CONFERENCE PANAFRICAINE DES SECRETAIRES GENERAUX ET DES DIRECTEURS DES RESSOURCES HUMAINES DES INSTITUTIONS DE L ETAT:

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1 Centre Africain de Formation et de Recherche Administratives pour le Développement (CAFRAD) Fondation pour le Renforcement des Capacités en Afrique (ACBF) CONFERENCE PANAFRICAINE DES SECRETAIRES GENERAUX ET DES DIRECTEURS DES RESSOURCES HUMAINES DES INSTITUTIONS DE L ETAT: Le rôle et la place des ressources humaines dans l atteinte des objectifs de développement du gouvernement et dans l émergence économique et sociale des pays Août 2014 Tanger (Maroc) COMMUNICATION N 1 : «FONCTIONS DU SG ET DU DRH DANS L INSTITUTION DE L ETAT» a. Définition des Fonctions et Attributions du Secrétariat Général (SG) et de la Direction des ressources Humaines (DRH) dans une institution de l Etat b. Place du Secrétaire Général (SG) et du Directeur des Ressources Humaines (DRH) entre intérêt politique, managérial ou économique. Existerait-il une remise en question avérée de la croyance populaire voulant que les habiletés politiques, managériales et économiques soient en oppositions? Quels sont les rapports entre le SG et le corps politique de l institution en charge? Présentation : Dr. GNONGBO Tak Youssif Député à l Assemblée nationale togolaise Maître de Conférences Secrétaire Général du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative du Togo de 2006 à

2 1 - Introduction Le souci d une bonne gouvernance a amené l Etat à recourir aux méthodes et pratiques du secteur privé, pour les besoins de l Administration publique. En effet, pendant longtemps, on ne parlait pas de Ressources humaines dans la fonction publique, on parlait plus de la gestion du personnel. De même, la fonction de Secrétaire Général (SG) n avait pas suscité beaucoup d intérêt dans le dispositif institutionnel et organisationnel des ministères comme aujourd hui. A titre d exemple, le dispositif institutionnel et organisationnel togolais, mis en place par le décret n du 11 mai 1982, fixant les principes généraux d organisation des départements ministériels, n avait fait qu évoquer la possibilité de regrouper les directions générales et directions sous un secrétariat général. Ainsi, même dans les ministères où il était nommé un secrétaire général, la fonction de gestion technique et administrative du département, était, dans les faits, assumée par le Directeur de cabinet qui était prépondérant. Il a fallut attendre le décret n /PR du 07 décembre 2011 fixant les principes généraux d organisation des départements ministériels pour voir cette fonction institutionnalisée et prendre de l importance sur les autres fonctions au sein des ministères. C est ce décret qui a clairement défini un socle d attributions aux secrétaires généraux des ministères. 2 - Définition des fonctions et attributions du SG et de la DRH dans une institution de l Etat Fonction et attributions du SG o Fonction : dans le dispositif organisationnel d une institution ou d un organisme public, la fonction de SG est une fonction de coordination. A ce titre, le décret suscité a déterminé de façon transversale les responsabilités des secrétaires généraux des 2

3 ministères qui assurent notamment une mission de coordination générale des services, de modernisation, de pilotage des services déconcentrés et ceux de l administration centrale dans le travail interministériel, etc o Attributions : d une manière générale, le SG d un ministère assiste le ministre dans l orientation générale et la conduite de la politique du ministère. Il représente le ministre au niveau national et international et mène des entretiens ou des négociations de haut niveau. Il coordonne les directions du ministère, conduit des chantiers transversaux majeurs ainsi que les politiques de modernisation et des stratégies de réforme en veillant à la qualité du dialogue social et apprécie l efficacité et les capacités managériales des cadres dirigeants. Tout compte fait, le SG assure la gestion administrative et technique au sein du ministère. Au Togo, le décret n /PR du 07 décembre 2011 fixant les principes généraux d organisation des départements ministériels dispose en son article 23 que le secrétariat général est placé sous l autorité d un secrétaire général dont les attributions sont déclinées ainsi qu il suit : o le secrétaire général du ministère assure le suivi et le contrôle de l application des décisions prises par le ministre; il existe, sous l autorité et par délégation du ministre, la supervision des services centraux et extérieurs. Il assure le suivi administratif des dossiers, veille aux relations avec les autres départements et usagers et organise la circulation de l information. Le secrétaire générale assure la coordination de l élaboration du projet de budget du département et suit son exécution. Il veille à la bonne gestion des ressources humaines et matérielles du ministère. il dispose de services directement rattachés pour prendre en charge des fonctions communes ou transversales à l administratoin ; notamment, les études générales, la planification, le suivi-évaluation, les statistiques, 3

4 l organisation, l informatique, la documentation et les archives, l accueil et l information du public. De ce point de vue, il assure le suivi et évaluation des réalisations physiques et financières du Ministère par niveau (Central, Régions), sur la base du PTA au regard de sa lettre de mission. Il met à jour, le tableau de bord de suivi mensuel des réalisations du ministère. Le secrétaire général soumet au ministre les affaires traitées par les services et y joint, le cas échéant, ses observations. Les dossiers annotés par le ministre ou par le secrétaire général sont transmis aux services consternés par les soins de celui-ci. II prépare, en collaboration avec le chargé de mission, le conseiller technique et les directeurs, les dossiers à inscrire à l ordre du jour du conseil des ministres et coordonne, avec le directeur de cabinet, la formulation de la position du ministère. IL dispose, par délégation du ministre, suivant arrêté publié au journal officiel, du pouvoir de signer tous les actes et documents relatifs à l activité courante du ministre, en vertu des dispositions législatives ou réglementaires expresses. o Le secrétaire général peut être assisté d un secrétaire général adjoint nommé après accord du premier ministre. En cas d absence ou d empêchement du secrétaire général et, à défaut de secrétaire général adjoint, le ministre désigne par décision, un intérimaire.il en informe le premier ministre si la période d intérim dépasse un (1) mois. 4

5 o Le rang, les attributions et l organisation de chacun des services rattachés au secrétaire général sont précisés par le décret portant attribution et organisation des départements ministériels Fonction et attributions de la DRH o Fonction : dans le dispositif organisationnel d une institution ou d un organisme public, la fonction de DRH est une fonction de support ou d appui aux fonctions techniques ou opérationnelles (Services techniques) ; c est une fonction émergente au niveau des grandes fonctions du département et dénote d une nouvelle vision de la gestion qui lie la performance des hommes aux résultats des structures qu ils animent. o attributions : d une manière générale le directeur des ressources humaines a pour mission de : déterminer et de développer les compétences des personnels nécessaires à l'exercice des missions des ministères et de recruter du personnel tout en participant à la rationalisation de la gestion des ressources humaines ; élaborer et de mettre en œuvre la politique de rémunération et de participer à l'allocation des emplois et à la gestion des effectifs et de la masse salariale en lien avec la direction des finances, des achats et des services ; élaborer et de mettre en œuvre la politique statutaire et d'assurer le respect des droits et obligations des personnels; assurer la gestion individuelle et collective des personnels des ministères ; 5

6 organiser et de développer les relations avec les représentants des personnels et de promouvoir le dialogue social; promouvoir la diversité en matière de ressources humaines et de lutter contre les discriminations ; élaborer et de mettre en œuvre la politique d'action sociale, des conditions de travail et de la médecine de prévention; animer les réseaux de correspondants en administration centrale, en services territoriaux, dans les agences régionales ; tenir et exploiter la base de données du Personnel ; assurer le traitement des dossiers relatifs aux droits et avantages du personnel administratif : Avenant, Intégration, Avancement, Titularisation, Reclassement, Bonification, Validation, Admission à la retraite, Indemnité d installation à la retraite, Indemnité compensatrice de congé non pris ; assurer le traitement des dossiers relatifs à la gestion administrative du personnel: Notes et Décisions d affectation, divers congés, sanctions négatives ; assurer la tenue et la mise à jour de la base de données du personnel administratif et appui ; traiter les dossiers relatifs aux mouvements du personnel ; évaluer les Droits, avantages, obligations et sanctions des agents selon les textes en vigueur ; 6

7 collaborer au renforcement des compétences techniques et managériales de tous les agents ; contribuer au développement, à la mise en œuvre et au Suivi-évaluation des politiques, des stratégies, des plans et des programmes en RH. 3 - Place du SG et du DRH entre intérêt politique, managérial ou économique Du principe de séparation des fonctions politiques des fonctions techniques Avant toute chose, il faut reconnaître que les fonctions de SG et DRH interviennent dans le cadre de la politique des autorités en place. Les fonctions de SG doivent nécessairement tenir compte des orientations politiques. Vu sous cet angle, on peut dire qu elles occupent la même place entre intérêt politique, managérial ou économique. Cependant, en vertu du principe de la séparation des fonctions techniques des fonctions politiques (cabinet du ministre), les fonctions de SG et de DRH sont plus axées sur des intérêts managérial et économique que politique. Pour un fonctionnement efficace du ministère ou de l institution, les compétences politiques ne sont pas si nécessaires, seules les compétences managériales et économiques comptent. Le DRH est le premier collaborateur sur lequel s appuie le SG pour faire passer ses projets de réforme et insuffler le dynamisme nécessaire pour transformer l administration publique en un service qui adresse les bonnes réponses aux attentes des citoyens Rapports entre le SG et les corps politiques de l institution en charge 7

8 Rapports hiérarchiques avec le Ministre Rapports de collaboration et non de subordination hiérarchique ; sauf pouvoir d instructions en cas de délégation de compétence dans un domaine précis Rapport entre le DRH et les corps politiques de l institution en charge Rapports hiérarchiques avec le Ministre Pouvoir de supervision et de contrôle de la part des corps politiques. 4 - Conclusion Le Secrétaire général est la mémoire de l institution étatique, tandis que le Directeur des Ressources humaines est l acteur clé dans le fonctionnement et dans le processus de prise de décision de l institution. Les fonctions de SG et de DRH sont des fonctions techniques qui participent à la mise en œuvre de la politique d un ministère ou d une institution de l Etat. Pas d opposition entre intérêt politique, managérial ou économique, mais de complémentarité. Vu l importance de plus en plus croissante de ces deux fonctions dans le dispositif de fonctionnement des institutions, il va falloir penser à mieux les valoriser pour l efficacité de l appareil administratif de l Etat. 8

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