Rapport pour la commission permanente du conseil régional

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1 Rapport pour la commission permanente du conseil régional NOVEMBRE <%moiscx%> 2010 Présenté par Jean-Paul Huchon Président du conseil régional d'ile-de-france EVOLUTIONS DU LOGICIEL FINANCIER CORIOLIS POUR PERMETTRE UNE PREPARATION BUDGETAIRE ET UNE EXECUTION BUDGETAIRE SELON LA STRUCTURE BUDGETAIRE LOLF AFFECTATION SPECIFIQUE <%numcx%> CP

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3 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 3 RAPPORT N <%numcx%> CP Chapitre budgétaire : 900 «Services généraux» Code fonctionnel : 0202 «Autres moyens généraux», Programme : HP (102002) «Moyens informatiques des services» Sommaire EXPOSE DES MOTIFS Le projet d évolutions du logiciel financier Coriolis pour permettre une préparation budgétaire et une exécution budgétaire selon la structure budgétaire LOLF Le financement... 7 PROJET DE DELIBERATION... 8

4 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 4 RAPPORT N <%numcx%> CP EXPOSE DES MOTIFS 1. Le projet d évolutions du logiciel financier Coriolis pour permettre une préparation budgétaire et une exécution budgétaire selon la structure budgétaire LOLF. La Région Ile-de-France a mis en œuvre depuis plusieurs années une double vision de son cadre budgétaire, la première vision permet de répondre à la réglementation budgétaire et comptable selon l instruction M71, la seconde permet d apporter, d une part une orientation stratégique et, d autre par une déclinaison des politiques publiques. Afin de délimiter clairement les deux visions, il est proposé d identifier la première vision en structure budgétaire M71 et la seconde en structure budgétaire LOLF. La préparation du budget primitif est réalisée actuellement dans un outil Excel sans aucune interface avec le progiciel Coriolis, outil financier actuellement déployé à la Région Ile-de-France. Lorsque le projet de budget est présenté au Conseil Régional, les informations sont ressaisies au niveau de la structure budgétaire M71 dans Coriolis. La vision LOLF du budget n est donc jamais disponible dans Coriolis, toutes les restitutions sont réalisées à partir des outils Excel développés à cet effet. L exécution budgétaire est réalisée sur la structure budgétaire M71, la structure budgétaire LOLF est renseignée dans les mouvements comptables au sein d un champ non obligatoire, sans aucun contrôle de cohérence fonctionnelle entre les deux structures et sans contrôle de disponible selon les règles de fongibilités définies par la Région. L objectif de ce marché est donc, de présenter les besoins de la Région afin de permettre à la société Bull Coriolis, éditrice exclusive de ce produit informatique, de réaliser les évolutions nécessaires à l outil. Ces évolutions permettront ainsi, à la région de réaliser sa préparation budgétaire et son exécution budgétaire selon la structure budgétaire LOLF, tout en garantissant la cohérence des informations au sein de la structure budgétaire M71 du progiciel Coriolis. Sur le plan des restitutions, le nouveau module doit toujours permettre l édition des états règlementaires (Budget primitif, Compte administratif, annexes AP/AE, ), et doit permettre d éditer les états actuels de l outil Excel (Tableaux de synthèse budgétaire, les tableaux des bleus et du fascicule centrale, le suivi des consommations, etc.). Il est prévu une phase d analyse qui permettra au titulaire, de concevoir les dossiers de spécifications générales et détaillés qui devront être validés par la Région Ile de France. A l issue, le titulaire développera les modules qui seront ensuite installés sur les environnements techniques de la Région. Il devra assurer les formations des agents qui seront en charge de mener les opérations de vérification (MOM, VA et VSR) ainsi que de l ensemble des agents qui seront amenés à utiliser le module. En parallèle le titulaire devra assurer, dans le cadre de son devoir de conseil, les missions d assistance et de formation des agents. Il devra également mettre à disposition les états de restitutions conformément à ce qui est décrit dans le CCTP. L objectif de ce marché est de mettre à disposition de la Région Ile de France, un système d information budgétaire et comptable unique permettant de préparer et d exécuter son budget en LOLF tout en garantissant le respect de l instruction budgétaire et comptable M71.

5 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 5 RAPPORT N <%numcx%> CP La Région Ile de France utilise le progiciel Coriolis depuis Afin de contourner les manques fonctionnels du produit Coriolis, concernant la gestion budgétaire et comptable par axe LOLF (Programmes / Actions), la Région Ile de France a développé un outil, sous Excel, qui lui permet de préparer et d exécuter son budget par axe LOLF. Cet outil répond globalement aux besoins fonctionnels, par contre il ne possède pas toutes les garanties nécessaires en matière de sécurité et de stockage des données. Le choix de l outil Excel, ne permet pas d être utilisé en multiutilisateurs de façon sécurisée sans perte d information ou de recopie. D autre part, lors de certaines étapes de la procédure budgétaire, les données doivent être manipulées manuellement dans les feuilles Excel par l administrateur technique. La solution cible doit permettre à toute personne ayant les droits pour accéder aux données budgétaires, de consulter ces informations en temps réel sans aucune intervention humaine, ce qui n est pas le cas dans le système actuel. Ces difficultés traduisent la nécessité de progicialiser les besoins de préparation et d exécution budgétaire LOLF au sein du système d information de la Région et par conséquent d abandonner l outil Excel. En regard des difficultés rencontrées par la région avec l outil actuel, la nouvelle solution devra intégrée les contraintes techniques suivantes : Non redondance ou duplication des données Aucune double saisie des données de l utilisateur Un fonctionnement du système d information en mode multi-utilisateurs Un enregistrement et un stockage des données dans une base de données (type ORACLE) et sur un serveur sécurisé Un outil de restitution (écran et papier) permettant de consulter, en temps réel, des informations budgétaires et comptables en mode LOLF et M71 Une maintenance corrective, réglementaire et évolutive Une application WEB ne nécessitant pas une installation sur le poste client Fort de ces constats, trois solutions sont susceptibles de répondre à nos besoins : A. Développement d un module complémentaire interfacé à Coriolis B. Renouvellement du système d information de gestion financière dans sa globalité C. Développement d un module complémentaire par l éditeur Bull Coriolis La solution visant à développer un module complémentaire interfacé à Coriolis n est pas envisageable car elle ne répond pas ou que partiellement aux contraintes techniques suivantes : Non redondance ou duplication des données : Un outil de restitution (écran et papier) permettant de consulter, en temps réel, des informations budgétaires et comptables en mode LOLF et M71 Une maintenance corrective, réglementaire et évolutive Cette solution impliquerait de gérer deux systèmes de base de données, l une dans Coriolis et l autre dans le nouveau module. Le prestataire qui serait choisi aurait comme contrainte de gérer sa propre base de données, parce qu il ne peut interagir sur la structure de la base de données Coriolis. Cela impliquerait de dupliquer certaines des données avec les risques que cela comporte en termes de cohérence et d unicité des données. Par ailleurs, l interfaçage entre deux logiciels de deux sociétés différentes poserait une réelle problématique de responsabilité en cas de dysfonctionnement de système d information. L expérience montre en effet, sur des projets similaires, que de tels montages entraînent une déresponsabilisation des fournisseurs puisqu ils font porter à la région le rôle d intégrateur en lui demandant de déterminer avec précision l origine du dysfonctionnement. Dans le cas d un fournisseur unique, ce dernier est garant du bon fonctionnement du SIGF (responsabilité unique). Le changement de versions d un des deux fournisseurs nécessiterait de s assurer de sa compatibilité au sein du système d information. Cela impliquerait que la Région mette en place une infrastructure technique et humaine lourde pour valider et recetter chaque livraison de chaque fournisseur.

6 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 6 RAPPORT N <%numcx%> CP Plus généralement, chaque évolution qu elle soit ou non réglementaire nécessite une coordination parfaite entre les deux fournisseurs de façon à garantir une prise en charge cohérente dans le système d information. Or, rien à travers le contrat de maintenance Coriolis ne peut nous garantir contre ce risque, ce qui entrainerait systématiquement une charge et un coût supplémentaire pour la Région. La solution visant à renouveler le système d information de gestion financière poserait des difficultés, de délais, de coûts et de conduite au changement.un tel projet ne pourrait être envisagé avant En effet, il faudrait à minima : 1 an pour la rédaction des spécifications et la sélection du prestataire 2 ans pour la mise en œuvre (Paramétrage, formation, reprise des données, ) de la solution Et ce sans même évoquer les impacts sur la solution IRIS, qui comporte une forte adhérence fonctionnelle et technique avec la gestion financière. Le coût estimé du renouvellement de l application Coriolis (sans prendre en compte les impacts sur IRIS) serait au minimum de 4 à 5 millions d euros. A titre de référence, le renouvellement du SIGF de la ville de Marseille est de 6 millions d euros (marché attribué en 2010), celui de la ville de Paris était de 8,5 millions d euros. Au-delà de l impact du coût pour la région, le changement du système d information de gestion financière obligeraient également à mettre en place, courant 2013, environ jours de formation et un accompagnement fort des utilisateurs. D autre part, la région dispose actuellement dans Coriolis d un historique de plus de 20 ans, lui permettant de réaliser des tableaux de bord et des analyses financières. Un renouvellement ne permettrait pas de garantir une reprise complète des données et entrainerait une perte d historique alors même qu il faudrait maintenir l outil actuel pendant 3 années complémentaires Seule la solution visant à confier à l éditeur Coriolis le développement d un module complémentaire totalement intégré aux modules en place actuellement à la Région, permet de répondre complètement aux contraintes énumérés précédemment. La Région disposerait d un module complètement intégré à la solution actuelle avec une responsabilité unique sur le SIGF portée par l éditeur. De plus, cette solution ne nécessiterait pas de former à nouveau l ensemble des utilisateurs Coriolis de la Région et permettrait à la région de garder son historique de données financières. Au vue de l ensemble de ces éléments, seule la société Bull Coriolis est en capacité de développer un module de préparation et d exécution budgétaire par axe LOLF répondant d une part aux contraintes techniques attendues par la Région et d autre part au budget fixé pour ce projet ( versus à minima pour le renouvellement). La société Bull détient, d ailleurs, les droits d exclusivité sur l application Coriolis, et donc sur tout module d extension qui pourrait être créé. C est pourquoi la procédure de passation retenue, est la procédure de l article 35-II-8 permettant la conclusion d un marché négocié sans mise en concurrence ni publicité pour les marchés qui ne peuvent être attribués qu à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d exclusivité.

7 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 7 RAPPORT N <%numcx%> CP Le financement. Les prestations du marché lié à l outil sont prévues pour une durée prévisionnelle de 20 mois et pour un montant minimum de HT ( TTC) et un montant maximum de HT ( TTC). L engagement sur 2010 (acquisition de modules et prestations associées) s élève à TTC. Il est précisé que les dépenses liées à ce marché seront imputées sur le chapitre 900 «Services généraux», Code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», Programme HP (102002) «Moyens informatiques des services», Action «Développement de logiciels et progiciels». Je vous propose d affecter la somme de permettant le financement des modules et prestations sur l année 2010, les compléments éventuels sur 2011 donnant lieu à une affectation spécifique de cet exercice. Pour ce faire, il est proposé : - de désaffecter une autorisation de programme d un montant de , précédemment affectée par délibération CP du 28 janvier 2010 sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102002) «moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels», du budget 2010 ; - d affecter une autorisation de programme d un montant de disponibles sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102002) «moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels», du budget 2010, pour les dépenses d investissement du projet Coriolis LOLF (Préparation et exécution budgétaires sur la structure budgétaire LOLF) présenté ci avant. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le président du conseil régional d Ile-de-France JEAN-PAUL HUCHON

8 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 8 RAPPORT N <%numcx%> CP PROJET DE DELIBERATION DU EVOLUTIONS DU LOGICIEL FINANCIER CORIOLIS POUR PERMETTRE UNE PREPARATION BUDGETAIRE ET UNE EXECUTION BUDGETAIRE SELON LA STRUCTURE BUDGETAIRE LOLF AFFECTATION SPECIFIQUE LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE VU Le Code général des collectivités territoriales ; VU Le Code des marchés publics ; VU La délibération du Conseil Régional n CR du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du Conseil Régional à sa Commission Permanente ; VU La délibération du Conseil régional n CR du 17 juin 2010 portant règlement budgétaire et financier ; VU La délibération du Conseil régional n CR du 16 avril 2010 relative à la délégation du Conseil régional à son Président en matière de marchés publics ; VU Le budget de la Région Île de France pour l année 2010 ; VU La délibération de la Commission permanente n CP du 28 janvier 2010 ; VU L avis de la commission des Finances, de la contractualisation et de l administration Générale ; VU Le rapport <%numcx%> CP présenté par monsieur le président du conseil régional d Ile-de- France APRES EN AVOIR DELIBERE Article 1 : Désaffecte une autorisation de programme d un montant de euros, précédemment affectée par délibération CP sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102002) «moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels», du budget Article 2 : Affecte une autorisation de programme d un montant de euros disponibles sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102002) «moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels», du budget 2010, pour les dépenses d investissement du projet Coriolis LOLF (Préparation et exécution budgétaires sur la structure budgétaire LOLF). JEAN-PAUL HUCHON

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