Cahier des Charges de l étude de définition de l observatoire de l eau de la Martinique

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1 Cahier des Charges de l étude de définition de l observatoire de l eau de la Martinique I. Présentation générale du contexte : Afin de faciliter aux aménageurs, aux décideurs et au grand public l accès aux données sur l eau permettant une politique de gestion plus efficace de cette ressource, l Office Départemental de l Eau de la Martinique a organisé avec leurs principaux représentants deux journées de séminaire, les 9 et 10 juin 2005, portant sur la nécessité de mettre en place un observatoire de l eau en Martinique. A l issue de ces deux journées, il a été validé par les participants : La mise en place d un observatoire de l eau, comme relevant de mesures du SDAGE, Les mesures 114, 115 et 116 visent à : - Réaliser une étude de faisabilité de l observatoire de l eau, véritable outil de production et de diffusion des données utiles à la gestion de l eau - Mettre en place en place l observatoire de l eau - Développer un tableau de bord de l observatoire. La désignation de l Office Départemental de l eau de la Martinique comme structure porteuse de l observatoire, dont elle assurera le secrétariat technique. Pour donner suite à ces délibérations, une étude de définition de l observatoire de l eau et des modalités de mise en place est menée. Elle a pour but de déterminer, à partir de la synthèse des données disponibles et des produits de valorisation souhaités, les moyens et actions à mettre en œuvre afin de créer un observatoire de l eau, cohérent et complémentaire vis-à-vis des structures existantes. Page 1 sur 10

2 Cette étude s inscrit dans la mise en œuvre dans le bassin Martinique du «Schéma Directeur des données sur l Eau» (SDDE), dans la mesure où l observatoire de l eau est un outil qui aura vocation à valoriser et diffuser les données sur l eau dont l organisation schématique aura été décrite par le SDDE. En effet, le SDDE a vocation à identifier la donnée et les réseaux existants dans le domaine de l eau, de la phase de production à la phase de traitement. L observatoire de l Eau couvre le volet de la valorisation et de la diffusion de ces données à destination de différentes cibles : professionnels, décideurs et grand public. SDDE OBSERVATOIRE Production Collecte Traitement Valorisation Diffusion Cette étude de définition doit donc s appuyer largement et exploiter les résultats de collecte et de traitement du SDDE. II. Présentation générale du projet d observatoire de l eau en Martinique : L observatoire doit être un outil de valorisation et de diffusion de la donnée qui s appuie avant toute chose sur un réseau d acteurs (interlocuteurs clés désignés au sein de chaque organisme partenaire) qui produit, fournit et met à disposition de la donnée. Il s agira : - pour l ensemble des acteurs : de mettre à disposition de l information selon les modalités définies dans le cadre d une convention. - pour l observatoire de l eau : de rassembler, d animer ce réseau, de valoriser, de faciliter et de participer à la diffusion de la donnée. L objectif est d améliorer la visibilité et l accès aux données rassemblées, après valorisation, pour le public cible. Trois cibles de l observatoire ont été définies : - Les professionnels de l eau, - Les décideurs, - Le grand public. Les missions dévolues à l observatoire de l eau seront de : Page 2 sur 10

3 - Collecter, selon des modalités établies, les données des différents acteurs, et les valoriser sous forme de produits ou de services. - Diffuser des informations vulgarisées auprès du grand public. (Pollutions/dépollutions, qualité de l eau, prix de l eau, santé publique, connaissance du milieu naturel, réglementation, rôle des acteurs de l eau, etc.) - Présenter un volet destiné aux professionnels et aux collectivités en tant qu outil de diffusion de données entre partenaires acteurs dans le domaine de l eau, avec, éventuellement, un service de veille réglementaire. Chaque producteur reste responsable de ses données, les signe et est, en cas de besoin, un interlocuteur, notamment dans le processus de valorisation / diffusion. Sa réalisation nécessitera une collaboration étroite entre la Région, le Département, les services déconcentrés de l Etat, l Office Départemental de l Eau, les collectivités territoriales idoines et tous les partenaires volontaires (association, etc.) III. Contenu de la prestation : Après une recherche bibliographique et une analyse succincte des projets similaires existants sur le territoire national, l étude de définition d un observatoire de l eau de la Martinique devra permettre de : Identifier le réseau d acteurs partenaires et formaliser leurs attentes ainsi que celles des futurs utilisateurs. Décrire les produits et services qui pourront être mis en œuvre. Enoncer des spécifications techniques de leur chaîne de mise en œuvre complète, de la collecte, l échange, le catalogage de la donnée (etc.) à la diffusion. Déduire une architecture technique et organisationnelle de l observatoire de l eau et notamment proposer les modèles de conventions ainsi qu une estimation des coûts d investissement et des coûts récurrents. ORGANISATION DE L ETUDE L étude est organisée par phase et à l issue de chacune, un rapport de synthèse présentera les travaux et les analyses du prestataire. Un site Internet provisoire sera mis en ligne, avec un accès réservé aux personnes concernées par l étude, afin de pouvoir suivre, plus facilement, l avancée des travaux, et partager les documents de travail, les rapports de phase, au fur et à mesure de leur création. Page 3 sur 10

4 Quatre étapes sont proposées pour le déroulement de cette étude. Cependant, le bureau d étude pourra suggérer, en début de mission, une méthodologie différente s il le juge nécessaire. - Phase 1 : Etude de l existant - diagnostic. Le prestataire listera les observatoires de l eau existant sur le territoire national, ainsi que des observatoires ou autres entreprises de mutualisation des données existant en Martinique, ou en projet. Il intégrera ce travail dans sa réflexion et son argumentation quant aux choix et recommandations proposés au cours de l étude. Les données relatives à l eau de la Martinique seront énumérées exhaustivement. A chaque donnée sera associée une liste de champs descripteurs sur proposition du prestataire, précisant son propriétaire, son mode de production, sa fréquence de mise à jour, son système d archivage, ses droits d accès, et de façon plus générale, tous les éléments permettant sa caractérisation précise. Ce travail doit permettre de disposer d une base de données listant au minimum: - les acteurs de l eau en Martinique - les réseaux existants et à venir - les données disponibles et à venir, et leurs caractéristiques (métadonnées) - la liste des études et des rapports relatifs à l eau en Martinique Cette base de données permettra de hiérarchiser les données disponibles, et de les classer par thèmes, champ d application, réseaux de collecte, etc. suivant les champs descripteurs associés. Afin de mener à bien la réalisation de la phase de recensement et de description de la donnée sur l eau en Martinique, le prestataire devra fortement s appuyer sur le récent inventaire réalisé lors de l étude d élaboration du Schéma Directeur des Données sur l eau, afin de réduire les temps d enquête. Le rapport de synthèse reprendra et analysera les résultats de cette première phase d étude. Un catalogue sera réalisé dans une base de données, avec diffusion sur un site Web mis en place par le prestataire afin de faciliter le suivi de l étude par les membres du comité de pilotage. - Phase 2 : Recensement des attentes des utilisateurs de l observatoire de l eau Cette étape consiste à identifier et recenser les besoins actuels et futurs de valorisation et d exploitation des données existantes, au niveau des trois cibles de l observatoire, les professionnels, les décideurs, et le grand public. Cette enquête pourra révéler l existence de données qui feraient défaut. Le prestataire proposera une méthodologie de recueil et de classification des attentes, sachant que les besoins des participants à l étude d élaboration du Schéma Directeur des Données sur Page 4 sur 10

5 l Eau pourront être partiellement extraits de leur vision du Système d Information sur l Eau à venir (SIE Cible). Pour le grand public, le bureau d études s appuiera notamment sur le sondage BVA (2003), sur l enquête sociale réalisée dans le cadre du schéma directeur d alimentation en eau potable actuellement en cours (Conseil Général 2005) et sur les résultats de la consultation régionale sur l Eau en Martinique (2006). Le prestataire présentera un compte rendu analysant les attentes liées à la création d un observatoire, regroupées par thèmes et par cibles. Il détaillera leurs possibilités de réalisation par rapport aux données disponibles, mettra en évidence les thématiques éventuellement sous représentées. - Phase 3 : définition de produits et de services de l observatoire Le travail du prestataire consistera à proposer, à partir : - des données disponibles, - de la hiérarchisation des souhaits des différents partenaires et utilisateurs, - des priorités définies par le comité de pilotage, les produits opérationnels et services que l observatoire réalisera, à court et moyen terme. Ces produits devront répondre aux critères suivants : - correspondre aux attentes et priorités des producteurs et gestionnaires de données, - prendre en compte les contraintes de production et de valorisation de la donnée, - être adaptés à leurs utilisateurs identifiés, - avoir une fréquence de mise à jour en rapport avec l usage prévu, - Optimiser les coûts (privilégier l existant, mutualisation, etc.), - utiliser le cas échéant des formats et des outils d administration validés nationalement (Format SANDRE, recommandations imposées par le comité de pilotage du Système d Information sur l Eau), tout en prenant en compte les contraintes locales. - Phase 4 : Modalités d organisation et de fonctionnement de l observatoire : Le prestataire fera une description de l architecture technique, des moyens humains et de l organisation fonctionnelle de l observatoire de l eau, compte tenu des étapes précédentes. L ensemble des procédures organisationnelles devra être défini dans le cadre préconisé par une démarche qualité ISO 9001 version 2000, sans aller jusqu à la certification. Page 5 sur 10

6 L expertise du prestataire devra s attacher à privilégier les points suivants : - priorité à la subsidiarité, - cohérence avec les autres réseaux existants, - respect des normes et des standards, - collaboration et réciprocité entre les différents acteurs/producteurs de données. Le bureau d études proposera un modèle de convention cadre fixant les modalités d échange des données et leur valorisation entre les différents partenaires et l observatoire de l eau, et clarifiera la question de propriété et de responsabilité de la donnée produite. L étude de définition devra mettre en évidence l architecture organisationnelle: L architecture technique et fonctionnelle - la stratégie de collecte envisagée, le rôle à ce sujet du secrétariat technique par rapport à celui de ses correspondants (création d un correspondant centralisateur dans chaque structure?). Le prestataire s attachera à décrire l architecture et les outils à mettre en place dans l observatoire pour faciliter la collecte, la mise à jour, la valorisation et la diffusion des données, - le mode d exploitation et les différents supports de diffusion envisageables, (serveurs, logiciels, formats informatiques, SIG, cartographie, documents papiers, ) - les modalités d accès aux produits de l observatoire pour les utilisateurs, - le coût prévisionnel d investissement et de fonctionnement de l observatoire. Le bureau d études proposera des moyens de financement, et accompagnera l observatoire de l eau dans la constitution des dossiers de demandes de financement. Le prestataire fournira les cahiers des charges des outils nécessaires, et un dossier synthétique qui résumera les trois volets : - Technique, - Organisationnel, - Financier, à destination des potentiels bailleurs de fonds. Page 6 sur 10

7 IV. Maîtrise d ouvrage A. Maîtrise d ouvrage : La maîtrise d ouvrage de l étude de définition est assurée par l Office Départemental de l Eau de la Martinique. Afin de veiller à la bonne marche de l étude, un comité de pilotage composé des autorités et organismes suivants en accompagnera la réalisation : Le Conseil Régional, Le Conseil Général, Le Centre National pour l Aménagement des Structures des Exploitations Agricoles, Le Parc Naturel Régional de la Martinique, Le Pôle de Recherche Agro-environnementale de la Martinique, La Communauté d Agglomération du Centre de la Martinique, La Chambre d agriculture, L Office Départemental de l Eau, Le Syndicat Intercommunal du Centre et du Sud de la Martinique, La Direction de l Agriculture et de la Forêt, La Direction Régionale de l Environnement, La Direction de la Santé et du Développement Social, Le Bureau de Recherches Géologiques et Minières. Il pourra éventuellement être complété. Le comité de pilotage se réunira : - au démarrage de l étude, - à la fin de chaque phase afin de valider les propositions du prestataire et d orienter les suites. B. Conduite de l étude : La conduite de l étude sera assurée par l Office Départemental de l Eau. Le prestataire devra fournir un rendu régulier de la bonne avancée de l étude. Il fera notamment un point sur son travail avec le maître d ouvrage aussi souvent que nécessaire et à la demande de chacune des parties. Le prestataire devra participer à au moins deux réunions au siège de l Office de l eau pour chaque étape de l étude, en plus de sa participation aux réunions du comité de pilotage. C. Délais de réalisation de l étude: L étude s étalera sur 8 mois à compter de la notification du marché. Les délais de réalisation seront répartis comme suivant : Page 7 sur 10

8 1 ère et 2 ème phases : catalogue et inventaire des besoins Simultanées 4 mois au total 3 ème phase : définition des produits 2 mois 4 ème phase : modalités d organisation et de fonctionnement 2 mois D. Pénalités : En cas de retard dans la présentation des rapports d études, le titulaire subit sur ses créances, des pénalités dont le montant par jour de retard est fixé par rapport au montant du marché à 1/500. Une pénalité forfaitaire de 2000 euros sera appliquée en cas d absence du titulaire à une des réunions prévues en fin de phase. E. Modalités de diffusion de l étude : Cette étude, propriété du maître d ouvrage, mise à disposition du comité de pilotage, ne pourra être diffusée ou transmise à un tiers sans accord préalable du maître d ouvrage. Toutes les données collectées par le prestataire ont un caractère confidentiel et ne doivent en aucun cas être diffusées. D. Critères de sélection des offres : Les critères exposés dans le tableau suivant seront pris en compte dans le choix du prestataire : Critères Pondération Méthodologie et respect du cahier des charges 40 Qualités et expériences de l équipe pluridisciplinaire 30 Coût de la prestation 30 Appréciation globale de l Offre 100 Page 8 sur 10

9 V. Date de remise des offres La date limite de remise des offres est fixée à six semaines à compter de la date de publication. VI. Description des produits attendus Sauf exigence particulière, les produits attendus sont les suivants : - Un rapport de fin d étape pour chacune des 4 phases, sous forme numérique, avec remise de quinze exemplaires papier reliés, répondant aux demandes formulées à chaque étape. - La réalisation d un diaporama (PowerPoint ou autre), présenté à chaque réunion de validation d étape. - La réalisation d un diaporama final, - la réalisation d un rapport de synthèse final de définition de l étude sous forme numérique et en quinze exemplaires papier reliés ainsi qu un rapport synthétique de présentation pour les bailleurs de fonds. - Une base de données recensant les données sur l eau de la Martinique, avec les champs de métadonnées associées remplis. Cette base de données sera diffusée sur le Web pendant la durée de l étude par le prestataire de manière sécurisée (accès restreint), à destination des membres du comité de pilotage. La base de données sera complétée à l issue de la seconde étape par les besoins identifiés des utilisateurs de l observatoire. VII. Phases et versements Le bureau d études établira un devis détaillé de sa prestation en précisant le coût par étape. Les paiements seront réalisés comme suit : 20 % à l issue de la réunion de démarrage. 50 % à l issue de la validation de la 3 ème phase par le comité de pilotage. 30% à la remise et validation par le comité de pilotage de l ensemble des documents finaux. Les factures seront à établir en trois exemplaires. Page 9 sur 10

10 VIII. Modalités contractuelles Il sera proposé au bureau d études retenu un marché passé en vertu des articles 28 du CMP précisant les modalités contractuelles entre le maître d ouvrage et le prestataire de service. --- Page 10 sur 10

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