Dossier Gestmag Livre IV. Gestion des clients et fournisseurs

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1 Dossier Gestmag 2007 Livre IV Gestion des clients et fournisseurs Domiciel Page 1 Avril 2007

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Généralités 3 2. Gestion des fournisseurs La fiche fournisseur Accès à la fiche fournisseur Contenu de la fiche fournisseur Les touches de commande La partie haute des données fixes Les touches d état et statistiques 7 3. Gestion des clients Réglages préalables Groupe de CA 9 Famille de clients Les zones paramétrables La fiche client Accès à la fiche Contenu de la fiche client Les touches de commande Partie haute des données fixes Partie médiane des données variables Les touches d état et statistiques Les autres touches La carte de fidélité Généralités La carte de fidélité du client Impression d une carte ponctuelle Impression de plusieurs cartes de fidélité Impression des étiquettes code-barres Résultat Exemple de cartes de fidélité 23 Domiciel Page 2 Avril 2007

3 1. Généralités Dans ce module nous allons décrire la gestion des fournisseurs et celle très semblable des clients. On verra à cette occasion que le gestion des clients est plus développée que celle des fournisseurs, ce qui s explique naturellement par l orientation davantage «suivi des ventes» du logiciel Gestmag. Il est nécessaire de traiter les clients et les fournisseurs avant le création des articles et les ventes, car dans les deux cas, il faudra obligatoirement que des fournisseurs soient créés pour leur affecter des articles à acheter, et qu ensuite des clients soient également créés pour leur affecter des ventes. 2. Gestion des fournisseurs 2.1 La fiche fournisseur Accès à la fiche fournisseur On accède à la fiche fournisseur de deux façons : g Depuis le menu des «paramétrages», option «gestion des fournisseurs» et ensuite le sousmenu «mise à jour». g Depuis l onglet principal «Fournisseurs» et la touche «Fiche fournisseurs» du panneau principal de la caisse. Domiciel Page 3 Avril 2007

4 2.1.2 Contenu de la fiche fournisseur Par un des moyens précédents, on accède à la fiche fournisseur qui propose sur un seul écran toutes les informations concernant le fournisseur. Par défaut, on arrive sur la fiche du premier fournisseur par ordre alphabétique. La fiche s organise en 2 parties : g La partie haute bleu foncé comprend la plupart des données fixes du fournisseur. g La partie basse qui comprend des touches permettant d accéder à des fonctions ou à des écrans statistiques complémentaires Les touches de commande Les premières touches de la partie gauche servent à gérer les fiches fournisseurs : Domiciel Page 4 Avril 2007

5 g Coche verte : Valide les données d une nouvelle fiche fournisseur qui vient d être créée, ou bien les modifications apportées à une fiche existante. Donc attention à bien valider cette touche avant de quitter. g Coche rouge : Permet de quitter une saisie en cours sans valider les changements. g Ajoute : Fait apparaître à l écran une nouvelle fiche fournisseur vierge en mode saisie. Le numéro du fournisseur n est pas modifiable : il est attribué automatiquement par le logiciel au moment de la validation. g Effacer : On peut supprimer la fiche d un fournisseur, mais uniquement si aucun achat n a été affecté à ce fournisseur, sinon la suppression sera impossible. g Recherche : Ouvre un écran supplémentaire pour rechercher un fournisseur. La liste des fournisseurs étant classée par ordre alphabétique, il suffit de taper la racine du nom du fournisseur dans la zone jaune, et la liste des fournisseurs s affinera automatiquement en n affichant que les noms dont le début correspond à la racine saisie. On peut aussi cliquer directement sur une des touches marquée de 3 lettres, auquel cas ne seront affichés que les fournisseurs dont le nom commence par une des 3 lettres. On peut aussi cliquer sur l entête des colonnes, ce qui aura comme effet de changer la colonne de tri de référence (exemple : recherche sur la localité). g Document : Permet de joindre un document externe (exemple : courrier Word) au dossier du client. Domiciel Page 5 Avril 2007

6 2.1.4 La partie haute des données fixes En haut, on saisi le nom du fournisseur qui est systématiquement mis en majuscules. A droite un code interne est attribué automatiquement au fournisseur. A côté, une case avec une plume permet d activer le clavier virtuel en mode tactile. En dessous, le cadre «adresse» avec les coordonnées du fournisseur. La touche à côté de la localité permet de rechercher celle-ci dans la liste des localités existantes pour éviter de faire des erreurs de saisie ou de générer des orthographes différentes. Sous l adresse, les éléments par défaut concernant ce fournisseur : le mode de règlement, les échéances, le coefficient standard qui sera applicable à ses produits, ainsi les coordonnées d un contact ou d un commercial dans l entreprise. Dans la partie droite, la suite des renseignements concernant le fournisseur : Le numéro du compte client du commerçant chez ce fournisseur, les coordonnées téléphoniques du fournisseur ainsi que celles de son site Internet, et divers renseignements concernant le niveau du franco de port ou le montant des frais de port. En dessous, un bloc contient des élément datés ou financiers issus du logiciel : la date de création, la date des derniers achats, le CA et le solde, ainsi qu une zone de saisie de texte libre pour des commentaires ou autres informations sur le fournisseur. On trouvera aussi une touche marquée «enveloppe» et qui permet d imprimer une enveloppe avec les coordonnées du fournisseur. Domiciel Page 6 Avril 2007

7 2.1.5 Les touches d état et statistiques A la suite des premières touches de gestion, on trouve 5 touches qui permettent d accéder à des statistiques concernant le fournisseur. (seulement s il y a eu des achats) Touche «Historique» La première touche «historique» permet de retracer l historique des achats auprès du fournisseur. On doit d abord choisir une période de vente dans la partie basse, puis activer la touche «recherche» pour valider l extraction des données. Dans la partie haute, on trouve 3 onglets avec les factures et livraisons déjà faites dans le premier, les commandes en cours et non livrées dans le second et enfin les règlements auprès du fournisseur dans le troisième onglet. Quand on sélectionne une livraison / facture (1 er onglet) dans la partie gauche de l écran, le détail de ce document s affiche aussitôt dans la partie droite, avec la désignation de chaque produit, la quantité et le prix unitaire d achat Touches «Stat» et «Graphique» Les touches «stat» et «graphique» présentent de façon différente les mêmes statistiques de CA d achat auprès du fournisseur pour l année en cours et les 2 années précédentes. Domiciel Page 7 Avril 2007

8 Touche «Articles» Cette touche permet d éditer la liste des articles achetés auprès d un même fournisseur, avec le code interne du logiciel et aussi celui du fournisseur, ce qui peut faciliter les achats de réapprovisionnement auprès du fournisseur. On peut envoyer cet état soit à l écran ou directement à l imprimante Touche «Imprime» Permet d imprimer la liste des fournisseurs. Domiciel Page 8 Avril 2007

9 3. Gestion des clients 3.1 Réglages préalables Gestmag enregistre dans la fiche client les données fixes de ce client (l adresse ou autres données personnelles), mais aussi les éléments dynamiques concernant les ventes (CA, nombre de passages en caisse, points de fidélité). Pour aider à la segmentation des clients lors d opérations de communication comme le mailing, on peut aussi utiliser des catégories supplémentaires qui permettront de mieux classer ou trier les clients Groupe de CA Le premier système de segmentation s appelle «Groupe de CA». On pourra comme dans l exemple ci-contre classer effectivement les clients en fonction de la tranche de chiffre d affaire auxquels ils appartiennent : on pourra par exemple sensibiliser les petits clients, ou au contraire remercier les meilleurs. Bien évidemment, on peut utiliser n importe quel autre type de segmentation à la place du CA, comme l âge, la répartition géographique, une segmentation sociale, etc Famille de clients Cette autre méthode de segmentation est plus classique, car elle fait intervenir la profession du client ou son classement sociologique. On pourra également inventer ses propres critères et les incorporer à la place de ceux décrits ci-contre Les zones paramétrables Dans sa version 2007, Gestmag intègre des zones paramétrables. Il s agit de rubriques librement paramétrables par l utilisateur pour y mettre les données de son choix, s il considère que la fiche client dans son état standard ne répond pas complètement à son besoin. Dans la fiche client, on peut créer : 3 zones de texte simple pouvant contenir jusqu à 30 caractères maximum (chiffres ou lettres). 3 zones de recherche avec des champs affectables (tableaux) de 40 caractères. Domiciel Page 9 Avril 2007

10 L usage de ces zones supplémentaires s active dans le «paramétrage du logiciel», onglet «zones paramétrables», où l on peut rebaptiser les entêtes des nouvelles zones créées, et définir dans le cas des zone de recherche à défilement, le nombre d éléments maximum de ces zones. Attention : rappel de la Loi : Nous vous rappelons que dans le cadre de fichiers identifiant des personnes, il est interdit de créer des critères discriminatoires basés sur le sexe, l âge, la couleur de peau et la religion pour l essentiel. Voir auprès de la CNIL ce qui est permis et comment se mettre en règle. 3.2 La fiche client Accès à la fiche On accède à la fiche «client» par deux moyens différents : Via le menu «Paramétrage» puis «Gestion des clients» et enfin «Mise à jour» Nota : il existe dans le même menu d autres options qui seront étudiées après la création des clients. Via l onglet «Clients / documents» de l écran principal de la caisse, où seules les 2 premières touche du haut sont consacrées à la gestion des clients. Domiciel Page 10 Avril 2007

11 3.2.2 Contenu de la fiche client Par un des moyens précédents, on accède à la fiche client qui présente en un seul écran toutes les informations du client. Par défaut, on arrive sur la fiche du premier client par ordre alphabétique. La fiche s organise en 3 parties : g La partie haute bleu foncé comprend la plupart des données fixes concernant le client. g La partie centrale bleu clair comprend toutes les informations variables (enrichissement suivant les ventes) ou complémentaires. Cette zone possède des onglets qui permettent d accéder à de nombreuses autres informations. g La partie basse comprend des touches qui permettent d accéder à des fonctions ou à des écrans statistiques complémentaires. Domiciel Page 11 Avril 2007

12 3.2.3 Les touches de commande Les premières touches de la partie gauche servent à gérer les fiches clients : g Coche verte : Valider une nouvelle fiche client qui vient d être crée, ou bien les modifications apportées à une fiche existante. Donc attention à bien valider cette touche avant de quitter. g Coche rouge : Permet de quitter une saisie en cours sans valider les changements. g Ajoute : Fait apparaître à l écran une nouvelle fiche client vierge en mode saisie. Le numéro du client n est pas modifiable : il est attribué automatiquement par le logiciel au moment de la validation. g Effacer : On peut supprimer la fiche d un client, mais uniquement si aucune vente n a été affecté à ce client, sinon la suppression sera impossible. g Recherche : Ouvre un écran supplémentaire pour rechercher un client. La liste des clients étant classée par ordre alphabétique, il suffit de taper la racine du nom du client dans la zone jaune, et la liste des clients s affinera automatiquement en n affichant que les noms dont le début correspond à la racine saisie. On peut aussi sélectionner un groupe de CA et/ou une famille de clients, ce qui réduira d autant le nombre de clients à examiner. On peut aussi cliquer sur l entête des colonnes, ce qui aura comme effet de changer la colonne de tri de référence (exemple : recherche sur la localité). g Document : Permet de joindre un document externe (exemple : courrier Word) au dossier du client. Domiciel Page 12 Avril 2007

13 3.2.4 Partie haute des données fixes Tout en haut dans l entête, on trouve à gauche une touche marquée «enveloppe» qui sert à imprimer directement une enveloppe pour le client, et à droite des flèches comme sur un magnétophone pour faire défiler les clients sans quitter l affichage de la fiche. Sur la première ligne, on saisi le nom et le prénom du client, qui sont automatiquement mis en majuscules. A droite un code interne est attribué automatiquement au client. Plus loin, une case à cocher permet d interdire les ventes à ce client (exemple : dette non réglée). En dessous, le cadre «adresse» avec les coordonnées de facturation. On peut aussi cocher la zone livraison et créer une adresse de livraison différente de celle de facturation. La touche à côté de la localité permet de rechercher celle-ci dans la liste des localités existantes pour éviter de faire des erreurs de saisie ou de générer des orthographes différentes. Sous l adresse, les éléments concernant le règlement par défaut de ce client, les échéances éventuelles qui lui sont accordées, ainsi que des renseignements comptables. Si le client est étranger, on devra cocher la case «Exportation» pour éviter de lui faire payer la TVA. Dans la partie droite, la suite des renseignements concernant le client. En particulier on trouvera son numéro de carte de fidélité généré automatiquement et qui est le même que le numéro de client, si cette carte a été imprimée ou pas et le nombre de point d alerte pour l avantage de la carte. A côté, il est possible de bloquer l usage de la carte, par exemple en cas de perte ou de vol. En dessous, on trouvera les éléments de classement (Groupe de CA et Famille de client) tels qu ils ont été définis auparavant. Il suffit de cliquer sur la touche pour sélectionner un élément, ou la touche «+» pour en ajouter un nouveau. Nota : on pourrait de la même façon attribuer une remise particulière au client. Cette remise proviendrait également d une liste à défilement comme les précédentes. Domiciel Page 13 Avril 2007

14 3.2.5 Partie médiane des données variables Cette zone comprend plusieurs onglets accessibles ou non suivant les règlages du logiciel. Le premier onglet «Info Client» reprend les élément datés ou financiers issus du logiciel, comme la date de création, la date des dernières ventes ou du dernier document, ainsi que le CA, le nombre de passages en caisse, et aussi le nombre de points de fidélité acquis suivant la politique mise en place. Dans la partie droite, on trouvera la date anniversaire annuelle du client, ainsi que sa catégorie «sexe / âge» pour des opérations de mailing. Entre les deux, une zone de saisie de texte libre pour des commentaires ou informations complémentaires sur le client. Le second onglet «Divers» ne sera activé que si on utilise des zones paramétrables supplémentaires. On trouvera d abord les 2 listes à défilement définies dans le «paramétrage du logiciel» (la troisième n a pas été activée). On peut choisir un élément de liste en cliquant sur la touche ou bien en ajouter un nouveau par la touche «+». Suivent les 3 autres cases alphanumériques (contenu : lettres et chiffres) où ont été mises diverses données complémentaires sur le client. Domiciel Page 14 Avril 2007

15 Le dernier onglet accessible «Info Bancaire» ne sera utilisé qu avec les clients des entreprises en compte, car on notera ici les coordonnées bancaires des clients pour l édition des traites Les touches d état et statistiques A la suite des premières touches de gestion, on trouve 5 touches qui permettent d accéder à des statistiques concernant le client. (seulement s il y a eu des ventes) Touche «Historique» La première touche «historique» permet de retracer l historique des ventes du client. Il faut d abord choisir une période de vente dans la partie basse, puis activer la touche «recherche» pour valider l extraction des données. Dans la partie haute, on trouve les références des pièces de vente (tickets / factures), avec le nom du vendeur et les totaux de chaque vente. Chaque fois que l on se déplace dans ce tableau, d un ticket à l autre, le contenu de la partie basse à droite change et donne le détail des produits vendus et affichés sur le ticket. Dans la partie gauche, on trouve des renseignements concernant le client et ses règlements avec la possibilité de rééditer des tickets à la demande. Domiciel Page 15 Avril 2007

16 Touches «Ventes» La touche «Ventes» présente simplement le détail des articles par ticket ou facture Touche «Stat Article» La touche «Stat art» affiche tous les articles achetés par le client. Ces articles sont classés par ordre décroissant des quantités vendues au client. Domiciel Page 16 Avril 2007

17 Cette analyse ne sera pas pertinente en cas de vente ponctuelle de produit, mais devrait intéresser les professionnels qui pratiquent des ventes répétitives auprès du même client. Lors de la préparation de l analyse, il est possible de choisir différents critères ou de rechercher toutes les données comme ci-dessus Touches «Stat» et «Graphique» Les touches «stat» et «graphique» présentent de façon différente les mêmes statistiques de CA par client pour l année en cours et les 2 années précédentes. Touche «Stat» Touche «Graphique» Les autres touches Les autres touches ne concernent pas directement la gestion des clients. Elles seront donc étudiées dans les modules spécifiquement consacrés à ces sujets. 3.3 La carte de fidélité Généralités La carte de fidélité est comme son nom l indique, un moyen de fidéliser le client en lui remettant un objet au nom du commerce ou magasin, lequel objet devient le support d opérations marketing diverses comme l obtention de points de réduction, de points cadeaux ou de toute autre action que pourrait développer le commerçant. Le fait d utiliser une carte au nom du magasin n est qu un aspect annexe, puisque l identité du client peut être connue par ailleurs, mais c est surtout l appartenance à un groupe (des clients du magasin) qui est recherché, avec un support valorisant imitant la carte bancaire. Domiciel Page 17 Avril 2007

18 On fait passer au client un message qui lui dit qu être client du magasin est très important pour lui, et que sa «carte de membre» possède une valeur semblable à celle d une carte bancaire. Le commerçant devra donc abandonner le petit feuillet en carton genre «coiffeur» pour s orienter vers une carte moderne, en plastique dur et épais comme celles que les GMS distribuent à leurs client. Bien sûr, comme le commerçant ne dispose pas des moyens de la «Sécurité Sociale», il ne pourra pas imprimer la photo du client sur la carte de fidélité (quoique!), donc on privilégiera une carte générique avec le logo et le slogan du magasin, et c est cette carte qui sera personnalisée au dos via une étiquette imprimée par le logiciel Gestmag. Ce chapitre indique comment attribuer ou imprimer ces étiquettes à coller sur un support de type «carte de fidélité», mais il ne préjuge pas de son utilisation qui est développée dans un autre module La carte de fidélité du client Le numéro de la carte de fidélité du client est automatiquement créé en même temps que le client luimême, au moment où on rempli sa fiche. Le numéro de carte de fidélité qui est attribué au client possède la même racine que le code interne du client, sauf qu il s exprime systématiquement sur 5 digits dans la fiche client, et avec le préfixe CL en plus sur l étiquette de la carte de fidélité. Donc les situations suivantes : Code client interne Code carte fidélité Code imprimé CL CL Impression d une carte ponctuelle Quand on crée la fiche d un client, on pourra cliquer tout de suite sur la petite touche en forme d imprimante jaune juste après le numéro de la carte de fidélité. Cela aura comme conséquence d ajouter ce client dans la liste des impressions de type code-barres. On verra l impression dans la rubrique suivante. Domiciel Page 18 Avril 2007

19 En même temps, on cochera aussi la case à côté pour indiquer que la carte a bien été imprimée et remise au client. Ce point a son importance, car certaines sélections de clients dans les mailings utilisent ce critère Impression de plusieurs cartes de fidélité Dans le menu «Impressions», on sélectionnera «Code-barres et fidélité», puis «préparation des cartes de fidélité». Dans l écran de recherche qui s affiche, on sélectionne les clients en fonction de divers critères : En fonction d une date à choisir dans la partie haute. En fonction d un CA générée durant cette période, ou au contraire de l absence de CA D après les codes postaux des clients. Suivant que les cartes de fidélité ont été ou non imprimées Quand on a terminé le choix des critères de sélection, il faut cliquer sur la touche «recherche» qui amène à l écran suivant Domiciel Page 19 Avril 2007

20 Dans ce nouvel écran, les clients sélectionnés sont maintenant affichés par ligne. On peut encore en désélectionner certains en cliquant sur le coche vert situé devant pour l effacer. Quand la liste est au point, il suffit de cliquer sur la touche «valide» en bas à droite Impression des étiquettes code-barres Modification du format d impression L impression des étiquettes des cartes de fidélité est originellement prévue sur une étiquette de dimension 57 x 31 mm. Par souci de simplicité, nous avons choisi de modifié le dessin de l étiquette pour qu il s adapte à notre format habituel de 57 x 19 mm déjà utilisé pour les articles. Domiciel Page 20 Avril 2007

21 En conséquence, il a fallu modifier l état interne, ce qui nous a conduit à enregister et utiliser ce nouveau format par défaut «CB_Client_zebra_5715_1905_01.WDE» à la place de celui d origine Impression des étiquettes Nota : l impression des code-barres est commune aux étiquettes des articles et à celles des carte de fidélité des clients. Pour plus de détail, voir la partie consacrée à l impression des étiquettes des articles. L impression de l ensemble des étiquettes avec des code-barres se pilote depuis l onglet «Article / Stock» de l écran principal du logiciel. Il faut cliquer sur la touche «Imp code à barres» qui ouvre l écran suivant présentant les diverses impressions préparées des code-barres. Dans notre cas, il faut cliquer à droite sur la case «Carte fidélité» pour sélectionner uniquement les éditions de ce genre. Domiciel Page 21 Avril 2007

22 Vient ensuite l écran détaillé comme ci-dessus où on trouvera l ensemble des clients sélectionnés pour l impression des étiquettes de leur carte de fidélité. A ce stade, on peut encore effacer des clients individuellement en les sélectionnant et en cliquant sur la touche «effacer» en bas de l écran. Il suffit d appuyer sur la touche «Code Barres» en bas à gauche pour lancer l impression. L écran habituel de ce genre d impression demande à ce que l on introduise le nombre d étiquettes désirées dans l imprimante : cette information est surtout destinée aux imprimantes A4 avec étiquettes en planche. Le dernier écran à valider avant d obtenir les étiquettes est celui de configuration de l imprimante Zebra, où on s assurera que le format de papier «Etiquette 2.25 x 0.75» (correspondant à 57 x 19 mm) est bien sélectionné, puisque c est sur ce format que seront imprimées les étiquettes des cartes de fidélité Résultat Voici le résultat obtenu avec l imprimante à code-barres sur des étiquettes retravaillées de dimensions 57x19 mm et qui comprend : Le code du client sous forme de code-barres. Le code du client en clair en dessous (CLxxxxx). La date de création de l étiquette à côté (peut servir de date de départ si on met une durée de validité à la carte de fidélité) Les nom (ici occulté) et prénom du client. Domiciel Page 22 Avril 2007

23 3.3.7 Exemple de cartes de fidélité Pour terminer, voici quelques exemples de cartes de fidélité, avec un petit Quizz qui consiste à remettre les recto et les verso ensembles Fin du livre IV Domiciel Page 23 Avril 2007

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