CONFÉRENCE ANNUELLE DU LOISIR MUNICIPAL CAHIER DE CHARGES. pour l accueil et l organisation. 1 Horaire cadre et période de base. 2 Besoins techniques

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Daniel Poulin
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1 CONFÉRENCEANNUELLE DULOISIRMUNICIPAL CAHIERDECHARGES pourl accueiletl organisation 1 Horairecadreetpériodedebase 2 Besoinstechniques 3 Responsabilitésdesparties 4 Tâchesducomitéorganisateur 5 Procéduredecandidature Associationquébécoiseduloisirmunicipal Novembre2011

Besoinstechniques 3 Responsabilitésdesparties 4

2 2 Section1:Horairecadreetpériodedebase LeprogrammedelaConférencedevracorrespondreàcethorairecadre: Mardiaprès midi:ouverturedel accueil Mardiaprès midietsoir:activitésrécréativespréconférence Mercredimatin:ateliersterrain(visiteaniméedesitesdumilieuhôteenlien avecleloisirmunicipal) Mercrediaprès midi:ouverture,discoursdelancementetactivitésenlienavec lethème Mercredienfind après midi:activitédebienvenueausalondesexposants Jeudiavant midietaprès midi:atelierssimultanés(minimumde7ateliers) Jeudisoir:cérémoniederemisedesprixduProgrammedereconnaissance, suivied unbanquetetd unesoiréefestive vendredimatin:déjeuner assembléegénéraleannuelledel AQLM,conférence outableronde LaConférencesetientàlafindeseptembreouaudébutd octobre,soitlasemaine précédantlafêtedel Actiondegrâce.Lesdatessonttoutefoisdiscutablesenfonction desévénementstenusaumêmemomentetdeladisponibilitédeséquipementsou installations.

midi:activitédebienvenueausalondesexposants Jeudiavant midietaprès midi:atelierssimultanés(minimumde7ateliers) Jeudisoir:cérémoniederemisedesprixduProgrammedereconnaissance, suivied unbanquetetd

3 3 Section2:Besoinstechniques Hébergement Lemilieuhôtedevrapouvoirrendredisponiblespourlestroisjoursdela Conférenceunminimumde300chambresparjour,soitàl hôtelhôtesoitdans deshôtelsavoisinants(dansunrayonmaximumde5kilomètresdusite principal),etce,àprixabordable;leserviceseranéanmoinsdequalité (comparaisonaveclesconférencesantérieures). Salles L hôtelhôtedevraêtreenmesured offrirlessallesoulocauxsuivants: unesallepourl ouverturepouvantaccueillirunminimumde250personnes (stylethéâtre)lemercrediaprès midi; unesallepouvantaccueillirlesalondesexposantspourunminimumde50 exposants(espacerequispourchaqueexposant:10pix10pi)lemercredietle jeudi,et,aumêmeendroit,unespaced unminimumde200placesassisespour ledéjeuneretledînerdujeudi; unminimumde7sallesd ateliers(stylethéâtre)pourunecapacitétotaled au moins300personneslejeudi; unesalledebanquetavectablesrondesetservicesafférentspourunminimum de300personneslejeudisoir(cettesallepeutêtrelamêmequecelledusalon desexposants); deslieuxpourl accueildesdéléguésetlesecrétariatdelaconférence. Servicestechniques ServiceInternetsansfildansl ensembledel établissement(facultatif) Stationnementpourl ensembledesdélégués(gratuitsipossible) ServicesélectriquespourleSalondesexposantsetpourlebanquet Facilitésdedébarquementpourlesexposants

Salles L hôtelhôtedevraêtreenmesured offrirlessallesoulocauxsuivants: unesallepourl ouverturepouvantaccueillirunminimumde250personnes (stylethéâtre)lemercrediaprès midi;

4 4 Section3:Responsabilitésdesparties Responsabilitésdel AQLM 1. Donnerdesorientationsaumilieuhôterelativesauthèmeetauxateliers.Le programmeestlaprérogativedumilieuhôte. 2. Déléguerdesressourcesspécialiséesafind assisteretdesoutenirlemilieuhôte. 3. Gérerl ensembleduprocessusd inscriptionetassurerlagestionfinancièrede l ensembledesopérations:gestiondescomptesàpayer,conciliationbancaire, vérificationcomptable. 4. Assurerlagestiondescommunications. 5. AssurerlagestionduplandecommanditesetduSalondesexposants. 6. Assurertouteslestâchesrelativesàlanégociationdestarifs,àladisponibilité et/ouàlaréservationdeschambresetdesrepas. 7. Assumerenentiertoutdéficitfinancieretlesfraisdetoutepoursuitejudiciaire pouvantdécoulerdel organisationdelaconférence;toutefois,l AQLMse réserveledroitdepoursuivretoutmembreducomitéorganisateurquiserait responsabled actesillégauxdanslecadredelaconférence. Responsabilitésdumilieuhôte 1. Constitueruncomitéorganisateurcomposéprincipalementdetravailleursen loisirmunicipalquisontmembresenrègledel AQLMetproviennentdela régiond accueil,dudéléguérégionalauconseild administrationdel AQLMetde représentantsdel AQLM,ainsiquedeladirectiondel URLSdelarégion. 2. OrganiserlaConférenceselonlestâchesdévoluesaucomitéorganisateurtelles quedécritesdanslasectionsuivante. 3. Proposerauconseild administrationdel AQLM,auplustardunanavantla Conférence,lethème,et,àlami avrilprécédantlaconférence,leprogrammeet lesactivitésconnexes.

Gérerl ensembleduprocessusd inscriptionetassurerlagestionfinancièrede l ensembledesopérations:gestiondescomptesàpayer,conciliationbancaire, vérificationcomptable. 4. Assurerlagestiondescommunications.

5 5 Accueil Section4:Tâchesducomitéorganisateur Choisirunmodèledetroussepourlesdélégués,enpréparerlecontenuetfaire lemontagedechacunedestrousses. Organiserlaréceptiondesdocumentsdesexposantspourensachagedansla trousse. Planifieretsuperviserl accueildesdéléguésetladistributiondescocardeset documents. Mettresurpiedunserviced informationtouristiquepourlesdélégués. Activitéssociales Planifieretorganiserlajournéepréconférenceetlesactivitéspourconjoints. Planifieretorganiserl animationpourl ouverturedusalondesexposantset pourlebanquet. Planifieretinstallerladécorationdelasallepourlebanquet. Logistique Identifierl ensembledesbesoinsaudiovisuels,électroniques,électriqueset Internet,ets assurerqu ilspuissentêtresatisfaitslorsdelaconférence. ÉtablirleplanfinalduSalondesexposants(encollaborationavecl AQLM). Planifieretaménagerlesespacespourlesexposants. Organiserl aménagementdesateliers. Préparerlesservicesetéquipementsdel accueil. Planifieretinstallerlasignalisation. Identifierlesbesoinsdetransport,négocieruneententeavecuntransporteur localetgérerleshorairesdetransportpendantl événement. Mettreenplaceunsystèmedetélécommunicationpourlesmembresducomité organisateur. Établirleplandesécuritéetdepremierssoinspourl ensembledel activité. Programme RédigeruntextedeprésentationduthèmedelaCALM. Choisirleconférencierpourlaconférenced ouvertureetchoisirl activité connexe(panel,atelier,etc.). Signeruneententeaveclesconférenciersàrémunérer. Encadrerlesconférenciers. Participeràlasélection,encollaborationavecl AQLM,despropositionsde communicationspourlesprésentationsprofessionnellesetcellesdes partenaires.

Mettresurpiedunserviced informationtouristiquepourlesdélégués. Activitéssociales Planifieretorganiserlajournéepréconférenceetlesactivitéspourconjoints.

6 6 Déterminerlanaturedelaconférencedeclôture. Participeràl élaborationduprogrammepréliminaireetduprogrammefinal,en collaborationavecl AQLM. Recruterlesanimateursd ateliers. Mettresurpiedunserviced accueildesconférenciersetdesanimateurs. Prévoirlesbesoinsenmatérielaudiovisuelpourlesconférencesetateliers,et mettreenplaceunsystèmedeprétestpourlesprésentationsélectroniques. Prévoirlesbesoinsenétudiants bénévolespouraiderlesconférenciersdansleur salleetguiderlesparticipantsverslesateliers. Recevoirlesprésentationsdesconférencierspourdiffusionultérieuresurlesite del AQLM. Faireuncompte rendududéroulementdesatelierspourdiffusionsurlesitede l AQLMlorsdelaCALM. Protocole Établirlescénariodel ouverturedelaconférence,dusalondesexposantsetdu banquetduprésident(encollaborationavecl AQLM). Participeràlarédactiondetextesdeprésentationetderemerciementpour l ouvertureetpourlebanquetduprésident. AménagerlesalonVIPetprendreenchargel accueildesvip. Recruterlemaîtredecérémonieetpréparersesnotespoursesinterventions. ÉtablirlaprocédurepourlaremisedescadeauxauxVIP,conférencierset panélistes. Engagerunphotographeetprévoirlesphotosàprendreetlemomentpourle faire. ParticiperàlapréparationdelaremisedesprixduProgrammede reconnaissance. Assurerlelienentrel AQLMetlesresponsablesdulieuoùauralieula cérémoniederemisedesprix.. Ressourceshumaines Identifierlesbesoinsenressourceshumainespourchacundescomitéset recruterlesbénévoles. Organiserdesséancesdeformationdebaseetspécifiquesuivantlestâchesà effectuer. Gérerlesservicesoffertsauxbénévoles(salledesbénévoles,repas, identification). Aménagerlesalondesbénévolesettransmettrelesbesoinsauservicede logistique. Définirlespostesetpréparerleshorairesdesbénévoles. Choisirunetenuepouridentifierlesmembresducomitéorganisateuretles bénévoles,lacommanderetenassurerladistribution.

Prévoirlesbesoinsenétudiants bénévolespouraiderlesconférenciersdansleur salleetguiderlesparticipantsverslesateliers. Recevoirlesprésentationsdesconférencierspourdiffusionultérieuresurlesite del AQLM.

7 7 Finances Participeràlapréparationdesprévisionsbudgétaires(inscriptions, commandites,locationsdiverses,fraisàprévoir,honorairesprofessionnels,etc.). Assurerlesuividescomptesàpayerauprèsdel AQLM. Autoriserlesdépensesaprèsapprobationparl AQLM. Mettreàjourlesprévisionsbudgétaires. Établiruneprocéduresimpled appelsd offrespourachatslocaux. Assurerlesuividesengagementsfinanciersdescomités. PréparerlalistedeschèquesàfairependantlaConférence.

Assurerlesuividescomptesàpayerauprèsdel AQLM. Autoriserlesdépensesaprèsapprobationparl AQLM.

8 8 Section5:Procéduredecandidature LechoixdumilieuhôteestfaitdeuxansavantlatenuedelaConférenceetestannoncé lorsdel assembléegénéraledel AQLMdel annéecourante. VoicileprocessusmenantauchoixdumilieuhôtedelaConférence: 1. Lerequérantenvoieunelettrededemandeofficielleàl AQLMindiquant notammentlelieuenvisagéetlesdatespossibles.cettelettredoitêtreenvoyée aumoinsdeuxmoisavantl assembléegénéraledel AQLMaucoursdelaquelle ladécisionseraannoncéeàl adressesuivante: DirectiongénéraleAQLM 4545,av.Pierre decoubertin C.P.1000,succ.M MontréalH1V3R2 2. Danslessemainessuivantlaréceptiondelademande,desreprésentantsde l AQLMeffectuentunevisitetechniquedel hôtelhôtepressentietdesautres installationsenlienaveclesbesoinstechniques.lorsdecettevisite,lerequérant remetauxreprésentantsdel AQLMundocumentindiquantleslieuxenvisagés pourlesactivitésrécréativesdumardietlesvisitesterraindumercredimatin. Parailleurs,l hôtelhôte(etautresétablissementshôtelierspressentiss ilya lieu)doitprésenteruneestimationdescoûtsdelocationtantpourleschambres quepourlessalles. 3. Ladirectiongénéraledel AQLMprésentelesdossiersdecandidatureaucomité exécutif,lequelsoumetensuiteunerecommandationauconseil d administrationquiprécèdel assembléegénérale.c estleconseil d administrationquieffectuelechoixfinal. Pourplusd informationssurcecahierdechargesoupourtoutautrerenseignementsur laconférenceannuelleduloisirmunicipal,vouspouvezcommuniqueravecluctoupin, directeurgénéraldel AQLM,au poste3ouluc.toupin@videotron.ca.