montant de TTC, apparemment de janvier 2003 (date de changement de ce compteur) au 20 octobre Enfin, nous nous demandons s'il y a une relation entre l'eau froide consommée en amont de l'échangeur (payée par le syndicat principal) et l'eau Chaude Sanitaire facturée en aval (chaque Syndicat secondaire). Les factures R1 ECN Eau chaude sanitaire SDCB adressées au cabinet Gestrim font également état explicitement de 3 compteurs de facturation (différents de l'unique compteur d'eau froide) dont l'un en Z1 par le bâtiment 4 et 5. Le réchauffement de l'eau froide de ce compteur est donc facturé au bâtiment 4 et au bâtiment 5, chacun selon un ratio spécifique : 18.8 % du total de la facture des bâtiments 4 et 5 (les trois compteurs) au bâtiment 5 et % au bâtiment 4! Le bâtiment 5 paie donc, à travers ses 18.8 %, % du coût du réchauffement de l'eau du compteur commun. La SDCB interrogée sur ce point, nous fait savoir par l'intermédiaire de M. Douvry qu'il s'agit d'une "répartition contractuelle". Il n'a été constaté dans la police d'abonnement aucune clause de répartition contractuelle. Les bâtiments ne savent pas non plus. Ce point reste sensible. On comprend pourquoi le cabinet Villa voulait individualiser. Le syndicat secondaire facture le réchauffement de l'eau chaude sanitaire aux copropriétaires non pas au coût de revient, mais à un coût unique de 4.80 TTC / m 3. Le seul coût du réchauffement de l'eau facturé par la SDCB, qui ne peut être calculé faute de chiffres fiables, doit être, sur la base du calcul effectué pour le bâtiment 4 de 4.78 HT, soit 5.71 TTC au 1er juillet Il faut logiquement y rajouter : Le coût de l'eau froide réchauffée (3.13 / m 3 ) ; une quote-part de la Redevance forfaitaire annuelle (RFA) d'environ 0.62 / m 3 ; Une quote-part de l'entretien (P2) ; Une quote-part de l'entretien des surpresseurs d'eau chaude ; Une quote-part d'électricité dont la consommation n'est pas gérée par le bâtiment 5, mais au niveau du syndicat principal. Comme nous le voyons, le coût du réchauffement de l'eau chaude sanitaire répercuté sur les copropriétaires dans le cadre des charges privatives est sous-estimé, constituant un transfert vers le poste du chauffage qui lui est réparti aux tantièmes chauffage. Cette situation est d'autant plus inquiétante que les copropriétaires attentifs ont plus prise sur leur consommation facturée d'eau chaude que sur la répartition aux tantièmes du chauffage. L'injustice se double donc d'une dépossession d'un moyen de maîtrise des charges. Conclusion : La consommation d'eau chaude est trop importante : elle doit absolument baisser pour revenir à 1/3 maximum de la consommation totale d'eau du bâtiment ; ARC - J.B. 05/09/08 Page 7

8 Le coût de l'eau chaude sanitaire est trop faible : il faut le calculer chaque année en fonction d'éléments objectifs votés en assemblée générale dans le respect du règlement de copropriété ; L'évaluation de l'eau chaude résiduelle, différence entre l'eau froide facturée par la CGE sur le compteur en sous-station (géré par le syndicat principal) et l'eau récupérée sur la somme des divisionnaires n'est pas clairement identifiée : il est nécessaire de surveiller ce résiduel en partant de date des relèves identiques (CGE, SDCB et CIS) ; P2 entretien La maintenance P2 est assurée par l'entreprise Brisset pour tous bâtiments, gérée par le syndicat principal. Le coût est réparti sur le principal, les secondaires, les entrepôts et le centre Toffoletti (bâtiment 7 à part). Il est arrivé que Madame Bourgès prenne l'initiative de faire effectuer des travaux en sous-station, immédiatement dénoncés par le Pt du Conseil syndical, dont e coût n'a jamais été récupéré. Eau Ce poste est le deuxième de l'ensemble de dépenses avec 17.2% des dépenses, en hausse de 54.7 % sur 1 an par le jeu d'un trimestre manquant dans l'exercice Historique N'oublions pas qu'avant les premières factures d'eau CGE personnalisée de novembre 2003 (hors bâtiment 7 déjà autonomisé et surpresseurs), les contrats de charges d'eau froide, étaient gérées par syndicat principal pour le compte des bâtiments. Ces contrats faisaient l'objet d'une option Grand compte permettant une réduction de 20 % sur le prix de l'eau HT. Cet avantage a été perdu dans le cadre de la facturation par bâtiment (qui n'est pas une vraie individualisation, apparemment impossible), ce qui est injuste puisque la solidarité des bâtiments est par ailleurs maintenue par la CGE. Ainsi, le coût moyen TTC du m 3 est passé de 2.88 en à 3.20 en , soit 11 % de hausse! Les dépenses d'eau froide faisaient l'objet d'une répartition très spéciale : 1- Les factures d'eau étaient toutes reçues par le syndicat principal. Les provisions d'eau étaient appelées à chaque copropriétaire sur la clé des charges générales de chaque bâtiment (qui est heureusement la même que la clé des charges générales du syndicat principal) ; 2- Les copropriétaires payaient donc ces charges au syndicat principal ; 3- Lors de la régularisation de ces charges d'eau, les syndicats secondaires imputaient au débit du compte de chaque copropriétaire du bâtiment concerné la consommation réelle d'eau (froide et chaude) consommée, sur la base des relevés de compteurs divisionnaires effectués par la Gardienne. 4- Puis ce même syndicat secondaire créditait dans sa comptabilité un compte de charges du montant de la somme des divisionnaires, sur la base d'un coût du m 3 d'eau froide qui, normalement, devait être fourni par le syndicat principal, sur reddition de l'ensemble des factures (coût total TTC / nbre de m 3 total facturés) ; Pour compliquer la situation, mentionnons que le SDC principal est en année civile et que le bâtiment 4 arrête ses comptes au 30 juin! Par ailleurs, le sort du compteur général n R201FH de la rue de la Noue (source A) n'est pas réglé : celui-ci alimente, selon la CGE, trois réseaux secondaires d'eau froide surpressée pour l'eau froide et l'eau chaude sanitaire. Il est toujours actif et la prise en charge de la différence entre le cubage de ce compteur et la somme des 24 divisionnaires est quérable auprès du SDC principal (factures non repérées). Trois autres compteurs généraux sont répertoriés pour les surpresseurs incendie de IGH, les bornes incendies Activités - entrepôts et dalle et enfin les sprinklers voies 110,5 et 105. ARC - J.B. 05/09/08 Page 8

9 Enfin, la source B, rue Ch. Delescluze alimente en directe 4 autres compteurs (Bâtiment 7, Ilôt R, Sprinklers voies 110,5 et 105 et Bornes incendies. Situation du bâtiment 5 Par ailleurs, les comptes de l'année 2002 ont été fournis au trimestre, sans récapitulatif. C'est au 1 er juillet que la copropriété passe en gestion provisionnelle et c'est à partir de ce moment que la gestion de l'eau devient difficile à contrôler. Le dernier trimestre ne comporte pas de consommation d'eau (froide et eau chaude sanitaire), les 3 autres indiquent une consommation de m3 (d'eau froide). Il est impossible aux copropriétaires d'avoir une idée précise des consommations et surtout d'apprécier à leur juste valeur les niveaux des appels de charges. On peut estimer la consommation de l'année 2002 à 6478 m 3. La consommation d'eau indiquée aux comptes 2002 n'est que la seule consommation privative. La consommation facturée en 2003 est supérieure de 23%. Les comptes de l'année 2003 (au 30/06/2003) indiquent une consommation privative totale (eau froide et eau chaude) de m3 (année décalée par rapport au principal). Celle-ci recouvre le cubage du compteur CGE n , dont la consommation sur factures de l'exercice civil 2003 est de 4530 m3, ainsi que la consommation du compteur n en Z1, déjà présenté dans l'étude du poste de l'eau chaude sanitaire, dont nous savons qu'il est imputé par le principal à hauteur de 1/3 pour le bâtiment 5. Rappelons que sa consommation a été de m3 entre janvier et le 20 octobre 2003, soit environ m3 / an avec une quote-part de 1/3 : nous avons donc au bas mot m3 d'imputés au bâtiment 5 par le principal. La consommation globale serait donc de m3 ( ) en base annuelle. Aucun des 2 abonnements CGE relatifs à l'alimentation du bâtiment 5 ne fait l'objet d'un contrat Grand compte, bien que la consommation journalière est de m3 alors que le syndicat secondaire bénéficiait de cet avantage dans la configuration précédente. Il faut absolument revenir sur ce point et négocier un forfait avec la CGE. La consommation globale moyenne est d'environ 140 m 3 / lot, ce qui est très important. En effet, il faut compter environ 30 m3 par an et par personne en appartement. Un effort de sensibilisation doit être faite pour ramener la consommation globale à 110 m 3 / lot Relevés de compteurs Le relevé des compteurs d'eau n'est pas réalisé au même moment que le relevé du compteur de l'immeuble. Ainsi, alors que les comptes pour le 30/06/2004 sont quasi arrêtés, les relevés des 96 compteurs d eau froide (et autant pour l'eau chaude) ne sont pas faits à la date du contrôle 3. Il s'en suit aujourd'hui une surestimation des consommations d'eau privatives et en conséquence une sous estimation de l'eau résiduelle à la charge de la copropriété. De plus, les comparaisons de consommations sur plusieurs exercices sont hasardeuses. Il faut exiger que l'ensemble des relevés (général et divisionnaires) s'effectue dans la même semaine. Notons enfin que sur l'exercice sont passés les factures de location entretien des compteurs de 2001, 2002 et 2003! Il vaut mieux être vendeur qu'acquéreur sur le bâtiment 5. Personnel d'immeuble C'est le 3ième poste de dépenses de la copropriété avec , représentant presque 16.8 % du coût de l'exercice Cette prestation n'est pas au contrat de la société des Compteurs, celle-ci ne prenant en compte que la location et l'entretien. Les compteurs sont donc relevés par le personnel. Notons que l'absence de la TVA sur le relevé des dépenses ne permet pas de contrôler le taux appliqué pour cette prestation. Il est rappelé que l'entretien est au taux de 5.5 % alors que la location et la relève sont à 19.6 %. ARC - J.B. 05/09/08 Page 9

10 Le syndicat secondaire emploie depuis le 06 septembre 1984 une Gardienne, Madame Marques, catégorie B, coefficient 255. Un avenant en date du 3/02/1995 fixe cette quotité à 89% au lieu de 87 % antérieurement. pour un taux d'emploi de 89 %. Ses tâches concernent la surveillance des ascenseurs, la surveillance pendant l'exécution des tâches, la perception des charges, le nettoyage et la sortie des ordures ménagères et la distribution du courrier Les fiches de paie ont été vérifiées. Deux remarques sont à formuler : La gratification de 13ième mois, prévue par l'art de la convention collective nationale du travail des gardiens, concierges et employés d'immeubles, ne doit pas prendre en compte la prime de tri sélectif comme cela est calculé actuellement : le treizième mois se calcule sur la rémunération brute contractuelle acquise à cette date (salaire de base + salaire complémentaire + prime d'ancienneté + salaire complémentaire contractuel) ; La gardienne cumule 27 jours de congés payés au 31/12/2003 : il convient de provisionner ces congés au bilan afin que celui-ci soit fidèle à l'état des dettes et créances du syndicat ; De plus depuis septembre 2003, son salaire a nettement baissé. Nous n'avons pas connaissance qu'un nouvel avenant aurait été signé. Il est possible que cela corresponde à une période de maladie de la Gardienne (point en cours de vérification. Assurance Multirisque immeuble C'est le 4ième poste des dépenses de l'exercice avec presque 7 % % du réalisé. Le contrat d'assurance multirisque immeuble est souscrit auprès la compagnie. Il arrive à échéance le 31 décembre de chaque année. Son coût est de en 2003 pour une surface développée non communiquée mais qui peut être évaluée à 4000 m². Aucune charge d'assurance n'est présente aux comptes Il est probable qu'un arriéré soit imputé sur l'exercice Il est nécessaire de vérifier cette superficie aux conditions particulière du contrat afin de calculer le coût au m² qui devrait se situer entre 0.60 et 0.90 TTC du m²) pour des risques, garanties et franchises standard. Si ce coût dépasse 1 euro / m² avec un faible sinistralité, alors le contrat devra donc être renégocié à la baisse ou remis en concurrence. Enfin, une fiche de sinistralité (statistique sinistres) devra être demandée par le syndic au courtier afin d'apprécier la sinistralité déclarée et les indemnités perçues. Contrat de syndic Comme cela a déjà été précisé à maintes reprises auparavant, depuis, au mieux le 13 Décembre 2001, le syndic gérait la copropriété sans mandat. En effet, le renouvellement de son mandat a fait l'objet du point 8 de l'ordre du jour de l'assemblée du 23 Janvier 2001 pour une durée d'un an et "en tout état de cause, jusqu'à l'assemblée générale ordinaire annuelle qui aura à délibérer sur les comptes arrêtés au 30 juin 2001". Il a été réélu avec 1407/3319è des voix. Le budget 2000/2001 a été voté. L'assemblée générale destinée à approuver les comptes arrêtés au 30 juin 2001 a été convoquée le 13/12/2001. Le mandat du syndic s'arrête au mieux ce jour là : c'est stipulé ainsi dans la résolution de l'assemblée du 23 Janvier Les budgets des deux années suivantes n'avaient pas été votés début décembre Le contrat de syndic en possession des auditeurs a été signé suite à une assemblée générale irrégulièrement convoquée pour le 2 mars 2004 par le syndic. Curieusement, alors que la durée de l'exercice reste fixée à une année, le contrat du syndic porte sur une durée de 18 mois et est même "prorogé de fait jusqu'à l'assemblée générale appelée à approuver les comptes de l'exercice 2004/2005". Cette disposition est dangereuse si on se réfère à la célérité constatée antérieurement sur la gestion de la copropriété. De plus, les honoraires "pour la période comprise entre la fin de l'exercice comptable et le ARC - J.B. 05/09/08 Page 10

11 terme du mandat, la rémunération sera au moins égale aux honoraires de l'exercice proraté. 110,00". Que signifie le nombre juxtaposé?? Les honoraires sont-ils majorés de 10%? Après vérification,il s'agissait d'une coquille Cependant, le tarif de TTC signé le 02/03/2004 par M. Lichtlé représente un coût de / lot, ce qui est raisonnable. Cependant : La lettre de rappel simple doit être gratuite Le tableau des prestations particulières et son annexe tarifaire jointes sont peu explicites L'assemblée générale a "accepté", mais sans vote, le transfert du mandat de la société Gestrim-Beauvois par sa société mère Gestrim SA. EDF Aucune facture EDF sur la copropriété, tant pour les escaliers que pour l'alimentation des ascenseurs, que pour l'alimentation des pompes des chaufferies et eau chaude sanitaire. Ces charges se retrouvent au niveau du syndicat principal : elles ne sont donc pas réparties en fonction des critères de répartition des charges concernées (chauffage, ascenseurs, VMC, charges générales ) Il reste très difficile d'appréhender le réseau électrique et sa distribution, notamment en vue d'une refacturation qui éviterait les transferts de charges. III. Analyse de l'état des dettes et créances et de la situation de trésorerie État des dettes et des créances et situation de trésorerie avant répartition au 30/06/2004 Actif Passif Avance de trésorerie permanente Avance de Solidarité Fournisseurs : Acompte versé / à payer Copropriétaires Débiteurs / Créditeurs Copropriétaires appels Chauffage Dépenses de l'exercice Provisions Charges courantes appelées Autres charges Organismes sociaux Autres créances / Autres dettes Comptes financiers (Trésorerie) Total Rappelons que les créances figurant à l'actif de ce tableau sont dues au syndicat de copropriété par les tiers (y compris copropriétaires) et que les dettes figurant au Passif sont dues par le syndicat de copropriété aux tiers. -Sur cette situation, nous pouvons apporter les commentaires suivants : Notons d'abord que contrairement à l'analyse des charges qui s'est faite sur 2003, l'analyse du bilan se fait sur l'exercice 2004 du 01/07/2003 au 30/06/2004. Avance de trésorerie permanente / Au débit : Il s'agit du remboursement de l'avance de réserve du lot vendeur Saidj Fatah. ARC - J.B. 05/09/08 Page 11

12 Au crédit : Cette avance de trésorerie représente 41 jours de fonctionnement sur la base du dernier prévisionnel voté, ce qui est trop peu, notamment compte tenu des dettes des copropriétaires. Rappelons que les dispositions du récent décret du 27 mai 2004 (Art. 35 & 1), pris en application de la loi "SRU" du 13 décembre 2000 prévoient que cette avance doit être au maximum de 1 / 6ième (soit deux mois) du montant du budget prévisionnel. Cette disposition est entrée en vigueur à partir le 1 er septembre 2004 : l'avance devrait être portée à Cette avance de trésorerie ne sera suffisante qu'à la seule condition de lutter efficacement contre les impayés, le risque étant de se retrouver fréquemment en trésorerie négative. Avance de Solidarité Il s'agit d'un appel d'avance pour compenser le manque de trésorerie lié aux impayés. Fournisseurs : Acompte versé / à payer Au débit : Il s'agit de d'un avoir de Gestrim sur des honoraires de carnet d'entretien pour 183 et de deux prélèvements de France Télécom (acomptes) pour (page 9 du grand livre). Au crédit : Il s'agit de la dette du syndicat auprès de 15 fournisseurs dont les principaux sont les suivants : SDCB pour ; SSDN pour pour deux prestations de sorties de poubelles et de ménage de février 2004, Proxiserve pour pour la location des compteurs, facture du 28/02/2004 ; Kone pour pour quatre factures récentes ; Brisset pour pour le remplacement d'un transformateur ; Comme nous le voyons, c'est surtout sur la SDCB que se posent des problèmes. Copropriétaires / Créditeurs Les dettes des copropriétaires correspondent à 81 % du réalisé ( ), pour une trésorerie de représentant 5 jours de trésorerie par rapport à ce même réalisé. Cette situation est donc inacceptable. Une seule procédure est a été finalisée concernant le lot Jeanty qui a été vendu à l'amiable ( soldés). Pour les autres débiteurs, nombreux, M. Garrabos nous informe que les procédures n'ont pas pu être menées par le fait de la non approbation des comptes 2002 et On peut y rajouter que le PV de l'assemblée générale de 13 décembre 2001 n'ayant pas été diffusé, la preuve de l'approbation des comptes ne pouvait être faite. Le cabinet Gestrim Beauvois a infligé un sérieux préjudice au syndicat secondaire du bâtiment 5 dans cette affaire dont l'ensemble de la gestion est aujourd'hui empoisonné. Au 30 Juin 2004, la situation des copropriétaires s'établit comme suit : Débiteurs pour sur les charges courantes du compte Si l'on rajoute les impayés sur le remboursement Chauffage (essentiellement 7ième et 8ième appel) de sur les charges (compte 4550), nous arrivons à un total de ; Créditeurs pour sur le compte 4520 et les charges (compte 4550) de remboursement Chauffage, pour la plupart des copropriétaires vendeurs, à qui les sommes sont dues, parfois depuis plus de 10 ans. Si l'on rajoute les soldes créditeurs sur le remboursement Chauffage de et le solde créditeur du compte 4677 que nous étudierons plus bas pour nous arrivons à un total de Détail des impayés : 1) Structure de la dette ARC - J.B. 05/09/08 Page 12

13 Sur les 47 copropriétaires actifs inscrits sur la feuille de présence au 30/06/2004, 33 présentent un compte débiteur, soit 70.20% de la population du bâtiment 5, ce qui place la copropriété dans la catégorie «en difficulté» Pour les charges courantes et les travaux, le débit, pour le seul syndicat secondaire du bât 5, se monte à au 13/01/05 pour au 30/03/04. Détail des 10 plus gros débiteurs : Sci suylestan bailleur Sci Suylestan bailleur Habity Nezzamedim (succession) bailleur Rharbi Ballu-marta Ebrahim Ngo chau Akkouche Garcia bailleur Mony bailleur Total Le total des 10 plus gros débiteurs représente 62% de la dette globale. Un Copropriétaire, la Sci Suylestan, centralise 14.8% de la dette. Les copropriétaires bailleurs totalisent , soit 32% du montant total du débit. Ils totalisent 45% de la dette des 10 plus gros débiteurs et 50% du nombre des débiteurs. Dans ce bâtiment 5, la population des bailleurs est sur représentée parmi les débiteurs. Cette situation est générée par la politique de recouvrement particulièrement mal adaptée à cette catégorie. Nous y reviendrons. 2) Evolution de la dette. En décembre 2003, des charges importantes ont été imputées au titre du solde ARAMIS. Le logiciel informatique a été changé et ce changement a généré des reprises de solde non programmées et mal digérées par les copropriétaires. Par exemple, Rharbi Nezameddin Tran bun cheng Sci Suylestan Ces imputations n ont pas été comprises par les copropriétaires et n ont pas été payées. Dès lors, le montant du débit a fortement augmenté au 1 trimestre Depuis, le montant a été maintenu au même niveau pour les occupants, -0.33%, en fonction des accords ou des échéanciers proposés par les copropriétaires. Par contre, on peut noter une envolée des débits générés par les bailleurs : % sur les 5 derniers mois, due à au manque de pression adaptée sur cette population. 3) Gestion des impayés et procédés de recouvrement. La gestion des impayés ménage une trop large place à la négociation. La théorie est la suivante : dès l impayé constaté, une lettre de rappel est envoyée, suivi d une lettre recommandée avec accusé de ARC - J.B. 05/09/08 Page 13

14 réception. Des intérêts de retard, calculés au taux légal, sont appliqués dès lors. Ils ne sont pas affectés à une fonction particulière, comme le comblement des irrécouvrables par exemple. Il n y a pas de service recouvrement au cabinet. On en reste donc là, avec cependant des relances régulières, mais pas d actions simples et peu coûteuses pour le syndicat au tribunal comme peut l être la procédure d injonction de payer. Au bout de plusieurs mois, le dossier est théoriquement transmis à l avocat qui centralise tous les dossiers. Il s agit de Maître Chekroun, 177 bvd Péreire Paris. Or, aucun dossier, hormis celui de Jeanty qui s est soldé par une vente amiable et dont le compte a été soldé sans pertes, n a été transmis à l avocat. M Garrabos explique ce manquement par la non approbation des comptes 2202 et Cependant, lors de mon entrevue avec la Gestionnaire, deux nouveaux dossiers venaient d être transmis à l avocat : Sci Suylestan et habity. Le personnel du cabinet Gestrim a une bonne connaissance de la situation des copropriétaires. Les actions sont entreprises en fonction du nombre d années d habitation, de la qualité de la relation et autres critères trop subjectifs. Il résulte de cette inaction des comportements et des effets pervers comme : arrêt du paiement des charges plusieurs mois avant une vente. Il y a 5 ou 6 mutations dans l année. oubli des charges sur le syndicat secondaire pour payer celles du syndicat principal où la pression est plus forte. Exemple : La Sci Suylestan qui a laissé filer sa dette au secondaire alors qu il régularisait sa situation au principal. Montant au Montant au Secondaire % principal % Si la négociation à l amiable peut convenir pour un certain temps à des occupants ayant des problèmes ponctuels de solvabilité, elle se révèle inefficace pour les bailleurs par exemple. Notons que le cabinet Gestrim ne propose pas d échéancier. Il en accorde aux copropriétaires qui le proposent. Il n y a aucune visibilité de la dette totale ; syndicat principal + syndicat secondaire. Cette situation permet aux copropriétaires indélicats de jouer sur les deux tableaux. Mais surtout, les cotes d alerte sont faussées, et les actions entreprises le sont souvent alors qu il est trop tard et qu aucun plan de redressement ne peut plus être accordé. Les impayés s étalent alors sur plusieurs années, réduisant le bénéfice du super-privilège lors des ventes judiciaires. Enfin, il faut noter qu'aucune vue prospective sur d éventuelles créances irrécouvrables n'est effectuée. Elles ne sont donc pas provisionnées. Sous la pression du conseil syndical, une résolution est à l ordre du jour : «Remboursement de la totalité de la dette, à défaut la vente judiciaire sera proposée à la prochaine assemblée.» : On passe ainsi du rien au tout sans nuances. Copropriétaires appels Chauffage Débiteurs / Créditeurs Ce compte 4550 concerne les appels de compensation de chauffage que nous avons étudiés au point sur le poste du chauffage : les fameux appels "Travaux chauffage" pour Nous verrons dans le compte 4710 plus bas où l'on en est du règlement. Dépenses de l'exercice / Provisions Charges courantes appelées Nous avons là les deux éléments du compte de résultat pour les charges d'entretien courant et de maintenance. Nous constatons que le prévisionnel a été dépassé puisque nous générons une insuffisance (déficit) de qui devra être appelée lors de la régularisation des charges. Cela représente tout de même plus de 11 % de dérapage. ARC - J.B. 05/09/08 Page 14

15 Autres charges Organismes sociaux Débit / Crédit Il s'agit au crédit de la dette aux organismes sociaux pour la Gardienne payable au 15/07/2004. Elle vient donc s'ajouter aux dettes aux fournisseurs. Autres créances / Autres dettes Au débit : Il s'agit d'un compte 4710 Appel Travaux chauffage qui consiste dans le remboursement de l'échéancier auprès de la SDCB dont nous avons déjà parlé. On comprend mal pourquoi le montant du 7ième et 8ième appels est de chacun alors que le 8 ième appels "Travaux chauffage" pour auraient du être de : s'agit-il d'une récupération des diminués de la dette par erreur comme nous l'avons vu au chapitre du chauffage?? Au crédit : Il s'agit de deux dettes : 1. la première est de relative au solde du compte 486 ARAMIS (Ancien logiciel) au 30/06/2003 sous l'intitulé "Dépenses différées". 2. La seconde de concerne : Le compte 4677 Copropriétaires créditeurs partis pour dont pour ceux partis depuis plus de 10 ans ; Le compte 4710 Indemnité d'assurance multirique pour , constitué d'un report à nouveau d'attente de remboursement de et d'une autre attente de remboursement sur vandalisme de ; Le compte 4710 Dommages Intérêts et article 700 issus de dispositifs de jugements pour , non réparti dans les produits (sans doute en attente de règlement) ; et surtout le compte 4781 "Compte appel collectif" pour qui est un compte de transition interne des centralisation de remise en banque. Ce compte est invérifiable en soit. Comptes financiers (Trésorerie) Rappelons que le solde créditeur est à l'actif du bilan puisque la banque doit cette somme au syndicat. Ce solde représente quelques jours de trésorerie sur la base du réalisé 2004 à la date d'arrêt des comptes, ce qui est extrêmement faible, alors même qu'une avance de réserve existe pour ainsi qu'un appel de solidarité ! Fait à Paris le 12 janvier 2005 Bernard Beaucourt José Brayant ARC - J.B. 05/09/08 Page 15