POWERGES. La gestion des devis

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2 1. Préparation et configuration générale du programme des DEVIS Avant toute chose, il est nécessaire de configurer l environnement que vous voudriez utiliser. Pour ce faire, il faut rentrer dans le menu du configurateur général des devis : Pour accéder au configurateur, vous devrez introduire votre clef superviseur : La clef superviseur vous a été fournie à l installation du programme POWERGES dans votre système. Elle permet de protéger les données pour tout ce qui concerne la configuration et les objets plus sensibles comme les manipulations particulières qui ne seront pas accessibles par tout le monde. Ce code peut être modifié le cas échéant. Attention de ne pas oublier ce code si vous le modifiez car vous compliqueriez l intervention des techniciens de RVC lors des dépannages ou lors de la télémaintenance. Outre l élément technique concernant le délais entre les sauvegardes (qui doit être au minimum de 1 minute), les autres éléments permettent de paramétrer l utilisation du programme: o Le nombre d exemplaires à imprimer par défaut o La devise (à laisser à blanc depuis l euro) o Si vous voulez vous protéger d une suppression de ligne malencontreuse, n hésitez pas à cocher la zone avertisseur de suppression o A l installation, indiquez le premier numéro à utiliser pour un nouveau devis. Par la suite, la numérotation sera automatique. Nous vous conseillons de commencer cette numérotation avec les deux chiffre de l année (ex pour l année 2015) o La recherche d un élément dans le fichier article pourra se faire de façon préférentielle: 1 pour une recherche par numéro d article 2 pour une recherche par libelle. o Choisissez enfin le mode d impression à utiliser par défaut. 2

3 2. Accès au tableau des devis. Dans le menu de base, cliquez sur le bouton «Devis». Le tableau de tous les devis présents dans votre programme se déroule dans la liste. Par défaut, le dernier devis se présente en tête de tableau. 3. Les fonctions de base. Les lignes devis qui sont marquées d une icône avec un PC sont des devis créés sur un portable (module spécifique) Créer un nouveau devis [F1] Ouvrir le devis marqué [F3] Supprimer le devis marqué [F4] Impression de la liste de tous les devis [F5] Les actions possibles à partir de cette table sont toutes reprises dans la liste des icones placées dans le haut de la fenêtre. Elles sont reprises en détail à la droite de ce texte. Sur la table elle-même, beaucoup de fonctions sont possibles également: Le tri par colonne (sur toutes les colonnes affichant un symbole de loupe) Sur ces mêmes colonnes (avec loupe), il est possible de chercher, voire de filtrer les enregistrements. Il est possible de déplacer les colonnes ou de cacher certaines colonnes. Des calculs (somme, moyenne, ) sont possible en bas de table pour les colonnes de type numérique (Mt Htva, ) Pour trier : cliquez sur la loupe de la colonne qui devra être triée; indiquez ensuite les caractères de départ du tri. Pour filtrer : cliquez droit sur la loupe et puis sur filtrer pour sélectionner le type de filtre à utiliser. Toutes les données de la table pourront être transférées en Excel, Word, etc. Pour ce faire, cliquez en haut à droite de la table (voir le cercle sur l image de la table cidessus) et faites votre choix. Clôturer le devis marqué [F7] Accès au programme des appels Accès au calendrier POWERGES Totalisateur des devis (entre date) Archiver une série de devis Accès à l aide POWERGES Quitter le programme des devis [ESC] 3

4 2. Créer un nouveau devis. Sélection du client A l ouverture en création d un devis, la table des clients s ouvre afin de sélectionner le client pour lequel on crée ce devis. Toutes les options de tri et de recherche du client sont disponibles. Cette table permet 3 actions sur une ligne sélectionnée: 1. La sélection du client [F9] 2. La visualisation de la fiche [F3] 3. La création d une nouvelle fiche [F1] Nous vous renvoyons aux documents concernant la gestion des fichiers de base pour ce qui concerne le contenu des fiches signalétiques clients, sites et installations. Configurateur du devis Chaque devis possède son propre configurateur. Ceci permet de travailler au cas par cas. Le configurateur du devis permet de fixer le prix de vente qui sera utilisé par défaut (PV1 à PV6) lors de la notification d un article dans une des lignes du devis. Il permet également de choisir de travailler en Prix d achat. D autres options sont également définies : Impression ou non des composants Impression ou non des mémos articles Gestion de l unité de vente (litre,piece,m², ) 4

5 Entête du devis À l entrée, dans le document du devis, vous aurez successivement à encoder: La Numérotation des documents est automatique, pourvu que l'on ait coché cette option via le configurateur. L objet du devis (important car les recherches sont possibles sur cette zone dans le tableau des devis) La date et la date de validité (30 jours par défaut, mais modifiable) Le numéro de dossier est facultatif. Il permettra de regrouper différents devis par dossier, chantier, Une fois l encodage commencé, le passage d une zone à l autre se fait simplement par [ENTER] ou [TAB]. L entrée dans une ligne du devis marque celle-ci de couleur jaune. Nous verrons plus loin comment personnaliser son écran d encodage (Taille, colonnes affichées, ) Changer la devise du devis Passer en mode Prix achat Sélection de l imprimante Dupliquer un devis [F2] Supprimer ligne [F4] Passer en mode Prix de vente Impression du devis [F5] Transfert en Word Ajouter une ligne en fin de devis [F8] Accès au fichier des articles [F7] Aperçu du devis [Alt-F5] Transfert en Excel Insérer une ligne [F1] Sélection d un client [Alt-c] Transfert du devis en Bon de commande au(x) fournisseur(s) Facturer le devis [Alt-F2] Changer l attribut (gras, italique, ) de la ligne [F6] Sélection d une installation [Alt-i] Transfert du devis en bon de livraison Créer un chantier à partir du devis [F 11] Re-calcul des prix de tous les articles Créer une ligne soustotal [F9] Transfert du devis vers une facture Modifier le taux de tva du devis 5

6 Corps du devis Il est possible de supprimer de l affichage les colonnes moins importantes ou inutiles suivant votre méthode de travail. Pour sélectionner les colonnes : Clic droit sur la barre de titre des colonnes («Désignation» p. ex) Attention, les colonnes marquées ici à gauche sont indispensables à afficher, les autres sont facultatives. L ordre de ces colonnes doit également être respecté. Désignation Première zone à encoder, la colonne désignation permet d utiliser de multiples artifices pour accélérer et/ou personnaliser le devis. 1. Vous pouvez encoder un texte libre (hors base de données article) 2. Vous pouvez également entrer le code d un article de votre base de données (ou les premières lettres de ce code: le premier article dont la référence commence par les caractères introduits sera sélectionné) 3. Il est possible d atteindre directement la base de données article via la touche de fonction [F7] ou l icône 6

7 Pour une utilisation personnalisée des recherches dans le fichier articles, il est possible de décider de l onglet qui s ouvrira lors de l appel de la fonction de recherche en devis, comme en facturation. Ainsi, si vous préférez rechercher par «Libellé» plutôt que par numéro de référence, vous pourrez forcer l ouverture de la fenêtre de recherche avec comme onglet de recherche l onglet 2. Cette fonction s active dans le «configurateur général des devis» (Voir en page 2 du présent document) Sélection et recherche d articles. Actions possibles Méthode de recherche Identité recherchée Liste triée suivant méthode Bouton et raccourci du prix sélectionné 7

8 Actions possibles à partir de l écran de recherche articles Recherche par mot dans le libellé. Indiquer un ou deux mots (séparés par un + ) puis lancer cette recherche. [F3] La première demande de recherche peut être assez longue (suivant le nombre d articles existant dans la base de données) La sélection peut être affinée en précisant le nom du grossiste et/ou du fabriquant à sélectionner. Recherche extrêmement complète sur toutes les zones du fichier article. Tous les critères de recherche peuvent être cumulés et diverses conditions de sélection sont possibles. Recherche par code appel et mot directeur (Anciennement utilisé par GIVORD) Autres actions possibles: Création d un nouvel article Visualisation / Modification d une fiche article Sélection de l article en sélectionnant le prix de vente en bas d écran: Sélection du prix à appliquer (1 a 6) ou [F8] pour sélectionner le prix par défaut pour ce client (Indiqué dans la fiche du client) 8

9 Fonction de sélection des articles par lots Afin d accélérer l encodage des lignes d articles, POWERGES propose de faire une sélection par lot. Les articles à intégrer dans le devis sont tous sélectionnés en une fois de façon à éviter l ouverture multiple de la fenêtre de sélection. 1. Dans l écran de recherche, cliquez l option Une fenêtre pop-up s ouvre alors présentant l évolution de la sélection 2. Sélectionnez ensuite un par un les articles à ajouter dans le devis (en sélectionnant un des boutons de prix en bas d écran, puis en indiquant la quantité et la remise éventuelle) 3. La fenêtre pop-up s incrémente automatiquement des lignes à ajouter dans le devis 4. Une fois la sélection terminée, cliquez sur retour vers le document Les lignes seront soit insérées à la ligne active, soit ajoutées en fin de document. Les articles COMPOSES L insertion d un article composé dans un devis peut se faire de 2 manières différentes : 1. Un article composé peut être passé dans le devis sans lister l ensemble des composants (seule une ligne article et le prix total du composant) 2. Il peut également être introduit avec la liste complète des composants et avec les prix de chaque composant 3. Il peut enfin être introduit avec la liste des composants mais sans les prix des composants 9

10 Nous vous renvoyons aux documents concernant la gestion des fichiers de base pour ce qui concerne le contenu des fiches signalétiques Articles et la gestion des composants. Ci-dessous nous considérons les articles composés comme déjà créés. Lors de la sélection d un article composé, le programme pose la question de savoir si vous voulez ou non le détail des prix de chaque composant. Si vous répondez NON, le devis se présentera comme suit: Sinon, 10

11 Quantité / Prix Unitaire / TVA% / Poste du devis [R] La colonne, "QTE" est indispensable à remplir s il s'agit d'une ligne où il faut indiquer un montant. Une quantité égale à 0 permettra de ne pas indiquer de montant et de faire de cette ligne une ligne de texte simple. La colonne, "Pr Unit HTVA" reprend le prix de vente unitaire de l article (HTVA) sélectionné et repris depuis la fiche articles. Ce prix pourra être modifié. Le calcul des autres colonnes est automatique. POWERGES signale à la sortie du document si le devis comporte plusieurs taux de TVA. La colonne "Poste du devis" ('R') devra contenir le poste du devis concerné par cet article. Cette notion est essentielle dans le cadre de la gestion des chantiers. Pour rappel, un tableau de calcul du devis par poste est possible en cliquant sur l'icone se trouvant au-dessus de la table. 11

12 Textes descriptifs et photos à la ligne Les lignes d un devis peuvent bien entendu comporter une partie de type texte (ou commentaire) sans référence à la base de données des articles. Il existe plusieurs possibilités pour insérer ce type de bloc. 1. En cours d encodage, vous pouvez décider d ajouter quelques lignes de texte dans la zone libellé sans devoir calculer le nombre de caractères avant de passer à la ligne suivante et sans devoir regarder l écran pour vérifier l arrivée en fin de zone libellé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton lors de l entame de l écriture dans le libellé. Vous pourrez ainsi écrire un texte continu qui sera coupé en fin de mot pour aller à la ligne 2. Si vous désirez copier ou insérer un texte plus conséquent, vous pourrez utiliser le 2ème bouton texte. A ce texte inséré, il sera même possible de joindre une photo à récupérer depuis un dossier de votre disque dur. Bon à savoir: Chaque article peut contenir un mémo destiné à son insertion dans un devis. De même, on peut mémoriser une photo dans sa fiche signalétique. Dans ce cas, le mémo et la photo pourront automatiquement être insérés dans le devis et même être modifiés ou corrigés en cliquant sur le bouton «Texte». S il ne sont pas modifiés et enregistrés, ces memos seront imprimés tels quels à la suite de l article sur le document. Pour modifier le contenu du memo placez-vous sur la ligne de l article concerné et cliquez sur 12

13 Le texte ajouté permet une mise en forme de type RTF : gestion de la police de caractère attributs du texte (gras, italique ) Couleur du caractère alignement Utilisation possible du copier coller (ex: depuis une page internet pour une description de chaudière, etc.) Pour revenir au devis, n oubliez pas d enregistrer le texte: L éditeur permettra même une vérification orthographique. Cliquez pour cela sur l icône : 13

14 Votre document commence à prendre forme. Au retour à l encodage vous pourrez constater que la colonne Txt contient une icône signalant la présence d une insertion à cet emplacement (texte et/ou photo). Les Sous-totaux et autres mise en forme Afin de permettre différentes présentations du devis, il est intéressant de jouer avec la notion de SOUS-TOTAUX. D abord cela structurera votre devis par Poste mais cela permettra une impression du devis de type commercial qui ne valorisera que les sous-totaux (Une manière d éviter les remarques du client concernant le prix d une pièce en particulier) Comment faire pour insérer un sous total? 1. Insérer une ligne vierge à l endroit voulu: 2. Cliquer sur le bouton: La ligne se colore en orange et le calcul est automatiquement réalisé. Il vous reste à libeller le sous total et à lui donner un attribut si nécessaire (en gras dans notre exemple). Quelques soient les insertions de lignes d articles réalisées par la suite, les sous-totaux se mettront à jour automatiquement 14

15 Voici, brièvement les quelques autres fonctionnalités générales concernant la création / modification des Devis : 1. Ajouter un saut de page: Il ne s agit pas d une fonction particulière et cet ajout de saut de page se fera simplement en introduisant le symbole «#» comme premier caractère du libellé à l endroit où le saut de page est désiré. La ligne concernée se colore de gris. 2. Copier Coller de ligne(s): Cette fonction est réalisable à l intérieur même d un devis ou d un devis vers un autre. Pour ce faire, ouvrir le devis dans lequel vous désirez récupérer des lignes: Sélectionnez les lignes à copier en vous plaçant sur la ligne puis en cliquant sur les lignes sélectionnées prennent une couleur légèrement grisée. Une fois toutes les lignes sélectionnées, retournez dans le devis dans lequel vous désirez introduire ces lignes Placez-vous sur une ligne vierge ou devra commencer l ajout de lignes et cliquez sur 15

16 Encodage d un devis en Prix d achat Dans certaines circonstances (offre à un service public, etc.) il est parfois plus facile de travailler le devis en prix d achat et d y appliquer un coefficient global pour obtenir le prix de vente au client. Powerges permet cette fonction et propose via le configurateur du devis : Il suffira de décliquer le prix sélectionné pour choisir le prix d achat net. A partir de ce moment, vous pourrez travailler en prix d achat en indiquant le coefficient à utiliser pour le calcul du prix de vente au client. Le devis en prix d achat se présente comme suit (ligne en vert): Cliquez sur Pour passer en Prix d achat, ensuite en modifiant le coefficient, En prix de vente, en fonction du coefficient, il deviendra (Ligne en bleu): vous pourrez en passant de PA à PV évaluer le résultat et approcher de l offre idéale Le coefficient est modifiable (quand vous êtes en PA) et permet d avoir une évaluation précise du résultat final par simple clic sur PA ou PV PS: L impression du devis en prix d achat est impossible. 16

17 Fonctions annexes Dupliquer un devis Pour dupliquer un devis, il suffira d ouvrir le devis que vous désirez dupliquer, cliquer sur l icône de duplication puis de sélectionner le client pour lequel il est destiné. Une fois le devis dupliqué, il sera modifiable dans son intégralité. Recalcul des prix Les prix pouvant avoir été modifiés, un devis dupliqué pourra être recalculé en fonction des nouveaux prix du fichier article. Modification des taux de TVA Un devis dupliqué ne sera pas toujours sujet au même taux de TVA. Ce bouton permet le re-calcul automatique des taux. Transferts divers Création d un bon de commande (Achat) Le devis, une fois accepté, peut faire l objet d un bon de commande aux fournisseurs pour les articles qui ne sont plus en stock. Création d un bon de livraison Transfert du devis en Bon de livraison Création d une facture à partir du devis Transfert du devis en facture 17

18 Fonctions de visualisation et d impressions Avant l impression, il est possible de visualiser le devis à l écran via l icône [F5]. Pour imprimer directement cliquez plutôt sur l imprimante [Alt-F5] Quelques paramètres sont cependant encore modifiables avant impression: 1. Le texte d entête du devis 2. Le texte de fin de devis 3. Le titre du document 4. L impression avec ou sans totaux Texte d entête et de fin du devis Sélectionnez les textes d entête et de fin de devis ([F1] et [F2]). Il est possible de créer un nombre illimité de texte d entête ou de fin qu il suffira de rappeler à l édition d un devis. 18

19 Visualisation et impression L aperçu avant impression est une étape dont on ne peut se passer (sauf en cas de réédition, par exemple). En effet c est lors de cette étape que l on pourra constater: Les sauts de page intempestifs; Les titres manquant ou les caractères à surligner ou à mettre en gras, etc. De plus, cet aperçu permet la création d un PDF, l envoi de ce PDF par mail mais aussi l insertion de texte, de photos, de cadre de flèches ou autres mise en évidence de texte. 19

20 Envoi du document par mail / création PDF Quelques options complémentaires: Modifier le titre du document Ne pas imprimer les totaux de fin de devis Classer le document (PDF) dans le classeur du client [Nécessite le module CRM] 20

21 Fonctions d archivage des devis Afin de mettre de l ordre dans le classement de vos devis et de faire un peu de place dans le répertoire, il est possible d archiver les anciens devis. Un devis archivé pourra toujours être visualisé, réédité voire même désarchivé afin d être réédité ou dupliqué. Pour dupliquer une série de devis, cliquer sur l icône dans la table des devis. Indiquer ensuite les bornes de la sélection des devis à archiver (du n 100 au numéro 200, par exemple). Ces devis disparaîtront de la table. Pour consulter les devis archivés, cliquer sur le menu Devis du menu général POWERGES puis sélectionner l option ad-hoc. 21