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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2013/26/42-ASB FP/sd NATO UNCLASSIFIED 04 June 2013 TO : NSPO Agency Supervisory Board Members of ALBANIA, BELGIUM, BULGARIA, CANADA, CROATIA, CZECH REPUBLIC, DENMARK, ESTONIA, FRANCE, GERMANY, GREECE, HUNGARY, ICELAND, ITALY, LATVIA, LITHUANIA, LUXEMBOURG, the NETHERLANDS, NORWAY, POLAND, PORTUGAL, ROMANIA, SLOVAKIA, SLOVENIA, SPAIN, TURKEY, UNITED KINGDOM and the UNITED STATES. COPY : Chairman of the NSPO Agency Supervisory Board. SUBJECT : Notification of Post Vacancy in the AIR DEFENCE PROGRAMME OFFICE. Request for Deviation from Functional Directive N 512 and for Accelerated Recruitment Assistance. M_D GCIV Urgent action is required to find suitable candidates for post LE-24, Process and Quality Officer, grade A-2, which is vacant in the AIR DEFENCE PROGRAMME OFFICE, Programme Manager s Office, at NSPA, in Capellen, G.-D. of Luxembourg. Due to the operational urgency to fill this post I propose, unless silence is broken, to shorten the timescale foreseen by Functional directive N 512, and to set the cut-off date for submission of candidatures at 15 July The Agency understands that suitable candidates from various Nations are likely to be available. Accordingly, I should be grateful if Nations could nominate candidates, with the required expertise, for this vacancy. The position description is attached. Given the urgency, I would ask Nations to submit candidates whose security clearance can be effected rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. The interviews will be held on 27 August L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 M_D GCIV Candidates are invited to fill the standard NSPA application form as well as the post requirements form and to forward them preferably by to the following address: Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will be automatically rejected. I ask ASB members to advise before the close of business on 25 June 2013 if they have any objection to the proposed acceleration. Board members understanding and help would be greatly appreciated. Frank PEDERSEN Chief, Human Resources Division

3 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2013/26/42-ASB FP/sd NATO UNCLASSIFIED 04 juin 2013 AUX : Représentants de l ALBANIE, l'allemagne, de la BELGIQUE, de la BULGARIE, du CANADA, de la CROATIE, du DANEMARK, de l'espagne, de l ESTONIE, des ÉTATS-UNIS, de la FRANCE, de la GRÈCE, de la HONGRIE, de l ISLANDE, de l'italie, de la LETTONIE, de la LITUANIE, du LUXEMBOURG, de la NORVÈGE, des PAYS-BAS, de la POLOGNE, du PORTUGAL, de la RÉPUBLIQUE SLOVAQUE, de la RÉPUBLIQUE TCHÈQUE, de la ROUMANIE, du ROYAUME-UNI, de la SLOVÉNIE et de la TURQUIE auprès du Comité de surveillance d'agence de la NSPO. COPIE : M. le Président du Comité de surveillance d'agence de la NSPO. M_D GCIV OBJET : Avis de vacance de poste au sein du BUREAU DE PROGRAMME «DÉFENSE AÉRIENNE». Demande de dérogation aux dispositions de la Directive fonctionnelle n 512 et demande d assistance en vue d un recrutement accéléré. Des mesures d urgence s imposent pour trouver des candidats adéquats pour le poste LE-164, Responsable technique, grade A-2, qui est vacant au sein du BUREAU DE PROGRAMME «DÉFENSE AÉRIENNE», Bureau du gestionnaire de programme, de la NSPA, à Capellen, G.-D. de Luxembourg. Du fait de l'urgence opérationnelle qu'il y a de pourvoir ce poste, je propose, sauf rupture du silence, de raccourcir le délai prévu par la Directive n 512 et de fixer au 15 juillet 2013 la date limite de dépôt des candidatures. L Agence croit savoir que des candidats adéquats issus de différents pays sont probablement disponibles. L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

4 M_D GCIV En conséquence, je serais reconnaissant aux pays de bien vouloir proposer, pour ce poste vacant dont la description d'emploi est ci-jointe, des candidats présentant les compétences nécessaires. Compte tenu de l urgence, je demanderais aux pays de présenter des candidats dont l habilitation de sécurité peut être obtenue rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. Les entretiens de sélection auront lieu le 27 août Les candidats sont invités à retourner le questionnaire réglementaire NSPA ainsi que le formulaire des besoins du poste dûment complétés, de préférence par courriel à l adresse suivante : Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus seront automatiquement rejetées. Je saurais gré aux membres Comité de surveillance d'agence de la NSPO de bien vouloir faire savoir avant le 25 juin 2013 (heure de fermeture des bureaux) s ils ont des objections concernant la procédure accélérée proposée. Je remercie les membres du Comité de leur compréhension et de leur aide. Frank PEDERSEN Chef de la division des ressources humaines

5 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 08 May 2013 VALIDATED BY : C. J. Rose ORGANIZATION : AIR DEFENCE PROGRAMME OFFICE, Programme Manager s Office POSITION No. : LE-24 TITLE : Process and Quality Officer GRADE : A-2 JOB CODE : A74 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager for both the supervision of the process and quality management activities and the facilitation of the process improvement in all areas with a focus on strategy execution, competitive improvement and innovation. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES M_D GCIV General Responsibilities Contributing to continuous process improvement efforts in relation to International Organization for Standardization (ISO) standards certification and to project management support activities, as the Quality Focal Point (QFP). Defining, writing, recommending changes to and maintaining the Programme Quality Assurance (QA) documentation and Operating Procedures (OPs). Reviewing and improving on a regular basis existing business processes as well as developing new ones as required and ensuring that they are adequate, functional, documented and that they comply with NSPA standards and best business practices. Identifying specific process areas that overlap and removing "Waste1 1 " in process flows. Constructing root cause analysis and identifying opportunities for process improvement when determining what prevents a process from adequately meeting its objectives or where a process breaks down. Monitoring process performance and continuously benchmarking current process performance versus historical trends, internal goals and approved Programme Key Performance Indicators (KPIs) in close coordination and support of the Functional and System Managers. Monitoring performance and effectiveness of support provided to customers and implementing coordinated improvements and remedies as required. Defining requirements and effecting business process related training for relevant Programme internal staff. 1 Waste1 is defined as activities or sub-processes that do not add value to an organization (e.g. redundancy of tasks, excessive rekeying of data, manual reporting, or excessive labor). LE-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

6 M_D GCIV Participating in defining quality assurance requirements in the framework of support activities of the projects assigned to the Programme, identifying related issues and planning and developing proposals for remedies. Developing change management and communication approaches for all process improvement recommendations. Promoting awareness of customer requirements throughout the Programme. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Establishing and maintaining the Programme Quality Plan and ensuring the maintenance of a quality system appropriate to the needs of the Programme in accordance with NSPA requirements. Documenting current goals, strategies, key programmes, and initiatives related with the Agency goals and objectives as outlined in the Balance Score Card (BSC). Managing the BSC and Programme Management Review (PMR) processes in cooperation with Functional and System Managers. Planning, organizing and analyzing stakeholder and customer feedback and perceptions to improve customer satisfaction. Overseeing customer complaints, discrepancy reports and other non-conformances, assisting the Functional and System Managers in their resolution by maintaining an accurate progress record system. Developing and maintaining a prioritized process plan. Analysing existing and potential Information Systems (IS) supported business procedures in the framework of efficiency and cost effectiveness. Liaising with the QA Office as required. Planning and producing statistical analyses and reports as required. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education in an applied science or engineering field. Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management environments. Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority. Outstanding written and oral communication skills, including the writing of clear and concise reports. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other. LE-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

7 M_D GCIV Specific Qualifications At least six years of experience in logistics from the user requirement to the end user support. At least 3 years of experience in the field of Quality Management [application of ISO standards and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series]. At least 3 years of proven experience in the field of process review and improvement implementation activities. A minimum of 3 years of experience in at least one of the following fields: Business Analysis, Business Process Management, Lean Management or Six Sigma, including specific training in the related field(s). Experience in quality system audits Knowledge of SAP would be an asset. DESIRABLE QUALIFICATIONS Good knowledge of the second official NATO language would be an asset. PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LE-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

8 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 8 mai 2013 VALIDÉ PAR : C. J. Rose ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "DÉFENSE AÉRIENNE", Bureau du gestionnaire de programme POSTE N : LE-24 TITRE : Responsable des processus et de la qualité GRADE : A-2 CODE POSTE : A74 LIEU D AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) tant de superviser des activités de gestion des processus et de la qualité que de la conduite de l'amélioration des processus dans tous les domaines, en mettant l'accent sur l'exécution de la stratégie, le renforcement de la compétitivité et l'innovation. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS M_D GCIV Responsabilités générales contribuer, en tant que point de contact "qualité" (QFP), à l'action visant à l'amélioration continue des processus dans le cadre de la certification de conformité aux normes de l Organisation internationale de normalisation (ISO) ainsi qu'à des activités de soutien liées à la gestion des projets ; définir, rédiger et recommander des modifications à apporter aux documents d'assurance de la qualité et aux procédures d'exploitation (OP) du programme et assurer la tenue de ces documents ; examiner et améliorer de façon régulière les processus de travail existants, en élaborer de nouveaux en fonction des besoins, et veiller à ce que ces processus soient adéquats, fonctionnels, documentés et conformes aux normes et aux meilleures pratiques métiers de la NSPA ; identifier des domaines spécifiques de processus qui font double emploi et supprimer les "gaspillages" ("Waste1 1 ") des flux de processus ; procéder à l'analyse de l'origine des problèmes et identifier les possibilités d'amélioration des processus lors de la recherche des causes empêchant un processus d'atteindre ses objectifs ou entraînant sa défaillance ; suivre les performances des processus et mesurer en permanence les performances des processus par rapport aux tendances historiques, aux objectifs internes et aux indicateurs de résultats essentiels (KPI) approuvés pour le programme, et ce en appui des gestionnaires fonctionnels et de systèmes et en étroite collaboration avec eux ; contrôler le déroulement et l'efficacité du soutien fourni aux clients et mettre en œuvre, le cas échéant, des mesures coordonnées de correction et d'amélioration ; définir les besoins et dispenser des formations liées aux processus de travail au personnel concerné du programme ; 1 Par "gaspillages" ("Waste1"), on entend des activités ou des sous-processus qui n'apportent aucune valeur ajoutée à une organisation (p.ex. : redondance de tâches, nouvelles saisies inutiles de données, élaboration manuelle de comptes rendus, ou main-d'œuvre excessive). LE-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _13#2xx.doc

9 M_D GCIV participer à la définition des exigences en matière d'assurance de la qualité dans le cadre des activités de soutien des projets confiés au programme, identifier les problèmes connexes, et prévoir et élaborer des propositions de mesures correctives ; établir des démarches en matière de gestion du changement et de communication concernant toutes les recommandations visant l'amélioration des processus ; sensibiliser l'ensemble du programme aux exigences des clients ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières élaborer et tenir à jour le plan qualité du programme et veiller au maintien d un système qualité qui soit en adéquation avec les besoins du programme, conformément aux exigences de la NSPA en la matière ; décrire sous forme documentaire les objectifs, les stratégies, les programmes clés et les initiatives en cours correspondant aux buts et objectifs de l'agence définis dans la carte stratégique (BSC) ; gérer les processus liés à la carte stratégique et à la revue de gestion de programme (PMR) en collaboration avec les gestionnaires fonctionnels et de systèmes ; planifier et organiser une consultation des parties prenantes et des clients et analyser leurs retours d'informations ainsi que leurs impressions en vue d'améliorer la satisfaction des clients ; superviser les réclamations /les rapports de litige (DR) et les autres cas de non-conformité présentés par les clients, aider les gestionnaires fonctionnels et de systèmes à régler ces questions en tenant un système précis de suivi de l'avancement des dossiers ; élaborer et tenir à jour un plan des processus assorti de priorités ; analyser les procédures de travail informatisées existantes ou éventuelles dans une optique d'efficience et de rapport coût-efficacité ; assurer la liaison avec le Bureau "assurance de la qualité" (QA) en fonction des besoins ; planifier et produire des analyses statistiques et des comptes rendus en fonction des besoins. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures dans le domaine des sciences appliquées ou en ingénierie, ou formation équivalente. Connaissance des méthodes et des principes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des environnements de gestion de projets. Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents niveaux hiérarchiques. Aptitudes remarquables à communiquer aussi bien verbalement que par écrit ainsi qu'à rédiger des rapports clairs et concis. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan et connaissance pratique de l'autre. LE-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2013

10 M_D GCIV Qualifications particulières Au moins six années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur jusqu'au soutien de l'utilisateur final. Au moins trois ans d'expérience dans le domaine de la gestion de la qualité [application des normes ISO et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)]. Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine de l'examen des processus et des activités de mise en œuvre d'améliorations. Un minimum de trois ans d'expérience dans au moins un des domaines suivants : analyse opérationnelle, gestion des processus métier, gestion optimisée ou gestion selon la méthode Six Sigma, y compris une formation spécifique dans le(s) domaine(s) connexe(s). Expérience des audits des systèmes qualité. La connaissance du progiciel SAP constituerait un atout. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan constituerait un atout. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LE-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2013

11 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name M_D GCIV DEAR APPLICANT, 2. Position Number LE Position Title PROCESS AND QUALITY OFFICER 4. Grade A-2 3.Publication Reference 42/ Deadline Interview Date This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT : If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. The form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division It will be attached to your candidature and to your updated CV (not mandatory).

12 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) University degree or equivalent education in an applied science or engineering field: 2) Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management environments: 3) Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority: 4) Outstanding written and oral communication skills, including the writing of clear and concise reports: 5) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages: 6) Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS M_D GCIV ) At least six years of experience in logistics from the user requirement to the end user support: 2) At least 3 years of experience in the field of Quality Management [application of ISO standards and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series]: 3) At least 3 years of proven experience in the field of process review and improvement implementation activities: 4) A minimum of 3 years of experience in at least one of the following fields: Business Analysis, Business Process Management, Lean Management or Six Sigma, including specific training in the related field(s): 5) Experience in quality system audits: 6) Knowledge of SAP would be an asset:

13 M_D GCIV PART 3 - DESIRABLE QUALIFICATION 1) Good knowledge of the second official NATO language would be an asset: I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

14 FORMULAIRE DES BESOINS DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom M_D GCIV CHER(E) CANDIDAT(E), 2. Numéro de poste LE Titre du poste RESPONSABLE DES PROCESSUS ET DE LA QUALITE 4. Grade A-2 5. Référence de la publication 42/ Date de clôture Date d entrevue Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des Ressources Humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des Ressources Humaines de la NSPA Il sera joint à votre formulaire de candidature et au CV que vous aurez éventuellement mis à jour (facultatif).

15 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. PARTIE 1 QUALIFICATIONS REQUISES 1) Diplôme d'études supérieures dans le domaine des sciences appliquées ou en ingénierie, ou formation équivalente : 2) Connaissance des méthodes et des principes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des environnements de gestion de projets : 3) Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents niveaux hiérarchiques : 4) Aptitudes remarquables à communiquer aussi bien verbalement que par écrit ainsi qu'à rédiger des rapports clairs et concis : 5) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels : 6) Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan et connaissance pratique de l'autre : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIERES M_D GCIV ) Au moins six années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur jusqu'au soutien de l'utilisateur final : 2) Au moins trois ans d'expérience dans le domaine de la gestion de la qualité [application des normes ISO et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)] : 3) Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine de l'examen des processus et des activités de mise en œuvre d'améliorations : 4) Un minimum de trois ans d'expérience dans au moins un des domaines suivants : analyse opérationnelle, gestion des processus métier, gestion optimisée ou gestion selon la méthode Six Sigma, y compris une formation spécifique dans le(s) domaine(s) connexe(s) : 5) Expérience des audits des systèmes qualité : 6) La connaissance du progiciel SAP constituerait un atout :

16 M_D GCIV PARTIE 3 QUALIFICATION SOUHAITEE 1) Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan constituerait un atout : Il est bien entendu que les informations fournies ci-dessus seront utilisées pour déterminer mes qualifications à un emploi/une carrière à la NSPA. Je suis conscient(e) que toute fausse déclaration et/ou omission, même involontaire de ma part, pourront mener à l annulation de ma candidature ou de tout engagement futur. NOM SIGNATURE DATE

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