POLITIQUE DE GESTION DES CONFLITS D INTERETS

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1 POLITIQUE DE GESTION DES CONFLITS D INTERETS 21 Juillet 2015

2 SOMMAIRE I. PREAMBULE... 3 II. LES ACTIVITES DE BCEE ASSET MANAGEMENT... 3 III. DEFINITION DU CONFLIT D INTERET... 3 IV. IDENTIFICATION DES CONFLITS D INTERETS... 4 V. PREVENTION DES CONFLITS D INTERETS... 5 VI. LA GESTION DES CONFLITS D INTERETS... 7 VII. INFORMATION DES CLIENTS /8

3 I. PREAMBULE L article 109 (1) b) de la Loi du 17 décembre 2010 oblige une société de gestion à «être structurée et organisée de façon à restreindre au minimum le risque que des conflits d intérêts entre la société et ses clients, entre deux de ses clients, entre un de ses clients et un OPCVM ou entre 2 OPCVM ne nuisent aux intérêts des OPCVM ou des clients». L article 111 d) de cette même Loi précise en outre que «la société de gestion devra à tout moment s efforcer d écarter les conflits d intérêts et, lorsque ces derniers ne peuvent être évités, veiller à ce que les OPCVM qu elle gère soient traités équitablement». Conformément à la règlementation en vigueur, BCEE Asset Mangement (ci-après «la Société») a établi une politique d identification, de prévention et de gestion des conflits d intérêts. II. LES ACTIVITES DE BCEE ASSET MANAGEMENT BCEE Asset Management est une société de gestion au sens du Chapitre 15 de la Loi du 17 décembre 2010 qui fournit : - principalement un service de gestion de portefeuille pour compte de tiers sur une base collective (OPCVM et OPC) et sur une base individuelle (mandats) - accessoirement un service de conseil en investissements III. DEFINITION DU CONFLIT D INTERET Un conflit d intérêt est une situation dans laquelle plusieurs intervenants ont des intérêts opposés sur une même opération ou transaction. Des conflits peuvent apparaître entre les intérêts : de la Société (y compris ses dirigeants, ses employés ou toute personne directement ou indirectement liée au gestionnaire par une relation de contrôle) et de ses clients de la Société et une entité du groupe auquel appartient la Société de deux clients ou de deux OPCVM ayant des intérêts concurrentiels d un client et d un OPCVM ou de la Société elle-même. De manière générale, un conflit est susceptible de survenir dès lors qu une situation risque de porter atteinte aux intérêts d un client ou d un OPCVM. 3/8

4 La présente définition s applique à tous types de conflits d intérêts, qu ils soient réels ou potentiels. On entend par conflit réel un conflit direct entre des obligations et/ou des intérêts en cours. Un conflit potentiel correspond à un conflit futur probable ou à des circonstances susceptibles de générer un conflit. IV. IDENTIFICATION DES CONFLITS D INTERETS L article 20 du Règlement CSSF n 10-4 indique que «la politique en matière de conflits d intérêts mise en place doit en particulier identifier, en relation avec les activités de gestion collective de portefeuille exercées par ou pour le compte de la société de gestion, les situations qui donnent lieu ou sont susceptibles de donner lieu à un conflit d intérêts comportant un risque important d atteinte aux intérêts de l OPCVM ou d un ou plusieurs autres clients». En vue de détecter les situations de conflits d intérêts dont l existence peut porter atteinte aux intérêts d un OPCVM ou d un client, la Société doit prendre notamment en compte l éventualité que la Société (ou ses dirigeants et employés): 1. est susceptible de réaliser un gain financier ou d éviter une perte financière au détriment de l OPCVM ou du client ; 2. a un intérêt au résultat d un service fourni à l OPCVM ou au client ou d une transaction réalisée pour le compte de celui-ci qui est différent de l intérêt attendu par l OPCVM ou le client ; 3. est incité, pour des raisons financières ou autres, à privilégier l intérêt d un autre OPCVM ou d un autre client ou groupe de clients par rapport à l intérêt de l OPCVM ou du client auquel le service est fourni ; 4. exerce la même activité professionnelle que le client 5. reçoit ou est susceptible de recevoir d une personne autre que le client un avantage en relation avec le service fourni au client, sous quelque forme que ce soit, autre que la commission ou les frais normalement facturés pour ce service 4/8

5 V. PREVENTION DES CONFLITS D INTERETS L entité Legal & Compliance La mise en place d un dispositif de prévention et de gestion des conflits d intérêts, et son évaluation, relèvent de la responsabilité du Head of Legal & Compliance. Le Head of Legal & Compliance est rattaché hiérarchiquement à la Direction, et plus particulièrement au membre du Comité de Direction responsable du domaine Legal & Compliance. Le code de conduite Les employés et dirigeants de la Société sont soumis à des règles d intégrité définies par les fonctions de contrôle interne (compliance, risque et audit interne) et rassemblées dans le code de conduite remis à chacun d entre eux lors de leur intégration à la Société. Ce code de conduite auquel adhèrent obligatoirement les employés et dirigeants, quelque que soit la forme de leur contrat de travail ou de service, vise à garantir le respect des principes relatifs à la primauté des intérêts des clients et à la prévention des conflits d intérêts. Chaque collaborateur de la Société a l obligation de se comporter avec loyauté et agir d une manière équitable dans l intérêt des clients en respectant l intégrité, la transparence et la sécurité des marchés. Les mesures complémentaires La politique de gestion des conflits d intérêts est complétée par différentes mesures et procédures applicables à l ensemble des collaborateurs en vue de prévenir les conflits d intérêts. Il s agit notamment : - De mesures visant à contrôler ou à interdire la circulation et les échanges d informations entre les collaborateurs exerçant des activités comportant un risque de conflit d intérêts lorsque l échange de ces informations peut léser les intérêts d un ou de plusieurs clients ; - Une procédure de surveillance et d interdiction des transactions personnelles des collaborateurs ayant accès à des informations sensibles ou privilégiées, ou bien intervenant dans des activités susceptibles de donner lieu à un conflit d intérêts ; 5/8

6 - En fonction des besoins, une surveillance séparée des collaborateurs dont les principales fonctions consistent à exercer des activités pour le compte de certains clients ou à leur fournir des services lorsque les intérêts de ces clients peuvent entrer en conflit ; - De règles de déontologie s appliquant aux activités exercées par les collaborateurs en dehors du périmètre professionnel de la Société ; - Une procédure relative aux avantages en nature et aux cadeaux perçus ou fournis par les collaborateurs. La formation des collaborateurs Les collaborateurs de la Société sont sensibilisés aux politiques et procédures applicables. Ils reçoivent une formation adaptée leur permettant d avoir la connaissance appropriée de leurs obligations professionnelles, de la règlementation applicable à leurs activités et de leurs responsabilités vis-à-vis du client. Les mesures de contrôle Le Head of Legal & Compliance procède régulièrement et au moins une fois par an à la revue de l ensemble des activités exercées afin de détecter les situations qui sont susceptibles de produire des conflits d intérêts. Elle a également adopté des procédures appropriées afin de gérer de façon équitable les éventuelles situations de conflits d intérêts. Les fonctions de contrôle interne contrôlent le respect du dispositif mis en place au sein de la Société pour prévenir et gérer les conflits en s assurant plus spécifiquement : - De la circulation des informations confidentielles ou privilégiées en respectant les listes d interdiction de transactions et de surveillance - Du respect des dispositions particulières relatives aux opérations sur titres réalisées par les collaborateurs exerçant des métiers ou des fonctions à caractère sensible - De l enregistrement des personnes sensibles - De l établissement d un registre des situations de conflits d intérêts rencontrés Lorsque l adoption et la mise en œuvre de ces mesures ne permettent pas d assurer que les collaborateurs exercent leur activité avec l indépendance exigée par la primauté de l intérêt du client et par la règlementation, la Société met en œuvre un dispositif de gestion des conflits d intérêts. 6/8

7 VI. LA GESTION DES CONFLITS D INTERETS L article 20 du Règlement CSSF n 10-4 oblige la société de gestion «à définir les procédures à suivre et les mesures à prendre en vue de gérer les conflits d intérêts». Remontée du conflit d intérêts Tout collaborateur de la Société qui s interroge ou constate un risque de conflit d intérêts ou un conflit d intérêts avéré doit immédiatement en informer le Head of Legal & Compliance ou, à défaut, un directeur / membre du Comité de direction. Gestion de la remontée du conflit d intérêts Le Head of Legal & Compliance (ou un comité spécifique) est habilité à gérer toute remontée de conflits d intérêts. Il analyse la nature, les causes et les conséquences du conflit d intérêts identifié et prend les mesures d urgence appropriées afin d en limiter les conséquences immédiates. Il définit ensuite et met en œuvre les actions correctrices destinées à éviter ou limiter la survenance du conflit d intérêts identifié, notamment en modifiant ou en adoptant les procédures nécessaires et/ou en renforçant les contrôles si de telles actions sont envisageables. Le registre des conflits d intérêts L article 22 du Règlement CSSF n 10-4 oblige la société de gestion à «tenir et actualiser régulièrement un registre consignant les types d activités de gestion collective de portefeuille exercées par la société de gestion ou pour son compte pour lesquelles un conflit d intérêts comportant un risque sensible d atteinte aux intérêts d un ou plusieurs OPCVM ou autres clients s est produit ou, dans le cas d une activité continue de gestion collective de portefeuille, est susceptible de se produire». Un exercice de cartographie visant à identifier les conflits d intérêts potentiels est effectué périodiquement et plus particulièrement en cas de nouvelle activité ou de modification de l organisation de la Société. Les résultats de cet exercice sont utilisés pour la mise en place d un registre des conflits tenu et actualisé par le Head of Legal & Compliance. 7/8

8 Ce registre consigne les types de situations pour lesquelles un risque sensible d atteinte aux intérêts d un ou plusieurs OPCVM ou autres clients, s est produit ou est susceptible de se produire. Le registre des conflits d intérêts représente un outil essentiel dans la gestion des conflits d intérêts réels ou potentiels. Il est de la responsabilité de chaque collaborateur de s assurer que le Head of Legal & Compliance soit immédiatement informé de tout conflit d intérêts réel ou potentiel afin qu il soit géré de façon appropriée et consigné dans le registre. VII. INFORMATION DES CLIENTS Dans l hypothèse où un conflit d intérêts survient malgré les mesures et procédures mises en œuvre et lorsque les mesures déployées apparaissent insuffisantes pour garantir, avec une certitude raisonnable, que le risque de porter atteinte aux intérêts de clients sera évité, la Société informera par écrit, de façon claire, le client concerné de la nature du conflit ou de la source, ainsi que des causes et des conséquences, afin que ce dernier puisse prendre une décision en toute connaissance de cause. Cette information au client doit être faite avant que la Société n agisse en son nom et doit être approuvée par le Head of Legal & Compliance. Les échanges d information avec les clients doivent être conservés. 8/8

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