Logiciel de gestion pour boulangerie ORPAIN 7. Mode d emploi

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1 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Logiciel de gestion pour boulangerie ORPAIN 7 Mode d emploi Copyright Fache Informatique Case postale La Croix ( Lutry ) ATTENTION : Ce logiciel et son manuel sont protégés par la loi du Copyright et par les conventions internationales. Toute reproduction ou distribution partielle ou totale de ce logiciel et de son manuel, par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable du délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi.

2 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Introduction...4 La grande force du logiciel est sans nul doute la facilité d adaptation à vos besoins. Dans une large mesure, les paramètres de l application permettent de l adapter...4 De plus, nous sommes à votre entière disposition pour modifier ou ajouter toutes les fonctionnalités dont vous auriez besoin...4 Installation de la version de démonstration...5 Principe de bases...6 Le menu Fichier :...7 Configurer l imprimante :...7 A propos :...7 Quitter :...7 Le menu Articles :...8 Saisie / Modification...8 Gestion des prix :...9 Gestion des listes :...9 Gestion des types :...9 Gestion des groupes :...9 Liste des prix...9 Liste complète...10 Transfert vers Excel...10 Le menu Pâtes :...11 Ingrédients...11 Pâtes et recettes...12 Quantité de pâte par article...13 Le menu clients :...14 Saisie / Modification : Adresses...14 Paramètres de la facturation...16 Prix article par client...16 Contrôle et liste de prix par client...17 Rabais par client et type d articles...17 Liste des rabais par client et type d article...17 Gestion des commandes fixes...18 Liste des clients...18 Etiquettes clients...18 Gestion de la facturation...19 Le menu Commandes :...20 Choix du jour de travail...20 Commande individuelle...21 Commande collective...22 Commande spéciales...23 Note de crédit marchandises...23 Résumé commande du jour...23 BL individuel...23 BL collectif...23 Mise en compte...23 Le menu Facturation :...24 Facturation...24 Résumé de facturation...25 Interface comptabilité...25 Le menu Fabrication :...26 Calcul de fabrication...26

3 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Chambre de pousse...27 Diviseuses...27 TVA...28 Utilisateur...29 Paramètres...30 Type de commande...30 Effacement d un client...30 Effacement d un article...30 Outils...30 Ré indexation des fichiers...30 Copie de sécurité...31

4 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Introduction Le logiciel ORPAIN est issu d une première version écrite et exploitée par nos clients depuis Après 20 ans de bons et loyaux services, le passage à un langage de programmation plus moderne s imposait. Ainsi, la nouvelle version présente désormais tous les avantages des programmes modernes : - Interface conviviale sous Windows - Possibilité de transfert de données vers Excel - Exécution multi postes sur des réseaux - Impression des listes avec aperçu à l écran, nombre de copies réglable Le principe de fonctionnement des écrans est le même partout : Ainsi, les boutons en haut de la fenêtre sont les mêmes dans tous les écrans. Vous pourrez faire fonctionner le logiciel de manière intuitive et instantanée! La grande force du logiciel est sans nul doute la facilité d adaptation à vos besoins. Dans une large mesure, les paramètres de l application permettent de l adapter. De plus, nous sommes à votre entière disposition pour modifier ou ajouter toutes les fonctionnalités dont vous auriez besoin.

5 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Installation de la version de démonstration Après avoir téléchargé le programme depuis le site exécutez-le : Par défaut, le répertoire d installation C:\orpain7\ peut être modifié. Après l installation, vous avez la possibilité de créer un raccourci pour le programme :

6 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Principe de bases Le logiciel suit le cycle de travail suivant : Travaux de base ( Déjà fait pour la version de démonstration ) : 1) Création des utilisateurs 2) Création des codes TVA 3) Création des listes d articles 4) Création des groupes d articles 5) Création des types d articles 6) Création des ingrédients 7) Création des pâtes 8) Création des diviseuses 9) Création des clients 10) Création des articles 11) Création des commandes fixes par client Travaux journaliers 1) Saisie des commandes clients 2) Calcul des fabrications du jour 3) Impression des listes de fabrication 4) Impression des bulletins de livraison 5) Mise en compte des livraisons du jour 6) Copies de sécurité Travaux périodiques 1) Facturation (journalière, hebdomadaire, mensuelle.) 2) Mise à jour des commandes fixes (selon demande client) 3) Entretien de la base de données (ré organisation)

7 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Fichier : Configurer l imprimante : Choix de l imprimante et de l orientation du papier A propos : Information sur la version et les évolutions du logiciel Quitter : Ferme le programme Orpain

8 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Articles : Saisie / Modification

9 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Rang Description Prix 1-10 Rabais Ordre dans lequel sont présentés les articles Description utilisée sur les BL et les factures Chaque client peut être affecté à une catégorie de prix, définir ces prix ici. Le rabais peut-être Oui, Non, Jamais. En combinaison avec le rabais client, voici le résultat de l application du rabais : Rabais client Article Sur tout Normal Oui Oui Oui Non Oui Non Jamais Non Non Code TVA Liste d article Type d article Groupe article Stock congelé Sur plaques Pousse contrôlée Choisir le code TVA désiré lié à cet article. Choisir la liste article sur laquelle cet article doit apparaître. Choisir le type d article, voir liste de fabrication pour l usage Choisir le groupe d article, voir liste de fabrication pour l usage Pour les articles en stock congelé, les pâtes correspondantes ne sont pas prises en compte pour la fabrication du jour. Indiquez si l article est stocké sur plaques. En cas d article sur plaques et congelé, indiquer le nombre d articles par plaque pour le calcul du nombre de plaques à sortir du congélateur. Indiquez si l article est en chambre de pousse ou pas. Gestion des prix : Cet écran permet de modifier les prix 1 10 de tous les articles en même temps. Gestion des listes : Vous avez la possibilité de créer autant de liste que vous le désirez et d affecter ensuite chaque article à une liste. Cela permet par exemple de créer une liste de viennoiserie, une liste de pâtisserie, etc., etc. Gestion des types : Le type d article permet de regrouper certains articles et d obtenir un total du type sur les liste de fabrications. Si vous fabriquez des bagnas poulet, thons et salami, vous aurez le total des bagnas à fabriquer au lieu d avoir le détail. Une autre liste avec le détail par type peut être demandée. Gestion des groupes : Comme le type, le groupe permet d obtenir des listes par groupe. Le groupe de l article est indépendant du type de l article. Cela permet d obtenir deux regroupements différents en fonction des listes de fabrications demandées. Liste des prix Cette option permet d imprimer les listes de prix désirées.

10 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Liste complète Cette option imprime une liste de tous les articles. Elle est destinée à l interne. Cela peut être plus pratique de vérifier les données articles sur une liste qu à l écran, d où la raison de cette liste. Transfert vers Excel Cette fonction permet de transférer les données des articles dans un tableau Excel (Si votre ordinateur est équipé du programme Excel). Les données transférées sont utilisable à volonté depuis Excel pour faire des listes ou des calculs. La base de données de Orpain 7 ne peut par contre pas être remise à jour avec des données provenant de Excel.

11 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Pâtes : Ingrédients Pour pouvoir décrire les recettes, il faut d abord déterminer tous les ingrédients de base. L indication su prix de revient de chaque ingrédient permet de calculer le prix de revient matières de chaque pâte ou article.

12 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Pâtes et recettes Cet écran permet de décrire les recettes ainsi que leurs ingrédients. Pour chaque recette, vous pouvez indiquer une quantité minimum fabricable ainsi qu une quantité fabricable maximum qui doit correspondre au maximum du pétrin. Le bouton «imprimer» ( au milieu et à droite de l écran ) permet d imprimer la recette en la multipliant par un nombre. Ainsi, quand les recettes sont exprimées par litre d eau, vous pouvez imprimer la recette pour 1,2 X litres désirés.

13 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Quantité de pâte par article C est dans cet écran que vous pouvez indiquer la quantité de pâte que chaque article utilise. Vous pouvez également indiquer plusieurs pâtes pour un article. C est à cet endroit qu on indique la diviseuse utilisée.

14 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu clients : Saisie / Modification : Adresses L adresse du client peut être différente de l adresse de livraison.

15 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Les champs «Vacances du au» permettent d interdire la saisie de commande pendant cette période. Les champs «jour(s) ou la commande fixe» permettent d indiquer, lors de la saisie de commande, si la commande doit être modifiée ou au contraire si la commande standard (fixe) est juste.

16 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Paramètres de la facturation % Rabais % de rabais accordé au client Rabais sur tout Si cette case est cochée, le client aura aussi le rabais sur les articles n ayant pas de rabais (voir menu articles, saisie / modification ) Nombre de BL Nombre de bulletins de livraisons désirés chaque jour pour ce client Nbr de BL chiffré Nombre de bulletins de livraisons chiffrés (mini - facture) désiré chaque jour pour ce client. Nombre de factures Nombre de facture désirée pour ce client. Type de prix de 1 à 10, cet élément détermine le prix à appliquer pour les articles. Ainsi, un client ayant le type de prix «3» aura les prix «3» indiqués sur chaque article. Prix TTC Pour chaque client, on peut décider si les prix articles sont hors taxes ou Toutes taxes comprises (TTC) Mode de facturation «Résumé par jour» indiquera un total par jour sur la facture «Total des articles» indiquera les détails de tous les articles livrés. Type de facturation Selon le désir du client Jour de facturation Pour les clients ayant une facturation hebdomadaire, le jour où la facture est imprimée peut être choisi. Prix article par client Cet écran permet d indiquer un prix particulier pour un article et pour un client.

17 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Contrôle et liste de prix par client Les possibilités de prix et de rabais étant nombreuses, cet écran permet de voir tous les prix d un client et de les contrôler. Vous pouvez également tirer une liste de prix pour ce client. Rabais par client et type d articles En plus des possibilités de rabais, cet écran permet d introduire des rabais par type d article pour un client. Cela permet par exemple d accorder 10% de rabais sur les bagnas pour un client. Liste des rabais par client et type d article Cette liste permet de contrôler tous les clients ayant un rabais lié à un type d article.

18 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Gestion des commandes fixes Cet écran permet de fixer pour un client les quantités d articles désirées chaque jour de la semaine. Pendant la saisie de commande, une option permet de passer la commande fixe pour ce client. C est donc une pré - saisie de commande pour chaque client. Liste des clients Liste complète des clients avec leurs paramètres de facturation. Etiquettes clients Etiquettes des adresses client (Format 2 de front sur 6 en hauteur)

19 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Gestion de la facturation Cet écran permet de visualiser et de modifier les factures en cours. Depuis ici, vous pouvez également faire un relevé de compte ou un rappel à envoyer au client.

20 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Commandes : Choix du jour de travail Cet écran permet de choisir le jour de travail. Dans le cas présent, les commandes seront prises sur la base du mercredi.

21 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Commande individuelle Cet écran permet de saisir la commande du jour pour un client. Pour saisir une ligne : 1) Tapez le N d article puis la touche «entrée» 2) Tapez la quantité désirée puis la touche «entrée» Cet écran est conçu de manière à ce que la souris ne soit pas nécessaire lors de son utilisation. Ceci vous permet de téléphoner à vos clients et de saisir la commande «en ligne».

22 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Commande collective C est l écran qui permet de saisir les commandes de tous les clients pour le lendemain. Le bouton «F8» passe les commandes fixes de tous les clients pour le jour demandé (voir choix du jour de travail ). Une fois cette opération effectuée, les boutons suivants permettent de : F9 F10 F11 F12 Passer la commande fixe pour ce client Passer la commande fixe puis entre dans la modification de cette commande Saisir une commande avec toutes les quantités à zéro au début Modifier la commande en cours Les boutons «Suivant» et «Précédent» permettent de feuilleter votre fichier client.

23 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Commande spéciales Si vous livrez un article qui n est pas dans votre liste d articles, vous pouvez utiliser l écran des commandes spéciales qui permet de facturer tout ce que vous désirez! Note de crédit marchandises Cet écran permet de créditer un client des marchandises que vous désirez. Une note de crédit est imprimée. Résumé commande du jour Cette liste contient les articles commandés par chaque client. Une deuxième liste vous montre quels sont les clients qui n ont rien commandé ce jour. BL individuel Impression d un bulletin de livraison pour un client. BL collectif Impression des bulletins de livraisons pour tous les clients. Mise en compte Après chaque journée de travail, les quantités livrées sont mises en compte, en attente de la facturation. Cette opération ne doit être effectuée qu a la fin du travail d un jour.

24 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Facturation : Facturation Cet écran facture les livraisons qui ont été mises en compte. Date Facture Titre facture Impression Date qui figure sur la facture Titre qui figure sur la facture Imprime la (les) facture(s) demandée(s)

25 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Mise en compte Cette opération attribue la facture au client (voir gestion de la facturation). Résumé de facturation Cette liste contient un résumé des factures de tous les clients pour un période donnée. Interface comptabilité Si vous avez également pris le logiciel de comptabilité GGE, cette option permet d injecter les factures clients dans la comptabilité. Cette option n est pas obligatoire.

26 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Fabrication : Calcul de fabrication Cet écran permet d imprimer les listes de fabrication en fonction des commandes du jour. Les différentes listes, paramétrables à souhait, vous permettent de fabriquer exactement les articles que vos clients ont commandés.

27 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Chambre de pousse Cet écran permet de décrire les éléments présents dans la chambre de pousse. Le calcul de fabrication tient compte du contenu de la chambre de pousse. Diviseuses Afin d imprimer les listes pour les diviseuses, cet écran permet de gérer les différentes machines à votre disposition pour la fabrication.

28 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Le menu Système : TVA Cet écran permet de décrire les taux TVA utilisés.

29 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Utilisateur Le logiciel permet la gestion des utilisateurs. En fonction des besoins, l accès d un utilisateur aux différents menus peut être accordé ou non.

30 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Paramètres Les paramètres de l application permettent d en modifier son comportement. En général, l utilisateur ne modifie pas ces paramètres sauf en accord préalable avec un technicien. Type de commande Cet écran ne doit pas être modifié par l utilisateur. Effacement d un client Cet écran permet d effacer complètement un client. Cette opération est irréversible mais soumise à de nombreux avertissements! Effacement d un article Cet écran permet d effacer complètement un article. Cette opération est irréversible mais soumise à de nombreux avertissements! Outils En fonction des besoins, des outils spécifiques à chaque demande sont présents dans ce menu. Ré indexation des fichiers Cette opération permet de mettre de l ordre dans la base de données et d améliorer les performances de l application.

31 Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d emploi Copie de sécurité Cet écran permet de faire à tout moment une copie des données. Il permet également de restaurer ces données. Le bouton «-> disquette» permet de transférer une archive sur des disquettes.

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