POLITIQUE SUR LES MÉDIAS SOCIAUX EXÉCUTIF ET AFFAIRES INTERGOUVERNEMENTALES ÉNONCÉ DE POLITIQUE

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1 POLITIQUE SUR LES MÉDIAS SOCIAUX EXÉCUTIF ET AFFAIRES INTERGOUVERNEMENTALES ÉNONCÉ DE POLITIQUE Le but de cette politique est d'établir une approche commune pour la gestion de la participation officielle du gouvernement du Nunavut (GN) dans les médias sociaux afin d améliorer les possibilités de communications efficaces et la prestation de services pour les Nunavummiut. PRINCIPES Cette politique appuie les principes de l Inuuqatigiitsiarniq (les rapports avec autrui), du Tunnganarniq (promotion d un bon état d esprit en étant ouvert, accueillant et intégrateur) et du Pijitsirniq (servir le public) en s assurant que le GN : est accessible et en mesure de rendre des comptes au public qu'il sert; diffuse des communications qui reflètent la diversité du territoire de façon équitable, respectueuse, représentative et inclusive compatible avec les valeurs sociétales des Inuit; communique clairement, ouvertement, de manière transparente, objective et utile; fournit de l'information au public en temps opportun de manière exacte et cohérente afin de garantir la prestation de services de qualité; tient compte des intérêts et des préoccupations des Nunavummiut concernant la prestation des programmes et des services du GN; fournit un service rapide, courtois, fiable et respectueux des droits individuels; fait tous les efforts raisonnables pour communiquer dans toutes les langues officielles, et respecte les dispositions de la Loi sur les langues officielles du Nunavut et de la Loi sur la protection de la langue inuit et des politiques gouvernementales pertinentes concernant les activités et les documents de communication. Dans les rares cas où des communications rapides ou urgentes sont nécessaires, les traductions seront fournies dès qu elles seront disponibles; utilise une image de marque cohérente afin d assurer une identification adéquate et un accès effeicace aux programmes et services du gouvernement. CHAMPS D APPLICATION Cette politique s applique à tous les ministères du GN. Elle ne s applique pas aux sociétés d État ou aux organismes publics du territoire. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 1 de 11

2 DÉFINITIONS Présence officielle : Une page Internet propre ou un canal Internet spécialisé sur un site Web de médias sociaux portant le logo officiel du GN dans le but de communiquer avec les Nunavummiut ou les visiteurs pour leur transmettre de l information au sujet des programmes, des services, des installations ou des sites du GN. Canal de médias sociaux : Un site Web, une page Facebook, un compte Twitter ou YouTube, un autre moyen électronique de communication ou un forum permettant de partager de l information sur Internet. Renseignements personnels : Des renseignements au sujet de personnes identifiables conformément à la définition de l article 2 de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée (AIPVP). Dans le contexte des médias sociaux, cela comprend le nom d un individu et d autres renseignements comme leur adresse courriel ou leur nom d usager s ils contiennent le nom de l individu, une partie de leur nom, de l information permettant d identifier la personne ou un pseudonyme (p.ex., dogsledder1) qui peut être décodé au moyen d une recherche en ligne. Par exemple, si vous cherchez dogsledder1 sur Twitter vous pourriez découvrir le nom et le prénom de la personne. Information publiée : Commentaire formulé par un individu ou publication de renseignements ou de contenu sur un site Web accessible par des abondés ou le public sans qu il soit nécessaire que l individu ait, de manière directe ou indirecte, un lien de familiarité, une association ou une relation avec les abonnés ou le public (p.ex., blogue, affichages ou commentaires). Cela ne comprend pas les journaux, le contenu ou les renseignements personnels en ligne destinée à rester privés, accessibles uniquement à un groupe spécifique ou nécessitant une autorisation afin d accéder aux renseignements ou pour joindre un groupe spécifique. Contenu créé par les utilisateurs : Contenu ou renseignements affichés sur un site Web, incluant sans s y limiter des commentaires, des notes, des critiques, des étiquettes, des opinions ou des réponses fournis par un individu ou un groupe concernant du contenu déjà affiché sur le site ou le contenu créatif original ou modifié non professionnel affiché ou publié sur un site Web. Ce type de contenu est également désigné sous l appellation contenu créé par les utilisateurs ou contenu généré par les consommateurs. Visiteur : Toute personne qui visite, voit ou lit des informations sur un compte ou un site de médias sociaux du GN peu importe si un compte ou des informations de connexion sont nécessaires pour voir ou lire cette information. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Conseil exécutif La présente politique est publiée sous l autorité du Conseil exécutif qui a le pouvoir d y faire des exceptions et d approuver la révision de la présente politique. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 2 de 11

3 Sous-ministre Le sous-ministre du ministère de l Exécutif et des Affaires intergouvernementales (EAI) doit rendre des comptes au ministre concernant l administration de la présente politique. Sous-ministres Chaque sous-ministre est ultimement responsable de l information fournie au public par son ministère par l entremise des médias sociaux. Les sous-ministres doivent approuver la création des comptes de médias sociaux de leur ministère respectif et désigner un employé pour gérer le canal ou les canaux des médias sociaux. Division des communications d EAI La Division des communications d EAI doit examiner les plans de déploiement des médias sociaux et gérer l utilisation des comptes officiels de médias sociaux du GN. DISPOSITIONS Le GN fournit de l information par l entremise des médias sociaux au sujet des programmes, des politiques et des services offerts par le GN. Les utilisations qui suivent sont des utilisations acceptables des médias sociaux dans le but de partager de l information avec les Nunavummiut : liens vers des communiqués de presse, des allocutions, des rapports de recherche et d autres documents du GN; les avis de fermeture de bureau en raison de mauvaises conditions météorologiques; Les liens vers de l information pertinente produite et diffusée par d autres individus ou organisations (comme des organisations inuit, des organismes gouvernementaux, des chercheurs, des chercheurs ou des médias); des faits, des citations, des vidéos ou des commentaires pertinents liés au Nunavut; des campagnes de promotions et des documents connexes; de l information ou des instructions destinées au public lors d une situation d urgence ou d un autre événement perturbant la prestation des services gouvernementaux. Utilisation des médias sociaux par les ministères Les ministères sont autorisés à avoir une présence officielle sur les plateformes de médias sociaux appartenant à des tiers comme Facebook, Twitter et YouTube. L utilisation des médias sociaux doit être conforme aux objectifs du plan de communication du ministère et doit être approuvée par le sous-ministre du ministère. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 3 de 11

4 Les ministères doivent préparer un plan de déploiement sur les médias sociaux qui sera présenté pour examen et approbation à la Division des communications d EAI. Les plans doivent présenter l approche qui sera utilisée ainsi que les outils de modération fournis par la plateforme de médias sociaux. Les plans doivent également respecter les dispositions de la présente politique et la politique de communication du GN. Les canaux de médias sociaux des ministères qui publient de l information au nom du GN doivent être enregistrés auprès de la Division des communications d EAI. Les sous-ministres doivent déterminer quelle information pourra être partagée par leur ministère au nom du GN. Ils doivent également désigner un employé qui agira à titre de porte-parole du ministère afin de gérer la contribution du ministère dans le cadre des discussions se déroulant sur les médias sociaux. Le ou la porte-parole doit être nommé(e) avant que toute information puisse être publiée par l entremise des canaux de médias sociaux du GN. EAI doit examiner le contenu des plans de déploiement à des fins de contrôle de la qualité. Les plans de déploiement doivent fixer la date ou les critères qui seront utilisés lorsque le contenu et l utilisation du canal devront faire l objet d un examen ou devront être suspendus ou retirés par le ministère. EAI offrira de la formation afin de s assurer que les ministères comprennent bien les implications et les risques associés à l utilisation des médias sociaux. La formation a notamment pour but de s assurer que seules les positions officielles du GN sont véhiculées, et qu aucune opinion personnelle ne sera publiée. Tous les entrepreneurs ou les agents embauchés par le GN concernant des projets de médias sociaux devront également suivre cette formation. Lors de l enregistrement des canaux de médias sociaux du GN, les ministères devront utiliser un nom gouvernemental facilement identifiable absent de renseignements personnels et contenant des coordonnées de contact statiques afin de gérer le contrôle de l information de manière cohérente en cas de changement de personnel. Les ministères doivent établir la légitimité de leur présence organisationnelle sur les médias sociaux. Le GN doit publier des documents, suivre les échanges, répondre aux commentaires ou contribuer aux conversations sur les médias sociaux d une manière qui permet de savoir que l intervention est faite au nom du GN par du personnel autorisé. Avant d afficher de l information, les porte-parole dûment autorisés doivent s assurer que tout le contenu affiché sur un canal de média social du GN : est compatible avec l initiative ou le plan de déploiement du ministère dûment approuvé par le sous-ministre ou le personnel de la Division des communications; respecte la législation sur les langues officielles; constitue de l information publique pouvant être partagée de manière routinière avec le public ou des renseignements personnels pouvant être utilisés ou divulgués conformément aux dispositions de la Loi d AIPVP. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 4 de 11

5 Les porte-parole désignés doivent surveiller le canal ou les canaux de média sociaux du GN qu ils utilisent et : examiner tout contenu créé par l utilisateur avant qu il ne soit publié sur le site public du canal de média social (si le média social possède un tel outil), ou dès que possible après l affichage ou la publication du contenu. si possible, modifier les paramètres d affichage afin que le contenu créé par l utilisateur n apparaisse pas sur la page d accueil principale; appliquer les normes de gestion du contenu (énoncées à l annexe A de la présente politique) concernant les commentaires ou les contenus inappropriés, abusifs, haineux, diffamatoires et anonymes, y compris l information susceptible de compromettre la vie privée d autrui. Les porte-parole désignés qui répondent à du contenu publié sur un canal de média social du GN ou qui contribuent au nom du GN à d autres canaux de médias sociaux doivent : s identifier à titre de porte-parole du GN (nom et ministère); s assurer que leurs réponses sont cohérentes et compatibles avec le message du ministère dûment approuvé et que la formulation de la réponse est compatible avec l auditoire cible ou les objectifs du site; respecter la présente politique, leur serment d office et de discrétion, le Code de valeurs et de déontologie, la Loi sur l AIPVP, les dispositions de la Politique du GN sur l utilisation de l Internet et du courrier électronique et la législation sur les langues officielles. Les porte-parole désignés demeurent, à titre de fonctionnaires, régis par les règles et les documents suivants : Serment de confidentialité Code de valeurs et de déontologie Politique en matière de communications Politique concernant l utilisation de l Internet et du courriel Politique du GN sur les langues officielles Les porte-parole désignés ne doivent poser aucun geste ou publier aucune information ou aucun contenu en ligne pouvant nuire à la réputation du GN ou pouvant donner l'impression de nuire à la réputation du GN. Ils doivent s assurer que tous les commentaires relatifs aux politiques du gouvernement sont appropriés selon la nature des activités de leur ministère et sont politiquement neutres. Les porte-parole doivent également accepter de se conformer pleinement au contenu des normes de gestion du contenu jointes en annexe à la présente politique. Chaque porte-parole désigné devra signer un engagement à respecter ces normes. Responsabilité juridique, droit d auteur et propriété intellectuelle Tout contenu placé sur des sites de médias sociaux doit être la propriété du GN, ou si ce contenu est utilisé par le GN dans le cadre d une licence, il doit contenir des dispositions qui permettent au GN de fournir à des tiers des licences non exclusives, perpétuelles, irrévocables, mondiales et libres de redevances. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 5 de 11

6 Il est nécessaire d obtenir l autorisation des artistes ou des membres du personnel dont les travaux seront affichés sur des sites de médias sociaux du GN. Au besoin, veuillez consulter la Division du contentieux et du droit constitutionnel du ministère de la Justice pour obtenir un avis juridique à cet égard. Gestion et technologie de l information, incluant la gestion et la sécurité des documents Le contenu publié par le GN ou un membre du public sur des sites de médias sociaux d un tiers est généralement géré par le site de média social de ce tiers conformément aux conditions d utilisation propres à ce site. Conformément aux politiques et aux processus du GN concernant la gestion des documents électroniques, les ministères doivent tenir à jour des systèmes officiels de conservation de documents pour l ensemble du contenu de fond (p.ex., textes, images, vidéos et documents) affichés ou publiés par des employés ou des agents du GN sur un canal de média social ou un autre site comprenant des activités de modération et des possibilités de réponse. Accès à l information et protection de la vie privée Les aspects suivants doivent être pris en considération avant le déploiement de sites de médias sociaux ou la participation à de tels sites : Le GN créera uniquement des canaux de médias sociaux possédant une politique ou un énoncé de protection de la vie privée et une réputation compatibles avec les dispositions de confidentialité contenues dans la Loi sur l AIPVP du Nunavut. Le GN fera la promotion de la protection de la vie privée des citoyens et des visiteurs en incluant dans son contenu des liens vers le site Web du commissaire à l information et à la protection de la vie privée ou d autres renseignements sur la façon de protéger sa vie privée lors de l utilisation des médias sociaux. Le GN utilisera les outils ou les services disponibles sur le Web afin d obtenir des sites de médias sociaux des renseignements anonymes, globaux ou statistiques concernant ses programmes, ses services ou ses efforts de mise en marché. Le GN peut numériser ou surveiller l information publiée sur les sites de médias sociaux, mais il ne tentera d aucune façon d obtenir ou de recueillir le point de vue personnel, les actions ou les commentaires d individus identifiables ou de prendre des mesures afin d identifier l auteur de commentaire ou le contributeur de renseignements ou de contenus inédits à moins que cela soit permis ou autorisé par la Loi. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 6 de 11

7 Le GN annoncera ses programmes et services sur les sites de médias sociaux en respectant toutes les dispositions de la Politique de communications du GN. Lorsqu un document officiel du GN contient des renseignements personnels, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels doivent être autorisées conformément aux dispositions de la Loi sur l AIPVP. La collecte de renseignements personnels identifiables à partir d'un site de médias sociaux et l'utilisation, la divulgation et la gestion subséquentes de cette information par des employés du GN sont soumises aux dispositions relatives à la protection de la vie privée contenues dans la partie 2 de la Loi sur l AIPVP. Les renseignements personnels fournis ou affichés directement par les individus sur une page, un canal ou un site officiel de médias sociaux du GN, ou affichés sur un autre site par cet individu, doivent être collectés à des fins de référence ou pour utilisation ultérieure uniquement si cette information est nécessaire dans le cadre d un programme en vigueur ou si la collecte est par ailleurs autorisée ou requise par la loi et qu un consentement a été obtenu par écrit. Les renseignements personnels affichés ou partagés par des individus sur des canaux ou des sites de médias sociaux du GN doivent être recueillis par le GN uniquement conformément aux articles 40 à 42 de la Loi sur l AIPVP. Cependant, le point de vue d'un auteur et d'autres renseignements personnels publiés dans un contexte de médias sociaux (p.ex., le texte d un blogueur populaire) peuvent être collectés et utilisés de manière semblable à l utilisation du texte d un ou une journaliste publié dans les médias traditionnels, par exemple en le partageant avec d'autres personnes par courriel. Tous les canaux de médias sociaux du GN qui sont destinés à collecter des renseignements personnels au sujet des visiteurs ou des contributeurs à des fins de d application de programmes doivent afficher un avis de collecte, conformément au paragraphe 41 (2) de la Loi sur l AIPVP. L'avis doit informer l individu de l'objet de la collecte de données, mentionner la disposition législative autorisant cette collecte, et fournir les coordonnées d un employé pouvant répondre aux questions concernant la collecte de renseignements. Atténuation des risques Les ministères doivent être conscients des risques associés à l utilisation des médias sociaux. La Division des communications d EAI offrira de la formation aux porte-parole des ministères à cet égard. Toutefois, il faudra se pencher sur les questions suivantes avant de commencer à utiliser les médias sociaux comme outil de diffusion ou de renforcement des communications : Les risques et les enjeux concernant les relations publiques (réputation), la technologie et la gestion de l information, l AIPVP, la confidentialité, les exigences légales (responsabilité, protection du droit d auteur, propriété intellectuelle et langues officielles) découlant de l utilisation des canaux de médias sociaux par le GN et de l accès à ces canaux par divers utilisateurs; Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 7 de 11

8 plusieurs canaux de médias sociaux sont propriétaires du contenu des comptes des utilisateurs à la suite du téléchargement de documents, et peuvent utiliser ce contenu à des fins de publicité, de promotion ou d autres fins jugées appropriées; la possibilité que les images, les vidéos et d autres contenus du GN publiés sur des canaux de médias sociaux puissent, et seront vraisemblablement téléchargés et réutilisés sur d autres canaux, ou encore qu ils soient modifiés pour être affichés de nouveau sur le même site ou d autres sites. Lorsqu il existe un risque de nouvel affichage inapproprié, le ministère de la Justice doit être consulté afin de déterminer les risques potentiels; les Nunavummiut et les visiteurs ont les moyens d accéder rapidement et facilement à de l information utile et importante concernant les programmes, les sites, les installations, les services et les politiques du GN sans avoir besoin de s inscrire à titre d utilisateur d un canal de média social. (Par exemple, l information concernant le GN est directement accessible aux utilisateurs non inscrits d un site de média social ou cette information est également disponible sur un site Web du GN ou par l entremise d autres voies de communication); les risques opérationnels et de relations publiques, la gestion des technologies de l information (GTI) y compris la gestion et la sécurité des documents, la confidentialité et les aspects légaux (droits d auteur, droits de propriété intellectuelle, responsabilité et autres); au besoin, demandez l aide et les conseils des représentants de la Division des communications d EAI, du bureau de l AIPVP, du ministère de la Culture et du Patrimoine et du ministère de la Justice. Le GN respecte les dispositions contenues dans la législation pertinente touchant les communications : Loi sur les langues officielles Loi sur la protection de la langue inuit Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée PRÉROGATIVE DU CONSEIL EXÉCUTIF La présente politique n a pas pour effet de limiter la prérogative du Conseil exécutif de prendre des décisions ou d agir hors du cadre des dispositions de ladite politique concernant l utilisation des médias sociaux. DATE LIMITATIVE Cette politique sera en vigueur à compte de la date de sa signature jusqu'au 1 er janvier Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 8 de 11

9 ANNEXE A NORMES DE GESTION DU CONTENU Temps de réaction Le GN tentera de répondre à tous les messages et commentaires formulés sur les sites de médias sociaux du GN, et tentera de fournir des informations utiles chaque fois que possible, mais se réserve le droit de ne pas le faire. Contenu interdit Tous les messages et les commentaires formulés sur les sites de médias sociaux du GN seront examinés par le GN. Le GN se réserve le droit de supprimer tout message, commentaire ou autre contenu à tout moment et sans préavis si le modérateur juge qu il contient du contenu interdit. Le GN ne tolère aucun message ou commentaire offensant, grossier, malveillant ou abusif et se réserve le droit d'éditer, de supprimer ou de refuser d'afficher les messages ou les commentaires qui sont contraires aux principes de la Loi sur les droits de la personne du Nunavut, de la Loi canadienne sur les droits la personne et de la Charte canadienne des droits et libertés. Le GN supprimera tous les messages ou commentaires qui : sont racistes, haineux, sexistes, homophobes, transphobes, diffamatoires, insultants, ou susceptible de mettre la vie en danger; constituent des accusations graves, non prouvées ou inexactes contre des individus ou des organisations; sont agressifs, grossiers, violents, obscènes ou pornographiques; ne sont pas rédigés par la personne affichant le commentaire; sont destinés à des fins publicitaires y compris des annonces d organisations politiques ou de syndicats; ne sont pas écrits dans l'une des langues officielles du Nunavut; sont des messages inintelligibles ou non pertinents; contiennent tout autre contenu qui à la discrétion du GN n ajoute rien aux échanges normaux et au débat public. Les visiteurs qui à plusieurs reprises ou délibérément soumettent des messages ou des commentaires sur des sites de médias sociaux du GN qui sont contraires à ces normes de contenu peuvent être empêchés d'utiliser les sites de médias sociaux du GN. Les liens hypertextes qui violent ces normes seront également supprimés par le GN. Liens hypertextes Les liens hypertextes vers des sites Web ne relevant pas du GN peuvent apparaître dans les messages ou commentaires soumis par les visiteurs. Ces liens sont fournis uniquement à titre de service pour les visiteurs. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 9 de 11

10 Le GN n est pas responsable de ces liens et du contenu affiché sur les autres sites Web. Le GN n'a aucun contrôle sur ces sites externes, et ne peut garantir l'exactitude, l intégralité ou l'actualité des informations se trouvant sur ces sites. Le GN n est pas responsable des pratiques de confidentialité de tels sites, et invite les utilisateurs à examiner les politiques de confidentialité de tous les sites avant de naviguer et de divulguer des renseignements personnels. Il peut arriver dans certaines circonstances que l'accès à un site de médias sociaux du GN soit fourni par un lien hypertexte situé sur une page Web qui n est pas sous le contrôle du GN. Le GN n a aucune responsabilité pour le contenu de ces autres pages, et ne peut garantir l'exactitude, l intégralité ou l'actualité des informations se trouvant sur ces sites Confidentialité Afin de protéger la confidentialité de la vie privée des visiteurs, le GN recommande aux visiteurs de ne jamais inclure de numéros de téléphone ou d adresses courriel dans le corps des messages ou des commentaires. Les informations fournies sur les sites de médias sociaux du GN seront surveillées afin de déceler tous renseignements personnels inappropriés ou inutiles, ainsi que toutes images inappropriées des individus publiant les messages ou d autres personnes. Le GN applique les dispositions de la Loi sur l accès à l'information et la protection de la vie privée et s engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour s assurer que les dispositions concernant la protection de la vie privée soient respectées. Dommages En utilisant et en accédant aux sites de médias sociaux du GN, les visiteurs acceptent de ne pas tenir le GN, ses cadres, ses fonctionnaires, ses employés et ses agents responsables pour quelques dommages que ce soit liés à l'accès et à l'utilisation des sites de médias sociaux GN par les visiteurs. Application de la loi En cas d enquête ou de procédures judiciaires liées à l application de la loi, le GN ne formulera aucun commentaire au sujet de tout contenu lié à ces enquêtes, et peut supprimer tout contenu publié sur les sites de médias sociaux du GN à cet égard. Les visiteurs doivent aviser immédiatement le GN de toute procédure judiciaire fondée sur les activités ou découlant de l accès ou de l utilisation d un site de média social du GN ou de l accès et de l utilisation de ce site par d autres personnes. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 10 de 11

11 Modifications Le GN se réserve le droit de modifier les conditions d'utilisation à tout moment sans préavis. Un préavis de toute modification des conditions d'utilisation sera fourni d'une manière raisonnable et dans un délai raisonnable. Avertissement Les sites de médias sociaux du GN et l information qu ils contiennent sont fournis uniquement à titre de service à l intention des visiteurs intéressés. Le GN tente d assurer l exactitude du contenu publié, mais il ne peut en aucune façon être tenu responsable du contenu affiché ou publié par des tiers. Les opinions personnelles des utilisateurs participant aux sites des médias sociaux du GN ne représentent pas nécessairement l opinion du GN. Du personnel du GN surveillera les messages et les commentaires, participera dans certains cas aux échanges en publiant des messages ou des commentaires, et pourra, au besoin, intervenir ou supprimer des messages ou des commentaires. Date d expiration : 1 er janvier 2020 Page 11 de 11