Master Outils & Systèmes de l Astronomie et de l Espace Observatoire de Paris & Universités Paris 6, 7, 11. Stage OSAE

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1 Master Outils & Systèmes de l Astronomie et de l Espace Observatoire de Paris & Universités Paris 6, 7, 11 Stage OSAE Tout ce que vous voulez savoir sur les stages du Master OSAE : - Choisir un stage : démarches à entreprendre, calendrier à respecter. - Préparer le stage : pour optimiser son déroulement. - Débuter et réussir son stage, et ne pas être désarçonné par le changement de rythme et de règles de travail ; préparer son insertion professionnelle. - Rapport et soutenance. B. Mosser LESIA, Observatoire de Paris benoit.mosser@obspm.fr version 1.0, 08/09/08

2 2... Outils & systèmes de l astronomie et de l espace... 1 Choisir un stage Choisir un stage n est pas neutre. Le stage idéal, qui vous fera mettre en pratique tout ce que vous avez appris, dans l endroit dont vous rêvez et sur votre thématique favorite, ce stage n existe pas. Serait-ce d ailleurs un stage idéal? Choisir un stage nécessite de faire des choix. Ce stage va orienter votre début de carrière ; cette orientation est très sensible, mais sur le court terme seulement. Ceci relativise donc l importance du choix du stage effectué, et de tous les stages que vous ne ferez pas. Quelle direction? Il est de votre devoir d identifier les spécifications du stage que vous souhaitez effectuer, en sélectionnant par exemple des critères simples : - Agences, PME ou grands groupes? - France, Europe ou international? - Stage système, ou bien plus spécialisé? - Sol ou espace? - Instrumentation, modélisation, techniques numériques, informatique et logiciel, traitement de données, qualité...? Les sujets que le Master reçoit directement des partenaires habituels, les cours du tronc commun, les soutenances auxquelles vous avez assisté, la lecture des rapports de stage des années précédentes 1 apportent dès le début de l année des éléments de choix, mais doivent être complétés par des échanges au sein de la promotion, avec des anciens du Master et avec les professionnels du secteur. Erreurs à ne pas faire : - Ne pas définir précisément le choix du stage, et diluer son effort en de multiples candidatures trop vagues et donc non convaincantes. - Définir trop précisément le stage... qui alors n existe tout simplement pas. Vous devez être adaptable. - Envoyer de mauvaises lettres de motivation. - Oublier de s appuyer sur toutes ses compétences. P.ex., un étudiant de formation électronique et finalement allergique à l électronique ne peut pas gommer sa formation initiale, car cela correspon- 1 Voir le site du Master et consulter la bibliothèque des rapports de stage. drait à une absence de compétences et à une portion du CV laissée en blanc. En revanche, une candidature peut jouer sur une double compétence apportée par la formation antérieure et par le Master pour réorienter sa trajectoire. Remarque : Nous interdisons à un étudiant n ayant jamais accompli de stage ou n ayant jamais travaillé comme ingénieur en entreprise d effectuer un stage en laboratoire. Le Master se doit en effet de vous apporter une ouverture la plus vaste possible sur le monde du travail. Candidater - Faites relire vos CV et lettres de motivation. Ne vous tirez pas une balle dans le pied avec une lettre démotivante ou un CV atone. - Tenez-nous au courant de vos démarches, que l on puisse éventuellement les accompagner par un soutien discret mais officiel. - Prévenez-nous si un numéro de téléphone ou une adresse de contact figurant dans la liste des stages passés ne répond plus, que l on recherche à renouer le bon fil. - Mutualisez vos efforts au sein de la promotion. Une piste inaboutie pour l un peut être gagnante pour l autre. - Enfin, ne vous découragez pas : les efforts fournis pour chercher un stage ne sont jamais vains, car la démarche est analogue à celle d une recherche d emploi. Calendrier La durée du processus de la recherche d un stage est très variable. Intégré sur toute une promotion, ce processus est long, mais il peut être individuellement très bref. Débuter la recherche d un stage nécessite d avoir choisi une direction, et d avoir préparé un CV et une lettre de motivation correspondant à cette direction. Comme il faut veiller à être en phase avec le calendrier des propositions de stages, CV et lettres de motivation doivent être déjà affûtés début novembre. En plus du respect des calendriers des proposants de stage, il est indispensable de bien phaser les actions. Une démarche via un contact non officiel doit presque toujours s accompagner d une

3 ... Stage OSAE...3 démarche officielle, via le service ad hoc (service des stages, site en ligne...). Généralement et en moyenne : - Les stages en agence (ONERA, CNES) se décident les premiers, en novembre et décembre. - Les stages industriels sont plutôt fixés en janvier. - Un stage à l étranger est plus long à construire qu un stage en France. Retour d expérience : - Les stages en agence à l étranger (ESO, ESA) sont plébiscités ; mais la définition de ce qu est une agence et du rôle qu elle joue reste souvent floue. Ces stages en agence sont le plus souvent des stages opérationnels, pas des stages de participation aux phases 0 ou A d un projet. - PME et groupes industriels sont parfois boudés. Pourtant, ce sont justement ces stages qui conduisent le plus directement à des recrutements sur CDD puis CDI. 2 Préparer le stage Convention de stage La signature de la convention de stage est un préalable indispensable au stage : un stage ne peut pas démarrer officiellement tant que la convention n est pas signée. C est le document qui contractualise votre stage, et vous apporte les garanties de responsabilité civile nécessaires. Voir avec Sonia dans quel ordre il faut mener les opérations pour les différentes signatures de la convention, en fonction de l établissement où vous êtes inscrits. Conditions pratiques Le stage peut vous emmener loin ; trouver un logement n est pas toujours simple; des démarches de visas peuvent être nécessaires... et chaque stage est un cas particulier. Pour une démarche la plus adiabatique 2 possible, contactez un ancien étudiant du Master qui aurait connu des conditions analogues. Par ailleurs, différentes contraintes vont organiser votre stage (date de fermeture annuelle 2 Pas d énergie dégradée inutilement en chaleur! de l entreprise, échéance importante...) : elles sont à intégrer dès le début. Entre autres, la rémunération et les conditions particulières en cas de déplacement sont à prévoir en amont du stage. Les stages du Master doivent être rémunérés. Le niveau de rémunération est très variable, du plancher (1/3 du SMIC) à environ 1.2 SMIC. Les déplacements de type mission doivent être pris en charge par l établissement qui vous accueille. Tuteurs Lors de la réunion du jury suivant les examens de février, un tuteur est affecté à chaque étudiant. Choisi parmi l équipe enseignante selon des critères de compétence et/ou d affinités, le tuteur a pour rôle de suivre individuellement le stagiaire. Il sera également présent à la soutenance. 3 Pendant le stage Communications et contacts - Transmettre à Sonia, au plus vite, toutes vos nouvelles coordonnées, personnelles et professionnelles. - Communiquer également les coordonnées de votre(vos) encadrant(s). - Identifier les personnes aux postes importants (DRH...) et communiquer leurs identités et coordonnées. Vous pouvez remercier vos prédécesseurs qui l ont fait avant vous ; c est grâce à ce genre d opérations que la formation augmente régulièrement son efficacité. - Identifier les personnes aux postes importants (secrétariat, service informatique...). - Donner le plus possible de vos nouvelles, et ne pas attendre une profonde impasse avant de crier à l aide. Sans info de votre part, nous considérons que le stage se passe bien. Le 1er mois En débutant le stage, il y a de fortes chances que vous soyez déboussolés par le changement de rythme et que vous sentiez abandonnés, ou en tout cas pas assez encadrés. C est normal, pour plusieurs raisons. En voici un certain nombre, et il y en a beaucoup d autres. - Vous sortez de 20 années d environnement scolaire ou universitaire, et vous êtes déplacés dans

4 4... Outils & systèmes de l astronomie et de l espace... un environnement nouveau, des contraintes nouvelles, des règles du jeu nouvelles, des collègues nouveaux. - Vous êtes encore un peu (un peu trop pour certains) étudiant, alors que votre encadrant, de son côté, attend un stagiaire efficace, autonome, et curieux. - La constante de temps du stage est de 5 mois, pas de 3 à 30 h comme pour un cours. - Vous avez quasiment 100% de votre temps à consacrer à votre stage, alors que votre encadrant poursuit nécessairement mille et un autres projets en parallèle (il a d autres objectifs et contrats professionnels que d encadrer des stagiaires). - Les conditions aux limites (logement, éloignement...) ne se stabilisent pas par simple opération du saint-esprit. - La doc que l on vous a fournie fait 1200 pages, dont 1198 inutiles et 2 précieuses, mais lesquelles? - Le Master vous a fait programmer dans 36 langages informatiques, mais pas le bon pour le stage. - Votre encadrant vous teste ou vous laisse vous débrouiller pour identifier vos compétences et vos lacunes, et orienter le stage vers une direction la plus profitable pour lui et vous... - Et malgré votre bonne volonté : le sujet de stage semble flou, ses motivations molles, et son environnement inconsistant. Ce n est pas un sujet d examen, déjà rédigé et pré-mâché, traitable en une demi-journée, c est une problématique bien plus vaste. Une partie importante du travail de stage va consister à écrire le sujet du stage, en même temps que vous apporterez des réponses aux questions posées. Il est de votre devoir de stagiaire de vous prendre en main, d organiser votre planning, de manager activement votre stage. Au cours de toutes les étapes, vous aurez à formuler vous-même le travail que vous avez à faire, à vérifier que ce que vous faites est en phase avec ce que l on veut vous faire faire, et à reformuler le tout pour vous, votre encadrant, votre rapport de stage, le jury du Master OSAE... Quelques règles de bon sens : - Ne pas tout attendre de l encadrant de stage. - Identifier les autres interlocuteurs utiles pour votre stage. - Identifier les interlocuteurs disponibles. - Identifier les interlocuteurs efficaces. - Identifier le bon interlocuteur pour la bonne tâche. - Vous adapter aux règles du jeu. - Bien énoncer (formuler, verbaliser, donner du sens) toute étape de votre travail - Être indépendant; ce qui ne signifie pas ne pas communiquer, mais communiquer à bon escient en passant pour un pro, car les questions posées et les réponses apportées auront résulté d une analyse précise et bien menée. Ceci étant dit, il existe des situations où vous pouvez manquer réellement de grain à moudre pour votre travail : dans ce cas, il faut faire le point le plus rapidement possible avec votre encadrant, en lui expliquant votre analyse de la situation, et comment elle conduit à mettre en évidence un manque d info de sa part. Bien évidemment, il faut nous tenir au courant. Typiquement, après 3 ou 4 semaines (plus court n est pas interdit), le stage est lancé, et une bonne part de ce qui précède est périmée. Suivi Nous vous demandons, au minimum, un court rapport mensuel à transmettre à votre tuteur de stage interne au Master OSAE et selon le cas à AA ou BM, décrivant l avancement de votre travail. Au début du stage : précision du sujet, points durs rencontrés ; ensuite : avancement du travail, étapes clefs ; enfin : plan du rapport, éléments pour le rapport... Si l occasion se présente ou si le besoin s en fait ressentir, Alain ou moi pouvons rendre visite à quelques-uns d entre vous. Le but de ces visites consiste entre autres à raffermir les relations entre le Master OSAE et le tissu industriel. Et aussi bien sûr à suivre in vivo le déroulement de votre stage. Recherche d emploi Il n est absolument pas nécessaire d attendre la fin septembre, et le jury final du M2, pour commencer la recherche d un emploi; de même que rien n interdit de signer un CDD ou un CDI avant cette date. Nous vous conseillons de commencer cette étape de recherche le plus tôt possible, dès lors que le travail de stage est pleinement lancé. Ayez rapidement des CV

5 ... Stage OSAE...5 (papier, WEB) avenants et adaptés, et prenez des contacts internes (BDE, collègues...) comme externes (sites de dépôt de CV, contact DRH...). Il est indispensable de commencer cette recherche le plus tôt possible, même si vous êtes à l étranger. Durant votre stage, en milieu professionnel, vous êtes dans votre recherche automatiquement plus efficaces qu après le Master, laissés à vous mêmes. De plus, si vous tardez, vos candidatures risquent d être mûres en novembre-décembre, période creuse de recrutement. Et le diplôme que nous espérons vous délivrer en septembre prochain a une durée de vie limitée (de l ordre d un an), au delà de laquelle son attractivité diminue fortement aux yeux d un recruteur... donc des contacts dès l été sont indispensables. Soyez assurés que votre encadrant comprend que vous vous préoccupiez de votre avenir. Même si une embauche future auprès de l entreprise ou de l agence qui héberge votre stage n est pas nécessairement à l ordre du jour, il n est pas inutile de vous renseigner sur les conditions locales d embauche, de rencontrer le DRH (ou équivalent) en charge du recrutement, discuter avec lui, recueillir des conseils, contacts, adresses... Si l on vous propose un stage pour continuer le travail de stage, c est que votre travail est apprécié et que sa finalisation représente un enjeu pour l entreprise ou l agence. C est une bonne idée de poursuivre sur la lancée, mais pas sous la forme d un stage car vous ne serez plus étudiant le 1er octobre suivant le diplôme et vous n avez pas vocation à être éternellement étudiant. Le cadre normal d une poursuite de stage, c est un contrat, dans l entreprise ou par une prestation via une société de services. Intégrer un grand groupe industriel directement après le stage reste utopique. Dans le système français, il faut savoir que cela est réservé aux ingénieurs diplômés des grandes écoles les plus huppées. Mais intégrer une société de prestation de service pour une mission dans un grand groupe est une trajectoire gagnante. Une thèse? Débuter une thèse après le Master OSAE est une opération courante. Une thèse nécessite un financement, le plus souvent apporté par une agence. Les thèses précédemment soutenues ou en cours portent sur des sujets d ingénierie instrumentale ou numérique, bien en phase avec la formation du Master. Comme tout thésard, vous devez être inscrits dans une École Doctorale ; cette étape nécessite une lettre de recommendation de la part de la direction du Master. 4 Rapport et soutenance Rapport de stage À propos du rapport : voir le document dédié à ce sujet. Inspirez-vous en : nous voyons trop de rapports qui ne mettent pas assez en valeur le travail effectué. Nous attendons les rapports de stage pour la fin août. Selon les circonstances (typiquement, les vacances de l encadrant du stage), un délai peut être accordé, mais dans tous les cas le rapport doit nous être parvenu au minimum 1 semaine avant la date de soutenance. Une version électronique est acceptée, mais doit être doublée par l envoi au secrétariat de 3 exemplaires pour le Master. Quelques dimensionnements : - 10 pages c est trop peu; 100 c est trop. - Le rapport se doit d être synthétique, pas seulement analytique, sinon il sera périmé dès votre fin de stage. - Il doit être compréhensible par un nonspécialiste, et satisfaire un spécialiste. - Il doit mettre en évidence votre contribution de travail effectuée durant le stage. - C est un document qui vous sera d autant plus utile qu il est utile à votre encadrant. - C est un document à présenter sous les couleurs de l établissement où vous êtes inscrit (pour l Observatoire : il s agit de l Observatoire de Paris, pas de Meudon), et de l établissement vous hébergeant. - Anglais accepté, mais avec introduction, conclusion et résumé en français également.

6 6... Outils & systèmes de l astronomie et de l espace... Soutenance Le choix de la date de soutenance a lieu en juillet, en fonction de la disponibilité du responsable de stage et du tuteur. II est important que vous nous préveniez dans le cas où votre encadrant ne peut pas venir assister à votre soutenance, afin que nous le contactions avant ladite soutenance pour pallier son absence. Pour les soutenances, tant à Meudon qu à Orsay vous disposez d un vidéoprojecteur ou d un rétroprojecteur. La soutenance doit tenir en 30 minutes ; elle est suivie de 15 min de questions, 10 de discussion avec votre encadrant et 5 de délibération. Les questions ont pour but d abord d éclaircir certains points du manuscrit ou de votre exposé qui le mériteraient, puis d entrer dans des détails ou de sonder des points plus... pointus. Une présentation en anglais est acceptée si un encadrant présent ne parle pas le français, mais attention à ce que cela ne vous pénalise pas, au cas où votre anglais reste trop balbutiant ou pauvre. Pour éviter toute déconvenue de vidéoprojection, venez avec votre présentation sur une clef USB, à transférer sur un portable déjà installé. Attention aux difficultés propres aux animations vidéos, ou de portabilité entre Mac et PC. 5 Conseils Trois conseils pour un bon stage : 1) Soyez pro! 2) Soyez pro! 3) Soyez pro!