Procès-Verbal du Conseil d Administration extraordinaire

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1 Procès-Verbal du Conseil d Administration extraordinaire Rédaction : Mme ABRAHAM, Dr DURAND, Mme MANUSE Le : 26 novembre pages Membres présents sur Annecy : Dr BRAIG Susanne, Mme BROC PUEL Elisabeth, Mme DE SEYSSEL Régine, Dr GRUET Pascal, Mme JAUFFRED Camille, Dr LACASSIE DECHOSAL Agnès, Mme LE ROUX Sylvie, Mme LACROIX Mireille, Dr REY Virginie, Dr TARDIF Didier Membres présents sur Chambéry : Mme CHAMBARD Jocelyne, Mme CHARBONNIER Corinne, Dr DEIBER Michel, Dr GOMES Christine, Mme HENRIET Françoise, Mme VANOLI Sylviane Membre présent sur Thonon-les-Bains : Dr THERY Grégoire Membre présent sur Sallanches : Dr MINGUET Christian Cellule de coordination présentes sur Chambéry : Mme ABRAHAM Laurence, Dr BEAUDOUIN Dominique, Dr DURAND Catherine, Mme MANUSE Carole Procurations : Dr DUBOIS Claire et JOUGLET Corinne procuration donnée au Dr DEIBER Michel Dr GIULIANI Jean et M TOUTIN Gérard procuration donnée à Mme LACROIX Mireille Membres excusés : Mme VINCENDET Chantal, Dr DOCHE Christophe Autre personne excusée : Dr DECROISETTE Emanuel (Les statuts prévoient un quorum de 15 membres, celui-ci est rempli et le conseil peut valablement délibérer) Début de la réunion à 18h15 Le Dr Grégoire THERY, président du Réseau Périnatal des 2 Savoie (RP2S), ouvre la séance qui se déroule en visioconférence depuis 4 sites (Annecy, Chambéry, Sallanches et Thonon-les-Bains). I. Définition de l ordre du jour des Assemblées Générales extraordinaire et ordinaire 2014 Ces 2 AG auront lieu successivement en fin de matinée, lors de la journée annuelle du RP2S le jeudi 20 février 2014 à Annecy. 1. AG extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire sera nécessaire pour valider les modifications apportées aux statuts de l association. Celle-ci précédera l AG ordinaire. 2. AG ordinaire / bilan d activité général du RP2S Ordre du jour proposé et approuvé par l ensemble des membres : 1) La prématurité dans le réseau : Exposé des résultats des données périnatales PEPS 2012/2013 2) L activité périnatale des maternités dans le réseau 3) L activité du RP2S 4) Approbation des bilans d activité et financiers 5) Election / Renouvellement du tiers des membres du conseil d administration 6) Mise à jour du règlement intérieur et de l organigramme du RP2S 7) Questions diverses 1

2 II. Modification des statuts Il est rappelé que l ensemble des modifications approuvées par le conseil d administration (CA) seront validées lors de l AG extraordinaire du réseau le 20 février Pour rappel, lors du précédent CA, les points ci-après avaient été approuvés : 1. Objet : Respect du cahier des charges national des réseaux de santé en périnatalité et du plan régional de santé Organiser toute action de formation et d'enseignement dans le domaine de la périnatalité et du suivi des enfants vulnérables, y compris dans le cadre du Développement Professionnel Continu Développer l évaluation des pratiques professionnelles Participer au recueil d indicateurs (cadre régional et national) 2. Composition : Ajout des représentants du secteur de l Ain 3. Ressources : Les produits au titre de la formation professionnelle continue dont les sommes perçues de l Organisme Gestionnaire du Développement Professionnel Continu (OGDPC) Vente de prestations n ayant aucune relation avec une FMC accréditante, avec de réelles contreparties, telles que des locations de stand Facturation de ces prestations aux partenaires concernés Les modifications suivantes sont ensuite proposées au CA : 4. Conseil d administration : Renouvellement par moitié des membres du CA tous les 3 ans, au lieu d un renouvellement par tiers tous les 2 ans 5. Assemblée générale : Convocation des membres actifs sur la base des années N-1 et N. L ensemble des membres donnent leur approbation sur ces points. Il reste également un certain nombre d autres points à formaliser avant la prochaine AG extraordinaire et certains posent questions : Restructuration des articles actuels et ajouts de précisions Précisions sur la Qualités des membres actifs (participation) et de votants Conditions d adhésion à l association : adhérer aux statuts et règlement d une cotisation dont le montant est fixé par l AG Précisions / conditions à apporter concernant la perte de la qualité de membre (pour nonpaiement de la cotisation) 2

3 Séparation de l article «AG» en 2 articles distincts : «AG ordinaire» et «AG extraordinaire» pour préciser les missions, les modalités de convocations et de vote, la notion de quorum, le délai d application des modifications Article «Conseil d administration» : apporter des précisions sur les missions, procurations, remplacement des membres, notion de quorum, fréquence réunion Ajout d un article «rémunération» pour fixer entre autre les modalités de remboursement des frais de déplacement des membres du CA Ajout dans l article «Ressources» de la mention «toutes autres ressources autorisées par la loi» par précaution Préciser dans l article «Dissolution de l association» la référence à l article «AG extraordinaire» Les commentaires des membres sont les suivants : La notion de membre «actif» doit être en effet clairement précisée, en laissant la possibilité aux membres de l association de décider de ne pas l être. Pour l AG ordinaire, la date de cette réunion coïncidant avec la journée annuelle RP2S, il n y aura plus de notion de quorum pour le vote des décisions le jour de l AG. Pour l AG extraordinaire, même principe sauf si la réunion a lieu à une autre date que la journée annuelle RP2S, auquel cas le quorum est fixé à 30 personnes. Ces décisions seront donc intégrées dans les statuts. Pour la mise en conformité des statuts et leur validation en AG extraordinaire, il est proposé au CA de donner pour mission au bureau du RP2S d apporter toutes les autres précisions et modifications nécessaires, et d envoyer un pré-projet complet à tous les membres du CA, pour approbation préalable. L ensemble des membres accepte cette proposition. III. Changement dans la coordination du RP2S Le Dr Claire DUBOIS qui s occupait de la coordination du dépistage de la T21 au sein du RP2S (0,2 ETP) a été nommée dans d autres fonctions au CH de Chambéry et ne pourra désormais conserver que sa fonction de secrétaire du bureau du RP2S. Le Dr Emmanuel DECROISETTE la remplace actuellement et propose sa candidature pour le poste. Un appel à candidature va être lancé auprès des médecins gynécologues obstétriciens des établissements du réseau lors de l AG ordinaire de février 2014 pour ce poste. Une date limite de retour sera fixée. Le bureau du RP2S sélectionnera ensuite le ou la remplaçant(e) parmi les candidatures retenues. Il est rappelé la nécessité d une proximité physique avec le bureau du RP2S situé à Chambéry, pour la gestion et le suivi des actions en cours des affaires courantes. 3

4 IV. Programme réanimation du nouveau-né en salle de naissance Ce programme inscrit en DPC est dispensé depuis fin 2012 et est évalué (en partenariat avec le CEnSIM). Il Associe : 1. des audits organisationnels avec suivi des actions 2. des sessions de formation sur site et en équipe avec SHF 10 formateurs interviennent. Bilan à fin 2013 : 11/12 maternités ont adhéré au programme ; 23 sessions de formation sur site d'une journée auront été effectuées ; Plus de 220 professionnels formés ; Les audits organisationnels ont été effectués en parallèle, avec les équipes concernées : entre 1 à 3 tours effectifs par centre en fin d'année (21 tours au total), et le suivi des actions est assuré. Le programme fera l'objet d'un bilan annuel par établissement, adressé aux responsables et aux chefs d'établissements. Ce programme constitue une charge importante de travail pour la coordination. Il devient donc urgent de «professionnaliser» ce programme pour le pérenniser. 1. Rémunération des formateurs : Actuellement : conventions de mise à disposition par les établissements avec heures supplémentaires remboursées par le RP2S. Les formateurs sont donc payés à hauteur de leur grade alors qu ils fonctionnent de manière équivalente, d où inégalités entre les médecins et non-médecins. Souhait : modalité de rémunération par des contrats de prestation de service pour prestation intellectuelle (avec feuille de paie réseau) si accord des établissements d origine et hors temps de travail statutaire. Forfait possible pour mette tout le monde au même niveau. Autre possibilité à étudier : l utilisation de chèques emploi associatifs pour payer les formateurs. 2. Quelles sont les implications pour le RP2S? Des formalités administratives et des coûts supplémentaires pour le réseau Si les feuilles de paies sont établies par le réseau : 1 journée formateur = salaire + charges + frais comptables. Barème de rémunération : Pour 2013 : il est décidé de prendre en charge une inscription à une formation, un congrès, un achat de livres ou autres, à la convenance des formateurs, à hauteur d'environ 350 à 400 par personne. 4

5 Pour 2014 : Le réseau propose de passer à des contrats de prestation de service et à un forfait journée autours de 350 euros bruts pour les non médecins en priorité. Pas de changement pour les médecins sauf en cas d'astreinte particulièrement lourde, 3 demijournées seront comptées au lieu de 2. Pour 2015 : barème à rediscuter en CA. Tarif de vente du programme : Il est donc nécessaire d adapter le tarif des sessions. Pour 2014, il est convenu de maintenir le prix actuel de 2000 par session pour ne pas interférer sur les programmes de formation des établissements, pour la plupart déjà bouclés. Le tarif 2015 sera de 3000 par journée de session et sera annoncé dès maintenant aux chefs d établissements et cadres du réseau. Application du système pour toutes les autres actions de formation dispensées dans le cadre du réseau (formation à l Entretien Prénatal Précoce, ateliers à thème...) V. Point sur la gestion de la comptabilité Suite au précédent CA du 11 juin 2013, le RP2S : Travaille avec un expert-comptable : BDO St Baldoph Pour permettre la production du compte de résultat et du bilan 2013 Il est rappelé que ces documents sont obligatoires si les produits au titre de la formation professionnelle continue sont supérieurs à HT, ce qui est le cas cette année pour le réseau. A acquis un logiciel comptable : CIEL Pour la gestion de sa comptabilité VI. Du côté de l'ars Le CA est informé des points suivants : 1. Une dotation spéciale (non pérenne) de a été validée pour le RP2S pour le renfort des actions actuelles du dépistage néonatal de la surdité : Coordination de la mise en place, actions de formation, documents d information pour les parents Il a été demandé que cette enveloppe soit gérée par le RP2S 2. Prestations dérogatoires pour les consultations des pédiatres libéraux : Une suppression en 2014 est très probable Implications pour les pédiatres du réseau de suivi : rémunération sur cotation CPAM + cotation supplémentaire de 5 au lieu des 60 versés actuellement. 5

6 La moitié des pédiatres adhérents sont des libéraux. Que va devenir la dynamique ville-hôpital? 3. Un certain nombre de demandes urgentes sont faites par l ARS aux réseaux : Le réseau doit être très réactif pour répondre aux demandes sur différents travaux (césariennes programmées à terme, DNS...) et aux indicateurs régionaux. Focus sur les RMM : obligation de tracer et restituer le suivi des actions de manière précise Axe retenu pour 2014 : reprises de cas / publics vulnérables Il est rappelé que des difficultés sont rencontrées pour mettre en place ces reprises de cas (comité de prévention ou RMM). A noter que les réseaux de périnatalité, écartés actuellement du grand remaniement des réseaux de santé, restent fragiles devant les volontés politiques et de l ARS. VII. QUESTIONS DIVERSES 1. Renouvellement du 1/3 des membres du CA : Les statuts actuels prévoient le renouvellement du 1/3 des membres du CA tous les 2 ans et les membres étant élus pour une durée de 6 ans, 12 mandats arrivent à expiration en février 2014 : Ordre des Médecins : Dr C. Minguet Médecins Hospitaliers : Dr S. Braig, Dr M. Deiber, Dr C. Jouglet, Dr D. Tardif SF établissement privé : Mme M. Lacroix SF établissements publics : Mme E. Broc, Mme S. Le Roux SF exerçant en libéral : Mme F. Henriet Biologiste : Dr B. Chanzy Représentants des Conseils Généraux : Dr C. Gomes, Dr A. Lacassie Dechosal Il est demandé aux membres concernés présents à la séance, s ils souhaitent renouveler leur mandat et tous acceptent de déposer leur candidature, soit : Dr C. Minguet, Dr M. Deiber, Dr D. Tardif, Mme M. Lacroix, Mme E. Broc, Mme S. Le Roux, Mme F. Henriet, Dr C. Gomes et Dr A. Lacassie Dechosal. Un appel à candidatures va être lancé pour ces 12 sièges afin de procéder à une élection en AG ordinaire le 20 février Point spécifique sur les conventions en cours entre le RP2S et : les Conseils Généraux : Pour la Savoie, la signature de cette convention reste toujours en attente de signature. Le Dr C. GOMES doit rendre un rapport à sa Direction avant signature. le : A ce jour pas de retour concernant la mise à disposition des locaux de consultations pour le réseau de suivi des enfants vulnérables et pour les salles de formations. 6

7 les CAMSP : Le travail avance. Les conventions sont en cours de signature avec les associations gestionnaires des 3 CAMSP du périmètre du réseau. le CEnSIM (représenté par le CH de Chambéry) : A ce jour, le CH de Chambéry n'a pas donné son accord pour la convention, alors qu il ne s agit que d officialiser un «partenariat» particulièrement efficace et fonctionnel entre le RP2S et le CEnSIM. (A noter pour information : accord pour signature transmis le 2 décembre 2013). 3. Agrément DPC : Toujours en attente de la réponse définitive. 4. Autres questions : Il est annoncé la date de la prochaine journée annuelle du RP2S : le jeudi 20 février 2014 à Annecy, à la Chambre de Métiers et de l Artisanat. L ordre du jour étant épuisé et les membres n ayant pas d autres questions, la séance est levée. Fin de la réunion à 19h50 7