La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc Version :

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1 La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc

2 Table des matières 1. Principe de gestion des identifiants (ou login) Sudoc Les régles d attribution des logins Les droits des utilisateurs Sudoc : récapitulatif des groupes et des habilitations Détail des habilitations des groupes Détail des données générales d un identifiant Gestion des identifiants (login) Respecter la nomenclature des logins Rechercher et afficher les identifiants (login) Par WinIBW : les commandes utiles Par le service en ligne Self Sudoc : liste téléchargeable Créer un login Modifier un login Désactiver un login Gérer les mots de passe Changer son mot de passe Changer le mot de passe des utilisateurs de son ILN (par le coordinateur) Gestion des logins pour CIDEMIS Principe d attribution des logins Consigne en cas de changement d'utilisateur - Réattribution des demandes ISSN Conservation de données personnelles Données personnelles et identifiants Conservation des données Information à communiquer à l utilisateur Procédure pour le coordinateur...20 ii

3 Chapitre 1. Principe de gestion des identifiants (ou login) Sudoc 1.1. Les régles d attribution des logins Chaque login est unique dans l ensemble du système. Chaque coordinateur local possède son/ses propre(s) identifiant(s) qui lui permet d effectuer les tâches d administration de son établissement. Cet(s) identifiant(s), délivré par l ABES, est directement rattaché à l ILN. Il permet aux coordinateurs locaux de créer dans WinIBW des identifiants pour les bibliothèques, de son périmètre, utilisatrices de l outil de catalogage WinIBW, de l application COLODUS, de l application IdRef et de l application CIDEMIS. Chaque utilisateur du réseau Sudoc, qui doit cataloguer dans le Sudoc via WinIBW, COLODUS, IdRef ou procéder à des demandes ISSN via CIDEMIS, doit disposer d un identifiant qui lui est personnel. Ces identifiants sont délivrés et gérés par le coordinateur local, et sont directement rattaché à l ILN (seul le numéro RCR de rattachement est différent). CARACTERISTIQUES : Un login est obligatoirement lié à un et un seul groupe d utilisateurs, un groupe étant caractérisé par un ensemble d habilitations. le coordinateur doit créer, pour un même utilisateur, autant d identifiants que de fonction pour lequel cet utilisateur travaille. Un login est obligatoirement lié à une et une seule bibliothèque (RCR), ce qui implique que : l ABES attribue au coordinateur autant d identifiants que de RCR rattachés à son établissement (ILN) ; le coordinateur doit créer, pour un même utilisateur, autant d identifiants que de bibliothèque (RCR) pour laquelle cet utilisateur travaille. Dans le cas où une donnée personnelle de type «Nom, prénom» est associée à l identifiant, le coordinateur doit en informer le destinataire (voir le chapitre «conservation des données personnelles [ Les droits des utilisateurs Sudoc : récapitulatif des groupes et des habilitations Dans le Sudoc, chaque identifiant ou login est rattaché à un groupe caractérisé par un ensemble d habilitations. 1

4 Ces habilitations concernent Les droits d accès aux différentes activités de catalogage et de gestion dans les bases du Sudoc par l interface WinIBW Les droits d accès aux différentes activités de catalogage et de gestion par les outils et services associés (COLODUS, CIDEMIS, IdRef, Webstats ). Un utilisateur du Sudoc dispose de droits et d accès différents, en fonction du login qu il utilise. L ABES a créé les 13 groupes suivants pour les utilisateurs du réseau Sudoc : Nom du groupe dans le Sudoc Code de l identifiant WinIBW Bases accessibles Autres outils et services accessibles autour du Sudoc Habilitation Gestion coordinateur XX Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS IdRef Webstats SelfSudoc Exemplarisation automatique Exports à la demande Groupe destiné aux coordinateurs locaux du Sudoc (tous droits de catalogage, droit de gérer tous les logins des utilisateurs de leur établissement) ABES crcat XX Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS COLODUS IdRef Webstats SelfSudoc Exemplarisation automatique Exports à la demande Groupe destiné aux responsables de centres régionaux du Sudoc-PS (tous les droits de catalogage avec l usage d un format de catalogage des données d exemplaire spécifique). ABES vcatalogueur CA Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS COLODUS IdRef Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de Coordinateur local 2

5 Webstats catalogage, y compris celui de verrouiller les notices bibliographiques CERLHPB CA Base SU, Supeb, RCR, bases externes, Base CERL CIDEMIS COLODUS IdRef Webstats Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, y compris celui de verrouiller les notices bibliographiques, et disposant du droit supplémentaire d accéder à la base externe CERL. Un login de type CA peut être associé à ce groupe SI ET SEULEMENT SI l établissement (ILN) a signé la convention ABES-CERL. ABES tcatalogueur TA Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS COLODUS IdRef Webstats Groupe destiné aux professionnels (correspondants Autorités/ Reameau) ayant tous les droits de catalogage, y compris ceux de créer et modifier des notices d autorités, d intervenir sur les notices d autorités de niveau 7, de dédoublonner les notices d autorités Coordinateur local 3

6 «dédoublonneur habilité par l ABES» DED Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS COLODUS IdRef Webstats Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, plus celui de dédoublonner les notices bibliographiques ABES catalogueur CB Base SU, Supeb, RCR, bases externes CIDEMIS COLODUS IdRef Webstats Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, sauf celui de verrouiller Coordinateur local exemplarisation CC Base SU, Supeb, RCR, bases externes COLODUS Webstats Groupe destiné aux professionnels habilités à intervenir sur les exemplaires (créer, modifier, supprimer le niveau 2 des notices uniquement). Coordinateur local Pas d intervention possible sur les notices bibliographiques (niveau 1) et sur les notices d autorité consultation LA Base SU, Supeb et RCR Webstats Groupe destiné aux professionnels habilités à consulter le Sudoc via WinIBW, à consulter le service Webstats Coordinateur local Pas de droit de 4

7 pebprof PA Base SU, Supeb et RCR Webstats catalogage et de PEB Groupe des professionnels du PEB Coordinateur local pebfinal Nomenclature spécifique Base Supeb et RCR Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes préliminaires de PEB Professionnels PEB pebdirect Nomenclature spécifique Base Supeb Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes directes de PEB Professionnels PEB pebdirint Nomenclature spécifique Base Supeb Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes directes et internationales de PEB Professionnels PEB Détail des habilitations des groupes Les habilitations d un groupe d utilisateur sont vérifiables par les coordinateurs et les responsables de CR, mais elles ne sont modifiables que par les administrateurs du système (ABES). AFF HAB permet de visualiser les habilitations de son propre groupe. AFF HAB <IDENTIFIANT> permet de visualiser les habilitations d un identifiant de son ILN. Voici l écran correspondant aux habilitations définies par l ABES pour le groupe «vcatalogueur» : 5

8 Explication des champs : Administrateur base Téléchargement Dédoublonnage Création doublons Affich. mots indexés Affich. mises à jour Création de notices Réservé aux administrateurs de la base Sudoc (ABES) Droit de télécharger des notices bibliographiques de la base de données vers un fichier électronique. Droit de dédoublonner des notices bibliographiques Droit d insérer des notices bibliographiques doubles Droit d afficher les clés des notices bibliographiques (commande AFF CLE) Droit d afficher les mises à jour des notices (commande AFF MIS) Droit de créer des données de niveau 0 (notices bibliographiques, notices d autorité, notices RCR) Création données locales Cre exemplaires (sel) Cre exemplaires Droit de créer des données de niveau 1 (données bibliographiques locales) Droit de créer des données de niveau 2 (données d exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande CRE EXX) Droit de créer des données de niveau 2 (données d exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser 6

9 cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente) Modif. notices Modif. Données locales Droit de modifier des notices au niveau 0 (notices bibliographiques et d autorité) Droit de modifier des données de niveau 1 (données bibliographiques locales) Modif. exemplaires (sel) Droit de modifier des données de niveau 2 (données d exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande MOD EXX) Mod exemplaires Supprimer notices Suppr. Données locales Droit de modifier des données de niveau 2 (données d exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente) Droit de supprimer des données de niveau 0 (notices bibliographiques et d autorité) Droit de supprimer des données de niveau 1 (données bibliographiques locales) Suppr. exemplaires (sel) Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande SUP EXX) Sup exemplaires Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente) Transfert d exemplaires Droit de transférer des données d exemplaire d une notice bibliographique à une autre LOC LIT/LIA Droit d ajouter des localisations dans un exemplaire existant (pertinent dans le cas des états de collection des périodiques surtout) Droit d utiliser le mécanisme de recherche et liaison automatique des notices d autorité (touches de fonction et baguette magique) Réactiver notices suppr. Droit de «réactiver» des notices après leur suppression logique Formulaire PEB Demandes libres Droit d afficher et remplir un formulaire de demande de PEB Droit d exécuter une demande libre (PEB) 7

10 Enregistrer commande Dem. internationales Sél. dem. envoyées Sél rappels Sél rés. négatifs Sél reçues Rep demande Enr demande Ann demande Ach demande Demandes directes Affich. fournisseurs Modif. fournisseurs Types de documents interdits Format de catalogage Max. statut par type de document Droit d enregistrer une demande (PEB) Droit d enregistrer une demande internationale (PEB) Droit de sélectionner les demandes enregistrées (PEB) Droit de sélectionner les demandes rappelées (PEB) Droit de sélectionner les résultats des demandes envoyées (PEB) Droit de sélectionner les demandes reçues (PEB) Droit de répondre à une demande (PEB) Droit de transférer une demande (PEB) Droit d annuler une demande (PEB) Droit d acheminer une demande (PEB) Droit d envoyer directement une demande (PEB) Droit d afficher la liste des candidats pour une demande (PEB) Droit de modifier la liste des candidats pour une demande (PEB) Liste des types de documents interdits en création et/ou modification et/ou suppression et /ou validation (statut v). Cette liste correspond aux positions 1 et 2 de la zone [odees/codeszone008.htm#pos1-2] Liste des formats de catalogage disponibles Droits par rapport aux statuts des notices (zone 008, 3ème position) et aux types de document. La zone permet d indiquer, pour chaque type de document, quel est le statut maximal qui peut être attribué aux notices par un utilisateur du groupe. Exemple : **=v signifie «le statut v peut être attribué aux notices de tous les types de documents» Ex : Aa=y signifie «seul le statut «y» est le statut maximal qui peut être attribué aux notices de monographie (code Aa)» Détail des données générales d un identifiant 8

11 Tout utilisateur peut visualiser les données de son ou de ses identifiants grâce à la commande AFF USA. Cela lui permet de savoir à tout moment avec quel identifiant il est connecté au Sudoc. AFF USA affiche les données de l identifiant avec lequel vous êtes connecté au Sudoc. Cette commande WinIBW peut être utilisée par tout identifiant quelque soit son groupe de rattachement. AFF USA <IDENTIFIANT> affiche les données d un login spécifique. Cette commande WinIBW ne peut être utilisée que par le coordinateur local de l ILN de rattachement. Exemple : AFF USA <027CA10> 9

12 Chapitre 2. Gestion des identifiants (login) 2.1. Respecter la nomenclature des logins Pour créer un identifiant dans le Sudoc, il faut respecter une nomenclature précise. L ABES a défini cette nomenclature pour deux raisons : chaque identifiant doit être unique dans le système, et le choix d une nomenclature permet d éviter des conflits d attribution d identifiants ; le nombre d identifiants doit être limité et les identifiants inutilisés ne doivent pas se multiplier. Le choix d une nomenclature permet ainsi au coordinateur local de ré-attribuer les logins existants. Cet identifiant est donc composé de 8 caractères : [n ILN][code du groupe][n séquentiel] les 3 premiers caractères correspondent au numéro ILN de l établissement ; les 4 ème et 5 ème caractères correspondent au code du groupe auquel l identifiant est rattaché ; A NOTER : Les CODES des groupes d habilitations sont alphabétiques et s écrivent en lettres capitales. Le NOM du groupe est toujours en minuscule («vcatalogueur» et non «Vcatalogueur») Nom du groupe dans la fiche USA coordinateur,crcat vcatalogueur (dont groupe réservé CRELHPB) tcatalogueur Code du groupe dans le login XX (créés et gérés par l ABES) CA TA «dédoublonneur habilité par l ABES» DED (créés et gérés par l ABES) catalogueur CB 10

13 exemplarisation consultation pebprof pebfinal pebdirect pebdirint CC LA PA Nomenclature spécifique Nomenclature spécifique Nomenclature spécifique les 3 derniers caractères sont des numéros séquentiels (de 001 à 999 utilisateurs par ILN). Exemple : le login 027CB001 est le 1 er login utilisateur (001) appartenant au groupe «catalogueur» (CB) de l ILN 027 (SICD2 de Grenoble) Rechercher et afficher les identifiants (login) Par WinIBW : les commandes utiles ECRAN DE RECHERCHE : SEL USA Un écran de recherche multicritères est disponible dans WinIBW. Il est accessible via la commande : SEL USA Par exemple, cette recherche permet de retrouver la liste de tous les logins de type «exemplarisation» de son ILN (par exemple, pour connaitre le nouveau numéro d ordre à attribuer pour le login suivant) : 11

14 1. Saisir dans le champ «Identifiant», le n ILN (sur 3 caractères) 2. Saisir dans le champ «Groupe», le NOM du groupe (facultatif) - exemple : «exe» pour «exemplarisation» (troncature implicite) 3. Effacer ou modifier dans le champ «bibliothèque» le n RCR - Pour avoir tous les logins de l ILN : champ «vide» - Pour avoir les logins d une bibliothèque : inscrire le n RCR de la bibliothèque 4. Cliquer sur Entrée : une liste d utilisateurs s affiche ordonnée par identifiant. Chaque ligne, correspondant à un identifiant, est cliquable. En double cliquant sur une ligne, on affiche le détail de la fiche de l utilisateur. NOTE : dans la liste affichée, le statut des identifiants apparaît dans la colonne LP : valeur «N(NON)» pour inactif et valeur «Y(OUI)» pour actif COMMANDES D AFFICHAGE D UN IDENTIFIANT : AFF USA AFF USA affiche les données de l identifiant avec lequel vous êtes connecté au Sudoc (commande accessible à tous) AFF USA <IDENTIFIANT> affiche les données d un login spécifique (commande accessible au coordinateur local) COMMANDES D AFFICHAGE LISTE : AFF USA BIB Ces commandes sont autorisés avec le login (XX) de coordinateur. AFF USA BIB <RCR> affiche la liste de tous les identifiants du RCR indiqué rattaché à l ILN 12

15 AFF USA BIB <RCR> TOU affiche tous les identifiants du RCR indiqué rattaché à l ILN, y compris les logins destinés aux utilisateurs appartenant au groupe «pebfinal». Dans la liste affichée, le statut des identifiants apparait : colonne LP «N pour inactif» et «Y pour actif» Avec la commande AFF USA BIB TOU, vous pouvez voir en plus les logins Pebfinal (login désactivé = X) Par le service en ligne Self Sudoc : liste téléchargeable L'ABES met à la disposition des coordinateurs, un service en ligne permettant le téléchargement de la liste des logins de votre ILN (csv). Une authentification au service est requise (avec le login et mot de passe de coordinateur sudoc) Accès au service : Aide en ligne Créer un login 1. se connecter avec l identifiant de coordinateur rattaché au RCR pour lequel il faut créer les identifiants 2. avec la nomenclature-type, préparer la structure de l identifiant [n ILN][code du Ggroupe][n séquentiel] 3. taper la commande CRE USA <IDENTIFIANT> pour lancer la création Exemple : CRE USA 027CB remplir les champs de la façon suivante : Groupe Le champ groupe contient normalement par défaut le groupe 13

16 «catalogueur». Vous devez y indiquer le nom du groupe d habilitations auquel ce nouvel identifiant sera rattaché : c est ce qui déterminera les droits d un utilisateur. Le nom du groupe est celui qui est indiqué au chapitre «La nomenclature des logins file:////nirta/espace/departements/dsr/_pole_formation_documentation 14

17 » Attention! La forme du nom du groupe doit être absolument exacte (orthographe, minuscules exclusivement) : une simple erreur de frappe rattachera l identifiant à un nouveau groupe inconnu du système, donc dépourvu de toute habilitation et de tout accès au système. Identifiant Nom Identifiant ou login de l utilisateur. Ce champ est automatiquement rempli lorsque vous tapez la commande CRE USA <IDENTIFIANT> Nom de l utilisateur (exemple : Prénom Nom). Ce champ permet de personnaliser les identifiants. Le système utilise cette information lorsque vous vous connectez : il envoie le message d accueil «Bienvenue Prénom Nom». La saisie de ces données personnelles est facultative. Cependant, pouvoir rattacher nominativement un identifiant à une personne est pratique pour le coordinateur qui gère des dizaines d identifiants. Si un nom et un prénom sont saisis ici, le coordinateur doit obligatoirement informer l utilisateur de la réglementation sur la conservation de données personnelles. Voir le chapitre «Conservation de données personnelles [ateurs/conservation.html]» Mot de passe Vous devez attribuer un mot de passe à l identifiant que vous êtes en train de créer (au moins 5 caractères, et au moins un chiffre, voir le chapitre «Gestion des mots de passe») Attention! Notez tout de suite ce mot de passe pour pouvoir le communiquer à l utilisateur de cet identifiant. En effet, dès que vous aurez validé votre création, le champ mot de passe ne sera plus affiché. Bibliothèque Numéro RCR de la bibliothèque à laquelle l identifiant est rattaché. Ce champ est automatiquement rempli lorsque vous tapez la commande CRE USA <LOGIN> avec le RCR de la bibliothèque à laquelle est rattaché votre propre login. Langue Le choix par défaut est «français». Ne pas modifier ce choix. Connexion par défaut à la base Information facultative ; la déclaration d une base préférée entraîne la connexion automatique à l une des bases après le login. (exemples : 1.1 = base SU pour le catalogage ; 2.1 = base SU PEB ; 2.2 = base RCR). Type d utilisateur La valeur à sélectionner est «Professionnel L», pour tous les logins (à l exception des logins de type «pebfinal»). 15

18 Note : si la valeur «utilisateur professionnel» n est pas sélectionnée, les logins des usagers professionnels n apparaîtront pas dans la liste obtenue avec AFF USA BIB <RCR> (cf chapitre Recherche et afficher les identifiants) Identification obligatoire Cette case ne doit pas être cochée. (Attention, lorsque cette case est cochée, l affichage des listes de notices est affecté ainsi que toute l activité de catalogage -création, modification, lien-) Note : elle est cochée UNIQUEMENT pour les utilisateurs habilités à faire du PEB via l interface publique du Sudoc. Identifiant autorisé Par défaut, OUI (login actif) Pour rendre un login «inactif», choisir : NON Ne jamais utiliser «Désactivé» Administrateur du catalogue Coordinateur local Champ réservé à l ABES Cocher cette case permet d autoriser un utilisateur à créer des identifiants dans le système avec cet identifiant. Tous les identifiants des coordinateurs Sudoc ont donc la case «coordinateur local» cochée, pour tous les RCR de leur établissement. Ce paramètre est utile dans deux autres cas : Les professionnels du PEB (rattachés au groupe «pebprof») doivent être déclarés «administrateur local» pour pouvoir habiliter des lecteurs à lancer des demandes de PEB à partir de l interface publique du Sudoc. Si le coordinateur Sudoc décide de déléguer une partie de sa tâche de gestion des utilisateurs à une tierce personne, il devra cocher cette case à l identifiant correspondant. Statistiques sur l utilisateur Commentaire TRES IMPORTANT : Ne jamais décocher cette case, sans quoi aucune statistique d activité ne pourra être générée dans Webstats pour cet utilisateur et aucune bonification pour créations de notices liée à ce login ne pourra être prise en compte lors de la facturation Sudoc pour l établissement. Texte libre 16

19 5. valider le nouvel identifiant en cliquant sur le bouton ENTREE. 6. envoyer le mail-type d information sur la conservation des données personnelles (voir le chapitre «Conservation des données personnelles [ NB : la touche ECHAP permet de sortir du mode de saisie sans valider la fiche utilisateur Modifier un login A l exception du mot de passe, il est interdit aux utilisateurs de modifier leurs propres données : ils risquent de désactiver leur login et de ne plus pouvoir accéder à WinIBW. Seuls les coordinateurs et administrateurs système (ABES) peuvent intervenir sur ces données (les créer ou les modifier). 1. AFF USA <IDENTIFIANT>, puis cliquer sur le bouton «modifier» 2. effectuer les modifications 3. valider les modifications en cliquant sur le bouton ENTREE On peut aussi accéder directement à l écran de modification en tapant dans la barre de commande MOD USA <IDENTIFIANT> Désactiver un login La suppression définitive n est pas possible : lorsqu il n est plus attribué, un login doit seulement être modifié comme suit : 1. MOD USA <IDENTIFIANT> pour activer l écran de modification 2. champ «Identifiant autorisé» : choisir «NON» 3. valider en cliquant sur le bouton ENTREE Attention! Ne pas choisir l option «Désactivé» : cela a pour effet de masquer définitivement l identifiant dans les listes d utilisateurs et occasionne des perturbations dans la gestion des logins Gérer les mots de passe A chaque identifiant ou login est associé un mot de passe strictement personnel. C est pour préserver sa fonction de sécurité que le mot de passe est toujours masqué lors de l entrée. Un mot de passe doit avoir une longueur minimale de 5 caractères et comporter au moins un chiffre Changer son mot de passe 17

20 Les mots de passe doivent être changés tous les deux mois. Le système vous demandera de le changer par un message d avertissement lors de votre connexion. Procédure : 1. MOD MOT pour afficher l écran de modification de son propre mot de passe 2. saisir l ancien mot de passe 3. saisir deux fois le nouveau mot de passe 4. valider le changement en cliquant sur le bouton ENTREE Dès ce moment, le nouveau mot de passe est enregistré, et vous devez l utiliser pour vous connecter Changer le mot de passe des utilisateurs de son ILN (par le coordinateur) Si un utilisateur a oublié son mot de passe, le coordinateur local peut lui en attribuer un nouveau. Procédure : 1. ouvrir WinIBW avec son login de coordinateur (XX) 1. MOD MOT <IDENTIFIANT autre utilisateur> pour afficher l écran de modification du mot de passe de cet utilisateur 2. saisir son propre mot de passe dans le champ «Ancien mot de passe» 3. saisir deux fois le nouveau mot de passe de cet utilisateur (il est conseillé d utiliser un mot de passe banalisé que l utilisateur changera à la première connexion) 4. valider le changement en cliquant sur le bouton ENTREE Dès ce moment, le nouveau mot de passe est enregistré, et l utilisateur doit l utiliser pour se connecter. 18

21 Chapitre 3. Gestion des logins pour CIDEMIS 3.1. Principe d attribution des logins La connexion à CIDEMIS se fait via le login catalogueur (CA et CB); tout catalogueur a donc potentiellement accès à l'application. Un établissement peut, selon l organisation du service (1 ou plusieurs responsables du catalogage des ressources continues), utiliser un seul ou plusieurs logins pour accéder à CIDEMIS. La gestion de ces logins est de la responsabilité du coordinateur Sudoc Consigne en cas de changement d'utilisateur - Réattribution des demandes ISSN Dans CIDEMIS, les demandes d'un utilisateur sont rattachées à son login. Lorsqu il y a un retour sur ses demandes, il est donc le seul à pouvoir en assurer le suivi. Si un utilisateur de CIDEMIS laisse sa place à un autre (mutation, changement de fonction, etc.), vous pouvez créer au nouvel utilisateur un nouveau login, MAIS dans ce cas, il est obligatoire de réattribuer les demandes effectuées de l ancien login vers le nouveau login, afin que le suivi soit assuré à travers l application (une présence doit être assurée pour le suivi des demandes, notamment en cas de demande de précision du responsable CR ou d ISSN). Seule l Abes peut effectuer ce chaînage. Pour cela, le coordinateur local doit obligatoirement faire une demande sur le guichet ABESstp [ rubrique CIDEMIS. 19

22 Chapitre 4. Conservation de données personnelles 4.1. Données personnelles et identifiants Dans les données de l utilisateur (AFF USA), le coordinateur peut saisir un nom et un prénom et associer ainsi une personne à cet identifiant. Noms et prénoms sont alors stockés dans la base Conservation des données Le stockage de ces données n est pas illégal, dans la mesure où la base Sudoc a fait l objet d une déclaration auprès de la CNIL. Mais la réglementation exige que tout individu dont les données personnelles sont conservées en soit informé Information à communiquer à l utilisateur La nature des données stockées : ici, nom et prénom L usage des données stockées : ici, message de bienvenue à la connexion de WinIBW et facilité de gestion des identifiants pour le coordinateur Le destinataire des données stockées : ici, aucun ; l ABES conserve ces données pour son seul usage dans le cadre du Sudoc et ne les communique à aucun autre organisme L exercice du droit de correction : ici, la correction des données est à demander au coordinateur, et passera par la modification de la donnée dans le champ «Nom» de la fiche AFF USA L exercice du droit de suppression : ici, la suppression des données est à demander au coordinateur, et passera par le retrait de la donnée du champ «Nom» de la fiche AFF USA 4.4. Procédure pour le coordinateur Le coordinateur, s il décide de saisir ces données personnelles «Nom, prénom» dans la fiche utilisateur, doit obligatoirement communiquer au détenteur du login les informations règlementaires ci-dessus, éventuellement en envoyant le courriel-type proposé par l ABES. 20

23 Cette information doit être faite systématiquement : à chaque nouvelle attribution d un identifiant rétrospectivement, au détenteur de chaque identifiant précédemment attribué Courriel-type proposé par l ABES : Des données qualifiées de "données personnelles" au regard de la loi Informatique et Libertés sont associées à l'identifiant professionnel qui vous a été attribué pour travailler dans une des applications suivantes : WiniBW, PebWeb, IdRef, Colodus. Ces données personnelles sont votre nom et votre prénom. Conformément à la réglementation en vigueur concernant le traitement et la conservation des données personnelles, l'abes vous informe, par le présent message, des éléments suivants : 1) Quel usage est fait de vos données personnelles? : - personnalisation du message de bienvenue, affiché lors de la connexion dans WinIBW ou dans Colodus - facilité de gestion (via l'interface de WinIBW ou via le web service sous authentification ILN2USR disponible dans SelfSudoc) du parc d'identifiants pour le coordinateur Sudoc ou le responsable de Centre Régional du Sudoc PS dont vous dépendez, en associant un identifiant à une personne réelle ; 2) Y a -t-il d'autres destinataires de ces données? aucun autre établissement que l'abes n'est destinataire de ces données, conservées dans la base pour usage interne exclusivement ; 3) Comment exercer mon droit de rectification? la correction de vos données personnelles est à demander au coordinateur Sudoc ou responsable de Centre régional du Sudoc PS dont vous dépendez, et passera par la modification de la donnée dans le champ "Nom" de la fiche-utilisateur ; 4) Comment exercer mon droit d'opposition : la suppression des données est à demander au coordinateur Sudoc ou responsable de Centre régional du Sudoc PS dont vous dépendez, et passera par le retrait de la donnée du champ "Nom" de la fiche-utilisateur." 5) Combien de temps ces données sont-elles conservées? vos nom et prénom seront systématiquement supprimés de la base par votre coordinateur Sudoc ou responsable de centre régional, dès lors que vous n'exercerez plus les fonctions pour lesquelles l'identifiant professionnel vous avait été attribué. 21