Guide d utilisation de l Instant Scheduler pour Lotus Notes

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1 USER GUIDE Conferencing Guide d utilisation de l Instant Scheduler pour Lotus Notes Présentation... 2 Plateforme... 2 Langues prises en charge... 2 Procédure d installation... 2 Bouton de la barre d outils et menu... 2 Définition et modification des préférences... 3 Sous-menus de la section «Démarrer la conférence» Sous-menus de la section «Organiser une conférence»... 4 Gérer les réunions... 9 Ajout de conférences Web avancées/personnalisées Écran de rappel des rendez-vous Démarrage du Web Moderator Recherche des mises à jour

2 Présentation Instant Scheduler permet aux utilisateurs de démarrer et d organiser des audioconférences et/ou des conférences Web dans Lotus Notes. Les organisateurs de conférences peuvent programmer des réunions et envoyer des invitations contenant un lien sur lequel un organisateur et des participants peuvent cliquer, ce qui permet à la passerelle audio de les rappeler. Les principales fonctionnalités de ce module additionnel sont les suivantes : Importer des audioconférences et des conférences Web dans le module additionnel au moyen des informations de connexion «Manage My meetings». Ajouter manuellement les détails concernant vos réunions Instant Meeting, Instant Net ou vos réunions Web avancées/personnalisées. Démarrer/rejoindre des audioconférences et/ou des conférences Web en cliquant sur le bouton «Verizon Conferencing» de la barre d outils. Programmer des rendez-vous Lotus Notes à l aide d informations d audioconférence et/ou de conférence Web affichées automatiquement dans le corps des rendez-vous. Des rappels personnalisés s affichent pour les rendez-vous, ce qui permet de démarrer ou de rejoindre des réunions directement depuis l écran de rappel. L outil Web Moderator peut être lancé automatiquement lorsqu un utilisateur démarre une audioconférence. Plateforme IBM Lotus Notes version ou ultérieure (version autonome uniquement) est pris en charge sur les plateformes suivantes : Microsoft Windows XP Windows Vista Langues prises en charge Les langues suivantes sont prises en charge. Si nécessaire, d autres langues peuvent être prises en charge. Anglais Allemand Français Japonais Procédure d installation Le module additionnel et la procédure de téléchargement sont disponibles à l adresse https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/fr/index.php sous la barre de menus «Outils phares». Sélectionnez «Lotus Notes Scheduler» dans «Outils phares». Un fichier PDF contenant la procédure d installation est disponible sur la page de téléchargement du module additionnel. Les utilisateurs doivent suivre la procédure de téléchargement indiquée dans le Guide d installation. Bouton de la barre d outils et menu Une fois le module additionnel installé, le bouton de la barre d outils Verizon Conferencing est disponible dans Lotus Notes, comme indiqué ci-dessous : Le bouton en forme de téléphone rouge de la barre d outils permet d afficher le menu suivant : Organiser une conférence Démarrer la conférence Gérer les réunions Préférences À propos de 2

3 Définition et modification des préférences Pour ajouter des détails sur les conférences Instant Meeting ou les conférences Web, sélectionnez «Préférences» : Au démarrage, seules les options «Préférences» et «À propos de» sont activées. Une fois que l utilisateur a entré ses préférences, l option «Gérer les réunions» est activée. Dans l onglet «Préférences» illustré ci-dessous, l utilisateur doit renseigner les champs suivants : Prénom et nom Numéros où me joindre Choisir la langue Importer les réunions Conférence Web (le cas échéant) Je déclare avoir lu et approuvé la Politique de confidentialité des conférences Lancer automatiquement Web Moderator au démarrage de l audioconférence Instant Meeting Pour importer des conférences, vous devez disposer d une identité d utilisateur et d un mot de passe «Manage My Meetings», comme indiqué ci-dessous. 3

4 Une fois que l utilisateur a importé des conférences depuis l écran «Préférences» ou en a ajouté depuis l écran «Gérer les réunions» et qu un utilisateur en ligne est sélectionné, le menu «Démarrer la conférence» est activé. Sous-menus de la section «Démarrer la conférence» Le menu «Démarrer la conférence» comporte les sous-menus suivants : Démarrer l audioconférence Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez l audioconférence. Démarrer la conférence Web Cette option de menu est désactivée si aucune conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez la conférence Web. Démarrer l audioconférence et la conférence Web Cette option de menu est désactivée si aucune audioconférence ou conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez l audioconférence comme indiqué ci-dessus. Démarrez la conférence Web. Sous-menus de la section «Organiser une conférence» Le menu «Organiser une conférence» comporte les sous-menus suivants : 4

5 Organiser une audioconférence Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda illustré ci-dessous et d insérer les détails de l audioconférence dans le corps du rendez-vous (l abonnement par défaut à l audioconférence est indiqué). 5

6 Guide d utilisation de l Instant Scheduler pour Lotus Notes Le corps de l invitation comprend les détails de l audioconférence indiqués ci-dessous : 6

7 Organiser une conférence Web Ce menu est désactivé si aucune conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda et d insérer les détails de la conférence Web dans le corps du rendez-vous (l abonnement par défaut à la conférence Web est indiqué). Le corps de l invitation comprend les détails de la conférence Web indiqués ci-dessous : Organiser une audioconférence et une conférence Web Ce menu n est activé que si au moins une audioconférence d organisateur et une conférence Web figurent dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda et d insérer les détails de l audioconférence et de la conférence Web dans le corps du rendez-vous (les abonnements par défaut à l audioconférence et à la conférence Web sont indiqués). Le corps de l invitation comprend les détails de l audioconférence et de la conférence Web indiqués ci-dessous : 7

8 Guide d utilisation de l Instant Scheduler pour Lotus Notes 8

9 Gérer les réunions L écran «Gérer les réunions» propose les fonctionnalités suivantes : Le prénom et le nom sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. Le champ «Appelez-moi au» est automatiquement renseigné avec tous les numéros provenant de l écran «Préférences», le numéro par défaut étant le numéro actuel. Les détails de l audioconférence Instant Meeting ou de la conférence Web sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. (Vous devez disposer d un compte d audioconférence ou de conférence Web actif. Sinon, aucune réunion ne s affiche.) Ajoutez manuellement une audioconférence. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, le pays et le numéro d appel, à cocher la case «Organisateur» et à indiquer le code secret de l organisateur/du participant. Ajoutez manuellement une conférence Web. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, à cocher la case «Présentateur» et à indiquer le numéro et le code secret de la réunion, le code secret du présentateur ainsi que l identité d utilisateur et le mot de passe «Manage My Meetings». Consulter et modifier les informations relatives à la réunion. Démarrer/rejoindre une audioconférence et/ou une conférence Web. Démarrer/rejoindre Consulter et modifier Ajouter manuellement une réunion Supprimer Démarrer une conférence 9

10 Ajout de conférences Web avancées/personnalisées Si la case «Avancé/personnalisé» de l écran «Préférences» est cochée, vous devez ajouter l URL de votre conférence Web avancée/personnalisée dans l écran «Gérer les réunions». Cliquez sur l onglet «Ajouter une réunion». La fenêtre ci-dessous s affiche alors. L utilisateur doit ajouter le titre de la réunion, l URL du participant et du présentateur, puis cliquer sur OK. (Cette fenêtre ne s affiche que lors de la configuration initiale.) Pour obtenir les URL, connectez-vous à «Manage My Meetings», à l adresse https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/fr/login.php. Une fois connecté à «Manage My Meetings», cliquez sur l onglet «Net Conferencing» et sélectionnez l abonnement à une conférence avancée ou personnalisée. Sélectionnez «Meeting Now Details» pour obtenir l URL du participant et du présentateur. Écran de rappel des rendez-vous Un écran de rappel s affiche avant le début prévu de la conférence si le rendez-vous a été créé au moyen du module additionnel Verizon Conferencing. Démarrage du Web Moderator Si le Web Moderator est configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», la boîte de dialogue suivante s affiche une fois qu une audioconférence Instant Meeting a été lancée. Si le Web Moderator n est pas configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», cette boîte de dialogue ne s affiche pas. L utilisateur doit démarrer l outil Web Moderator d une autre façon. 10

11 Recherche des mises à jour Pour rechercher les mises à jour, cochez la case «Vérifier les mises à jour» dans le menu «À propos de». Le bouton «Télécharger la dernière version» permet d accéder aux instructions de mise à jour du module additionnel. À propos de Verizon Business Verizon Business, division de Verizon Communications (NYSE : VZ), est l un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de Communications et d Infogérance. Nous associons notre expertise au réseau IP offrant le plus de connexions dans le monde pour fournir des solutions largement primées dans le domaine des Communications, de l Infogérance, de la sécurité des informations et des réseaux. Nous connectons en toute sécurité les clients, les partenaires, les fournisseurs et les collaborateurs mobiles des entreprises, leur permettant ainsi d être plus productifs et plus efficaces, tout en contribuant à la protection de l environnement. De nombreuses grandes entreprises et administrations au niveau mondial, y compris 96 % des sociétés du Fortune 1000 s appuient sur nos services professionnels et gérés pour optimiser leur activité. Pour en savoir plus, consultez le site verizonbusiness.com 2009 Verizon. Tous droits réservés. UG /09 Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les services et produits de Verizon sont des marques commerciales et des marques de service ou des marques déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses sociétés affiliées aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft et Internet Explorer sont soit des marques soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 11

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