Questions / Réponses des webinaires Nouvelle version 5.2

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1 Questions / Réponses des webinaires Nouvelle version 5.2 Dates : 13,14, 20 et 21 décembre 2012 Bonjour, Vous trouverez ci-dessous des réponses synthétiques aux questions que vous nous avez posées durant les quatre webinaires de Présentation de la nouvelle version de spaiectacle (version 5.2) de décembre Ces questions peuvent avoir été posées : - durant le webinaire (grâce à l interface des Q/R), - dans le questionnaire que vous avez rempli à la fermeture du webinaire - par mail à l adresse webinaire@ghs.eu Nous avons reclassé ces questions par thématiques et synthétisé questions et réponses pour que la lecture vous en soit plus agréable. Nous espérons qu elles compléteront de manière efficiente la présentation que vous avez pu voir. L équipe de GHS 1

2 1. Questions sur la DADS De manière générale, n hésitez pas à consulter l espace DADS mis en ligne sur notre site : Q : Pour les DADS refusées, nous avions pour habitude de renvoyer le fichier, ce qui avait pour effet d écraser la précédente version de la DADS. J ai entendu dire que ce mode de fonctionnement changeait. Qu en est-il? Q : La fonction annule et remplace est-elle faite uniquement dans le cas où la DADS a été déjà validée? Q : Peut-on faire plusieurs "annule et remplace" pour une société? R : On peut trouver les réponses à toutes ces questions sur le site de net entreprises à l adresse suivante : «Pour la campagne 2013, de nouvelles règles de fonctionnement rentreront en vigueur : une déclaration déjà validée par net-entreprises pourra uniquement être corrigée par une déclaration de type «annule et remplace» ; seules 3 déclarations de type «annule et remplace» seront acceptées pour une même déclaration.» En résumé, si votre DADS est rejetée par le contrôle de forme de net-entreprises, vous devez régénérer une DADS «normale». Si au contraire, votre DADS est acceptée par netentrprises, transmises aux contrôles métiers (TDS, Agirc-Arcco et Prévoyance) et rejetée à ce niveau-là, vous devez alors faire une DADS Annule et remplace Q : Concernant la DADS, lorsque l on crée un fichier «annule et remplace», faut-il lui donner un numéro spécial? Q : Où peut-on trouver le n d'ordre de la DADS-U que l'on souhaite annuler? R : La numérotation des DADS-U est gérée automatiquement par spaiectacle 5.2 : un numéro est affecté à chaque export de DADS, que ce soit un fichier test, un fichier réel ou un fichier annule et remplace. Ces numéros s incrémentent en ajoutant 1 à chaque export. Lorsque l on génère un fichier annule et remplace, il convient d indiquer le numéro d ordre de la DADS que l on souhaite annuler : vous pouvez trouver ce numéro dans le module Gestion des exports en sélectionnant votre DADS déjà validée (et à modifier) et en regardant l onglet Résumé (plus bas dans la fenêtre) (cf. la photo d écran ci-dessous). 2

3 Q : Comment faire sa DADS lorsque l on cotise à la prévoyance chez AUDIENS? R : Les données de type Audiens/Retraite prévoyance sont intégrées automatiquement dans la DADS, sans aucune intervention de votre part. Il suffit pour cela d exporter et de déposer une DADS TDS, retraite, prévoyance (choix proposé par défaut par spaiectacle). Q : Comment arriver sur la liste des codes du site net-entreprises sans passer par le contrôle de cohérence DADS. Existe-t-il une possibilité d'y accéder directement sur le site net-entreprises? R : Vous pouvez effectivement retrouver cette nomenclature sur le site de net-entreprises, en vous connectant avec le lien suivant : 3

4 2. Questions sur l attestation assedic permanent De manière générale, n hésitez pas à consulter la fiche solution Attestation Assedic permanent mise en ligne sur notre site : Q : L attestation assedic permanent «extra» est-elle encore présente dans la nouvelle version? R : L attestation CDD en extra n a pas été retirée de la version 5.2 dans la mesure où elle n a pas encore d équivalent EDI et qu elle est encore acceptée par certaines antennes de Pôle Emploi NB : pour autant, cette attestation «extra» ne répond plus aux nouvelles normes de Pôle Emploi et peut donc, à ce titre, être refusée par les antennes. Q : Pouvez-vous m expliquer la transmission des attestations assedic permanents? R : Vous pouvez consulter à cet effet la fiche solution qui devrait vous apporter toutes les réponses que vous souhaitez. Q : Comment fait-on pour établir une attestation annule et remplace? R : L attestation annule et remplace se réalise de la même façon que pour faire une vraie attestation mais en choisissant annule et remplace plutôt que test ou réelle. 4

5 3. La Gestion des exports Q : L existence du module de Gestion des exports a-t-il pour incidence que nous ne passions plus par le menu Etats / Déclaration des cotisations? Rend-il obligatoire la déclaration et le paiement des cotisations par fichier EDI plutôt que par papier ou par saisie en ligne (par exemple sur net-entreprises)? Q : J'emploie des intermittents : d habitude, je déclare mes charges et paie mes cotisations sur net-entreprises et je transmets mes AEM et Congés Spectacles en fichiers dématérialisés. La nouvelle version change-t-elle quelque chose à manière de faire cela? Est-ce que le paiement des cotisations se fait en même temps que les exports d AEM et de CS? Q : Si on a pour habitude de saisir nos déclarations de charges sur net-entreprises, doit on imprimer les tableau des charges via le module de Gestion des exports? D autre part, est-il toujours possible d'éditer des bordereaux Audiens et Urssaf (pour justificatif comptable)? R : Le module de Gestion des exports ne rend pas obligatoire un passage en EDI. Il ne remplace en aucun cas l interface de déclaration des cotisations, qui est elle-même dépendante de la manière dont vous avez renseigné l onglet Caisse de votre fiche société. Ce que modifie la version 5.2 n est que le lieu où se «rangent» et se «stockent» vos exports ainsi que la manière de les retrouver. Prenons un exemple concret : vous êtes fin mars (fin d un mois et fin d un trimestre). Vous avez pour habitude : - de déclarer et payer votre URSSAF-chômage permanent ainsi qu Audiens (charges trimestrielles dans notre exemple) par DUCS EDI avec télérèglement - de saisir sur net-entreprises vos déclarations de charges mensuelles pour Pôle Emploi Service Intermittent et d effectuer un virement vers cette caisse - de remplir le bordereau Congés Spectacles trimestriel que votre caisse vous envoie et d accompagner ce bordereau d un chèque de règlement - d exporter vos AEM EDI du mois et de les déposer sur le site - d exporter et de déposer votre fichier de Congés spectacles du trimestre et de le déposer sur le site des congés spectacles CE QUI NE CHANGE PAS (comme précédemment, dans les versions ou 5.1 ou 5.1.1) : - vous pouvez toujours vérifier que l onglet Caisses de la fiche société est bien paramétré tel que vous désirez faire vos déclarations : 5

6 - vous allez ensuite dans le menu Etats / Déclaration des cotisations, vous vous positionnez A fin mars et cochez Bordereaux de déclaration et Export AEM & CS ( et Récapitulatifs retenues par caisse si vous le désirez mais cela n a rien d obligatoire) - vous validez : spaiectacle vous imprime (comme auparavant) l avis de versement du chômage intermittent ainsi que le bordereau de déclaration des Congés Spectacles qui vous permettront de saisir en ligne et d effectuer votre réglement sur net entreprise pour Pôle emploi et et de remplir à la main le bordereau Congés Spectacle reçu par courrier à accompagner de votre chèque. 6

7 CE QUI CHANGE (à partir de la version 5.2) : - puis, spaiectacle réalise les différents exports demandés et ouvre le module de Gestion des exports (4 exports dans notre exemple) : NB : ATTENTION / photo d écran réalisée à partir de la version multi-sociétés - vos exports sont donc dorénavant «stockés» à l intérieur du logiciel et vous pouvez les retrouver à tout moment dans le menu Etats / Gestion des exports. Vous pouvez imprimer le document de contrôle de ces exports en sélectionnant votre/vos export(s) et en cliquant sur l imprimante. Parallèlement, vos exports sont également et temporairement (jusqu à la fermeture de spaiectacle) stockés dans un dossier Exports temporaires dont vous pouvez trouvez un raccourci nommé _Exports spaiectacle sur votre bureau : - vous n avez alors plus qu à les déposer sur les sites appropriés (ou les envoyer par mail pour certains) comme à votre habitude ou utiliser le bouton Transmettre de la fenêtre de Gestion des exports qui a pour unique fonction d ouvrir les pages web appropriées ou votre logiciel de mail paramétrés par défaut. Concrètement si vous avez sélectionné : le bouton Transmettre permet d ouvrir : AEM page web Attest. Assedic Permanent page web Certificats Congés Spectacle page web DADS page web DUCS EDI AUDIENS mail ducs@agirc-arrco.org DUCS EDI Chômage Int. mail unibleu@pole-emploi.fr DUCS EDI URSSAF page web DUE page web Liste FNAS page web 7

8 Q : Est-il possible de changer les adresses des sites liés au bouton Transmettre? R : Cela n est pas possible. Q : Comment le logiciel trouve-t-il le logiciel de mail que l'on utilise? R : spaiectacle va ouvrir le logiciel de mail définit comme «par défaut» dans votre ordinateur. Q : Que deviennent les fichiers exportés avant la version 5.2 (et donc stockés dans le dossier export de mon disque dur)? Sont-ils automatiquement intégrés dans le fichier de données lors du passage à la version 5.2? R : Non. Ils restent là où ils ont été exportés. Q : Les fichiers tests peuvent-ils être supprimés? R : Oui. Chaque fichier peut être supprimé en allant dans le menu Edition et en demandant la Suppression. Q : Les écritures comptables restent-elles dans le dossier Export? R : Oui. Q : Comment récupère-t-on le rapport DUE sur le site de l Urssaf et comment gère-t-on l'import de ce fichier (fichier de retour) dans spaiectacle? R : Le fichier retour se télécharge sur le site de l URSSAF (référez-vous à la fiche solution DUE disponible sur notre site). Ensuite, il faut vous rendre dans le module de Gestion des exports, cliquer sur les 2 flèches «roses» et demander l import de ce fichier. Ce dernier vient écraser le fichier d envoi et vous indique si vos DUE sont OK ou KO. Q : Comment vais-je faire pour sélectionner le fichier quand je suis sur le site de dépôt des AEM par exemple? Faut-il que spaiectacle soit ouvert pour faire un glisser-déposer depuis le module de Gestion des exports ou pour cliquer sur le bouton parcourir et aller chercher mon fichier dans le dossier d export temporaire? R : Oui, il faut que spaiectacle soit ouvert... à moins que vous n'ayez exporté ces exports sur votre ordinateur auparavant. 8

9 Q : Est-il possible d'enregistrer ses identifiants et mot de passe pour l'envoi direct par EDI sur les différents sites? Pôle-Emploi, Unedic-Dépot, net-entreprises? R : Pas pour le moment dans spaiectacle mais ce genre d'informations est paramétrable dans votre navigateur qui peut conserver vos identifiants (en général en tout cas...). Q : Comment se gère l'export des virements des net à payer pour la banque? Doit-on faire glisser le fichier sur le bureau? R : Le fichier de virements bancaires n est (pour le moment) pas intégré au module de Gestion des exports... il n y a donc aucun changement à ce niveau : le fichier va toujours se positionner dans «votre «ancien» dossier Exports. Q : Au niveau du volume, n'y a-t-il pas un risque que le fichier devienne trop volumineux très rapidement et que cela entraine des temps de réponses dégradés? R : Les exports ne sont pas très lourds... De plus, rien ne vous empêche au bout d'un moment de les exporter sur votre disque dur et de les supprimer ensuite dans le fichier. Q : Peut-on importer vers le fichier spaiectacle des fichiers DUE créées directement sur le site de l'urssaf (DUE saisie en ligne)? R : Non. Q : Les commentaire à droite ne sont-ils "que" pour nous? R : Oui, ils proviennent de votre saisie manuelle ou d'un message que spaiectacle génère automatiquement au moment de l'export. (cf. photo d'écran plus bas). 9

10 3.1 Questions spécifiques aux versions multi sociétés Q : Multisociétés : L'export des fichiers AEM EDI lorsque l'on sélectionne plusieurs sociétés crée-t-il toujours un fichier global ou crée-t-il dorénavant un fichier par société? R : Le principe n a pas changé : il crée un seul fichier si vous exportez les AEM. Q : Multisociétés : J ai pour habitude d exporter autant de DUCS EDI pôle emploi que j ai de clients afin de leur envoyer à chacun leur DUCS. Par contre, au moment de la déclaration, je ne génère qu un seul fichier contenant toutes mes DUCS EDI pôle emploi. Comment puis-je faire dans la nouvelle version pour gérer ce problème? Ne vais-je pas me retrouver avec trop d'exports dans mon module de Gestion des exports? R : Vous pouvez réaliser vos exports DUCS EDI «individuel» (par client) afin d envoyer leur DUCS à chacun des clients ; puis les supprimer du module de Gestion des exports. Vous pouvez ensuite faire votre export de DUCS EDI «groupées» et l envoyer à Unibleu. Q : Multi sociétés : Comment sont gérés les fichiers AEM de mes sociétés en multi-sociétés? R : Si vous avez exporté autant de fichiers d'aem que de sociétés, vous retrouverez l'ensemble de ces fichiers dans la Gestion des exports avec indication de la société à laquelle ils correspondent... si au contraire, vous n avez exporté qu un seul fichier d'aem regroupant toutes vos sociétés, il sera indiqué dans le module de Gestion des exports que ce fichier correspond à X sociétés (cf. photo d écran ci-dessus). Q : Multi sociétés : les autorisation d accès sont-elles gérées au niveau des exports? R : Le module Gestion des exports est accessible à tous les utilisateurs qui ont l autorisation de réaliser des déclarations de cotisations. Si l'accès utilisateur est restreint à la réalisation des DUE, dans la fenêtre Gestion des exports seules les DUE seront visibles. 10

11 4. Autres nouveautés et questions diverses Q : Y a t-il une imprimante pdf ou la création d'aperçu dans la nouvelle version? R : Non, pour les utilisateurs Mac, la création de PDF est intégrée dans la fenêtre d'impression, pour les utilisateurs Windows, il faut installer un logiciel type Bullzip (logiciel gratuit) pour accéder à cette fonctionnalité. 5. Questions techniques ou remarques (sur l outil webinaire) Q : Merci pour ce webinaire qui était très intéressant ; cependant lors d'une prochaine intervention, comment peut-on communiquer pour poser des questions afin d'avancer dans la discussion? R : Vous disposiez d un outil de Questions/Réponses, dont l accès vous est expliqué dans le diaporama d attente de lancement du webinaire. Laurent évoque également cet outil dans les premières minutes du webinaire. La prochaine fois, n hésitez pas à vous connecter une quinzaine de minutes avant le webinaire afin d avoir le temps de découvrir cet outil en toute tranquillité. Q : Est-ce normal qu il y ait parfois des micro-coupures de son? R : La technologie utilisée pour réaliser ce webinaire est bien entendu dépendante de la connexion internet de chacun. Dans la plupart des cas, le résultat est très satisfaisant mais il arrive que des coupures altèrent la qualité de votre écoute si votre connexion internet n est pas stable ou peu performante. Nous ne pouvons malheureusement rien contre cela. Q : La voix de Laurent n est pas assez forte. R : Montez le son sur votre ordinateur car nous ne pouvons pas «émettre» plus fort sous peine de saturation de la voix. NB : Il est nettement plus agréable (et presque indispensable) de suivre un webinaire à l aide d un casque plutôt que sur les enceintes de votre ordinateur. Ce qui implique, si vous voulez suivre le webinaire à plusieurs, de faire plusieurs inscriptions et que chaque personne suive le webinaire depuis son ordinateur. 11

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