Monsieur le Président de l association centre culturel communautaire éducatif 3, rue de Guibbourg Ploërmel

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1 Le Président Rennes, le 26 octobre 2011 Monsieur le Président de l association centre culturel communautaire éducatif 3, rue de Guibbourg Ploërmel Par lettre du 12 septembre 2011, je vous ai fait parvenir le rapport d observations définitives de la chambre régionale des comptes sur la gestion des exercices 2005 et suivants votre association. La réponse de votre prédécesseur, seule parvenue à la chambre dans le délai légal d un mois, est jointe au rapport d observations définitives pour constituer avec lui un document unique qui vous est notifié ci-après. En application de l article L du code des juridictions financières, cet envoi est également transmis aux collectivités actionnaires ayant apporté un concours financier et sera porté à la connaissance de leur assemblée délibérante. Il deviendra alors communicable dès la première réunion de celle-ci. Je vous invite, en conséquence, à communiquer vous-même à l organe délibérant de l association, ce rapport d observations définitives, avant qu il ne devienne communicable aux tiers. Michel RASERA Conseiller maître à la Cour des comptes 3, rue Robert d Arbrissel CS RENNES CEDEX - Tél : Télécopie :

2 NOTIFICATION FINALE DU RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES sur la gestion de l association centre culturel communautaire éducatif de Ploërmel au cours des exercices 2005 et suivants INTEGRANT LA REPONSE REÇUE DANS LE DELAI LEGAL SOMMAIRE Rapport d observations définitives p. 2 à 11 Réponse de Mme Annick ARNEODO, ancienne présidente p. 12 à 17 1/17

3 Association Centre Culturel Communautaire Educatif OBSERVATIONS DEFINITIVES DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE BRETAGNE Exercices 2005 et suivants La chambre régionale des comptes de Bretagne a procédé, dans le cadre de son programme de travail, au contrôle des comptes et à l examen de la gestion de l Association Centre Culturel Communautaire Educatif à compter de l exercice Ce contrôle a été ouvert par lettre du 22 mars L entretien préalable prévu par l article L du code des juridictions financières a eu lieu le 26 novembre 2010 avec M. Michael James, président en fonction, et avec Mme Maryannick Arnoedo, ancienne présidente. La chambre, lors de sa séance du 27 janvier 2011, a arrêté ses observations provisoires. Celles-ci sont développées dans les parties suivantes du présent rapport : 1 Le fonctionnement de l association 2 La situation financière 3 Les rapports de l association avec la communauté de communes 2/17

4 Résumé L association Centre Culturel Communautaire Educatif (association 3 CE) a été fondée le 18 juin Elle a pour objet de développer la culture sur le territoire de la communauté de communes de Ploërmel. L article 3 des statuts définit les missions de cette association, missions reprises dans la convention conclue avec la communauté de communes le 4 juin Si l association 3 CE a rempli les missions dévolues par la communauté de commune, elle a imparfaitement respecté ses statuts, au demeurant imprécis sur certains points : - la liste des membres fondateurs est inexistante. Il est par conséquent impossible de s assurer de leur participation au conseil d administration, dont ils sont membres de droit. -les membres de droit sont des élus ou des représentants des collectivités et organismes publics. Il n est pas indiqué, dans les statuts, de quel territoire ils sont issus, ni comment ils sont désignés au conseil d administration. -les cotisations devaient être proposées par le conseil d administration et approuvées par l assemblée générale. Si les conseils d administration de juillet 2006 et de juin 2008 ont bien proposé des modifications tarifaires, celles-ci n ont jamais été approuvées par l assemblée générale. -le premier règlement intérieur fixait des cotisations différentes selon le lieu de résidence (à l intérieur du territoire communautaire ou non), alors que la distinction prévue statutairement concerne uniquement les diverses catégories de membres. -le conseil d administration ne s est pas prononcé en 2009 sur la constitution d un groupement de commandes pour la fourniture de bureau. -les comptes-rendus des bureaux ne sont pas signés. L association doit respecter ses statuts ou les modifier si elle les estime inadaptés. A ce jour, aucun projet en ce sens n a abouti et aucune convocation de l assemblée générale à majorité particulière, seule compétente en la matière, n est intervenue. Un commissaire aux comptes a certifié les comptes dès 2005 puisque l association 3 CE bénéficiait d une subvention supérieure à Au bilan, les fonds propres atteignaient à la clôture de l exercice 2009 plus de avec pour contrepartie un niveau de trésorerie important. Quant aux dettes, elles sont limitées à moins d un an. Dans ces conditions, les subventions d exploitation versées par la communauté de communes auraient pu être stabilisées ou diminuées. En 2008 et 2009, l association a bénéficié du dispositif transitoire prévu par la loi du 2 février 2007 qui dispense, pour les conventions en cours, du remboursement des frais du personnel mis à disposition. Tel ne sera pas le cas à l avenir pour toute nouvelle convention de mise à disposition d agents de la fonction publique territoriale. 3/17

5 1 LE FONCTIONNEMENT DE L ASSOCIATION CENTRE CULTUREL COMMUNAUTAIRE EDUCATIF 1.1 L objet de l association Constituée sous forme d association régie par la loi du 1 er juillet 1901, le Centre Culturel Communautaire Educatif (3 CE) a été créé le 18 juin 2004 et a fait l objet d une déclaration reçue en préfecture le 24 juin Cette association est constituée pour une durée indéterminée et son siège social se trouve à l Espace social communautaire de Ploërmel. Son objet est défini par l article 3 des statuts qui a été repris intégralement par la première convention entre la communauté de communes (délibération du 4 juin 2004) et signée par la présidente de l association le 25 juin Cette convention fixe les missions de cette association : «favoriser le développement de la culture au niveau de la communauté de communes de Ploërmel, notamment par : une politique intercommunale patrimoniale, c'est-à-dire la mise en valeur des richesses patrimoniales sous toutes ses formes : naturelles, historiques, traditionnelles, culturelles, artistiques et architecturales ; une politique d action, d animation et de coordination culturelle ; une politique de diffusion des nouvelles techniques de l information et de la communication. L association a donc notamment pour mission : la gestion des pratiques culturelles ; le développement et le partenariat avec d autres structures artistiques ou associations culturelles privées ou publiques, établissements scolaires, artistes ; la coordination du contrat éducatif local ; la promotion culturelle et artistique ; l aide à la création et l accueil de compagnies ; la diffusion artistique et culturelle ; le soutien aux associations culturelles locales ; la formation ; l information du public. L association exercera l activité de vente de spectacles, de prestations de services de technicien et de formations, ainsi que la fourniture de toutes prestations de services ou la vente de tous produits, susceptibles de se rattacher, directement ou indirectement à ces activités. Afin de réaliser cet objet, l association pourra notamment : organiser toutes manifestations publiques, opérations de promotion, conférences, colloques ou publications ; s assurer le concours de tout partenaire, financier, commercial, industriel ou autre, directement concernée par la mission l objet ou les activités de l association ou susceptible de l être ; 4/17

6 réaliser, pour ses membres ou pour le compte de tiers, toutes études, recherches ou enquêtes, en rapport avec son objet ; et plus généralement, entreprendre toute action susceptible d y concourir ou d en faciliter la réalisation». Depuis 2004, les missions confiées par la communauté de communes ont été remplies. L assemblée générale du 26 mai 2010, comme les assemblées générales précédentes, a retracé l activité de l année précédente : - le projet éducatif local sur le temps scolaire et périscolaire ou extrascolaire (1950 élèves) ; - les pratiques culturelles dont les arts plastiques, les loisirs créatifs, la danse, les jeux d esprit, les cours de langue, l infographie, le théâtre, la musique et les clubs de découvertes (1500 personnes par semaine) ; - la diffusion culturelle dont des spectacles (6500 spectateurs), des expositions (5300 visiteurs), les Estiv Arts (2200 spectateurs) et les jeudis d Armel (2 600 spectateurs). De 2004 à fin 2009, aucune modification statutaire n est intervenue, le projet ayant été cependant maintes fois évoqué. Le conseil d administration du 15 janvier 2009, souhaitant faire évoluer les statuts de l association, annonçait une réunion spécifique à ce sujet. La question s est aussi posée lors de l assemblée générale de l association du 23 avril Une commission devait y travailler. Pour autant, aucune convocation de l assemblée générale à majorité particulière, seule capable de modifier les statuts ou de dissoudre l association, n est intervenue. 1.2 Les membres de l association Les conditions d adhésion L association 3 CE dispose de sept catégories de membres : les membres fondateurs, les membres bienfaiteurs, les membres actifs, les membres adhérents, les membres de droit, les membres d honneur et les membres honoraires. Les membres fondateurs sont ceux qui ont participé à la constitution de l association. La chambre constate qu aucune liste n a été transmise contrairement à ce qu indiquait l article 6 des statuts. Il a donc été impossible de vérifier si les membres fondateurs ont bien été membres de droit du conseil d administration, comme le prévoient les statuts. Les membres de droit sont des élus ou des représentants des collectivités et organismes publics qui acceptent cette qualité. Les autres membres (bienfaiteurs, actifs, adhérents, membres d honneur et membres honoraires) doivent être agréés par le conseil d administration en respectant les conditions de chaque catégorie. La qualité de membre se perd aussi, hormis les démissions et les décès, par décision du conseil d administration. Pour l ensemble des adhérents les cotisations doivent être proposées par le conseil et validées par l assemblée générale. 5/17

7 1.2.2 Les modalités de paiement des cotisations Les membres de l association font partie de l assemblée générale dès lors qu ils sont à jour du paiement de leur cotisation à la date de la réunion. Les dernières assemblées générales de mars 2005 à mai 2010 ont donné lieu à une feuille d émargement des adhérents conformément aux statuts. L association ne dispose cependant pas d une liste des adhérents dont certains (membres bienfaiteurs, actifs, adhérents, membres d honneur et membres honoraires) doivent être agréés par le conseil d administration. Les cotisations entre les différents membres sont proposées par le conseil d administration et votées par l assemblée générale et doivent figurer dans le règlement intérieur. Le règlement intérieur évoque les cotisations pour l année 2005/2006. Ce règlement intérieur distingue le montant des cotisations entre les personnes habitant la communauté de communes et celles n y habitant pas. Il en est de même pour les associations. Cette rédaction est contraire à l article 6 des statuts qui distingue les cotisations entre les différents adhérents. Le conseil d administration du 17 juillet 2006 a proposé une hausse des tarifs de 2% puis le conseil d administration du 16 juin 2008 a voté une baisse tarifaire qui n est pas chiffrée. Statutairement ces modifications auraient dû être approuvées par les assemblées générales. Les procès-verbaux des assemblées générales de 2007 et de 2009 ne permettent pas de constater ce vote. 1.3 Le conseil d administration Le conseil d administration de l association 3 CE est composé de 26 membres (personnes physiques ou morales) et s est réuni, depuis la création de l association 3 CE, deux fois par an comme il est indiqué dans les statuts. Le conseil d administration comprend des membres de droit et des membres élus par l assemblée générale ordinaire choisis exclusivement parmi les membres actifs et les membres bienfaiteurs. Il se compose de plusieurs collèges 1 : Les membres de droit de l association désignés au conseil d administration Les modalités de désignation des onze élus ou représentants des collectivités et organismes publics au conseil d administration ne sont pas précisées dans les statuts de l association 3 CE. Quant au collège des collectivités et organismes publics, les statuts ne précisent pas comment ils sont choisis parmi les représentants des collectivités et organismes publics. D ailleurs depuis l origine ce sont des associations, personnes morales de droit privé, qui font partie du conseil d administration. 1 Le collège des élus comprend huit membres ; celui des associations six membres ; celui des organismes consulaires et associations professionnelles trois membres ; celui des établissements scolaires deux membres ; celui des collectivités et organismes publics trois membres et celui des personnes qualifiées quatre membres. 6/17

8 1.3.2 Les membres élus par l assemblée générale ordinaire au conseil d administration Les quinze membres du conseil d administration sont élus pour trois par l assemblée générale ordinaire. Des élections ont effectivement eu lieu à l assemblée générale constitutive du 18 juin 2004, puis à l assemblée générale du 27 juin 2007 (il n existe pas de procès-verbal ni de récépissé de déclaration à la préfecture) et enfin à l assemblée générale du 26 mai L assemblée générale du 17 avril 2008 a renouvelé le bureau (récépissé délivré par la préfecture le 24 avril 2008) alors que le procès-verbal de cette assemblée précisait que le nouveau président devait réunir un conseil d administration pour procéder à l élection du bureau. En cas de vacance de membre du conseil d administration, celui-ci peut aussi coopter d autres membres mais cela doit être soumis à la prochaine assemblée générale ordinaire. Il n existe pas de vote de cette nature dans les procès-verbaux des assemblées générales du 24 mars 2005, du 11 mai 2006 et du 23 avril Les personnes désignées au conseil d administration doivent faire partie des membres actifs ou des membres bienfaiteurs Les compétences et les décisions du conseil d administration Le rapport spécial du commissaire aux comptes pour l exercice 2009 indique qu une convention réglementée a été conclue au cours de cet exercice : il s agit d un groupement de commandes pour l achat de fournitures de bureau. La lecture des comptes rendus du conseil d administration de 2009 n a pas permis de constater un vote préalable. 1.4 Le bureau Le bureau comprend le président, qui est nécessairement un représentant du collège des élus, cinq vice-présidents, un trésorier et son adjoint, un secrétaire et son adjoint ainsi que deux membres du conseil d administration. Aux termes des statuts, il est prévu que soit dressé un procès-verbal des réunions du bureau signé par le président et le secrétaire. Cette disposition n a jamais été respectée depuis la création de l association 3 CE. 1.5 L assemblée générale Deux types d assemblées générales réunissent les membres de l association à jour du paiement de leur cotisation à la date de la réunion : - l assemblée générale ordinaire doit approuver annuellement les documents financiers du dernier exercice et le budget prévisionnel de l exercice en cours. Le vote s effectue à la majorité des voix des membres présents ou représentés. - l assemblée générale à majorité particulière peut seule modifier les statuts ou prononcer la dissolution de l association 3 CE. Le vote s effectue s il existe une majorité des deux tiers des membres disposant du droit de vote présents ou représentés. Cette assemblée générale n a jamais été convoquée. 7/17

9 La chambre a pu vérifier l existence des feuilles de présence et des procès-verbaux pour l assemblée générale ordinaire du 24 mars 2005, du 11 mai 2006, du 27 juin 2007 (à l exception du procès-verbal), du 17 avril 2008, du 23 avril 2009 et du 26 mai LA SITUATION FINANCIERE DE L ASSOCIATION Les statuts (article 17 paragraphe II) indiquent que l assemblée générale ordinaire approuve les comptes de l exercice clos, vote le budget de l exercice suivant et donne quitus aux membres du conseil d administration et au trésorier, après avoir entendu les rapports du conseil d administration et le rapport du commissaire aux comptes. Un commissaire aux comptes a été retenu par l association 3 CE dans le cadre des associations percevant plus de conformément à la loi du 29 janvier L état financier Exercices Bilan Fonds propres Dettes Au cours de la période examinée, les fonds propres ont fortement progressé sous l effet des résultats positifs (voir infra). La contrepartie de ces fonds propres est pour l essentiel constituée par la trésorerie, l association disposant d un actif immobilisé limité. Ainsi fin 2009, les fonds propres atteignent et les disponibilités Aucun emprunt auprès des établissements de crédits n a été constaté et les dettes mentionnées dans le bilan sont à moins d un an. En 2009, elles se répartissent entre les fournisseurs (23,27%), le personnel (16,81%) et les organismes sociaux (59,92%). Les provisions pour risques et charges sont inexistantes de 2005 à 2009 à l exception de l année 2007 où existe une provision pour charges de retraite. 2.2 L analyse du résultat d exploitation Exercices Produits d exploitation Prestations de service Subventions d exploitation Charges d exploitation Achats et charges externes Salaires et charges sociales Source comptes de résultat Les recettes de l association 3 CE proviennent pour l essentiel des subventions d exploitation et, pour une partie très faible, des prestations de services rendus. Entre 2005 et 2009 les subventions reçues ont progressé de 45,46% alors que les prestations de service ont diminué de 4,16%. 8/17

10 Au total, l association dépend fortement des subventions publiques, essentiellement de celles émanant de la communauté de communes. Ainsi en 2009, les subventions d exploitation, dont 95,37% viennent de la communauté de communes, contribuent pour plus de 93% aux produits d exploitation alors que les prestations de services en représentent moins de 6% Les subventions d exploitation Au cours de la période examinée, la communauté de communes a versé annuellement une subvention à l association qui a représenté en moyenne plus de 80% des subventions d exploitation Les prestations de service Ce sont essentiellement le résultat des productions vendues au sein de chaque exercice. Toutefois dans ce total apparaît une ligne adhésions qui aurait dû se trouver au compte 756 correspondant aux cotisations La TVA Les articles 206 et b du code général des impôts exonèrent les associations régies par la loi du 1 er juillet 1901 lorsque leurs activités non lucratives restent prépondérantes et que leur montant des recettes d exploitation au titre de leurs activités lucratives n excède pas Tel est le cas de 3 CE. Exercices Prestations de service (en ) Les achats et charges externes Les achats et charges externes progressent de 36,95% de 2005 ( ) à 2009 ( ). En 2009, les achats et charges externes se sont répartis entre les frais divers (stagiaires, intervenants et déplacements) (38,56%), les achats de matériels, de spectacles ou de rencontres multimédias (37,84%) ou les réceptions (3,80%) Les charges de personnel Les charges de personnels augmentent de 68,74% de 2005 ( ) à 2009 ( ). En 2009, l association compte neuf salariés à plein temps, dont trois mis à disposition de la communauté de communes (deux à plein temps et un à 20% du temps de travail), et bénéficie de seize contrats de travail à durée déterminée ainsi que d un contrat à durée déterminée (recrutement dans le cadre d un contrat d accompagnement dans l emploi). 2.3 L analyse du compte de résultat Exercices Résultat d exploitation Résultat financier Résultat exceptionnel ,80 Bénéfice ou perte Source comptes de résultat 9/17

11 Le compte de résultat dépend essentiellement du résultat d exploitation. A l exception des années 2007 et 2009, l association a dégagé un résultat positif. Le montant de sa trésorerie lui a permis de percevoir en 2009, au titre des résultats financiers, des revenus de valeurs mobilières de placement. Comme en atteste le niveau de trésorerie à la clôture de certains exercices, les montants des subventions versées à 3 CE par la communauté de communes n ont pas tenu compte des besoins réels de l association. 3 LES RAPPORTS DE L ASSOCIATION AVEC LA COMMUNAUTE DE COMMUNES 3.1 La convention régissant les relations entre la communauté de communes et l association La convention du 4 juin 2004 toujours en vigueur régit les relations avec la communauté de communes pour les subventions et les bâtiments. Cette première convention définit les engagements réciproques des deux parties ainsi que les moyens alloués par la communauté de communes. Celle-ci doit verser annuellement des subventions qui font l objet de conventions de subventionnement, mettre à disposition de l association 3 CE des bâtiments (les locaux du centre culturel Mystringue, le théâtre de la Chapelle bleue et la chapelle du Sacré-Cœur) et du personnel (quatre agents). En contrepartie, l association 3 CE est tenue de se soumettre aux contrôles prévus par l article L du CGCT. 3.2 La convention de mise à disposition de personnels, de matériel et de bâtiments passée entre la communauté de communes, l association 3 CE et l office communautaire des sports Une nouvelle convention a été mise en œuvre, à partir de 2006, entre la communauté de communes, l association 3 CE et l office communautaires des sports pour mettre à disposition du personnel ainsi que du matériel et des bâtiments de la communauté de communes. La mise à disposition du matériel et des bâtiments au bénéficie de l association 3 CE est valorisée annuellement dans les documents financiers soumis à l assemblée générale ordinaire. La mise à disposition de personnel est justifiée par la bonne organisation des services. En 2009, la communauté de communes a mis à disposition quatre agents auprès de l association 3 CE, inversement trois agents (dont un à 20% de son temps de travail) de l association travaillent pour la communauté de communes, enfin un agent de l office communautaire des sports intervient pour 40% de son temps de travail au profit de l association 3 CE. En 2008 et 2009, l association a bénéficié du dispositif transitoire prévu par la loi du 2 février 2007 qui dispense, pour les conventions en cours, du remboursement des frais du personnel des collectivités territoriales ou établissements publics mis à disposition. A l avenir, si une nouvelle convention est signée entre la communauté de communes et l association 3 CE, il conviendra de respecter les dispositions de la loi susmentionnée. 10/17

12 3.3 La convention de la commune de mise à disposition de locaux Cette convention a été signée le 13 avril 2006 et approuvée par la commune de Ploërmel le 7 avril La commune a mis à disposition de l association 3 CE un bâtiment abritant l ancien cinéma à titre gratuit et s engage à assurer les dépenses des fluides. Cette mise à disposition s est achevée le 30 mars Dans le rapport spécial qu il doit fournir à l assemblée générale, la mise à disposition a été valorisée par le commissaire aux comptes. Cette convention n a pas été renouvelée. Délibéré le 31 août 2011 Michel RASERA Conseiller maître à la Cour 11/17

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