Charte d utilisation des réseaux/médias sociaux numériques IUT de Rennes

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1 Charte d utilisation des réseaux/médias sociaux numériques IUT de Rennes 1/8

2 Les réseaux sociaux font aujourd hui partie intégrante de notre quotidien. Les lieux d échanges sur internet sont de plus en plus nombreux. Certains d entre vous sont tentés à juste titre d utiliser ces outils de communication pour leurs travaux, projets, échanges au sein de l IUT. L élaboration de la présente charte a été souhaitée pour mieux vous guider et vous informer sur vos pratiques. L objectif est de pouvoir harmoniser notre communication lorsque nous sommes amenés à parler au nom de l IUT ou d une de ses composantes (départements, promotion d étudiants, groupe de travail, service du personnel, BDE etc). Bien évidemment, elle peut aussi participer à mieux appréhender vos usages personnels. Les médias sociaux recèlent plein d opportunités, mais peuvent aussi cacher quelques risques Sommaire PARTIE I : à destination des étudiants et du personnel 1) Utilisation appropriée / inappropriée des réseaux sociaux ) Distinction entre utilisation professionnelle et utilisation personnelle ) Aspect juridique, confidentialité ) Procédure à suivre pour tout projet de communication via les réseaux sociaux... 6 Partie II : uniquement à destination du personnel 1) Autorisations de communication sur les comptes officiels de l IUT de Rennes Logo de l IUT /8

3 1) Utilisation appropriée / inappropriée des réseaux sociaux. La réalisation de travaux au sein de l IUT peut vous amener à vouloir gagner en visibilité, toucher une cible précise, trouver des partenaires etc. Cette démarche vous conduira certainement à utiliser les réseaux/médias sociaux. La politique de l IUT n est pas de vous empêcher de communiquer grâce à ces outils. Au contraire, internet peut être un levier important dans toutes vos démarches de communication. Voici une liste non exhaustive de situations qui peuvent justifier de mettre en avant votre appartenance à l IUT dans votre communication : Projets tutorés ; Projets internationaux ; Recherche de partenaires, organisation d événements au sein de l IUT ; Promotion d initiatives d étudiants, d enseignants. Voici une liste non exhaustive de situations qui ne justifient pas l utilisation des réseaux/médias sociaux ou qui méritent une attention particulière : Diffusion de cours : les enseignants sont titulaires des droits d auteur, vous devez donc obtenir leur autorisation préalable avant de partager des contenus de cours sur internet. Diffusion d informations sur l IUT réservées à un usage interne ; Informations relatives à votre vie privée dans un cadre universitaire, professionnel ; Divulgation de données personnelles sans justification ni accord des personnes concernées ; Informations n ayant aucun lien direct ou indirect avec l établissement tout en y faisant apparaitre le nom d IUT de Rennes; Porter atteinte à l image de l IUT de Rennes. ETUDIANTS ET PERSONNEL Pour toute autre contexte, chacun devra faire preuve de bon sens pour savoir s il est pertinent et utile de faire valoir le nom de l IUT dans une situation de communication donnée, il en va de votre réputation et de celle de l établissement. Vous devez également tenir compte des chartes informatiques de Rennes 1, disponibles à cette adresse : Le logo de l IUT peut être utilisé sur vos images, affiches, photos diffusées en ligne tout en respectant strictement un cadre approprié (projets et travaux au sein de l IUT, comme expliqué précédemment). Vous trouverez en dernière page de cette charte l image du logo que vous pouvez utiliser. 3/8

4 2) Distinction entre utilisation professionnelle et utilisation personnelle. Bien évidemment, nous vous demandons de ne pas parler au nom de l IUT dans le cadre de votre vie privée, dans vos usages personnels. Afin de ne pas confondre votre identité et celle de l IUT, veillez à ne pas faire figurer «IUT de Rennes» dans votre nom ou pseudo. Cela ne vous empêche pas de citer l IUT dans votre profil (viadeo, facebook etc.). Voici un exemple concret (fictif) : Nom : Claire Durand Age : 20 ans Nom : Claire Durand IUT de Rennes Age : 20 ans ETUDIANTS ET PERSONNEL Ecole : IUT de Rennes Ecole : Il vous est possible de mentionner le nom «IUT de Rennes» sur les réseaux/médias sociaux disponibles sur la toile, mais ceci uniquement dans un cadre formel, professionnel et/ou universitaire. Les exemples cités dans la partie précédente peuvent vous aider à savoir ce qui relève de votre communication personnelle ou professionnelle/universitaire. Nous verrons dans la partie 4) comment préparer votre communication officielle sur les réseaux sociaux au sein de l IUT de Rennes. 4/8

5 3) Aspect juridique, confidentialité. Il est très important de vous poser certaines questions lorsque vous utilisez les réseaux/médias sociaux. Avant de vous inscrire sur certaines plateformes d échange sur internet, vous devez vous assurer que vous allez pouvoir maitriser votre communication. La question de la propriété intellectuelle : Beaucoup de données que nous partageons sur les réseaux sociaux (photos, documents etc) sont soumises aux droits d auteur (propriété intellectuelle). Veillez donc à vous assurer que ce que vous partagez ne vous cause pas de dommages par la suite. En ce qui concerne le partage des cours sur les réseaux sociaux, il faut savoir que les enseignants sont titulaires des droits d auteur. Vous ne pouvez donc pas diffuser des contenus de cours sans en obtenir l accord de l enseignant concerné. Lorsque vous publiez des photos, vérifiez également que vous avez obtenu l accord préalable, et si possible écrit, des personnes qui figurent sur l image. Dans le cas où les documents que vous partagez vous appartiennent, sachez aussi qu en les diffusant sur les réseaux sociaux, vous n en avez plus forcément le contrôle total et/ou l exclusivité. Si vous souhaitez que vos travaux et vos projets restent confidentiels, nous vous conseillons de ne pas utiliser les médias/réseaux sociaux pour vous les échanger, les sauvegarder Chaque réseau social possède sa propre politique de confidentialité. Sur chaque site offrant la possibilité de faire du partage en ligne, nous vous conseillons de bien lire les fameuses «conditions générales d utilisation» afin de savoir ce qui vous est possible de faire, savoir si l outil en question répond à vos besoins et surtout s il n y a pas de «risque» à échanger des informations sur les supports en question. ETUDIANTS ET PERSONNEL L IUT se décharge de toute responsabilité quant à vos usages des réseaux sociaux, même dans le cadre de vos travaux au sein de l établissement. Les enseignants qui encadrent des projets ainsi que le service communication ne peuvent vérifier tout ce qui est publié. Une modération pourra se faire à posteriori si des contenus sont jugés illicites ou contraires aux valeurs de l IUT. Voici plusieurs liens officiels qui peuvent répondre à vos questions en termes juridiques sur internet : Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (CNIL) : Légifrance (service public de l accès au droit) : 5/8

6 4) Procédure à suivre pour tout projet de communication via les réseaux sociaux 1. Vérifier que le support de communication que vous souhaitez créer n a pas été réalisé avant (par un autre étudiant, professeur ou par une promotion précédente). Cela évitera de dupliquer du contenu (confusion) et vous permettra éventuellement de profiter de la notoriété du support préexistant. 2. Informer le service communication de l IUT de Rennes de votre démarche, pour cela contactez Isabelle Thual : isabelle.thualuniv-rennes1.fr ETUDIANTS ET PERSONNEL 3. Bien choisir le nom de votre page, blog, etc. Pour cela merci de respecter le format suivant : «Nom du projet ou de la structure (+ année uniquement si le projet n est pas reconduit l année suivante) nom du département IUT de Rennes» Exemple : «Projet tutoré département GEA IUT de Rennes» N hésitez pas également à consulter les professeurs ou chefs de départements pour valider le titre d une page. Ceci est un important pour être bien référencé sur les moteurs de recherche et donc atteindre votre objectif de communication. 4. Assurer la pérennité des supports de communication qui concernent plusieurs générations d étudiants (les BDE par exemple). Le service communication doit, dans la mesure du possible, être co-administrateur d une page afin de pouvoir gérer les droits et assurer le relais vers vos successeurs. Lorsque vous quitter l IUT, merci de vérifier que vous n êtes pas seul à avoir les droits d accès, et le cas échéant, les transmettre au service communication. Groupes de travail Les groupes de travail sur les réseaux sociaux (Facebook, Google+) ne sont pas concernés par la démarche précédente. En effet ils ne répondent pas à un besoin de communication et de visibilité sur internet. Veillez à bien contrôler vos paramètres de confidentialité pour que vos groupes restent fermés, ils ne concernent que vous. Rappel important Sur Facebook, l outil qui doit vous servir pour communiquer vers l extérieur est la «page Facebook» qu il ne faut pas confondre avec le «profil Facebook» qui est associé uniquement à une personne. Quant au «groupe Facebook», il peut vous servir à communiquer entre vous (voir paragraphe précédent). 6/8

7 1) Autorisations de communication sur les comptes officiels de l IUT de Rennes. Depuis 2012, l IUT a investi une communication officielle sur les réseaux sociaux. Tous les membres de l IUT sont invités à participer et à dialoguer via ces réseaux. Le but est de dynamiser la communication au sein de l établissement mais aussi avec les interlocuteurs extérieurs (futurs étudiants, entreprises, autres IUT, universités etc.). Si certains responsables de départements, professeurs, membres du personnel, souhaitent utiliser les comptes de l IUT pour diffuser de l information (Facebook par exemple), il est possible d en faire la demande. Ainsi, vous pourrez communiquer directement via le compte de l IUT sans avoir à passer par l intermédiaire du service communication. Pour obtenir les identifiants de connexion, merci de bien vouloir en faire la demande à Isabelle Thual ( ). Cette opportunité ne concerne pas les étudiants de l IUT. La communication via le compte de l IUT peut vous servir dans plusieurs situations : - Annoncer des événements ; - Mettre en lumière certains projets, travaux, initiatives ; etc. L objectif est de pouvoir impliquer tous ceux qui souhaitent participer à cette dynamique. L intérêt pour vous sera de pouvoir communiquer facilement, rapidement et de façon efficace! Si vous ne souhaitez pas communiquer au nom de l IUT mais tout de même investir les réseaux sociaux dans un cadre professionnel vous en avez la possibilité. Pour cela, nous vous conseillons de créer un compte personnel spécifique, détaché de votre compte personnel. Cela évitera tout amalgame entre votre identité privée et professionnelle. Exemple : «Prénom Nom, responsable du département X, IUT de Rennes» PERSONNEL UNIQUEMENT Attention, si vous êtes amenés à utiliser ces outils, essayez d adopter le ton approprié au support. Il n est en général pas vraiment d usage d employer un registre trop soutenu et formel sur les médias sociaux, dont la caractéristique principale est de favoriser l échange. Il faut donc essayer de rester accessible et proche de son public. A l inverse, la communication au nom de l IUT nécessite tout de même de garder une image sérieuse et professionnelle. Si vous ne savez pas comment aborder votre communication sur les réseaux sociaux, n hésitez pas à demander conseil au service communication. 7/8

8 Logo de l IUT 8/8

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