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1 N Mai 2014 Equal pay day Dans notre pays, suivant les dernières statistiques, les femmes sont en moyenne payées 28 % de moins que les hommes. Très concrètement, les femmes doivent travailler 77 jours de plus que les hommes si elles veulent avoir le même salaire. Précisément, ce n est qu à partir du lundi 7 avril 2014 que les femmes peuvent espérer gagner autant que les hommes! Suivant les pays, cet equal pay day s échelonne entre le 15 mars et le 15 avril. En la matière, les pays d Europe du Nord apparaissent comme les plus vertueux avec une mention particulière à la Suède qui est presque parvenue à atteindre l objectif de l égalité salariale. Pour lutter contre ce phénomène, madame Najat Vallaud Belkacem, ministre des Droits des femmes, de la Ville, de la Jeunesse et des Sports, a présenté un outil pratique destiné à aider les femmes dans leur carrière et dans leur parcours professionnel. Concrètement, il s agit d une application pour téléphone mobile et tablette nommée «leadership pour elles». Une partie de l écart salarial aurait pour origine les différences de confiance en soi entre les femmes et les hommes. Ainsi, les hommes seraient 9 fois plus enclins à demander une augmentation de salaire que les femmes. «C est sur la confiance qu il faut agir, en donnant à toutes les femmes des outils qui étaient jusqu à présent l apanage des cadres supérieurs appartenant à des réseaux de grandes écoles» a expliqué la ministre. Elle précise que l application fournit «des conseils simples, efficaces, détaillés et gratuits» afin de «provoquer une prise de conscience. C est du coaching pour toutes». Alors, s agit-il d un gadget ou d un réel outil? Pour en avoir le cœur net, nous avons testé pour vous cette application. Si le résultat est plutôt convaincant sur la forme nous restons un peu dubitatifs sur le fond. ActuAlité 2 Base de données unique des représentants du personnel : mise en place et contenu précisés Requalification d un CDD en CDI : quel coût pour l employeur? Relations avec les entreprises d intérim : rétrocession des allègements de charges sociales Dossier 5 La réponse du droit du travail à la consommation de drogues et d alcool au travail le point sur 7 La fiche de poste courrier Des lecteurs 9 philippe lafont, Consultant en droit social Découvrez TISSOT FORMATION Formations pratiques et opérationnelles Formation l Conseil

2 Actualité Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 Base de données unique des représentants du personnel : mise en place et contenu précisés Alors que la date à laquelle la base de données unique doit obligatoirement être instaurée approche, une circulaire du ministère du travail est venue faire le point sur cette obligation. La base de données économiques et sociales doit permettre, à terme : de constituer une base à l information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l entreprise ; de leur permettre d avoir une vision claire sur la construction et la distribution de la valeur ajoutée ; de mettre à disposition du CE des informations qui lui sont transmises de façon récurrente. Modalités de mise en place C est à vous qu il revient de fixer les modalités de la mise en place de la base de données unique. Vous êtes assez libre. La loi vous laisse le choix entre la forme papier ou électronique. L administration recommande toutefois que cette mise en place fasse l objet d une négociation avec les représentants du personnel. A minima, une consultation semble nécessaire, pour établir un climat de confiance. D autant que la Cour de cassation considère que le CE doit être consulté sur tout sujet de sa compétence, y compris lorsque les modifications opérées découlent des dispositions légales. notez-le Cette négociation est également recommandée concernant les modalités d accès et de consultation de la base de données unique qui sont elles aussi fixées par l employeur. Le contenu obligatoire La base de données unique va voir son contenu enrichi progressivement. Ainsi, dans un premier temps, seules les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l entreprise et leurs conséquences y figureront. La date butoir pour mettre une base de données unique avec de telles données étant fixée au : 14 juin 2014 pour les entreprises d au moins 300 salariés ; 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés. Les autres informations récurrentes devront, quant à elles, être mises à disposition des membres du CE pour le 31 décembre 2016 au plus tard. Il s agit notamment : des informations non liées à une consultation qui peuvent être contenues, ou non, dans un rapport ; des informations données à l occasion de consultations récurrentes (par exemple sur les orientations de la formation professionnelle) ; des informations transmises à la fois au CE et au CHSCT (par exemple le rapport faisant le bilan sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail). notez-le Au-delà des informations données de façon récurrente, si des informations complémentaires s avèrent utiles pour la consultation sur les orientations stratégiques, elles devront être mises à disposition des RP via la base de données unique. Il n est cependant pas obligatoire d y faire figurer les informations ponctuelles comme par exemple un plan de sauvegarde de l emploi. point important : cette mise à disposition des rapports et informations récurrents vous permettra de remplir votre obligation de communication vis-à-vis du CE dès lors que : les éléments d information sont régulièrement mis à jour ; vous y joignez les éléments d analyse ou d explication prévus par le Code du travail. Cette possibilité de substitution à l obligation de communication est réservée aux rapports et informations récurrents du CE. Cela ne jouera donc pas, par exemple, pour les rapports transmis au CHSCT. L administration en donne un exemple à propos de l information trimestrielle sur la situation de l emploi et des éléments ayant conduit à recourir au CDD ou à l intérim (information obligatoire dans les entreprises de 300 salariés et plus). Pour remplir votre obligation de communication au CE, il faudra ainsi : Fil d actu Arrêt maladie - Un nouveau modèle de formulaire «avis d arrêt de travail» a été fixé. Il porte le numéro Cerfa 10170*05. La notice est, elle, enregistrée sous le numéro Cerfa 50069*05 (Arrêté du 28 février 2014). conciliation - L indemnité forfaitaire de conciliation suit le même régime fiscal et social que les indemnités octroyées par le conseil de prud hommes, en cas de licenciement sans cause réelle et sérieuse ou d irrégularité de la procédure de licenciement (BOFIP, 7 mars 2014). congé parental d éducation - Le seul fait pour une salariée, à son retour de congé parental d éducation, de ne pas bénéficier du droit à une action de formation, n entraîne pas la nullité de son licenciement (Cass. soc., 5 mars 2014, n ). Discrimination - L absence de formation professionnelle à l issue du congé parental ne constitue pas à elle seule une discrimination illicite (Cass. soc., 5 mars 2014, n ). Droit d alerte en matière de santé publique et d environnement - Le registre spécial de consignation des alertes en matière de santé publique et environnementale a été créé (Décret n du 11 mars 2014). Faute grave - Le licenciement pour faute grave d un salarié étranger qui avait remis à son employeur un 2

3 Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 mettre dans la base l ensemble des données chiffrées sur les 3 dernières années et les données et tendances pour les 3 années à venir : actualiser ces données tous les 3 mois ; informer les membres du CE de la mise à disposition des informations et de leur actualisation ; joindre à ces données des explications pour lesquelles vous avez fait appel ou pourrez faire appel à des contrats précaires. notez-le La base de données unique doit contenir des informations sur les 2 années précédentes et sur celle en cours (sous forme de données chiffrées) et des mesures prospectives sur les 3 années à venir. Toutefois, vous n êtes pas tenu, pour l année de mise en place de la base de données (2014 ou 2015 selon votre effectif), d y faire figurer les informations relatives aux deux années précédentes. Circulaire DGT n 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d entreprise et d expertise Requalification d un CDD en CDI : quel coût pour l employeur? il est primordial de bien respecter les formalités obligatoires lorsque vous concluez un cdd. car à défaut, le salarié peut obtenir la requalification de son contrat en CDI avec à la clé une indemnité spécifique mais pas seulement Les situations visées Le recours au contrat à durée déterminée (CDD) est strictement encadré. Si vous ne respectez pas les règles spécifiques à ce contrat, vous risquez de le voir requalifié en CDI. Ce sera le cas notamment : si le CDD n a pas fait l objet d un écrit signé par le salarié ; si certaines mentions obligatoires manquent ; si le CDD a été conclu en dehors des cas de recours autorisés ; ou encore si la durée maximale du CDD ou le terme prévu au contrat a été dépassé. Seul le salarié peut demander la requalification de son contrat devant le conseil de prud hommes. Les indemnités à verser Lorsqu il y a requalification du CDD en CDI, une indemnité spécifique s applique. Son montant est fixé par les juges, sachant qu elle ne peut être inférieure à un mois de salaire. important Par exception, les magistrats considèrent que cette indemnité ne joue pas lorsque le CDD est automatiquement devenu un CDI. En outre, si la requalification a lieu alors que le salarié a déjà quitté l entreprise, vous vous exposez à devoir lui verser : l indemnité légale ou conventionnelle de licenciement ; l indemnité compensatrice de préavis ; des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. L indemnité de précarité reste également due au salarié. notez-le Lors du calcul des salaires moyens pour déterminer le montant de l indemnité de fin de contrat, l indemnité de précarité n est pas prise en compte. Enfin, vous encourrez également, dans certains cas, des sanctions pénales, à savoir une amende pouvant aller jusqu à euros (en cas de récidive : une amende de euros et un emprisonnement de 6 mois). Cour de cassation, chambre sociale, 19 mars 2014, n Relations avec les entreprises d intérim : rétrocession des allègements de charges sociales lorsque vous faites appel à des intérimaires, leurs coûts ne vous ouvrent pas droit aux dispositifs d allègements de charges (réduction Fillon, cice, etc.). n est-il pas possible alors d obliger les sociétés de travail temporaire à rétrocéder les allègements dont elles bénéficient? Aucune rétrocession obligatoire Les sociétés d intérim bénéficient d exonération de charges sociales au titre des salaires qu elles versent aux travailleurs temporaires. Ces travailleurs sont mis à votre disposition mais leurs salaires restent versés par la société d intérim, leur employeur. Néanmoins, la prestation de Fil d actu faux titre de séjour, le prive des indemnités de rupture et de l indemnité forfaitaire égale à trois mois de salaire prévue par le Code du travail en cas de rupture du contrat de travail d un salarié étranger en situation irrégulière (Cass. soc., 18 février 2014, n ). Forfait jours - La convention de forfait en jours doit fixer un nombre précis de jours travaillés (Cass. soc., 12 mars 2014, n ). Tous les salariés en forfait jours doivent bénéficier d un entretien annuel sur la charge de travail, même si la convention de forfait en jours a été conclue avant la loi n du 20 août 2008 (Cass. soc., 12 mars 2014, n ). Garantie minimale de points (GMp) - Le montant de la garantie minimale de points est fixé pour l année 2014 à 66,34 euros mensuels (41,17 euros pour l employeur et 25,17 euros pour le salarié). Le salaire charnière est égal à 3.453,72 euros mensuels. Gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences (Gpec) - Le comité d entreprise doit être consulté sur la GPEC en cas d échec de la négociation. Les mesures devant être abordées lors de la négociation sur la GPEC doivent désormais comprendre les critères et modalités de l abondement de l employeur du compte personnel de formation (Loi n

4 Actualité Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 travail est bien réalisée dans votre entreprise contre le paiement d une facture de mise à disposition et cela crée un coût s imputant sur les charges de votre société. Les dispositifs d allègements de charges sociales telles que la réduction Fillon visent à réduire le coût de la main d œuvre et permettre des embauches. Certaines entreprises recourant à l intérim ont donc exigé de la part des sociétés de travail temporaire un remboursement des exonérations de charges perçues sur la base de la rémunération des salariés mis à leur disposition. Les sociétés d intérim sont-elles dans l obligation de rétrocéder ces allègements? La Cour de cassation a rendu le 3 mars dernier un avis sans équivoque : les allègements de charges sont un droit des sociétés d intérim, qui n ont aucune obligation de les rétrocéder à leurs clients. Comment facturent les sociétés de travail temporaire? Une société d intérim vous démarche et vous annonce un tarif global pour la mise à disposition d un travailleur par jour ou par heure de mission? La base de la facturation reste le coût de l intérimaire au regard du poste occupé dans votre entreprise. Il doit toucher un taux horaire équivalent à celui qu il aurait perçu si vous l aviez embauché en CDD ou CDI directement. Si un jour férié intervient au cours de la mission, il vous sera facturé. À ce taux horaire doivent être ajoutés les éventuels remboursements de frais professionnels attribués à vos salariés (titres-restaurant, indemnités de repas, prise en charge des transports, etc.), l indemnité de fin de contrat et les primes pour lesquelles l intérimaire répond aux critères. Enfin, la société d intérim applique un coefficient de facturation qui comprend les charges sociales et la marge pour la réalisation de la mise en relation du travailleur avec le client, la gestion du contrat du travailleur, sa formation, le versement de son salaire, etc. Les marges de négociations pour les entreprises utilisatrices Vous recrutez un intérimaire? Prenez le temps de vérifier le mode de facturation prévu au contrat de mise à disposition, ainsi que le descriptif réel des factures qui vous ont été envoyées. Vous y découvrirez notamment que la construction de la facturation diffère entre les sociétés d intérim. La différence se situe bien entendu au niveau du coefficient de facturation qui peut être librement négocié entre les parties au contrat. Vous pouvez mettre en concurrence les sociétés d intérim pour obtenir une baisse de ce coefficient. Négociez également si c est vous qui avez trouvé le nouvel embauché et l avez adressé à l entreprise d intérim. Une autre piste pour réduire les coûts nous est fournie par l avis rendu par la Cour de cassation. Si vous ne pouvez pas obtenir de façon automatique la rétrocession des exonérations de charges sociales dont bénéficient la société de travail temporaire, «en application du principe de la libre négociation commerciale au sens des articles L et L du Code de commerce, une entreprise de travail temporaire et une entreprise utilisatrice peuvent prendre en considération l incidence de la réduction de cotisations sociales sur le prix des prestations convenues entre elles». Avis de la Cour de cassation, 3 mars 2014, n et Actualité conventions collectives Métallurgie Accords nationaux (n 3109) Travailleurs handicapés - BOCC du 24 février au 2 mars 2014 (n 2014/09) : Accord du 12 décembre 2013 relatif à l emploi des personnes en situation de handicap Ingénieurs et cadres (n 3025) Ce mois-ci cette convention collective n a pas fait l objet d actualisation. Par contre, plusieurs conventions collectives locales ont été mises à jour. Pour une consultation intégrale de ces conventions collectives et une meilleure prise en compte des actualisations (les conventions collectives sont mises à jour au quotidien sur Internet), nous vous conseillons de les consulter depuis votre espace abonné www. editions-tissot.fr et de vous inscrire aux alertes conventions collectives pour être informé par mail dès que vos conventions ont fait l objet d une actualisation (service compris dans votre abonnement). Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à contacter notre service relation clientèle au Fil d actu du 5 mars 2014). indemnité de licenciement - L indemnité contractuelle de licenciement élevée ne peut pas empêcher l employeur de rompre unilatéralement le contrat de travail du salarié (Cass. soc., 5 mars 2014, n ). intérim - intérimaire - Depuis le 6 mars 2014, la conclusion d un CDI intérimaire est possible (Arrêté du 22 février 2014). Maladie - Le salarié en arrêt maladie depuis plusieurs mois peut exercer une activité professionnelle dès lors que son contrat de travail ne comporte ni clause de non-concurrence ni clause d exclusivité (Cass. soc., 5 mars 2014, n ). prise d acte de la rupture - Quand la prise d acte est justifiée et produit les effets d un licenciement nul, elle permet au salarié protégé d obtenir une indemnité forfaitaire égale aux salaires qu il aurait dû percevoir jusqu à la fin de la période de protection (Cass. soc., 12 mars 2014, n ). reclassement - Le caractère provisoire d un poste n empêche pas l employeur de le proposer en reclassement (Cass. soc., 5 mars 2014, n ). repas - Depuis le 2 avril 2014, les conditions d utilisation des titres-restaurant sont adaptées pour une utilisation dématérialisée. L employeur a le choix entre continuer à attribuer des titres-restaurant sous format papier ou recourir à la voie dématérialisée (Décret n du 6 mars 2014). 4

5 Dossier Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 Par Caroline Gary, chargée de relations humaines en entreprise La réponse du droit du travail à la consommation de drogues et d alcool au travail Quand un salarié consomme de l alcool ou de la drogue sur le lieu de travail, s y présente en état d ébriété ou sous l influence de stupéfiants, l employeur se doit de réagir d abord pour préserver la sécurité, mais aussi la productivité et l image de l entreprise. Mais trouver la réaction appropriée à ce problème, qui est avant tout humain et reste tabou dans notre pays, n est pas facile. Que dit le droit sur ces thématiques? Des réponses dans ce dossier. 1 Pourquoi l employeur doit-il réagir? 3 raisons doivent vous pousser à agir devant ce fléau. 1. En tant qu employeur, vous avez envers vos salariés une obligation de sécurité qui vous oblige à prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés que vous employez. Il s agit d une obligation de résultat. Vous ne pouvez pas admettre qu un salarié : adopte un comportement pénalement répréhensible dans l enceinte de l entreprise ; puisse travailler en ayant consommé de la drogue ou de l alcool, compte tenu des risques que ce salarié prend pour lui-même et qu il fait prendre à autrui. Le manquement à une telle obligation constitue une faute inexcusable de l employeur lorsque celui ci avait ou aurait dû avoir conscience du danger auquel le salarié était exposé et qu il n a pas pris les mesures nécessaires pour l en préserver. 2. Votre pouvoir de direction inclut celui de surveiller et de sanctionner le cas échéant vos salariés. Il faut l utiliser à ce moment même si cela ne doit pas être l unique réponse. 3. En tant que chef d entreprise, vous devez appréhender la question sous l angle de son coût financier pour l entreprise. Les effets de la consommation d alcool ou de drogues peuvent engendrer une baisse de la qualité du travail, un certain absentéisme, des dégâts matériels. 2 Consommation et travail sous l emprise d alcool dans l entreprise : ce que dit le droit Aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n est autorisée sur le lieu de travail (C. trav., art. R ). Le non-respect de ces dispositions est sanctionné par une peine d amende de 3.750, appliquée autant de fois qu il y a de salariés concernés. notez-le : Le plan gouvernemental de lutte contre les drogues et les pratiques addictives prévoit que cet article doit être prochainement modifié dans le but de permettre aux employeurs de limiter toute boisson alcoolisée dans l entreprise. Attention aux pots de toute sorte (naissance, départ, fin d année, etc) : si un accident survenait après qu un salarié ait quitté l entreprise trop alcoolisé ou sous l emprise de stupéfiant, le chef d entreprise pourrait être poursuivi pour homicide involontaire, non-assistance à personne en danger, complicité de conduite sous l empire d un état alcoolique si le salarié provoque un accident au volant de son véhicule. Si l employeur peut encadrer l introduction et la consommation d alcool dans le règlement intérieur de l entreprise, il ne peut pas poser d interdiction générale et absolue, sauf situation particulière de danger ou de risque pour le salarié ou pour des tiers (Conseil d État du 12 novembre 2012, n ). Le règlement intérieur ne peut pas systématiquement autoriser l employeur à procéder à un contrôle d alcoolémie, notamment par éthylotest. Seuls les salariés qui manipulent des machines ou produits dangereux, ou ceux qui sont affectés à la conduite de véhicules peuvent y être soumis. L éthylotest ne peut être pratiqué qu avec l accord du salarié, qui doit être averti de son droit de s y opposer et de la possibilité d en contester les résultats. Le salarié qui ne respecte pas les interdictions relatives à l introduction, la consommation d alcool ou l état d ébriété sur le lieu de travail commet une faute qui peut être sanctionnée par un licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave si par ailleurs, le salarié se montre violent, si cela a des conséquences sur la qualité de son travail ou s il fait courir un risque à l entreprise. Gare à toute systématisation : l employeur doit notamment tenir compte des circonstances, de l ancienneté du salarié, et du caractère isolé ou répété de son comportement pour adopter la sanction appropriée. 3 Consommation et travail sous l emprise de drogue dans l entreprise : ce que dit le droit Le fait de posséder, de consommer ou de trafiquer des stupéfiants est interdit et réprimé par les articles et suivants du Code pénal. La prise de drogue (douce ou dure) au temps et au lieu du travail est une faute pouvant justifier une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu au licenciement. Si un salarié reconnaît la consommation de stupéfiants, l employeur peut engager une procédure disciplinaire, pouvant aller jusqu au licenciement, mais si le salarié conteste la consommation de stupéfiants, le doute lui profitera. L employeur ne pourra pas prononcer de sanction. 5

6 Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 Le règlement intérieur (ou, pour les entreprises qui ne sont pas soumises à l obligation d en élaborer un, une note de service spécifique) ne peut pas systématiser le recours à un test salivaire de dépistage. La Cour européenne des droits de l homme a admis que l employeur puisse recourir à des tests de dépistage dès lors qu ils ne portent pas une atteinte excessive à la vie privée des salariés (pas de dépistage au-delà de 24 heures à compter de la consommation) et qu il est justifié par des impératifs de sécurité (CEDH, 7 novembre 2002, n 58341/00). Aussi, un test salivaire de dépistage ne peut être pratiqué que dans certaines conditions, sous peine d être illicite : ce test ne peut concerner que les salariés affectés sur des postes «à risques», (travail en hauteur, conduite de véhicules, manipulation de produits dangereux, l ensemble des opérateurs de chantier, etc.) ; les modalités pratiques de son déroulement doivent être précisées : le salarié doit pouvoir être assisté par un tiers et le test doit être réalisé par une personne qui dispose des compétences nécessaires pour le pratiquer et en interpréter les résultats ; le salarié doit pouvoir bénéficier d une contre-expertise, dont les frais seront pris en charge par l employeur (Avis Conseil consultatif national d éthique pour les sciences de la vie et de la santé du 19 mai 2011). Quoiqu il en soit, le test doit uniquement avoir pour but de déterminer si le salarié est sous l emprise de la drogue au moment où est effectué le dépistage. Il ne doit pas porter atteinte à sa vie privée. Aussi, l employeur ne peut pas licencier le salarié consommateur de drogue dès lors que sa consommation n interfère pas avec son travail. A été jugé sans cause réelle et sérieuse, le licenciement : intervenu suite à l interpellation d un salarié par la police pour avoir fait pousser de la marijuana sur son balcon (CA Paris, 11 septembre 2012, n ) ; d un salarié condamné pour détention et revente de cannabis : impossible d invoquer juste un risque potentiel créé par le comportement du salarié. Le licenciement ne sera justifié que si l employeur prouve, par des éléments objectifs, que le comportement du salarié perturbe la bonne marche de l entreprise (CA Douai, 28 septembre 2012, n ). et quand les spécialistes se demandent si ce n est pas le travail qui pousse à la consommation de drogue et d alcool. Les 7 et 8 avril se tenait près de Paris le 1 er congrès Addictologie, santé et travail ayant pour thème : l addictologie et le travail. Ce congrès était organisé par l association ADDITRA (Addictologie et Travail) en partenariat avec le CRTD (Centre de recherche sur le travail et le développement du CNAM), la Fédération Addiction, le GESTES (Groupe d Etudes Sur le Travail Et la Souffrance au travail dont les actions sont financées par le Conseil Régional Ile-de-France) et la MILDT (Mission Interministérielle de Lutte contre les Drogues et les Toxicomanies). Pour les organisateurs du congrès, avant d être un problème, l usage d alcool et de drogues est souvent une solution trouvée pour s adapter au travail (se stimuler, se rendre plus performant et plus imperméable au stress) comme si ceux qui consomment ces substances cherchaient par ce biais à réduire leur perception des risques et du stress. Les intervenants déplorent qu il n existe à ce jour aucun rapport officiel sur la question du lien entre travail et usage de substances psychoactives, alors que la France connait une proportion élevée de décès ou de maladies liés à la consommation de telles substances (étude de l Inspection générale des affaires sociales). Aussi les organisateurs se demandent si «proposer l abstinence et la sanction à des salariés qui cherchent à s adapter au travail a (...) vraiment un sens?» La question du contrôle des salariés en matière d addiction met mal à l aise les médecins du travail. Nombreux sont ceux qui estiment que leur mission est tournée vers la prévention, et que le contrôle des salariés en matière d addiction n en fait pas partie. Certains addictologues suggèrent l obligation d une évaluation du risque addictif dans le document unique, afin d évaluer les risques et de mettre en œuvre une politique de prévention adaptée. 6

7 Le point sur... Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 La fiche de poste La fiche de poste est un outil de gestion qui a un triple but : la clarification des rôles et des responsabilités ; l amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d un poste à pourvoir ou de la mutation dans le cas d un poste existant ; la possibilité de vérifier la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis. L établissement d une fiche de poste trouve son utilité dans le cadre : d un processus de recrutement ; d une réorganisation de l entreprise ; d une démarche qualité. Dans tous les cas, comment vous y prendre pour que la fiche de poste soit efficace? La bonne méthode 1 - Élaborer la fiche de poste en définissant les besoins de l entreprise ou du service La fiche de poste doit découler des principaux besoins de l entreprise ou du service. Une réflexion objective sur ces besoins (qu ils soient immédiats, à moyen ou long terme) constitue donc la base de la construction d une fiche de poste performante. Vous pouvez les lister selon vos priorités et les classer en 3 catégories en fonction de leur impact sur le fonctionnement de l entreprise ou du service : besoins immédiats : dossiers urgents ou opérations en lien direct avec le fonctionnement de l entreprise ou du service ; exemple Secrétariat courant, suivi administratif lié à la gestion du personnel et au suivi de la production. besoins à moyen terme : dossiers non urgents ou opérations dont le report de traitement de plusieurs semaines ne perturbe pas le fonctionnement de l entreprise ou du service ; exemple Gestion directe de certains dossiers (communication externe, contrats d assurance, contrats de téléphonie et d accès à Internet, etc.). besoins à long terme : dossiers de fond dont le report de traitement de plusieurs mois ne perturbe pas le fonctionnement de l entreprise ou du service. exemple Document unique, démarche qualité et environnementale. 2 - Construire la fiche de poste Une fois ces besoins identifiés, la fiche de poste peut être construite en se concentrant sur 4 éléments principaux : la raison d être du poste : elle exprime en quelques lignes le «pourquoi» du poste dans l entreprise. Il s agit de situer la nature du poste, son domaine, sa mission globale en définissant succinctement sa finalité et ses principales caractéristiques ; la nature et l étendue des activités : il est indispensable de préciser les missions inhérentes au poste, en distinguant éventuellement les missions «principales» des missions «secondaires» et leurs activités correspondantes ; l environnement de travail (interne/ externe) : il est nécessaire de cadrer le poste dans son environnement : la place du poste dans l organigramme permet de définir son lien hiérarchique précis et de le situer plus globalement dans l organisation de l entreprise, en déterminant à quels autres postes il est éventuellement rattaché (postes collatéraux et subordonnés), les contraintes, opportunités ou éléments favorables liés à l environnement de travail sont aussi des facteurs importants à décrire (notamment les avantages liés au poste : compte épargne entreprise, intéressement, participation, tickets restaurants, etc.), la définition des relations internes et externes permet de cerner l étendue des responsabilités et le degré d autonomie du poste ; la définition des moyens éventuellement mis à disposition (moyens en personnel, techniques ou financiers, délégations de pouvoirs) est à prévoir ; 7 la finalité du poste : quels sont les objectifs propres au poste lui-même? quelle est la contribution du poste aux objectifs de l entreprise ou du service? exemple L entreprise ou le service doit améliorer son image. Le titulaire chargé des opérations de communication soumet l idée d un nouveau logo. Dans le cadre de ses attributions, le titulaire se charge de la création du logo. L atteinte ou non de ces objectifs permettra notamment de déterminer l efficacité du titulaire du poste. N oubliez pas que le titulaire du poste se trouve généralement le mieux placé pour effectuer lui-même la fiche de poste qu il occupe. Dans l exemple, il serait tout à fait judicieux d élaborer la fiche en collaboration avec votre assistante de direction. 3 - Définir les compétences requises Le poste doit ensuite être «spécifié», c est-à-dire qu à partir du descriptif, il faut se poser la question suivante : «Quels sont les savoirs et requis nécessaires pour tenir ce poste de manière satisfaisante?». La réponse à cette question permet de dresser un profil de compétences générales, techniques et comportementales. Ce profil se détermine au travers du «savoir», du «vouloir» et du «pouvoir» : savoir : ensemble de connaissances théoriques, techniques et générales acquises ; savoir-faire : ensemble de connaissances pratiques maîtrisées ; savoir-faire faire : capacité à commander/déléguer ; savoir être : ensemble des comportements et attitudes nécessaires ; vouloir faire : motivation pour les différents aspects d une fonction ; pouvoir faire : capacités pour accomplir une mission. Une fois mise en place, la fiche de poste permettra : d identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis ;

8 Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 de délimiter précisément le champ d action du titulaire ; de constituer un outil de base à l entretien professionnel ; d identifier les besoins en formation nécessaires à toute évolution. Évitez les erreurs ne perdez pas votre temps à chercher le «mouton à 5 pattes»! Bien souvent, vous allez chercher à développer une fiche de poste de manière exhaustive, alors qu il est important, au contraire, qu il soit axé sur les éléments essentiels. Dans le cadre d un recrutement, un descriptif trop complet risquerait de vous amener à fermer la porte à des candidats de valeur. Il est plus efficace de sélectionner un candidat sur la base une fiche de poste synthétique, puis de le mettre à jour au moins annuellement en fonction des attributions du titulaire et des changements intervenus dans votre organisation. La période des entretiens annuels incluant la révision des objectifs s y prête particulièrement : la fiche de poste initiale vous donnera une base d évaluation qui guidera naturellement la discussion à l occasion de vos échanges avec le salarié. ne faites pas référence, dans votre fiche de poste, à des éléments pouvant être considérés comme discriminatoires Sachez qu aucune personne ne peut être écartée d une procédure de recrutement en raison : de son origine ; de son sexe ; de ses mœurs ; de son orientation sexuelle ; de son âge ; de sa situation de famille ou de sa grossesse ; de ses caractéristiques génétiques ; de son appartenance ou non appartenance, réelle ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race ; de ses opinions politiques ; de ses activités syndicales ou mutualistes ; de ses convictions religieuses ; de son apparence physique ; de son nom de famille ; ou, sauf inaptitude constatée par le médecin du travail, en raison de son état de santé ou de son handicap. Soyez donc attentif aux termes que vous utilisez dans la fiche de poste et à la manière dont ils peuvent être interprétés. Le rôle des RP Les délégués du personnel (DP) ont le droit d être entendus par la direction sur les questions de salaires, de protection sociale, de conditions de travail, d hygiène et de sécurité. Ils peuvent aussi entreprendre toutes démarches utiles auprès de l Inspecteur du travail. En ce sens, il apparaît judicieux de les associer à votre démarche avant de valider votre fiche de poste, même si cela n est pas une obligation. Les sanctions possibles si vous faites une erreur dans l établissement d une fiche de poste, vous constaterez vite des dysfonctionnements au sein de l entreprise Vous pourrez y remédier en corrigeant votre fiche, mais vous aurez perdu du temps et risquez de perdre aussi le candidat recruté en le décourageant. Votre crédibilité et l image de marque de votre structure peuvent s en trouver entachées. La fiche de poste peut aussi faire partie des éléments à produire dans certaines situations (par exemple, dans le cadre d un licenciement, d une enquête suite à un accident de travail, d une visite médicale concernant certains postes à risques, etc.). Il est donc susceptible d engager votre responsabilité s il n est pas conforme à la réalité, d où l importance de le dater et de préciser qu il n est pas exhaustif et qu il peut évoluer. Si vous ne respectez pas le principe de non-discrimination, sachez que la discrimination à l embauche commise à l égard d une personne est punie de 3 ans d emprisonnement et de euros d amende. Notre conseil Apportez le plus grand soin à l élaboration de votre fiche de poste Il est un élément déterminant dans l organisation fonctionnelle de votre structure. Pour cela : 8 n hésitez pas à faire appel à des professionnels du recrutement (cabinets de recrutement, entreprises de travail temporaire, Pôle emploi) pour élaborer certaines fiches de poste «stratégiques» ; consultez la fédération ou le syndicat qui représente votre profession, ils mettent parfois à votre disposition des descriptions conventionnelles de classement des postes qui peuvent vous éclairer. concentrez votre approche sur le contenu et la finalité du poste et non pas sur l image que vous avez du «titulaire idéal» La fiche de poste doit être réaliste et objective. Elle relate des activités et non des qualités, points forts ou points faibles. Questions/Réponses Est-il obligatoire d établir une fiche de poste? Non, l établissement d une fiche de poste ne constitue pas une obligation réglementaire au titre de la législation du droit du travail. Il est cependant fortement recommandé de l établir pour les postes d encadrement ou ceux présentant des risques particuliers, sans perdre de vue le fait que vous pourrez le faire évoluer. Dans la mise en place d un système de management de la qualité, elle constitue un élément fondamental, dans la mesure où elle s inscrit dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines. Modèle de document (page suivante) Aide a la realisation d une fiche de poste disponible cette étude de cas est un extrait de la publication : Gérer le personnel (éditions tissot). * Des fiches complémentaires, ainsi que des modèles de courrier, sont accessibles directement depuis la version Internet de cette publication (accès réservé aux abonnés «Gérer le personnel»). Plus d informations et essai gratuit sur et auprès de notre service relation clientèle :

9 Courrier des lecteurs Social Métallurgie Actualités - Mai N 162 Par Yves Elbaz, juriste en droit social Pause la pause légale de 20 min ne se fractionne pas! Les délégués du personnel m ont posé une question à l occasion d une réunion. Ils contestent ma façon de faire concernant les pauses accordées à certains salariés. Ceux qui ont une durée de travail journalière de 6 heures 30 se voient accorder une pause de deux fois 15 minutes, soit 30 minutes en tout. Ils estiment que cela n est pas correct. Qu en est-il? L article L du Code du travail précise : «Dès que le temps de travail quotidien atteint six heures, le salarié bénéficie d un temps de pause d une durée minimale de vingt minutes. Des dispositions conventionnelles plus favorables peuvent fixer un temps de pause supérieur». La Cour de cassation en déduit qu une pause de 20 minutes minimum est obligatoire pour toute durée journalière de 6 heures de travail, que cette durée soit habituelle ou non. Elle énonce aussi que la pause légale ne se fractionne pas. Il n est donc pas possible de pratiquer comme vous le faites en accordant une pause de deux fois 15 minutes, même si en tout cela fait plus de 20 minutes. Il n est donc pas possible de substituer à une pause de 20 minutes plusieurs pauses chacune d une durée inférieure à 20 minutes. Démission : Le salarié ne peut pas exiger d être dispensé d effectuer son préavis L un de mes salariés vient de démissionner. Il ne souhaite pas effectuer son préavis et je ne suis pas d accord. Il me semble que je peux exiger de lui qu il fasse son préavis. Qu en est-il? Le salarié démissionnaire, tout comme le salarié licencié, peut solliciter une dispense totale ou partielle de préavis afin de quitter l entreprise plus tôt. Il doit cependant solliciter l accord exprès de son employeur et l obtenir. Vous n êtes absolument pas obligé d accéder à sa demande. Cela est d ailleurs fort logique car vous pouvez avoir besoin de lui pour terminer un travail ou parce que vous ne lui avez pas encore trouvé de remplaçant. Notez bien que si ce salarié n exécute pas son préavis malgré votre refus de l en dispenser, il commet une faute que vous pourrez sanctionner en lui réclamant, outre l indemnité compensatrice de préavis non exécuté, des dommages et intérêts si vous prouvez un préjudice. La grève peut-elle justifier le retrait d une prime? tenir compte des absences provoquées par la grève pour l attribution de primes et autres avantages collectifs reposant sur le présentéisme, c est possible! Je souhaiterais accorder deux jours de congés supplémentaires aux salariés absents moins de deux jours dans l année, absences pour accident du travail exclues. Estil possible d envisager de priver de ces congés supplémentaires les salariés qui participent à un mouvement de grève au sein de l entreprise ou est-ce discriminatoire? On le sait, l exercice du droit de grève ne doit donner lieu à aucune mesure discriminatoire, notamment en matière de rémunération et d avantages sociaux. C est ce que dit l article L du Code du travail. Pour autant, participer à un mouvement de grève entraîne une absence dont vous pouvez tenir compte sous certaines conditions pour l octroi davantages complémentaires. En effet, pour la Cour de cassation «L employeur peut tenir compte des absences même motivées par la grève, pour le paiement d une prime, dès lors que toutes les absences, hormis celles qui sont légalement assimilées à un temps de travail effectif, entraînent les mêmes conséquences sur son attribution». Si vous appliquez la même règle de réduction ou de suppression des congés supplémentaires à toutes les absences à l exclusion de celles pour accident du travail, il n y a aucune raison que cette retenue opérée pour l absence pour fait de grève ne revête un caractère discriminatoire. Editions TISSOT CS ANNECY LE VIEUX CEDEX Téléphone : Fax : Internet : Directeur de la publication : Robin DUALÉ Editeur : Nathalie GODARD Auteurs : Caroline GARY, Philippe LAFONT, Yves ELbAz PAO : Gaby HOLTzER Fabrication : Christine TARASCONI, Delphine PICCHIOTTINO Dépôt légal : (03) Crédits photos : auremar - Fotolia.com / atmospheric - Fotolia.com / Chlorophylle - Fotolia.com / Macapa - Fotolia.com

10 Aide à la réalisation d une fiche de poste Thème Intitulé du poste Cadre d identification Questions à se poser Quel est le nom couramment utilisé pour désigner le poste? Nom, prénom, classification, service, ancienneté dans le poste Réponses à apporter Situation du poste Où est localisé le poste? Quelle est sa place dans l organigramme? Raison d être du poste Quel est le «pourquoi» du poste dans l entreprise? Nature du poste, domaine, mission globale, niveau de responsabilité Principales caractéristiques Missions principales et activités correspondantes Quelles sont les 3 ou 4 missions principales du titulaire? Quelles activités s y rattachent? Missions secondaires et activités correspondantes Quelles sont les 3 ou 4 missions secondaires du titulaire? Quelles activités s y rattachent? Environnement de travail Interne Quelle est la place du poste dans l organigramme? Quelles sont les contraintes du poste (risques particuliers, travail de nuit, travail le week- end, déplacements?) Quels sont les avantages liés au poste (compte épargne entreprise, intéressement, participation, tickets restaurants )? Quelles sont les principales relations à entretenir en interne? Quelles sont les principales relations à entretenir en externe?

11 Externe Moyens mis à disposition Moyens en personnel Moyens techniques Moyens financiers Combien de personnes sont à encadrer? Quels équipements sont mis à disposition? Quel budget est autorisé? Une délégation de pouvoirs sera- t- elle établie? Délégation de pouvoirs Compétences requises Niveau de formation Formation générale : 1 : Secondaire ; 2 : Bac ; 3 : Bac +2 ; 4 : Bac + 3 ; 5 : > Bac + 3 Formation générale : 1 : CAP ; 2 : BEP ; 3 : BAC PRO ; 4 : BTS/DUT ; 5 : Université /Grandes Ecoles Connaissances théoriques, techniques ou méthodologiques Aptitudes relationnelles et comportementales Caractéristiques physiques Connaissances juridiques, informatiques, linguistiques... Organisation, sens du contact, initiative, discrétion, adaptabilité, mémoire, ordre... Aisance, élocution, aptitude médicale... Finalités du poste Objectifs Moyens à mettre en œuvre Quelle est la contribution du poste aux objectifs de l entreprise? Quels sont les objectifs propres au poste lui- même? Quelles sont les formations ou actions pouvant être mises en œuvre? Signature du titulaire Nom, qualité et signature du Responsable Cette fiche de poste n est pas limitative. Date de mise à jour :