Commission de l Océan Indien. Programme Energies Renouvelables et Efficacité Energétique COI-ENERGIES

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1 Commission de l Océan Indien Programme Energies enouvelables et Efficacité Energétique COI-ENEGIES éférence : Programme régional SO/FED/2012/ Appel à propositions éférence : EUOPEAID/137090/ID/ACT/SOI Foire aux questions : réponses aux questions des candidats Frequently Asked uestions F A DISCLAIME This document is intended as useful information for applicants. Given varying call requirements and specificities, the replies included in this document cannot and do not replace or overrule the information contained in the respective Guidelines for grant applicants that are published for each call for proposals. They also do not substitute the provisions in the Practical Guide to Contract Procedures in External Actions. In case of discrepancy between the FA and the Guidelines for grant applicants, the latter is the only legally binding document. AVIS Ce document a pour intention d'apporter des informations utiles aux demandeurs. Etant donné les conditions requises et les spécificités variables selon les appels, les réponses incluses dans ce document ne peuvent pas être considérées comme remplaçant et ne remplacent pas ni ne prévalent sur les informations contenues dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs de subventions publiées respectivement pour chaque Appel à propositions. Elles ne remplacent pas non plus en aucun cas les dispositions prévues dans le Guide Pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'ue. En cas de divergence entre les FA et les Lignes directrices à l'intention des demandeurs de subventions, celles-ci constituent le seul document légal.

2 Les réponses sont classées par thèmes / eplies to questions are classified under the following themes : Thème 2 : Eligibilité de l action / Topic 2 : Eligibility of the action Thème 3 : Montant de l enveloppe financière / Topic 3: Financial Allocation Thème 4 : Eligibilité des coûts / Topic 4 : Eligibility of costs Thème 5 : Soumission de la proposition / Topic 5 : Submission of the proposal Thème 6 : Contrats / Topic 6 : Contracts Thème 8 : Divers / Topic 8 : Other issues FA Semaine N 4: 29 juin 3 juillet 2015 Week 4 : 29 June 3 July 2015 Thème 2 : Eligibilité de l action Eligibility of the action La durée maximale éligible de l action est-elle bien de 24 mois comme indiqué dans la liste de contrôle? En se référant à la section «2.1.4 Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?», «La durée initiale prévue d une action ne peut pas être inférieure à 6 mois ni excéder 24 mois.» Les systèmes photovoltaïques Innovants, tels que les membranes Photovoltaïques flexibles ou flottants, sont-il considérés comme éligibles? En référence à la section «2.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation», «Dans le respect du principe de l égalité de traitement des soumissionnaires, l Administration contractante ne peut pas se prononcer sur l éligibilité d un soumissionnaire, de ses partenaires, de l action ou des activités», ni d une technologie spécifique. Tous les projets présentés dans le cadre de cet appel à propositions devront répondre à l'objectif 1, et à au moins un des objectifs 2 à 4 présentés dans les lignes directrices. Une liste indicative des activités est fournie dans les lignes directrices (Cf. lignes directrices, Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?). De plus, il est précisé à la section «1.2 Objectifs du programme et priorités», que «Les transferts de technologies sont ceux liés à la production d'énergies renouvelables, lorsque ces technologies sont innovantes, performantes et adaptées au contexte local.» Dans le cadre du présent appel à propositions, l introduction d une technologie pas ou peu utilisée dans un pays est considérée comme une technologie innovante dans le contexte spécifique de ce pays. 2.3 Dans le document «lignes directrices à l intention des demandeurs», il est mentionné à la section : «Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs pays suivants : l Union des Comores, Madagascar, l Île

3 Maurice et les Seychelles». Dans le document «guide du demandeur», il est mentionné en page 8/36 : «les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs des pays suivants : Madagascar, Maurice, Seychelles et l Union des Comores, et, avec un financement FEDE, La éunion»? La éunion fait-elle partie des zones géographiques éligibles des actions proposées? Si oui, pourriez-vous préciser les contours de l articulation entre la subvention COI et le financement FEDE. Comme indiqué à la section des lignes directrices «Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs pays suivants : l Union des Comores, Madagascar, l Île Maurice et les Seychelles». Dans la section «Couverture géographique» du guide du demandeur, il est fait référence à la possibilité de mener une action similaire à la éunion dans le cadre d un financement FEDE. Pour plus de clarté, le guide du demandeur a été modifié comme suit : «Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs des pays suivants: Madagascar, Maurice, Seychelles et l Union des Comores. Les actions ne peuvent pas se dérouler sur l île de la éunion, qui ne bénéficie pas du financement FED, mais du financement FEDE, notamment pour des actions similaires». La version révisée du guide du demandeur, en date du 3/07/2015 est disponible sur le site : De plus, nous attirons votre attention sur l impossibilité pour une même action d être financée par plus d une source de financement émanant du budget de l Union Européenne, comme stipulé à la section «1.3 Montant de l enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante», «Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'union européenne ou le Fonds européen de développement». Par contre, la contribution du demandeur peut provenir entièrement ou partiellement d un financement émanant du budget national d un pays, membre ou pas de l Union Européenne, ou d une institution publique ou privée. Thème/Topic 3 : Montant de l enveloppe financière Financial Allocation 3.1 Comment comprendre la différence entre les deux limites, celle de 50 % et celle de 70 % des plafonds de la subvention par rapport au coût total accepté du projet et du total des coûts éligibles. La différence entre ces deux coûts est indiqué en note 2 des lignes directrices : «Total estimé des coûts acceptés = total estime des coûts éligibles + apports en nature + taxes non éligibles, etc.».

4 Est-ce que cela signifie qu en absence d apport en nature et de taxes non éligibles (telles que définies page 23 des guide «définition des taxes «) le montant de la subvention est plafonnée à 50 % du montant global du projet (le montant accepté est alors égal au montant éligible)? Oui, effectivement. Toutefois, il s agit d une situation rare car peu de biens et de services sont exempt des taxes. De plus, en ce qui concerne les taxes, il est précisé dans les lignes directrices, à l annexe J «Information relative au régime fiscal applicable aux contrats de subvention» que les «Les taxes, notamment la TVA, ne sont pas éligibles ; par conséquent elles seront considérées comme faisant partie du total estimé des coûts acceptés de l'action au titre du cofinancement à condition que le bénéficiaire(s) ou, le cas échéant, ses entités affiliées puissent démontrer qu'ils ne peuvent en obtenir remboursement». Pour rappel, le glossaire (annexe A1) du guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'ue, disponible au lien suivant : ures+financi%e8res+et+contractuelles+applicable+aux+actions+ext%e9rieures+finan c%e9es+par+le+budget+g%e9n%e9ral+de+lue+et+du+11e+fed&header_keyword s=eprag+%2c+europa définit les «taxes» de la manière suivante : «les impôts indirects tels que les taxes sur la valeur ajoutée, les droits de douane et les droits à l'importation, ainsi que d'autres droits et charges fiscales dans les pays bénéficiaires». 3.2 Information published in French in the FA week 1 gives an example that explains only 50% of total eligible costs could be requested from the donor. Considering additional in kind contributions and non-eligible taxes, it would result in the applicant having to contribute more than 50% of the total accepted costs. Is that correct? Yes this is correct. Please refer to the reply provided under question As in kind contributions are neither eligible costs nor treated as co-financing (see " Eligibility of costs: costs that can be included ), it is highly suggested to include contributions in kind only when they are absolutely necessary to carry out the action. La FA1 3.1 a été révisée de la manière suivante: Il est stipulé que " Toute subvention sollicitée dans le cadre du présent appel à propositions doit en outre être limitée à 50% du total estimé des coûts acceptés. Si le total des coûts acceptés est égal au total des coûts éligibles, le pourcentage applicable au total des coûts acceptés s'applique au total des coûts éligibles afin de garantir le cofinancement requis." u'est-ce à dire les 50% cités? Pouvez-vous m'éclaircir ce point en me donnant un exemple, en supposant que le montant global de l'action est estimé à ? Sauf incompréhension de ma part, je n'ai pas vu de montant ou pourcentage indicatif minimum de la contribution du demandeur. u'en est-il s'il vous plaît? En se référant à la section «1.3 montant de l enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante», «Toute subvention sollicitée dans le cadre du présent appel à propositions doit en outre être limitée à 50% du total estimé

5 des coûts acceptés», et à la définition indiquée au bas de page 2, «Total estimé des coûts acceptés = total estimé des coûts éligibles + apports en nature, taxes non éligibles, etc.» : Pour un projet dont le montant de l action est estimé à euros, et qui ne comprend aucun apport en nature et aucune taxe non éligible, le montant de la subvention de 50% des coûts acceptés est de euros et l apport du demandeur et des autres partenaires est également de euros. Pour un projet dont le montant de l action est estimé à euros, et qui comprend euros d apports en nature et euros de taxes non éligibles (comme la taxe à la valeur ajoutée qui ne peut pas être remboursée sur la contribution de l UE), le montant éligible est de euros, et la subvention de 50% des coûts acceptés s élève à euros. Le demandeur doit apporter euros dont 1000 et euros correspondent respectivement à la contribution en nature et aux taxes non éligibles (voir exemple du calcul de la contribution présenté, à titre d illustration uniquement du mécanisme de calcul, à la suite de la question 3.4). En ce qui concerne les taxes, il est précisé dans les lignes directrices, à l annexe J «Information relative au régime fiscal applicable aux contrats de subvention» que les «Les taxes, notamment la TVA, ne sont pas éligibles ; par conséquent elles seront considérées comme faisant partie du total estimé des coûts acceptés de l'action au titre du cofinancement à condition que le bénéficiaire(s) ou, le cas échéant, ses entités affiliées puissent démontrer qu'ils ne peuvent en obtenir remboursement». 3.4 Translation of the revised FA1 3.1, as requested : The guidelines for applicants stipulate that "Any grant requested under this Call for Proposals must further be limited to 50% of the estimated total accepted costs. In case that the total accepted costs are equal to the total eligible costs, the percentage applicable to the total accepted costs applies to the total eligible costs to ensure the required co-financing." What does the 50% means? Can you clarify this point by giving an example, assuming that the overall amount of the action is estimated at 90,000 euros? Except misunderstanding on my part, I have not seen of amount or percentage minimum indicative of the contribution of the applicant. What is it please? We refer you to "1.3 Financial allocation provided by the contracting authority ", "Any grant requested under this Call for Proposals must further be limited to 50% of the estimated total accepted costs", and to the definition indicated at the footnote 2 (page 7), " Estimated total accepted costs = estimated total eligible costs + in kind contributions, non-eligible taxes, etc.": For a project which action is estimated at EU 90,000, and that does not include either a contribution in kind and or none eligible taxes, the amount of the grant, 50% of the accepted costs, is EU 45,000 and the contribution of the beneficiary and others is also EU 45,000. For a project which action is estimated at EU 90,000, and which includes EU 1,000

6 of in kind contributions and EU 3,000 of none eligible taxes (such as value added taxes which cannot be reclaimed), the eligible amount is EU 86,000, and the grant of 50% of the accepted costs amounted to EU 45,000. The applicant and others must provide EU 45,000 of which EU 1,000 and EU 3,000 correspond to contribution in kind and non-eligible taxes respectively (see the calculation of this contribution, presented, only to illustrate how the calculation is made, after the question 3.4). Concerning taxes, it is specified in the guidelines, in annex J " Information on the tax regime applicable to grant contracts signed under the call Taxes, including VAT are not eligible, therefore, they will be considered as part of the estimated total accepted costs of the action for the purpose of co-financing provided the Beneficiary (ies) (or, where applicable, its affiliated entity(ies)) can show they cannot reclaim them". 3.4 Information published in French in the FA week 1 gives an example that explains only 50% of total eligible costs could be requested from the donor. Considering additional in kind contributions and non-eligible taxes, it would result in the applicant having to contribute more than 50% of the total accepted costs. Is that correct? Yes this is correct. Please refer to the reply provided under question 3.3. As in kind contributions are neither eligible costs nor treated as co-financing (see " Eligibility of costs: costs that can be included ), it is highly suggested to include contributions in kind only when they are absolutely necessary to carry out the action.

7 3. Expected sources of funding & summary of estimated costs 1 Amount Percentage EU % Expected sources of funding EU/EDF contribution sought in this application (A) Other contributions (Applicant, other Donors etc) Name Conditions evenue from the Action To be inserted if applicable and allowed by the guidelines: In-kind contributions Expected TOTAL CONTIBUTIONS Estimated Costs Estimated TOTAL ELIGIBLE COSTS 2 (B) EU/EDF contribution expressed as a percentage of total eligible costs 4 (A/B x 100) 52, To be inserted if applicable and allowed by the guidelines: Taxes/In-kind contributions Estimated TOTAL ACCEPTED COSTS 3 (C) EU/EDF contribution expressed as a percentage of total accepted costs 4 (A/C x 100) Expected sources of funding and estimated costs must be in balance. It is reminded that the figures introduced in the table shall respect all the points included in the checklist for the full application form (part 7 of the full application form) 2. as per heading 11 of the Budget of the Action 3. as per heading 13 of the Budget of the Action 4. do not round, enter percentage with 2 decimals (e.g. 74,38%) 5. as per heading 12 of the Budget of the Action 6. with reference to art.17.4 (b) of the General Conditions 2014 Annex B_e3c_budget_en (2).xls

8 Thème / Topic 4 : Eligibilité des coûts Eligibility of costs 4.1 Le financement permet-il de financer la conception des projets, c'est-à-dire les ressources humaines mises en œuvre pour concevoir le projet? En référence à la section «2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?», les coûts éligibles sont spécifiés à l annexe G, en particulier voir l «annexe II : Conditions générales», l article 14.1 a) indique que ces coûts doivent être «encourus pendant la période de mise en œuvre de l action telle que définie à l article 2 des conditions particulières.» ; et l article 14.2 a) précise que le mode d estimation des «coûts du personnel affecté à l action, correspondant aux salaires bruts réels incluant les charges sociales et les autres coûts entrant dans la rémunération; ils ne doivent pas excéder les salaires et coûts normalement supportés par le(s) bénéficiaire(s), à moins d une justification indiquant que les excédents sont indispensables à la réalisation de l action;». Toutefois, dans la section des Lignes directrices à l intention des demandeurs, paragraphe «Coûts inéligibles», il est précisé que «le coût des salaires du personnel de l administration nationale» n est pas éligible. De plus, l «annexe B : budget (format Excel)» présente la structure des coûts éligibles, y inclus les frais de personnel. 4.2 Selon la note de bas de page 2 au sujet des règles d origine applicables aux marchés passés par les bénéficiaires de subventions FED, dans l annexe IV du contrat de subvention, il est indiqué que «l origine des fournitures est indifférente lorsque leur montant total par achat ne dépasse pas 100,000 EU.» Par conséquent, confirmez-vous que l achat, par exemple, de panneaux photovoltaïques d origine chinoise, pour un montant de EU et que l achat d une voiture électrique d origine chinoise pour un montant de EU seraient des coûts directs éligibles d une action, bien qu étant d origine chinoise, en considérant que toutes autres conditions sont respectées par ailleurs? Oui, à la conditions de respecter les procédures de passation des marchés présentés à l annexe IV du contrat de subvention, en particulier «le respect des principes de transparence, de publication préalable et de concurrence loyale, d égalité de traitement, de proportionnalité et de non-discrimination, en veillant à l absence de conflits d'intérêts tout au long de la procédure de passation de marché». De plus, en se référant à la section «5.3. Marchés (de fourniture) d'une valeur supérieure à EU et inférieure à EU, de l Annexe IV, il est précisé que «ces marchés font l'objet d'une procédure négociée concurrentielle sans publication d avis de marché, dans laquelle le(s) bénéficiaire(s) consulte(nt) au moins trois fournisseurs de son/leur choix et négocie(nt) les conditions du marché avec un ou

9 plusieurs d'entre eux.» 4.3 Selon section des Lignes directrices à l intention des demandeurs, paragraphe «Coûts inéligibles» (et article 14.9, alinéa d) des Conditions générales applicables aux contrats de subvention de l UE) les coûts pour les achats de terrains ou d immeubles ne sont pas éligibles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l action, auquel cas leur propriété doit être transférée aux bénéficiaires finaux/locaux au plus tard à l issue de l action. Selon l art. 7.5 des Conditions générales applicables aux contrats de subvention de l UE, «Sauf mention contraire dans la Description de l Action, équipements, véhicules et matériels financés par le budget de l action sont transférés aux bénéficiaires finaux de l action, au plus tard lors de la soumission du rapport final. A défaut de bénéficiaires finaux de l action à qui transférer ces biens, le(s) bénéficiaire(s) peuvent les transférer : - aux autorités locales, - aux bénéficiaires locaux - aux entités affiliées locales ; - une autre action financée par l Union européenne, - ou, exceptionnellement conserver la propriété de ces biens.» Est-ce que l art. 7.5 des Conditions générales applicables aux contrats de subvention de l UE inclut des coûts pour les achats de terrain et la construction d immeubles? Pourriez-vous préciser dans quels cas exceptionnels un demandeur est éligible pour conserver la propriété de ces biens? Est-ce qu il suffirait d'expliquer/justifier de tels investissements dans la Description de l Action? Une partie des coûts du projet que nous pensons soumettre consisterait notamment en les coûts d achats de terrain et de construction et aménagement d un nouveau centre de production.. Après la conclusion de l action nous pensons continuer opérer ces installations pour une période indéterminée (d au moins 10 ans) avec du personnel salarié local et augmenter la capacité de production existante. En référence à la section «2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?», les achats de terrains ou d immeubles ne sont pas éligibles, «sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l action, auquel cas leur propriété doit être transférée aux bénéficiaires finaux et/ou au(x) bénéficiaire(s) local/locaux au plus tard à l issue de l action». Il appartient donc au demandeur de justifier pleinement la nécessité d'une possible acquisition de terrain ou immeuble, laquelle dans tous les cas doit représenter une activité mineure du projet proposé. Comme spécifié dans les Art 14.9 et 7.5 des conditions générales, de telles propriétés doivent être transférés obligatoirement aux bénéficiaires finaux et /ou locaux au plus tard avant à l'issue de l'action, c'est à dire à la date de fin de mise en œuvre comme définie à l'art.2 de conditions particulières du contrat de subvention.

10 Thème/topic 5 : Soumission de la proposition Submission of the proposal 5.1 Est-il possible de mentionner dans la demande complète un ou des codemandeurs qui ne figuraient pas dans la demande initiale? Non cela n est pas possible comme indiqué à la section «2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation» «Les éléments définis dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur dans le formulaire complet de demande. La contribution de l'ue ne pourra pas varier de plus de 20 % par rapport à l estimation initiale.» Le demandeur, les codemandeurs, et les entités affiliées indiqués dans le formulaire de la demande de subvention lors de la soumission de la note succincte (Annexe A) doivent être les mêmes que ceux qui seront mentionnés dans la demande complète. Comme indiqué dans le formulaire de demande de subvention, en signant la «Déclaration du demandeur pour la note succincte de présentation», «Le demandeur,, représentant l'/les éventuel(s) codemandeur(s) et/ou entité(s) affiliée(s) dans l'action proposée» s engage collectivement, lui et ses partenaires vis-à-vis de l action. 5.2 Au point «Contenu de la note succincte de présentation» des lignes directrices, il est mentionné qu à part l annexe A du formulaire de demande de subvention, aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée. Peut-on cependant annexer des documents relatifs au contenu de notre note succincte de présentation (comme par exemple des graphiques illustrant nos propos, ou une lettre de support, etc.)? 5.3 Non cela n est pas possible comme indiqué à la section «2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation» «Il est à noter que seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important que ce document contienne TOUTES les informations pertinentes concernant l action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.» Dans la section des lignes directrices, la date limite de soumission «est fixée au 24 juillet 2015 telle que prouvée par la date d envoi, le cachet de la poste ou la date de l accusé de réception». Puis plus loin, il est précisé «l administration contractante peut rejeter toute note succincte de présentation envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d approbation de l évaluation (voir calendrier au 2.5.2)». Pouvons-nous donc poster la note succincte au plus tard le 24 juillet 2015 inclus, dans la mesure où celle-ci vous parviendrait avant l approbation de l évaluation c est-à-dire le 09 octobre En référence à la section «2.2.2 Où et comment envoyer la note succincte de présentation?», «Les notes succinctes de présentation doivent être soumises

11 dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas)..» ; et à la section des lignes directrices, la date limite de soumission «est fixée au 24 juillet 2015 telle que prouvée par la date d envoi, le cachet de la poste ou la date de l accusé de réception». Une note succincte envoyée au plus tard le 24 juillet par courrier express ou recommandé devrait arriver quelques jours après à l adresse de destination, et certainement avant la date effective d approbation de l évaluation. Elle devrait donc être intégrée au processus d évaluation avec l ensemble des notes succinctes ; l évaluation des notes succinctes débutant quelques jours après la date limite de soumission. Dans la section des lignes directrices faisant référence à ".la date effective d'approbation de l'évaluation (voir calendrier au 2.5.2)", veuillez noter que la date d'approbation de l'évaluation n'est pas fixée, le calendrier au étant indicatif seulement. Thème 6 : Contrats Contracts 6.1 Selon l article 14 a iv) des conditions générales du contrat, les contrats de marchés passés par le bénéficiaire, peuvent être signés avant le début de la période de mise en œuvre, pour autant que les dispositions de l annexe IV aient été respectées. Confirmez-vous que nous pouvons d ores et déjà lancer des procédures de sélection compétitives et que, si le contrat de subvention est obtenu, leur coût sera éligible? Oui c est exact, les procédures de sélection compétitive peuvent être lancées, pour autant que les dispositions de l annexe IV aient été respectées, mais par précaution, il est recommandé de signer les contrats qu après le démarrage de l action. Toutefois pour être éligibles, ces coûts doivent être «encourus par le(s) bénéficiaire(s), et qui sont encourus pendant la période de mise en œuvre de l action telle que définie à l article 2 des conditions particulières.», et notamment à la section «2.1 Le présent contrat entre en vigueur à la date de la signature par la dernière des deux parties.» La livraison des services, fournitures et travaux doit donc intervenir après la date de démarrage du contrat de subvention.

12 Thème/Topic 8: Divers / Other issues 8.1 Selon le «guide du demandeur» à la page 16, il est fait référence à une «note sur le montage financier du projet (Annexe F des Lignes directrices)». Cette annexe n est pas fournie, pourriez-vous, s il vous plait, nous éclairer sur la description /format de ce document? Voir FA semaine 2/week 2 éponse 8-2.