LE COURRIEL COMME OUTIL DE COMMUNICATION. Pensez étiquette et message

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1 LE COURRIEL COMME OUTIL DE COMMUNICATION Pensez étiquette et message

2 Le courriel : un outil de communication De moins en moins utilisé par les jeunes de ans, qui préfèrent les messageries instantanées. Encore largement utilisé dans les relations d affaires. Le courriel, dont on annonce la mort depuis plusieurs années, connaît un regain à travers les réseaux sociaux et les appareils mobiles (peut être consulté en tout temps et en tout lieu).

3 Le courriel : un bon outil pour Échanger de façon simple avec une ou plusieurs personnes, sans attente de réponse instantanée. Distribuer ou recevoir des documents joints, ou les transférer à un tiers. Lancer une invitation. Faire une annonce. Diffuser une infolettre. Assurer un suivi, etc.

4 Le courriel : un outil moins pertinent Pour une conversation simple, urgente ou avec une personne placée tout près; opter pour des échanges directs. Pour partager à propos d un document ou d un problème; se rencontrer est préférable.

5 L étiquette ou la nétiquette Rédiger un message clair et courtois. Aller à l essentiel (respecter le temps des autres). Répondre dans un délai raisonnable (en 24 h). Humaniser le courriel (nommer la personne). Inscrire un «objet» clair qui présente bien le courriel (pour faciliter également le repérage).

6 L étiquette ou la nétiquette Ne rien diffuser de confidentiel, et faire attention avec le transfert des courriels. Ne pas utiliser l option «Répondre à tous» pour un message qui s adresse à une seule personne. Se relire avant de répondre (assurer la cohérence et corriger les fautes). Porter attention au ton et au choix des mots; un courriel mal interprété peut blesser. Choisir une police de caractère facile à lire, de même qu une grosseur de police adéquate.

7 L étiquette ou la nétiquette À éviter : Les majuscules, le caractère gras (sauf pour les sous titres), le suremploi des points d exclamation et le soulignement (employé surtout pour les hyperliens). L affichage d une liste de distribution dans le champ «À», afin de respecter l identité des destinataires; inscrire plutôt leur adresse dans le champ «Cci» (copie conforme invisible). Le ton trop familier. Les binettes (bonhommes sourire) dans les courriels professionnels. Les sujets trop sensibles; opter plutôt pour les entretiens oraux.

8 Avant de rédiger le courriel Se poser 2 questions : À qui s adresse ce courriel (connaître votre destinataire et ses besoins potentiels)? Pourquoi l écrivez vous (votre objectif)?

9 Avant de rédiger le courriel Qui est le destinataire? Un ami personnel? Un collègue ou un fournisseur? Un nouveau client? Le ton est plus formel et le message, plus structuré, lorsqu il s agit de relations avec les clients.

10 La structure (haut du message) «À» «De» «Cc» Cci : «copie conforme invisible» S en servir pour vos listes de distribution. Objet : But du courriel Écrire un objet clair et bref, pour indiquer la teneur du message et permettre au destinataire de mieux gérer ses courriels.

11 La structure (corps du message) Appel : Bonjour Monsieur x, Introduction : Comme suite à notre rencontre du 23 septembre dernier Développement : Pour répondre à votre besoin x, je vous propose de Conclusion : Je vous remercie à l avance de l attention que vous porterez à mon offre. Salutation : Au plaisir de collaborer avec vous à ce projet (utiliser une formule chaleureuse). Signature avec vos coordonnées.

12 Rédaction du message En ayant en tête le destinataire et l objectif : Organiser ses idées (une idée par paragraphe), en faisant des liens entre les phrases et les paragraphes. Rédiger des phrases courtes (meilleure rétention). Choisir des mots simples (éviter les termes techniques). Écrire à la forme active et au présent : Nous vous convions au lancement de (et non pas la forme passive : Vous êtes convié par notre entreprise au lancement de ).

13 Rédaction du message En ayant en tête le destinataire et l objectif : Remercier l expéditeur, en réponse à la réception d une information ou d un document attendu. S assurer d envoyer la pièce jointe, si tel est le cas. Se relire avant d appuyer sur le bouton «Répondre» ou «Envoyer» (le logiciel Antidote peut vous être utile). Attention aussi à l envoi au mauvais destinataire.

14 Le contenu qui laisse à désirer Le courriel dont le message est trop long, mal écrit, trop direct ou l inverse, trop vague. Ce type de contenu nuit à l efficacité de vos communications, à vos relations d affaires et à votre image globale.

15 À éviter (liste de distribution visible)

16 Ces fautes qui nuisent à votre image

17 Exemple de courriel efficace

18 Crédits photos Les photos utilisées dans ce diaporama sont sous licence Creative Commons (utilisation gratuite sous certaines conditions) et proviennent des sources suivantes : Wikipedia, Wikimedia, et

19 Outils web Logiciel d aide à la rédaction : Antidote Sites web : Le français en affaires : Office québécois de la langue française : Banque de terminologie : Conseils multiples pour les entrepreneurs (rédaction, communication, marketing, finances, etc.) :

20 Votre présentatrice Line Richer Communications Consultante en communication Tél. : Courriel : À votre service Plans de communication Stratégies et mise en oeuvre Services conseils Rédaction promotionnelle et révision

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